POLITIQUE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

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1 POLITIQUE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Document adopté par le Conseil d administration le 29 avril 2012 Procédure administrative 17 Document préparé par le secrétariat général 1

2 TABLE DES MATIÈRES TITRE I - DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES... 3 CHAPITRE I - DÉFINITIONS 3 CHAPITRE II - DISPOSITIONS GÉNÉRALES... 4 TITRE II - ATTRIBUTION D UN POSTE... 5 CHAPITRE I - EMBAUCHE... 5 CHAPITRE II : CHAMP D APPLICATION... 6 CHAPITRE III - CONTRATS DE TRAVAIL... 6 TITRE III - HORAIRE DE TRAVAIL ET RÉMUNÉRATION... 7 CHAPITRE I - HORAIRE DE TRAVAIL... 7 CHAPITRE II : ÉCHELLES SALARIALES... 7 CHAPITRE III- TEMPS SUPPLÉMENTAIRE... 8 TITRE III - CONGÉS ET DROITS SOCIAUX... 9 CHAPITRE I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES SUR L'ATTRIBUTION ET L'UTILISATION DES CONGÉS... 9 CHAPITRE II - CONGÉS SOCIAUX... 9 TITRE IV - VACANCES ANNUELLES CHAPITRE I - BANQUE DE VACANCES ANNUELLES TITRE VI - SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL CHAPITRE I - SÉCURITÉ ET HYGIÈNE CHAPITRE II - DISCRIMINATION ET HARCÈLEMENT TITRE VII - DISPOSITIONS GÉNÉRALES CHAPITRE I - DROITS DE L'EMPLOYEUR CHAPITRE II - DEVOIRS DES EMPLOYÉS CHAPITRE III - PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET DROITS D'AUTEURS TITRE VIII - DISPOSITIONS FINALES CHAPITRE I - ENTRÉE EN VIGUEUR

3 TITRE I - DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES CHAPITRE I - DÉFINITIONS 1) Définitions Dans la présente politique, à moins que le contexte ne s y oppose, les termes suivants signifient : a) Affichage externe : la publication de l offre d emploi à l extérieur du campus de l UQTR, notamment dans les bases de données en recherche d emplois; b) Affichage interne : la publication de l offre d emploi à l intérieur du campus de l UQTR, notamment sur les babillards de l AGE UQTR; c) Ancienneté : la durée totale de service continu d'un employé auprès de l'employeur, calculée en année, en mois et en jours à partir de la dernière date d'embauche de l'employé; d) Année de travail : la période allant du 1er mai d'une année civile au 30 avril de l'année civile suivante; e) Assemblée générale : l'assemblée générale de l Association générale des étudiants de l Université du Québec à Trois-Rivières; f) Cas de force majeure : un événement imprévisible et irrésistible; y est assimilée la cause étrangère qui présente ces mêmes caractères. g) Comité d embauche : le Comité ad hoc formé par le Conseil d administration et chargé de l embauche des employés; h) Comité de relation de travail : le Comité de l AGE UQTR en charge de l application de la présente politique; i) Comité exécutif : le Comité exécutif de l AGE UQTR; j) Conseil d'administration : le Conseil d'administration de l AGE UQTR; k) Contrat de travail : un document signé par l employeur et l employé qui fixe toutes modalités relatives au travail de l employé et qui officialise l embauche; l) Employé : une personne qui travaille pour un employeur moyennant rémunération; m) Employé permanent : tout employé qui occupe un poste permanent et qui a complété sa période d essai; n) Employé permanent en essai : tout employé qui occupe un poste permanent, mais qui n a pas complété sa période d essai; o) Employé temporaire : tout employé qui n'occupe pas un poste permanent; p) Employé contractuel : toute personne employée par l employeur qui occupe un poste créé pour un projet spécial à durée déterminée ou pour pourvoir à un remplacement; 3

