IP Office Essential Edition Embedded Voic User Guide (IP Office Mode)

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1 Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Version 10c Standard (1/31/2012)

2 2012 AVAYA Tous droits réservés. Note Bien que tous les efforts nécessaires aient été mis en œuvre en vue de s assurer que les informations contenues dans ce document sont complètes et exactes au moment de l impression, Avaya Inc. ne peut assumer aucune responsabilité concernant toute erreur éventuelle. Les informations contenues dans ce document sont susceptibles d être amendées et modifiées lors de versions ultérieures. Avis de non responsabilité concernant la documentation Avaya Inc. ne peut être tenu responsable de toute modification, ajout ou suppression effectués dans la version publiée d origine de cette documentation, sauf si ces modifications, ajouts ou suppressions sont effectués par Avaya. Avis de non responsabilité concernant les liens Avaya Inc. n est pas responsable du contenu ou de la fiabilité des sites Web pour lesquels un lien apparaît dans la présente documentation et Avaya ne cautionne pas nécessairement les produits, les services ou les informations qui y sont décrits ou proposés. Nous ne pouvons garantir le fonctionnement permanent des liens et n'avons aucun contrôle sur la disponibilité des pages liées. Licence L UTILISATION OU L INSTALLATION DE CE PRODUIT INDIQUE QUE L UTILISATEUR FINAL ACCEPTE LES CONDITIONS DÉFINIES ICI ET LES CONDITIONS GÉNÉRALES DE LICENCE DISPONIBLES SUR LE SITE AVAYA («GENERAL LICENSE TERMS - CONDITIONS GÉNÉRALES DE LICENCE»). SI VOUS NE SOUHAITEZ PAS ÊTRE LIÉ PAR CES CONDITIONS, VOUS DEVEZ RETOURNER LE(S) PRODUIT(S) AU POINT DE VENTE DANS LES DIX (10) JOURS À COMPTER DE LA DATE DE LIVRAISON POUR OBTENIR UN REMBOURSEMENT OU UN AVOIR. Avaya accorde à l'utilisateur final une licence dans le cadre des types de licence décrits ci-dessous. Le nombre de licences et unités de capacité applicable pour lequel la licence est accordée est de un (1), à moins qu'un autre nombre de licences ou unités de capacité soit spécifié dans la documentation ou les autres documents à la disposition de l'utilisateur final. «Processeur désigné» désigne un dispositif informatique indépendant. «Serveur» désigne un processeur désigné qui héberge une application logicielle à laquelle de multiples utilisateurs peuvent accéder. Le terme «Logiciel» désigne des programmes informatiques en code exécutable, initialement mis sous licence par Avaya et utilisés par l Utilis ateur final, qu il s agisse de produits autonomes ou pré installés sur le Matériel. Le terme «Matériel» désigne les produits matériels standard, initialement vendus par Avaya et utilisés par l Utilisateur final. Type(s) de licence : Licence de Système(s) désigné(s) (DS). L'utilisateur final peut installer et utiliser chaque copie du logiciel sur un seul processeur désigné, à moins qu'un autre nombre de processeurs désignés soit indiqué dans la documentation ou les autres documents à la disposition de l'utilisateur final. Avaya peut exiger que le processeur désigné (ou les processeurs désignés) soit identifié par type, numéro de série, touche de fonction, emplacement ou autre élément spécifique, ou qu'il soit fourni par l'utilisateur final à Avaya par un moyen électronique établi par Avaya dans ce but. Droit d auteur Sauf indication expresse contraire, le Produit est protégé par des droits d auteur et autres législations respectant les droits de propriété. La reproduction, l'utilisation ou le transfert non autorisé peut constituer un délit dans le cadre de la loi applicable. Composants tiers Certains programmes logiciels ou parties de ces programmes inclus dans le Produit peuvent contenir un logiciel distribué dans le cadre d accord avec des tiers («Third Party Components - Composants tiers»), qui peuvent contenir des conditions qui étendent ou limitent les droits d utilisation de certaines parties du Produit («Third Party Terms - Conditions relatives aux tiers»). Les informations identifiant les composants tiers et les conditions relatives aux tiers qui s y appliquent sont disponibles sur le site d Avaya à l adresse suivante : Intervention d Avaya en cas de fraude Si vous pensez être victime d une fraude téléphonique et avez besoin d assistance technique ou de support, appelez la ligne d intervention en cas de fraude téléphonique au centre de support technique au pour les États -Unis et le Canada. Tout point faible soupçonné en matière de sécurité des produits d'avaya doit être signalé à Avaya par courier électronique à l adresse suivante : securityalerts@avaya.com. Pour obtenir d autres numéros de téléphone d assistance, consultez le site d assistance d Avaya ( Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 2

