Gestion Electronique de Documents

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1 HOPITECH 2007 Atelier 4 Dessin Une solution pour la gestion électronique des documents jldumesnil@prosys.fr La Rochelle, 19 octobre 2007

2 Sommaire Gestion Electronique de Documents Prosys Mezzoteam Q&R

3 Gestion Electronique de Documents 3

4 Documents : le tout numérique Mieux maitriser ouvrages et installations techniques en phase de Conception, Réalisation, Exploitation et maintenance =>Gérer les documents numériques pour assurer : la disponibilité (en tout lieu, à tout moment et en toute sécurité) la cohérence (référentiel des documents administratifs, techniques, financiers) la traçabilité (qualité) Population concernée les différents services de l hôpital services utilisateurs, services techniques et de maintenance les prestataires extérieurs architectes, bureaux d étude, bureaux de contrôle, et entreprises 4

5 Projets de construction : évolution irréversible Depuis 2 décennies, dans l industrie puis dans la construction, les programmes d envergure sont réalisés avec un système informatique commun à tous les intervenants. La généralisation d internet a permis de démocratiser ces solutions en les simplifiant. 5

6 Une évolution sur 2 décennies Initialement 1 projet = 1 système 6

7 D abord réservé aux projets exceptionnels 7

8 Suivi par le secteur hospitalier Aart Farah Architectes et Associés, Hôpital de Nevers 8

9 Le boom Internet a profité à Hôpital2007 Hôpital 2007 a vu se développer l usage des plateformes collaboratives pour les projets hospitaliers A l initiative : du maître d ouvrage ou de son assistant, du maître d œuvre, du groupement de conception-construction ou de PPP. Avec une prise en charge financière : à la charge exclusive d un des acteurs du projet (le plus souvent le maître d ouvrage) ou répartie en charge collective (éventuellement proportionnelle au montant du marché de chaque intervenant) Le rapport [coût du système / coût de l opération] est négligeable (quelques dizaines de millièmes à quelques millièmes du montant) L enjeu est considérable : maîtriser l opération. 9

10 Objectif : maîtriser l ouvrage Objectifs de mise en place d une plateforme collaborative : Centralisation centraliser et de rendre disponible la documentation du projet, 24x24 / 7x7, pour tous (maîtrise d ouvrage, membres du groupement, contrôleurs techniques, exploitants, services utilisateurs), en tout lieu et en toute sécurité. Traçabilité Toute action est tracée : création, modification, consultation, visualisation, téléchargement, vérification, approbation, demandes de modification. Contrôle conformité des documents aux règles de codification et de structuration ; validité des documents diffusés ; synthèse des corps d état techniques ; réception des ouvrages. Pilotage tableaux de bord pour vérifier l état d avancement de la production et du contrôle des documents en conformité avec le planning de l opération ; situation financière de l opération (os, devis, avenants, situations, ) Archivage archives électroniques exhaustives, fiables et exploitables pour la maintenance et l exploitation future des ouvrages et installations techniques. 10

11 Maîtriser Document Aart Farah Architectes et Associés 11

12 Un service au lieu d un système De plus en plus on achète un service et non pas un système Le logiciel comme service (SAS, Software As Service), Choisir une solution, c est choisir : Une solution métier du marché Plateforme opérée par un spécialiste des services internet intervenant dans le domaine de la construction, disposant de références hospitalières comparables au(x) programme(s) en question Une solution techniquement ouverte, «interopérable», c'est-à-dire capable de fonctionner en interface avec des applications tierces de même nature (ged, workflow, ). Une assistance de proximité assistance des utilisateurs, assistance méthodologique pour assurer le transfert de connaissance et le réengineering métier. Une exploitation professionnelle disponibilité, fiabilité et sécurité du service. Les données et fichiers ne peuvent être hébergées que par un tiers de confiance. 12

13 Sommaire Gestion Electronique de Documents Prosys Mezzoteam Q&R

14 Prosys, activité et compétences 1 / T P - E R - P G T K M 14

15 Prosys, une société du Groupe Moniteur Le Groupe Moniteur Un groupe de contenus et de services Leader en France pour la construction et les collectivités locales (900 salariés, 200 M CA) Un acteur neutre et pérenne Une évolution marquée vers les services Internet ( 15

