Angoulême-Cognac. Bressuire. La R ochelle. Niort. Parthenay. Poitiers. R ochefort

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1 R APPOR T CONFÉR ENCE EUR OPÉENNE 2005 Angoulême-Cognac Bressuire La R ochelle Niort Parthenay Poitiers R ochefort Fédération Régionale des Jeunes Chambres Economiques de Poitou-Charentes Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants Jeune Chambre Economique EC 2005 BP Poitiers Cedex Tél : Internet : Association loi 1901 reconnue d'utilité publique par décret du 10 juin 1976

2 I NT R ODUCT I ON La Confér ence Européenne 2005 de la Jeune Chambre Economique I nternationale (JCI) s est déroulée du mercredi 1 er juin 2005 au samedi 4 juin 2005 sur le site du Futuroscope en région Poitou-Charentes. Au-delà d un événement JCI, nous avons voulu faire en sorte que cet événement soit un événement mettant en avant le pays d accueil et plus particulièrement notre région le Poitou-Charentes (cf. Bilan marketing/communication). Nous avons commencé la pr omotion de notre conférence dès Juin 2003 à Birmingham (Grande Bretagne) où nous avons été élu par l ensemble des Délégations nationales européennes pour organiser la 49 ème conférence européenne de JCI. Pendant 2 ans, nous avons porté les couleurs du Poitou-Charentes de Copenhague (Danemark) à Malte, de Saint Louis (Missouri, USA) à Fukuoka (Japon). Et dans tous les domaines de la conférence, nous avons conservé ce fil rouge. Ainsi, nous avons fait en sorte de valoriser les produits régionaux que cela s oit au travers des stands que des repas (cf. bilan logistique). Nous avons mis en place des circuits touristiques afin que les congressistes européens découvrent notre région (cf. bilan tourisme). Le programme es t traditionnellement entièrement constitué par la Jeune Chambre Economique I nternationale. Il nous est apparu primordial qu autour des évènements JCI d asseoir un des thèmes primordiaux de notre Région au programme à s avoir le Développement Durable et de mettre en valeur les spécificités de notre région dès que cela était possible afin de valoriser les savoirs, les savoir-faire. Pour mener à bien cette manifestation, plus de 100 bénévoles Picto-charentais se sont mobilisés, certains depuis plus de 2 ans, soirs, week-ends et durant toute cette semaine de j uin Ce fut également une opportunité d expér ience pour près de 40 étudiants en commerce et tourisme des lycées et écoles du Poitou-Charentes. Ensemble, nous avons réussi le pari de recevoir plus de 1300 membres Jeunes Chambre venant de 40 pays qui ont pu découvrir et apprécier notre région. 2

3 SOMMAI R E 3

4 I NT R ODUCT I ON BI LAN SECR ÉT AR I AT GÉNÉR AL page 7 1. Fonctionnement du secrétariat général 1.1 Définition et rôle 1.2 Organigramme du CODI R / COC 2. Avant la conférence 2.1 Calendrier des réunions, rédaction et diffusion des comptesrendus 2.2 T ransmission des tableaux de pilotage et partenariats 2.3 T rie et transmission des mails reçus sur le site internet de la Conférence 2.4 Réception des délégations étrangères 2.5 Support au Directeur de la confér ence 3. Pendant la conférence 3.1 Rôle du bureau du COC 3.2 Bureau du COC / Bureau JCI 3.3 Relations avec JCI 4. Après la conférence 4.1 Réunion «Débriefing» 4.2 Dépôt d un dossier récompense R EMER CI EMENT S BI LAN MAR KET I NG COMMUNI CAT I ON page Marketing 1.1 Constats 1.2 Enjeux 1.3 Objectifs 2. Communication 2.1 Les chartes graphiques 2.2 Le plan de promotion 2.3 Le plan de communication 2.4 Le sponsoring 2.5 Le programme 2.6 La Confér ence sur le développement durable 2.7 L atelier Eco conception / Eco design 2.8 La cér émonie des récompenses R EMER CI EMENT S 4

