la famille en valeur Guide d utilisation du registre des RSG

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1 la famille en valeur Guide d utilisation du registre des RSG

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3 ISBN : (PDF) Dépôt légal Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2016 Gouvernement du Québec, 2016

4 Table des matières 1. Introduction Prestation électronique de services Dossier de service de garde Accès au dossier de service de garde Accueil du dossier de service de garde Registre du RSG Accueil du registre des RSG Chercher un(e) RSG Inscrire un(e) RSG Formulaire d ajout Fiches RSG en attente de transfert RSG en attente de prise en charge Visualisation pour impression Modification de la fiche d une RSG Historique des fiches d une RSG Transférer une fiche d une RSG Annexe 1 Fin de la reconnaissance Annexe 2 Suspension de la reconnaissance Annexe 3 Calcul du nombre de places subventionnées à répartir entre les RSG I

5 1. Introduction L article 59 de la Loi sur les services de garde éducatifs à l enfance (L.R.Q., chapitre S-4.1.1) (LSGEE) précise les obligations du bureau coordonnateur de la garde en milieu familial (BC) concernant le registre des personnes responsables d un service de garde en milieu familial (RSG) qu il a reconnues : «Un bureau coordonnateur doit tenir un registre des personnes responsables d un service de garde en milieu familial reconnues dans son territoire et en transmettre copie au ministre. Ce registre doit contenir les noms, le numéro d assurance sociale et les coordonnées de chacune des personnes reconnues ainsi que la date de leur reconnaissance, le nombre d enfants qu elles se sont engagées à recevoir et le nombre de places dont les services de garde sont subventionnés qui leur ont été consenties. Le bureau coordonnateur doit communiquer, sans délai, au ministre les changements concernant les informations contenues à ce registre au fur et à mesure qu ils surviennent. Le ministre peut, en tout temps, exiger du bureau coordonnateur qu il lui transmette une copie à jour du registre.» De plus, l article 102 de la LSGEE indique que certains renseignements doivent être communiqués au ministre lorsqu une demande est faite en ce sens. Parmi ces renseignements figurent ceux liés à l obligation de la RSG en matière de formation continue, qui complètent l information liée à sa reconnaissance par un BC. Depuis le 1 er septembre 2006, le ministère de la Famille (Ministère) rend accessible le formulaire de transmission électronique sécurisée des données sur les RSG. Dans un souci d amélioration de la qualité des échanges d information, la prestation électronique de services «dossier de service de garde (DSG)» a été mise en place afin de permettre aux BC de s acquitter de leurs obligations liées à la tenue d un registre des RSG. Le présent guide vise à en faciliter l utilisation. Pour toute question concernant le registre des RSG, n hésitez pas à communiquer avec le Service des renseignements aux services de garde en composant le numéro sans frais que vous retrouverez à l adresse suivante : 1

6 2. Prestation électronique de services Pour utiliser les services électroniques du Ministère en toute sécurité, vous devez, au préalable, y inscrire votre entreprise et adhérer à clicséqur» et aux services électroniques du Ministère. Les différentes étapes et les renseignements nécessaires pour procéder à ces inscriptions sont détaillés à la partie 1, «Accès aux services électroniques du ministère de la Famille, du Guide de l utilisateur (entreprises de services de garde éducatifs), que vous trouverez dans le site Web du Ministère, sous la rubrique «Services en ligne» Dossier de service de garde Le dossier de service de garde (DSG) est une prestation électronique de services offrant une meilleure sécurisation des échanges d information entre le Ministère et ses partenaires. Il offre un service électronique d accès au registre des RSG. 2

7 2.2. Accès au dossier de service de garde (DSG) Pour accéder au DSG, il suffit d entrer les données d authentification de l entreprise de services de garde dans clicséqur. Si les données d authentification sont correctes, vous accéderez à la page Web de la prestation électronique de services. Cliquez sur le lien «Dossier de service de garde (DSG)». 3

8 2.3. Accueil du dossier de service de garde La page d accueil du DSG affiche un message de bienvenue, des numéros pour joindre le Service des renseignements aux services de garde et aux BC ainsi qu un lien pour accéder au registre des RSG. À partir du lien «Registre des RSG», les BC peuvent créer, modifier ou imprimer la fiche d une RSG. Il est possible de communiquer avec le Service des renseignements aux services de garde et aux BC pour obtenir de l aide sur le type de renseignements qui doivent être inscrits dans le registre. 4

