E-DOC AWARDS Les dossiers incomplets ne seront pas traités.

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1 E-DOC AWARDS 2011 Périmètre Les E-Doc Awards, est un concours co-organisé par FedISA (Fédération de l ILM, du Stockage et de l Archivage) dont le siège social est 55 avenue Victor Hugo, Paris, ayant pour numéro siret et la société Reed Expositions France, société par actions simplifiées au capital de , inscrite au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro dont le siège social est situé 52, quai de Dion Bouton à Puteaux, à l occasion de la tenue du Salon Documation Ces Awards sont destinés à récompenser tout produit (logiciel ou matériel), service ou procédure (ci-après dénommée Solution) relatif au domaine de la dématérialisation dans les environnements privé et public, en France et à l étranger. La dématérialisation est à prendre ici dans son sens le plus large et plus particulièrement en ce qui concerne la mise en place de procédures dématérialisées en remplacement de dispositifs traditionnels basés essentiellement sur le papier. Au-delà de la dématérialisation en tant que telle, les E-Doc Awards s adressent également à tous les sous ensembles indispensables à cette dématérialisation comme l archivage électronique, la signature électronique et autres. La solution proposée pourra ou non présenter un aspect novateur mais devra a minima faire preuve d une certaine originalité. Elle devra également permettre des gains effectifs, significatifs et mesurables en termes financiers et autres (visibilité, efficacité, compétitivité, ). Elle devra avoir été mise en place dans un environnement de production depuis suffisamment longtemps afin de pouvoir en mesurer la réalité des gains et autres avantages attendus. Conditions de participation L inscription est ouverte à toutes les personnes physiques ou morales, adhérentes ou non à FedISA (Fédération de l ILM du Stockage et de l Archivage). Tout candidat considérant qu il a mis en place ou développé une solution éligible aux E-Doc Awards pourra remplir un dossier de candidature. Les renseignements contenus dans ce dossier ne seront communiqués qu aux membres du Jury. Le dossier de candidature peut être téléchargé sur le site de FedISA ou à partir de la newsletter envoyée par Reed Expositions France et FedISA. Date limite de candidature Pour être recevables, les dossiers de candidature dûment remplis doivent parvenir à FedISA à l adresse suivante (55, avenue Victor Hugo Paris) avant le vendredi 28 janvier 2011 à minuit, caché de la poste faisant foi ou par mail à info@fedisa.eu. Les dossiers incomplets ne seront pas traités. Jury Le Jury sera composé de spécialistes du domaine de la dématérialisation dans les environnements tant publics que privés, accompagnés par la presse et autres organismes spécialisés du domaine ou représentatif du monde de l entreprise. Les membres du jury sont : Eric BARBRY - Avocat au cabinet Bensoussan, directeur du département nouvelles technologies. Jacques BINARD - DSI de la Chambre des Notaires de Paris, il dispose de son propre service de dépôt électronique notarial, gère la dématérialisation des échanges avec les hypothèques au travers de télé-actes, travaille à la dématérialisation des actes authentiques. Laurent CALOT - Directeur du CXP- organisme national destiné à évaluer l ensemble des offres logicielles, entre autres en matière de dématérialisation. Jenny De Montaigne Analyste au CXP Claire Leroy - CXP

