GUIDE DE L'USAGER DU STANDARDISTE INTERMÉDIAIRE POUR LE TÉLÉPHONE SUPERSET MC 4150

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1 GUIDE DE L'USAGER DU STANDARDISTE INTERMÉDIAIRE POUR LE TÉLÉPHONE SUPERSET MC 4150

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3 Table des matières Introduction 1 Utilisation des touches de NAP 1 Indication d appel en attente 1 Utilisation des touches de position de garde 2 Activation de la fonction NPD sur un poste 3 Utilisation de la mise en garde avec recherche de personne 3 Gestion des rappels 4 Gestion des messages informatifs sur un poste 4 Configuration du renvoi automatique sur un poste 5 Réglage de la date et de l'heure du système 7 Blocage d'appel 7 Activation et désactivation d'un appel de réveil 8 Journal des appels 10 Gestion du journal des appels 11 Programmation des numéros de composition abrégée 12 i

4 Introduction Si votre téléphone SUPERSET MC 4150 a été programmé pour offrir les fonctions de standardiste intermédiaire évoluées, vous avez accès aux fonctions décrites dans le présent guide. Ces fonctions ont été ajoutées à votre appareil en plus de celles déjà disponibles. En tant que standardiste intermédiaire, vous pouvez exécuter ces fonctions pour les usagers des autres postes. Ces fonctions comprennent notamment le renvoi automatique, les messages informatifs et le mode Ne pas déranger. En tant que poste de standardiste intermédiaire, votre SUPERSET 4150 peut compter jusqu'à trois touches de lignes programmées comme des touches de numéro d'appel principal (NAP). Il est possible de programmer jusqu'à six touches de ligne comme touches de position de ligne en garde. Une touche de ligne est habituellement programmée comme touche de rappel. Utilisation des touches de NAP Les touches de numéro d appel principal (NAP) servent d'indicateurs de mise en file d'attente des appels. Il ne s'agit pas de touches de ligne et vous ne pouvez donc pas vous en servir pour effectuer ou recevoir des appels. Lorsque vous répondez à un appel de NAP, l'appel est automatiquement transmis sur votre ligne principale ou sur votre ligne d'interphone. Pour répondre aux appels NAP dans l'ordre d'arrivée (premier arrivé, premier servi) : Décrochez le combiné pour prendre l'appel en privé. Appuyez sur HAUT-PARLEUR pour utiliser le mode mains libres. Pour répondre aux appels de NAP de manière sélective : Appuyez sur la touche du NAP auquel vous souhaitez répondre. La communication est établie sur votre ligne principale. Indication d appel en attente En tant que standardiste intermédiaire, vous pouvez avoir des appels en file d'attente auxquels vous devez répondre. L'indicateur d'appel en attente, situé dans le coin supérieur droit de l'afficheur, montre le nombre total d appels en file d'attente. Seuls les appels associés aux touches de NAP ou à la touche Rappel sont pris en compte dans l'indication des appels en attente. 1

5 Utilisation des touches de position de garde Les touches de POSITION DE GARDE vous permettent de répondre à un appel de NAP ou à un appel sur votre ligne principale (interphone) sans devoir d'abord mettre fin à l'appel en cours. Pour mettre un appel en garde au moyen d'une touche de POSITION DE GARDE : Appuyez sur une touche libre de POSITION DE GARDE. L'indicateur de la ligne associée clignote et la touche Transf Garde apparaît sur l'afficheur. Pour prendre un appel en garde à l'aide d'une touche de Position de garde : Appuyez sur la touche POSITION DE GARDE. L'appel en garde est transféré à votre ligne principale et l'indicateur de ligne principale reste allumé pour indiquer que l'appel est actif. L'indicateur de la position de garde s'éteint pour indiquer que la position est libre. Pour ajouter un appel mis en garde à un appel en cours : Appuyez sur la touche d'afficheur Transf Garde pour communiquer en privé. Sélectionnez une ligne pour établir la communication en mode mains libres, puis appuyez sur la touche d'afficheur Transf Garde. Appuyez sur la touche de Position de garde désirée. L'appel en garde est intégré à la communication en cours et l'indicateur de la ligne associée cesse de clignoter (ligne active) pour passer à l'état libre (ligne inactive). 2

