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1 Centre Africain de Formation et de Recherche Administratives pour le développement Fondation pour le Renforcement des Capacités en Afrique (ACBF) Forum panafricain sur le leadership et le management de l action gouvernementale Comment optimiser la planification, l organisation, la coordination, le suivi et l évaluation du travail gouvernemental à travers l utilisation des technologies de l information et de communication? Forum des secrétaires généraux de gouvernement Août 2013 Hôtel Intercontinental Tanger (Maroc) 1

2 L utilisation des technologies de l information et de communication dans le travail du secrétaire général du gouvernement Kharraz Abdelhak 2

3 Plan NTIC et Missions du secrétaire général du gouvernement Nécessité d une vision dans le déploiement et la mise en œuvre des NTIC Quelques définitions L état des lieux du système d information Le système d information cible urbanisé Les orientations stratégiques du système d information cible urbanisé Infrastructures techniques et composantes fonctionnelles Quelques mots clés 3

4 NTIC et Missions du secrétaire général du gouvernement L organisation administrative du travail gouvernemental et les relations du gouvernement avec le législatif. L étude, la mise en forme et la publication des textes législatifs et règlementaires. NTIC Le contrôle administratif et financier de l administration ainsi que de l étude des moyens de nature à améliorer le fonctionnement des services publiques. L étude et le contrôle des affaires relatives au personnel de l Etat, des collectivités publiques locales et des établissements publiques. 4

5 Nécessité d une vision dans le déploiement et la mise en œuvre des N.T.I.C La multitude et la diversité des acteurs externes L instabilité relative des acteurs externes Les flux d informations échangées avec l environnement extérieur Vision 5

6 Quelques définitions (1/3) Système d information: Ensemble de moyens (organisation, acteurs, processus, procédures, données, systèmes informatiques) nécessaires à l acquisition, au traitement, à la retransmission et à la conservation des informations pour assurer les missions et les prestations fournies. Schéma directeur métier : Le schéma directeur métier (sectoriel) définit, pour un ensemble de services ou un service en particulier, les principes, les étapes et les projets d évolution du système d information métier. 6

7 Quelques définitions (2/3) Socle du système d information : Ensemble des éléments communs aux systèmes d information métiers ou supportant ces derniers. Il s agit notamment de l ensemble: Des infrastructures techniques Des plateformes logicielle communes Des référentiels et des données de base partagées Des applications transversales Des standards en matière de technologies de l information et de la communication 7

8 Quelques définitions (3/3) Workflow : Littéralement "flux de travaux", est la représentation sous forme de flux des opérations à réaliser pour accomplir l'ensemble des tâches ou activités regroupées en un même processus métier. Le workflow permet la modélisation des processus métier dans le cadre d'une démarche plus globale BPM Business Process Management. 8

9 L état des lieux du système d information (1/2) Un système d information morcelé, fragile et caractérisé par: Quelques prestations en ligne mises en œuvre sectoriellement: Absence de portail unique facilitant l accès aux prestations en ligne. Des référentiels de données de base existants mais partiels et cloisonnés : La pluralité des référentiels de données de base oblige les usagers à multiplier les actes administratifs. Les systèmes d information métiers ne partagent pas les données de base. 9

10 L état des lieux du système d information (2/2) Des systèmes d information métiers adaptés mais morcelés : Les outils et les solutions informatiques métiers répondent globalement aux besoins des bénéficiaires. Diversité et redondance tant au niveau des données que des applications. Ces systèmes sont souvent le reflet de processus métiers cloisonnés. Des infrastructures et plateformes techniques à consolider et à renouveler: La disponibilité des services informatiques n est pas toujours assurée. Les pannes sont généralement absorbées dans des délais relativement acceptables. 10

11 Le système d information cible urbanisé (1/3) Des systèmes informatiques soutenant des processus métiers décloisonnés et optimisés : Des systèmes informatiques favorisant l augmentation de la valeur ajoutée des intervenants, la diminution des coûts et des délais de production et l amélioration de la qualité des prestations. Un guichet électronique unique : Des portails d accès réunis dans un guichet électronique unique facilitant l accès aux prestations. Des plates-formes d échanges électroniques normalisées : Des échanges électroniques de données entre les administrations et les partenaires de l Etat facilités par des plateformes répondant aux standards retenues. 11

12 Le système d information cible urbanisé (2/3) Des registres centralisés, disponibles et ouverts : Pour réduire la redondance des tâches administratives et améliorer la qualité des prestations, les données de base sont gérées au sein de référentiels ou registres uniques, ouverts et partagés dans le respect des standards retenus et des principes définis en particulier dans les textes de lois. Des systèmes d informations transversaux intégrés : Des systèmes d information supportant la gouvernance de l administration, sa gestion financière et sa gestion des ressources humaines contribuant à améliorer la maîtrise des ressources et des prestations de l administration, grâce à une meilleure intégration entre eux et avec les systèmes d information métiers sectoriels. 12

13 Le système d information cible urbanisé (3/3) Des plateformes logicielles partagées fiables : Des plateformes logicielles communes partagées fiables, facilitant la mise en œuvre des solutions métiers et réduisant la complexité du système d information. Des infrastructures techniques rationalisées et sécurisées : La disponibilité, la confidentialité et l intégrité des données sont garanties par des infrastructures sécurisées dont les coûts de fonctionnement sont optimisés. 13

14 Les orientations stratégiques du système d information cible urbanisé (1/5) Une gouvernance renforcée des systèmes d information: Favoriser la cohérence dans les développements des solutions métiers par l élaboration systématique de schémas directeurs sectoriels, dans le cadre d un plan directeur national des systèmes d information, qui fixe les principes, les règles et les objectifs d urbanisation des systèmes d information. Faciliter le processus de priorisation des projets par des règles transparentes, des critères connus, et des compétences clairement attribuées permettant notamment à la DSI d assumer légitimement son rôle, dans une relation de partenariat avec les services métiers. 14

