PROGRAMME D ACCUEIL DES NOUVEAUX EMPLOYÉS

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1 PROGRAMME D ACCUEIL DES NOUVEAUX EMPLOYÉS Adopté le 24 mai 2006 La direction des services aux ressources humaines

2 TABLE DES MATIÈRES Page 1. Préambule But Objectifs spécifiques Modalités d application Champ d application Responsabilités Le Programme d accueil Accueil à la direction des services aux ressources humaines, pour tous les nouveaux employés Accueil dans le service ou le département Les nouveaux enseignants à l enseignement régulier Accueil dans leur département Accueil par la direction adjointe au soutien à la pédagogie et à la réussite Le personnel de soutien, professionnel, cadre, hors-cadre, les enseignants à la formation continue, les secrétaires non syndiquées, les formateurs et les formateurs chercheurs Accueil par la communauté collégiale Entrée en vigueur... 8 Programme d accueil des nouveaux employés page 2 de 9

3 1. PRÉAMBULE Les ressources humaines constituent l élément déterminant dans la réalisation de la mission du Collège. Dans un contexte de renouvellement de son personnel lié à des départs à la retraite, le Collège engage actuellement et engagera pendant plusieurs années de nombreux nouveaux employés. Des pratiques d accueil du nouveau personnel existent déjà. Le présent Programme d accueil des nouveaux employés veut procurer un guide aux responsables de cet accueil afin que les nouveaux employés reçoivent toute l information dont ils ont besoin pour débuter leur carrière au Collège. Ce programme s inscrit dans le cadre de la Politique institutionnelle en gestion des ressources humaines. Il s inspire de valeurs qui y sont privilégiées : la compétence des employés, leur engagement, leur contribution à la réalisation de sa mission ainsi que la confiance, la communication et la collaboration entre les employés. 2. BUT Ce programme a pour but de procurer au nouvel employé à son arrivée en poste, puis au cours des semaines qui suivent, l information, les connaissances de base et le support requis pour entreprendre son nouveau travail. 3. OBJECTIFS SPÉCIFIQUES Ce programme vise les objectifs suivants, pour le nouvel employé :. lui assurer un accueil individuel;. le familiariser avec son nouvel environnement de travail;. lui procurer l information dont il a besoin sur le Collège, sur son poste, ses conditions de travail et les politiques et procédures en vigueur;. favoriser le sentiment d appartenance au Collège;. l aider à réduire l inquiétude qu il peut ressentir durant les premières semaines de travail dans son nouveau poste;. lui procurer de l information sur notre région, s il ne la connaît pas. Programme d accueil des nouveaux employés page 3 de 9

4 4. MODALITÉS D APPLICATION - La direction des services aux ressources humaines procure l information de base au nouvel employé. - Dans le service ou le département, une personne est désignée responsable de l accueil du nouvel employé dès sa première journée d emploi; cette responsabilité se poursuit au cours des semaines subséquentes et peut être partagée avec d autres employés. - Ce programme peut être adapté selon la nature et la durée de l emploi et lorsqu il s agit d un changement d emploi, de service ou de département pour une personne déjà à l emploi du Collège. 5. CHAMP D APPLICATION Ce programme s applique aux nouveaux employés du Collège : personnel de soutien, professionnel, enseignant, cadre, hors-cadre, enseignant à la formation continue, secrétaire non syndiquée, formateur et formateur chercheur. Il s applique également aux employés du Collège qui changent de poste. 6. RESPONSABILITÉS La direction des services aux ressources humaines est responsable de l application de ce programme. Elle partage cette responsabilité avec les autres directions du Collège quant à sa mise en œuvre dans les services et les départements. 7. LE PROGRAMME D ACCUEIL 7.1 Accueil à la direction des services aux ressources humaines, pour tous les nouveaux employés Une lettre de bienvenue est expédiée au nouvel employé. Cette lettre indiquera aussi l endroit où se rendre le premier matin, les modalités de stationnement et le nom de la personne qui l accueillera. Ces informations peuvent être transmises lors d une conversation téléphonique ou par courrier électronique, au besoin. Le tableau 1 qui suit indique la liste des sujets qui sont abordés lors de la première journée de travail ou au cours des trois semaines qui suivent. Une partie de l information peut être transmise de manière collective plutôt qu individuelle. Programme d accueil des nouveaux employés page 4 de 9

