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1 Gestion des Demandes de Congés et RTT Avec Workflow pour Lotus Notes Application de type Navigateur 8 rue Paul Cézanne Neuilly-Plaisance - Tél : 33 (0) Fax : 33 (0) cvm@cvm.fr Serveur Web : SAS au capital de ,25 Euros - RCS Bobigny B

2 Pour avoir une assistance à propos de la Gestion des demandes de congés et RTT, contactez CVM : Du Lundi au Vendredi De 9 h 00 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 17 h 30 Standard : 33 (0) Service technique : 33 (0) : cvm@cvm.fr Pa ge 2 sur 2 0

3 SOMMAIRE 1. PRESENTATION DE L APPLICATION BASE DE GESTION DES DEMANDES DE CONGES OUVERTURE DE LA BASE DE SUIVI DES CONGES LES DEMANDES DE CONGES CREATION D UNE DEMANDE DE CONGES VALIDATION D UNE DEMANDE DE CONGES RE-CALCUL DES JOURS DE CONGES DEMANDES QUELQUES POINTS PARTICULIERS AGENDA DES DEMANDES DE CONGES PLANNING DES DEMANDES DE CONGES CONSULTATION DES CONGES ACCEPTES POUR FEUILLE D'EMARGEMENT INSTALLATION ET CONFIGURATION DE L APPLICATION CREATION DES BASES CONFIGURATION DE LA BASE DE GESTION DES DEMANDES DE CONGES DEFINITION DE LA LCA PARAMETRAGE DES REGLES DE CALCUL AUTRES PARAMETRES LA BASE DE PARAMETRAGE DEFINITION DE LA LCA LES EMETTEURS LES GROUPES D EMETTEURS LES SIGNATAIRES AUTRES LIEN AVEC LA BASE DE SUIVI DES DEMANDES DE CONGES PLANIFICATION DES AGENTS BASE DE GESTION DES DEMANDES DE CONGES BASE DE PARAMETRAGE IMPORTATION/EXPORTATION D INFORMATIONS AUTRES APPLICATIONS DE CVM... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. Pa ge 3 sur 2 0

4 1. PRESENTATION DE L APPLICATION Cette application permet de gérer les demandes de Congés et RTT au sein de l entreprise et d en effectuer le suivi et la validation au moyen d un processus de workflow. Elle est accessible par navigateur (Internet Explorer, FireFox). L application se compose de deux bases Lotus Notes. La première contient les demandes de congés en elles-mêmes et la seconde est une base de paramétrage. Pa ge 4 sur 2 0

5 2. BASE DE GESTION DES DEMANDES DE CONGES 2.1. Ouverture de la base de suivi des congés A l ouverture de la base dans Internet Explorer, les utilisateurs accèdent à la liste des fiches annuelles de demandes de congés. Les émetteurs ne voient que leurs propres fiches. Les signataires voient les fiches concernant les émetteurs pour lesquels ils doivent signer les demandes. Les administrateurs et la DRH ont accès à toutes les fiches. Exemple de liste des fiches annuelles de congés Exemple de liste des différents congés pris par des collaborateurs au cours d une période Pa ge 5 sur 2 0

6 2.2. Les demandes de congés Les demandes de congés sont répertoriées dans une fiche annuelle. Toutes les informations concernant le demandeur sont reportées automatiquement dans cette fiche annuelle. Exemple de fiche annuelle de congés Pa ge 6 sur 2 0

7 Création d une demande de congés Les demandes de congés sont créées à partir de la fiche annuelle. Utilisez le lien pour créer une nouvelle demande de congés. Lors de la création d une demande de congés, le demandeur doit définir le type de congés (un seul choix possible) ainsi que les dates de début et de fin du congé. Il peut en plus préciser si ce congés concerne des journées pleines ou non. Exemple de création d une demande de congés Il peut ensuite, soit enregistrer sa demande en brouillon s il ne souhaite pas la transmettre immédiatement, soit la transmettre. Dans les deux cas, le nombre de jours pris est calculé et déduit du solde, on obtient un solde provisoire. Les jours ne seront réellement décomptés du solde (dans l application) que lorsque la demande sera transmise. Restrictions (dépendent des paramètres décrits dans le chapitre 3.2.2) : Un contrôle est effectué au niveau des options qui peuvent être mise en place. Vérification si une demande est déjà en cours de validation. Vérification si une personne appartenant au même groupe a déjà émis une demande concernant la même période. Vérification si le nombre de jours demandés est supérieur au solde disponible. Vérification si le nombre de jours demandés solde tous les congés en une seule fois. Vérification que le délai entre la date de transmission de la demande et le premier jour des congés demandé est supérieur au délai autorisé. Règles de calculs (dépendent des paramètres décrits dans le chapitre 3.2.2) : Pa ge 7 sur 2 0

