FICHE PRODUIT INTERNE

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1 FICHE PRODUIT INTERNE MAILEVA DIRECT Définition Qu est-ce que Maileva Direct? Maileva Direct est une imprimante virtuelle proposée gratuitement par Maileva qui donne accès aux services d envoi de courrier unitaire ou de type flux (factures, bulletins de paie ). Intégralement développée par Maileva, cette solution logicielle s intègre aux applications bureautiques du client (Word, Excel, PDF ) et lui permet de réaliser des envois de courrier et recommandé en quelques clics, directement à partir de ses documents. Pour réaliser un envoi avec Maileva Direct, il suffit de : - Cliquer sur Fichier>Imprimer à partir du document à envoyer et sélectionnez Maileva Direct parmi les imprimantes disponibles - Importer ou saisir des destinataires - Choisir les options d envoi et c est posté! Maileva s occupe de tout : impression, mise sous pli et remise à La Poste le jour-même* des courriers et recommandés. *Pour toute demande transmise avant 14h (heure de métropole) A qui s adresse ce mode d accès? Maileva Direct concerne tous les clients Maileva (y compris les Comptes en réseau). Elle s adresse aux utilisateurs qui souhaitent bénéficier d une solution simple et rapide afin de gérer l ensemble de leurs courriers et recommandés, directement depuis leur environnement de travail, sans avoir besoin de se connecter à Internet. Comment en bénéficier? 1. Télécharger gratuitement l application en ligne sur l Espace Client à la rubrique Outils>Maileva Direct 2. Installer Maileva Direct sur le poste de travail à partir d une session administrateur. Maileva propose un accompagnement gratuit par le support technique au (service gratuit + prix d appel), du lundi au vendredi, de 9h à 18h Lancer Maileva Direct en s identifiant avec la référence utilisateur et le mot de passe initial Maileva. En cas d oubli du mot de passe initial, contacter Maileva Direct est prête à être utilisée 1/7

2 Bénéfices clients Maileva de la solution SIMPLE - Aucun développement informatique à réaliser - Installation gratuite en 10 minutes - Service disponible 24h/24 - Envoi immédiat - Remise à La Poste le jour-même* *pour toute demande transmise avant 14h (heure de métropole) EFFICACE - Intégré au cœur de vos outils bureautiques (Excel, Word, PDF ) - Interface unique pour gérer l'édition et l envoi de documents - Accompagnement gratuit et personnalisé de votre envoi - Envois récurrents automatisés (factures ) - Export global de données pour les réutiliser facilement (règles d envoi, carnet d adresses ) SOUPLE - Accès depuis le poste de travail de chaque utilisateur - Accès à distance depuis un poste de travail virtuel : compatible TSE et Citrix XenDesktop - Facturation sans minimum de volume selon votre formule d abonnement Pour vous accompagner au démarrage ou selon vos besoins, vos conseillers sont à votre disposition du lundi au vendredi de 9h à 18h30 : Principales fonctionnalités Utiliser Maileva Direct Pour utiliser Maileva Direct, cliquer sur Fichier>Imprimer à partir du document à envoyer et sélectionner Maileva Direct dans la liste des imprimantes disponibles Cliquer ensuite sur Imprimer pour lancer Maileva Direct et paramétrer un envoi. 2/7