3 Table des matières 1. Embedded Voic 1.1 Connexion Contrôles par... défaut de la boîte vocale Options de l'appelant Visual Voice... 9 Table des matières 2. Écoute des messages 2.1 Écoute des... messages Marquage... d'un message comme enregistré Appel de l'expéditeur Écoute des... messages enregistrés Renvoi d'un... message Modification de vos paramètres 3.1 Code d'accès... à la boîte vocale Modification de... votre code d'accès Suppression de... votre code d'accès Messages... d'accueil personnels Écoute de votre... message d'accueil Modification de... votre message d accueil Options de... transfert Enregistrer... votre nom Notification de messagerie vocale 4.1 Courrier électronique... de messagerie vocale Activation de la notification par courrier électronique Désactivation de la notification par courrier électronique Renvoi d'un message vers la messagerie électronique Messagerie... externe Définition de la destination de votre messagerie externe Définition de la temporisation de messagerie externe Activation de la... messagerie externe Désactivation... de la messagerie externe 25 Index...27 Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 3

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5 Chapitre 1. Embedded Voic Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 5

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7 1. Embedded Voic Embedded Voic Ce manuel de l'utilisateur concerne la Embedded Voic fournie par un système. Le système peut être configuré de sorte à prendre en charge le fonctionnement de la boîte vocale d'émulation Intuity ou de la boîte vocale en mode IP Office. Ce manuel concerne le mode de boîte vocale IP Office. Votre administrateur système confirmera le mode utilisé par votre système. 1.1 Connexion Par défaut, vous pouvez accéder à votre boîte vocale à partir de votre poste sans fournir votre mot de passe car votre numéro de poste est traité comme une 'source sécurisée'. La personne chargée de la maintenance de votre système peut le modifier, le cas échéant. Elle peut également configurer d'autres numéros comme sources sécurisées pour votre boîte vocale, si nécessaire. À partir de toute autre source non sécurisée, vous devez saisir le mot de passe de votre boîte vocale. Par exemple, vous devez généralement saisir votre mot de passe si la personne chargée de la maintenance a configuré une méthode d'accès à votre boîte vocale à partir de sites distants autres que votre poste. Première connexion à la boîte vocale La première fois que vous appelez votre boîte vocale, le système vous demande d'enregistrer votre nom et de changer le mot de passe de la boîte. Le nom enregistré est utilisé pour diverses annonces système et pour la fonction de recherche de répertoire. Généralement, le numéro de votre boîte vocale est identique à votre numéro de poste (numéro interne composé par les personnes qui veulent vous contacter). Si ce n'est pas le cas, votre administrateur système pourra vous en informer. De la même façon, votre administrateur système pourra vous dire si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte. Généralement, ce n'est pas le cas. 1. Composez *17 à partir de votre poste. Par défaut, vous pouvez accéder à votre boîte vocale depuis votre propre téléphone sans devoir utiliser votre mot de passe 18. Saisissez votre mot de passe si nécessaire Un message vous indique le nombre de messages dans votre boîte. Le système de messagerie vocale commence à lire vos nouveaux messages. La section Contrôles par défaut de la boîte vocale contient un récapitulatif de la plupart des contrôles disponibles. 1.2 Contrôles par défaut de la boîte vocale Vous trouverez ci-après un récapitulatif des options disponibles après connexion 7 à une boîte vocale. Boîte vocale Écouter les anciens messages = 1 Écouter les messages enregistrés = 2 Avance rapide = # Retour en arrière = * Répéter le dernier message = 7 Ignorer le message en cours = 9 Supprimer le message en cours = 4 Enregistrer le message en cours = 5 Rappel de l'émetteur = ** Renvoyer le message = 6 Modifier le message d accueil = 3 Enregistrer le nom = *05 Modifier le code de la boîte vocale = *04 Envoyer tout vers le courrier électronique = *01 Envoyer une notification de courrier électronique = *02 Désactiver le courrier électronique = *03 Options de messagerie externe = *07 Aide = *4 3. Modifier le message d accueil Écouter le message d accueil = 1 Enregistrer un nouveau message d accueil = 2 Enregistrer le nouveau message d accueil = 3 Enregistrer le nouveau message d accueil en continu = 4 Retourner à la boîte vocale = 8 6. Renvoi Renvoyer vers le courrier électronique = 1 Renvoyer vers les postes = 2 Renvoyer avec un message d'en-tête = 3 [Taper # après chaque numéro de poste et taper # pour terminer l entrée.] *07. Messagerie externe Écouter les paramètres = 0 Configurer la messagerie externe = 1 Désactiver la messagerie externe = 6 Activer la messagerie externe = 9 Retourner à la boîte vocale = 8 Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 7