4 q) Employeur : l Association générale des Étudiants de l Université du Québec à Trois-Rivières; r) Instance régulière : une réunion régulière du Conseil d'administration et/ou de l'assemblée générale de l AGE UQTR; s) Jour ouvrable : les jours de la semaine, soit du lundi au vendredi inclusivement, sauf ceux déclarés non-ouvrables par une autre disposition de la présente Politique de gestion des ressources humaines ou par toute autre disposition législative. La présente définition ne s'applique qu'aux fins de computation des délais; t) Normes du travail : Prescriptions contenues dans la Loi sur les normes du Travail (L.R.Q., chapitre N-1.1) et qui ont préséance sur tout règlement en matières de ressources humaines; u) Parties : l'employeur, d'une part, et l'ensemble des employées occupant des postes permanents, d'autre part; v) Période d essai : la période de travail qu'une personne doit compléter au service de l'employeur permanent pour devenir un employé permanent; 2) Référence Dans le cas où un terme utilisé dans la politique ne serait pas présent à l article 1, les définitions présentes dans les Statuts et règlements généraux de l AGE UQTR font office de références. 3) Genre Dans la présente politique, à moins que le contexte ne s y oppose, le genre masculin est employé dans le but d alléger le texte. CHAPITRE II - DISPOSITIONS GÉNÉRALES 4) Objectifs Les objectifs de la présente politique sont : Permettre le bon fonctionnement de l AGE UQTR et de son siège social; Permettre le bon fonctionnement des services de l AGE UQTR; Promouvoir et maintenir des relations de travail harmonieuses entre l employeur et les employés; Déterminer les conditions de travail des employés de l AGE UQTR; Obtenir des rendements adéquats, autant de la part des employés que de l employeur; Permettre une bonne évaluation des employés. 5) Application La présente politique s applique à tous les employés de l AGE UQTR et constitue le cadre régissant tout contrat de travail. 6) Conditions minimales La présente politique stipule les conditions minimales de travail à accorder aux employés et n empêche pas l employeur d'accorder des contrats avec des conditions plus avantageuses. 7) Loi sur les normes du travail La présente politique est élaborée en respect de la Loi sur les normes du travail (L.R.Q., chapitre N-1.1). S il advenait que la présente politique soit silencieuse sur certains aspects de la 4

5 gestion des ressources humaines, L AGE UQTR s en remettra à la Loi sur les normes du travail. 8) Amendement La présente politique est amendée de la façon suivante : en conseil d administration, par majorité des voix, selon la politique générale 2 (procédures administratives). TITRE II - ATTRIBUTION D UN POSTE CHAPITRE I - EMBAUCHE 9) Poste permanent Tout poste permanent à combler doit être affiché à l interne et à l externe simultanément, et ce, pour une période minimale de dix (10) jours ouvrables. L offre d emploi doit mentionner les exigences normales du poste, l horaire de travail et la définition de tâches. Pour se porter candidat à un poste permanent à combler, un candidat doit soumettre son curriculum vitae au secrétaire-général et en copie conforme, à la directrice administrative, et respecter les prescriptions indiquées dans l offre d emploi. Suivant l affichage de l offre d emploi, les candidatures reçues sont analysées par le Comité d embauche. Si le comité considère une candidature valable, il la recommande au Conseil d administration. 10) Poste temporaire Tout poste temporaire à pourvoir doit être affiché pour une période minimale sept (7) jours ouvrables sur les babillards et sur le site Internet de l employeur et doit être comblé par des étudiants de l UQTR. Une copie de l offre d emploi est alors affichée au siège social de l employeur. L offre d emploi du poste temporaire à combler doit, au minimum, mentionner les exigences normales du poste, l horaire de travail et la définition de tâches. Pour se porter candidat à un poste temporaire à combler, l étudiant doit soumettre son curriculum vitae au secrétaire-général et en copie conforme, à la directrice administrative, et respecter les prescriptions indiquées dans l offre d emploi. Par la suite, celui-ci est convoqué à une entrevue faite par le Comité d embauche. Si un employé déjà en poste souhaite changer de poste pour un autre, celui-ci doit suivre les mêmes procédures que les autres étudiants. 11) Poste contractuel L employeur peut créer des postes contractuels pour des projets spéciaux. Tout poste contractuel à combler doit être affiché pour une période minimale de sept (7) jours ouvrables sur les babillards et le site Internet de l AGE UQTR. Les membres de l AGE UQTR doivent être priorisés dans l embauche. 5