5 BI LAN PR OGR AMME page Le programme de la Conférence 1.1 Présentation 1.2 Détail 2. Les ateliers et les formations 2.1 Vue générale 2.2 Participation d un cabinet de formation externe 2.3 Speed-business meeting 2.4 Prime, Excel, Lead et Achieve 2.5 Les formations et les ateliers 3. Le développement durable 3.1 Descriptif des enjeux 3.2 La Confér ence sur le Développement Durable 3.3 L atelier Eco-design 3.4 Le Détrivaure 4. Les cérémonies d ouverture et de clôture : deux moments capitaux 4.1 La cér émonie d ouverture 4.2 La cér émonie des récompenses 5. La gestion des ressources humaines 5.1 Préparation 5.2 Pendant la Confér ence R EMER CI EMENT S BI LAN I NSCR I PT I ONS / T OUR I SME page Les inscriptions 2. Le tourisme BI LAN LOGI ST I QUE page L hébergement 1.1 l hôtel siège 1.2 les autres hôtels 2. Le transport 2.1 des personnes 2.2 des V.I.P. 2.3 des marchandises 5

6 3. Le palais de congrès 3.1 le site 3.2 le trade show 3.3 le village des produits régionaux 4. La gestion du matériel 5. La restauration et les cocktails 5.1 les repas du midi 5.2 les cocktails VIP 5.3 le cocktail du chairman 5.4 le dîner du président 6. Les soirées 6.1 la soirée française de bienvenue 6.2 les soirées internationales 6.3 la soirée de Gala 7. La signalétique CONCLUSI ON R EMER CI EMENT S BI LAN PR OGR AMME DES SÉNAT EUR S page Le pré-tour 2. Les excursions 3. Le tournoi de golf 4. Le home hospitality 5. L Assemblée Générale 6. Le repas 7. Le brunch 8. Le bar R EMER CI EMENT S COMPT E DE R ÉSULT AT page 97 CONCLUSI ON page 99 6

7 BI LAN SECR ÉT AR I AT GÉNÉR AL R ÉFÉR ENT 7

8 1. Fonctionnement du secrétariat général 1.1 Définition et rôle 1.2 Organigramme du CODI R / COC 2 Avant la conférence 2.1 Calendrier des réunions, rédaction et diffusion des comptesrendus 2.2 T ransmission des tableaux de pilotage et partenariats 2.3 T rie et transmission des mails reçus sur le site internet de la conférence 2.4 Réception des délégations étrangères 2.5 Support au Directeur de la confér ence 3 Pendant la conférence 3.1 Rôle du bureau du COC 3.2 Bureau du COC / Bureau JCI 3.3 Relations avec JCI 4. Après la conférence 4.1 Réunion «Débriefing» 4.2 Dépôt d un dossier récompense R EMER CI EMENT S 8

9 1. FONCT I ONNEMENT DU SECR ET AR I AT GENER AL R EFERENT EC Définition et rôle Organiser une Conférence Européenne demande une organisation claire et rigoureuse quant au rôle et mission de chaque membre souhaitant faire partie de cette commission. Pour EC 2005, outre le rôle classique dévolu au Secrétariat général (établissement du calendrier des réunions, rédaction et de diffusion des comptes-rendus, support au Directeur), son rôle a été également d être une personne «référente» pour l ensemble des membres du Comité Directeur (CoDir) et du Comité d or ganisation de la Confér ence (COC) notamment : - pour collecter et transmettre les tableaux de pilotage aux membres du Codir, - pour collecter et transmettre les tableaux recherche de partenariats aux membres du Coc, - pour surveiller l avancement et la réalis ation des actions/ travaux dans les temps impartis, - pour trier et transmettre aux personnes compétentes les nombreuses demandes ou questions reçues sur le site de la confér ence. Le bilan ci-après fait état des événements principaux qui se sont produits. 9

