JOURNEE INFORMATIQUE DU 28 AOUT 2014

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1 JOURNEE INFORMATIQUE DU 28 AOUT H00 : 09H30 : Ouverture de session Nouveau logiciel AGATE Amortissements Récupération des informations contenues dans RUBIS Fonctionnalités Nouveautés de l outil 10H30 : 11H00 : 11h15 : 11h45 : 12h00 : 12h30 : 14h00 : 16h00 : Nouveautés du logiciel AGATE GESTION Pause Nouveautés du logiciel AGATE SELF et Garderie Utilisation et Nouveautés de l ENTEC Nouveautés du logiciel AGATE Facturation Déjeuner Opérations de clôture de l année scolaire BE1D et SCONET Clôture de la journée

2 PRESENTATION DU SERVICE INFORMATIQUE SERVICE EXPLOITATION À APPELER EN PRIORITÉ POUR TOUTE QUESTION RILLARDON Josiane, Responsable exploitation NICOLAS Nelly, opérateur d exploitation VITURAT Cindy, opérateur d exploitation POHU Kevin, opérateur d exploitation SERVICE DEVELOPPEMENT CABANNES Sylvie, Responsable du service informatique LANGLOIS Julien, Analyste programmeur LETESSIER Sébastien, Analyste programmeur GENET Maxence, Analyste programmeur GIROUARD Charlotte, Analyste programmeur

3 Nouveau LOGICIEL AGATE AMORTISSEMENTS Chapitres abordés : Récupération de RUBIS Fonctionnalités Nouveautés de l outil RECUPERATION DE RUBIS Pour utiliser AGATE AMORTISSEMENTS nous allons reprendre les immobilisations contenues dans RUBIS. Il faudra suivre quelques instructions pour cela. Sauvegarder RUBIS Clôturer le dossier pour être sur 2013/2014 Editer un état préparatoire des amortissements et des immobilisations S assurer que le répertoire RUBIS\ficxxx est accessible du poste AGATE Ouvrir AGATE Ouvrir le menu «Les Immobilisations» Prendre l option «Importer de RUBIS» Indiquer le mot de passe du jour qui sera communiqué par UROGEC à votre demande; attention il change tous les jours, vous devrez donc nous demander ce mot de passe quand vous serez prêt à récupérer les immobilisations. Prendre l option «Importer depuis RUBIS» Répondre «OUI» au message suivant Sélectionner le répertoire des fichiers RUBIS (?\RUBIS\ficxxx) Quand le traitement est terminé, prendre l édition de l état récapitulatif des amortissements et des immobilisations dans «Les Immobilisations\Editions» Vérifier que la reprise est correcte, les documents doivent correspondre à ceux de RUBIS.

4 FONCTIONNALITES Liste des immobilisations par compte d immobilisation Liste intégrale des immobilisations Gestion des subventions Editions Etat de renouvellement des immobilisations Intégration Les immobilisations Elles peuvent être travaillées par compte d immobilisation ou en recherche directe dans une liste complète de toutes les immobilisations (nouveauté). Les Immobilisations/Les comptes d immobilisation : je choisis le compte d immobilisation et je fais visualiser pour voir les immobilisations de CE compte. Les Immobilisations/Liste des immobilisations : j obtiens l ensemble des immobilisations et je peux faire des recherches ou des tris en utilisant les entêtes de colonnes. Toutes les colonnes avec une loupe permettent ces recherches

5 Gestion des Subventions Contrairement à RUBIS vous pourrez associer plusieurs subventions à une immobilisation. Les subventions seront créées directement dans le 1 er menu Les Immobilisations/Les Subventions. A partir de cet écran vous pouvez d ailleurs voir toutes les immobilisations associées à cette subvention en double cliquant sur la ligne. Dans la fiche Immobilisation, il est aussi possible d atteindre la création de la subvention pour la lier ensuite.

6 Editions Vous retrouvez toutes les éditions de RUBIS. Renouvellement des immobilisations Cette impression se base sur les informations inscrites dans la fiche de l immobilisation quant à la prévision de son renouvellement ou par rapport à la fin d amortissement.

7 Intégration Pour que l intégration des OD d amortissements se fasse il faudra ajouter des paramètres dans le dossier. un journal qui permettra de passer les écritures Indication des comptes pour la dotation GP, les subventions Taxe d Apprentissage et la Quote-part Taxe d Apprentissage. L intégration passe les écritures d OD d amortissement ainsi que les écritures de cession et de quote-part taxe d apprentissage. LES NOUVEAUTES Ce qui change par rapport à RUBIS Plusieurs subventions par Immobilisation Intégration dans AGATE gestion de la journalisation Gestion des quotes-parts

8 NOUVEAUTES AGATE GESTION LES JUSTIFICATIFS DE COMPTES Chaque compte de bilan doit être justifié. Les comptes en vert sont correctement justifiés, contrairement aux comptes en rouge. En double cliquant sur le compte on peut donner les détails pour la justification. FONCTIONNALITES DANS L INTERROGATION DE COMPTES Le clic droit sur une écriture donne accès à un menu contextuel qui vous permet : De basculer en saisie sur cette écriture De lettrer le compte D attacher un commentaire à l écriture De générer un fichier de virements perdu. Quand une écriture a un commentaire son libellé devient violet