6 Activation de la fonction NPD sur un poste Vous pouvez activer ou désactiver la fonction Ne pas déranger (NPD) pour d'autres usagers. Pour activer ou désactiver la fonction NPD sur un poste : Appuyez sur la touche d'afficheur Postes. Composez le numéro du poste. Appuyez sur la touche d'afficheur Ne pas déranger. Dans la partie supérieure de l'afficheur, vous pouvez voir si la fonction NPD est activée ou désactivée sur le poste. Appuyez sur SUPERTOUCHE pour quitter. Utilisation de la mise en garde avec recherche de personne Si un dispositif de recherche de personne est installé dans votre système, vous pouvez mettre un appel en garde, effectuer une recherche de personne et annoncer à la personne demandée les chiffres qu'elle doit composer pour prendre l'appel. Pour effectuer une recherche de personne et indiquer à la personne demandée de prendre l'appel mis en garde sur votre téléphone : Mettez l'appel entrant en garde en appuyant sur une touche libre de POSITION DE GARDE. Appuyez sur la touche d'afficheur Rech Pers. Composez l'indicatif de fonction Recherche de personne - zones spécifiques, suivi du numéro de la zone de recherche désirée (de 1 à 9). Recherchez la personne et dites-lui de composer les chiffres indiqués sur votre afficheur pour prendre l'appel. Si la personne ne peut pas prendre l'appel, celui-ci est automatiquement retourné sur votre poste. 3

7 Gestion des rappels Les appels que vous avez acheminés et qui n'ont pas obtenu de réponse, ainsi que les appels en garde depuis trop longtemps, sont retournés sous forme de rappel sur votre téléphone SUPERSET Les rappels sont automatiquement réacheminés sur votre ligne principale, sauf si vous utilisez la touche Rappel pour y répondre. Pour répondre à un rappel : Décrochez le combiné pour communiquer en privé. Appuyez sur Haut-parleur pour utiliser le mode mains libres. Appuyez sur Rappel si vous voulez prendre l'appel sur une ligne autre que votre ligne principale. Gestion des messages informatifs sur un poste Vous pouvez lire les messages informatifs actifs affichés sur les autres postes, choisir un message à afficher ou programmer un message. Pour programmer un message informatif : Appuyez sur la touche d'afficheur Postes. Composez le numéro du poste. Appuyez sur la touche d'afficheur Mess Inform. Accédez au message désiré en appuyant sur les touches d'afficheur Msge suivant, Msge précéd ou Sél No Msge. Appuyez sur la touche d'afficheur Activer Msge. Appuyez sur la touche d'afficheur Activer Msge. Appuyez sur la touche d'afficheur Créer Msge pour définir un message personnalisé, puis appuyez sur la touche d'afficheur Activer Msge. 4

8 Pour désactiver un message informatif : Appuyez sur la touche d'afficheur Postes. Composez le numéro du poste. Appuyez sur la touche d'afficheur Mess Inform. Le message actuellement affiché apparaît sur votre afficheur. Appuyez sur la touche d'afficheur Dsact Msge. Configuration du renvoi automatique sur un poste Vous pouvez activer et désactiver le renvoi automatique des appels pour un poste. Vous pouvez aussi vérifier l'état de renvoi automatique programmé pour un poste. Selon la configuration programmée sur l'autre poste, deux types de renvoi automatique peuvent être offerts : Ordinaire et Par catégorie d'appels. Le renvoi automatique par catégorie d'appels permet de transférer les appels internes et externes à des postes de destination différents. Le renvoi automatique ordinaire permet de transférer tous les appels à un même poste de destination. Pour afficher l'état de renvoi automatique d'un poste : Appuyez sur la touche d'afficheur Postes. Composez le numéro du poste. Appuyez sur la touche d'afficheur Renvoi Appel. Vous voyez maintenant l'état de renvoi automatique actuel du poste ou l'indication NON PROGRAMMÉ le cas échéant. Appuyez sur SUPERTOUCHE pour quitter. Poursuivez la programmation de la manière décrite dans les deux sections suivantes. 5

