Fiche Technique n FT

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1 Fiche Technique n FT Fiche Technique Partager sa boîte mail FT Office 365 Pensez environnement, n imprimer que si nécessaire.

2 SOMMAIRE 1. Objectif du document Le partage d une boîte aux lettres Mettre en place le partage Annuler ou modifier le partage d une boîte mail : Annuler le partage Modifier le partage... 7 Sommaire 4. Ajouter une boîte mail partagée Depuis Office 365 WebApp Depuis Outlook (toute version) /13

3 1. Objectif du document Le Partage d une Boîte aux Lettres Cette fiche technique va vous permettre de partager votre boîte mail avec un collaborateur. Pour que la boîte aux lettres soit partagée, cela nécessite une action de la part des deux collaborateurs. Celui qui partage (paragraphes 2 et 3) et celui qui souhaite accéder à ce partage (paragraphe 4). Elle vous apprend aussi les manipulations pour supprimer un partage ou le modifier. Enfin, il vous sera expliqué comment ajouter la boîte aux lettres partagée par un collaborateur. 2. Le partage d une boîte aux lettres 2.1. Mettre en place le partage (Pour celui qui partage) Depuis l écran d accueil d Outlook WebApp, cliquer sur Plus dans le menu Dossier à gauche de l écran. Faire un clic droit sur la ligne où votre nom est marqué puis Autorisations 3/13

4 Cela ouvre ce menu dans lequel vous allez pouvoir modifier les autorisations sur votre Boîte mail. : Pour ajouter quelqu un il faut appuyer sur le + en haut à gauche. Une fois cette personne ajoutée, vous pouvez lui attribuer un niveau d autorisation grâce au menu déroulant Niveau d autorisation : Propriétaire : Créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments et fichiers, et créer des sous-dossiers. En tant que propriétaire du dossier, vous pouvez modifier les niveaux d autorisation dont bénéficient les autres personnes sur ce dossier. (Ne s applique pas aux délégués). Editeur principal : Créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments et fichiers, et créer des sous-dossiers. Editeur : Créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments et fichiers. Auteur principal : Créer et lire les éléments et fichiers, créer des sous-dossiers ainsi que modifier et supprimer les éléments et fichiers que vous créez. Auteur : Créer et lire les éléments et fichiers, ainsi que modifier et supprimer les éléments et fichiers. 4/13

5 Auteur secondaire : Créer et lire les éléments et fichier. Pas de possibilité de suppression des fichiers sauf de ceux que vous créez. Réviseur : Accès en lecture des éléments et fichiers. Collaborateur : Uniquement créer des éléments et des fichiers. Le contenu du dossier ne vous est pas accessible. Une fois le niveau d autorisation indiqué, il suffit d appuyer sur OK pour valider. Attention : Si vous souhaitez partager un seul dossier ou sous-dossier, il faudra prendre soin de rendre visible les dossiers parents pour que la personne puisse y accéder. 5/13

6 3. Annuler ou modifier le partage d une boîte mail : (Pour celui qui partage) 3.1. Annuler le partage Pour annuler le partage d une boîte aux lettres, cela se fait de la même façon que pour ajouter un partage. Quand vous êtes sur la page ci-dessous, il suffit de sélectionner le nom de la personne à laquelle on souhaite supprimer le partage et d appuyer sur le bouton gauche. en haut à 6/13

7 3.2. Modifier le partage Pour modifier une autorisation de partage il suffit de sélectionner le nom de la personne sur la fenêtre ci-dessus et d utiliser le menu déroulant Niveau d autorisation pour choisir l autorisation de partage que vous désirez autoriser. 4. Ajouter une boîte mail partagée 4.1. Depuis Office 365 WebApp (Pour celui qui souhaite accéder au partage) Quand une personne vous autorise à accéder à sa boîte, cela nécessite une manipulation pour ajouter celle-ci. Depuis l écran d accueil d Outlook WebApp, cliquer sur Plus dans le menu Dossier à gauche de l écran. Faire un clic droit sur votre nom puis sélectionner Ajouter un dossier partagé comme ci-contre. 7/13

8 Dans la fenêtre qui s ouvre comme ci-dessous il faut entrer le nom de la personne dont vous souhaitez rajouter la boîte. Une fois ceci fait, vous aurez accès à la boîte de votre collaborateur qui se trouvera à gauche de votre fenêtre comme ci-dessous : 8/13

9 4.2. Depuis Outlook (toute version) Cette procédure doit se réaliser avec Outlook fermé! Pour ajouter un partage sur Outlook, il faut se rendre dans le Menu Démarrer puis cliquer sur Panneau de configuration comme ci-dessous : 9/13

10 Une fois dans le panneau de configuration, il faut s assurer que l affichage se fait par icône comme ceci : Pour obtenir un panneau de configuration ressemblant à ceci : 10/13

11 Ensuite, il faut cliquer sur Courrier ci-dessous : ce qui ouvre une fenêtre comme Cliquer sur Compte de messagerie ce qui vous amène à cette fenêtre : 11/13

12 Sélectionner le compte affiché puis cliquer sur Modifier Cliquer ensuite sur Paramètres supplémentaires pour obtenir la fenêtre suivante : 12/13

13 Aller dans l onglet Avancé : Pour ajouter la boîte que l on vous a partagé appuyer sur le bouton Ajouter Renseigner l adresse de la boîte désirée dans la boîte de dialogue qui s ouvre puis cliquer sur OK : Fermer toutes les fenêtres en cliquant sur OK Vous pouvez maintenant ouvrir Outlook pour vérifier que la Boîte se situe bien en dessous de la vôtre. 13/13