3 Deux modes d utilisation adaptés aux besoins clients 1. Le mode Mailing : Il permet de réaliser un envoi de document unique vers un ou plusieurs destinataires en important un fichier d adresses ou en saisissant manuellement les destinataires et définissant les options d envoi. Maileva s occupe de l impression, de la mise sous pli et remise à La Poste. Comment ça marche? 1. Cliquer sur «Fichier/Imprimer» depuis le document à envoyer 2. Sélectionner Maileva Direct dans la liste des imprimantes disponibles 3. Au lancement de Maileva Direct, sélectionner «adresses à renseigner». 4. Importer un fichier de contacts, saisir les adresses ou utiliser le carnet d adresses 5. Choisir les options d envoi, visualiser et valider le BAT 6. Planifier, nommer et lancer l envoi en suivant son état d avancement en temps réel Attention : pour un envoi en mode mailing, votre fichier ne doit pas excéder 10 MO 2. Le mode flux Il permet d envoyer plusieurs documents différents à partir d un seul fichier en définissant ou choisissant les règles de décou des documents (adresses ) et les options associées. Maileva analyse le document et s occupe de l impression, de la mise sous pli et remise à La Poste. Comment ça marche? 1. Cliquer sur «Fichier/Imprimer» depuis le document à envoyer 2. Sélectionner Maileva Direct dans la liste des imprimantes disponibles 3. Au lancement de Maileva Direct, sélectionner «adresse renseignées». 4. Créer et nommer une nouvelle règle (ou utiliser un modèle) pour : Définir les adresses et informations à utiliser pour l envoi : adresse destinataire, adresse expéditeur, référence interne destinataire Vérifier que le rectangle vert encadre bien l adresse du destinataire sans aucun autre élément (date, lieu, n ) Découper le fichier selon le besoin : rupture régulière ou personnalisée Vérifier que la rupture est conforme à l envoi souhaité Configurer les options d envoi 5. Choisir le mode d utilisation manuel (à partir du document) ou automatique (via dépôt du document dans un répertoire, sans BAT) Voir plus de détails ci-dessous 6. Sauvegarder la règle afin de pouvoir l utiliser à tout moment 3/7

4 Comment utiliser une règle d envoi? Les règles d envoi peuvent être utilisées manuellement ou automatiquement Utilisation manuelle 1. Cliquer sur «Fichier/Imprimer» depuis votre document à envoyer 2. Sélectionner Maileva Direct dans la liste des imprimantes disponibles 3. Cliquer sur «Adresses renseignées». 4. Sélectionner la règle à utiliser parmi les règles enregistrées 5. Vérifier les destinataires et corriger les erreurs si nécessaire 6. Consulter le récapitulatif des options avec possibilité de les modifier 7. Planifier et nommer l envoi 8. Visualiser et valider le BAT 9. Lancer et suivre l envoi Attention : pour un envoi en mode flux, votre fichier ne doit pas excéder 100 MO Utilisation automatique Lors de la création d une règle, il est possible de définir une utilisation automatique via le dépôt du document d envoi dans un répertoire d envoi 1. A la fin de la configuration de la règle, définir le mode d utilisation automatique souhaité 2. Sélectionner ou créer un nouveau répertoire sur le poste de travail. Tout fichier déposé dans ce répertoire sera envoyé sur le modèle de la règle associée. 3. Cliquer sur «Enregistrer» afin de finaliser le paramétrage d utilisation automatique de la règle. 4. Il suffit ensuite de déposer chaque fichier à envoyer dans le répertoire associé à la règle. Il sera automatiquement envoyé selon les règles définies dans la règle, sans BAT. Attention : pour une utilisation automatique d une règle, le fichier déposé dans le répertoire d envoi doit impérativement être au format PDF Pour toute information complémentaire, consulter le guide utilisateur Maileva Direct en cliquant ici 4/7

5 Fonctionnalités détaillées de la solution Caractéristiques Détail Enveloppes Papier Impression Ajout de porte-adresse Affranchissements disponibles Limite de volume Délai de production Archivage des courriers Archivage des recommandés Gestion des Avis de Réception DL ou C4 Blanc 80g/m² N&B / Couleur Recto simple ou Recto Verso Lettre prioritaire Ecopli Lettre verte Destineo (Mécanisable seuils 1 et 2, Standard Distri seuils 1 et 2) LREL avec ou sans Avis de Réception Mode Mailing : import de documents jusqu à 10 Mo Mode flux : import de documents jusqu à 100 Mo Le jour-même pour toute demande transmise avant 14h (heure de métropole) de 1 à 10 ans Oui, inclus pendant 3 ans - de 6 à 10 ans en option OPTIONS D ENVOI Gestions des droits utilisateurs Gestion des PND Traitement des adresses RNVP et des adresses de déménagés (Estocade Charade) Insertion d enveloppes retour Oui. Les droits définis pour l Espace Client Maileva s appliquent à Maileva Direct. Toute modification est prise en compte sous 15 minutes. Oui Oui, enveloppes T ou à affranchir (hors recommandé) Carnet d adresses Ajout d annexe (en fin de document) Autres options Maileva Direct Possibilité d enregistrer des destinataires Le document peut contenir plusieurs s Ajout de fond de (en trame de fond du document) Insertion de (entre 2 s ou en fin de document) Personnalisation des plis Eclatement automatique des courriers Facturation détaillée Envoi à l international En-tête, logo ou structure d un tableau Le document doit contenir une seule Non - Toutes les 4 feuilles (8 s R/V) pour une (hors porte-adresse) - Toutes les 30 feuilles (60 s R/V) pour une (hors porte-adresse) Courier : DOM/TOM/Monaco/Andorre/international Recommandé : DOM/TOM/Monaco/Andorre 5/7