8 IMPORTANT Une fois que vous avez écouté un nouveau message, il est marqué comme "ancien". Il sera automatiquement supprimé après 24 heures. Si vous ne voulez pas supprimer le message, vous devez l'indiquer comme "enregistré" en appuyant sur 5 lors de l'écoute. Vous pouvez également utiliser les codes de fonction suivants pour contrôler votre boîte vocale. Il s'agit des fonctions système par défaut pouvant être modifiées par votre administrateur système. Pour les utilisateurs de téléphones Avaya dotés de touches programmables, votre administrateur système peut également attribuer ces fonctions à des touches. Activer la messagerie vocale : *18 Les appels sont dirigés vers la messagerie vocale lorsque vous êtes occupé ou que vous ne répondez pas. Si le poste vers lequel vous transférez vos appels ne répond pas, les appels seront également dirigés vers la boîte vocale. Désactiver la messagerie vocale : *19 Désactive la fonction ci-dessus. Activer le rappel de la messagerie vocale : *48 Si le rappel est activé et si vous avez de nouveaux messages, le système de messagerie vocale fait sonner votre poste après la fin d'un appel. Désactiver le rappel de la messagerie vocale : *49 Désactive la fonction ci-dessus. Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 8

9 1.3 Options de l'appelant Embedded Voic Contrôles par défaut de la boîte vocale Les options suivantes sont proposées aux appelants de votre boîte vocale lorsqu'ils vous laissent un message. Ignorer votre message d'accueil de boîte vocale Les appelants peuvent ignorer le message d'accueil et accéder directement au bip indiquant le moment de laisser un message. Transfert vers un autre numéro 19 En fonction de vos paramètres d'utilisateur, l'appelant peut choisir d'être transféré à un autre poste plutôt que de vous laisser un message. Options après avoir laissé un message Après avoir laissé un message, les appelants peuvent appuyer sur # au lieu de raccrocher immédiatement. Ils entendent un message qui les informe si le message a été enregistré ou si celui-ci est trop court (moins de 3 secondes) pour avoir été enregistré. 1.4 Visual Voice Visual Voice permet d'accéder à votre boîte vocale à l'aide du menu d'affichage de votre téléphone plutôt qu'avec les messages parlés de la boîte vocale. Visual Voice n'est pas pris en charge sur tous les téléphones. Pour utiliser Visual Voice, votre administrateur système doit ajouter une touche correspondante à votre téléphone. La personne chargée de la maintenance de votre système peut également configurer la touche MESSAGES de votre téléphone de sorte qu'elle fonctionne comme une touche Visual Voice. Les téléphones dotés d'un écran, mais ne prenant pas en charge le fonctionnement Visual Voice, prennent en charge l'utilisation de cette touche pour accéder à la boîte vocale de l'utilisateur à l'aide des commandes vocales et pour le transfert direct à la messagerie vocale lors d'un appel (sauf pour les téléphones T3 et T3 IP). Sur les téléphones T3, la touche Visual Voice permet d'accéder directement à la fonction Écouter de Visual Voice. Pour accéder à l'ensemble complet des fonctions Visual Voice, utilisez Menu > Paramètres > Paramètres de la messagerie vocale. Contrôles de Visual Voice La disposition des options sur l'écran varie selon le type de téléphone et la taille de l'affichage. Les contrôles qui ne peuvent pas être ajustés sur l'affichage actuel sont accessibles à l'aide des boutons < et > du téléphone pour passer d'une page d'écran à l'autre. Bouton Écouter Fonctions Accédez à votre boîte vocale. Lorsque vous appuyez sur cette touche, l'écran affiche le nombre de messages nouveaux, anciens et enregistrés. Sélectionnez l'une de ces options pour démarrer la lecture des messages de cette catégorie. Une fois la lecture des messages sélectionnée, les contrôles disponibles