3.4 L UQAT reconnaît que, pour être efficace et efficient, le personnel doit :

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1 P R O G R A M M E D 'A C C U E I L E T D 'I N T É G R A T I O N D E S N O U V E A U X E M P L O Y É S Adopté 243-CA-2451 ( ) 1. Préambule CADRE DE RÉFÉRENCE L UQATcompte au-delà de 200 employés réguliers. Employeur important de la région (plus de 26 M$ de budget annuel), l Université procède, chaque année, à plusieurs embauches pour divers postes réguliers ou à statut particulier. L accueil d un employé, dans son nouveau contexte de travail, vise à faciliter son adaptation à l organisation, le plus rapidement possible. La façon dont se passent les premiers jours à l emploi est très importante, car elle laisse une impression durable chez l employé, et peut déterminer ses attitudes et sa performance ultérieures. Consciente de l importance de l accueil et de l intégration des personnes, l Université adopte le présent programme pour leur en faciliter le processus et la démarche, tout en assurant la qualité de son contenu. 2. Objectif du programme Accroître la satisfaction, l efficacité et l efficience des personnes nouvellement embauchées, par le biais d un processus d intégration visant à les familiariser avec son organisation, sa culture, sa philosophie de gestion et son environnement. 3. Principes directeurs 3.1 L UQAT contribue au maintien et au développement des différentes activités d accueil mises sur pied dans le cadre du présent programme. 3.2 Les gestionnaires doivent s assurer que les personnes nouvellement embauchées bénéficient de toute l information nécessaire à leur intégration. 3.3 La personne nouvellement embauchée est responsable, avec l aide de son gestionnaire, de cerner tous les éléments d information manquants qui seraient susceptibles de contribuer à son efficacité et à son efficience. 3.4 L UQAT reconnaît que, pour être efficace et efficient, le personnel doit : - avoir une bonne vision de son organisation et de la place qu il y occupe; - connaître les différents services et les relations entre ceux-ci; - connaître la mission et les objectifs de développement du service ou de l équipe auquel il se joint; - connaître la mission, les grandes orientations et les objectifs de développement de l organisation; - connaître, le plus précisément possible, ce qu on attend de lui; - connaître les normes et les procédures de travail; - connaître les conditions de travail, les droits et les recours; - connaître les services offerts à la communauté universitaire; - connaître les différentes politiques et programmes à l intention du personnel et les moyens de les utiliser. 4. Programme pour tous les employés 4.1 Domaine d application Le présent programme concerne toutes les personnes embauchées par l UQAT, peu importe le statut (employés de soutien, professionnels, professeurs, cadres et cadres supérieurs). Le programme est adaptable en fonction de chaque situation d embauche. Pour les chargés de cours, un guide d accueil spécifique leur est adressé. 4.2 Description Le présent programme s intègre au processus d embauche et prend effet dès que la décision d embauche est prise par l Université. Il se veut un programme adaptable aux diverses réalités. 1

2 Il suppose une série de démarches ayant chacune des objectifs spécifiques. On peut regrouper ces démarches en six grandes étapes : Préparation de l intégration du nouvel employé; Rencontre avec le Service des ressources humaines; Première rencontre avec le supérieur immédiat/le parrain/la marraine; Intégration dans l unité administrative; Suivi du Service des ressources humaines auprès du nouvel employé; Séance d information périodique, pour les nouveaux employés; Fin de la période d intégration Préparation de l intégration du nouvel employé - planification de l intégration de l employé par le Service des ressources humaines et l unité administrative concernée; - identification des besoins de formation associés à son intégration; - préparation de la documentation qu il serait pertinent de remettre à l employé. Modalités d actualisation : - rencontre du représentant du Service des ressources humaines avec le supérieur immédiat de la personne qui a été embauchée; - détermination des modalités d intégration; - identification de la personne responsable dans l unité administrative (cette personne serait une sorte de parrain ou de marraine responsable de l intégration selon les modalités établies par le supérieur immédiat et le représentant du Service des ressources humaines); - vérification des besoins d ordre matériel (bureau, fournitures, ordinateur, logiciels, etc.); - identification des besoins de formation associés aux compétences de la personne retenue et aux besoins du service; - détermination des dates et de la procédure d accueil Rencontre avec le Service des ressources humaines La première rencontre avec le nouvel employé se fait au Service des ressources humaines. Sont présents à cette rencontre : le nouvel employé, un représentant du Service des ressources humaines et la personne responsable de l intégration au département (le supérieur immédiat, le parrain ou la marraine). Dans le cas où l employé travaillait déjà au sein de l organisation, il y a quand même une rencontre avec le Service des ressources humaines qui vérifiera avec celui-ci le besoin d information de ce dernier. Il ne faut cependant pas prendre pour acquis, parce qu un employé est déjà à l emploi de l organisation, qu il a une bonne connaissance de celle-ci. Cette rencontre a pour objectif de signer les principaux documents administratifs reliés à l embauche et de recevoir quelques renseignements d usage. La technicienne en administration du Service des ressources humaines rencontre la personne embauchée, au courant de la première semaine, l informe sur différents sujets et lui fait signer les documents administratifs pertinents à propos : - des questions salariales, - de a période de probation, - des congés, - des assurances collectives et des formulaires, - du régime de retraite et du formulaire d adhésion, - des formules de déclaration pour les retenues à la source (provinciale et fédérale), - du dépôt bancaire. Le représentant du Service des ressources humaines la présente ensuite au personnel du Service et au responsable du Service de l information et des affaires publiques qui profite de l occasion pour recueillir quelques éléments d information et prendre une photo pour l annuaire de l UQAT. 2