6 Prérequis matériels et logiciels Pour valider et installer Maileva Direct sur un poste de travail professionnel, les prérequis suivants doivent être respectés : PC uniquement avec session administrateur Accès Internet HTTPS Windows XP Professionnel SP2 et SP3 Windows Vista Professionnel 32 et 64 bits Windows 7 Professionnel 32 et 64 bits Windows 7 Entreprise 32 et 64 bits Windows 8 et 8.1 Professionnel 32 et 64 bits Windows 10 Professionnel 32 et 64 bits Windows Server 2003 Standard Edition 32 bits (déploiement TSE) Windows Server 2008 R2 Standard Edition 64 bits (déploiement TSE) Windows Server 2012 et 2012 R2 64 bits (déploiement TSE) Environnement Citrix XenDesktop Windows 7 et 8 Intel CORE ou CELERON, mémoire RAM : 2Go 200 Mo d espace disque Ecran couleur 1024 x 768 pixels avec affichage couleurs en 16 bits (minimum) Version de PDF minimum 1.2, maximum 1.5 Grille tarifaire Pour accéder gratuitement à Maileva Direct, il suffit de disposer d une formule d abonnement annuelle parmi les 3 proposées par Maileva. Celle-ci déterminera le tarif des prestations. Envoi de courrier Envoi de courrier Impression 100% N&B Impression 100% couleur Essentiel : 0 0,33 0,48 0,23 0,58 0,73 0,48 Avantage : 600 0,25 0,40 0,16 0,40 0,53 0,31 Privilège : ,20 0,35 0,15 0,35 0,45 0, s / mois 0,19 0,34 0,14 0,34 0,43 0, s / mois 0,19 0,33 0,14 0,33 0,42 0,26 > s / mois Contactez-nous au (servie gratuit + prix d appel) pour établir un devis personnalisé. Hors affranchissement Options des envois Gestion des PND* porte-adresse 0,25 / pli PND* Gratuite en Coût de la N&B en 6/7

7 Archivage des courriers Archivage électronique de documents envoyés via Maileva (avec 1 an de consultation en ligne offert) 1 an 3 ans 6 ans 10 ans Essentiel : 0 0,08 0,05 0,12 0,07 0,16 0,09 0,20 0,11 Avantage : 600 0,06 0,03 0,10 0,05 0,14 0,07 0,18 0,09 Privilège : ,05 0,03 0,09 0,05 0,13 0,07 0,17 0,09 Consultation en ligne OFFERT 0,06 0,03 0,10 0,05 0,16 0,08 Envoi de lettres recommandés distribuées par le facteur (LREL) Abonnement annuel Volume mensuel Impression N&B Impression couleur 190-1,08 1,25 0,15 1,35 1,65 0,45 < 500 s 0,97 1,12 0,12 1,22 1,55 0,40 Hors affranchissement 330 De 500 à 1000 s De 1000 à 5000 s > 5000 s 0,96 1,11 0,12 1,21 1,53 0,40 0,95 1,10 0,12 1,20 1,515 0,40 Contactez-nous au (service gratuit + prix d appel) pour établir un devis personnalisé. Archivage des recommandés Archivage électronique à valeur légale du contenu de la lettre sur 6 ou 10 ans (avec 3 ans d archivage et de consultation en ligne offerts) 6 ans 10 ans Archivage LREL 0,08 0,04 0,12 0,06 Consultation 0,10 0,05 0,16 0,08 Gestion électronique des Avis de Réception Traitement des retours AR* ou pli recommandé non distribué Réexpédition d un Avis de Réception traité ou pli recommandé non distribué Essentiel : 0 Avantage : 600 Privilège : ,30 / AR ou pli recommandé non distribué 0,26 / AR ou pli recommandé non distribué 0,24 / AR ou pli recommandé non distribué 40 / demande maximum de 5 AR ou plis recommandés non distribués * AR : Avis de Réception > 2500 plis / mois 0,22 / AR ou pli recommandé non distribué 7/7

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