2 Phédra CLONER - Présidente de Document@work, ancien chapitre Belgo- Luxembourgeois de l AIIM, association américaine autour de l ECM (Enterprise Content Management). Michel REMIZE - Rédacteur en Chef Archimag, parution spécialisée dans le domaine de la GED et de l archivage électronique. La présidence sera assurée par Jean-Marc Rietsch, Président de FedISA. Le secrétariat du Jury sera assuré par FedISA. Les membres du Jury ont toute latitude pour apprécier la qualité du projet présenté par les candidats mais ne peuvent concourir aux E-Doc Awards à titre personnel ou au titre de l organisation à laquelle ils appartiennent directement ou indirectement. Ils s engagent par ailleurs à garder confidentielles toutes les informations fournies par les candidats. Lauréats Le Jury désignera trois lauréats dont les critères d appréciation seront issus de ceux décrits ci-après en fonction de l ensemble des dossiers reçus. Critères d évaluation Les dossiers seront évalués par le Jury en fonction de différents critères, notamment : - Originalité : Aspect plus ou moins innovant de la Solution. - Conformité : Niveau de conformité de la Solution proposée au contexte juridique, réglementaire et normatif concerné. - Sécurité : Présence dans la Solution d éléments sécuritaires indispensables. Seront ainsi particulièrement analysés les aspects relatifs à : la confidentialité, le contrôle d intégrité, la continuité de service, la traçabilité, l accessibilité et la disponibilité. - Gains : Mesure du résultat de la Solution en termes de réduction de coûts, de gain d efficacité, d une meilleure image, - Evolutivité : Niveau d adaptation de la Solution à des évolutions tant technologiques que juridiques ou réglementaires. - Interopérabilité : Capacité de la Solution à s interfacer avec d autres systèmes dans l entreprise ou à l extérieur. D autres critères pourront également être analysés comme : - La conduite du changement nécessaire à la mise en œuvre de la Solution, - L impact de la Solution sur l environnement de l entreprise ou de l organisation concernée, - La notion de réversibilité, - La prise en compte d aspects liés au développement durable et à la protection de l environnement. Désignation des lauréats Le Jury se réunira, sur convocation de son Président, afin de désigner une liste de nominés parmi les candidats ayant transmis un dossier complet. Les candidats ainsi pré-sélectionnés seront auditionnés par le Jury soit au cours d une réunion, dont le lieu et l heure précise de convocation seront précisés ultérieurement, soit par conférence téléphonique, dont l heure et le numéro de téléphone seront également communiqués préalablement. A l issue de ces deux phases d analyse, le Jury désignera les trois lauréats des E-Doc Awards 2011 qui seront informés par téléphone de leur désignation. Remise des E-Doc Awards 2011 Les E-Doc Awards seront remis officiellement aux lauréats, dans le cadre du Salon Documation, qui se déroulera au CNIT Paris La Défense, les 23 & 24 mars Les lauréats se doivent d être présents ou représentés à l occasion de la remise des E-Doc Awards.

3 Prix Les lauréats des E-Doc Awards se verront remettre leur prix par le Président de FedISA, entouré des membres du Jury. Les lauréats bénéficieront par ailleurs de toute la communication faite autour des E-Doc Awards dans le cadre de Documation. Un dossier propre à la Solution de chacun sera élaboré en vue d organiser la communication post évènementielle par Reed Expositions France au travers d une Newsletter spécifique ainsi que d une annonce permanente sur le site de Documation 2011 ( Ce dossier sera soumis aux lauréats pour avis. Cette communication sera également relayée par FedISA sur son site et via une annonce spéciale ( Engagement des candidats Les candidats s'engagent à ne communiquer que des renseignements exacts et sincères au Jury et en particulier à éviter toute imprécision ou omission susceptible d'induire un jugement erroné. Les candidats déclarent être titulaires des droits de propriété intellectuelle afférant au matériel objet de la candidature. Les candidats déclarent ne pas avoir cédé ou concédé les droits de propriété intellectuelle afférents à leur projet. Les candidats garantissent les organisateurs de ce concours que leur projet ne porte pas atteinte aux droits des tiers ou qu ils ont obtenu de ces derniers les autorisations nécessaires. En aucun cas la responsabilité du Jury ne pourrait être engagée sur l'exactitude des informations qui lui ont été communiquées. Cependant, s'il constate a posteriori une erreur importante dans les informations fournies, une tromperie volontaire ou non, ou une irrégularité prouvée, le Jury peut retirer officiellement et à tout moment un prix déjà attribué. Le concours ayant une vocation internationale, il ne peut être exigé que tous les équipements et réalisations candidats soient en conformité avec l'ensemble des législations. Les dossiers de candidature doivent obligatoirement faire apparaître le ou les pays concernés et leur conformité réglementaire avec la législation de ces pays. Toute référence commerciale ou publicitaire à un prix reçu à ce concours devra préciser l'intitulé complet de celui-ci, l'année d'attribution et la référence exacte à l'équipement ou au projet d installation primé. Communication Toutes les informations communiquées au Jury par les candidats resteront confidentielles. Les membres du Jury sont tenus de respecter le secret des délibérations. Les candidats autorisent les organisateurs des E-Doc Awards à exploiter et utiliser, dans le cadre d'information et de communication liées au concours auprès de la presse et des professionnels, leur nom et prénom, les coordonnées complètes de leur société, la description qu'ils auront fournie de leur projet (photo, croquis, etc.), sans pouvoir prétendre à aucun droit ou rémunération quelle qu'elle soit. Ils autorisent également les organisateurs à photographier à titre gratuit leur projet et à reproduire ces photographies gracieusement dans toute documentation commerciale ou sur tout support publicitaire pendant une durée de 12 mois sur tout support (internet, papier, CD-Rom,..) en France et à l étranger. Modification ou annulation du concours L annulation ou le report du salon Documation ainsi qu un faible taux de participation au concours entraînerait de plein droit l annulation du concours, les organisateurs ne pourraient alors être tenus pour responsables. Les organisateurs se réservent donc le droit d écourter, de proroger, de modifier, de réfuter, d annuler le présent concours si les circonstances l exigent. Leur responsabilité ne saurait être engagée de ce fait.