16 Prosys, partenaire technologique de la construction et de l immobilier Prosys, une société dynamique, expérimentée et profitable, centrée client Solutions Travail collaboratif, gestion de contenu, gestion de processus Gestion de surfaces, de patrimoine Intégration de systèmes d information Compétences Spécialiste des plateformes collaboratives pour la construction Leader du domaine en terme de références, de nombre et de taille de projets, de nombres d utilisateurs, de parts de marché, de CA Société, d effectif Savoir faire hérité de près de 20 années d expérience 16

17 Prosys, la référence construction, immobilier, aménagement Ingénierie Assystem, Coteba, GSE, Ingérop, Jacobs, Oger, Industrie Cea, Psa, Transport Aérien : Air France, ADP, aéroports de Bâle-Mulhouse, Toulouse, Urbain : RATP, tramway de Bordeaux, Clermont Ferrand, Le Mans, Montpellier, Nice, Orléans, Paris, Strasbourg Ferroviaire : TGV Taiwan, Gare d Avignon Santé Hôpitaux d Alès, Annecy, Bayonne, Colmar, Dijon, Metz, Montluçon, Nevers, Perpignan, Pontoise, Rodez, St Denis de la Réunion, Sarreguemines, Vesoul, Environnement Syctom, CVO Seclin, Tertiaire privé Immobilier d entreprise et commercial : Bouygues Immo, Cogedim, Ing Real Eastate, Nexity, Vinci Immobilier, Forum Invest, Directions immobilières des grands groupes : BNP Paribas, Société Générale, Cofidis, Tertiaire et équipement public Etat : Assemblée Nationale, Minefi Collectivités locales : Conseil Général de la Gironde, Mairie de Bordeaux, Sem d aménagement : SAEM Boulogne, Sem Lyon Confluences, Etablissements publics : Jussieu, Quai Branly, Musée Confluences, Maison de la Radio, Versailles, Entreprises générales, groupements, conception-construction, PPP Scgpm, Sogea, Demathieu & Bard, Le projet, toutes les entreprises ; L entreprise, tous ses projets 17

18 Nombreux projets hospitaliers Alès, Annecy, Bayonne, Colmar, Dijon, Montluçon, Metz, Nevers, Paris (Cité Universitaire, Cochin, Pitié-Salpêtrière), Perpignan, Pontoise, Rodez, Rouen, Sarreguemines, Suresnes, St Denis de la Réunion, Vesoul 18

19 Sommaire Gestion Electronique de Documents Prosys Mezzoteam Q&R

20 Mezzoteam, plateforme collaborative de projet 1 / T P - E R - P G T K M 20

21 Gestion de contenu et de processus Objectifs : produire, contrôler, piloter Moi Mes documents Mon tableau de bord Stocker Identifier Rechercher Gérer Tracer Mes tâches Prévoir Suivre Analyser Collaborer 21

22 Une plate-forme de services Un produit ouvert Une solution interopérable Des applications ciblées à partir d un produit étagère Une architecture orientée services 22

23 Une architecture 3 tiers orientée services Basée sur les standards Microsoft Serveur Web Présentation Smart Client Internet Information Server 6.0 Remoting Windows Web Services Application Objets Actions Règles.NET 2.0 Stockage Base de données relationnelle SQL Server

24 Une solution dépliable Adaptée au cycle de vie des projets Etudes préliminaires Conception Exécution 24

25 Aperçu Démo Mezzoteam Edition Professionnelle Liste prévisionnelle de plans avec MezzoOffice Tableau de suivi des approbations avec MezzoOffice Contrôle de charte graphique avec pro.vericad Compilation de synthèse avec MezzoCad Gestion des mails avec MezzoOffice Compte-rendu avec MezzoOffice Situations de travaux avec Marco 25