5 Tableau 1 Sujets abordés et documentation remise lors de l accueil par la direction des services aux ressources humaines Information de base :. Titre de l emploi et statut. Service ou département. Nom du superviseur. Documents requis au dossier (diplôme, chèque, etc.). Modalités relatives à la détermination du salaire et au versement de la paie. Numéro d employé. Identification pour le Programme d accès à l égalité en emploi, lorsque requis Autre information (selon la pertinence):. Situations d urgence. Usage du tabac. Accès au système informatique. Adresse courriel. Carte d employé. Évaluation. Vacances. Assurances collectives. Régime de retraite. Stationnement. Calendrier des jours fériés. Calendrier scolaire. Accès à la bibliothèque. Association du personnel. Information aux nouveaux arrivants en Mauricie Documentation remise:. Historique du Collège. Mission du Collège. Plan des pavillons. Organigramme et structure administrative. Dernier rapport annuel. Plan stratégique. Plan de réussite. Projet éducatif. Règlement relatif aux conditions de vie au Collège. Politique relative à l emploi et à la qualité de la langue française. Politique pour contrer la violence Politique contre le harcèlement sexuel. Programme de perfectionnement (si applicable). Convention collective (si applicable). Fondation du Collège. Programme d aide au personnel. Prospectus (au nouvel enseignant). Guide agenda (au nouvel enseignant). Information concernant le développement international (au nouvel enseignant) Programme d accueil des nouveaux employés page 5 de 9

6 7.2 Accueil dans le service ou le département Les nouveaux enseignants à l enseignement régulier Accueil dans leur département L assemblée départementale ou le coordonnateur s entend avec un enseignant afin qu il prenne en charge l accueil du nouvel employé. Cette personne s assurera aussi de son installation matérielle. Le tableau 2 propose les sujets à aborder à l accueil. On désigne aussi un enseignant qui agira à titre de personne-ressource auprès du nouvel enseignant, afin de répondre à ses interrogations une fois l étape de l accueil complétée Accueil par la direction adjointe au soutien à la pédagogie et à la réussite Le conseiller pédagogique responsable du développement pédagogique accueille le nouvel enseignant. Il lui procure l information relative aux sujets suivants : - une revue sommaire des règlements, politiques et procédures relatives à la pédagogie - le plan de réussite - le soutien pédagogique mis à leur disposition - la politique relative à l emploi et à la qualité de la langue française - le perfectionnement offert Le conseiller pédagogique responsable du soutien technologique et pédagogique informe le nouvel enseignant sur le rôle du Centre de soutien technologique et pédagogique et sur les applications pédagogiques sur ordinateur qui sont disponibles au Collège. Cet accueil peut s effectuer individuellement ou en groupe. Programme d accueil des nouveaux employés page 6 de 9