9 Le clic droit dans le libellé permet de modifier ce dernier La touche F11 permet d atteindre un écran de transfert d écritures o D un journal vers un autre o D un compte vers un autre o D un journal et d un mois vers un autre journal et un autre mois o D un compte et d un mois vers un autre compte sur un autre mois FONCTIONNALITES DANS LA SAISIE Le clic droit sur une écriture en saisie donne accès à un menu contextuel qui permet : De basculer en interrogation du compte sur lequel la souris est positionnée D attacher ou de visualiser un commentaire lié à l écriture LES REMISES DE CHEQUES (option à venir dans la prochaine version) Une nouvelle option permettra dans la prochaine version de saisir les remises de chèques, d imprimer la remise à la validation et d intégrer les écritures

10 TABLEAU DE BORD DU REVISEUR pour 2015/2016 Cette option va regrouper tout ce qu il convient de faire pour aboutir aux éléments définitifs. NOUVEAUTES AGATE SELF ET GARDERIE LES COMPTAGES SELF Toutes les options de comptage vont progressivement se déplacer dans l option «Comptages/Les Impressions» Tableau croisé dynamique Prévisions d effectifs

11 Le Tableau croisé dynamique Je détermine la période souhaitée et c est en déroulant le tableau que vous pourrez visualiser les effectifs attendus. Dans l exemple ci-dessous nous avons demandé novembre En cliquant sur les «+» des colonnes on découvre la répartition par repas et par établissement En cliquant sur les «+» des lignes on découvre les mois et jours Un futur tableau permettra aussi la répartition par régime Les Prévisions d effectifs Cette option permet de connaître le nombre de repas à prévoir pour une journée donnée pour l ensemble de l OGEC ou par établissement, niveau, classe. La recherche imprime une liste détaillée des enfants avec un total final.

12 GARDERIE : Tarification au temps Il s agit de facturer tout dépassement de temps par rapport au forfait prévu, ou de facturer directement le temps passé pour ceux qui n utilisent pas de forfait. Dans l exemple suivant on voit que l élève passe à zéro quand il est sur son forfait mais qu en cas de dépassement une tarification se déclenche NOUVEAUTES DE AGATE FACTURATION LES ECHEANCES PARTICULIERES Les échéances particulières vont permettre d appeler un tarif en le répartissant sur plusieurs mois. Si l on envisage, par exemple, de facturer un voyage qui sera payé en 4 fois, il est alors possible d inclure ce voyage dans une facturation et d associer à ce tarif une échéance particulière. Général/Les échéanciers particuliers Clic droit dans le titre de l échéancier Ajouter un échéancier Donner un code numérique (50 dans mon exemple) Saisir les % en face les mois Utiliser ce code comme les mois d appel

13 Les échéances avant la facture complémentaire sont les suivantes Après facturation de 300,00, l échéancier suit la répartition 50% sur mai et 50% sur juin demandée par le code échéancier 50. LES REMISES FAMILLE NOMBREUSE Remise sur un montant Il est maintenant possible de faire une remise en montant plutôt qu en %. Si le montant est précisé il est pris en priorité Remise évolutive en fonction du nombre d enfants dans la famille Le % de remise évolue en fonction du nombre d'enfant rattaché au responsable. Cocher la case au dessus des % de remise. Exemple: Le choix a été fait de façon à ce que l'aîné ait la plus grosse remise Famille avec 5 enfants:, le 1er aura 40%, le 2ème aura 30%, le 3ème aura 20%, le 4ème aura 10% et le dernier n'aura pas de remise Famille avec 4 enfants:, le 1er aura 30%, le 2ème aura 20%, le 3ème aura 10%, le 4ème n'aura rien

14 OPERATIONS DE CLOTURE ADMINISTRATIVE : BE1D et SIECLE BE1D Les nomenclatures évoluent. Disparition de l information «Lien de parenté» pour un regroupement avec le type de responsable. Il est donc impératif de vérifier que toutes les correspondances sont correctes Charger les nomenclatures Faire les liens Classes/Niveaux BE1D Vérifier les effectifs Si des liens de parenté sont en erreur, aller dans «Paramètres/Paramètres généraux/les Types de responsables» et cliquer sur «Adapter la nomenclature», vous devez avoir un écran dans lequel la colonne BE1D contient des éléments A la fin du traitement B1ED, l écran avec 5 validations réussies vous indique que votre fichier est correct et que vous pouvez le déposer sur le site du ministère. ATTENTION ceci ne doit pas être fait avant le 10 septembre. Sur cet écran vous pouvez aussi déposer le fichier ANGE. Quand le traitement est terminé le fichier se dépose automatiquement. Si vous souhaitez qu un envoi soit fait régulièrement vous pouvez indiquer la fréquence

15 SIECLE Prendre l option «Gestion Adm/SIECLE/GABRIEL» Choisir le RNE à envoyer Pour le 1 er envoi inclure les élèves sortis Pour les établissements ayant un lycée derrière un collège, envoyer aussi, au 1 er envoi, les élèves ayant quitté ce RNE mais présents dans l OGEC. Cliquer sur «Création du fichier pour SIECLE» Corriger les erreurs s il y en a Vous trouverez aussi sur cet écran la possibilité de générer le fichier pour GABRIEL. Ceci ne doit être fait que si le CAEC vous le demande. ASTUCES Vérifier les civilités : Paramètres/Paramètres généraux/civilités Dans la colonne BE1D/SIECLE vous devez avoir soit 1 pour Monsieur ou 2 pour Madame Vérifier les types de contrat : Paramètres/Tables académiques/types de contrat Vérifier la colonne BE1D selon la nomenclature suivante BE1D : Seules les classes avec un type seront déclarées (ordinaire, CLIS, CLAD) Pour BE1D se référer à la notice GA BE1D.doc dans «Aide/Fiches d aide» Pour SIECLE se référer à la notice GA SIECLE AGATE.doc dans «Aide/Fiches d aide»

16 NOTES