9 3. Registre des RSG 3.1. Accueil du registre des RSG La page d accueil du registre des RSG est divisée en quatre sections : un menu, situé à gauche, une section intitulée «Identification du BC», une section affichant les inscriptions courantes et une section affichant les inscriptions pouvant être réactivées. La section «Identification du BC» contient de l information nominative sur le BC. On y trouve le nom du BC, son numéro de division, le numéro de son territoire, inscrit entre parenthèses, le nombre de places à l agrément et le total des places subventionnées réelles. La section «Inscriptions courantes» présente la liste de l ensemble des RSG et le nombre de places subventionnées réelles reconnues par le BC. Pour chacune des RSG reconnues, subventionnées et non subventionnées, on trouve un numéro de fiche qui correspond à son identifiant unique. La section «Inscriptions pouvant être réactivées» présente la liste de l ensemble des RSG dont l état indique «périmé», «transféré» ou «refusé». 5

10 L identifiant unique sera utilisé tout au long de l existence de la RSG. Il la suivra si elle change de territoire. Dans la situation où une RSG reprend ses activités, et ce, après avoir mis fin à sa reconnaissance, son identifiant sera réactivé. Le menu de gauche est constitué des liens suivants : «Accueil du registre», qui permet d atteindre la page d accueil du registre des RSG; «Chercher un(e) RSG», qui permet de chercher une RSG; «Inscrire un(e) RSG», qui permet d inscrire une nouvelle RSG; «Fiches RSG en attente de transfert» regroupe l ensemble des fiches RSG en attente de transfert vers un autre BC; «RSG en attente de prise en charge» regroupe l ensemble des fiches RSG en attente de prise en charge et permet de récupérer le dossier d un(e) RSG provenant d un autre BC; Ces deux dernières options permettent de transférer ou de prendre en charge le dossier d une RSG vers un autre BC sans avoir à créer un nouveau dossier. Il ne sera donc plus nécessaire de supprimer la fiche d une RSG ou d en créer une nouvelle lors d un changement de territoire. «Imprimer la page», qui permet d imprimer la page courante. Pour consulter une fiche déjà existante, cliquez sur la loupe qui s affiche à droite du nombre de places subventionnées réelles. Pour modifier ou supprimer une fiche déjà existante, cliquez sur le crayon qui s affiche à droite de la loupe. Pour visualiser l historique du dossier d une RSG, cliquez sur l horloge, à droite du crayon. Pour transférer un dossier d une RSG vers un autre BC, cliquez sur l icône représentant une flèche, située à droite de l horloge. 6

11 3.2. Chercher un(e) RSG Pour accéder à la page «Recherche», cliquez sur «Chercher un(e) RSG» à partir du menu de gauche de la page d accueil. Écran (*) : Champs obligatoires La page «Chercher un(e) RSG» est divisée en deux parties : une partie «Recherche» et une partie «Résultat(s) de la recherche». La partie «Recherche» permet de choisir les critères de recherche selon trois options : Nom et prénom (par défaut); Numéro d assurance sociale (uniquement pour la recherche en extranet); Numéro civique, municipalité et code postal. Saisissez les critères de recherche et cliquez sur le bouton «Chercher». L écran «Résultat(s) de la recherche» apparaît. 7

12 La partie «Résultat(s) de la recherche» présente, sous forme de tableau, les informations suivantes : Numéro de la fiche RSG; Nom; Prénom; Dernier BC ayant reconnu la RSG et numéro de téléphone pour le joindre; État de la reconnaissance. Pour consulter ou visualiser une fiche RSG, cliquez sur la loupe, qui s affiche à droite de l état de la reconnaissance. 8

13 3.3. Inscrire un(e) RSG Formulaire de saisie Pour accéder à la page et inscrire une RSG, cliquez sur «Inscrire une RSG», dans le menu de gauche de la page d accueil. Écran ((*) : Champs obligatoires) 9