changent : Précédent : Permet de lire le message précédent. Suivant : Permet de lire le message suivant. Reculer : Pour reculer d'environ 5 secondes. Avance rapide : Pour avancer d'environ 5 secondes. Supprimer : Permet de supprimer le message actuel. Enregistrer : Permet de marquer le message comme étant enregistré. Copier : Permet de copier le message vers une autre boîte vocale. Lorsque vous appuyez sur ce bouton, un certain nombre d'options supplémentaires sont affichées. Pré enregistrement : Permet d'enregistrer un message qui sera joint au début du message copié. Cibles : Permet d'entrer la destination de la copie du message. Terminé : Permet de copier le message à l'aide des cibles entrées. Pause : Permet de suspendre le message actuel. Appuyez de nouveau sur ce bouton pour annuler la pause. Principal (0) Message Message d accueil Les noms de groupe de recherche de ligne sont affichés si vous avez été configuré pour l'accès à la boîte vocale du groupe. Le nombre de nouveaux messages dans la boîte vocale est affiché après le nom. Appuyez sur le bouton pour accéder à la boîte vocale de la même façon que pour l'option Écouter ci-dessus. Enregistrez et envoyez un message vocal vers une ou des autres boîtes vocales. Changez le message d'accueil principal utilisé pour les appelants dans votre boîte vocale. Si aucun message d'accueil n'a été enregistré, la boîte vocale par défaut du système est utilisée. Enregistrer : Permet d'enregistrer un nouveau message d'accueil. Écouter : Permet d'écouter le message d'accueil actif ou le nouveau message récemment enregistré. Soumettre : Permet de soumettre le nouveau message d'accueil récemment enregistré. Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 9

10 Bouton Fonctions Supprimer : Permet de supprimer le message d'accueil actuel. Le message d'accueil par défaut du système est rétabli sauf si les options Enregistrer et Soumettre sont utilisées pour enregistrer un nouveau message d'accueil. Cette option n'est affichée que si une adresse électronique d'utilisation de la messagerie vocale a été configurée pour vous dans la configuration du système téléphonique. Cette commande permet de voir et de modifier le mode actuel de courrier électronique de la messagerie vocale utilisé pour les nouveaux messages reçus par votre boîte vocale. Utilisez Modifier pour modifier le mode sélectionné. Appuyez sur Terminé lorsque le mode requis est affiché. Les modes possibles sont les suivants : Mode courrier électronique désactivé : Courrier électronique de la messagerie vocale n'est pas utilisé. Copie de mode courrier électronique : Les nouveaux messages vocaux sont copiés vers l'adresse électronique de l'utilisateur. Le message d'origine est conservé dans la boîte vocale. Renvoi de mode courrier électronique : Les nouveaux messages vocaux sont renvoyés vers l'adresse électronique de l'utilisateur. Le message d origine est supprimé de la boîte vocale. Alerte de mode courrier électronique : Un message d'alerte est envoyé vers l'adresse électronique de l'utilisateur. Le message d'origine n'est pas joint au courrier électronique et est conservé dans la boîte vocale. Mot de passe Modifiez le mot de passe de la boîte vocale. Pour ce faire, il faut indiquer le mot de passe existant. Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 10

11 Embedded Voic Visual Voice Utiliser la touche Visual Voice pour le transfert vers la messagerie vocale Si ce paramètre est sélectionné lorsque vous avez un appel en cours, la touche Visual Voice permet l'entrée d'un numéro de poste pour un transfert direct vers la messagerie vocale de l'appel connecté. Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 11

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13 Chapitre 2. Écoute des messages Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 13

