Avec la participation de : Marina Dedeyan, Mobilitis Ghislain Grimm, Form A Cyril Carbonati, Microsoft Thérèse Grillot, Le Bureau Contemportain

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1 Conférence rence-débat du 21 janvier 2010 Comment concevoir et gérer g ses aménagements en fonction des contraintes générationnelles et organisationnelles de sa société? Avec la participation de : Marina Dedeyan, Mobilitis Ghislain Grimm, Form A Cyril Carbonati, Microsoft Thérèse Grillot, Le Bureau Contemportain Et le témoignage de : Latifa Hakkou, Groupe DDB France

2 Marina Dedeyan, Mobilitis

3 L espace de travail Une histoire d époque de pays de culture d entreprise

4 3 générations différentes dans la vie active Baby Boomer (45-60) X generation (60-80) Y generation (80-00) Attitude Je suis le chef. Je fais confiance mais je vérifie. Laissez-moi travailler à ma façon. Respectez mon indépendance. Associez-moi à la décision. Ne commandez pas, coopérez! Modèle de travail 50-60h/semaine Je travaille pour vivre mais je ne vis pas pour travailler Je travaille quand je veux et où je veux. Objectif J ai un plan de carrière. J assure mon emploi. J ai une mission. Motivation Argent, reconnaissance sociale Equilibre vie professionnelle/privée Etre un membre de la tribu Satisfaction immédiate A éviter Manque de respect des plus jeunes, bureaux partagés Bureaucratie, temps perdu à chercher l information, formalisme Job sans signification, politique interne, symboles d autorité Mode de communication Formel, réunions, respect de la hiérarchie Informel, direct, instantané Informel, amical, virtuel

5 Des évolutions majeures dans les organisations Moins de 50% du temps de travail passé à son poste dans le tertiaire Technologies nomades permettant de travailler n importe où Développement du travail en mode projet Réorganisations ponctuelles fréquentes pour s adapter en permanence au marché Flexibilité et Mobilité

6 Les enjeux des aménagements Economiques : optimisation des superficies et des coûts immobiliers Organisationnels : renforcer la performance et s adapter aux évolutions de son marché Humains : renforcer la motivation, le sentiment d appartenance, l adhésion à la culture de l entreprise quels que soient la fonction ou l âge Conjuguer économique, organisationnel et humain

7 Les principes des aménagements Inscrire le projet dans la stratégie de l entreprise et ses perspectives d évolution Identifier les caractéristiques majeures de la culture de l entreprise, les facteurs d adhésion à l identité Définir la typologie des métiers, des activités et les relations fonctionnelles Exprimer les besoins selon les tâches à réaliser et non selon les personnes

8 Définir l identité de l entreprise 1. CHAMBRE DES SCRIBES Studieux, industrieux, contrôlé Modèle Cabinet d avocat 2. PALACE Luxueux, impressionnant, protocolaire 3. CIRQUE Ludique, spectaculaire, surprenant 4. ATELIER Simple, désordonné, communicant, travail d équipe 5. SALON Familial, chaleureux, rassurant 6. LABORATOIRE Technique, précis, ordonné 7. BIBLIOTHEQUE Silencieux, confortable, calme Modèle Agence de pub

9 Définir les typologies de métiers Identification des grandes typologies d activité Traitement d information / production Collaboration Management Identification de profils métiers homogènes Analyse des process d activité pour chaque profil fonctionnel identifié Gestuelle Outils Flux d information Analyse des flux et relations fonctionnelles Conception d un environnement adapté à chaque profil fonctionnel

10 Définir les typologies d espaces Quantification et qualification des différents espaces mutualisés Intégration à un concept global basé sur des standards

11 Elaborer une Charte d aménagement L espace de travail se construit à partir des typologies d espaces, qui doivent répondre à tous les besoins. Ces typologies d espaces se définissent autant par les bureaux que par les espaces collectifs. L espace de travail ne doit pas rester une simple superposition mais être organisé. Les règles de conception des espaces, de leur mode d assemblage et de leur fonctionnement constituent la Charte d Aménagement.