14 I M P O R T A N T Le formulaire de transmission électronique sécurisée des données sur les RSG permet au BC, conformément aux articles 59 et 102 de la LSGEE, de maintenir un registre des RSG et, au moyen des pages d ajout ou de modification de la fiche d une RSG, de communiquer, sans délai, les renseignements contenus dans ce registre au fur et à mesure qu ils sont ajoutés ou modifiés. Les champs marqués d un astérisque rouge doivent être remplis. Des points d interrogation rouges se trouvent à côté de certains champs. Lorsqu on glisse le curseur sur ces icônes, des messages d aide contextuelle apparaissent. L adresse de correspondance ne doit être saisie que si elle diffère de celle du service de garde. Dans le menu de gauche, on trouve le lien «Accueil du registre», qui permet de retourner à la page d accueil du registre des RSG, et le lien «Imprimer la page», pour imprimer la fiche apparaissant à l écran. Une fois les modifications inscrites, appuyez sur le bouton «Enregistrer», situé au bas de la page, pour que les renseignements s enregistrent et qu ils parviennent au Ministère. Si vous voulez annuler l ajout d une fiche, appuyez sur le bouton «Annuler» pour quitter la page du formulaire sans enregistrer les informations saisies. Section «Coordonnées et places» de la personne responsable d un service de garde en milieu familial Le genre : «Madame» ou «Monsieur» Le nom de famille Le prénom Le numéro d assurance sociale (uniquement dans le formulaire en extranet) L indicatif régional (choisir une des valeurs suivantes dans la liste déroulante : 418, 438, 450, 514, 579, 581 ou 819) Le numéro de téléphone L adresse de courriel (si la RSG en possède une) Section «Reconnaissance» Cliquez sur le calendrier situé à droite du champ «Date de début de la reconnaissance» pour sélectionner la date. La date de la reconnaissance doit correspondre à la date de prise d effet indiquée dans l avis d acceptation transmis à la RSG par le BC qui l a reconnue (article 62 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance [RSGEE]). Section «Nombre de places» Champ «Engagé(s) à recevoir» : inscrivez le nombre maximal d enfants (ou de places) que la RSG peut recevoir simultanément en vertu de sa reconnaissance (entre 1 et 9). Ce nombre peut être différent du nombre de places subventionnées. Il s agit donc du nombre total d enfants que la RSG a été autorisée à recevoir par le BC lors de la reconnaissance ou d une modification subséquente. Champ «PCR» : parmi le nombre inscrit dans le champ «Engagé(s) à recevoir», inscrivez le nombre de places subventionnées (entre 0 et 9). Le chiffre 0 doit être inscrit dans le cas d une 10

15 RSG qui ne s est pas vu attribuer de places subventionnées. Champ «Confirmée(s)» : inscrivez le nombre de places subventionnées que le BC a confirmées à la RSG par période de 24 heures. Ce nombre doit être entier (entre 0 et 27) puisqu il ne tient pas compte des jours par semaine durant lesquels la RSG offre le service, ni des jours de fermeture prévus, notamment des journées d absence de prestation de services subventionnés (APSS). Voir l annexe 3. Champ «Réelle(s)» : inscrire le nombre exact (entre 0 et 24,6 places) de places subventionnées que le BC a attribuées à la RSG en tenant compte de l étendue de son offre de services (nombre de jours par semaine, plage horaire) et de ses jours de fermeture prévus, notamment des journées d APSS. Le nombre de places réelles ne peut jamais être identique au nombre de places confirmées. Voir l annexe 3. À noter que, pour les trois champs précédents, le chiffre 0 doit être inscrit dans le cas où une RSG ne s est pas vu attribuer de places subventionnées. Section «Adresse du lieu où est offert le service de garde en milieu familial» Le numéro d adresse civique Le numéro d appartement (si applicable) Le nom de la rue Le casier postal (si applicable) Le code postal (ex. : H1H 1H1) La municipalité (pour faire apparaître le nom de la municipalité, entrez d abord le code postal, puis cliquez sur l icône située à droite du champ «Municipalité» afin que le nom de cette dernière s inscrive automatiquement). Si le code postal ne figure pas dans la base de données du Ministère, une liste des municipalités apparaît pour que le BC puisse faire un choix. Section «Adresse de correspondance (si différente de l adresse du service de garde)». L adresse de correspondance ne doit être saisie que si elle diffère de celle du service de garde. Le numéro d adresse civique Le numéro d appartement (si applicable) Le nom de la rue Le casier postal (si applicable) Le code postal (ex. : H1H 1H1) La municipalité (pour faire apparaître le nom de la municipalité, entrez d abord le code postal, puis cliquez sur l icône située à droite du champ «Municipalité» afin que le nom de cette dernière s inscrive automatiquement). Si le code postal ne figure pas dans la base de données du Ministère, une liste des municipalités apparaît afin que le BC puisse faire un choix. Le bouton «Effacer» permet d effacer, e n u n s e u l c l i c, tous les renseignements dans les champs de la section «Adresse de correspondance». Le bouton «Annuler», au bas de la page, permet de quitter la page du formulaire sans enregistrer les informations saisies. 11