6 Une copie de l offre d emploi est alors affichée au siège social de l employeur. L offre d emploi du poste contractuel doit, au minimum, mentionner les exigences normales du poste, l horaire de travail et la définition de tâches. Pour se porter candidat à un poste contractuel à combler, ce dernier doit soumettre son curriculum vitae au secrétaire-général et en copie conforme, à la directrice administrative, et respecter les prescriptions indiquées dans l avis d affichage de l offre d emploi. CHAPITRE II : CHAMP D APPLICATION 12) Comité d embauche Afin de pourvoir à un poste vacant, un Comité d embauche doit être créé par le Conseil d administration. Ce comité est formé d un minimum de deux membres du Conseil exécutif, de deux membres du Conseil d administration et du directeur administratif. Le comité analyse les candidatures reçues, réalise les entrevues, embauche un candidat et en recommande l embauche au Conseil d administration. 13) Accueil Lors de la nomination, l employeur informe le nouvel employé de la description de ses tâches et des procédures et politiques en vigueur de l AGE UQTR et des services de l AGE UQTR, de la durée et des modalités de sa période d essai, ainsi que de la formation que le nouvel employé recevra. 14) Essai pour un poste permanent Tout nouvel employé à un poste permanent doit être soumis à une période d essai d une durée de trois (3) mois. Au terme de cette période, le Comité de relation de travail évalue le travail de l employé en analysant les rapports déposés au Conseil d administration et en rencontrant l employé. Le comité de relations de travail peut faire des recommandations à l employé pour améliorer son travail. Suite à cette période d essai, le comité de relations de travail peut négocier un contrat de travail avec l employé et en recommander sa signature au Conseil d administration. Le comité peut également recommander au Conseil d administration de ne pas accorder le poste à l employé et demander la réouverture du poste permanent à pourvoir. CHAPITRE III - CONTRATS DE TRAVAIL 15) Contrat Toute embauche d'un employé permanent, temporaire ou contractuel doit être officialisée par la signature d'un contrat de travail entre l'employé permanent et l'employeur, lequel est, pour la signature des contrats, représenté par le président et la vice-présidente aux finances et développement. Le contrat de travail doit minimalement contenir les clauses suivantes : Poste occupé; Fonctions et responsabilités Supérieur immédiat (lien de subordination) Lieu de travail Salaire 6

7 Révision du salaire Vacances Congé fériés et payés Autres congés Heures de travail Entrée en vigueur du contrat Durée du contrat Fin du contrat (préavis de licenciement, démission, etc.) 16) Durée maximale du contrat Un contrat d employé permanent est d une durée maximale de 3 (trois) ans. 17) Modification du contrat Tout contrat de travail d un employé peut être modifié suite à l accord commun de l employeur et de l employé, dans le respect des objectifs décrit à l article 4 de la présente politique. Cette modification devra faire l objet d une recommandation du comité des relations de travail et être approuvée par le Conseil d administration. TITRE III - HORAIRE DE TRAVAIL ET RÉMUNÉRATION CHAPITRE I - HORAIRE DE TRAVAIL 18) Horaire de travail L horaire normal de travail et la semaine normal de travail sont stipulés dans chacun des contrats d embauche ayant été signé avec l AGE UQTR. 19) Période de repos L employé permanent qui travaille une journée normale de travail a droit à deux (2) périodes de quinze (15) minutes de pause par jour rémunérées, réparties comme il l entend. L employé permanent qui travaille quatre (4) heures consécutives a droit à quinze (15) minutes de pause, réparties comme il l entend. 20) Salaire de base CHAPITRE II : ÉCHELLES SALARIALES Poste Directeur administratif Attaché politique Gérant de bars Assistant-gérant de bars Portier Salaire minimal 33,000$ / an 28,000$ / an 31,000$ / an 18,000$ / an 11,35$ / heure* 7

8 Serveur Préposé aux vestiaires Concierge Commis-débarrasseur Représentant aux comptoirs de services Employé contractuel du conseil exécutif Salaire minimum à pourboire Salaire minimum à pourboire 12 $ / heure Salaire minimum à pourboire Salaire minimum 10$ / heure * Le salaire de base est indexé à l augmentation du salaire minimum par le gouvernement. 21) Évaluation de l échelle salariale Pour les fins d évaluation du salaire, ce dernier doit tenir compte, notamment, de l expérience, de l ancienneté, de la formation et des connaissances de l employé relativement à son poste. Cette échelle salariale doit également être réévaluée tous les trois ans afin de suivre l évolution du marché de l emploi. 22) Période de paie Le salaire des employés à des postes permanents et des employés à des postes permanents en période d essai est versé aux deux (2) semaines. 23) Information sur la paie Le chèque, ou l avis de dépôt de salaire, doit être accompagné des renseignements suivants : Nom de l employeur ; Nom et le prénom de l employé permanent ; Date de la période de paie ; Taux horaire de salaire brut et cumulatif ; Nombre d heures régulières et cumulatif; Nombre d heures en temps supplémentaire; Montant du salaire brut et cumulatif; Montant du salaire net et cumulatif; Nature et montant des déductions faites et cumulatif; Bénéfices marginaux et cumulatif. 24) Approbation de la paie Les heures régulières des employés permanents doivent être approuvées par la présidence à l'exception de l'attaché politique, dont les heures doivent être approuvées par la vice-présidence aux affaires sociopolitiques. CHAPITRE III- TEMPS SUPPLÉMENTAIRE 25) Cumulation Le temps supplémentaire d un employé permanent est cumulé à partir de la première heure dépassant le nombre d heures de travail prévu à la semaine normale de travail. Le temps supplémentaire des employés permanents devra être approuvé et suivi par l officier ou l officière supervisant l employé(e). 8

