OBJET : Guide des bonnes pratiques budgétaires et comptables des crédits d action sociale

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1 CAISSE NATIONALE D ASSURANCE VIEILLESSE Direction nationale de l action sociale Dossier suivi par : Laurent TARRIEU Tél Direction de la gestion des fonds nationaux Dossier suivi par : Joëlle SUISSA Tél. : Le Directeur de la CNAV L agent Comptable de la CNAV à Mesdames et Messieurs les Directeurs et Agents comptables des caisses régionales et des caisses générales de sécurité sociale Document consultable dans la base commune retraite de DORIS et dans la base nationale de législation CIRCULAIRE CNAV N LE 17 novembre 2011 MOTS CLES : ACTION SOCIALE/ PROCEDURE COMPTABLE/ NOMENCLATURE/ AUTORISATION PROGRAMME/ OBJET : Guide des bonnes pratiques budgétaires et comptables des crédits d action sociale RESUME L ambition du Guide des bonnes pratiques budgétaires et comptables des crédits d action sociale est de contribuer à l amélioration et à l homogénéisation des pratiques budgétaires et comptables au sein de la branche retraite et de faciliter le dialogue entre les différents acteurs concernés. Ce souci d amélioration des pratiques s inscrit pleinement dans le cadre de la procédure de certification des comptes et de la nécessité de renforcer et d optimiser le suivi budgétaire des dépenses d action sociale. Ce Guide des bonnes pratiques aborde les problématiques relatives à l utilisation de la nomenclature comptable, la procédure d arrêté des comptes, les modalités de comptabilisation des comptes de la classe 4, le suivi comptable des autorisations de programmes et le suivi budgétaire des crédits d action sociale. 1

2 Vous trouverez joint à la présente circulaire le Guide des bonnes pratiques budgétaires et comptables des crédits d'action sociale qui se compose de cinq grandes parties portant sur les thèmes suivants : - Guide d'utilisation de la nomenclature comptable. - Procédure d'arrêté des comptes. - Modalités de comptabilisation des aides individuelles et collectives. - Suivi comptable des autorisations de programmes (Lieux de vie collectifs). - Suivi budgétaire des crédits d'action sociale. L'objectif du Guide des bonnes pratiques budgétaires et comptables des crédits d'action sociale est de contribuer à l'amélioration et à l'homogénéisation des pratiques budgétaires et comptables au sein de l'assurance retraite et de faciliter le dialogue de gestion entre les différents acteurs concernés. Cet objectif s'inscrit pleinement dans le cadre de la procédure de certification des comptes des organismes locaux et de la nécessité de renforcer et d'optimiser le suivi budgétaire des dépenses d'action sociale. Cette nouvelle version du Guide des bonnes pratiques comporte plusieurs adaptations permettant de prendre en compte les évolutions de la politique d'action soci.le de la branche. Ces adaptations concernent essentiellement la nomenclature cqmptable, les règles relatives à la procédure d'arrêté des comptes et le suivi budgétaire., Cette circulaire annule et remplace la circulaire CNAV n du 15 décembre VI L'Agent Comptable, Le birecteur, paj~wski Pierre MAYEUR 2

3 CAISSE NATIONALE D ASSURANCE VIEILLESSE

4 SOMMAIRE Guide des bonnes pratiques budgétaires et comptables des crédits d action sociale INTRODUCTION CHAPITRE 1 : Guide d utilisation de la nomenclature comptable... 4 CHAPITRE 2 : Procédure d arrêté des comptes CHAPITRE 3 : Modalités de comptabilisation des aides individuelles et collectives CHAPITRE 4 : Suivi comptable des Autorisations de programmes accordées dans le cadre de la politique relative aux lieux de vie collectifs CHAPITRE 5 : Suivi budgétaire des crédits d action sociale ANNEXES

5 INTRODUCTION I - OBJECTIFS DU GUIDE L objectif du Guide des bonnes pratiques budgétaires et comptables est de contribuer à l amélioration et à l homogénéisation des pratiques des caisses régionales ainsi qu à l optimisation du pilotage budgétaire des crédits d action sociale. Cette ambition s inscrit pleinement dans le cadre de la procédure de certification des comptes des organismes locaux par les caisses nationales qui s applique au sein du régime général de la sécurité sociale. Par ailleurs, ce Guide contribue à apporter une réponse aux exigences croissantes des ministères de tutelle et des corps de contrôle en matière de suivi budgétaire et d efficience dans la gestion des fonds publics. En conséquence, le présent guide des bonnes pratiques budgétaires et comptables se compose de cinq grandes parties portant sur les thèmes suivants : - Guide d utilisation de la nomenclature comptable. - Procédure d arrêté des comptes. - Modalités de comptabilisation des aides individuelles et collectives. - Suivi comptable des autorisations de programmes. - Suivi budgétaire des crédits d action sociale. II MISE A JOUR DU GUIDE Cette nouvelle version du Guide des bonnes pratiques budgétaires et comptables comporte plusieurs adaptations permettant de tenir compte des diverses évolutions et contraintes concernant la politique d action sociale de l Assurance retraite. 2.1 Nomenclature comptable La nomenclature comptable applicable sur l exercice 2012 est identique à celle utilisée pour l année

6 2.2 Procédure d arrêté des comptes Certaines définitions et modalités de calcul des opérations d arrêté des comptes ont été adaptées pour tenir compte notamment de : - l arrêt du système d information Annas à la fin de l année 2010 pour le traitement des aides à l exception de l aide à amélioration de l habitat, - la suppression à compte du 1 er janvier 2011 de la ligne comptable «Aide ménagère à domicile». 2.3 Suivi budgétaire des crédits d action sociale Les modalités du suivi budgétaire des crédits d action sociale ont été adaptées sur la base des conclusions d un groupe de travail de plusieurs caisses régionales qui s est réuni au 1 er semestre Ces modalités prévoient un tableau général mensuel de suivi budgétaire ainsi que des tableaux spécifiques de suivi pour les principaux postes de dépenses. 3