14 2. Écoute des messages Une fois que vous êtes connecté 7 à votre boîte vocale, les nouveaux messages qui s'y trouvent sont diffusés automatiquement. Une fois la lecture d'un message terminée, ce dernier est marqué comme étant un ancien message. Les anciens messages sont automatiquement supprimés après 24 heures. 2.1 Écoute des messages 1. Connectez-vous à votre boîte vocale 7. Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d accès et appuyez sur #. 2. Appuyez sur 1 pour écouter les anciens messages. 2.2 Marquage d'un message comme enregistré Une fois que vous avez écouté un nouveau message, il est indiqué comme étant un ancien message. Les anciens messages sont automatiquement supprimés après 24 heures. Pour empêcher que cela ne se produise, vous pouvez indiquer que le message actuel est enregistré. 1. Appuyez sur 5 lorsque vous écoutez un nouveau ou un ancien message Appel de l'expéditeur Lorsqu'un appelant interne laisse un message, le système capture le numéro de celui-ci et l'ajoute au message. Vous pouvez choisir d'appeler le numéro de l'appelant. 1. Pendant la lecture du message, appuyez sur **. 2.3 Écoute des messages enregistrés 1. Connectez-vous à votre boîte vocale 7. Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d accès et appuyez sur #. 2. Appuyez sur 2 pour écouter les messages enregistrés. Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 14

15 2.4 Renvoi d'un message Écoute des messages : Écoute des messages enregistrés Vous pouvez renvoyer simultanément un message vers une ou plusieurs autres boîtes vocales. Si vous renvoyez un message, vous pouvez ajouter un commentaire au début ou à la fin du message. 1. Pendant la lecture du message, appuyez sur 6. Pour renvoyer un message en l'état, appuyez sur 2. Pour ajouter votre propre en-tête au message avant de le transférer, appuyez sur 3. Le système vous demandera d'enregistrer votre commentaire après le bip. Enregistrez votre commentaire puis appuyez sur la touche # pour valider l'enregistrement. 2. Entrez le numéro du poste vers lequel le message doit être renvoyé, puis appuyez sur la touche #. 3. Si vous voulez envoyer le message vers plusieurs postes, spécifiez chaque numéro de poste, suivi de #. 4. Appuyez sur la touche # pour valider l'adresse et renvoyer le message. Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 15

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17 Chapitre 3. Modification de vos paramètres Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 17

18 3. Modification de vos paramètres 3.1 Code d'accès à la boîte vocale Par défaut, vous pouvez accéder à votre boîte vocale à partir de votre poste sans fournir votre mot de passe car votre numéro de poste est traité comme une 'source sécurisée'. La personne chargée de la maintenance de votre système peut le modifier, le cas échéant. Elle peut également configurer d'autres numéros comme sources sécurisées pour votre boîte vocale, si nécessaire. À partir de toute autre source non sécurisée, vous devez saisir le mot de passe de votre boîte vocale. Par exemple, vous devez généralement saisir votre mot de passe si la personne chargée de la maintenance a configuré une méthode d'accès à votre boîte vocale à partir de sites distants autres que votre poste. La configuration et la modification d'un code d'accès de boîte vocale doivent être effectuées par votre administrateur système. Vous pouvez également le faire vous-même via la boîte vocale. Lorsque vous modifiez votre mot de passe : Le code doit contenir entre 4 et 15 chiffres. Si vous saisissez moins de quatre chiffres, on vous demandera de saisir un code plus long. Ne définissez pas un code évident, par exemple : N'utilisez pas le même que votre numéro de poste. N'utilisez pas une suite de chiffres (1234, par exemple). N'utilisez pas une répétition du même chiffre (1111, par exemple) Modification de votre code d'accès 1. Connectez-vous à votre boîte vocale 7. Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d accès et appuyez sur #. 2. Appuyez sur *04 pour modifier votre mot de passe. 3. Saisissez votre mot de passe actuel et appuyez sur #. Si vous ne possédez pas de mot de passe, appuyez sur #. 4. Saisissez votre nouveau mot de passe, suivi de #. 5. Retapez votre nouveau code d'accès suivi de #.Le code est désormais modifié. Le système vous indique si les codes ne correspondent pas ou ne sont pas acceptables. Il confirme également le changement de mot de passe, en cas de succès Suppression de votre code d'accès 1. Connectez-vous à votre boîte vocale 7. Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d accès et appuyez sur #. 2. Appuyez sur *04 pour modifier votre mot de passe. 3. Saisissez votre mot de passe actuel et appuyez sur #. 4. Lorsqu'il vous est demandé de saisir le nouveau mot de passe, appuyez sur #. 5. Lorsqu'il vous est demandé de saisir à nouveau votre mot de passe, appuyez sur #. Votre mot de passe est supprimé. Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 18