8 Pas de décompte des jours fériés. Pas de décompte des jours non ouvrables et des jours non travaillés. Décompte ou non de la journée ou ½ journée de RTT fixe suivant sa position, tel que défini dans les règles paramétrables Validation d une demande de congés 1- Transmission : Pour transmettre une demande, l émetteur doit cliquer sur le bouton Après la transmission, la demande ne peut plus être modifiée par l émetteur. Un message est envoyé au premier signataire. Remarque : si aucun signataire n a été défini, la demande est transmise directement à la DRH. 2- Accepter la demande : Pour accepter une demande, le signataire doit cliquer sur le bouton. La demande est envoyée au signataire suivant. Il reçoit un mémo dans sa messagerie Lotus Notes avec un lien (URL) vers la demande à valider. 3- Refuser la demande : Pour refuser une demande, le signataire doit cliquer sur le bouton «motif de refus. La saisie du motif de refus est obligatoire. La demande est retournée à l émetteur.» après avoir précisé le 4- Annuler la demande : Par défaut, l annulation n est possible que par les signataires et le DRH. La demande sort du circuit de validation et les jours demandés ne sont pas décomptés du solde. Exemple de message envoyé aux signataires pour validation 5- Validation automatique : Si au bout de n jours (délai paramétrable) la demande n a pas été validée par le signataire, elle est considérée comme acceptée et elle passe automatiquement au signataire suivant Re-calcul des jours de congés demandés En cas de modification des jours de RTT fixes ou des jours travaillés dans la fiche d un demandeur, les soldes des congés futurs demandés par cet utilisateur sont recalculés, en fonction de ces nouvelles informations. Pa ge 8 sur 2 0

9 2.3. Quelques Points particuliers Pour chaque signataire des demandes de congés, il est possible de définir un délégué et les dates d absence pendant lesquelles ce délégué devra signer les demandes. Les demandes peuvent être enregistrées en brouillon et transmise par la suite. Après la transmission, la demande ne peut plus être modifiée. L avis de demande d acceptation est envoyé au signataire dans son compte de messagerie avec un lien (URL) vers la demande à valider. Si la demande est refusée, le motif de refus exprimé par le responsable est obligatoire. La demande est retournée au collaborateur. La gestion des CP et des RTT est faite par demi-journée 2.4. Agenda des demandes de congés Les demandes de congés validées peuvent être visualisées sous forme d agenda. Les droits d accès sont les mêmes que pour la liste des fiches. Exemple de présentation des congés sous forme d agenda 2.5. Planning des demandes de congés A tout moment les responsables de services peuvent consulter les absences des émetteurs (Congés, RTT). Des couleurs permettent de différencier les divers types d'absence. L'affichage peut concerner une personne ou les personnes d'un groupe (d'un service). Pa ge 9 sur 2 0

10 Exemple de présentation des congés sous forme graphique 2.6. Consultation des congés acceptés pour feuille d'émargement. Seules les personnes autorisées peuvent consulter la liste des congés/rtt acceptés par mois. Il faut choisir le mois et l'année et lancer la recherche avec l'icône en forme de loupe. Pa ge 1 0 s ur 20

11 3. INSTALLATION ET CONFIGURATION DE L APPLICATION 3.1. Création des Bases Les deux bases sont fournit sous forme de modèle (.ntf), l un permettant de créer la base de paramétrage, l autre, la base de suivi des demandes de congés. 1- Ces modèles doivent être copiés dans le répertoire Domino/ Data du serveur Notes ou le répertoire Notes/ Data du disque local. 2- Signez les modèles avec un ID administrateur de votre domaine. Cet ID doit être autorisé à exécuter les agents LotusScript sur le serveur Domino. 3- Puis, à partir de l espace de travail du client Lotus Notes, créez les deux bases correspondant à ces modèles. Pour cela, cliquez sur Fichier / Base de documents / Créer Entrez le nom du serveur sur lequel créer la base Entrez le titre et le nom de fichier de la base Sélectionnez le modèle à utiliser Cliquez sur OK L icône de la base est ajoutée sur l espace de travail. 4- Indexer la base de gestion des demandes de congés : dans la boite de propriétés de la base, sur le sixième onglet, cliquer sur le bouton «Créer l index». Pa ge 1 1 s ur 20