7 CHAPITRE 1 : GUIDE D UTILISATION DE LA NOMENCLATURE COMPTABLE I - OBJECTIF DU GUIDE D UTILISATION DE LA NOMENCLATURE COMPTABLE 1.1 Objectif du Guide Remarques II - GUIDE D UTILISATION DE LA NOMENCLATURE COMPTABLE Actions individualisées d action sanitaire et sociale ( ) Information ( ) Evaluations individuelles ( ) Aides individuelles ( ) Lieux de vie collectifs ( ) Ligne comptable disponible ( ) Actions collectives d action sanitaire et sociale ( ) Subventions d investissement ( ) Subventions de fonctionnement ( ) Etudes, recherche et autres actions collectives ( ) Diverses actions expérimentales ( ) 4

8 I OBJECTIF DU GUIDE D UTILISATION DE LA NOMENCLATURE COMPTABLE 1.1 Objectif du Guide L objectif de ce guide d utilisation de la nomenclature comptable est d harmoniser les imputations comptables entre les caisses régionales afin notamment d améliorer le suivi des dépenses des différentes prestations servies par l Assurance retraite. A cet égard, ce guide mentionnera pour chaque ligne comptable : - une définition précise, - la dotation budgétaire régionale sur laquelle s impute la dépense, - le texte de référence sur lequel repose la dépense. Cette nomenclature comptable et son guide d utilisation s appliquent à compter du 1 er janvier Remarques Concernant l utilisation de la nomenclature comptable, les remarques suivantes peuvent être formulées : - Si les textes de référence figurant dans ce Guide sont modifiés après sa parution (Ex : publication d une nouvelle circulaire modifiant ou remplaçant celle figurant dans le guide), il conviendra de prendre en compte ces modifications dans l attente de la mise à jour du Guide. - S agissant des lignes comptables regroupant plusieurs prestations différentes, les caisses régionales peuvent mettre en place un suivi plus précis d une prestation particulière en ajoutant un chiffre au n de compte (Ex. : création d un sous-compte «Secours» : ). - L arborescence comptable tient compte des obligations comptables qui fixent les grands blocs suivants : Actions individualisées d action sanitaire et sociale (656241) Actions collectives d action sanitaire et sociale (656242) Subventions d investissement ( ) Subventions de fonctionnement ( ) Diverses actions expérimentales (656243) Rappel : Conformément aux orientations de la COG Etat / CNAV pour les années 2009 à 2013 et à la circulaire CNAV n du 2 février 2007 relative aux conditions de mise en œuvre du dispositif d évaluation des besoins des retraités et des plans d actions personnalisés (PAP), les aides versées par la branche retraite concernent les retraités relevant des GIR 5 et 6. 5

9 II - GUIDE D UTILISATION DE LA NOMENCLATURE COMPTABLE Le guide d utilisation se décompose en trois parties correspondant aux grands blocs de la nomenclature comptable dont on trouvera un descriptif en annexe n 1 : Actions individualisées d action sanitaire et sociale ( ), Actions collectives d action sanitaire et sociale ( ), Diverses actions expérimentales ( ) Actions individualisées d action sanitaire et sociale ( ) Information Ligne («Information») Définition : Elle correspond au financement d actions de communication sur la politique d action sociale de l Assurance retraite mises en œuvre par la caisse régionale. Textes de référence : COG Etat / CNAV pour les années 2009 à Imputation budgétaire : Les dépenses de cette ligne comptable sont imputées sur la dotation régionale «Aide au maintien à domicile». Commentaires : Les actions de communication financées sur le budget de gestion administrative ne doivent pas être imputées sur cette ligne comptable Evaluations individuelles ( ) Ligne («Evaluations des besoins») Définition : Elle correspond au financement de la prestation d évaluation des besoins des retraités réalisée par des prestataires externes (Clic, prestataires, centre de prévention ) ou des conseils généraux ainsi qu au financement de la rémunération des prestataires habitat (frais d ingénierie). Textes de référence : Circulaire CNAV n du 12 juillet 2011 relative à l harmonisation des modalités de rémunération des structures d évaluation. Circulaire CNAV n du 8 juillet 2011 relative aux objectifs et conditions de mise en œuvre et de financement des aides relatives au logement et cadre de vie pour les personnes retraités socialement fragilisées, relevant des Gir 5 et 6. Circulaire CNAV n du 14 décembre 2010 relative aux montants des paramètres financiers des prestations d action sociale servies à compter du 1 er janvier Circulaire CNAV n du 2 février 2007 relative aux conditions de mise en œuvre du dispositif d évaluation des besoins des retraités et des plans d actions personnalisé. 6

10 Imputation budgétaire : Les dépenses de cette ligne comptable sont imputées sur la dotation régionale «Dispositifs d évaluation des besoins» Aides individuelles ( ) Ligne («Plans d actions personnalisés PAP») Définition : Elle correspond au financement du «Plan d actions personnalisé (PAP)». Sont imputées sur cette ligne toutes les aides contenues dans un PAP et figurant dans le thésaurus national de services (Aide ménagère à domicile, portage de repas, transport accompagné ). Les dépenses correspondant à des heures d aide ménagère à domicile délivrées en dehors d un PAP doivent être imputées sur cette ligne. Textes de référence : Circulaire CNAV n du 4 juillet 2011 relative aux modalités de mise en œuvre du désengagement de l Ircantec de la procédure coordonnée et des différentes conventions signées avec la CNAV. Circulaire CNAV n du 3 février 2011 relative à l aide au retour à domicile après hospitalisation et ses conditions de mise en œuvre, dans le cadre des PAP. Circulaire CNAV n du 14 décembre 2010 relative à la mise en place d une procédure spécifique de paiement, sous la forme de forfaits annuels, pour certains services du Plan d actions personnalisé. Circulaire CNAV n du 14 décembre 2010 relative aux montants des paramètres financiers des prestations d action sociale servies à compter du 1 er janvier Circulaire CNAV n du 3 août 2010 relative aux modalités d examen des ressources des bénéficiaires du PAP et au barème de participation du PAP. Circulaire CNAV n du 8 juin 2007 relative aux conventions types accompagnant la circulaire du 2 février 2007 relative à la mise en œuvre du dispositif d évaluation des besoins des retraités et des PAP. Circulaire CNAV n du 2 février 2007 relative aux conditions de mise en œuvre du dispositif d évaluation des besoins des retraités et des plans d actions personnalisés. Imputation budgétaire : Les dépenses de cette ligne comptable sont imputées sur la dotation régionale «Aide au maintien à domicile». 7

