FICHES CONSEIL DE SYLVAIN NIEL

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1 RÉUNION DU CE Réunir le comité d entreprise en visioconférence Par Sylvain Niel Directeur du département GRH FIDAL 14, bd du Général Leclerc Neuilly-sur-Seine Cedex Tél. : dal.fr Adoptée par les entreprises au cours de ces dernières années, la visioconférence facilite les échanges à distance et permet de réaliser des gains substantiels de temps et d argent. Mais est-elle adaptée aux réunions du comité d entreprise? Sylvain Niel examine la question sous ses aspects juridiques et pratiques. La visioconférence est une technologie arrivée à maturité. Elle offre aux utilisateurs un moyen pertinent pour gagner du temps sur les réunions, tout en réduisant les frais de déplacement liés à une présence physique qui, à l heure des nouvelles technologies, n a plus de raison d être. C est une «machine à gagner de l argent» pour des hommes d affaires pressés. Cette technologie s est donc largement répandue dans les comités de direction et met parfois en œuvre des moyens très sophistiqués, notamment la visualisation des participants en taille réelle sur un écran géant. Elle se développe aussi sur les ordinateurs portables et les Smartphones pour permettre des réunions avec des participants disséminés dans le monde entier. En outre, elle améliore la communication grâce à des réunions virtuelles plus fréquentes où l on échange en deux «clics» lorsque l on est au cœur d un projet en plein développement. Mais la visioconférence peut-elle s appliquer aux réunions des représentants du personnel? Quelles sont les conditions qui en permettent la mise en place? Toutes les formes de réunions sont-elles «dématérialisables»? Mauvais exemples d utilisation Dans le contexte d une fermeture d usine annoncée, la direction d un fabriquant de pneumatiques envisage le recours à la visioconférence «et a fait une demande auprès du ministère du Travail pour savoir si une réunion du comité d entreprise pouvait se dérouler selon cette modalité» (1). Argument avancé : comment assurer la tenue d un CE lorsqu un site ne peut plus accueillir de salariés et que la menace de séquestration est réelle? Selon un proche du dossier, «une telle hypothèse créerait un précédent en France et, surtout, pourrait inciter toutes les entreprises en difficultés à s engouffrer dans la brèche. Et à tuer le dialogue social». Il est rejoint en cela par un délégué de la CFDT du site qui surenchérit en déclarant : «Si la direction nous avait pro- (1) Sandrine Foulon et Anne-Cécile Geoffroy, «Continental Clairoix a envisagé le recours à la visioconférence pour éviter un CE houleux», WK-CE. fr. 18 Les Cahiers du DRH - n Juin 2011

2 Réunir le comité d entreprise en visioconférence posé cette solution, nous aurions refusé». Finalement, la direction renonce à ce projet et la réunion du CE se tient au siège parisien. En avril 2009, le PDG Europe d un groupe international annonce aux élus par visioconférence la fermeture d un site de production dans le Vaucluse, ce qui lui vaut ce commentaire désabusé d un délégué syndical CGT : «On ne sait pas où il était. Mais pas très loin, sans doute à Avignon. Il était sans doute plus à l aise pour faire ce type d annonce derrière un écran» (2). Le choix de débuter par ces exemples accablants d un patronat effrayé par la réaction violente du corps social des usines qu ils ferment n est pas anodin. Il permet d affirmer que la visioconférence ne doit surtout pas être un subterfuge pour échapper à la colère des salariés, mais un moyen de communiquer pour améliorer le dialogue avec eux. À défaut, la visioconférence risque d être jugée comme un moyen d information déloyal du comité d entreprise. Une notion déjà évoquée par certains arrêts qui risquent de se développer si cette pratique détournée des réunions virtuelles se répand (3). La visioconférence est-elle licite? Le droit prend de plus en plus en considération les nouvelles technologies de communication telles que la visioconférence. Droit pénal En droit pénal, la chambre criminelle de la Cour de cassation reconnait valable l utilisation de la vidéoconférence pour un débat contradictoire avec le prévenu et son avocat en vue de la prolongation d une détention provisoire. Dans ce cas, le juge estime que l utilisation de la visioconférence n est pas subordonnée à la démonstration de circonstances imprévisibles et irrésistibles. Elle est donc parfaitement licite (4). Droit commercial En droit des affaires, la législation admet que les réunions du conseil d administration et les assemblées générales puissent se tenir au moyen d une vidéoconférence (5). Les administrateurs peuvent ainsi participer aux délibérations du conseil d administration et y voter par visioconférence, dès lors qu il est possible de les identifier et de garantir leur participation effective. Ils sont alors réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité. Toutefois, ce procédé ne peut pas être utilisé dans certains cas, comme l établissement des comptes annuels et du rapport de gestion ou l établissement des comptes consolidés et du rapport sur la gestion du groupe. Le recours à la visioconférence, pour les conseils d administration, est subordonné à l existence d une disposition du règlement intérieur. Pour les assemblées, les actionnaires peuvent participer aux débats et voter en séance à distance, sous réserve que les statuts le prévoient, mais la visioconférence est le seul moyen de télécommunication accepté afin d identifi er avec certitude les participants (6). De plus, la technologie utilisée doit permettre de transmettre au moins la voix des participants et la retransmission continue et simultanée des délibérations. Pour ce faire, les sociétés dont les statuts permettent aux associés de voter aux assemblées par des moyens électroniques doivent aménager un site internet exclusivement consacré à cette fin et auquel les actionnaires ne pourront accéder qu après s être identifiés au moyen d un code fourni préalablement à la tenue de l assemblée. Droit du travail Pour le droit du travail, le professeur Paul-Henri Antonmattei affirme que «les textes ne disent rien sur la nécessité d une présence physique dans une unité de lieu. Si les modalités techniques sont fiables et si les décisions du comité d entreprise peuvent être rendues dans des conditions que je qualifi erais de normales, je ne vois pas ce qui pourrait militer contre la visioconférence. Et de toutes façons, s il y avait contestation, c est au juge d en décider» (7). C est une décision du Conseil d État, largement commentée par la doctrine, qui a ouvert une brèche dans le droit du travail pour (2) WK-CE. fr, article précité. (3) Cass. soc., 27 mai 2009, n o , inédit, rectifié par un arrêt du 24 juin 2009 ; Cass. soc., 30 sept. 2009, n o (4) Cass. crim., 24 févr. 2010, n o (5) C. com., art. L et L (6) C. com., art. L (7) Paul-Henri Antonmattei, Professeur de droit à l université de Montpellier 1. Les Cahiers du DRH - n Juin

