SCENARIO MONBURO. Niveau. Première. Mme ALBERT-PAULY et Mme SANCHIS. Auteur. Licence.

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1 SÉNARIO BA G-A SENARIO MONBURO Niveau Première Auteur Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS Licence

2 SENARIO MONBURO - Description du scénario DESRIPTION DU SÉNARIO Spécialisée dans le négoce de mobilier de bureau et de fournitures de bureau, la société MONBURO s'adresse à une clientèle de particuliers, de professionnels et de collectivités publiques. VOTRE SITUATION PROFESSIONNELLE Vous interviendrez successivement dans les différents services des directions administrative et commerciale. En effet, l activité de l entreprise se développe et le PDG souhaite installer une nouvelle salle de réunion au sein de nos locaux et développer le magasin en ligne. Ainsi, vous devez prendre connaissance de votre nouvel environnement, des personnes qui vous entourent et de leurs missions. FIHE D'IDENTITE DE MONBURO - OORDONNÉES : 9 rue des Rosiers ANTIBES Téléphone : 33 (0) Télécopie : 33 (0) ourriel : gmail.com - Site web : - Magasin en Ligne : /mag/monburo - ATIVITE : Négoce de détail de mobilier de bureau et de fournitures de bureau. - MENTIONS LÉGALES : RS : ANTIBES06 B apital : SIRET : NAF : 4759A (ommerce de meubles) Numéro d identification fiscale : FR DIRETIONS : Président du A, Directeur Général : Daniel Milufred Direction administrative et financière : Joan VAREZ Tél. : Direction logistique : Eddie ORTEZ Tél. : Direction commerciale : Emanuel FOURNIER Tél. : BANQUES : rédit Mutuel - 6 Place de la Fontonne ANTIBES rédit Agricole - 8 Place de Gaulle ANTIBES Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 2/52

3 SENARIO MONBURO - Organigramme ORGANIGRAMME Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 3/52

4 SENARIO MONBURO - Localisation LOALISATION DU SÉNARIO Libellé Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 4/52

5 Séquence numéro : 1 - Dans le PGI, création de catégories de produits, de produits, de fournisseurs - Rechercher des informations manquantes sur un fournisseur étranger sur Internet - activité réalisée par chaque employé administratif - envoyer les instructions du jour 1 par mail avec le fichier joint Fournisseurs et Produits à créer - rechercher sur le site internet du fournisseur étranger, son tel et son fax ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE MAIL Bonjour, Voici mes instructions du jour. Dans notre PGI : 1 - réer une nouvelle catégorie de produits dont détail ci-dessous : - Nom = Papeterie - atégorie Parents = Tout le catalogue/accessoires de bureau - ompte de revenus = et compte de dépenses = réer les nouveaux produits dont vous trouverez détails en PJ. 3 - Imprimer les étiquettes des produits que vous venez de créer 4 - réer les nouveaux fournisseurs dont vous trouverez détails en PJ. Attention pour le fournisseur allemand, REHERHER son téléphone et son fax en bas de la page d'accueil de son site Internet 5 - Imprimer les étiquettes des fournisseurs que vous venez de créer Merci de faire le nécessaire, Le Gérant ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants Résultat attendu : Les dossiers fournisseurs et sous-traitants sont mis à jour en permanence ritère d'évaluation : Fiabilité et exhaustivité des informations relatives aux fournisseurs ompétence : tualiser une base de données fournisseurs OMPLEXITÉ Absence de fichier fournisseur Relations avec des fournisseurs UE et hors UE Informations incertaines sur un fournisseur SAVOIRS ASSOIÉS Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les types de fournisseurs : grossiste, détaillant, prestataire, sous-traitant, centrale d achat Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 5/52

6 Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé des informations fournisseurs à l aide d un PGI Savoirs juridiques et économiques : Les types de structure des organisations Savoirs juridiques et économiques : Les biens et les services DOUMENTS UTILES RÔLES DE L'ATIVITÉ FOURNISSEURS.docx PRODUITS 1.xlsx employé administratif GAA.docx SITE INTERNET FOURNISSEUR ALLEMAND EMPLOYE ADMINISTRATIF (AHATS) INTERNET MAIL PGI Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 6/52

