MANUEL DE POLITIQUES ET PROCÉDURES PROVENANCE : NUMÉRO : DRH-006. Direction des ressources humaines OBJET : EN VIGUEUR :

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1 MANUEL DE POLITIQUES ET PROCÉDURES PROVENANCE : Direction des ressources humaines OBJET : Formation et développement des ressources humaines (excluant le personnel cadre) NUMÉRO : DRH-006 EN VIGUEUR : Le 23 mai INTRODUCTION Le Centre de santé et de services sociaux de Bécancour Nicolet-Yamaska, en adoptant la présente politique, reconnaît que la formation et le développement personnel constituent le moyen par excellence non seulement de maintenir mais surtout d augmenter la qualité de ses ressources humaines. Cette reconnaissance est d autant plus importante que la qualité des services offerts à la population est directement reliée à la qualité des ressources humaines qui oeuvrent à l intérieur de l établissement. Chaque individu étant responsable de sa formation et de son développement personnel, cette politique se veut un outil mis à sa disposition afin de l aider dans sa démarche et de situer dans quel cadre il doit rechercher l atteinte de ses objectifs et ceux de l organisation. La présente politique vise également à faciliter la prise de décision des gestionnaires impliqués dans le processus en déterminant la ligne de conduite de l établissement en matière de formation et de développement des ressources humaines. Elle décrit également les principes, les modalités, les responsabilités et les ressources que le Centre de santé et de services sociaux de Bécancour Nicolet-Yamaska définit afin d actualiser le développement de ses ressources humaines. DRH-006 Formation et développement des ressources humaines Page 1 de 7

2 2. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE Le Centre de santé et de services sociaux de Bécancour Nicolet-Yamaska considère que la formation et le développement de ses ressources humaines qu il entend privilégier doivent contribuer à l atteinte des objectifs suivants : maintenir et augmenter la qualité des services offerts; assurer la meilleure adéquation possible entre la compétence des personnes et l évolution des besoins de l organisation; assurer que le cadre légal et normatif en matière de formation et de développement des ressources humaines est respecté : Loi sur les services de santé et les services sociaux, conventions collectives, normes du Conseil québécois d agrément, politique-cadre du MSSS, Code des professions, etc. 3. PRINCIPES La présente politique de «formation et développement des ressources humaines» (FDRH) s appuie sur un certain nombre de principes qui se résument comme suit : le développement des ressources humaines doit être un processus continu et planifié; La responsabilité première de la gestion de la formation appartient à chaque gestionnaire. La participation aux activités de formation est volontaire ou obligatoire selon la nature de l activité et les objectifs visés. L activité obligatoire fait alors partie intégrante de la prestation de travail. Lorsqu il y a lieu, le choix des personnes à former et à perfectionner s effectue par une sélection systématique en fonction des besoins et du degré de priorité. Toute formation dispensée doit faire l objet d un réinvestissement de façon à maximiser le transfert des apprentissages ou régler une situation de travail préalablement identifiée. D une part, ces principes servent de points de référence pour l articulation et les procédures requises et d autre part, lorsqu éventuellement il y aura nécessité d interpréter l une ou l autre des composantes de la politique, les personnes intéressées pourront y référer. DRH-006 Formation et développement des ressources humaines Page 2 de 7

3 4. PROCESSUS DE FORMATION ET DE DÉVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES Dans le but de s assurer que les principes sur lesquels se fondent la politique de FDRH sont respectés, il est important de définir les différentes étapes à franchir dans l élaboration et la réalisation d une activité de formation. Le tout se résume aux cinq étapes suivantes : 4.1 Identification des besoins Au cours de cette étape, il s agit de recueillir les besoins tant individuels que collectifs (voir outils en annexe) à partir de certaines données telles que : objectifs annuels, développement organisationnel, description des tâches, appréciation du rendement, demandes individuelles, introduction de nouvelles technologies, etc. 4.2 Analyse des besoins et élaboration de plans de FDRH À cette étape, on détermine quelles sont les compétences à acquérir ou à parfaire pour que les employés ou les groupes d employés accomplissent adéquatement leur travail et pour que les objectifs définis par l établissement soient atteints. Cette étape permet de définir les buts visés par la formation. 4.3 Conception de sessions de FDRH Il s agit d identifier les ressources internes ou externes les plus appropriées pour réaliser les plans de formation. Les critères suivants doivent être pris en considération : le projet de réinvestissement des acquis; les disponibilités financières; les possibilités de remplacement, selon le cas; les exigences des conventions collectives. Dans le cas d activités découlant de l application des conventions collectives, les critères de sélection sont établis en partenariat avec le syndicat concerné. Enfin, l établissement sera particulièrement attentif et ouvert au rôle de «coach» qu un ou des membres du personnel pourraient assumer auprès des individus ou des équipes à former. DRH-006 Formation et développement des ressources humaines Page 3 de 7