3 les réunions du CE à l aide des nouvelles technologies. Lors du licenciement pour faute d un salarié protégé, les membres du comité d entreprise avaient été réunis par visioconférence à partir de deux sites situés à Cavaillon, siège de la société, et à Rouen. Le salarié avait contesté la validité de cette réunion de consultation. Mais le Conseil d État a considéré que la procédure n était pas entachée d irrégularité. Par cette décision, il valide implicitement l utilisation du système de vidéoconférence pour les réunions du CE (8). La décision est implicite dans la mesure où le juge n était pas interrogé sur la licéité même de la visioconférence. En juxtaposant ces éléments juridiques épars, il semble désormais possible de tracer le cadre légitime d une réunion virtuelle du comité d entreprise. Règlement intérieur du CE ou accord collectif? Il s agit tout d abord de savoir si la mise en place de réunions virtuelles du comité d entreprise relève de son règlement intérieur ou d un accord collectif. Il semble a priori indiscutable que ce sujet relève du règlement intérieur du comité d entreprise. Le Code du travail est on ne peut plus explicite sur ce sujet, puisqu il prévoit que «le comité d entreprise détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l entreprise, pour l exercice des missions qui lui sont conférées par le présent titre» (9). Mais ce support ne permet pas d assurer la pérennité de la visioconférence dans la mesure où, en cas de renouvellement, le nouveau comité d entreprise peut décider arbitrairement de ne plus reconduire ce dispositif et de revenir aux réunions traditionnelles, avec présence physique des élus. Dans ce cas, le règlement intérieur adopté par un précédent comité risque d être remis en cause. Il apparait, par ailleurs, possible de négocier un accord collectif sur l organisation de réunions du comité d entreprise au moyen d une visioconférence. La législation permet en effet de négocier des dispositions plus favorables relatives au fonctionnement du comité d entreprise par accord collectif (10). La question au fond revient à savoir si la réunion par visioconférence est plus favorable au fonctionnement du comité que celle imposant la présence physique de ses membres dans un seul et même endroit. Et il semble risqué de considérer cette disposition comme étant plus favorable, dès lors que le comité s y oppose. La voie de la sécurité désigne donc plus le règlement intérieur que l accord d entreprise comme support approprié pour mettre en place ce mode de fonctionnement. L utilisation de l indicatif présent par le Code du travail recodifié signifie, (8) CE, 4 e sous-sect., 9 sept. 2010, n o (9) C. trav., art. L (10) C. trav., art. L Les Cahiers du DRH - n Juin 2011