16 Section «Formation continue et perfectionnement» Cochez la case «Oui» ou «Non» pour indiquer si la RSG possède une «Qualification (article 22)». (La RSG doit posséder la qualification prévue à l article 22 du RSGEE.) Cochez la case «Oui» ou «Non» pour indiquer si la RSG a suivi les «45 heures de formation (article 57)». (La RSG doit avoir complété les 45 heures de formation prévues à l article 57 du RSGEE.) Si la case «Oui» est cochée, inscrivez la date à laquelle la RSG a complété les 45 heures de formation. Cette date sert à établir l année de référence. Cochez la case «Oui» ou «Non» correspondant à chacune des années pour indiquer si la RSG répond à l exigence «Les 6 heures de perfectionnement ont été complétées» (articles 59 et 71). Comme l obligation réglementaire liée au perfectionnement prévoit une année de référence propre à chaque RSG, indiquez l année au cours de laquelle les six heures ont été complétées. Dans les cas où la période de référence de la RSG chevauche deux années civiles, indiquez l année la plus récente de la période de référence de la RSG au cours de laquelle les six heures ont été complétées. À titre d exemple : Une RSG a comme période de référence du 1 er juillet au 30 juin. Son perfectionnement a été complété le 22 juin 2012 pour la période du 1 er juillet 2011 au 30 juin 2012 et le 1 er octobre 2012 pour la période du 1 er juillet 2012 au 30 juin Le BC indique «Oui» pour 2012 et «Oui» pour 2013; la période de référence chevauche 2012 et 2013 et l année la plus récente de sa période est Une RSG a comme période de référence du 1 er juillet au 30 juin. Son perfectionnement a été complété le 22 juin 2012 pour la période du 1 er juillet 2011 au 30 juin 2012 et le 1 er avril 2013 pour la période du 1 er juillet 2012 au 30 juin Le BC indique «OUI» pour 2012 et «OUI» pour 2013; la période de référence chevauche 2012 et 2013 et l année la plus récente de sa période est Si la case «Oui» correspondant à une date est cochée, une nouvelle zone présentant les formations possibles s affichera. Vous devez alors y inscrire le volet de formation suivi. Si vous ne souhaitez pas consulter cette information, vous pouvez fermer la fenêtre présentant l historique des années antérieures. 12

17 3.4. Fiches RSG en attente de transfert Pour transférer une fiche d une RSG vers un autre BC, il suffit d'accéder à la page «Fiches en attente de transfert» en cliquant sur «Fiches RSG en attente de transfert», à partir du menu de gauche de la page d accueil. Il est important de ne pas supprimer la fiche de la RSG transférée vers un autre BC. La page des fiches RSG en attente de transfert est composée de deux sections : une section «Fiches en attente de transfert»; une section «Déterminer le transfert». Fiches en attente de transfert La section «Fiches en attente de transfert» présente la liste des fiches RSG prêtes pour le transfert vers un autre BC. Elle contient de l information nominative sur la RSG. On y trouve le numéro de la fiche de la RSG, le nom et le prénom de la RSG, les coordonnées du «BC destination» et la date prévue de transfert. Pour mettre à jour les données du transfert, cliquez sur le crayon, à droite de la date prévue de transfert. La section «Déterminer le transfert» s affichera. (*) : Champs obligatoires 13

18 Pour annuler un transfert, cliquez sur l icône représentant une flèche, à droite du crayon. Une boîte de dialogue pour obtenir une confirmation apparaîtra. Si «OK» est cliqué, la liste des «Fiches en attente de transfert» sera mise à jour. Il est possible de trier la liste des RSG en attente de transfert par ordre alphabétique croissant ou décroissant du nom. Il suffit de cliquer sur «Nom». Déterminer le transfert La section «Déterminer le transfert» permet de mettre à jour les informations nécessaires au transfert. Elle contient le numéro de la fiche et les nom et prénom de la RSG sélectionnée. Pour spécifier le «BC destination», utilisez la barre déroulante identifiée par une flèche, à droite du champ. Pour sélectionner la date de transfert, cliquez sur le calendrier situé à droite du champ. À noter que la date de transfert ne peut excéder trois mois à partir de la date à laquelle le choix est fait. Pour confirmer les renseignements saisis, cliquez sur le bouton «Confirmer». Si la date saisie n est pas celle de la date du jour, la liste des «Fiches en attente de transfert» sera mise à jour. 14