11 Ligne («Aides à l habitat») Définition : Elle correspond au financement des aides relatives au logement et au cadre de vie. Textes de référence : Circulaire CNAV n du 8 juillet 2011 relative aux objectifs et conditions de mise en œuvre et de financement des aides relatives au logement et cadre de vie pour les personnes retraités socialement fragilisées, relevant des Gir 5 et 6. Imputation budgétaire : Les dépenses de cette ligne comptable sont imputées sur la dotation régionale «Aide au maintien à domicile». Ligne («Complément qualité») Définition : Elle correspond au financement du complément qualité et du dispositif relatif aux modalités transitoires de rémunération complémentaire des prestataires de services («Euro Qualité»). Textes de référence : Décisions du conseil d administration de la CNAV du 4 novembre 2009 et du 1er décembre 2010 relatif aux modalités transitoires de rémunération complémentaire des prestataires de services. Les modalités de la circulaire CNAV n du 23 mars 2004, relative à l attribution des compléments qualité pour l exercice 2004, sont suspendues. Ligne («Autres actions individualisées») Définition : Elle correspond au financement de toutes les autres aides individuelles (secours, aides aux vacances, aides techniques, centenaires, PED ), qui ne sont pas délivrées dans le cadre d un PAP. Textes de référence : Circulaire CNAV n du 14 décembre 2010 relative aux montants des paramètres financiers des prestations d action sociale servies à compter du 1 er janvier Circulaire CNAV n du 2 février 2007 relative aux conditions de mise en œuvre du dispositif d évaluation des besoins des retraités et des plans d actions personnalisés. Imputation budgétaire : Les dépenses de cette ligne comptable sont imputées sur la dotation régionale «Aide au maintien à domicile». 8

12 Ligne à («Libres») Commentaires : Lignes comptables libres pour la création d une nouvelle prestation. Elles ne doivent pas être utilisées sans instruction spécifique de la CNAV Lieux de vie collectifs ( ) Ce compte correspond au financement d actions individuelles qui s inscrivent dans le cadre de l orientation de la COG relative aux lieux de vie collectifs Ligne comptable disponible ( ) Cette ligne comptable reste libre pour la mise en place de nouvelles prestations individuelles dans le cadre des lieux de vie collectifs. Elle ne doit pas être utilisée sans instruction spécifique de la CNAV Actions collectives d action sanitaire et sociale ( ) Préalable : S agissant de la distinction entre subventions d investissement et subventions de fonctionnement, qui est une obligation du plan comptable, il est important que les caisses s attachent, dans la mesure du possible, à opérer cette distinction. Néanmoins, dans la mesure où il n est pas possible d effectuer cette distinction, il faudra imputer la dépense en fonction de la nature principale de la subvention (si la majeure partie de la subvention concerne de l investissement, on rattache la totalité de la dépense à la ligne «subventions d investissement») Subventions d investissement ( ) Ligne («Aide aux structures») Définition : Elle correspond au financement de subventions d investissement attribuées à une structure pour le financement d un projet s inscrivant dans le cadre des objectifs de la COG Ex. : attribution d une subvention d investissement pour l achat de matériel informatique, d un véhicule pour du portage de repas ou pour l installation d une pièce rafraîchies... Textes de référence : Circulaire n du 19 février 2008 relative au dispositif d appel à projets pour l adaptation, la diversification et la qualité de l offre de service aux retraités. Circulaire CNAV n du 12 août 2003 relative à la participation de la branche retraite aux coordinations gérontologiques et aux Centres locaux d information et de coordination. Circulaire CNAV n du 10 décembre 1997 relative aux actions gérontologiques d initiative locale ou nationale. 9

13 Imputation budgétaire : Les dépenses de cette ligne comptable sont imputées sur la dotation régionale «Aide au maintien à domicile». Commentaires : La décision d attribution d une subvention, prise par l instance délibérante de l organisme (conseil d administration), se réfère à une des trois circulaires sus visées qui s appliquent indépendamment les unes des autres. Ligne («Lieux de vie collectifs») Définition : Elle correspond au financement de subventions d investissement versées aux établissements d hébergement pour personnes âgées. Textes de référence : Circulaire n du 21 octobre 2011 relative aux modalités d attribution des prêts à la construction ou à la rénovation. Circulaire n du 8 juillet 2011 relative aux modalités de participation financière, modèles de convention d attribution des aides financières et précisions relatives à la vente en l état futur d achèvement (VEFA). Circulaire CNAV n du 26 avril 2010 relative aux cahiers de charges, axes stratégiques, modalités d attribution des aides financières et modèles de conventions. Imputation budgétaire : Les dépenses de cette ligne comptable sont imputées sur la dotation régionale «Aide au maintien à domicile». Ligne («Œuvres caisses») Définition : Elle correspond aux subventions accordées par la caisse nationale aux caisses régionales dans le cadre du financement des œuvres caisses. Textes de référence : Décision du conseil d administration de la CNAV. Commentaires : Ces financements sont accordés aux caisses régionales sur la base d une décision du conseil d administration de la CNAV. Ligne et (libres) Commentaires : Lignes comptables libres pour la création d une nouvelle prestation. Elles ne doivent pas être utilisées sans instruction spécifique de la CNAV Subventions de fonctionnement ( ) Ligne («Aide aux structures») Définition : Elle correspond au financement de subventions de fonctionnement attribuées à une structure pour le financement d un projet s inscrivant dans le cadre des objectifs de la 10