3 4.2.3 Première rencontre avec le supérieur immédiat, le parrain ou la marraine - Présenter le manuel de l employé pour que l employé ait toute l information nécessaire à son travail (structure, environnement, unités administratives, rôles et fonctions, interrelations, organisation physique, les principaux services offerts à la communauté universitaire, politiques, règlements et programmes en gestion des ressources humaines, etc.) - permettre au supérieur d expliquer à la personne son mandat; - spécifier les caractéristiques propres à l unité administrative; - identifier les besoins de formation associés à l intégration de la personne et les modalités d actualisation. Première étape : introduction aux nouvelles fonctions Puisque le supérieur immédiat a été impliqué dans le processus d embauche, on suppose qu il a déjà rencontré le nouvel employé. L objectif de cette partie est d introduire le nouvel employé à ses nouvelles fonctions. Pour ce faire, on suggère d utiliser la description de poste qui a servi à l affichage et d expliquer chacun des mandats apparaissant sur cette description. De même, il serait opportun de revoir le plan de travail du service et l arrimage avec le plan de développement de l UQAT. Au moment d expliquer le mandat de la personne, le supérieur devrait signifier au nouvel employé les objectifs de rendement attendus sur lesquels il sera évalué pendant sa période de probation. Le supérieur immédiat a aussi pour mandat d identifier avec la personne, ses besoins de formation ou de mise à jour pour être efficace dans son travail. C est en révisant les différents mandats, les normes et les procédures ainsi que les instruments de travail qu on pourra identifier ces besoins. À l accueil, ces besoins peuvent être de deux ordres : - des besoins d information sur une question ou l autre. Le rôle du parrain, de la marraine ou du supérieur immédiat sera d identifier qui, dans l organisation, peut donner cette information. Il ou elle prévoira une rencontre avec cette personne; - des besoins de formation et de mise à jour parce que la personne a à utiliser tel ou tel instrument de travail ou a à s impliquer dans tel ou tel dossier. Le supérieur immédiat identifiera ces besoins et, s il existe dans l organisation une ressource, il prendra contact avec celle-ci. Sinon, il communiquera avec le Service des ressources humaines pour trouver une solution. Enfin, cette rencontre peut aussi servir à finaliser quelques points particuliers relatifs à l embauche et à l intégration du nouvel employé. Deuxième étape : information sur l organisation L objectif de cette partie est de permettre au nouvel employé de se situer dans l organisation. Au moyen du manuel de l employé, le supérieur immédiat, le parrain ou la marraine informe le nouvel employé sur les grands éléments de l organisation, à savoir : - le réseau et ses composantes; - l historique de l UQAT; - le plan de développement de l UQAT; - la structure de l UQAT, les grandes fonctions des vicerectorats et leurs directions; - le rôle des départements et des modules; - les principaux éléments au niveau de la clientèle de l Université : le nombre d étudiants, les principaux programmes; - les principaux services offerts à la communauté universitaire; - les politiques, les règlements et les programmes concernant la gestion des ressources humaines; - l organisation physique de l établissement. Après cette présentation, le supérieur immédiat, le parrain ou la marraine explique au nouvel employé son positionnement dans l organisation et l interaction qu il devra avoir avec les autres composantes de l organisation. Troisième étape : environnement de travail Le supérieur immédiat, le parrain ou la marraine, à l aide du manuel de l employé, fait part au nouvel employé des divers programmes qui y sont associés et leurs modalités d application. 3