4 4.4 Mise en œuvre des plans de FDRH La mise en commun des différents plans constitue le plan annuel de FDRH qui comporte l ensemble des activités pour tous les programmes et services, permettant d atteindre les objectifs d apprentissage recherchés. 4.5 Évaluation et révision Cette étape permet de mesurer la satisfaction, les apprentissages et l impact des activités de formation dans l établissement. 5. DÉFINITIONS ET TYPOLOGIE Des définitions claires et une typologie significative permettent à tous les intervenants d adopter un langage commun et assurent une meilleure utilisation des moyens mis à leur disposition. À cette fin, voici quelles sont les principales définitions que nous croyons important d inclure dans la présente politique : Développement des ressources humaines Processus intégré et continu par lequel la personne salariée acquiert des connaissances, développe des habiletés et améliore des attitudes dans l exercice de ses fonctions. Mise à jour Réfère à des activités ayant pour but de permettre à la personne salariée d acquérir le complément de théorie ou de technique nécessaire à l exercice de ses tâches. La mise à jour peut notamment permettre à la personne salariée de s adapter à l application d une nouvelle approche (ou nouveau programme) de dispensation de soins ou services ainsi qu à l utilisation d une nouvelle technologie (ou nouvel équipement) modifiant l exercice de ses tâches. Perfectionnement Réfère à des activités permettant à la personne salariée d acquérir une compétence accrue dans le champ d activités qui lui est propre. Le perfectionnement peut aussi s avérer nécessaire pour préparer une personne salariée à occuper une autre fonction ou assumer de nouveaux aspects de sa fonction actuelle selon les besoins de l établissement en matière de développement de services. DRH-006 Formation et développement des ressources humaines Page 4 de 7

5 Orientation Réfère à un ensemble d activités ayant pour objectifs d introduire et d intégrer rapidement et efficacement la personne salariée à son nouveau milieu de travail ou à ses nouvelles fonctions. 6. PLANIFICATION BUDGÉTAIRE Il appartient à la direction du Centre de santé et de services sociaux de Bécancour Nicolet-Yamaska de décider du budget qui sera alloué annuellement à la formation et au développement des ressources humaines, tout en respectant la loi 90. Cette dernière exige que le budget annuel à y consacrer représente minimalement 1 % de la masse salariale des employés salariés. 7. RESPONSABILITÉS 7.1 Employé ou employée Participe activement à la démarche d identification des besoins de formation tant individuels que collectifs. Voit au réinvestissement de la formation acquise de façon à maximiser le transfert de ses connaissances ou de ses apprentissages au sein de son équipe de travail. 7.2 Gestionnaire (cadre intermédiaire) Identifie les besoins de formation à l intérieur de ses secteurs d activités, les analyse, les priorise et fait des recommandations à sa direction. Voit au respect des budgets alloués dans ses secteurs d activités. 7.3 Directeur Identifie, de concert avec ses gestionnaires, les priorités dans les besoins de formation exprimés par ceux-ci. Outils ci-joints. S assure du respect des budgets alloués dans sa direction. 7.4 Direction des ressources humaines Coordonne l ensemble du processus, assure un support aux gestionnaires et aux directeurs, ainsi que le bon fonctionnement du comité du «Plan de développement des ressources humaines» (PDRH). DRH-006 Formation et développement des ressources humaines Page 5 de 7

6 7.5 Direction des services financiers, techniques et informationnels Produit périodiquement des rapports budgétaires aux gestionnaires, aux directeurs et au comité de direction. Produit périodiquement (ou à une autre fréquence) des rapports budgétaires ou financiers adaptés aux besoins du comité du PDRH. 7.6 Comité du PDRH Reçoit le projet du plan annuel de FDRH pour commentaires ou suggestions. Par la suite, la direction des ressources humaines complète le dit projet pour le soumettre au comité de direction. 7.7 Comité de direction Identifie les priorités organisationnelles quant aux besoins de formation. Approuve le plan annuel de FDRH. 8. ÉCHÉANCIER DES ACTIVITÉS Le comité de direction établira annuellement l échéancier des activités reliées à l élaboration des plans de FDRH, lequel échéancier sera diffusé par la suite par la direction des ressources humaines. 9. ANNEXES Formulaires : Demande individuelle de participation à une activité de formation Grille d identification des besoins collectifs de formation Formation et développement des ressources humaines : planification annuelle par direction DRH-006 Formation et développement des ressources humaines Page 6 de 7