9 Pour programmer ou modifier un renvoi d'appels sur un poste : Vérifiez l'état de renvoi automatique du poste. Appuyez sur la touche d'afficheur Changer. Appuyez sur la touche d afficheur correspondant au type de renvoi désiré. Appuyez sur la touche d'afficheur Interne ou Externe. (Cette étape n'est pas requise pour le renvoi automatique ordinaire.) Entrez le numéro du poste auquel les appels doivent être renvoyés. Appuyez sur la touche d'afficheur No actuel si le numéro affiché est celui auquel vous voulez transférer les appels. Appuyez sur la touche d'afficheur Enreg/Oui or Enreg/Non. (L'option Enreg/Non est disponible uniquement si le renvoi automatique par catégorie d'appels est activé.) Appuyez sur SUPERTOUCHE pour quitter (cette étape n'est pas requise pour le renvoi automatique ordinaire). Configurez l'autre type de renvoi automatique, puis appuyez sur SUPERTOUCHE pour quitter. Pour activer ou désactiver le renvoi automatique : Vérifiez l'état de renvoi automatique du poste. Pour le renvoi automatique par catégorie d'appels : appuyez sur la touche d'afficheur Activ Renvoi Int ou Activ Renvoi Ext, ou sur la touche d'afficheur Dsact Renvoi Int ou Dsact Renvoi ext. Pour le renvoi automatique ordinaire : appuyez sur la touche d'afficheur Activ Renvoi ou Dsact Renvoi. Appuyez sur SUPERTOUCHE pour quitter. Désactivez l'autre type de renvoi automatique (renvoi automatique par catégorie d'appels), puis appuyez sur SUPERTOUCHE pour quitter. 6

10 Réglage de la date et de l'heure du système Vous pouvez modifier la date et l'heure apparaissant sur tous les téléphones SUPERSET dotés d'un afficheur. Selon la programmation du système, l'heure peut être affichée dans le format 12 ou 24 heures. Pour régler l heure du système : Appuyez trois fois sur la touche d'afficheur Suite. Appuyez sur la touche d'afficheur Heure. Entrez l heure dans le format indiqué. Appuyez sur la touche d'afficheur AM ou PM (si vous utilisez le format 12 heures). Appuyez sur la touche d'afficheur Enreg. Pour régler la date du système : Appuyez trois fois sur la touche d'afficheur Suite. Appuyez sur la touche d'afficheur Date. Entrez la date dans le format indiqué. Appuyez sur la touche d'afficheur Enreg. Blocage d'appel La fonction de blocage des appels empêche les clients d'appeler d'autres chambres. Pour activer ou désactiver le blocage d'appel : Appuyez sur la touche BLOCAGE D'APPEL. Le blocage est activé lorsque la touche BLOCAGE D'APPEL est allumée. 7

11 Activation et désactivation d'un appel de réveil Le client et vous-même pouvez programmer, modifier ou annuler un appel de réveil programmé pour sonner à la chambre du client à une heure prédéterminée. Si la configuration du système le permet, vous pouvez programmer plusieurs appels de réveil exécutés chaque jour, pour un maximum de trois dans une période de 24 heures. Vous pouvez aussi programmer des appels de réveil sur votre propre téléphone, par exemple pour vous rappeler un rendez-vous ou une réunion. Pour programmer un appel de réveil pour un client : Appuyez sur la touche d'afficheur Postes. Composez le numéro du poste qui recevra l'appel de réveil. Appuyez sur la touche AM/PM pour indiquer s'il s'agit de l'avant-midi ou de l'après-midi. Si vous faites une erreur, appuyez sur la touche. Appuyez sur Réveil. L'afficheur indique Rappel 1 et, s'il y a lieu, Rappel 2, Rappel 3, Précédent et Même Heure. Appuyez sur Précédent pour retourner à l'écran précédent ou sur Même Heure pour rétablir un appel de réveil à une heure entrée précédemment. Entrez l heure au format 12 heures, par exemple 01:45. Si vous faites une erreur, appuyez sur la touche. Appuyez sur la touche AM/PM pour indiquer s'il s'agit de l'avant-midi ou de l'après-midi. Appuyez sur Chaque Jour (si disponible) pour que l'appel de réveil soit effectué à la même heure tous les jours. Appuyez sur Enreg. Répétez la procédure pour programmer d'autres appels de réveil dans les fonctions Rappel 2 et Rappel 3 pour le client. Pour programmer un appel de réveil personnel : Répétez la procédure ci-dessus et, à l'invite du système, appuyez sur la touche d'afficheur Personnel. Appuyez sur Chaque Jour/Personnel pour que l'appel de réveil soit effectué à la même heure tous les jours ou sur Une Fois/Personnel pour activer l'appel de réveil pour une journée seulement. Appuyez sur Enreg. 8

12 Pour programmer un appel de réveil personnel : Répétez la procédure ci-dessus et, à l'invite du système, sélectionnez le rappel temporisé que vous souhaitez modifier et entrez l'heure voulue. 9

