Workflow. François Bailly Christophe Brion M2 SID Miage Nancy

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Salomé Laurent
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1 Workflow François Bailly Christophe Brion M2 SID Miage Nancy

2 Sommaire Introduction Description et bref historique Fonctionnement des Workflow Règles de conception Avantages et problèmes relatifs à l'entreprise Exemples et explications : Achat en ligne Exercice pratique

3 Introduction Caractériser quelque chose en processus: - produit/service à un client identifié - intrants provenant d'un fournisseur Description des activités formant un processus doivent permettre de maitriser les caractéristiques du livrable

4 Introduction Structurel - fonctionnels (métier) - organisationnels (inter-fonctionnels) Opérationnel - répétitifs de transformation - non répétitifs utilisant des procédures bien définies - non répétitifs n'utilisant pas de méthodes formalisées

5 Processus et workflow Real world Computer Process model Workflow model Process Workflow

6 Historique Première appellation dans les années 80 dans l'industrie logicielle par FileNet 1993: fondation Workflow Management Coalition (WfMC) En 1995, l'industrie d'édition a revu les processus de publication, de là est venu le terme «electronic workflow» Dès lors, le terme a été reprit et développé jusqu'à aujourd'hui

7 Définition Le Workflow, ou «flux de travail» peut être défini comme : «la prise en compte et l'automatisation de la production et de la gestion des informations accompagnant un processus particulier» (J-Y Prax, Manager la connaissance dans l'entreprise, INSEP Editions, 1997).

8 Eléments d'un workflow Opération: traitement des données Acteur & Rôle: entité responsable d'une opération Règles: procédures programmées d'enchaînements des traitements de données Circulation: position des étapes physiques ou logiques dans les transferts inter-opérations Information: données nécessaires à l'exécution d'une opération

9 Fonctionnement simplifié Ressource applicative Rôles & Acteurs Opération Règles Circulation Opération Information

10 Dimensions d'un workflow Un processus métier a 3 dimensions : W^3 Process logic Organization IT Infrastructure

11 Groupware and Workflow Rappel: les 3 C (Communication - Coordiantion - Collaboration) Communication Tâche 1 Tâche 2 Video conferencing Distributed Hypertext Coordination Workflow Tâche 1 Tâche 2 Group editor Collaboration Tâche 1 / Tâche 2

12 Workflow: Description Les outils de type Groupware (messagerie, planning de gorupe) ont été une première étape en ce qui concerne les outils de partage Les workflows vont plus loin et mettent en place des processus prédéfinis et lient les composantes du système d'information dans le but de faire respecter les processus métier, tout en mettant les informations nécessaires au traitement à disposition

13 Workflow: description Représentation du flux d'informations au sein d'une organisation Modélisation et gestion de l'information de l'ensemble des tâches à accomplir Décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus Fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche

14 Les «3R» de Marshak Les principes de base d'un Workflow résident dans les «3R» : Les Routes, les Règles et les Rôles Afin de satisfaire ces «3R», il est nécessaire que certains éléments soient préalablement réalisés

15 Les «3R» de Marshak Définition des processus. La phase la plus complexe, il est nécessaire d'étudier le fonctionnement de l'entreprise ainsi que les intéractions qu'il existe entre les ressources. Il est également nécessaire d'identifier toutes les tâches à effectuer.

16 Les «3R» de Marshak Modélisation des processus (ordre, contrainte, avec quels documents, etc...)

17 Les «3R» de Marshak Adaptation (étude et décorticage des processus dans le but d'en déceler les problèmes avant, plutôt que les retranscrire) Retranscription dans le logiciel de Workflow

18 La retranscription La phase de retranscription se fait à l'aide des logiciels de Workflow. La plupart du temps ces logiciels proposent une interface graphique permettant de définir les processus et de leur attribuer règles et rôles. Certains logiciels pourront nécessiter des compétences en programmation, notamment en ce qui concerne l'intégration avec les logiciels existant, comme la messagerie par exemple

19 Problèmatique Les workflows sont avant tout une problématique organisationnelle Ils sont fait pour se calquer sur les processus métier de l'entreprise Ils nécessitent une étude pointue des processus métier de l'entreprise

20 En pratique Un workflow est assimilable à une chaine de production Un employé reçoit un sous-tâche qu'il doit accomplir Le travail en sortie est alors envoyée en amont afin de poursuivre le travail Les tâches peuvent être automatisée ou humaine

21 Exemples Achat en ligne (exemple à venir) Traitement automatique de données au seins d'une organisation Suivi de dossiers

22 Classification Automatisation Complètement automatisée Orienté utilisateur Ad hoc Administratif Valeur ajoutée Répétition Collaboratif Production

23 Catégories de workflow Workflow administratif: gestion des procédures adminisratives par circulation de documents électroniques (ordres de mission, demandes de formations,...) Workflow de production: implémentation du coeur du métier de l'entreprise (gestion des emprunts dans une banque, gestion des sinistres dans une compagnie d'assurance,...)

24 Catégories de workflow Workflow ad hoc: traitement d'une procédure de peu d'intérêt et dont la structuration est faible (circulation de notes d'information) Workflow collaboratif: gestion d'un travail de groupe dont le process est complexe, et souvent créé pour un travail de groupe particulier (travail collaboratif, équipe virtuelle,...)

25 Avantages Automatisation des tâches répétitives Gain de temps et de productivité Identification de problèmes potentiel dans les processus internes à l'entreprise Permet d'éviter les erreurs en structurant le processus Suivi et contrôle des tâches réalisées

26 Problèmes rencontrés La mise en place d'un workflow nécessite une étude des processus métier accrue Les défaillance dans l'organisation doivent être décelée afin de ne pas les incorporer au projet La réticence des utilisateurs est le plus gros problème (impression de «taylorisation») La modification de l'existant ou des procédés nécessitera la modification du workflow pour pouvoir se calquer sur le système existant

27 Moteurs de Workflow Dispositif logiciel qui permet l'exécution des instances de workflow Bonita FlowMind GoFlow Intraqual Jboss jbpm OpenCS et beaucoup d'autres...

28 Moteurs de Workflow Le moteur permettra l'exécution du workflow Il procédera au lien entre le workflow et les système existant (base de données, messagerie) Il gérera le transfert éventuel de données et/ou de documents nécessaires au traitement

29 Bonita: Introduction Moteur de workflow Java basé sur les standards de la WfMC Solution Open Source sous licence GNU LGPL Disponible sur Basé sur Eclipse IDE Très intuitif et simple d'utilisation Permet l'exécution des processus métier décrits dans le langage XPDL (XML Process Definition Language)

30 Bonita : Introduction dessiner les processus les connecter à un SI générer les applications pour les utilisateurs finaux Problème: version très récente 23 oct 2009 version preview

31 Bonita: Introduction Télécharger Bonita Studio:

32 Bonita: Achat en ligne

33 Sources Workflow et travail coopératif Khalid Benali J-Y Prax Manager la connaissance dans l'entreprise Production workflow, F. Leymann & D. Roller

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