26 Merci de votre attention Prosys - Groupe Moniteur 23 rue du Capitaine Ferber Issy les Moulineaux France 33 (0) (0) jldumesnil@prosys.fr 26

27 Merci de votre attention Prosys - Groupe Moniteur 23 rue du Capitaine Ferber Issy les Moulineaux France 33 (0) (0) jldumesnil@prosys.fr 27

28 Se connecter à Mezzoteam La La connexion n est n est possible que que pour pour les les utilisateurs authentifiés par par un un login login et et un un mot mot de de passe passe 28

29 Une interface simple Des Des onglets rassemblent les les grands grands modules de de Mezzoteam Professionnel :: Accueil, Documents, Agenda, Tâches, Forum, Annuaire 29

30 Membres L annuaire de de l espace de de travail travail est est le le centre centre névralgique du du contrôle d accès aux aux données. 30

31 Inviter des utilisateurs Pour Pour étendre la la liste liste des des membres, vous vous devez devez inviter inviter des des utilisateurs 31

32 Groupes Ils Ils permettent d assigner rapidement des des droits droits d accès ou ou de de constituer une une liste liste de de diffusion. 32

33 Organisations Elles Elles permettent de de donner des des automatiquement des des droits droits sur sur un un document aux aux membres de de l organisation de de son son auteur. 33

34 Arborescence documentaire Vous Vous organisez votre votre espace espace de de travail travail en en gérant gérant une une arborescence de de dossiers, comme sur sur votre votre disque disque dur dur ou ou sur sur un un serveur de de fichiers 34

35 Gérer ses documents Vous Vous avez avez accès accès à deux deux méthodes de de parcours des des documents :: par par dossiers ou ou par par vues vues 35

36 Vues Les Les vues vues correspondent à des des recherches enregistrées, paramétrées par par l administrateur. 36

37 Vues Elles Elles permettent de de consulter les les documents selon selon différents critères de de filtre, filtre, de de tri tri et et d affichage des des informations. 37

38 Rechercher des documents Les Les documents trouvés sont sont présentés dans dans une une vue vue paginée, triable triableet et exportable au au format format Excel. Excel. 38

39 Création d un document En En mode mode consultation, la la fiche fiche documentaire est est organisée en en sections :: description, fichiers, références, historique, droits, droits, journal 39

40 Création d un document Une Une fois fois les les champs saisis, saisis, il il suffit suffit d enregistrer le le document :: Mezzoteam calcule calcule l identifiant de de ce ce document et et les les droits droits d accès par par défaut, et et crée crée un un nouveau dossier qui qui lui lui sera sera associé 40

41 Dépôt de fichiers Il Il est est possible de de déposer directement des des fichiers à partir partir de de la la section section Fichiers, en en cliquant sur sur le le lien lien Déposer. 41

42 Dépôt de fichiers Dans Dans l écran l écran qui qui s affiche, cliquez cliquez sur sur Parcourir ou ou faites faites glisser-déposer le le ou ou les les fichiers et et dossiers que que vous vous souhaitez associer au au document. 42

43 Dépôt de fichiers Le Le dépôt dépôt de de fichiers s effectue alors. alors. Vous Vous contrôlez en en bas bas de de l écran l écran le le déroulement du du dépôt. dépôt. La La couleur marque la la réussite ou ou l échec l échec du du transfert de de fichier. fichier. 43

44 Dépôt de fichiers Les Les sections peuvent être être masquée, pour pour révéler les les autres autres informations de de la la fiche fiche 44

45 Journal Mezzoteam trace trace l ensemble des des actions documentaires dans dans un un journal. Vus Vus pouvez ainsi ainsi vérifier que que vos vos correspondants ont ont bien bien téléchargé les les documents que que vous vous leur leur avez avez diffusés!! 45

46 Visualisation Le Le visualisateur intégré permet d afficher plus plus de de formats de de fichiers, gère gère les les X-Refs X-Refs AutoCAD et et permet d imprimer à l échelle les les documents de de CAO. CAO. 46