14 COG (Ex. : attribution d une subvention de fonctionnement à une structure pour l édition d une plaquette d information, le financement d une formation, d ateliers de prévention ). Textes de référence : Circulaire n du 19 février 2008 relative au dispositif d appel à projets pour l adaptation, la diversification et la qualité de l offre de service aux retraités. Circulaire CNAV n du 12 août 2003 relative à la participation de la branche retraite aux coordinations gérontologiques et aux Centres locaux d information et de coordination. Circulaire CNAV n du 10 décembre 1997 relative aux actions gérontologiques d initiative locale ou nationale. Imputation budgétaire : Les dépenses de cette ligne comptable sont imputées sur la dotation régionale «Aide au maintien à domicile». Commentaires : La décision d attribution d une subvention, prise par l instance délibérante de l organisme (conseil d administration), se réfère à une des trois circulaires sus visées qui s appliquent indépendamment les unes des autres. Ligne («Actions d animation») Définition : Elle correspond au financement de subventions de fonctionnement versées aux établissements d hébergement pour personnes âgées dans le cadre des orientations de la COG visant à l amélioration de la vie sociale des personnes âgées dans les lieux de vie collectifs (Ex. : financement d une action d animation au sein de l établissement). Textes de référence : Circulaire n du 21 octobre 2011 relative aux modalités d attribution des prêts à la construction ou à la rénovation. Circulaire n du 8 juillet 2011 relative aux modalités de participation financière, modèles de convention d attribution des aides financières et précisions relatives à la vente en l état futur d achèvement (VEFA). Circulaire CNAV n du 26 avril 2010 relative aux cahiers de charges, axes stratégiques, modalités d attribution des aides financières et modèles de conventions. Imputation budgétaire : Les dépenses de cette ligne comptable sont imputées sur la dotation régionale «Aide au maintien à domicile». Ligne («Œuvres caisses») Définition : Elle correspond au financement de subventions de fonctionnement attribuées à une œuvre caisse par la caisse régionale. Imputation budgétaire : Les dépenses de cette ligne comptable sont imputées sur la dotation régionale «Aide au maintien à domicile». 11

15 Ligne à (libres) Commentaires : Lignes comptables libres pour la création d une nouvelle prestation collective. Elles ne doivent pas être utilisées sans instruction spécifique de la CNAV Etudes, recherches et autres actions collectives ( ) Ligne («Etudes, recherche et autres actions collectives») Définition : Elle correspond au financement d études ou de recherches réalisées par un organisme extérieur à la demande de la Caisse régionale ainsi que de toute autre action collective. Imputation budgétaire : Les dépenses de cette ligne comptable sont imputées sur la dotation régionale «Aide au maintien à domicile». 2.3 Diverses actions expérimentales ( ) Les lignes comptables (de à ) restent disponibles pour la mise en œuvre d éventuelles prestations nouvelles et ne doivent pas être utilisées sans instruction spécifique de la CNAV. 12

16 CHAPITRE 2 : PROCEDURE D ARRETE DES COMPTES I - INTRODUCTION 1 Objectif 2 Remarques de la Cour des comptes 3 Contexte de l année Définition II PROCEDURES D ARRETE DES COMPTES : REGLES ET RECOMMANDATIONS 1 Dispositifs d évaluation des besoins 2 Plans d actions personnalisés 3 Aide à l amélioration de l habitat 4 Subventions 5 Autres aides III DELAI DE REGULARISATION DANS LE TEMPS DES CHARGES A PAYER IV LES MODALITES COMPTABLES DE REGULARISATION DES CHARGES A PAYER 13

17 I - INTRODUCTION 1 Objectif Ce chapitre du Guide des bonnes pratiques budgétaires et comptables fixe un certain nombre de recommandations sur les règles applicables à la clôture des comptes pour les prestations d action sociale. Ces règles sont précisées dans la circulaire annuelle d arrêté des comptes. L objectif de ces recommandations est : - de procéder à une estimation la plus exacte possible des dettes, des charges à payer et des engagements hors bilan pour les principales prestations d action sociale, - d homogénéiser les pratiques relatives aux méthodes de calcul utilisées et aux pièces justificatives de ces calculs, afin de faciliter la consolidation des données au niveau national. En fonction des spécificités régionales, les règles figurant dans ce Guide peuvent être adaptées afin d estimer de la manière la plus exacte possible le montant des dettes, charges à payer et engagements hors bilan. Ces adaptations doivent être expliquées dans la revue analytique du dossier de clôture. Ce chapitre se structure autour de trois rubriques : - les modalités d estimation et de valorisation des dettes, des charges à payer et des engagements hors bilan pour les principales prestations d action sociale, - la définition d une norme indicative de régularisation dans le temps des charges à payer, - les modalités comptables de régularisation des charges à payer non consommées. 2 Remarques de la Cour des comptes La Cour des Comptes a demandé à la CNAV de mettre un terme à la pratique qui consistait à ne comptabiliser des charges à payer et des provisions d action sociale que dans la limite des crédits budgétaires. En conséquence, les Caisses doivent comptabiliser toutes les charges à payer et provisions correctement justifiées. Pour autant, il est bien entendu que les dépenses engagées doivent toujours respecter le budget notifié. S il s avérait qu exceptionnellement, certaines caisses ne disposaient pas, en fin d année, de crédits suffisants pour couvrir l exhaustivité des charges à payer et provisions, il leur appartiendrait de demander à la CNAV, en le justifiant, une dotation complémentaire leur permettant de couvrir ces dépenses. Dans tous les cas, aucune absence de comptabilisation de charges à payer et de provisions pour insuffisance budgétaire ne pourra être admise. 14