12 3.2. Configuration de la base de gestion des demandes de congés Définition de la LCA a) Les utilisateurs autorisés à créer des demandes de congés doivent avoir un accès Auteur dans la LCA avec l autorisation de créer des documents et ne posséder aucun rôle. b) Les signataires doivent avoir un accès Editeur dans la LCA et ne posséder aucun rôle. c) Ajouter une entrée appelée «Anonymous» avec pas d accès. d) Le rôle [AccessPlanning] permet d'accéder au planning par service e) Le rôle [CancelCOK] permet à des Editeurs d'annuler des congés déjà acceptés. f) Le rôle [CongesCOK] permet à d'accéder aux congés acceptés par mois pour émargement. g) Le rôle [Admin] permet aux gestionnaires de l application d accéder à tous les documents et toutes les fonctionnalités. h) L ID utilisé pour signer la base (voir chapitre 3.1), doit avoir au moins un accès Auteur et posséder le rôle [Admin] Paramétrage des règles de calcul Les règles de calcul des soldes des congés peuvent être paramétrables. Ces paramètres ne sont accessibles qu aux administrateurs de l application, à travers un client Lotus Notes. Pour ouvrir ce document, se placer sur la vue «Liste des fiches» et cliquer sur le bouton. Pa ge 1 2 s ur 20

13 Ce document permet de définir les paramètres suivants : Le signataire du service DRH : il est identique pour tous les demandeurs. C est le signataire final des demandes de congés. La date limite de solde des congés sans dérogation. La date limite de solde des congés, en cas de dérogation (les congés non soldés avant la date limite peuvent être soldés jusqu'à cette date). S il est permis aux demandeurs d émettre plusieurs demandes de congés en même temps. S il est permis aux émetteurs d annuler une demande de congés déjà validée. S il faut un délai entre un CP et une RTT. Si oui, combien de jour(s). S il faut un délai entre la date de transmission de la demande et la date de début du congé demandé. Si oui, combien de jours et le message à afficher au demandeur en cas de dépassement de ce délai. Délai de validation automatique des demandes. Pour ne pas qu une demande de congés reste bloquée en cours de validation par un signataire, elle peut être validée automatiquement au-delà de ce délai. Si vous souhaitez gérer les groupes d exclusion : un demandeur appartenant à un groupe (voir chapitre 3.3.3) ne pourra pas superposer ses congés avec ceux d un autre membre du même groupe. Si le jour de RTT fixe doit être décompté du solde s il est situé au début, au milieu ou à la fin d une période de CP, de RTT ou de Congés exceptionnels Autres paramètres Ce document de paramétrage permet également de définir l emplacement de la base de paramétrage, indispensable au bon fonctionnement de l application. Pa ge 1 3 s ur 20

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15 3.3. La base de paramétrage La base de paramétrage permet de définir : Les émetteurs et leurs caractéristiques, ainsi que leurs signataires. Les groupes d émetteurs, permettant de gérer les exclusions. Les délégués des signataires et les dates d absence. Les jours fériés. Les types de congés exceptionnels et le nombre de jours attribués. Les statuts. Les directions ou agences. Exemple de liste des émetteurs Définition de la LCA a) Les utilisateurs autorisés à créer des demandes de congés, doivent avoir un accès Lecteur dans la LCA. b) Les utilisateurs autorisés à modifier les documents dans cette base doivent avoir un accès Editeur. c) Les utilisateurs autorisés à créer et à modifier les documents dans cette base doivent avoir un accès Editeur et le rôle [CreateNew]. d) Ajouter une entrée appelée «Anonymous» avec pas d accès Les émetteurs Permet de définir les émetteurs des demandes de congés et les informations les concernant. Les émetteurs sont créés manuellement par les utilisateurs possédant le rôle [CreateNew], uniquement depuis un client Lotus Notes ou peuvent crées et mis à jour par importations automatiques de données provenant de fichiers externes. Ils peuvent être modifiés depuis un navigateur par les utilisateurs ayant le rôle [DRH]. Seuls les émetteurs définis ici seront autorisés à créer des demandes de congés. Pa ge 1 5 s ur 20