19 3.5. RSG en attente de prise en charge Pour accéder à la page «Fiches en attente de prise en charge», cliquez sur «RSG en attente de la prise en charge», dans le menu de gauche de la page d accueil. La page des fiches RSG en attente est composée de deux sections : une section «Identification du BC»; une section «Fiches en attente de prise en charge». RSG en attente de prise en charge La section «RSG en attente de prise en charge» présente la liste des RSG transférées au BC. Elle contient de l information nominative sur la RSG. On y trouve le numéro de la fiche de la RSG, les nom et prénom de la RSG, les coordonnées du «BC source» et la date du transfert. Pour visualiser la fiche de la RSG en attente de prise en charge, cliquez sur la loupe, à droite de la date du transfert. Pour mettre à jour les données de prise en charge, cliquez sur le crayon, à droite de la loupe. La section «Prendre en charge une RSG» s affichera. 15

20 Prendre en charge une RSG La section «Prendre en charge une RSG» permet de mettre à jour les informations nécessaires à la prise en charge. Elle contient le numéro de la fiche et les nom et prénom de la RSG sélectionnée. Pour confirmer la prise en charge d une RSG, sélectionnez «Confirmer la reconnaissance». Pour refuser la reconnaissance, sélectionnez «Refuser la reconnaissance». Si la demande de prise en charge est refusée, une date de fin de reconnaissance sera automatiquement inscrite dans la fiche de la RSG avec, comme motif de fin de reconnaissance, «Refus de la prise en charge par le BC». 16

21 3.6. Visualisation pour impression Pour visualiser une page pour impression, cliquez sur «Imprimer la page», dans le menu de gauche de la page d accueil. 17

22 La page «Formulaire de visualisation» permet de consulter la fiche d une RSG dans son intégralité. Version imprimable de la fiche : 18

23 3.7. Modification de la fiche d un(e) RSG Pour modifier ou pour supprimer une fiche déjà existante, rendez-vous à la page d accueil et cliquez sur l icône représentant un crayon, à droite de la loupe, à la ligne de la fiche à modifier. Il est aussi possible d accéder à cette composante à partir de la page «Résultat(s) de la recherche». Il suffit de cliquer sur «Chercher un(e) RSG», dans le menu de gauche de la page d accueil. Pour connaître la procédure de recherche, veuillez consulter les pages 7 et 8 du présent document. Écran 19

24 Section «Coordonnées et places» de la personne responsable du service de garde en milieu familial Le genre : «Madame» ou «Monsieur» Le nom de famille Le prénom Le numéro d assurance sociale (uniquement dans le formulaire en extranet) L indicatif régional (choisir une des valeurs suivantes dans la liste déroulante : 418, 438, 450, 514, 579, 581 ou 819) Le numéro de téléphone L adresse de courriel (si la ou le RSG en possède une) Section «Reconnaissance» Début de la reconnaissance : date Cliquez sur le calendrier situé à droite du champ «Début de la reconnaissance» pour sélectionner la date. La date de la reconnaissance doit correspondre à la date de prise d effet indiquée dans l avis d acceptation transmis à la RSG par le bureau coordonnateur qui l a reconnue (article 62 du RSGÉE). Cliquez sur le calendrier situé à droite du champ «Dernier renouvellement» pour sélectionner la date. Cliquez sur le calendrier situé à droite du champ «Fin de la reconnaissance» pour sélectionner la date. Déroulez le menu et sélectionnez le «Motif de révocation ou de cessation des activités», s il y a lieu. Veuillez consulter l annexe 1 pour connaître la procédure de fin de la reconnaissance. Section «Suspension» Cochez d abord la case «Activer la suspension» avant d inscrire une date dans le champ «Début de la suspension». Cliquez sur le calendrier situé à droite du champ «Début de la suspension» pour sélectionner la date d entrée en vigueur de la suspension. Cliquez sur le menu déroulant du champ «Motif de suspension» afin de choisir un motif de suspension. Modifiez les places subventionnées, le cas échéant. Cliquez sur le calendrier situé à droite du champ «Fin de la suspension» pour sélectionner la date de fin de la suspension, lorsqu applicable. Il n est pas possible d inscrire une date postérieure à la date de saisie. Voir l annexe 2 pour connaître la procédure de suspension de la reconnaissance. IMPORTANT : Ne pas modifier le champ «PCR» d une RSG suspendue. Section «Nombre de places» Champ «Engagé(s) à recevoir» : inscrivez le nombre maximal d enfants (ou de places) que la RSG peut recevoir simultanément en vertu de sa reconnaissance (entre 1 et 9). Ce nombre peut être différent du nombre de places subventionnées. Il s agit donc du nombre total d enfants que la RSG a été autorisée à recevoir par le BC lors de la reconnaissance ou d une modification subséquente. Champ «PCR» : parmi le nombre indiqué dans le champ «Engagé(s) à recevoir», inscrivez le nombre de places subventionnées (entre 0 et 9). Le chiffre 0 doit être inscrit dans le cas d une RSG qui ne s est pas vu attribuer de places subventionnées. 20