18 3 Contexte de l année Système d information de l action sociale Le système d information Annas a été arrêté à la fin du mois d octobre 2011 pour permettre la régularisation de quelques paiements pour des dossiers enregistrés dans Annas. Le traitement des évaluations de besoins et des PAP est géré uniquement sous Antares au cours de l exercice En conséquence, les procédures de calcul pour l estimation des dettes, des charges à payer et des engagements hors bilan seront basées uniquement sur le système d information Antares et sur l infocentre Athena. Concernant la prestation d aide à l amélioration de l habitat, elle continue à être gérée sous Annas jusqu au début de l année Les règles d arrêté des comptes ne sont donc pas modifiées en Suppression de la ligne comptable «Aide ménagère à domicile» Depuis le 1 er janvier 2011, la ligne comptable «Aide ménagère à domicile» est supprimée. Les dépenses relatives à l aide ménagère à domicile (dans le cadre ou en dehors d un PAP) sont imputées sur la ligne comptable «Plans d actions personnalisés» ( ). En conséquence, le Guide des bonnes pratiques ne comporte plus de règles spécifiques pour l aide ménagère à domicile. 3.3 Chèque Emploi Service Universel (CESU) Le conseil d administration de la CNAV, lors de sa séance du 6 février 2009, a décidé de mettre en place au sein de la branche retraite le Chèque Emploi Service Universel (CESU) qui permet le paiement de certaines aides 1 délivrées dans le cadre des plans d actions personnalisés (PAP). Le CESU a été mis en place à titre expérimental dans deux caisses régionales. Les schémas d écritures comptables inscrits dans la circulaire d arrêté des comptes 2009 sont reconduits pour Définition Les définitions comptables du Plan Comptable général et du Plan Comptable Unique des Organismes de Sécurité Sociale (PCUOSS), sont les suivantes : Dettes : Une dette est un passif certain dont l échéance et le montant sont fixés de façon précise Charges à payer : réalisation certaine, montant et/ou échéance inconnus 1 Aide au ménage, aide aux courses, portage de repas, déplacements accompagnés 15

19 Les organismes comptabilisent des charges à payer lorsque l incertitude porte sur le montant (en l absence de pièces le justifiant) ou sur l échéance des prestations à payer. Dès lors qu il est constaté des dettes nettement précisées quant à leur objet, mais dont l incertitude porte soit sur le montant, en l absence de pièces justificatives fixant de manière définitive celui-ci, soit sur l échéance, des charges à payer sont comptabilisées par les organismes Engagements hors bilan Les comptes d engagements enregistrent des droits et obligations susceptibles de modifier le montant ou la consistance du patrimoine de l entité. Les effets des droits et obligations sur le montant ou la consistance du patrimoine sont subordonnés à la réalisation de conditions ou d opérations ultérieures. 16

20 II PROCEDURES D ARRETE DES COMPTES : REGLES ET RECOMMANDATIONS 1 Dispositifs d évaluation des besoins Dettes Règles Les factures en instance de paiement à la date d arrêté des comptes sont enregistrées en dettes pour leur montant exact Calcul théorique Somme des factures enregistrées et en instance de paiement à la clôture de l exercice Procédures / Pièces justificatives du calcul Bordereau récapitulatif des factures en instance de paiement à la clôture de l exercice, signé par l ordonnateur La requête T de l infocentre ATHENA permet d obtenir le montant des factures d évaluation des besoins enregistrées et non payées. Exemple de requête T T / Evaluation des besoins / Factures en instance de paiement 17

21 EXEMPLE Estimation du montant des dettes : Montant des factures en instance de paiement à la clôture de l exercice (factures enregistrées dans le système et en attente de paiement) : Charges à payer Règle Les charges à payer correspondent au montant des engagements en cours au 31 décembre et dont les factures n ont pas été traitées ou reçues. Cela correspond aux évaluations commandées et non payées dont les factures n ont pas été reçues ou n ont pas été enregistrées. Par simplification, le coût d une évaluation pour le calcul de la charge à payer est fixé à 106. Les commandes du mois de décembre ne doivent pas être prises en compte. En effet, il est considéré que le délai de réalisation entre la commande et la réalisation de la prestation est d un mois. Il convient de tenir compte des évaluations commandées avant le 30 novembre de l exercice en cours Calcul théorique (Nombre de commandes d évaluation non payées antérieures au 30 novembre) x Procédures / Pièces justificatives du calcul La requête T de l infocentre ATHENA permet d obtenir le nombre d évaluations de besoins commandées et non payées (factures non reçues ou enregistrées) antérieures au 30 novembre de l exercice en cours. 18

22 . Exemple de requête T T / Evaluation des besoins / Evaluations commandées et non payées / Période : antérieur au 1 er août EXEMPLE Estimation du montant des évaluations commandées et non payées (T 5.3.2): Septembre 50 Octobre 150 Novembre 300 Total Nombre d évaluations commandées et non payées Par simplification, le coût d une évaluation pour le calcul de la charge à payer est fixé à 106, soit une charge à payer estimée à (500 x 106) = Remarque : Les caisses régionales doivent procéder à une analyse critique des résultats de la requête Athena T En effet, il convient d être attentif à la présence éventuelle d évaluations «inexistantes» dans les résultats de la requête (Ex. : des évaluations commandées, non effectuées mais non supprimées de la base). Vérifier que le fichier des évaluations commandées est à jour et que les données entrées dans le système d information sont correctes. Ainsi en fin d année, la liste des commandes en cours ne devrait comprendre que des commandes des derniers mois de l année.