10 1.2 Organigramme Codir / Coc Un organigramme établi sous PowerPoint du Comité Directeur (CoDir) et du Comité d organisation de la Confér ence (COC) a été établi et diffusé très rapidement aux membres (en juin 2004, soit environ un an avant la conférence). La Confér ence Européenne 2005 a été l aboutissement d une action commune de l ensemble des 8 Jeunes Chambres Economiques qui compose de la Fédération Poitou-Charentes. Organigramme de la conférence de Zone Europe 2005 Axe d amélioration : - Directeur Trésorier Assistante au CODI R Inscriptions Activités Touristiques Logistique Marketing, Communication Sponsors, partenariats Programme Sénateurs Gestion du matériel Communication Partenariat Sénateurs Formations Ateliers Intervenants Transports Homehospitality Restauration et cocktails Soirées Transports Hébergements Marketing Site I nternet Gus News Gus Infos Partenaires institutionnels Partenaires privés Partenaires liste spéciale Assemblées Générales Cérémonie d ouvertureet des récompenses Fil rouge Tournoi de Golf Excursions Assemblée générale Repas et brunch des sénateurs Pré-tour Bar des Sénateurs Palais des congrès Signalétique Gestion des ressources humaines Membres des commissions Comité directeur (codir) Comité d organisation (coc) 10

11 Commentaire per sonnel : Cet organigramme évolue dans le temps et certaines commissions travaillent ensemble (par exemple le transport pour la logistique et les sénateurs ). Afin que chaque membre de la Fédér ation s approprie le projet, une information complète sur la Confér ence a été faite par les membres du CoDir au sein des JCELS ou lors de manifestations régionales (AG de région, journées de formation ). Des fiches explicatives rappelant les principaux objectifs ont été distribuées à chacun. COMMI SSION.. Objectifs Coordination/ Directeur JCEL Directeur de commission Membres Planning Début Fin Fréquences Etapes intermédiaires Description des tâches : Un tableau récapitulatif de toutes les coordonnées des membres a également été élaboré et diffusé (membres CoDir, Coc, JCEF et JCI ). Un tableau récapitulatif de toutes les coordonnées des membres a également été élaboré et diffusé (membres Codir, Coc, JCEF et JCI ). 11

12 2. AVANT LA CONFERENCE 2.1 Calendriers des réunions, rédaction et diffusion des comptes-rendus Après établissement du rétro-planning, un calendrier des réunions de janvier 2004 à mai 2005 a été arrêté. Sur cette période, il y a eu : - 34 réunions CoDir (composées de 8 membres), - 11 réunions Coc (tous les membres du Poitou-Charentes faisant partie de l organisation de la conférence), - 1 réunion CoDir/ JCEF, - 1 réunion JCEF / Fédérations / COC. Autant d ordres du jour et de comptes -rendus ont été rédigés et diffusés aux personnes concernées suivant la trame des comptes-rendus utilisés par la Jeune Chambre. FEDERATION REGIONALE DES JCE DE POITOU-CHARENTES COMMISSION : REUNION CODIR CONFERENCE EUROPEENNE 2005 REUNION DU : CHEZ : PRESENTS : EXCUSES : ABSENT S: ETAPES DE LA METHODOLOGIE : 1 ENQUETE 4 ACTION 2 EVALUATION 5 EVALUATION 1 POINT SUR LA COMMISSION : 3 PLANIFICATION 6 TRANSMISSION 2 QUI FAIT QUOI? DATE PROCHAINE REUNION 12

13 Commentaire per sonnel : Afin d éviter quelques incompréhensions souvent dues à un manque de communication, il est très important de faire circuler l information à T OUT ES les personnes concernées : les membres de la commission, le conseil d administration et le Conseil Fédéral de la JCEF, le chairman de la Confér ence, le responsable JCI de la zone, le chargé de mission à JCI 2.2 Centralisation et transmission des tableaux de pilotage et de part enar iats T ableaux de pilotage C est en janvier 2005, soit 5 mois avant la Confér ence que les membr es du CoDir ont décidé de mettre en place un tableau de pilotage général sous Excel permettant ainsi à chaque Directeur de Commission de vis ualiser l état d avancement des travaux et actions réalisés et restant à r éalis er (logistique, marketing/communication, Sénateurs, Programme). Le référent CoDir collectait ainsi ces différents tableaux et le synthétisait en un seul avant de le renvoyer chaque début de semaine. 12 tableaux de pilotage ont ainsi été crées de j anvier à mai T ableaux de recher che de par t enar iat s La clef de voûte de toute action Jeune Chambre est de trouver des partenaires afin de réaliser les actions. Afin d éviter qu un partenaire ne soit sollicité deux fois pour la confér ence européenne et qu il y est un suivi dans la recherche de partenaires (que chacun sache qui il doit contacter), la commission «sponsors/partenariats» a élabor é un tableau sous Excel. Celui-ci était composé de deux feuilles : - une feuille composée des besoins en équipement et en nature pour la conférence, - une feuille partenariats institutionnels et financiers. Le référent CoDir recevait ainsi l état d avancement des recherches en partenariat de tous les membres et le synthétisait chaque début de semaine avant de le renvoyer au CoDir et aux membres de la commis sion. 11 tableaux de partenariats ont été crées de j anvier à mai

