ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 23 November 2016 VALIDATED BY : F. Pedersen

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1 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 23 November 2016 VALIDATED BY : F. Pedersen ORGANIZATION : AIR AND LAND COMBAT SYSTEMS PROGRAMME OFFICE, Material Management Centre, Land Systems Services and Materiel Management Section POSITION No. : LM-101 TITLE : Chief of Section GRADE : A-3 JOB CODE : A31 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Chief of MMC for organizing and managing contracted maintenance services to be provided to the supported systems in the Programme Office. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Managing, both from a technical and administrative point of view, the personnel assigned to the Section. Performing inventory management to ensure that inventories reflect the valid configuration baseline of the supported systems and that the authorized spare and repair parts are stocked in right quantities and properly accounted for. Acting as the focal point for contractual maintenance services in relation with customer countries, contractors, US commodity commands, including US Foreign Military Sales (FMS), and NSPA elements. Managing acquisition of both stockage and brokerage requirements including provisioning, Mutual Emergency Support (MES), redistribution of stocks, purchase through commercial procurement and/or US Foreign Military Sales, contract administration, material tracking and delivery control. Processing customer requirements for consumable spare and repair parts including receipt and input of requirement, issue of stocks, material management change request, customer requisition supply status, back order reconciliation, customer discrepancy report (DR) processing. Providing supply support to all contractual requirements including stockage of repair parts in the Agency or at contractors as NSPA Furnished Stocks (NFSs) Performing initial provisioning of spare and repair parts including definition of item range, computation of initial stockage quantities and positioning of stocks. Assisting countries in the selection and computation of initial national stocks if required and managing national stocks at NSPA. Assisting in preparing annual supply and maintenance workload forecasts and annual operational budgets. Assisting in preparing administrative effort forecasts by considering the projects managed within the Section. LM-101 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

2 Planning and directing maintenance services from both an operational and management point of view. Assisting in identifying, establishing and promoting potential maintenance projects. Reporting to the Chief of MMC results of periodic performance measurements with the pertinent recommendations. Preparing and reviewing Statement of Work for vehicle and equipment acquisition tasks and contractual services with supporting technical documentation. Preparing customer meetings, Item Selection Working Group Meetings (ISWG) and Material Management Working Group Meetings (MMWG). Performing delegated contract administration and ensuring correct/auditable files are properly maintained. Assisting in developing Operating Procedures (OPs) to implement prescriptive documents. Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Establishing liaison with national Government Quality Assurance (GQA) agencies in relation with the surveillance of contractor performance. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications University degree or equivalent education. Good knowledge of land systems (MLRS, PzH2000, PRV, etc.) supported. Good knowledge of Supply and contractual maintenance management at senior staff or management level and good knowledge of customer countries maintenance systems. Current experience in management of Depot Level Maintenance (DLM) operations for weapon systems supported by the Programme Office. Comprehensive experience in establishing DLM facilities, including setting up test facilities for automotive, hydraulic and electro-mechanical equipment. Comprehensive experience in maintenance contracting with emphasis on the technical aspects. Demonstrated team leadership ability. Ability to facilitate/present persuasively and negotiate effectively to achieve desired outcomes. Ability to manage time and work effectively under pressure while producing quality products under shortnotice deadlines. Ability to develop resourceful and effective solutions to problems (including HR), to focus team on performance goals and expectations, to track metrics and measure performance, and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Specific Qualifications Good knowledge of Quality Assurance (QA) policy and performance applicable to DLM. Knowledge of US FMS procedures. LM-101 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

3 LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS N/A PERSONAL CHARACTERISTICS Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to lead teams working together toward established objectives. Possessing passion and motivation together with effective communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders. Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict while remaining flexible/adaptable to emerging requirements. All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION N/A LM-101 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016