9 Le présent article est non applicable aux employés permanents rémunérés selon un montant annuel forfaitaire. 26) Compensation L employeur compense le temps supplémentaire d un employé permanent, au choix de l employeur, par un congé compensatoire pour une durée équivalente ou par la rémunération de l employé selon son taux horaire régulier majoré de 50 %. Dans le cas de la compensation du temps supplémentaire par un congé compensatoire, l employeur et l employé s entendent dans un délai raisonnable sur le choix du moment où ledit congé compensatoire pourra être pris. 27) Présence à une instance régulière Une présence à une instance régulière équivaut à trois (3) heures de travail. Au cours de cette instance, l employé est tenu d assister aux réunions (ateliers, commissions, conseils, etc.) et, s'il y a lieu, de participer à celles-ci, soit par le biais d interventions ou par la présentation d un dossier. 28) Temps supplémentaire Aucun employé temporaire ne peut faire de temps supplémentaires et ce, même pendant la période estivale. TITRE III - CONGÉS ET DROITS SOCIAUX CHAPITRE I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES SUR L'ATTRIBUTION ET L'UTILISATION DES CONGÉS 29) Banque de congés Tous les congés prévus à la présente politique sont en vigueur pour une période d une année et sont mis à jour à la date de la signature du contrat de travail. Les congés non utilisés sont non cumulables, c est-à-dire qu ils ne peuvent être additionnés au nombre de congés prévus l année suivante. Les congés non utilisés ne sont pas monnayables. 30) Avis Pour les événements prévisibles, l'employé fait toute demande de congé à l employeur par écrit et au moins quarante-huit (48) heures à l avance. 31) Congé sans solde Un employé permanent peut en tout temps, avec autorisation de l employeur, prendre un congé sans solde. Comme pour toute autre demande de congé, celle-ci doit se faire par écrit à l employeur, et ce, au moins quarante-huit (48) heures à l avance. CHAPITRE II - CONGÉS SOCIAUX 32) Congés fériés Un employé permanent bénéficie des congés fériés tels qu établis par la Loi sur les normes du travail (chapitre IV, section III). 33) Congé de maladie Tout employé permanent a droit à cinq (5) jours de congé de maladie avec traitement par année. Un jour de congé de maladie est équivalent à une absence d une journée de travail prévue dans la semaine de travail de l'employé occupant un poste permanent. Lors d une absence de trois (3) journées consécutives ou plus pour maladie, un billet du médecin devra être présenté par 9

10 l employé à l employeur. Un employé permanent bénéficie des congés de maladie supplémentaires, mais sans traitement, tel qu établi par la Loi sur les normes du travail (chapitre IV, section V.0.1). 34) Congés pour raisons familiales ou parentales Un employé permanent bénéficie des congés pour raisons familiales ou parentales, tels qu établis par la Loi sur les normes du travail (chapitre IV, section V.1). TITRE IV - VACANCES ANNUELLES CHAPITRE I - BANQUE DE VACANCES ANNUELLES 35) Durée des vacances L employé permanent a droit aux vacances stipulées dans son contrat de travail. 36) Vacances obligatoires Tous les employés à des postes permanents doivent obligatoirement prendre deux (2) semaines de vacances consécutives pendant la période des fêtes de Noël et du Nouvel An, période pendant laquelle le siège social de la corporation est fermé. Ces deux semaines sont comptabilisées dans les jours de vacances annuelles. 37) Vacances restantes Toutes autres vacances peuvent être prises à la discrétion de l employé avec l autorisation de l employeur (président, représentant officiel du CA). TITRE VI - SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL CHAPITRE I - SÉCURITÉ ET HYGIÈNE 38) Conditions de santé et de sécurité L'employeur s'engage à respecter et à maintenir les conditions de santé et de sécurité requises par les lois et règlements ainsi que les normes applicables au Québec. 39) Travail jugé dangereux Aucun employé n'est tenu d'effectuer un travail jugé dangereux pour sa santé et sa sécurité, comme prévu par la loi ou les règlements. CHAPITRE II - DISCRIMINATION ET HARCÈLEMENT 40) Environnement de travail Tout employé a droit à un environnement de travail exempt de discrimination et de harcèlement. L'employeur veille à ce qu'aucun employé ne fasse l'objet de discrimination ou de harcèlement, en prenant les mesures nécessaires pour assurer l'intégrité physique et psychologique des employés temporaires et permanents, notamment en fournissant des lieux et des conditions de travail adéquats. 43) Plainte Tout employé qui croit être victime ou témoin de discrimination ou de harcèlement peut déposer une plainte écrite auprès de l'employeur. Cette plainte doit comprendre une description détaillée 10