14 Points forts : - méthodologie de travail très rigoureuse avec la mis e en place d outils concis et concrets, - synthétisation de tous les travaux en cours sur un seul et même document. Points faibles : - chacun utilisateur doit avoir une méthode de travail rigoureuse pour remplir les tableaux, - avoir une bonne connaissance du logiciel Excel, - difficultés rencontrées parfois pour avoir les informations à temps. 2.3 T ri et transmission des mails reçus sur le site internet de la conf ér ence L importance d un site internet pour l organisation d une manifestation nationale, de zone ou internationale au sein de notre mouvement n est aujourd hui plus à démontrer. Bien que chaque Directeur de commission ait une adresse spécifique, le secrétariat général recevait en moyenne 10 mails de demande de renseignements de membres Jeune Chambre par jour par l intermédiaire de l adresse e -mail suivante Après lecture, trie et transmission de ces mails aux personnes concernées, il fallait assurer que le suivi des réponses se faisait bien (mise en copie systématique demandée). Les principales questions reposaient sur le transport (moyen à disposition, horaires), le suivi des inscriptions, le programme des formations, les circuits touristiques proposés. Commentaire per sonnel : I l faut savoir que la ges tion des s peut prendre parfois 2 à 3 heures de traitement par jour, surtout dans les 2 mois qui précédent l échéance de la Conférence. 2.4 R éception des délégations étrangères Plusieurs délégations de membres Jeune Chambre sont venues à Poitiers quelques mois avant la Confér ence afin de visiter le palais des congrès (et plus particulièrement le trade-show afin de réserver les stands), les hôtels, les lieux d accueil possibles pour l organisation d un cocktail, rencontrer les membres du CoDir et découvrir la ville de Poitiers ainsi que le Parc du Futuroscope. 14

15 Sont venues à Poitier s : - une délégation allemande, - une délégation finlandaise, - une délégation hollandaise, - une délégation belge. Lors des réunions CoDir, un «programme» de visites était établi et une liste des personnes pouvant les accompagner dressée. Commentaire per sonnel : - Difficultés rencontrées pour pouvoir recevoir ces délégations en semaine (disponibilités dans la j our née), tous les membres du CoDir étant des bénévoles. - Le Palais des Congrès n était ouvert que du lundi au vendredi (pas de possibilité de visites le samedi). 2.5 Support au Directeur de la Confér ence En plus des relations courantes d organisation et d information et de secrétariat général avec le Directeur de la Confér ence, environ 8 semaines avant la conférence, une réunion hebdomadaire s est tenue entre le référent CoDir et le Directeur de la Conférence afin de synthétiser toutes les informations reçues et de prioriser les travaux à effectuer. Un tableau excel a été ainsi crée chaque semaine. 15