25 Champ «Confirmée(s)» : inscrivez le nombre de places subventionnées que le BC a confirmé à la RSG par période de 24 heures. Ce nombre doit être entier (entre 0 et 27) puisqu il ne tient pas compte des jours par semaine durant lesquels la RSG offre le service, ni des jours de fermeture prévus, notamment des journées d absence de prestation de services subventionnés (APSS). Voir l annexe 3. Champ «Réelle(s)» : inscrivez le nombre exact de places subventionnées (entre 0 et 24,6) que le BC a attribuées à la RSG en tenant compte de l étendue de son offre de services (nombre de jours par semaine, plage horaire) et de ses jours de fermeture prévus, notamment des journées d APSS. Le nombre de places réelles ne peut jamais être identique au nombre de places confirmées. Voir l annexe 3. La date de la dernière modification apportée à l un des quatre champs précédents doit être inscrite. Pour ce faire, cliquez sur le calendrier situé à droite du champ «Dernière modification» et sélectionnez la date en question. À noter que, pour les trois derniers champs, le chiffre 0 doit être inscrit dans le cas où une RSG ne s est pas vu attribuer de places subventionnées. Section «Adresse du lieu où est offert le service de garde en milieu familial» Le numéro d adresse civique Le numéro d appartement (si applicable) Le nom de la rue Le casier postal (si applicable) Le code postal (ex. : H1H 1H1) La municipalité (pour faire apparaître le nom de la municipalité, entrez d abord le code postal, puis cliquez sur l icône située à droite du champ «Municipalité» afin que le nom de cette dernière s inscrive automatiquement). Si le code postal ne figure pas dans la base de données du Ministère, une liste des municipalités apparaît pour que le BC puisse faire un choix. Section «Adresse de correspondance (si différente de l adresse du service de garde)» Le numéro d adresse civique Le numéro d appartement (si applicable) Le nom de la rue Le casier postal (si applicable) Le code postal (ex. : H1H 1H1) La municipalité (pour faire apparaître le nom de la municipalité, entrez d abord le code postal, puis cliquez sur l icône située à droite du champ «Municipalité» afin que le nom de cette dernière s inscrive automatiquement). Si le code postal ne figure pas dans la base de données du Ministère, une liste des municipalités apparaît pour que le BC puisse faire un choix. Section «Formation continue et perfectionnement» Cochez la case «Oui» ou «Non» pour indiquer si la RSG possède une «Qualification (article 22)». (La RSG doit posséder la qualification prévue à l article 22 du RSGEE.) Cochez la case «Oui» ou «Non» pour indiquer si la RSG a suivi les «45 h de formation (article 57)». (La RSG doit avoir complété les 45 heures de formation prévues à l article 57 du RSGEE.) Si la case «Oui» est cochée, inscrire la date à laquelle la RSG a complété les 45 heures de formation. Cocher la case «Oui» ou «Non» correspondant à chacune des années, pour indiquer si la RSG répond à l exigence «Les 6 heures de perfectionnement ont été complétées» (articles 59 et 71). 21

26 Comme l obligation réglementaire liée au perfectionnement prévoit une année de référence propre à chaque RSG, indiquez l année au cours de laquelle les six heures ont été complétées. Dans les cas où la période de référence de la RSG chevauche deux années civiles, indiquez l année la plus récente de la période de référence de la RSG au cours de laquelle les six heures ont été complétées (voir les exemples à la page 9). Si la case «Oui» associée à une date est cochée, une nouvelle zone présentant les formations possibles s affichera. Vous devrez alors inscrire le volet de formation suivi. Pour indiquer que la RSG ne fait plus partie des personnes reconnues par le BC, vous devez inscrire une date de fin de la reconnaissance sur la fiche. Veuillez consulter l annexe 1. Si vous ne souhaitez pas consulter cette information, vous pouvez fermer la fenêtre présentant l historique des années antérieures. 22