19 Modification de vos paramètres : Code d'accès à la boîte vocale 3.2 Messages d'accueil personnels Par défaut, les appelants dirigés vers votre boîte vocale entendent le message d'accueil système "Avaya IP Office a répondu à votre appel". Vous pouvez remplacer ce message d'accueil système par un message d'accueil personnel Écoute de votre message d'accueil 1. Connectez-vous à votre boîte vocale 7. Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d accès et appuyez sur #. 2. Appuyez sur la touche 3 pour sélectionner l'option de modification du message d'accueil. 3. Appuyez sur la touche 1 pour écouter votre message d'accueil. Si aucun message d'accueil n'a été enregistré, vous entendrez "Le message n'a pas encore été enregistré" Modification de votre message d accueil 1. Connectez-vous à votre boîte vocale 7. Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d accès et appuyez sur #. 2. Appuyez sur la touche 3 pour sélectionner l'option de modification du message d'accueil. 3. Appuyez sur la touche 2 pour modifier votre message d'accueil. 4. Lorsque vous y êtes invité, enregistrez votre nouveau message. Un message d'accueil doit durer plus de 3 secondes. Une période de silence longue (environ 10 secondes) vous déconnecte de votre boîte vocale. 5. Lorsque vous avez terminé d'enregistrer votre message d'accueil, appuyez sur la touche Appuyez sur la touche 1 pour écouter le nouveau message d'accueil. Après l'avoir écouté, vous pouvez : Appuyer sur la touche 3 pour enregistrer le nouveau message. Votre nouveau message d'accueil sera utilisé. Appuyer sur la touche 2 pour réenregistrer le nouveau message. Appuyer sur la touche 4 pour enregistrer le nouveau message d'accueil et le lire en boucle. Cette option permet de lire le message d'accueil en continu. Les personnes qui vous appellent ne pourront pas laisser de message. Veuillez noter qu une fois que cette option est sélectionnée, il n'est pas possible de revenir à un message d accueil normal, à moins d en enregistrer un nouveau. 3.3 Options de transfert Votre administrateur système peut configurer jusqu'à 3 numéros de transfert pour votre boîte vocale. Les appelants qui laissent des messages sur votre boîte vocale peuvent appuyer sur *0, *2 ou *3 pour être transférés vers les numéros indiqués. En général, cette fonction est utilisée pour transférer les appelants au réceptionniste ou à l'un de vos collègues. Si vous possédez l application IP Office Phone Manager, vous pouvez configurer vous-même les numéros de destination dans les préférences de Phone Manager (Affichage Préférences Messagerie vocale Options de transfert de la messagerie vocale). Demandez à votre administrateur système qu'il vous dise si un numéro de transfert a été configuré pour votre boîte vocale. Une fois cette fonction configurée, n'oubliez pas de modifier votre message d'accueil de boîte vocale 19 afin d'informer les appelants de cette option. Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 19

20 3.4 Enregistrer votre nom Votre nom est énoncé en confirmation lorsque vous vous connectez à votre boîte vocale. Il est également utilisé pour d'autres annonces système. Vous pouvez à tout moment réenregistrer votre nom. Pour enregistrer votre nom 1. Connectez-vous à votre boîte vocale 7. Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d accès et appuyez sur #. 2. Appuyez sur *05 pour sélectionner l'option permettant d'enregistrer votre nom. 3. Appuyez sur 1 pour entendre l'enregistrement actif. 4. Appuyez sur la touche 2 pour enregistrer votre nom Lorsque vous y êtes invité, prononcez votre nom. Les enregistrements ne doivent pas durer plus de 5 secondes. 5. Appuyez sur 2 lorsque vous avez terminé d'enregistrer votre nom. 6. Appuyez sur 1 pour écouter le nouvel enregistrement. Vérifiez l'enregistrement et sélectionnez l'une des options suivantes : Appuyer sur la touche 3 pour sauvegarder le nouvel enregistrement. Appuyez sur 2 pour réenregistrer votre nom. Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 20