11 des événements. Sur réception, l'employeur procédera à une enquête pour vérifier le bien-fondé de la plainte. Dans le cas où la plainte s'avérerait justifiée, l'employeur verra à prendre les mesures disciplinaires qu'il estimera indiquées contre ceux de ces subordonnés ou exécutants qui se seraient rendus coupables de discrimination ou de harcèlement. L'employeur s'engage à ne révéler à quiconque le nom du plaignant ni les circonstances donnant lieu à la plainte, sauf lorsque cela s'avérera nécessaire pour faire enquête relativement à celleci ou pour prendre les mesures disciplinaires indiquées dans les circonstances. TITRE VII - DISPOSITIONS GÉNÉRALES CHAPITRE I - DROITS DE L'EMPLOYEUR 41) Droit de gérance Les employés reconnaissent à l'employeur le droit exclusif d'opérer et de diriger son organisation, sauf lorsque ce droit est expressément limité par les dispositions de la présente politique. CHAPITRE II - DEVOIRS DES EMPLOYÉS 42) Éthique et confidentialité Les employés sont tenus de préserver la confidentialité des informations qu ils peuvent obtenir dans le cadre de leurs fonctions. Ils doivent de plus respecter l article 2.17 des Statuts et règlements généraux de l AGE UQTR qui prescrit une éthique dans le travail de ses employés (voir annexe). 43) Conflit d intérêts L employé ne peut accepter toute forme de rétribution ou de rémunération provenant d un client ou d un fournisseur. Il ne peut effectuer un travail pour un tiers sur ses heures de travail et /ou à l aide de l équipement et des ressources de l AGE UQTR. De plus, toute conflit d intérêts doit être divulgué à l employeur. L omission de divulguer un conflit d intérêts ou une situation potentielle de conflit d intérêts peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu au licenciement. 44) Processus politiques de l employeur L'employé ne peut intervenir dans les différents processus politiques (débats, prises de décision, processus électoraux, etc.), sauf dans le cadre de ses fonctions ou pour l'organisation matérielle ou logistique des processus politiques en question. CHAPITRE III - PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET DROITS D'AUTEURS 45) Propriété intellectuelle Tout employé cède à l'employeur la totalité de ses droits d'auteur, de reproduction, de diffusion, de distribution, de vente, de publication et/ou tout autre droit relié de près ou de loin au travail qu'il a effectué pour le compte de l'employeur. Tout autre droit résultant de recherches effectuées, y compris les compilations, sans exclure toute autre forme que pourrait prendre le produit de la recherche, appartient également à l'employeur. 11

12 46) Mention explicite de la contribution Les employés signent les documents auxquels ils apportent une contribution, complète ou partielle, à l'exception des lettres ouvertes, des articles de journaux ou tout autre document de même nature. L'employeur mentionne le nom des employés lors de l'utilisation ou de la publication de ces documents. TITRE VIII - DISPOSITIONS FINALES CHAPITRE I - ENTRÉE EN VIGUEUR 47) Règlements La présente politique est assujettie aux règlements généraux de l AGE UQTR. Ces derniers ont préséance en cas de contradiction. 48) Nullité La nullité de l une ou l autre des dispositions de la présente politique, en raison d une disposition d une loi d ordre public ou d un règlement d ordre public, ne peut affecter la validité des autres dispositions de celle-ci. 49) Dispositions transitoires Cette politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil d administration. En cas d invalidité d une partie de ses règlements en regard de la Loi et du Code civil, ces derniers ont préséance, mais n invalident en rien les articles qui seraient valides. Les contrats de travail antérieurs à l entrée en vigueur de la présente politique devront être respectés par les deux parties. Le renouvellement des contrats sera conditionnel à leur révision de façon à ce que l on soit assuré du respect de la présente politique. 12