15 Les orientations stratégiques du système d information cible urbanisé (2/5) Des solutions métiers et transversales contribuant à la modernisation du service public: Soutenir les efforts de modernisation du service public et d optimisation de son fonctionnement par une implication de la DSI dans l analyse des processus métiers et transversaux en amont de leur informatisation. Rechercher la mutualisation des solutions métiers et transversales entre services et administrations publiques afin d optimiser les coûts de mise en œuvre et de fonctionnement, de faciliter l échange de données et de réduire les redondances et la complexité des systèmes informatiques. 15

16 Les orientations stratégiques du système d information cible urbanisé (3/5) Un déploiement progressif de l administration électronique : Privilégier les projets d évolution des systèmes d information métiers qui permettent le développement de l administration électronique. Regrouper les portails d accès par une intégration progressive des prestations en ligne au sein d un guichet virtuel. 16

17 Les orientations stratégiques du système d information cible urbanisé (4/5) Une consolidation du socle du système d information : Accélérer la constitution des registres communs et partagés pour les données de base, comme levier de simplification des processus métiers et d allègement des démarches administratives pour les usagers et les entreprises. Privilégier les standards et logiciels ouverts contribuant à l intégration des systèmes d information et à l indépendance de l Etat vis-à-vis des fournisseurs. Consolider et développer progressivement les outils d authentification, de gestion des accès et d échanges de données, autorisant des transactions en ligne adéquatement sécurisées et des traitements automatisés. Instaurer une gestion dynamique capable d anticiper les besoins de renouvellement et de maintenance réguliers des infrastructures. 17

18 Les orientations stratégiques du système d information cible urbanisé (5/5) Une organisation informatique renforcée : Poursuivre les efforts de consolidation de l organisation informatique centralisée. Renforcer la maîtrise des activités et des ressources de maintenance, d exploitation et de support aux utilisateurs afin d assurer le fonctionnement quotidien des systèmes informatiques et leur conformité aux exigences légales. Tendre vers une intégration systématique des tâches de sécurité informatique dans les processus opérationnels et les projets informatiques, en vue d une couverture plus grande des risques qualifiés. Renforcer le développement de compétences clés au sein de la DSI dans les domaines de l urbanisation des systèmes d information, de l analyse de processus métiers, de la conduite de projets informatiques, de l intégration de solutions métiers, de l architecture technique et du pilotage opérationnel, rendant la DSI capable d assumer pleinement son rôle de partenaire des services dans la modernisation de l administration. 18

19 Système d information métiers /Sectoriels Architecture du système d information cible urbanisé Portail d accès Multi canal (guichet unique) Fiscalité SGG / Santé / Culture / Sécurité / Economie Prestations en ligne Plateformes logicielles communes (Bureautique, messagerie, intranet, gestion, documents, gestion des identités et contrôles d accès, sécurité, business intelligence, etc.) Référentiels et données de base Systèmes d information transversaux Infrastructures techniques (Terminaux,postes,serveurs,réseaux, téléphones,etc.) Standards Urbanisme / Technique / Sécurité 19

20 Infrastructures techniques et composantes fonctionnelles (1/6) Travail collaboratif Recherche et gestion du contenu Infrastructure technique Communication et échange légal de documents Gestion des processus de l administration (formulaires et processus administratif) 20

21 Infrastructures techniques et composantes fonctionnelles (2/6) Travail collaboratif: Production collaborative des documents * Définition de l espace de travail et organisation des contributeurs * Contribution à la création du contenu * Gestion des autorisations (lecture/ écriture/ maj) * Publication * Gestion des versions Partage des calendriers Coopération et assignation des taches 21

22 Infrastructures techniques et composantes fonctionnelles (3/6) Gestion de contenu et recherche de l information: Gestion de contenu * Librairie documentaire centralisé * Indexation du contenu des documents * Gestion des versions, méta données * Sécurité et droit d accès * Stratégies de rétention et expiration * Archivage légal Recherche de l information * Classification par pertinence /thème/projet/département * Recherche contenu web/ non-web * Recherche de personnes * Recherche des applications métiers 22

23 Infrastructures techniques et composantes fonctionnelles (4/6) Communication et échange légal de documents: Téléphone sur IP Agenda Service de messagerie légale * Comptes de messagerie pour les échanges inter administratifs * Signature électronique * Traçabilité * Gestion des autorisations (habilitation, hiérarchisation, verrouillage ) * Archives légal Visio conférences Messagerie Instantanée 23

24 Infrastructures techniques et composantes fonctionnelles (5/6) Gestion des processus de l administration (Formulaire et processus Administratif): Ensemble de Workflow prêt à l emploi Outils d automatisation des processus de l administration préalablement modélisé (bpms) Disponibilité des formulaires administratifs 24

25 Infrastructures techniques et composantes fonctionnelles (6/6) Socle technologique: Infrastructure d authentification et de gestion des accès (l annuaire de l administration) Certificats électroniques de serveurs web et de signature électronique Portail informationnel et collaboratif Infrastructure réseau et sécurité Service de base orchestrables 25

26 Quelques mots clés Internet / Intranet Messagerie / SMS Mobile Web/ Web service CMS BPMS Sécurité/ PKI (Content Management System) ( Business Process Management System) Interopérabilité Ouverture / Standard Logiciel libre XML/HTML/ SOAP/WSDL Workflow/ groupe ware 26

27 Merci pour votre attention 27

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