7 10. MESURE D APPLICATION DE CETTE POLITIQUE Cette politique, une fois en vigueur, remplace et annule toutes celles écrites ou tacites appliquées antérieurement dans tous les établissements issus de la fusion ayant donné naissance au Centre de santé et de services sociaux de Bécancour Nicolet-Yamaska. Approuvée par le comité de direction : Le 23 mai 2006 Version du 23 mai 2006 DRH-006 Formation et développement des ressources humaines Page 7 de 7

8 DEMANDE INDIVIDUELLE DE PARTICIPATION À UNE ACTIVITÉ DE FORMATION (ex. : colloque, congrès, séminaire, etc.) 1. IDENTIFICATION DE L EMPLOYÉ OU EMPLOYÉE # Employé ou employée Nom de l employé ou employée Service Titre d emploi : Statut : TC TPR TPO 2. IDENTIFICATION DE L ACTIVITÉ DE FORMATION Nom de l activité Ressource (institution, firme, etc.) Endroit Date : Durée en jours et nombre d heures J H 3. ANALYSE DE BESOIN 3.1 Quels aspects de votre travail visez-vous à améliorer par votre participation à cette activité? 3.2 Cette activité s inscrit-elle à l intérieur de votre plan de carrière? Oui Non Commentaires : 3.3 Expliquez comment les autres membres de votre service pourront tirer profit de cette activité, c est-à-dire les moyens que vous utiliserez pour transférer les connaissances ou apprentissages acquis par cette formation : 4. COMMENTAIRES ET DÉCISION DU GESTIONNAIRE Accepté Refusé Signature du gestionnaire : Date : c.c. : Direction des ressources humaines (si demande acceptée) Mai 2006 DRH-006 Annexe Demande individuelle de participation à une activité de formation Page 1 de 1

9 GRILLE D IDENTIFICATION DES BESOINS COLLECTIFS DE FORMATION Cette grille constitue un outil à la disposition de tous les gestionnaires pour alimenter leur réflexion quant aux besoins de formation d un groupe d employés. Direction : Service Gestionnaire 1. BESOINS DÉCOULANT DU RENDEMENT 1.1 Indiquer les objectifs les plus fréquents que doivent rencontrer vos employés? 1.2 Indiquer quels comportements, connaissances, habiletés, attitudes, le personnel pourrait développer pour atteindre les objectifs décrits cidessus? 2. BESOINS CONCERNANT UN GROUPE D EMPLOYÉS 2.1 Indiquer tout besoin de formation relié à un groupe spécifique. (ex. : Intervenants auprès de la clientèle, personnel administratif, technique et de soutien) 2.2 Ressortir tout besoin qui aurait été identifié dans d autres démarches. (ex. : processus d agrément) DRH-006 Annexe Grille d identification des besoins collectifs de formation Page 1 de 2

10 GRILLE D IDENTIFICATION DES BESOINS COLLECTIFS DE FORMATION (suite) 3. BESOINS NÉCESSITÉS PAR LES PRIORITÉS ORGANISATIONNELLES OU DE DIRECTION. 3.1 Quelles sont les compétences ou connaissances que vos employés doivent acquérir pour rencontrer les priorités organisationnelles ou de direction? 3.2 Décrire l état d une situation propre au fonctionnement actuel dans votre groupe pour laquelle une activité en formation serait nécessaire. (ex. : climat organisationnel, continuité et/ou amélioration des soins et services) 3.3 Indiquer les objectifs ou les résultats escomptés à la suite d une activité de formation visant à répondre à cette situation décrite ci-dessus. 4. SYNTHÈSE 4.1 Au niveau des besoins de formation que vous avez identifiés, veuillez effectuer une priorisation et préciser les motifs qui justifient l importance que vous leur accordez? (au besoin, joindre une page additionnelle) 5. SIGNATURES ET APPROBATION Demandé par : Date : Gestionnaire Approuvé par : Date : Directeur c.c. : Direction des ressources humaines (à transmettre par Lotus Notes, à M. Laurier Lemire) Mai 2006 DRH-006 Annexe Grille d identification des besoins collectifs de formation Page 2 de 2

11 Formation et développement des ressources humaines (excluant le personnel cadre) Planification annuelle 200 / 200 Direction : Besoins collectifs Date prévue Thème Service concerné Nombre de participant s Durée de la formatio n Signature du directeur DATE : NOTE : Mai 2006 À transmettre au directeur des ressources humaines, par Lotus Notes, au plus tard le 31 mai annuellement. DRH-006 Annexe Formation et développement des ressources humaines : Page 1 de 1 planification annuelle par direction

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