7 Séquence numéro : 2 Appeler le gestionnaire financier. tivité réalisée par chaque Assistant de direction. Instructions appel donné par l'enseignant. Donnez les consignes suivantes à l'assistant de direction pour appeler le gestionnaire financier : Bonjour amyl, À cause d un très fort tirage de flyers, je suis tombée en panne d'encre pour l'imprimante Brother DP115 qui est dans mon bureau. J'ai donc téléphoné à notre revendeur habituel en ville, mais l'imprimante étant très ancienne, il ne peut plus avoir de cartouches d'encre pour ce modèle. On m'a parlé du site France Toner qui proposerait différents types de cartouches (compatibles, marques originales, etc.) et permettrait des simulations d'achat en ligne via un panier. J'ai besoin très rapidement de 4 cartouches dans chacune des couleurs noire, bleu, rouge et jaune. Peux-tu faire des recherches à ce sujet et déposer dans la GED un tableau avec les prix? Je viens d'y créer le répertoire Fournitures Administratives. Merci. ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Appelez le gestionnaire financier en fonction des consignes préalablement données. ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Gestion des flux d appels téléphoniques Résultat attendu : Les appels sont traités, filtrés et transmis en fonction des consignes ritère d'évaluation : Qualité et fiabilité du traitement des appels ompétence : Traiter les appels entrants et sortants OMPLEXITÉ Densité du trafic SAVOIRS ASSOIÉS Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les règles et Les enjeux de La communication téléphonique Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La conduite de l entretien téléphonique Savoirs juridiques et économiques : Les limites au contrôle des salariés dans leur usage du téléphone DOUMENTS UTILES RÔLES DE L'ATIVITÉ ASSISTANTE DE DIRETION (VENTES) TÉLÉPHONE Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 7/52

8 Séquence numéro : 3 - Dans le PGI, créer des clients, rechercher des informations manquantes sur Internet et les affecter dans leur catégorie. - Saisir des commandes lients - Envoyer un mail de réapprovisionnement à l'employé administratif - activité à faire par chaque assistant de direction - envoyer les instructions du jour 1 par mail avec le fichier joint lients à créer - rechercher sur le site internet du client étranger, son tel et son fax ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Bonjour, Voici mes instructions du jour. Dans notre PGI : 1 - réer les nouveaux clients selon détails en PJ Attention pour le client Belge, REHERHER son téléphone et son fax dans la rubrique ontact de son site Internet "idc.be" 2 - Affecter ces clients dans leurs catégories 3 - Imprimer les étiquettes de ces clients 4 - Saisir et imprimer les commandes suivantes 5 - En cas d'insuffisance de stock, adresser immédiatement un mail à l'employé administratif en charge des achats lui demandant de commander aux fournisseurs concernés en urgence, les articles manquants. Merci de faire le nécessaire Le Gérant ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Traitement des devis, des commandes Résultat attendu : La gestion administrative des devis et des commandes clients est assurée dans le respect des délais et des règles, ritère d'évaluation : Respect des contraintes techniques et commerciales liées à la demande du client ompétence : Assurer le traitement de devis et de commandes OMPLEXITÉ ommande et devis avec des clients UE et hors UE SAVOIRS ASSOIÉS Savoirs juridiques et économiques : Le contrat de vente, de prestation de service, de sous-traitance Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 8/52

9 Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé du traitement des commandes et des devis à l aide d un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La chaîne des documents commerciaux Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La planification des commandes DOUMENTS UTILES RÔLES DE L'ATIVITÉ assistant direction GAV.docx LIENTS.xlsx SITE INTERNET LIENT BELGE ASSISTANTE DE DIRETION (VENTES) INTERNET MAIL PGI Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 9/52

10 Séquence numéro : 4 Prendre l'appel de l'assistant de direction et le faire patienter. Reprendre l'appel concernant l'achat de cartouche d'encre et prendre des notes. tivité réalisée par chaque gestionnaire financier. Donner fiche appel entrant. ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Prendre en notes l'appel téléphonique de l'assistant administratif. ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL ollecte et recherche d informations Résultat attendu : Les informations sont obtenues dans les délais et répondent aux besoins ritère d'évaluation : Fiabilité et pertinence des informations, efficience de la recherche ompétence : Exploiter la veille et mobiliser des techniques de recherche OMPLEXITÉ Sources à vérifier Délais courts Demande d informations techniques Système d information habituel indisponible SAVOIRS ASSOIÉS Savoirs rédactionnels : La vérification et la citation des sources Savoirs rédactionnels : La lecture rapide, la hiérarchie des informations Savoirs rédactionnels : Les mots clés Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les techniques et outils de recherche avancée Savoirs de gestion et savoirs technologiques : L authentification d une information Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les modes de communication Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les sources d informations DOUMENTS UTILES RÔLES DE L'ATIVITÉ GESTIONNAIRE FINANIER (RA) TÉLÉPHONE Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 10/52

11 Séquence numéro : 5 - Sur notre boutique en ligne MONBURO, en FrontOffice, passer des commandes : panier, création des comptes clients, choix mode livraison, paiement comptant et impression mails de confirmation de commandes - Sur la banque en ligne, imprimer notre RIB, notre B à plastifier, et le chéquier de l'entreprise Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 11/52