21 Chapitre 4. Notification de messagerie vocale Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 21

22 4. Notification de messagerie vocale Vous pouvez être informé de la réception d'un nouveau message dans votre boîte vocale de plusieurs manières. Voyant de message en attente La plupart des téléphones Avaya présentent un voyant de message en attente, situé généralement dans la partie supérieure droite du téléphone. Ce voyant est allumé lorsque votre boîte vocale contient des messages que vous n'avez pas écoutés. De plus, de nombreux téléphones Avaya disposent d'une touche MESSAGE qui est elle aussi allumée lorsque votre boîte vocale contient de nouveaux messages. Votre administrateur système configure également vos indicateurs de nouveau message de sorte qu'ils s'allument lorsqu'une boîte vocale de groupe de recherche de ligne contient de nouveaux messages. Rappel Si vous activez le rappel, le système vous appelle automatiquement dès que vous avez terminé un appel si votre boîte vocale contient de nouveaux messages. Cette fonction est utile si votre téléphone ne dispose pas d'une touche ou d'un voyant de message en attente. Pour activer le rappel, composez *48. Pour le désactiver, composez *49. Messagerie externe 24 La messagerie externe vous permet de définir un numéro que le système de messagerie vocale appelle lorsque votre boîte vocale contient de nouveaux messages. Si vous répondez à l'appel, vous êtes alors invité à vous connecter à votre boîte vocale pour écouter les messages. Courrier électronique de la messagerie vocale 23 Le système de messagerie vocale peut être configuré de sorte à envoyer un courrier électronique à la réception d'un nouveau message vocal. Ce courrier électronique peut être une simple alerte vous informant de la réception d'un nouveau message ou il peut également inclure une copie du message reçu. Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 22

23 4.1 Courrier électronique de messagerie vocale Notification de messagerie vocale : Une notification de nouveaux messages peut être envoyée à votre adresse électronique. La notification peut être une simple alerte vous indiquant que vous avez un message ou une copie du message vocal, le cas échéant. Adresse électronique/activation des fonctions de courrier électronique de la boîte vocale Afin que vous puissiez utiliser les options de courrier électronique, votre administrateur système doit entrer votre adresse électronique dans la configuration du système téléphonique. Sinon, vous entendez le message suivant : «Le courrier électronique n'est pas activé sur cette boîte vocale», chaque fois que vous essayez d'utiliser une option de courrier électronique. Votre administrateur système peut vous dire si votre système de messagerie vocale a été configuré pour prendre en charge le courrier électronique Activation de la notification par courrier électronique 1. Connectez-vous à votre boîte vocale 7. Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d accès et appuyez sur #. 2. Sélectionnez le type de notification par courrier électronique que vous souhaitez. Pour une alerte par courrier électronique, appuyez sur *02. Pour renvoyer le message vers votre adresse de courrier électronique, appuyez sur * Désactivation de la notification par courrier électronique 1. Connectez-vous à votre boîte vocale 7. Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d accès et appuyez sur #. 2. Appuyez sur la touche *03. Vous entendez un message de confirmation vous indiquant que l'option est à présent désactivée Renvoi d'un message vers la messagerie électronique Si vous écoutez un message, vous pouvez l envoyer sur votre messagerie électronique soit lors de l écoute, soit immédiatement après l avoir écouté. 1. Lorsque vous écoutez un message, ou immédiatement après, appuyez sur Appuyez sur 1. Le message est renvoyé à votre adresse de courrier électronique. Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 23