16 Exemple de fiche Emetteur Les informations à renseigner sont : Le nom de l émetteur : il est sélectionné dans le carnet d adresses public si c est un utilisateur Lotus Notes. Sinon, il peut être entré au clavier et dans ce cas, un délégué en émission (qui lui, est un utilisateur Lotus Notes) doit être défini. Le matricule de l émetteur. Sa direction ou son agence : liste de choix. Les choix sont paramétrables (voir chapitre 3.3.5) S il travaille à temps complet ou à temps partiel. Son statut, duquel dépend l autorisation de s absenter à l occasion des fêtes propres aux confessions religieuses : liste de choix. Les choix sont paramétrables (voir chapitre 3.3.5) Le nombre de jours de congés initial. Le nombre de jours de RTT initial. Les jours de la semaine travaillés. S il est autorisé à solder ses congés sur l année suivante, en cas de dérogation. Les jours de RTT fixes. Les signataires devant valider ses demandes de congés (avant la DRH) : 0, 1 ou 2. Pa ge 1 6 s ur 20

17 Les groupes d émetteurs Les groupes d émetteurs permettent de gérer les exclusions lors des demandes de congés. Ils sont créés manuellement par les utilisateurs possédant le rôle [CreateNew], depuis un client Lotus Notes uniquement. Les membres des groupes sont sélectionnés parmi les émetteurs définis comme décrit ci-dessus. Exemple de groupe d émetteurs Les signataires Pour chaque signataire des demandes de congés, il est possible de définir un délégué et les dates d absence pendant lesquelles ce délégué devra signer les demandes. Ils sont créés manuellement par les utilisateurs possédant le rôle [CreateNew], depuis un client Lotus Notes uniquement. Les dates d absence peuvent être modifiées depuis un navigateur par les utilisateurs possédant le rôle [DRH] ou bien par le signataire lui-même. Exemple de paramétrage d un signataire Autres Liste des jours fériés Liste des types de congés exceptionnels Liste des statuts Pa ge 1 7 s ur 20

18 Liste des directions ou agences Ces documents peuvent être crées et modifiés depuis un client Lotus Notes ou un navigateur. Exemple de type de congé exceptionnel Exemple de statut Exemple de jours férié Lien avec la base de suivi des demandes de congés Un document particulier, accessible uniquement à travers un client Lotus Notes, en cliquant sur l entrée «Document de paramétrage» dans le menu de gauche permet de définir l emplacement de la base de gestion des demandes de congés. Ce document doit impérativement être renseigné et sauvegardé. Pa ge 1 8 s ur 20

19 3.4. Planification des agents La planification des agents est effectuée par les gestionnaires de l application. Pour planifier les agents décrits ci-après, ouvrir la base concernée dans Domino Designer, se placer sur la liste des agents, sélectionner l agent à planifier et double cliquer pour l ouvrir. Il faut définir ensuite, définir l heure et le serveur d exécution (=le serveur sur lequel se trouve la base), en cliquant sur le bouton «Planifier». Exemple d agent planifié Sauver et fermer l agent. Dans la liste des agents, cocher la case située devant l agent à activer Base de gestion des demandes de congés Deux agents sont à planifier : - «Delegation» : permet d envoyer un message aux délégués des signataires absents afin de leur permettre de valider les demandes en cours. Il doit s exécuter tous les jours, après l agent de vérification des absences de la base de paramétrage. Pa ge 1 9 s ur 20

20 - «ValidationAutomatique» : permet d accepter automatiquement les demandes qui ne sont pas validées au bout d un certain temps (défini dans les paramètres de la base). Cet agent ne doit être activé que si cette fonctionnalité doit être mise en place. Si c est le cas, il doit s exécuter tous les jours, le matin Base de paramétrage Un seul agent est à planifier. Il s appelle «VerifierAbsence» et permet de contrôler les absences des signataires des demandes. Il doit s exécuter tous les jours, après minuit Importation/exportation d informations Tous les droits peuvent être importés automatiquement d applications externes quand cela est possible. Ils sont calculés par les applications externes quand cela est prévu. Toutes les consommations peuvent être exportées automatiquement dans des applications externes lorsque cela est possible. Ces modules d importation et exportation sont modifiés en fonction des besoins de nos clients en fonction des formats des données qu ils gèrent. Ces mises à jour d importations et exportations sont des extensions de la version standard de notre application. Pa ge 2 0 s ur 20