4 Réunir le comité d entreprise en visioconférence selon nous, que la disposition est impérative, dès lors qu il s agit du fonctionnement du comité (11), ce que confirme par ailleurs un arrêt de la Cour de cassation (12). Conditions à respecter Si la réunion du CE apparaît possible par des moyens de télécommunication, c est sous la réserve de quelques précautions élémentaires quant à son mode de fonctionnement. Identification des intervenants Tout d abord, le système doit permettre d identifier avec certitude les participants et la nature de leurs droits respectifs à participer aux réunions du comité. Il convient donc de différencier les membres titulaires, les suppléants et les représentants syndicaux. Il peut s avérer aussi utile de distinguer parmi les élus ceux qui occupent les fonctions de secrétaire et de trésorier, ainsi que leurs adjoints. Enfin, il faut prévoir l intervention du médecin du travail (13), des experts du comité, du commissaire aux comptes, de l auteur d une OPA et de l inspection du travail (14). Sans oublier les invités du comité avec l accord de l employeur. Pour la partie patronale, il faut identifier le président et ses deux collaborateurs. Ensuite, le système doit préserver la réalité et la qualité des débats. En aucun cas, la visioconférence ne doit permettre de dépasser le nombre de collaborateurs qui peuvent assister l employeur. Ce nombre est limité à deux (15). Pas plus qu il ne semble possible de prévoir que la présidence soit assurée simultanément par deux personnes (16). Avis, votes et résolutions Le système doit également permettre la prise de résolutions par les membres titulaires du comité. C est notamment le cas lors du recours à une expertise, pour la saisine de l inspection du travail en cas de recours abusif aux contrats à durée déterminée ou lors de la nomination du médecin du travail. Il faut que le système garantisse le secret du vote dans les situations où la législation l impose. Dans ce cas, le vote doit se dérouler à bulletins secrets et de façon simultanée pour respecter les conditions exigées à l article R du Code du travail. L une des difficultés réside dans l hypothèse où les membres titulaires qui doivent voter sont isolés dans des endroits différents. C est dans ce cadre que les nouvelles technologies vont permettre un vote secret à distance. Enfin, le système de visioconférence doit permettre de recueillir l avis motivé des élus titulaires lorsqu ils sont consultés. Lors d un processus de consultation à l occasion d une réunion à distance, chaque membre doit pouvoir émettre individuellement un avis «favorable», «défavorable» ou une «abstention». Les résolutions et consultations du comité d entreprise sont prises à la majorité des présents en ligne et il ne doit être tenu compte, pour le calcul de cette majorité, que des membres connectés ayant le droit de voter (17). Puis, le système doit totaliser les avis rendus pour établir l avis du comité d entreprise. À ce titre, il doit assimiler à un vote négatif les abstentions ou la non-saisie du vote électronique qui est assimilable à un vote blanc. En cas de partage des voix, le système doit constater que l avis est négatif. Il doit aussi accepter un avis motivé, c est-à-dire prévoir la possibilité de prendre en compte des commentaires reflets de la position majoritaire des représentants titulaires du comité d entreprise. Enregistrement de la réunion La visioconférence est donc le seul moyen de garantir une réunion virtuelle normale du comité d entreprise permettant ces identifi cations, ces échanges et ces délibérations. La téléconférence ou les réseaux sociaux internes ne présentent pas de garanties suffisantes pour répondre à toutes ces conditions. La mise en place d une visioconférence ne doit pas permettre d enregistrer des débats à l insu des participants, sous peine de se transformer en système de vidéosurveillance. (11) C. trav., art. L (12) Cass. soc., 12 juill. 2006, n o (13) C. trav., art. R (14) C. trav., art. L (15) C. trav., art. L (16) Cass. soc., 27 nov. 1980, n o (17) Cass. soc., 25 janv. 1995, n o Les Cahiers du DRH - n Juin