16 3. PENDANT LA CONFER ENCE Mission et objectifs : 3.1 R ôle du bureau du COC Le bureau du Coc es t avant tout un «Quartier Général». Il doit : * être un lieu d accueil pour différents types de public : les membres de la fédération Poitou-Charentes, les membres de JCEF, les membres de JCI, les stagiaires, les Sénateurs, les formateurs en quête d informations ou d interlocuteurs. * être un lieu de détente, de réunions mais également de stockage «sûr» pour les organisateurs (matériel informatique, matériels vidéo, clefs des voitures VIP, sacs à main, ) * être un lieu de travail. De multiples travaux informatiques «de dernière minute» y sont demandés (programme j ournalier pour la délégation française, étiquettes canaux des talkies-walkies, menus des déjeuners, livret récompenses, affiches d information ). * être ouvert sur une grande amplitude horaire (pour la Conférence, il était ouvert de 7h30 le matin à 21h00 le soir). C est un endroit où il faut savoir y gérer les priorités et le stress. Les personnes «permanentes» doivent être polies et accueillantes, au service de tous, doivent savoir communiquer, garder leur sang froid, être d humeur égale et avoir l esprit de synthèse. Pour la Conférence le bureau du Coc a également géré le parc des véhicules VIP (véhicules et chauffeurs). Points forts : - La diver s ité des publics permet de rencontrer différents membres et créer des moments de convivialité et de souvenirs mémorables (même si le bureau reste un peu en marge des évènements manquants de la Confér ence pendant la j our née), - La compétence de l équipe organisat rice de la Confér ence a été appréciée. Points faibles : - Difficultés à gérer toutes les informations qui arrivent à la fois, - Perte de la notion du temps. Il faut savoir gérer sa condition physique sur toute la durée de la confér ence (sommeil, pauses et nourriture sont à pr évoir dans la journée). 16

17 Commentaire per sonnel : - T oujours prévoir un(e) ou des membres expérimenté(e)s à ce poste (2 ou 3 personnes est un minimum) - Le bureau ne doit pas être laissé «sans surveillance». Seuls deux ou trois personnes maximums doivent avoir les clefs. - I l est souhaitable que les personnes «permanentes» du bureau aient leurs chambres à pr oximité afin de faciliter la réactivité en cas de besoin. Suggestion : - Afin de faciliter la vie de certaines mamans et si l organisati on le permet, il serait peut-être souhaitable d organiser un service baby -sitting en relation avec des associations locales, - Si possible, prévoir pendant la confér ence une réunion avec les futurs organisateurs de manifestations Jeune Chambre (conférence de zone, congrès mondial ). Le bureau du COC a en effet reçu la vis ite de membres de Séoul et de T allinn! - Prévoir un endroit pour les objets perdus (pulls, lunettes, portefeuilles, téléphones portables ). Peut -être le bureau des solutions? - Certains membres souhaitent pour diverses raisons avoir des renseignements sur les moyens de transports. Il faudrait avoir un partenariat avec une agence de voyage (et qui gérerait également les grèves éventuels dans le pays d accueil). - Prévoir quelques boîtes de rangement fermant à clef (pour les casques de traduction à l entr ée des amphithéâtres), les clefs des véhicules 3.2 Bureau COC / Bureau JCI 2 bureaux côte à côte ont été prévus pour le bureau du COC et de JCI. L installation des bureaux et du matériel informatique a pu se faire 5 jours avant le début de la confér ence dans des salles spéciales louées à l Hôtel siège (Clarion). Matériel informatique à disposition : * Bureau du COC : 2 micros ordinateurs, 1 imprimante locale, 1 photocopieur noir et blanc tr ieur agrafeur, * Bureau JCI : 2 micros ordinateurs, 1 imprimante locale, * En réseau : internet, 1 imprimante photocopieuse couleurs trieuse agrafeuse. Le petit matériel de bureau (classeurs, pochettes, ciseaux, post-it, colle, scotch, agrafeuses, stylos, blocs-notes ), les consommables informatique ainsi que le papier format A4 et A3 avaient bien été quantifiés et à dis pos ition dans le bureau du Coc. Points forts : - Stress évité sur le fonctionnement du matériel. Des essais ont pu être faits en toute tranquillité les jours précédents la confér ence, 17