4 Application du règlement Contestations - Acceptation du règlement La participation à ce concours implique l'acceptation du présent règlement, sans possibilité d'en contester les termes et résultats. Dans le cas de contestation, le participant s'engage à soumettre sa réclamation aux organisateurs avant toute procédure. Toute action introduite avant l'expiration d'un délai de quinze jours à partir de cette déclaration est, du consentement formel du participant, déclarée non recevable. En cas de contestation, les tribunaux du siège de l'organisateur sont seuls compétents. Informatique et libertés Les organisateurs mettent en œuvre un traitement de données à caractère personnel concernant les participants à fins d assurer le bon déroulement et la gestion du concours, de prospecter les candidats et d attribuer des prix ainsi que la communication afférente à l opération. Ces informations sont destinées aux organisateurs et à leurs partenaires et prestataires. Elles sont nécessaires à la gestion de l opération. Conformément à la loi Informatique et Libertés de 1978, tout participant dispose d un droit d accès, de rectification, d interrogation, d opposition pour motif légitime à la prospection notamment commerciale. Ces droits s exercent auprès de FedISA, à l adresse figurant en tête des présentes. Loi applicable 1. Les présentes sont régies par la loi française. 2. Il en est ainsi des conditions de fond et de forme. Attribution de compétence 1. EN CAS DE LITIGE, COMPETENCE EXPRESSE EST ATTRIBUEE AU TRIBUNAL DE COMMERCE DE PARIS, NONOBSTANT PLURALITE DE DEFENDEUR OU APPEL EN GARANTIE, MEME POUR LES PROCEDURES D'URGENCE OU LES PROCEDURES CONSERVATOIRES, EN REFERE OU PAR REQUETE. Dépot Le présent règlement est déposé en l Etude de Maître Alain SARAGOUSSI (allée Pierre Lazareff), 79 rue Réaumur, Paris huissiers de justice

5 Dossier de candidature INFORMATIONS SUR LE CANDIDAT Coordonnées Société/Organisation : Adresse : Téléphone : Site internet : Représentée par Nom prénom : Fonction : Tél : professionnel au sein de l entreprise: Responsable de la Solution Nom prénom : Fonction : Tél : professionnel au sein de l entreprise : Coordonnées du client utilisateur pouvant témoigner de la Solution Société/Organisation : Adresse : Téléphone :

6 2. DESCRIPTION DE LA SOLUTION Présentation générale : Présentation détaillée selon les critères prédéfinis : Originalité : Aspect plus ou moins innovant de la Solution. Conformité : Niveau de conformité de la Solution proposée au contexte juridique, réglementaire et normatif concerné.

7 Sécurité : Présence dans la Solution d éléments sécuritaires indispensables. Seront ainsi particulièrement analysés les aspects relatifs à : la confidentialité, le contrôle d intégrité, la continuité de service, la traçabilité, l accessibilité et la disponibilité. Gains : Mesure du résultat de la Solution en termes de réduction de coûts, de gain d efficacité, d une meilleure image, Evolutivité : Niveau d adaptation de la Solution à des évolutions tant technologiques que juridiques ou réglementaires. Interopérabilité : Capacité de la Solution à s interfacer avec d autres systèmes dans l entreprise ou à l extérieur Autres atouts et spécificités de la Solution :

8 Documents complémentaires : Afin de donner un éclairage aussi fidèle que possible de votre Solution au jury, il vous est possible de joindre au présent dossier tout document que vous jugeriez utile en la matière à la condition de les transmettre au format électronique. Les organisateurs mettent en œuvre un traitement de données à caractère personnel concernant les participants à fins d assurer le bon déroulement et la gestion du concours, de prospecter les candidats et d attribuer des prix ainsi que la communication afférente à l opération. Ces informations sont destinées aux organisateurs et à leurs partenaires et prestataires. Elles sont nécessaires à la gestion de l opération. Conformément à la loi Informatique et Libertés de 1978, tout participant dispose d un droit d accès, de rectification, d interrogation, d opposition pour motif légitime à la prospection notamment commerciale. Ces droits s exercent auprès de FedISA, à l adresse figurant en tête des présentes. A, le Signature et cachet de l entreprise ou de l organisation candidate Pour plus d information concernant les E-Doc Awards, vous pouvez contacter : - FedISA, , info@fedisa.eu DOSSIER DE CANDIDATURE A RETOURNER AVANT LE 28 JANVIER 2011 Par courrier à : FEDISA 55, Avenue Victor Hugo PARIS ou sous forme électronique à l adresse suivante : info@fedisa.eu