4 Ensuite, il traite des conditions de travail qui concerne le nouvel employé. Les éléments d information prioritaires dans cette partie sont : - les horaires de travail, - les absences, - la politique des frais de voyage et de représentation. Pour chacun de ces éléments, le supérieur immédiat, le parrain ou la marraine souligne les diverses modalités d application (démarches, formulaires et procédures) Intégration dans l unité administrative Suivant cette rencontre, l on procède à l intégration du nouvel employé au sein de son unité administrative. Le supérieur immédiat, le parrain ou la marraine a pour principal mandat de faciliter l intégration de la personne dans son nouveau milieu de travail et, c est pourquoi elle doit avoir une très bonne connaissance de l unité administrative, de son personnel, de ses objectifs au sein de l organisation, de ses principaux partenaires et des liens qui devront être établis avec le nouvel employé et son environnement immédiat. Il est évident que si le nouvel employé travaillait déjà dans cette unité administrative, les modalités d actualisation seront très différentes. Il serait cependant intéressant d utiliser cette occasion pour revoir avec lui sa description de fonctions, ses objectifs de rendement et les besoins de formation immédiats ou futurs associés à la fonction. - favoriser l intégration dans une équipe de travail; - favoriser une connaissance des principaux partenaires de travail; - faire connaître son lieu de travail. Première étape : présentation aux collègues de travail Le supérieur immédiat ou le parrain ou la marraine présente le nouvel employé à ses collègues de travail et profite de l occasion pour situer la personne dans son nouvel environnement. Il est important de faire visiter au nouvel employé l établissement au complet et de lui faire rencontrer le plus de personnes possible pour que les employés en place puissent être au courant qu une nouvelle personne est embauchée. Cela facilitera l intégration de la nouvelle personne et celle-ci pourra être en mesure de se retrouver plus facilement à l intérieur de l établissement. Deuxième étape : normes et procédures de l unité administrative Chacune des unités administratives a des normes et des procédures qui lui sont propres. Elles peuvent être tacites ou encore officielles; il est important de mettre le nouvel employé au fait de ces façons de travailler. Ces normes et ces procédures concernent principalement : les modalités de réunions, de communications, le secrétariat, les besoins d ordre matériel, les normes de classement, le prêt de document et autres procédures internes. Également, certaines unités administratives peuvent s être donné des normes en ce qui concerne la présentation de documents ou autres dossiers. Il importe d informer le nouvel employé de ces normes. Troisième étape : intégration sociale Très souvent, l arrivée d un nouvel employé signifie également l accueil d un nouvel arrivant à Rouyn-Noranda ou ailleurs en Abitibi-Témiscamingue et tout ce que cela peut impliquer sur le plan de l intégration du milieu. On aura peut-être déjà donné du support avant son arrivée pour l aider à se trouver du logement, du travail pour la conjointe ou le conjoint, des activités sociales d intérêt. Sinon, il importe de donner les suites nécessaires pour faciliter l intégration et la tenue d une activité sociale quelconque avec les membres du service afin d y arriver. Nous remettrons le guide touristique de l Abitibi- Témiscamingue et la brochure de la ville d accueil du nouvel employé Suivi du Service des ressources humaines auprès du nouvel employé Environ un mois après l intégration du nouvel employé dans son unité administrative, un représentant du Service des ressources humaines entrera en contact avec le nouvel employé. - faire une évaluation sommaire de l intégration de la personne au sein de l organisation; - vérifier si elle est à l aise dans son nouveau travail; 4

5 - répondre à certaines questions concernant les conditions de travail ou de son environnement. Si, lors de ce contact, certaines difficultés étaient identifiées, le représentant du Service des ressources humaines voit à apporter les suivis nécessaires auprès des services ou des personnes concernés Séance d information périodique pour les nouveaux employés Le recteur de l Université a comme tradition de présenter au début de l année universitaire les nouveaux employés à l ensemble du personnel. Cette activité permet de diffuser des informations à l ensemble du personnel. Il serait aussi souhaitable que le Service des ressources humaines, avec le support du Bureau du secrétaire général, organise deux fois par année, soit autour du 31 août et du 20 février, une séance d information pour les nouveaux employés, soit ceux qui sont entrés en fonction durant cette période. L objectif de cette partie est de permettre à la personne de se situer dans l organisation. Les sujets suivants seront traités : Modalités d actualisation : Ces séances d information auront lieu durant la journée, dans le cadre d une invitation du Service des ressources humaines. Elles regrouperaient, principalement, comme personnes-ressources, un représentant du Service des ressources humaines et un représentant du Bureau du secrétaire général et les autorités concernées par les sujets susceptibles d être abordés Fin de la période d accueil et d intégration La période d accueil et d intégration se termine avec la fin de la période de probation et l évaluation de la performance du nouvel employé. À cette étape, le Service des ressources humaines suit les règles établies aux conventions collectives. Il avise le supérieur immédiat de la personne de la nécessité d évaluer celle-ci et fournit les formulaires pertinents. Le formulaire est complété et remis au Service des ressources humaines qui confirme, par écrit, les résultats auprès de l employé. Ces résultats sont versés au dossier de l employé. - le réseau et ses composantes; - l historique de l UQAT; - le plan de développement de l UQAT; - la structure de l UQAT, les grandes fonctions des vicerectorats et leurs directions; - les principaux services offerts à la communauté universitaire; - les politiques, les règlements et les programmes en gestion des ressources humaines; - les autres renseignements importants; - l organisation physique de l établissement. De plus, par cette séance d information, on répond aux questions des employés, on réexplique certains éléments relatifs à la gestion des ressources humaines et on clarifie les points qui peuvent apparaître litigieux. 5