J utilise quoi pour Collaborer? SharePoint, Yammer, Groupes, Skype, Onenote?

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1 @SergePoint J utilise quoi pour Collaborer? SharePoint, Yammer, Groupes, Skype, Onenote? Serge Tremblay (MVP) 8 octobre 2016 SharePoint Saturday Lyon

2 Qui est Serge Tremblay?

3 Silver sponsors Bronze sponsors Collaborate

4 Agenda Introduction Définition de la collaboration Présentation des outils de collaboration Exemples de collaboration et guide Liens utiles Questions

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6 Quand utiliser quoi? La question est simple La réponse ne l est pas! Il y a beaucoup de «Ça dépend»

7 Ça dépend de quoi? Outils disponibles dans votre entreprise Gouvernance Urgence Règles/Conformité Sécurité Habitude des utilisateurs Besoin de mobilité

8 Quand utiliser quoi pour collaborer? Il ne faut pas se demander quel est le meilleur outil! Il faut se demander quel est le meilleur outils dans un cas concret. Il ne faut penser un outil VS l autre mais plus tôt un outil qui complète l autre. Idéalement le même outil devrait tout faire!

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10 C est quoi la collaboration? La collaboration est l'acte de travailler ou de réfléchir ensemble pour atteindre un objectif. Dans son sens commun, la collaboration est un processus par lequel deux ou plusieurs personnes ou organisations s associent pour effectuer un travail intellectuel suivant des objectifs communs.

11 C est quoi la collaboration? La collaboration peut changer Les personnes Les équipes Les entreprises La collaboration peut ajouter de la valeur à l entreprise Mais c est pas toujours facile! Un changement de culture Un changement dans vos processus Lancer une communauté et supporter la communauté demande un travail! À tous les jours!

12 Questions qu on devrait se poser! Comment les utilisateurs collaborent présentement? Comment la collaboration peut amélirorer la productivité des employés? Qu est-ce qui va changer dans la vie de mes utilisateurs? Qu est-ce qui va définir un succès? Comment mesurer le succès?

13 Example d un questionnaire

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15 Plusieurs outils offrent des fonctionnalités semblables L adoption = parfois l habitude Outlook est un bel exemple On utilise Outlook à toute les sauces. Devrait-on utiliser Outlook corporatif pour des courriels personnel? Devrait-on envoyer des documents en pièces attachées dans Outlook? Devrait-on envoyer un courriel à un collègue pour savoir s il est disponible pour dîner ou pour lui demander de l information à propos d un projet? Quels sont les alternatives? Ne pas négliger la résistance aux changements Devrait-on forcer un seul outils? NON.

16 Pourquoi vos utilisateurs utilisent un outils plus qu un autre? Adoption = habitude Adoption = facilité d utilisation Adoption = gain en productivité Adoption = plus d utilisateurs Adoption = meilleure connaissance du produit/fonctionnalité Pas d autres choix dans l entreprise!

17 Les utilisateurs doivent être guidés! Ce n est pas tous les utilisateurs qui sont en mesure de sélectionner le meilleur outil (sans aide) Les utilisateurs doivent avoir des guides Planifier la formation Mettre en place un plan de communication Définir la collaboration (Ou? quand? comment? pourquoi? on gagne quoi? on mesure comment?) Mettre en place une politique d utilisation

18 Comment aider les utilisateurs? Pour être en mesure d aider les utilisateurs à choisir le meilleur outils, il faut savoir: Pourquoi Ils collaborent? Comment ils collaborent? Quand ils collaborent? Avec qui ils collaborent? Sur quoi ils collaborent?

19 Rôles et responsabilités Gestionnaire de communautés Leader Fait la promotion S assure des suivis

20 Ne pas commencer trop gros! On est ou? On veut aller ou? Pourquoi? Comment?

21 Urgency / Time Sensitivity Month Ad-hoc / Low Urgent / High Skype For Business Call IM Skype Presence Target Skype for Business Online Meetings Yammer Company Communications Outlook OneDrive for Business Individual Office 365 Groups Group Yammer Groups SharePoint Team Sites Delve Boards SharePoint Intranet Office Video Organizational Audience (Internal or External) Ces matrices peuvent être personnalisées selon vos besoins! Source:

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23 LA TECHNOLOGIE C EST MIEUX ENSEMBLE Au lieu de VS il faut penser Avec? C est ça la collaboration Source:

24 Pourquoi Outlook? /communication Gestion de calendriers/réunions Personnel Partagé Connecté à SharePoint Intégration aux Groupes (2016) Intégration à Skype Notes dans OneNote Gestion de tâches Personnelle Assignation et suivi Intégration avec OneNote Gestion de contacts Personnel Partagé Connecté à SharePoint Notes liés aux contacts Information sur la présence (si on a Skype) Antispam Clutter (365) Sondage

25 Pourquoi Skype? Communication en temps réel Texte, audio, vidéo Partage d écran Tableau blanc Intégration Outlook Groupes (à venir) Alertes (changement de status) Réunion adhoc ou planifiée Partage de notes

26 Pourquoi SharePoint? Site d équipe Site communautaire Partage de: Contact Calendrier Tâches Forum de discussion Documents Annonces Autres listes Pages Wiki Blog OneNote partagé (365)

27 Pourquoi Yammer? Communication/discussion Interne Externe Messages privés Adressse Partage de fichiers Intégration dans SharePoint Sondage Alertes courriel YamJam

28 Pourquoi OneNote? Notes rapides/partage Choix d indicateurs Gestion des tâches Outlook Classement sous la forme de section, page, sous-page Intégration Outlook SharePoint Groupes Office 365 Meeting skype 28

29 Pourquoi Groupes? Nouvelle façon de collaborer Conversation Calendrier (intégrer à Outlook, Skype) Fichiers partagés (OneDrive) Bloc-Notes/OneNote Adresse Intégration OneDrive, SharePoint, Skype Application mobile à venir (multi plateforme) Intégration avec Outlook 2016 ou Outlook enligne Disponible avec Office 365 seulement

30 Pourquoi OneDrive for Business? Stockage de fichier Facilité de partage de fichier Interne Externe À partir de n importe quelle plateforme Travail hors connexion 30

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32 Conversation Source: 32

33 Qu est-ce qui est important pour une Conversation Suivi/tracking/historique Accusé de réception/lecture Alertes Courriel Immédiat/urgence Disponibilité (OnPrem, 365, Hybride) Disponible partout (mobile/extérieur du bureau) Intégré aux outils corporatifs Facile à utiliser

34 Outils pour conversation OnPrem 365 Alertes (courriel) Historique Urgence Disponibilité App mobile Téléphone aucun Urgent Interne/externe X X X X X Modéré Interne/externe X Skype X X Possible dans Outlook Modéré X Yammer X X X Modéré Interne/externe X Groupes Office 365 Discussions SharePoint X X X Modéré Interne/externe À venir X X X X Modéré à non urgent

35 Organisation de réunions Source: 35

36 Gestion de réunion/calendrier Affichage de disponibilité Réservation de salle/équipement Notes Catégorie Affichage différents/filtres Doodle Peux envoyer à tout le monde un choix de dates et ils vont choisir leur date Envoi d avis de convocation/ordre du jour par Outlook

37 Partage de documents 37

38 OU EST-CE QUE JE SAUVEGARDE MES DOCUMENTS?

39 Stockage de documents Onedrive Entreprise SharePoint Yammer Groupes Office 365 Serveur de fichiers Clé USB Disque local Dropbox 39

40 Important pour le partage de documents Rapidité/facilité de création/sauvegarde Version unique de documents Contrôle des versions Sécurité Mot de passe OneDrive (envoyer un lien) Vérifier que personnes l ont reçu/lu 40

41 Important pour le partage de documents Facilité de partage Partage interne/externe Suivi des modifications Métadonnées Historique des versions Édition simultanée Calendrier de conservation Flux de travail

42 Gestion des tâches 42

43 Important pour la gestion des tâches Suivi % complété Alertes lors d assignation Différents affichages Alerte en retard Intégration OneNote Rapport d état Personnel, équipe, externe

44 Source:

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46 Téléchargez le livre blanc When to use what In Office 365 Enterprise User Plusieurs scénarios de collaboration WhenToUseWhat.com Source:

47 Liens Influencing-Successful-Collaboration-Evaluation_NFF.pdf your-work-files-onedrive-for-business f ba3d b195?ui=en-US&rs=en-US&ad=US 47

48 Comment gagner plein de Cadeaux? J évalue les sessions grâce à l application SPS Lyon! Et je gagne plein de cadeaux Gagnez des kdos, des goodies et encore des kdos

49 SharePint Ce soir à 17h Kaffee Berlin 26 Cours Albert Thomas, Lyon (à 5 min à pied)

50 Serge SharePoint Saturday Lyon