13 Journal des appels Le journal des appels contient le nom (si disponible) et le numéro de téléphone des demandeurs pour tous vos appels entrants ou uniquement ceux que vous avez manqués. Pour activer le journal des appels entrants sur votre poste : Appuyez sur la touche d'afficheur Journal d'appels. Appuyez sur la touche d'afficheur Non répondus ou Tous appels. Appuyez sur la touche d'afficheur Interne si vous désirez consigner uniquement les appels provenant d'autres postes; appuyez sur Externe pour consigner uniquement les appels provenant de l'extérieur ou sur Les deux pour consigner tous les appels entrants. Pour désactiver le journal des appels : Appuyez sur la touche d'afficheur Journal d'appels. Appuyez sur la touche d'afficheur Désact. Pour afficher le journal des appels : Appuyez sur la touche d'afficheur Demandeurs pour obtenir le nombre d'appels anciens et nouveaux. Appuyez sur la touche d'afficheur Nouv Appels ou Anc Appels pour obtenir le détail des appels. Si le journal contient plus d'un appel, utilisez les touches d'afficheur Suivant et Précédent pour accéder aux autres appels. Pour retourner un appel consigné dans le journal : Affichez l'appel que vous voulez retourner. - S'il s'agit d'un appel interne, appuyez sur la touche d'afficheur Appeler. - S'il s'agit d'un appel externe, composez 9, puis appuyez sur la touche d'afficheur Appeler. - S'il s'agit d'un appel interurbain, composez 91, puis appuyez sur la touche d'afficheur Appeler. Vous pouvez composer jusqu'à trois chiffres avant d'appuyer sur Appeler. 10

14 Pour supprimer les appels du journal : Affichez l'appel que vous désirez supprimer. Appuyez sur la touche d'afficheur Supprimer pour effacer uniquement l'appel affiché ou appuyez sur Supprimer tout pour effacer tous les appels anciens et nouveaux. Appuyez sur Confirmer pour valider l'opération. Gestion du journal des appels Le système offre un espace de stockage pouvant contenir un maximum de 2000 journaux d'appels. En tant que standardiste intermédiaire, vous pouvez gérer ces journaux et supprimer les plus anciens lorsque l'espace vient à manquer. Vous pouvez également désactiver le journal des appels sur le poste d'un usager qui n'est pas à son bureau afin d'économiser l'espace réservé aux journaux. Pour voir le nombre de journaux d'appels utilisés dans le système : Appuyez trois fois sur la touche d'afficheur Suite. Appuyez sur la touche d'afficheur Journal d'appels. Pour voir les journaux d'appels d'un usager et en supprimer, s'il y a lieu : Appuyez sur la touche d'afficheur Postes. Composez le numéro du poste. Appuyez sur la touche d'afficheur Journal d'appels. L'afficheur indique si le journal des appels est activé et présente le nombre de journaux anciens et nouveaux. (Étape facultative) Appuyez sur la touche d'afficheur Supprimer tout, Supprimer nouveaux et Supprimer anciens. Pour désactiver les journaux d'appels pour un poste : Appuyez sur la touche d'afficheur Postes. Composez le numéro du poste. Appuyez sur la touche d'afficheur Journal d'appels. Appuyez sur la touche d'afficheur Désactiver journaux. 11

15 Programmation des numéros de composition abrégée La composition abrégée permet aux usagers de poste d'entrer un numéro d'index à trois chiffres pour composer un numéro de téléphone ou un indicatif de fonction. Vous pouvez programmer ces numéros de composition abrégée à partir de votre téléphone SUPERSET Pour programmer un numéro de composition abrégée du système : Appuyez sur la touche d'afficheur Suite. Appuyez sur la touche d'afficheur Touche de fonction. Appuyez sur la touche d'afficheur Système. Entrez le numéro d'index de composition abrégée. Appuyez sur la touche d'afficheur Entrer. Entrez le numéro de téléphone ou l'indicatif de fonction que vous souhaitez programmer. (Reportez-vous aux explications ci-dessous concernant l'entrée de codes de pause ou d'autres fonctions spéciales.) Si désiré, appuyez sur la touche Confidentiel pour empêcher que le numéro s'affiche lorsque l'usager appuie sur cette touche de composition abrégée. Appuyez sur la touche d'afficheur Enreg. Appuyez sur SUPERTOUCHE pour quitter. Voici les codes que vous pouvez insérer dans un numéro de composition abrégée : *3 = Attendre que l'usager entre manuellement deux chiffres; ** = Insérer la tonalité multifréquence de la touche *; # = Insérer la tonalité multifréquence de la touche #; *9= Insérer une pause d une seconde; *1= Insérer une pause de cinq secondes. Exemple : Vous pourriez programmer le numéro externe d'assistance (indicatif régional) , de façon à ce que l'indicatif régional soit entré manuellement par l'usager. Pour programmer ce numéro, vous devez enregistrer la séquence 91*