27 3.8. Historique du dossier d un(e) RSG Pour visualiser l historique du dossier d un(e) RSG, à partir de la page d accueil, cliquez sur l horloge, à droite du crayon, sur la ligne de la fiche. La page «Historique du dossier d un(e) RSG» est composée de deux sections : une section «Identification du BC»; une section «Historique des versions précédentes de la fiche». On y trouve les dates de modification, sous forme d hyperlien, la période de reconnaissance, le motif de fin de reconnaissance, le nombre de places subventionnées réelles, la période de suspension et une loupe qui permet de consulter les détails des différentes versions de la fiche RSG. 23

28 3.9. Transférer une fiche d une RSG Pour transférer une fiche d une RSG, à partir de la page d accueil, il suffit de cliquer sur l icône représentant une flèche, à droite de l horloge, sur la ligne de la fiche à transférer. Il est aussi possible de transférer une fiche à partir de la page «Recherche». Deux composantes peuvent s afficher, soit «Fiches en attente de transfert» ou «Déterminer le transfert». Pour déterminer le transfert, il suffit de saisir les renseignements demandés, soit le «BC destination» et la date de transfert. Cliquez ensuite sur le bouton «Confirmer». Pour effectuer des modifications au transfert, il suffit de cliquer sur l icône représentant un crayon, à gauche de la flèche, sur la ligne de la fiche en attente de transfert. Le détail de ces deux composantes a déjà été présenté aux pages 14 et 15 du présent document. 24

29 Annexe 1 Fin de la reconnaissance I M P O R T A N T Pour indiquer la fin de reconnaissance d une RSG, le BC doit retirer la fiche de cette personne du registre des RSG en inscrivant le motif et la date de fin de la reconnaissance sur la fiche. Il est important de ne pas supprimer la fiche d une RSG dont la reconnaissance prend fin. Voici les étapes à suivre pour retirer la fiche d une RSG du registre des RSG : 1. Accédez au registre des RSG. 2. Cliquez sur la loupe correspondant à la fiche de la RSG pour la visualiser. 3. Cliquez sur le lien «Modification de la fiche» pour accéder à la fiche de la RSG en mode modification. 4. Cliquez sur le calendrier situé à droite du champ «Fin de la reconnaissance». Un calendrier apparaîtra. 5. Cliquez d abord sur la date de fin de la reconnaissance, puis sur le bouton «Sélectionner». 6. Cliquez sur le menu déroulant du champ «Motif de révocation ou de cessation des activités» afin de choisir un motif et de préciser si la RSG fait l objet d une révocation ou d une cessation des activités. 7. Cliquez sur le bouton «Enregistrer», situé au bas de la page, afin de sauvegarder la modification. Vous serez automatiquement redirigé vers la page d accueil du registre des RSG. 8. À cette étape, la fiche n apparaît plus dans la liste. 25

30 Annexe 2 Suspension de la reconnaissance I M P O R T A N T Lorsque la reconnaissance d une RSG est suspendue, le BC doit mettre à jour la fiche dans le registre des RSG. Début de la suspension Voici la procédure à suivre pour signaler la suspension de la reconnaissance d une RSG : 1. Accédez au registre des RSG. 2. Cliquez sur la loupe associée à la fiche de la RSG pour la visualiser. 3. Cliquez sur le lien «Modification de la fiche» pour accéder à la fiche de la RSG en mode modification. 4. Cochez la case «Activer la suspension» dans la section «Suspension» de la fiche. 5. Cliquez sur le calendrier situé à droite du champ «Début de la suspension». Un calendrier apparaîtra. 6. Cliquez d abord sur la date de début de la suspension, puis sur le bouton «Sélectionner». 7. Cliquez sur le menu déroulant du champ «Motif de suspension» afin de choisir un motif de suspension. 8. Modifiez les champs de places subventionnées, le cas échéant, en indiquant Cliquez sur le bouton «Enregistrer», situé au bas de la page, pour sauvegarder la modification. L information sera transmise automatiquement au Ministère. IMPORTANT : Ne pas modifier le champ «PCR» d une RSG suspendue. Fin de la suspension Pour indiquer la fin de la suspension de la reconnaissance d une RSG, la procédure suivante s applique : 1. Accédez au registre des RSG. 2. Cliquez sur la loupe associée à la fiche de la RSG pour la visualiser. 3. Cliquez sur le lien «Modification de la fiche» pour accéder à la fiche de la RSG en mode modification. 4. Cliquez sur le calendrier, situé à droite du champ «Fin de la suspension». Un calendrier apparaîtra. 5. Cliquez d abord sur la date de fin de la suspension, puis sur le bouton «Sélectionner». 6. Modifiez les champs de places subventionnées, le cas échéant, en indiquant le nombre attribué. 26

