Liste de contrôle Avant de vous connecter à Quantum View Outbound

Transcription

1 Liste de contrôle Avant de vous connecter à Quantum View Outbound Lors de la procédure d'abonnement, le système vous invite à entrer des informations détaillées que vous ne possédez peutêtre pas. Avant de vous connecter, prenez connaissance de la liste ci-dessous et assurez-vous de posséder toutes les informations demandées. Facturer le service à ce compte UPS : Code postal associé à ce numéro de compte : Existe-t-il un administrateur pour ce compte? Numéro de compte UPS pour lequel vous souhaiter obtenir des informations: Code postal associé à ce numéro de compte : Existe-t-il un administrateur pour ce compte? (répétez cette section, si nécessaire) Inscrivez-vous à l'option de service sélectionnée (cochez l'une d'entre elles) : Notification concernant les envois du client Notification concernant la livraison Notification concernant les modifications exceptionnelles Format des fichiers à télécharger (cochez l'un d'entre eux) : Fichier à plat Fichier CSV XML Avant de vous connecter à Quantum View Outbound 1 / 5

2 Liste de contrôle Avant de vous connecter à Quantum View Outbound Informations supplémentaires Quantum View Outbound vous permet de suivre avec précision les colis que vous envoyez. La procédure de connexion sera plus rapide et plus simple si vous connaissez son mode de fonctionnement et que vous disposez des informations demandées avant de créer votre abonnement. Le présent document contient les sections suivantes : Establish or Identify the Corporate Administrator Get Ready for the Subscription Process How to Sign Up for Quantum View Outbound Définition ou identification de l'administrateur Les frais de l'abonnement Quantum View Outbound doivent être facturés à un compte UPS. Pour garantir la sécurité de vos données, le compte UPS utilisé pour la facturation de l'abonnement Quantum View Outbound et les comptes UPS utilisés pour le suivi des colis envoyés doivent être associés à un administrateur. L'administrateur détermine si les utilisateurs sont autorisés à consulter les informations de ces comptes et/ou à facturer les frais de l'abonnement à ces comptes. L'administrateur est défini à l'aide du service Administration UPS disponible dans la page d'accueil MON UPS.COM. Pour déterminer si un administrateur a été défini pour ce compte, vous pouvez : Demander à devenir administrateur à l'aide du service Administration UPS. Si un administrateur a déjà été défini, le système vous en informe lors de l'étape Informations sur l'abonnement dans la procédure Administration UPS. Vous pouvez poursuivre la procédure d'abonnement de Quantum View Outbound. Le système vous indiquera si un administrateur a été défini lorsque vous entrerez le numéro de compte de facturation. Tant qu'un administrateur n'est pas défini, vous n'êtes pas abonné à Quantum View Outbound. Vous devez définir un administrateur pour le numéro de compte UPS utilisé pour la facturation et les numéros de compte UPS utilisés dans le cadre de l'abonnement. Si un administrateur a été associé aux comptes UPS utilisés pour l'abonnement Quantum View Outbound, les demandes relatives à la facturation et à l'accès aux comptes sont envoyées automatiquement lors de la procédure d'abonnement. La définition d'un administrateur requiert l'exécution de processus en ligne et hors ligne qui peuvent prendre 10 jours ouvrables. Si vous souhaitez devenir l'administrateur du compte UPS, vous pouvez demander les droits administratifs correspondants à l'aide du service Administration UPS. Préparation à la procédure d'abonnement Lors de la procédure d'abonnement, le système vous invite à entrer des informations détaillées que vous ne possédez peut-être pas. Avant de vous connecter, prenez connaissance de la liste ci-dessous et assurez-vous de posséder toutes les informations demandées. Un compte UPS utilisé pour facturer ce service Procurez-vous le numéro de compte UPS qui doit être utilisé pour facturer le service Quantum View Outbound, ainsi que le code postal associé à l'adresse de ramassage de ce numéro de compte. Les comptes UPS avec lesquels vous souhaitez suivre les colis envoyés Indiquez les numéros de compte pour lesquels vous souhaitez recevoir des informations d'expédition, ainsi que le code postal associé à l'adresse de ramassage de ce compte. Avant de vous connecter à Quantum View Outbound 2 / 5