47 Cycle de vie Mezzoteam gère gère le le cycle cycle de de vie vie des des documents. Lors Lors de de son son élaboration, un un document possède le le statut statut «En En cours cours»,», et et n est n est visible visible que que par par son son créateur et et l organisation de de ce ce dernier. 47

48 Cycle de vie Pour Pour publier le le document, il il suffit suffit d utiliser la la commande Signer Signer et et Diffuser 48

49 Cycle de vie Signer Signer un un document va va le le faire faire changer de de statut, statut, le le diffuser va va étendre sa sa visibilité à des des utilisateurs ou ou des des groupes. 49

50 Cycle de vie Ce Ce changement de de statut statut est est visible visible dans dans les les vues. vues. 50

51 Cycle de vie Les Les utilisateurs choisis choisis lors lors de de la la diffusion sont sont également notifiés par par

52 Cycle de vie Le Le nouveau document apparaît sur sur l onglet d accueil de de l espace de de travail. 52

53 Réviser un document Un Un document signé signén est n est plus plus modifiable par par son son auteur. Pour Pour continuer à le le faire faire évoluer, il il faut faut le le réviser. 53

54 Réviser un document Il Il suffit suffit de de choisir choisir le le nouvel nouvel indice indice du du document, et et de de saisir saisir un un commentaire. 54

55 Réviser un document La La nouvelle révision est est créée créée avec avec un un statut statut «En En cours cours».». 55

56 Graphe de workflow Statut Workflow NOK Validation Technique NOK Non conforme Graphe long Val Elaboration Sig OPC Graphe court Validation Projet OK BPE En cours Workflow : étapes Document : statuts Validation Refusé Approuvé 56

57 Eléments constitutifs d'un workflow Configuration Globale à tous les workflows Formules de récupération des informations du document Workflow Code et description Conditions de routage Priorité du workflow Code première activité Activité Code, libellé et description Condition de sortie de l activité et activité suivante (Libellés des avis possibles, associés aux activités correspondantes) Actions documentaires déclenchées lors de l entrée dans l activité (diffusion, changement de statut, changement des droits, modification d un champ) Tâche Code, libellé, description et type Définition des personnes/groupes agissant sur la tâche Définition des personnes/groupes ayant un avis consultatif sur la tâche Définition du délai en jours ou à date Priorité Notifications Actions documentaires déclenchées à l exécution de la tâche (diffusion, changement de statut, changement des droits, modification d un champ) 57

58 Onglet des tâches Chaque utilisateur peut peut consulter les les tâches tâches lui lui étant étant assignées, les les filtrer filtrer et et les les trier trier 58

59 Notification Chaque utilisateur reçoit reçoit une une notification par par sur sur les les tâches tâches qu il qu il doit doit accomplir 59

60 Formulaire tâche Chaque tâche tâche contient les les sections suivantes :: Réponse, description, workflow associé, tâches tâches associées et et documents. La La validation est est réalisée en en choisissant un un avis avis et et en en exécutant la la tâche. tâche. 60

61 Tâches dans les documents Les Les tâches tâches du du workflow sont sont listées listées dans dans les les documents correspondants 61

62 Merci de votre attention Prosys - Groupe Moniteur 23 rue du Capitaine Ferber Issy les Moulineaux France 33 (0) (0) jldumesnil@prosys.fr 62

63 Vues de l agenda L agenda de de Mezzoteam comporte une une vue vue par par mois mois 63

64 Vues de l agenda Une Une vue vue par par semaine 64

65 Vues de l agenda Et Et une une vue vue par par jour. jour. 65

66 Evénement Chaque événement porte porte des des informations qui qui le le qualifient :: date date et et heure, heure, description, participants 66

67 Forum Le Le forum forum permet d échanger librement entre entre membres d un d un espace espace de de travail travail 67

68 Fil de discussion Chacun peut peut démarrer un un fil fil de de discussion, qu il qu il peut peut catégoriser s il s il le le souhaite. 68

69 Répondre à un fil existant Les Les réponses sont sont directement associées au au fil fil de de discussion considéré. 69