7 Tableau 2 Sujets abordés lors de l accueil dans leur département des nouveaux enseignants à l enseignement régulier Le Cégep Le département Le programme, les cours et la tâche Sujet Activités / Éléments de discussion Matériel à utiliser Les politiques, procédures et règlements Services et lieux physiques. Mission et orientation. Programmes et services. Présentation des collègues de travail. Clientèle étudiante. Objectifs du département. Règles de régie interne du département. Réunions départementales. Moyens d urgence et de sécurité. Buts et objectifs du programme. Documents relatifs aux cours. Disponibilité. Services professionnels rendus. Politiques, procédures et règlements à appliquer (référence : matériel à utiliser). Application de la politique relative à l emploi et à la qualité de la langue française dans le département. Procédure d évaluation du personnel enseignant non permanent. Utilisation de l informatique (Omnivox, sites internes). Services du magasin, de l imprimerie, du secrétariat pédagogique, des achats. Centre de documentation. Emplacement de la cafétéria, du guichet, de la salle du personnel, etc. * Ce document a été remis à l employé par la Direction des services aux ressources humaines Rapport annuel * Plan stratégique * Projet éducatif * Plan de réussite* Plan de travail du département Protocole en cas de déversement de produits dangereux (pour les départements concernés) Politiques départementales Prospectus * Plan cadre Plan de cours Sites web Se retrouvent dans le Guide agenda* :. Règlement relatif aux conditions de vie au Collège. Règlement relatif au plagiat et à la fraude. Règlement relatif à la présence aux cours. Règlement sur le respect du droit d auteur. Procédure de règlement des litiges pédagogiques. Procédure de révision de notes. Politique institutionnelle d évaluation des apprentissages des étudiants Remise des clés Annuaire téléphonique du Collège Carte de photocopie Carte de l employé Programme d accueil des nouveaux employés page 7 de 9

8 7.2 Accueil dans le service ou le département (suite) Le personnel de soutien, professionnel, cadre, hors-cadre, les enseignants à la formation continue, les secrétaires non syndiquées, les formateurs et les formateurs chercheurs. Le supérieur immédiat accueille le nouvel employé lors de sa première journée de travail. Le personnel de soutien qui travaille dans un département est accueilli par le coordonnateur ou par un autre enseignant. Le nouvel enseignant à la formation continue est accueilli par la personne responsable du programme de formation. Le nouveau formateur le sera par la personne responsable de l organisation de l activité de formation. Le tableau 3 propose les éléments à aborder avec le nouvel employé. Ces sujets seront plus ou moins approfondis au besoin. La personne responsable de l accueil peut, au besoin, déléguer à une autre personne une partie de cette information à transmettre. La direction des services aux ressources humaines procure cette information au nouveau personnel engagé pour une courte période. 7.3 Accueil par la communauté collégiale La direction des services aux ressources humaines, en collaboration avec la direction des études, organise annuellement une activité sociale ayant pour but de faire connaître les nouveaux employés à la communauté collégiale. 8. ENTRÉE EN VIGUEUR Le présent programme d accueil entre en vigueur à la session d automne Programme d accueil des nouveaux employés page 8 de 9

9 Tableau 3 Sujets abordés lors de l accueil du personnel de soutien, professionnel, cadre, hors-cadre, des enseignants à la formation continue, des secrétaires non syndiquées, des formateurs et des formateurs chercheurs Sujet Le Cégep Le service / département La fonction Activités / Éléments de discussion. Mission. Programmes et services. Organisation décisionnelle. Présentation des collègues de travail. Rôle du service au Collège. Structure administrative. Objectifs et activités. Clientèle. La sécurité. Description du rôle, responsabilités et fonctions. Horaire de travail. Procédures en cas d absence Rapport annuel * Organigramme * Matériel requis Plan de travail du service (lorsque pertinent Protocole en cas de déversement de produits dangereux (lorsque pertinent) Procédures de travail Guide à l intention des enseignantes et enseignants du Service de la formation continue (pour ces employés) Services et lieux physiques. Utilisation de l informatique. Services du magasin, de l imprimerie, des achats. Centre de documentation. Emplacement de la cafétéria, du guichet, de la salle du personnel, etc. Remise des clés Annuaire téléphonique du Collège * Ce document a été remis à l employé par la Direction des services aux ressources humaines O:\RHUM\JOHANNEG\Programmes\Cartable\PROGRAMME D'ACCUEIL DES NOUVEAUX EMPLOYES.doc Programme d accueil des nouveaux employés page 9 de 9