3 Options de service Sélectionnez l'option de service Quantum View Outbound à laquelle vous souhaitez vous abonner. Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez utiliser ces informations. Voulez-vous connaître les informations de livraison de chaque colis ou uniquement les informations relatives aux colis qui ne seront pas livrés dans les délais prévus? Notification concernant les envois du client : Informations complètes sur les colis que vous avez envoyés. Cette notification comprend l'état mis à jour de vos colis jusqu'à leur livraison, la date d'expédition, des informations sur des modifications exceptionnelles et sur la livraison. Vous pouvez également ajouter d'autres éléments pour obtenir un manifeste complet. Notification concernant la livraison: Fournit des informations détaillées sur la livraison, notamment la date d'expédition, la date et l'heure de livraison, le numéro de référence, l'adresse de livraison complète, le nom de la personne qui a signé le document pour recevoir le colis et d'autres informations de livraison. Vous pouvez également ajouter les informations d'origine et l'ensemble des éléments de données du manifeste. Remarque : Les notifications de livraison ne comprennent pas l'image de la signature ni les mises à jour relatives à des modifications exceptionnelles. Notification concernant les modifications exceptionnelles Fournit des informations sur les colis expédiés qui ne pourront pas être livrés à la date de prévue. La notification comprend l'état de la modification exceptionnelle, ainsi que la nouvelle date de livraison. Ce service fournit un nombre limité d'informations sur le manifeste. Sélection d'un format de fichier Vous pouvez recevoir les informations Quantum View en format CSV, texte ou XML. Sélectionnez un format de fichier en prenant en considération les connaissances techniques requises pour importer les informations dans une application bureautique, ou importez et intégrez les informations directement dans vos systèmes internes. CSV : Les fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules) contiennent des données regroupées sous forme de lignes en format texte, les valeurs de chaque ligne étant séparées par une virgule et chaque rangée représentant une nouvelle ligne. Vous pouvez facilement importer un fichier CSV dans Microsoft Access et Excel.Les assistants d'importation de nombreuses applications bureautiques (Excel, par exemple) traitent ce format sans difficulté. Fichiers à plat : Les fichiers à plat sont des fichiers en format texte dont tous les caractères de traitement, de structure et de marquage ont été supprimés. En règle générale, ils requièrent moins d'espace que les fichiers formatés et peuvent être utilisés dans les bases de données Oracle, SQL, Lotus ou dans autres logiciels de base de données. Pour plus d'informations sur l'utilisation des fichiers à plat, téléchargez le document Guide sur les fichiers à plat Quantum View. Chaque enregistrement stocké dans le fichier dispose d'un certain nombre d'espaces. Chaque espace est destiné à un élément de données particulier. Par exemple, si les caractères 1-6 représentent le numéro de l'expéditeur (123456) et que le code 7-8 désigne l'état (NC), la valeur apparaît sous la forme NC dans le fichier. Les champs qui ne sont pas remplis dans un enregistrement doivent toujours être conservés et disposer du nombre de caractères qui leur a été affecté dans le fichier à plat. XML XML (Extensible Markup Language) est un langage souple pour formater des données et les partager sur le Web ou les réseaux intranet. Le format XML permet de créer des règles standard pour décrire le contenu. Les informations sont ainsi partagées de manière cohérente. XML utilise des balises uniquement pour délimiter les blocs de données et laisse l'interprétation des informations à l'application qui les lit. Le format XML est particulièrement intéressant pour les utilisateurs qui souhaitent télécharger des fichiers sur leurs ordinateurs de bureau ou dans un réseau local et les ouvrir dans Microsoft Excel, dans Avant de vous connecter à Quantum View Outbound 3 / 5