23 2 Plans d actions personnalisés Comme indiqué en introduction, la ligne comptable «Aide ménagère à domicile» est supprimée depuis le 1 er janvier L intégralité des dépenses d aide ménagère à domicile (dans le cadre ou en dehors d un PAP) est donc imputée sur la ligne comptable «PAP». Cette modification doit être prise en compte dans le calcul des charges à payer et des engagements hors bilan. Etant donné le caractère significatif de l AMD au sein du PAP, il est recommandé de calculer la charge à payer et l engagement hors bilan en isolant l AMD des autres aides intégrées au sein du PAP. 2.1 Charges à payer Règle Les charges à payer correspondent aux services PAP effectués durant l exercice dont la facture n a pas été traitée. Le montant des charges à payer correspond aux engagements PAP des mois partiellement payés auxquels est appliqué un taux de réalisation. Il convient de soustraire à ce montant la partie des engagements déjà payée par les organismes. Le taux de réalisation utilisé pour le calcul des charges à payer doit porter sur une période considérée comme intégralement payée. Il est donc préférable de calculer ce taux sur l exercice précédent. Les caisses régionales qui souhaitent utiliser une période différente pour estimer le taux de réalisation, en raison notamment d un contexte spécifique, doivent le justifier. Cette règle d estimation doit prendre en compte les engagements du PAP et de l aide ménagère à domicile y compris celle délivrée en dehors du PAP Calcul théorique Charges à payer PAP = [(Total engagements AMD (PAP & hors PAP) des mois partiellement payés) x (Taux de réalisation AMD de l exercice N-1)] [Total des dépenses AMD (PAP & hors PAP) des mois partiellement payés] + [(Total engagements PAP (hors AMD) des mois partiellement payés) x (Taux de réalisation PAP de l exercice N-1)] [Total des dépenses PAP (hors AMD) des mois partiellement payés] Procédures / Pièces justificatives du calcul L estimation de la charge à payer et de l engagement hors bilan PAP est réalisé à partir des informations issues du système d information Antares et des requêtes de l infocentre Athena. 20

24 PAP hors AMD (requête Athena T 5.2.1) La requête T de l infocentre Athena permet d obtenir : - le montant mensuel des dépenses et des engagements PAP (hors AMD) pour un mois considéré, - le montant des dépenses et des engagements PAP (hors AMD) sur une période donnée de l année (du 1 er janvier au 31 juillet par exemple), - un taux de réalisation (dépenses / engagements) des prestations PAP accordées. A partir de cette requête, on peut estimer le montant des engagements et des dépenses du PAP prévu par le calcul du point Exemple de requête T T / Engagements PAP (hors AMD) / Dépenses-Engagements / Période : juillet 21

25 T / Engagements PAP (hors AMD) / Dépenses-Engagements / Période : du 1 er janvier au 31 juillet Aide ménagère à domicile (requête Athena T 5.1.1) La requête T de l infocentre Athena permet d obtenir : - Le montant mensuel des dépenses et des engagements d aide ménagère à domicile (PAP et hors PAP) pour un mois considéré. - Le montant des dépenses et des engagements d aide ménagère à domicile (PAP et hors PAP) sur une période donnée de l année (du 1er janvier au 31 juillet par exemple). - un taux de réalisation (dépenses / engagements) des prestations d AMD accordées. A partir de cette requête, on peut estimer le montant des engagements et des dépenses de l AMD prévu par le calcul du point Exemple de requête T

26 T / Dépenses AMD (PAP et hors PAP) / Dépenses-Engagements / Période : juillet T / Dépenses AMD (PAP et hors PAP) / Dépenses-Engagements / Période : de janvier à juillet 23

27 EXEMPLE Comme indiqué supra il est recommandé d effectuer l estimation de la charge à payer en isolant l AMD des autres aides intégrées au sein du PAP. Phase 1 : Estimation de la charge à payer de l AMD Etape 1 : Détermination du taux de réalisation 2010 Ce taux pourra être déterminé à partir de la requête Athena T511 Anatres (Athena) Mois janv-10 févr-10 mars-10 avr-10 mai-10 juin-10 Montant payé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Dépenses Montant accordé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Engagements Taux de réalisation 63,1% 62,8% 65,2% 61,2% 57,2% 63,3% Mois juil-10 août-10 sept-10 oct-10 nov-10 déc-10 Montant payé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Dépenses Montant accordé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Engagements Taux de réalisation 61,4% 56,9% 64,5% 65,6% 62,6% 61,9% Soit un taux de réalisation annuel de 62,07%. Etape 2 : Détermination du montant de la charge à payer Les montants mensuels payés par mois de prestation et les montants accordés dans Antares sur 2011 pourront être déterminés via les requêtes Athena T Antares (Athena) Mois janv-11 févr-11 mars-11 avr-11 mai-11 juin-11 Montant payé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Dépenses Montant accordé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Engagements Soit un taux de réalisation de 62,78% 63,79% 62,13% 67,40% 60,24% 61,49% Taux de réalisation ,07% 62,07% 62,07% 62,07% 62,07% 62,07% Montant de la charge à payer Mois juil-11 août-11 sept-11 oct-11 nov-11 déc-11 Montant payé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Dépenses Montant accordé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Engagements Soit un taux de réalisation de 64,34% 61,22% 63,98% 60,16% 55,29% % Taux de réalisation ,07% 62,07% 62,07% 62,07% 62,07% 62,07% Montant de la charge à payer Dans cet exemple, la personne en charge de l'estimation de la charge à payer a considéré que toutes les prestations réalisées sur le mois de janvier à septembre ont été payées. Total CAP AMD estimé :