4 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 23 novembre 2016 VALIDÉ PAR : F. Pedersen ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "SYSTÈMES DE COMBAT AÉRIEN ET TERRESTRE", Centre de gestion de matériels (MMC), Section "gestion des services et des matériels relatifs aux systèmes terrestres" POSTE N o : LM-101 TITRE : Chef de section GRADE : A-3 CODE POSTE : A31 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le chef du Centre de gestion de matériels (MMC), le (la) titulaire est chargé(e) de l'organisation et de la gestion des services contractuels de maintenance à fournir aux systèmes dont le bureau de programme assure le soutien. Le (La) titulaire exerce plus précisément les fonctions suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales gérer, des points de vue à la fois technique et administratif, le personnel affecté à la section ; assurer la gestion des stocks afin de garantir que ces derniers correspondent à la référence de configuration en vigueur pour les systèmes soutenus, et que les rechanges et les pièces nécessaires aux réparations qui ont été autorisés soient détenus en quantités appropriées et correctement comptabilisés ; servir de point de contact en matière de maintenance contractuelle avec les pays clients, les industriels, les services américains gestionnaires du matériel (commodity commands), y compris ceux qui s'occupent des ventes militaires à l'étranger (FMS), ainsi que les services de la NSPA ; gérer les opérations d'acquisition d'articles destinées à satisfaire les besoins à partir des stocks ou par voie de courtage, et notamment les prévisions d'approvisionnement, le soutien mutuel d'urgence (SMU), la redistribution des stocks, les achats effectués au moyen de procédures d'achat dans le commerce et de ventes militaires américaines à l'étranger (FMS), l'administration des contrats, le suivi des matériels et le contrôle des livraisons ; assurer le traitement des demandes émanant des clients portant sur les rechanges et articles consommables nécessaires aux réparations, à savoir la réception et la saisie des demandes, les livraisons sur stock, les demandes de modification touchant la gestion des matériels, la situation des demandes d'approvisionnement des clients, la vérification de la concordance des livraisons différées et le traitement des rapports de litige (DR) émanant des clients ; fournir un soutien en approvisionnement concernant tous les besoins contractuels, ce qui comprend le stockage des rechanges à l'agence ou chez les titulaires de marché en tant que stocks fournis par la NSPA (NFS) ; effectuer l'approvisionnement initial en rechanges et articles nécessaires aux réparations, ce qui comprend notamment la définition de la gamme d'articles, le calcul des quantités de stock initial et le positionnement des stocks ; si besoin, aider les pays dans la sélection et le calcul des quantités initiales de stocks nationaux et gérer les stocks nationaux à la NSPA ; aider à l'établissement des prévisions annuelles de charge de travail d'approvisionnement et de maintenance ainsi que des budgets opérationnels annuels ; aider à établir des prévisions de travaux administratifs en tenant compte des projets gérés au sein de la section ; LM-101 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _16#2xx.docx

5 planifier et diriger les services de maintenance, tant sur le plan opérationnel que sur celui de la gestion ; aider à identifier, à élaborer et à promouvoir des projets de maintenance potentiels ; rendre compte au chef du Centre de gestion de matériels (MMC) des résultats des mesures périodiques de performance assortis de recommandations appropriées ; élaborer et étudier des cahiers des charges relatifs aux tâches d'acquisition de véhicules et de matériels et aux services contractuels accompagnés de documentation technique ; préparer des réunions avec les clients, des réunions du Groupe de travail de sélection d'articles (ISWG) et du Groupe de travail sur la gestion des matériels (MMWG) ; assurer les tâches d'administration de contrats qui lui sont déléguées et veiller à ce que des dossiers complets et vérifiables soient correctement tenus à jour ; aider à l'élaboration de procédures d'exploitation (OP) pour la mise en œuvre des documents réglementaires ; exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières établir le contact avec les agences nationales pour l'assurance officielle de la qualité (AOQ) dans le contexte de la surveillance des prestations des titulaires de marché. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Diplôme d'études supérieures ou formation équivalente. Bonne connaissance des systèmes terrestres soutenus (MLRS, PzH2000, PRV, etc.). Bonnes connaissances dans le domaine de la gestion de l'approvisionnement et de la maintenance contractuelle acquises à l'échelon supérieur de l'état-major ou de la direction et bonne connaissance des systèmes de maintenance des pays clients. Expérience récente dans le domaine de la gestion d'opérations de maintenance à l'échelon "dépôt" (DLM) pour les systèmes d'arme soutenus par le bureau de programme. Vaste expérience de la mise en place d'installations DLM, notamment d'installations d'essai concernant les matériels automobiles, hydrauliques et électro-mécaniques. Vaste expérience en matière de passation de marchés de maintenance et plus particulièrement des aspects techniques. Aptitude confirmée à mener une équipe. Aptitude à animer/exposer avec conviction et à mener des négociations efficaces permettant d'atteindre les résultats souhaités. Aptitude à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de qualité dans de brefs délais. Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines), à mobiliser une équipe sur les résultats visés et attendus, à suivre les indicateurs et à mesurer les prestations, et à traiter tôt les problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Qualifications particulières Bonne connaissance de la politique d'assurance de la qualité et de son application aux travaux DLM. Connaissance des procédures liées aux ventes militaires américaines à l'étranger (FMS). LM-101 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016

6 CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES S.O. QUALITÉS PERSONNELLES Honnêteté, attitude positive et volontaire et esprit de coopération ; capacité à diriger des équipes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés. Passion et motivation alliées à une aptitude à communiquer efficacement, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes. Intelligence émotionnelle / maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins. Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES S.O. LM-101 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016