4 les bases de données Access, Oracle, SQL, Lotus et dans d'autres logiciels de base de données, ainsi que sur des systèmes d'entreprise. Vous pouvez automatiser la procédure d'extraction des fichiers XML en utilisant l'outil de téléchargement des fichiers UPS OnLine pour Quantum View MC. Cet outil XML permet d'extraire les informations Quantum View et de les importer directement dans vos systèmes centraux. Notifications Définissez les notifications que vous souhaitez recevoir par courrier électronique. Quantum View Outbound propose deux types de notifications extrêmement utiles. Notification approuvée/refusée : Vous souhaitez recevoir des notifications par courrier électronique lorsque les demandes que vous avez envoyées pour l'abonnement Quantum View Outbound sont approuvées ou refusées. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner cette option dans votre profil MON UPS.COM ou au cours de la procédure d'abonnement. Notification lorsque les fichiers sont prêts à télécharger: Vous souhaitez recevoir une notification par courrier électronique lorsque de nouveaux fichiers Quantum View Outbound sont disponibles sur le site de téléchargement. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner cette option dans la section Préférences de fichiers lors de la procédure d'inscription ou ajouter cette option ultérieurement dans la section Informations sur l'abonnement du récapitulatif Quantum View. Remarque : Si vous recevez beaucoup de colis, cette option peut générer jusqu'à 24 messages électroniques par jour (un toutes les heures). Avant de vous connecter à Quantum View Outbound 4 / 5

5 Comme vous connecter à Quantum View Outbound Une fois que vous avez défini l'administrateur requis, recueilli les informations demandées et pris les décisions nécessaires, vous êtes prêt à vous abonner à Quantum View Outbound. La présente section décrit brièvement les étapes de la procédure. Cette procédure suppose que vous avez déjà défini un administrateur pour le compte UPS comme indiqué plus haut. 1. Connectez-vous à MON UPS.COM et sélectionnez Quantum View Outbound dans les services externes UPS. 2. Cliquez sur Connexion. 3. Consultez les informations de votre profil et modifiez-les, si nécessaire. Si vous souhaitez recevoir des notifications par courrier électronique lorsque les demandes que vous avez envoyées pour l'abonnement sont approuvées ou refusées, vous pouvez modifier votre profil lors de cette étape et sélectionner cette option. 4. Entrez les informations relatives à votre abonnement. Indiquez un nom pour votre abonnement, sélectionnez une option de service et définissez un compte de facturation. Remarque : vous pouvez indiquer n'importe quel nom d'abonnement dans la mesure où il vous permet de les différencier. Si vous entrez un numéro de compte de facturation (au lieu de le sélectionner dans la liste déroulante), vous devez également indiquer le code postal associé à l'adresse de ramassage de ce compte. 5. Sélectionnez l'administrateur auquel vous souhaitez transmettre votre demande pour la facturation des frais au compte UPS. 6. Ajoutez les comptes UPS pour lesquels vous souhaitez recevoir les informations d'expédition. Vous devez indiquer le numéro de compte et le code postal associé à l'adresse de ramassage de chaque compte. 7. Sélectionnez l'administrateur auquel vous souhaitez transmettre votre demande pour accéder aux informations d'expédition de chaque compte. Vous devrez obtenir les autorisations nécessaires auprès de l'administrateur ou du sous-administrateur pour chaque compte utilisé dans l'abonnement (sauf si vous êtes déjà l'administrateur de ce compte). 8. Sélectionnez les préférences de fichiers. Déterminez le format de fichier à utiliser pour le téléchargement. 9. Confirmez et transmettez les informations d'abonnement. 10. Une fois l'abonnement terminé, vous devez attendre que l'administrateur approuve votre demande. Si vous avez sélectionné l'option de notification par courrier électronique, vous recevrez un message pour vous informer si cette demande est approuvée ou refusée. Sinon, vous pouvez vérifier l'état de votre demande dans le récapitulatif Quantum View. Notez que l'administrateur dispose d'un laps de temps illimité pour répondre à vos demandes. Notez le nom de l'administrateur sélectionné afin de pouvoir le relancer si sa réponse tarde à arriver. 11. Une fois les approbations reçues, vous pouvez revenir au récapitulatif Quantum View et activer le nouvel abonnement. Remarque : Si l'utilisateur qui s'inscrit est l'administrateur du compte indiqué pour recevoir les informations et effectuer la facturation, il peut activer l'abonnement immédiatement après avoir effectué la procédure de connexion Quantum View Outbound. Avant de vous connecter à Quantum View Outbound 5 / 5