5 Dans le même ordre d idée, il semble exclu de remplacer le procès-verbal prévu par l article L par le film de la réunion virtuelle. Il paraît toutefois possible d admettre l enregistrement vidéo d une réunion du comité d entreprise si les membres de ce dernier l acceptent expressément ou si aucun d entre eux ne s y oppose. Une formalité qui implique donc une délibération unanime des membres titulaires du comité. Fonctionnement de la visioconférence Des solutions plus ou moins évoluées Les progrès réalisés ces dix dernières années, en termes de réseau et de puissance de calcul des ordinateurs, permettent aujourd hui aux entreprises de toutes tailles de déployer, facilement et à moindre coût, une plateforme de visioconférence. Que le choix se porte vers une solution gratuite, telle que Skype ou vers un progiciel dédié et sur mesure, la plateforme de visioconférence utilisée dans le cadre du comité d entreprise sera articulée autour de deux fonctions bien précises : la transmission des images et des sons ; l identification et la comptabilisation des votes. À ce titre, seules les solutions les plus abouties permettent d intégrer toutes ces fonctions en un seul outil : lancement de la session à une heure précise ; incrustation des noms ; obscurcissement de l écran durant le scrutin ; affichage des résultats des votes ; clôture automatique de la conférence. Certains professionnels proposent, par exemple, un outil qui permet l organisation simplifiée de conférences web. Les intervenants, qu ils soient en dedans ou en dehors de l intranet de l entreprise, peuvent se connecter à la conférence via un serveur web. Celui-ci propose ensuite d installer, éventuellement, une micro application permettant, par exemple, l échange et la présentation immédiate de documents, la prise de contrôle à distance d un poste de travail, la gestion des participants et l insertion de messages textes. Pour les autres, il est facile d imaginer le déploiement d un site web, tiers partie, dont le seul objet serait de recenser les votes effectués durant la réunion. En outre, même externe au réseau de l entreprise, il est possible de garantir l intégrité des informations transmises vers ce site par le biais d une connexion sécurisée de type SSL. Paramètres de confidentialité Dans tous les cas, quel que soit le système utilisé, chaque intervenant se verra attribuer par l administrateur de la visioconférence, préalablement à la réunion, un identifiant et un mot de passe qui lui permettront d accéder à son compte personnel. Au cours d une session type de comité d entreprise, il est souvent demandé aux participants, en fonction des pri- 22 Les Cahiers du DRH - n Juin 2011

6 Réunir le comité d entreprise en visioconférence vilèges de représentation alloués à leur compte, de prendre part à des votes. Or, même si le support de visioconférence le plus répandu aujourd hui reste l ordinateur portable, beaucoup d alternatives, allant du simple PDA à la salle spécialement aménagée, sont envisageables. C est pourquoi, afin de garantir l anonymat exigé par la loi, la visioconférence devrait être momentanément désactivée durant cette phase de vote et remplacée sur l écran par : la question soumise ; les réponses possibles ; le temps restant avant la fi n du scrutin. Au terme de ce compte à rebours, l option de vote sera verrouillée, la visioconférence réactivée et, par exemple, le résultat du scrutin affiché en incrustation sur l écran. Au-delà du respect des conditions édictées par la loi, cette étape permettra d anticiper sur l apparition de systèmes de visioconférence plus perfectionnés, comme l imagerie holographique. Ce n est pas de la science-fiction, des tests en ce sens ont déjà été réalisés aux États-Unis. Avec l apparition de nouveau codecs audio et vidéo, comme le format déjà très répandu H.264, il est possible de tenir des conférences dites de téléprésence. De tels systèmes permettent de voir ses interlocuteurs à l échelle 1. De plus, grâce à l emplacement ergonomique de la caméra, on peut même discuter avec eux «les yeux dans les yeux» et, au travers d une résolution Hi-Fi spatialisée qu autorisent aussi ces nouveaux protocoles, les localiser dans l espace. Une solution écologique En conclusion, la visioconférence est aujourd hui un produit grand public qui profite au monde professionnel en réduisant les frais d organisation et de déplacement. Le retour sur investissement est, quant à lui, beaucoup plus rapide. En effet, le large panel d offres disponibles ne nécessite plus obligatoirement de faire appel à une structure spécialisée pour doter son entreprise d une telle plateforme. Un ordinateur portable doté d une caméra, d un micro et d un accès internet peuvent suffire. D ailleurs, la majorité des prestataires web intègrent aujourd hui des solutions clés en main à leurs offres haut-débit. Enfin, une étude publiée en juillet 2010 par le Carbon Disclosure Project, financée par le géant américain des télécoms AT & T, démontre que ce moyen d organiser des réunions permettrait de réduire significativement le rejet de gaz à effet de serre et d économiser, sur le seul territoire nord américain, plus de 5,5 millions de tonnes de CO 2 par an. Le droit du travail du futur apparaît progressivement, mais les plus grandes évolutions restent à venir. Les Cahiers du DRH - n Juin

7 Modèles d écrans réalisés par Pierre Niel Graphicatelier Concepteur de solutions Web. Tél. : Entrez votre code : Bonjour, Monsieur Paul Dubois. En votre qualité de représentant titulaire du comité d Egleron, vous allez voter pour exprimer votre avis sur le projet présenté par la direction de l établissement. Quel est votre avis sur le projet que vient de présenter le Président? FAVORABLE Tapez 1 DÉFAVORABLE Tapez 2 SANS AVIS Tapez 3 Merci, Monsieur Paul Dubois. Votre vote est enregistré. Voici l avis du comité d entreprise FAVORABLE 5 DÉFAVORABLE 2 SANS AVIS 1 Le comité d établissement a rendu un avis favorable 24 Les Cahiers du DRH - n Juin 2011

23 Secrétaire du comité d entreprise

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