70 Sommaire Gestion Electronique de Documents Prosys Mezzoteam Q&R

71 Architecture technique Hébergement Haute disponibilité Haut débit Haute sécurité Interopérabilité Mezzoteam : SOA (Architecture Orientée Services) Web services (Méthodes Mezzoteam publiées sur le Web) Possibilité d'interfacer des applications tierces d entreprise (Ged, Epm, Erp, Crm, ) et/ou métier (@viso, Marco, ) Schéma d'architecture technique de la plateforme 71

72 Avantages Mezzoteam Fonctionnel Facilité d utilisation Facilité de recherche (dossiers, vues, module de recherche) Facilité de saisie (dépôt / retrait par glisser / déposer, listes prévisionnelles Excel avec liens sur fichiers) Facilité de contrôle (liste de tâches à faire, retards, notifications) Facilité de reporting (smart Excel) Vues filtrées exportables d un clic en Excel Tableau Excel lié pour le suivi de la diffusion, de l approbation des documents, le calcul des retards (smart MezzoOffice) Facilité d administration Formulaires personnalisables, paramétrables, compatibles toutes règles de gestion (codification, classement, visibilité, ) Classement automatique, Définition graphique des workflow Traçabilité totale indiçage, référencement, horodatage journal des actions Automatisation des processus métiers Vérification charte graphique Compilation de synthèse 72

73 Avantages Mezzoteam Ergonomique Ergonomie web 2.0 (blocs, flux, ) Lisibilité et efficacité de la navigation Onglets par fonctions : Espaces de travail, Documents, Tâches, Agenda, Forum, Annuaire Minimum de clics Section de document (pliable / dépliable) Technologique Sécurité et qualité de service Hébergement professionnel : gardiennage, contrôle d accès, sécurité électrique, informatique Haute technologie, haut débit, haute disponibilité : 24x24, 7x7 (technologie San, mode burst, astreinte, infogérance, cryptage, compression) Plateforme ouverte orientée service Intégration des Clients : Word, Excel, Outlook, AutoCAD, Explorateur Windows (MezzoOffice, MezzoCAD, MezzoSync) Intégration des Serveurs et des applications d entreprise : Module SDK 73

74 Avantages Prosys Qualité de service Compétences métier Ingénieurs consultants expérimentés (8 tramways en cours de réalisation) Savoir faire connexe (Gestion production et contrôle des plans, Project Management, GMAO, Gestion de patrimoine) Qualité de la formation Simple pour les utilisateurs Complète pour les administrateurs Prosys est organisme de formation agréé Qualité du support utilisateur Disponibilité et compétence métier Service Web 24x24 Avance technologique Interopérabilité Dynamique du développement, investissement R&D 74

75 Merci de votre attention Prosys - Groupe Moniteur 23 rue du Capitaine Ferber Issy les Moulineaux France 33 (0) (0) jldumesnil@prosys.fr 75

76 Suivi Technique et Financier des Marchés 76

77 Poste Marco connecté à Mezzoteam 77

78 Poste spécialisé de gestion des marchés 78

79 Circulation des pièces marché SERVICE TECHNIQUE DU C.H. SERVICE FINANCIER DU C.H. MARCO SUIVI TECHNIQUE ET FINANCIER Validation humaine interne Logiciel de Comptabilité MACKESSON Situation vierge Situation validée Situation, Décompte, Certificat pour paiement,... Situation, Décompte, Certificat pour paiement,... Situation, Décompte, Certificat pour paiement,... Mandat Données pour Hélios MEZZOTEAM GESTION ELECTRONIQUE DOCUMENTAIRE CIRCUIT DE VALIDATION ELECTRONIQUE (WORKFLOW) Situation renseignée Situation, Décompte, Certificat pour paiement,... Mandat Données pour Hélios ENTREPRISES / MAITRISE D OEUVRE T.P.G. 79

80 Situations de travaux et état navette 80

81 Certificat de paiement 81

82 Merci de votre attention Prosys - Groupe Moniteur 23 rue du Capitaine Ferber Issy les Moulineaux France 33 (0) (0) jldumesnil@prosys.fr 82

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