12 Elaborer une Charte d aménagement La charte d aménagement est à la fois un outil d organisation et de gestion des espaces dans le temps Elle vise les objectifs suivants : Cohérence avec l organisation de l entreprise et ses modes de travail Cohérence avec la culture et l image de l entreprise Rationalisation des espaces par une distribution en fonction des besoins Flexibilité des aménagements et facilité de réaménagement grâce à la standardisation Application d une règle d équité et de principes clairs pour une meilleur adhésion des collaborateurs au projet

13 Ghislain GRIMM, Form A

14 REPONDRE AUX ATTENTES GENERATIONNELLES INTEGRER LES NOUVELLES TECHNOLOGIES A L ENVIRONNEMENT L DE TRAVAIL 1. PRÉSENTATION DE FORM A 2. L ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL DE DEMAIN 3. LE HUB

15 FORM A A VOUS ACCOMPAGNE A TOUTES LES ETAPES DE VOTRE PROJET IMMOBILIER INGENIERIE DU TRANSFERT MAINTENANCE DES ESPACES REALISATION EN MOE OU CEM CONCEPTION DES ENVIRONNEMENTS DE TRAVAIL STRATEGIE IMMOBILIERE

16 L ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL DE DEMAIN «Nomadisme oui, individualisme non!» Les attentes générationnelles GEN X (65/1977) L évolution des organisations, du management, des processus Team work Mobiles, mais rattachés : Value collaboration Need for community Move jobs frequently GEN Y (78/2000) Any time, Anyway Work isn t everything Plug and play Multicultural Social networks, Tools of networks «Any time, any where, any way» : Permettre le travail partout dans l entreprise : mutualisation et la requalification des espaces (restaurant d entreprise, coffee, quiet rooms, ), total wifi, augmentation des espaces collaboratifs pour développer communication informelle et interactivité. Repositionner l espace de travail individuel : un poste pour une activité

17 L ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL DE DEMAIN «Connected People» Dé-matérialisation de la donnée, réseaux sociaux, Wikis communication interactivity Encourager/permettre l intégration des nouveaux modes de communication et démultiplier ainsi l interactivité tout en préservant la sécurité des données. S adapter à la culture des nouvelles générations en facilitant l instantanéité et la connectivité permanente à l information et à l échange. Développer le fil de vie numérique des network citizens. Intégrer les outils du social networking, en faire une source de valeur ajoutée pour l entreprise (visio, wikis, l accès au WIFI global ). Déployer les nouvelles technologies: VoIP, visiophonie, imagerie holographique, lecteurs RFID

18 «LE HUB» Déploiement d un réseau audiovisuel et IT intégré avec des applications distribuées et généralisées : de production et contenu multimédia, de signalétique dynamique, de gestion et réservation de salle, de visioconférence.

19 LE HUB : Un système Un réseau Une gestion unifiée

20 «LE HUB» Bénéfices utilisateurs Tous les utilisateurs autonomes dans l utilisation des technologies : audiovisuelle, visioconférence, domotique, y compris depuis l extérieur Favorise le travail collaboratif, y compris depuis l extérieur

21 «LE HUB» Bénéfices Services générauxg Mutualisation réseau IT / AV Evolutivité Polyvalence des salles et des équipements Mesure des usages Gestion optimale : salle non occupée réallouée automatiquement, couplage messagerie/écran tactile Maîtrise des paramétrages et des messages Autonomie des exploitants par zone Moins de demandes d assistance

22 «LE HUB» Bénéfices Entreprise Baisse des coûts des télécoms Baisse des déplacements Les équipements de production audiovisuels remboursés sur un an grâce à la baisse des coûts de production des contenus vidéo Occupation optimale des salles : Extinction automatique des équipements (baisse de la consommation) Une communication interne en temps réel avec de l impact