24 4.2 Messagerie externe Vous pouvez recevoir la notification d'un nouveau message vocal à l'aide de la fonction Messagerie externe. Lorsque vous recevez un nouveau message, le système de messagerie vocale vous en informe en appelant un numéro que vous avez défini. Vous pouvez alors récupérer le message à partir du numéro auquel vous avez reçu la notification. Cette option est uniquement prise en charge sur les systèmes exécutant la version 7.0 ou une version supérieure. Chaque alerte d'appel de la messagerie externe sonne pendant la durée définie, la valeur par défaut étant de 15 secondes. Lorsque l'appel reste sans réponse, il est abandonné. Lorsque l'appel de la messagerie externe est pris, vous devez saisir votre mot de passe de boîte vocale 18. Si vous n'avez pas de mot de passe défini, vous devez saisir votre numéro de poste. L'appel de la messagerie externe est terminé si : Vous appuyez sur *# pour indiquer que vous ne souhaitez plus recevoir d'appels de la messagerie externe pour les nouveaux messages actuels. Vous saisissez un mot de passe erroné à 3 reprises. Plus de 5 minutes s'écoulent sans obtenir de réponse. Quatre appels de la messagerie externe maximum sont tentés, avec un intervalle minimum de 15 minutes entre chaque appel, sauf si vous répondez à l'appel, appuyez sur *# ou accédez à votre boîte vocale d'une autre manière. Si vous recevez d'autres nouveaux messages entre temps, ils ne reprennent pas les tentatives d'appel de la messagerie externe Définition de la destination de votre messagerie externe 1. Connectez-vous à votre boîte vocale 7. Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d accès et appuyez sur #. 2. Appuyez sur *07 pour accéder à vos paramètres de messagerie externe. 3. Appuyez sur Appuyez sur 2 pour saisir le numéro. 5. Appuyez sur 1, puis saisissez le numéro que la messagerie externe doit appeler. N'oubliez pas d'inclure tout préfixe de composition externe que vous composeriez normalement pour effectuer un appel. Tout * figurant dans un numéro est considéré comme une pause (1,5 s) dans la numérotation. Pour saisir un dièse dans un numéro, appuyez sur *#. Vous pouvez également utiliser des numéros internes comme destination de messagerie externe. Les appels suivront alors tout renvoi interne et respecteront les options Ne pas déranger. La tentative d'appel de la messagerie externe sera cependant abandonnée si l'appel est transféré à la messagerie vocale. 6. Appuyez sur # pour terminer la saisie du numéro Définition de la temporisation de messagerie externe La temporisation définit la durée pendant laquelle l'appel de la messagerie externe sonne sur le numéro de destination avant d'être abandonné pour non-réponse. La durée par défaut est de 15 secondes. 1. Connectez-vous à votre boîte vocale 7. Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d accès et appuyez sur #. 2. Appuyez sur *07 pour accéder à vos paramètres de messagerie externe. 3. Appuyez sur Appuyez sur 3 pour saisir la temporisation. 5. Saisissez un nombre compris entre 5 et 59, puis appuyez sur #. Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 24

25 4.2.3 Activation de la messagerie externe Notification de messagerie vocale : Messagerie externe 1. Connectez-vous à votre boîte vocale 7. Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d accès et appuyez sur #. 2. Appuyez sur *07 pour accéder à vos paramètres de messagerie externe. 3. Appuyez sur 9 pour activer la messagerie externe Désactivation de la messagerie externe 1. Connectez-vous à votre boîte vocale 7. Si un mot de passe est déjà configuré pour votre boîte, vous êtes invité à le saisir. Entrez votre code d accès et appuyez sur #. 2. Appuyez sur *07 pour accéder à vos paramètres de messagerie externe. 3. Appuyez sur 6 pour désactiver la messagerie externe. Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 25

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27 Index A Accès à la boîte par défaut 7 Accès à la boîte vocale 7 Activer la messagerie vocale 7 alerte par courrier électronique 23 Avance rapide sur le message 14 C Code d'accès à la boîte vocale 18 Contrôles de la boîte vocale 7 D Définir Réception de la messagerie vocale 19 Désactiver la messagerie vocale 7 E Entendre les messages d'aide 7, 19 I Ignorer le message 14 M Message d'accueil 19 Messagerie vocale 7 Messages 7 Modification Code d'accès à la boîte vocale 18 Votre message d'accueil 19 N notification par courrier électronique 23 P Phone Manager 7 R Rappel 7 Rappel de la messagerie vocale Activé 7 Rappel messagerie vocale désactivé 7 Réception de la messagerie vocale 19 Renvoi 15 Répondre 14 Revenir en arrière sur le message 14 S Sauvegarder un message 14 Supprimer un message 14 T Transfert à la Réception 19 V Votre boîte vocale 7 Index Embedded Voic User Guide (IP Office Mode) Page 27

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