28 Phase 2 : Estimation de la charge à payer des autres aides PAP Etape 1 : Détermination du taux de réalisation 2010 Le taux de réalisation est déterminé via la requête ATHENA (T521). Mois janv-10 févr-10 mars-10 avr-10 mai-10 juin-10 Antares (Athena) Montant payé PAP (hors Amd) relatif aux prestations réalisées durant le mois / Dépenses Montant accordé PAP (hors Amd) relatif aux prestations réalisées durant le mois / Engagements Soit un taux de réalisation de 40,8% 42,2% 40,3% 40,8% 39,8% 39,5% Mois juil-10 août-10 sept-10 oct-10 nov-10 déc-10 Montant payé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Dépenses Montant accordé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Engagements Soit un taux de réalisation de 41,5% 40,5% 40,9% 38,6% 42,0% 41,5% Soit un taux de réalisation annuel de 40,66%. Etape 2 : Détermination du montant de la charge à payer Antares (Athena) Mois janv-11 févr-11 mars-11 avr-11 mai-11 juin-11 Montant payé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Dépenses Montant accordé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Engagements Soit un taux de réalisation de 41,55% 39,72% 42,96% 40,59% 37,86% 36,61% Taux de réalisation ,66% 40,66% 40,66% 40,66% 40,66% 40,66% Montant de la charge à payer Mois juil-11 août-11 sept-11 oct-11 nov-11 déc-11 Montant payé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Dépenses Montant accordé AMD relatif aux prestations réalisées durant le mois / Engagements Soit un taux de réalisation de 40,36% 44,10% 38,22% 34,01% 31,28% % Taux de réalisation ,66% 40,66% 40,66% 40,66% 40,66% 40,66% Montant de la charge à payer Dans cet exemple, la personne en charge de l'estimation de la charge à payer a considéré que toutes les prestations réalisées sur le mois de janvier à aout ont été payées Total CAP estimé des autres aides PAP: Remarque Il convient d additionner le montant des charges à payer obtenu pour l AMD et celui obtenu pour les autres aides PAP soit euros euros. Le montant de la charge à payer à constater pour le PAP est de Euros 25

29 2.2 Engagements hors bilan Règle L engagement hors bilan correspond au montant des engagements PAP (y compris AMD) concernant les exercices N+1 et N+2. Le calcul de l engagement hors bilan doit prendre en compte les PAP (hors AMD) et l AMD (PAP & hors PAP) Calcul théorique Engagement hors bilan PAP = [Total engagements PAP (hors AMD) pour les exercices N+1 et N+2] + [Total engagements AMD (PAP & hors PAP) pour les exercices N+1 et N+2] Procédures / Pièces justificatives du calcul PAP hors AMD (requête Athena T 6.2.1) La requête T de l infocentre ATHENA permet d obtenir le montant des engagements de dépenses PAP (hors aide ménagère à domicile) pour les exercices N+1 et N+2. A partir de cette requête, on peut estimer le montant des engagements hors bilan du PAP (hors aide ménagère à domicile) prévu par le calcul du point

30 Exemple de requête T T / Engagements de dépenses PAP (hors AMD) / Période : AMD (requête Athena T 6.1.1) La requête T de l infocentre ATHENA permet d obtenir le montant des engagements de dépenses d aide ménagère à domicile (PAP & hors PAP) sur les exercices N+1 et N+2. A partir de cette requête, on peut estimer le montant des engagements hors bilan de l aide ménagère à domicile (PAP & hors PAP) prévu par le calcul du point

31 Exemple de requête T T / Engagements AMD (PAP et hors PAP) sur les exercices N, N+1 et N+2 / Période :

32 EXEMPLE Engagement hors bilan PAP : Afin de déterminer le montant de l engagement hors bilan il est nécessaire d utiliser les requêtes de l infocentre Athena T611 relatives aux engagements AMD et la requête T621 relatives aux autres aides incluses dan le PAP N+1 N+2 Total Montant engagé sur les exercices suivants au titre de l aide ménagère à domicile (requête T 6.1.1) Montant engagé sur les exercices suivants au titre de l aide PAP hors AMD (requête T 6.2.1) Total Le montant de l engagement hors bilan à constater pour le PAP est de Euros. 3 Aide à l amélioration de l habitat 3.1 Charges à payer Les charges à payer correspondent aux travaux effectués au domicile des bénéficiaires et dont l aide accordée par l organisme n a pas encore été versée. Les charges à payer doivent être enregistrées sur la base des factures et/ou des bordereaux reçus et en instance de paiement à la date d arrêté des comptes. En effet, seule une part des factures est prise en charge par l organisme et ce montant n est connu qu une fois les justificatifs saisis dans le système informatique. Par conséquent le montant n est pas fixé de façon précise, il convient alors d enregistrer une charge à payer Calcul théorique Somme des factures en instance de paiement à la clôture de l exercice Procédures / Pièces justificatives du calcul Bordereau récapitulatif des factures en instance de paiement à la clôture de l exercice, signé par l ordonnateur. 3.2 Engagements hors bilan Règles 29

33 L engagement hors bilan correspond au montant des engagements (diminué des charges à payer) Calcul théorique (Montant du solde des engagements charges à payer) Procédures / Pièces justificatives du calcul Etat des engagements : Copie écran du suivi budgétaire onglet «global» ou batch journalier état GAAD 1250 (état valable pour les caisses régionales qui utilisent ANNAS pour gérer la prestation Habitat) Commentaires La convention nationale habitat précise que les accords de prise en charge sont délivrés pour une durée maximum de 18 mois, éventuellement modulable, ce qui implique que les travaux soient réalisés dans ce délai. 4 Subventions Règle «Par convention, il est convenu que le fait générateur de la dépense est la décision de l instance délibérante de l organisme (Commission d action sanitaire et sociale ou Conseil d administration)» «Les charges à payer correspondent à la différence entre le montant fixé par la décision de l instance délibérante et les sommes déjà versées au cours de l exercice.» «Ce type de dépenses ne doit pas donner lieu à constitution de provisions, sauf cas exceptionnel et dûment motivé» Calcul théorique de la CAP Montant décidé par l instance délibérante de l année N montant payé en N Procédures / Pièces justificatives du calcul Tableau récapitulatif des décisions et des paiements effectués 30