18 - La pr oximité des bureaux facilite les échanges et la tr ans mis s ion des informations, - «l isolement» des bureaux du lieu de la confér ence (Palais des Congrès) jugule ainsi les flux de «visiteurs» et facilite un travail plus serein. Point faible : - Pour le bureau du COC : des formateurs ou des personnes demandaient à avoir accès à leurs documents de formation afin de retravailler dessus et de pouvoir les imprimer. Cela mobilis ait parfois les 2 postes de travail et retardait d autant plus les travaux demandés le plus souvent en urgence par les organisateurs. Commentaire per sonnel : - Prévoir dans le bureau du COC un ou deux micro-ordinateurs en libre service, ayant une connexion internet et la possibilité d imprimer, - «coup de feu» au même moment pour le CoDir et JCI le samedi après-midi pour la pr épar ation de la cér émonie des récompenses : afin de pallier les pannes informatiques, prévoir une ou plusieurs imprimantes «en réserve», - Avoir une personne «référente» en informatique pouvant faire des réparations immédiates (bugs). 3.4 R elations avec le bur eau JCI Le bureau du Coc a eu des relations principalement avec les membres du bureau JCI suivants : la Chair man de la confér ence, le responsable des inscriptions, le responsable de Z one et son assistante, le responsable des formations, les chargées de mission «JCI News». Commentaire per sonnel : - Nécessité de pratiquer l anglais, - Avant la Confér ence (J-1), organiser des réunions CoDir / Chairman / JCI pour une prise de contact directe (mémorisation des visages, qui fait quoi ), - Avoir des informations plus précises sur les heures d arrivée et de départ des VIP, leur nombre et leur lieu d arrivée, - Penser à four nir des logiciels en anglais : Word, Excel, Publisher (notamment pour le journal «JCI News» ). 18

19 4. APR ES LA CONFER ENCE 4.1 R éunion «Débriefing» 15 jours après la confér ence européenne, une réunion «débriefing» a eu lieu réunissant tous les acteurs ayant participé à cette formidable expér ience. Chaque personne présente a ains i pu donner en public s a vis ion de l événement, exprimer ses ressentis ainsi que les points positifs et les points négatifs qu il avait pu noter. Cette réunion a également permis de raconter les anecdotes parfois cocasses qui s étaient déroulées pendant la Confér ence! Commentaire per sonnel : - C est une réunion est très importante car elle permet à tous les acteurs (organisateurs, participants, volontaires, observateurs ) de prendre la par ole en public et d exprimer leurs émotions. Elle participe à la cons tr uction d une mémoire collecte des membres. - Elle doit être organisée dans les jours qui suivent la confér ence. L évènement est encore frais dans les mémoires, le stress est oublié et chacun a plais ir à s e revoir. 4.2 Dépôt d un dossier récompense Les dossiers récompenses ont pour but de mettre en avant les des actions Jeune Chambre particulièrement remarquable. Fière d avoir pu proposer une conférence européenne de qualité aux membres Jeune Chambre, l équipe du CoDir a décidé de déposer un dossier récompense pour le congrès mondial JCI à Vienne en octobre Le doss ier concourre dans la catégor ie B4 «meilleur programme de développement international». 19

20 R EMER CI EMENT S : Merci à la Jeune Chambre Economique. Merci tout particulier aux membres du CoDir qui m ont fait vivre une incroyable aventure humaine : Yannick Vendé, Laurent Giraud, Thierry Gazeau, Laurent Verdon, Hélène Jousselin, Catherine Huvelin, Sophie Dehais, Emmanuelle Dubois, Arnaud Astier. Merci également à toutes les personnes qui m ont aidé à un moment ou un autre : Emmanuel Alpanda, Filiep Beelen, Fanny Mercereau, Thierry Chollet, Cathy Ragonneau, Nathalie Boudier, Yannicke Allour, Raphaël Gaboriau, Jérôme Genevée, Denis Moinet, Grégory Savignard, Damien Schonberg, Charles Bertrand, Rodolphe Cornu, Frédéric Beaus s et, Fabienne Leblois Lecourt, Jean-Jacques Maignan, Samuella et toute l équipe du COC E C

21 BI LAN MAR KET I NG COMMUNI CAT I ON 21

22 1. Marketing 1.1 Constats 1.2 Enjeux 1.3 Objectifs 2. Communication 2.1 Les chartes graphiques 2.2 Le plan de promotion 2.3 Le plan de communication 2.4 Le sponsoring 2.5 Le programme 2.6 La Confér ence sur le développement durable 2.7 L atelier Eco conception / Eco design 2.8 La cér émonie des récompenses R EMER CI EMENT S 22