23 Cyril Carbonati,, Microsoft

24 Accompagnement des Technologies dans le projet "MyCampus" Microsoft Cyril Carbonati Microsoft IT

25 Agenda Contexte Microsoft IT Les scenarii à accompagner Technologiquement Mobilité Collaboration Communication Green IT et IT flexible

26 Environment Microsoft IT First and Best Customer 120,000+ WIN7 clients 182,000+ Office 2007 clients 43,000 Office ,000 Exchange 2010 mailboxes 191,000 SharePoint Sites MSCRM deployment for premier services business Dynamics business running on Dynamics products Enterprise Infrastructure High Scale Processes 6 data centers 8,800+ production servers 106 countries 648 buildings 255,600+ SMS managed computers 744,000+ devices 196,700+ end users 3,000,000 internal s with 18,000,000 inbound (97% filter rate) 75,000,000 IMs per month 1, 200,000+ remote connections per month

27 Mobilité

28 Mobilité

29 Objectif Accompagner la collaboration Usage adapté du bâtiment Collaboration Technologies Exchange 2010 Une boite aux lettres de 5Go Intégration avec OCS et Windows Mobile SharePoint 2010 Partage facilité Réseau sociaux & recherche efficaces Office 2010 Intégration avec SharePoint 2010 Présence intégrée(ocs)

30 Communication Objectifs Passage en Téléphonie sur IP (OCS) Favoriser l'usage de la Vidéo Personnel (PC avec webcam) En groupe (Roundtables) Technologies OCS 2007 R utilisateurs en France (60k dans le monde) 120 Roundtables 2000h de Video conference (dont 600 avec RT) / mois Durée moyenne de 10 min.

31 Green IT & agilité Objectifs Diminuer le nombre de serveurs Déploiement de nouveaux services rapidement Virtual Branch Office Server (VBOS) Diminuer le nombre de Desktops (CSS) De 3-5 machines à 2 Flexibilité accrue Technologies Windows Server 2008 R2 Hyper-V 2 System Center Virtual Manager

32 Thérèse Grillot, Le Bureau Contemporain

33 Qui sommes nous? acteur majeur et distributeur de mobilier de grandes marques : SEDUS, MACE, ARFEO, VINCO, FAMO, PARRI, TACCHINI, ARTEMIDE, TRAMO, VICCARBE, DE CASTELLI, LUCIFERO Le Bureau Contemporain se positionne comme un vrai spécialiste du poste de travail de la fourniture d un poste individuel jusqu à l aménagement d immeubles complets bureau d étude, proposition d implantation adaptée aux besoins et aux contraintes de chaque client service logistique, livraison/montage/sav concepteur fabricant de mobilier de bureau en tant qu actionnaire d une usine française spécialisée dans la fabrication de plans de travail et caissons fabrication de mobilier sur mesure

34 Comment concevoir et gérer ses aménagements en fonction des contraintes générationnelles et organisationnelles de sa société? L évolution de l espace de travail est liée à différents facteurs : changements des valeurs dominantes de chaque génération mutations organisationnelles avancées technologiques Génération d hier, «baby-boomers» Espace de travail : grand bureau, espace fermé, le bureau doit être fonctionnel, peu de recherche d ergonomie Mobilier : gamme minimaliste, choix des coloris restreint, formes basiques, nécessité d adapter les plans de travail à l arrivée d une informatique encombrante

35 Génération d aujourd hui, «X-Y» Espace de travail : o augmentation du prix du m2 diminution de la surface des bureaux o travail collaboratif arrivée d espaces ouverts o nuisances liées aux espaces ouverts création de nouveaux lieux (détentes, réunion, isolement) Mobilier : o mobilier plus réfléchi pour s adapter aux nouveaux espaces, à la connectique, à la miniaturisation de l informatique personnalisation de chaque projet grâce aux gammes étendues et à la création de mobilier «sur mesure» o travail collaboratif création de postes partagés (bench) o prise en compte des préoccupations environnementales création de mobilier fabriqué à partir de matériaux recyclés et recyclables, nouvelles normes