34 5 Autres aides Les règles définies ci-après concernent les autres prestations d action sociale délivrées par les caisses régionales (secours, aides aux vacances, dons centenaires ) Dettes Règles Les factures et/ou les bordeaux en instance de paiement à la date d arrêté des comptes doivent être enregistrés pour leur montant exact par la contrepartie d un compte de dettes Calcul théorique Somme des factures en instance de paiement à la clôture de l exercice Procédures / Pièces justificatives du calcul Bordereau récapitulatif des factures en instance de paiement à la clôture de l exercice signé par l ordonnateur. 5.2 Charges à payer Règles Les charges à payer correspondent aux prestations effectuées dont les factures n ont pas été traitées ou reçues à la date d arrêté des comptes. Elles sont estimées sur la base du nombre de dossiers pour lesquels une prise en charge a été décidée et sont valorisées sur la base du coût moyen d un dossier constaté au niveau régional Calcul théorique (Nombre de dossiers engagés sur l année et dont les prestations sur l année N sont non payées x coût moyen d un dossier) (Montant des dettes) Procédures / Pièces justificatives du calcul Etat de calcul manuel 5.3 Engagements hors bilan Règles L engagement hors bilan concerne les prestations pour lesquelles une prise en charge a été décidée et qui engagent la caisse régionale sur l exercice suivant. Il correspond au montant des engagements courant sur l exercice N+1 (voire N+2). 31

35 5.3.2 Calcul théorique Montant des engagements pour les exercices N+1 et N+2 pour les dossiers engagés et toujours en cours au 31/12/N Procédures / Pièces justificatives du calcul Etat de calcul manuel III DELAI DE REGULARISATION DANS LE TEMPS DES CHARGES A PAYER Il est décidé de compléter les définitions ci-dessus d une norme de régularisation dans le temps des charges à payer, afin d améliorer la lisibilité des résultats financiers : «Les charges à payer devront être régularisées de préférence dans un délai de 3 mois et au maximum dans un délai de 6 mois, ou annulées.» «Les charges à payer doivent être systématiquement annulées en fin d année, sauf cas exceptionnel dûment motivé». A titre exceptionnel, la date limite de régularisation des charges à payer PAP et AMD de 2010 est fixée au 30/09/2011. Des éléments d information complémentaires sur les modalités de comptabilisation des charges à payer figurent au point 1.2 du chapitre 3 du présent guide. En ce qui concerne les subventions, la nécessité de procéder au versement des sommes accordées en plusieurs fois, après vérification du service fait, conditionne une norme de régularisation dans le temps des charges à payer légèrement différente par rapport au traitement de droit commun énoncé dans le paragraphe ci-dessus : «Pour les subventions, la durée de régularisation des charges à payer est portée à 24 mois.» IV LES MODALITES COMPTABLES DE REGULARISATION DES CHARGES A PAYER La règle suivante est applicable : «La régularisation des charges à payer doit être effectuée par la constatation d une recette comptabilisée au crédit de la classe 7.» Les termes de la circulaire CNAV n 91/95 du 7 avril 1995, actuellement applicables, sont donc réaffirmés. * * * Des provisions pour créances douteuses peuvent également être constituées. A cet effet, des informations sur leurs modalités de comptabilisation figurent au chapitre 3 du présent guide. 32

36 CHAPITRE 3 : MODALITES DE COMPTABILISATION DES AIDES INDIVIDUELLES ET COLLECTIVES I. AIDES INDIVIDUELLES Attributions d aides individuelles et dettes Charges à payer d action sociale individuelle Constatation des indus Provisions pour dépréciation de créances Pertes sur créances irrécouvrables (prestations) Traitement des réimputations II. ACTIONS COLLECTIVES Subventions de fonctionnement et d investissement Prêts d action immobilière 33

37 I AIDES INDIVIDUELLES Avant propos à l attention des CGSS : Les règles d imputation de gestion présentées ci dessous concernent les organismes métropolitains. Concernant les CGSS il est admis d utiliser la gestion Fonds Communs Vieillesse (TFV) pour les comptes de créances et dettes. 1.1 Attribution d aides individuelles et dettes Le Plan Comptable Annoté Inter Régimes (PLACAIR) précise que les paiements faits aux prestataires doivent être enregistrés aux comptes : 406 pour les versements directs aux assurés 407 pour les versements des prestations sociales à des tiers substitués à l assuré Le système ANTARES gère ses propres paiements. Les écritures de comptabilisation sont des écritures globales qui représentent des lots de paiement par nature de prestations payées et non par destinataire du paiement. Considérant que les aides individuelles d action sociale sont principalement payées à des associations ou des structures, il est préconisé d utiliser le compte SVR 4078 Versement à des tiers Autres dettes liées aux prestations sociales pour tous les paiements d aides individuelles. Toutefois le compte SVR 4068 Prestataires Versements directs, autres dettes liées aux prestations pourra être utilisé si le versement est directement effectué au prestataire. Remarque : Dans le cas où les écritures de paiement seraient générées automatiquement par Baccara le compte centralisateur de paiement 4011 peut être utilisé au lieu des comptes 4068 et Schéma : Attribution d aides individuelles et dettes : Code gestion Compte Débit Crédits SVR X SVR 4078 ou 4068 X Dans le cas de paiement d acomptes (exemple pour l aide ménagère à domicile intégrée au PAP), sera utilisé le compte SVR Avances et acomptes sur prestations versés directement aux tiers. Schéma : Paiement d acompte d aide ménagère : Code gestion Compte Débit Crédits SVR X SVR 4078 X 34