23 1. MAR KET I NG 1.1 Constats - T oute communication liée à l Eur ope se réalise dans un contexte symbolique fort, la racine du mot Europe es t double : o eurus qui signifie large, étendu o ops qui désigne l œil, le regard - La couleur de l Europe est le bleu, cernée d un cercle d étoiles pour son drapeau. - L Europe s étend de l Atlantique à l Our al, pendant que la zone D de JCI regroupe 34 pays. 1.2 Enjeux - I nstaller une marque «Conférence Européenne» dans un environnement concurrentiel fort : o Congrès Mondial à Vienne o Congrès National à Biarritz. - Affirmer une identité régionale Poitou-Charentes en capitalisant sur les ressources Touristiques, Gastronomiques, exploiter l Economie Régionale pour la réalis ation des différents projets. - Fédérer et fidéliser les membres de la Fédér ation Régionale Poitou-Charentes autour du projet Conférence Européenne. - Capitaliser sur la Confér ence Européenne pour développer la notor iété de la Jeune Chambre Economique et pour communiquer sur les actions des Jeunes Chambres Locales de Poitou-Charentes. 1.3 Objectifs - Elaborer une charte graphique - Définir un plan de communication multi canaux - Créer une signature respectant les valeurs du mouvement : «Acteurs d une Europe en progrès». - Assurer la cohérence entre l ensemble des supports de communication 23

24 - Contribuer à la r éalisation des différentes actions en mettant à dis pos ition des outils dédiés POI NT DE VI GI L ANCE Afficher une politique market ing pour l ensemble des domaines qui soit lisible, fédératrice et puisse, à ce t itr e, être un repère pour les différents domaines et toutes les actions de la Confér ence. 2. COMMUNI CAT I ON Le concept retenu pour la communication de la Confér ence Européenne devait respecter les valeurs du mouvement, la s ignatur e «Acteurs d une Europe en progrès» répondait à la logique de contribution de JCI, la pr is e de parole dans les supports était assurée par la mas cotte Gus. 1.1 Les chartes graphiques Deux chartes graphiques ont été rédigées pour la Communication de la Conférence Européenne : la 1 ère pour la période «Promotion», la 2 nde pour la période «Conférence» afin de créer l événement pour l équipe d organisation. Promotion Le logo de la Confér ence Européenne était la mas cotte Gus avec s on canotier sur fond bleu incrusté d étoiles et le logo JCI en blanc. La Fr ance s exprimait avec le canotier de Gus et son ruban France, l Europe par le fond bleu étoilé. La for ce des couleurs retenues Bleu et Feu Europe et Energie exprimait doublement l esprit de la Confér ence et les spécificités locales, la façade maritime et le terroir (melons, Cognac). Les langues officielles étaient le Français et l Anglais. La police T ahoma a été choisie en raison de sa modernité, sa lis ibilité et son élégance. Les pantones des couleurs, les modèles de puces et les recommandations papier ont également été définies. Pour la pér iode de Promotion, les fichiers type des principaux documents ont été mis à dis pos ition de l équipe d organis ation : - entête de document avec l affichage du logo JCI, la mention de Poitiers et de Poitou-Charentes - pied de page avec une signature Fédération Régionale des Jeunes Chambres Economiques de Poitou-Charentes - papier à lettres - tampon 24

25 - cartes de visite recto-verso - power point - autocollant - carte de voeux Pour l animation des différents supports, la mas cotte Gus a été mise en scène dans différentes situations : - Gus, Chef d Orchestre - Gus garde le temps - Gus randonne - Gus se met à table - Gus au bord de la mer - Gus fait la fête - Gus, Journaliste - Gus va s e coucher - Gus, Sénateur JCI - Gus, Chef de Cuisine Une autre mise en scène de Gus a été conçue pour la carte de vœux 2005 réalisée pour la Fédér ation Régionale et reprise par l ensemble des Jeunes Chambres Locales. Conférence Pour la pér iode de la Confér ence, la char te graphique initiale a été adaptée notamment au niveau des couleurs où le feu a été abandonné et remplacé par un vert anis et le bleu décliné sous forme de mosaïque. Pour cette période de nouveaux supports ont été réalisés et diffusés, notamment toute la signalétique a été réalisée en intégrant cette évolution : - power point - bracelet congressiste bleu - badge congressiste JCI - programme de la confér ence - diplôme de participation - bon de commande DVD-Affiche - sérigraphie du DVD - pochette du CD Photos et du DVD - sac à dos - totem - pupitre 25