36 Cas concret chez un de nos clients Cahier des charges: uniformité des postes de travail les bureaux doivent répondre à une simplicité d exploitation et de mise en place ils doivent être cohérents avec l architecture existante positionnement et accessibilité des chemins de câbles rangements de proximité intégration des unités centrales fabrication des produits dans le respect de l environnement structure 4 pieds écran de séparation pour les bureaux en vis à vis pour les passages des câbles d alimentation au niveau du plateau, prévoir un système résistant aux projections de liquide

37 Création de mobilier «sur mesure»

38

39 Présentation d un prototype Large goulotte pour le passage de la connectique Plateau coulissant pour faciliter l accès aux prises Cache câbles aimanté Réalisation chez le client

40 Optimisation de l espace Dans un contexte de flambée de l immobilier, l heure est à la rationalisation de l espace de travail. 7 personnes dans 6 bureaux fermés dans un espace de 66 m m 2 /personne 12 personnes dans un open space dans un espace de 66 m m 2 /personnes

41 Création de nouveaux lieux Accueil Lieu de repos, d isolement Lieu de détente, cafétéria

42 Génération de demain, «Z» nécessité encore plus importante de rationaliser les m 2 généralisation de l open space impact croissant des nouvelles technologies apparition de 2 nouveaux types de collaborateurs, les nomades et les mobiles L évolution du mobilier de bureau est liée à plusieurs facteurs: Productivité, modularité, nouvelles technologies, bien-être, communication, flexibilité, personnalisation, échange

43 Bureau du futur, entre bien-être et high-tech Réalisation d un prototype par un de nos fabricants

44 Développement et conception de prototypes par d autres fabricants Digital Yurt Dyadic Slice Cell Cell Echo Wall Arfeo Sedus Bureau Pliable Chargeur sans fil

45 Latifa Hakkou,, Groupe DDB France

46 «Comment concevoir et gérer ses aménagements en fonction des contraintes générationnelleset organisationnelles de sa société» 1. Profil de la population d un groupe de communication 2. Aménagements actuels 3. Comment souhaitons-nous faire évoluer notre environnement de travail?

47 1. Siège d un groupe de communication Profil de la population Population d origine artistique 850 personnes sur m² Population à 65 % féminine Moyenne d âge : 35 ans (entre 20 et 63 ans) Rotation du personnel : 25 % 3 types de populations : commerciaux, de créatifs et d administratifs Horaires de travail flexibles

48 2. Description des aménagements actuels 2 types d aménagement : > Bureaux uniformes (mobilier, revêtement de sols identiques.) > lieux communs de réunion, de convivialité, de détente, de restauration, terrasse

49 2. Description des aménagements actuels > lieux communs de réunion, de convivialité, de détente, de restauration, terrasse

50 2. Description des aménagements actuels > Bureaux cloisonnés à 90 % > Cloisonnement totalement vitré avec un sablage étudié > Entre 8 et 10 m²/personne > Déménagement de plus de 800 postes/an en moyenne

51 3. Comment souhaitons-nous faire évoluer notre environnement de travail? Développement durable. Immeuble (si possible HQE). Maîtrise des énergies. Démarche et politique DD Un immeuble où il fait bon vivre car comme disait Maister : «Happy people, happy client, happy profit» :. Création de lieux de vie, de lieux de rencontres à plusieurs endroits de l immeuble (brasseries, bibliothèque, restauration en terrasse, lieu de détente, ). Ambiance «fun». Bureaux cloisonnés à 75 % Structure du bâtiment :. Surface facilement optimisable. Circulation facilitant les échanges entre les collaborateurs des agences Structure du bâtiment :. Cloisonnement modulable (surfaces transformables). Aménagements facilement et rapidement modifiable, et à moindre coût

52 Merci à tous et rendez-vous le 30 mars 2010 pour une nouvelle conférence rence-débat. «Le schéma directeur Immobilier.»