31 7. Cliquez sur le bouton «Enregistrer», situé au bas de la page, pour sauvegarder la modification. L information sera transmise automatiquement au Ministère. Pour une suspension subséquente La procédure à suivre pour une nouvelle suspension de la reconnaissance d une RSG est la suivante : 1. Accédez au registre des RSG. 2. Cliquez sur la loupe associée à la fiche de la RSG pour la visualiser. 3. Cliquez sur le lien «Modification de la fiche» pour accéder à la fiche de la RSG en mode modification. 4. Cochez la case «Activer la suspension». 5. Cliquez sur le calendrier situé à droite du champ «Début de la suspension». Un calendrier apparaîtra. 6. Cliquez d abord sur la date de début de la suspension, puis sur le bouton «Sélectionner». 7. Cliquez sur le menu déroulant du champ «Motif de suspension» afin de choisir un motif de suspension. 8. Effacez la date inscrite dans le champ «Fin de la suspension». 9. La même procédure s applique concernant les places subventionnées. 10. Cliquez sur le bouton «Enregistrer», situé au bas de la page, pour sauvegarder la modification. L information sera transmise automatiquement au Ministère. 27

32 Annexe 3 Calcul du nombre de places subventionnées à répartir entre les RSG Définition d une place subventionnée visée par l agrément d un BC Chaque place visée par l agrément d un BC correspond à 261 jours d occupation. Toutefois, selon les années, ce nombre peut s établir à 260 ou à 262 jours. Les jours et les demi-jours d occupation sont définis dans les règles de l occupation (RO) des BC et des RSG, que l on peut consulter dans le site Web du Ministère. Répercussion des jours de fermeture sur le nombre de jours d occupation déclarés par les RSG La subvention d une RSG dépend de l occupation des places subventionnées qui lui ont été accordées, laquelle occupation découle des ententes de services conclues avec les parents. Sauf pour les exceptions prévues dans les RO, aucune subvention ne peut être réclamée pour un jour ou un demi-jour de fermeture. Ainsi, compte tenu du nombre de journées d APSS que les RSG doivent prendre au cours de chaque exercice financier, une place subventionnée pour une RSG correspond, selon les années, à un maximum de 235, 236 ou 237 jours d occupation pour une offre de services de 5 jours par semaine, peu importe à quel moment les services sont offerts (le jour, le soir, la nuit ou la fin de semaine). Éléments à considérer pour le calcul du nombre de places subventionnées à attribuer à une RSG Pour évaluer le nombre de places subventionnées à attribuer à une RSG, le BC doit tenir compte : de l étendue de l offre de services de la RSG (le jour, le soir, la nuit ou la fin de semaine); du nombre de jours de fermeture prévus par exercice financier; du nombre de places disponibles pour la répartition. Exemple Une RSG demande six places subventionnées pour la garde de jour, en semaine, à raison de cinq jours par semaine. Elle ferme 24 jours par exercice financier, ceux-ci correspondant aux 24 journées d APSS. En supposant que cette attribution réponde aux besoins des parents et que le nombre de places disponibles pour la répartition soit suffisant, le BC attribue 5,5 places subventionnées à la RSG (6 places x 237 jours d occupation/261 jours d occupation). Il s agit du nombre de places subventionnées réellement attribuées à la RSG (champ «Réelle(s)»). Dans la lettre de décision, le BC confirmera à la RSG qu il lui attribue six places subventionnées pour la garde de jour, en semaine, à raison de cinq jours par semaine. De plus, il lui mentionnera que le nombre maximal de jours d occupation pour lesquels elle peut réclamer une subvention par exercice financier est établi en tenant compte des 24 journées d APSS. Il s agit du nombre de places subventionnées confirmées à la RSG (champ «Confirmée(s)»). 28

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