26 POI NT S DE VI GI L ANCE - I ntégrer les logos des principaux partenaires dans les supports de communication tout en respectant leur propre char te gr aphique - Se rapprocher de JCI pour obtenir le cahier des charges du badge congressiste - Définir avec JCI le nombre de pages souhaitées dans le pr ogr amme - Optimiser le ret our d informations concernant les pages programme (format de fichier, nombre de pages) - Concevoir un rétro planning du programme int égr ant une r elect ur e collective - Prévoir dans le progr amme une à deux pages non affectées afin de gérer d éventuelles urgences 2.2 Plan de pr omot ion La pr omotion de la Conférence a débuté en Juin 2003 en faisant acte de candidature pour l organisation de la Conférence 2005, différents supports ont été r éalis és dans le respect des chartes graphiques des deux périodes : - Vidéo pour promouvoir la candidatur e - Costume à taille humaine de la mas cotte Gus - Autocollants, Tracts, Brochure Conférence - Ballons bleu et feu, bannières - Musique «Shined on me Praise Cats», Chorégraphie, Chanson - T ee shirts, Polos, Lunettes, Tabliers couleur Feu - Cognac, Pineau, «Cocktail Cathy», Orange Bleue, Fromages de Chèvre, Melons, Beurre, Huîtres, Chocolats, Farci Poitevin, corbeilles de produits régionaux - Polo, Body Warmer, Lunettes couleur Bleu - Chemises blanches - CD Photos, Affiche - Carte de remerciements - DVD pour garder la mémoir e de la confér ence Le comité d organisation de Conférence s est investi pour représenter la Fédér ation Poitou-Charentes et promouvoir la Confér ence Européenne sur la maj or ité des événements de la pér iode : Juin 2003 : - Birmingham, Conférence Européenne : présence d une délégation régionale pour défendre la candidatur e de la Fédération Poitou-Charentes à l organisation de la Confér ence Européenne

27 Janvier 2004 : - Suisse, Lausanne : Week-end de repérage pour l organisation de la pr omotion d EC2005 et d échange avec les organisateurs de la Confér ence Européenne 2004 Février 2004 : - Puy en Velay, Conférence des Présidents : représentation par les présidents 2004 de la Fédération Poitou-Charentes - Strasbourg, Conseil de Développement Européen : représentation par le Directeur de la Confér ence, remise d un petit cadeau régional et réalisation d un pin s collector Juin 2004 : - Suisse, Lausanne, Conférence Européenne : représentation par une délégation Poitou-Charentes o gestion d un stand avec dégus tation de produits régionaux (huîtres, melon, farci poitevin, fromage de chèvre, Cognac, Pineau) o organisation d un jeu concours pour gagner le pré-hébergement de la conférence à l I le de Ré o organisation d une s oir ée française avec dégus tation de produits régionaux o intervention en AG avec une présentation power point et l ensemble de la délégation française o participation du Directeur de la Confér ence et de la Dir ectr ice Marketing Communication aux cocktails organisés par les délégations monégasques et autrichiennes - Rezé, Convention Nationale : représentation par une délégation régionale o gestion d un stand avec dégus tation des produits régionaux o organisation de la 2nde édition du jeu concours pour gagner le préhébergement de la confér ence à l I le de Ré o intervention en AG avec une présentation power point et l ensemble de la délégation régionale - Poitiers, accueil de la Délégation Belge, candidate à l or ganis ation du déplacement à la Confér ence Européenne de Poitiers, par des membres du Comité d Organisation Septembre Allemagne, Francfort, Convention Nationale, participation de membres du Comité d Organisation o promotion de la Confér ence avec dégus tation d huîtres, de Pineau, de Cognac o remise de corbeilles de spécialités régionales au Président National et l EVP Europe - Pays Bas, Zevenbergen, Convention Nationale, participation du Directeur de la Confér ence o Promotion avec dégus tation d huîtres, de Pineau des Charentes et de Cognac 27

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