12 - activité à réaliser par chaque gestionnaire financier - envoyer les instructions du jour 1 par mail avec le fichier joint lients et ommandes ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Bonjour, voici mes instructions du jour. 1 - Vous connecter en FRONTOFFIE sur la boutique en ligne MONBURO. - créer les comptes clients dont vous trouverez détails en PJ. - passer les commandes dont vous trouverez détails en PJ. 2 - Vous connecter sur la Messagerie (portail/mail). - saisir les identifiants des clients qui vous ont passé commande - imprimer les mails de confirmation de commandes 3 - Imprimer le RIB, la B et le chéquier de l'entreprise. Merci de faire le nécassire, Le Gérant ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Traitement des devis, des commandes Résultat attendu : La gestion administrative des devis et des commandes clients est assurée dans le respect des délais et des règles, ritère d'évaluation : Respect des contraintes techniques et commerciales liées à la demande du client ompétence : Assurer le traitement de devis et de commandes OMPLEXITÉ ommande en ligne SAVOIRS ASSOIÉS Savoirs juridiques et économiques : Le contrat de vente, de prestation de service, de sous-traitance Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La chaîne des documents commerciaux DOUMENTS UTILES LIENTS.xlsx commandes.xlsx RÔLES DE L'ATIVITÉ GESTIONNAIRE FINANIER (RA) MAGASINS EN LIGNE BANQUE EN LIGNE MAIL Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 12/52

13 Séquence numéro : 6 Rechercher les prix pour l'aménagement des locaux. alculer le nombre d'éléments nécessaires pour le mobilier, effectuer les recherches de prix pour ce mobilier. Imprimer le résultat de ces recherches. tivité réalisée par chaque employé administratif. Envoyer les instructions du jour 1 avec PJ (Descriptif pour l'aménagement de la salle). Rechercher sur Internet les prix des produits, site de astorama et site Bruneau. ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Bonjour, Nous ne disposons pas actuellement de salle de réunion. J'aimerais que vous meniez une étude pour la création éventuelle d'une salle de réunion dans nos locaux, à l'emplacement de l'ancienne réserve. Je vous joins le descriptif des aménagements, du mobilier et du matériel de bureau que je souhaite. 1. Faites les recherches nécessaires. 2. Établissez un tableau de coûts prévisionnels HT. 3. Déposez votre étude en y incluant le tableau de coûts, dans la GED dans le Répertoire "Salle de réunion" (à créer). Merci de faire le nécessaire. ordialement, D. MILUFRED Gérant ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL ollecte et recherche d informations Résultat attendu : Les informations sont obtenues dans les délais et répondent aux besoins ritère d'évaluation : Fiabilité et pertinence des informations, efficience de la recherche ompétence : Exploiter la veille et mobiliser des techniques de recherche OMPLEXITÉ Demande d informations techniques Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 13/52

14 SAVOIRS ASSOIÉS Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le système d information Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les sources d informations Savoirs de gestion et savoirs technologiques : L authentification d une information Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les techniques et outils de recherche avancée Savoirs rédactionnels : Les mots clés Savoirs rédactionnels : La lecture rapide, la hiérarchie des informations Savoirs rédactionnels : La vérification et la citation des sources DOUMENTS UTILES Descriptif salle réunion.docx Site Internet astorama Site Internet Bruneau RÔLES DE L'ATIVITÉ EMPLOYE ADMINISTRATIF (AHATS) INTERNET MAIL Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 14/52

15 Séquence numéro : 7 - A l'aide du mail reçu de l'assistante de direction, commander dans le PGI les produits manquants - Faire des achats en ligne de produits BIO pour le buffet de réception des clients - activité à réaliser par chaque employé administratif - envoyer les instructions du jour 2 par mail avec le fichier joint ommandes Biomag ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Bonjour, voici mes instructions du jour. 1 - L'assistant de direction vous a envoyé un mail vous indiquant les produits à commander. Imprimer ce mail. 2 - Dans notre PGI : - Rechercher les noms des fournisseurs des produits à commander et inscrire leur nom sur le mail à côté des produits - ommander les produits demandés par l'assistant de direction et imprimer les Bons de commande 3 - Nous allons recevoir nos clients et je souhaite faire un buffet de produits BIO. - Se connecter à la boutique en ligne BIOMAG - réer un compte au nom de notre entreprise Monburo Mail : - mot de passe et date de naissance = Adresse : 9 rue des Rosiers ANTIBES Téléphone : 33 (0) ommander les produits selon détails en PJ. Le paiement s'effectuera par chèque à la livraison. - Imprimer la facture Merci de faire le nécessaire, ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Traitement des ordres d'achat, des commandes Résultat attendu : Le traitement des ordres d achat et des commandes est assuré dans le respect des délais impartis ritère d'évaluation : onformité des commandes aux ordres d achat ompétence : Passer commande à des fournisseurs OMPLEXITÉ hats en ligne Information produit et/ou prestation incomplète Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 15/52

16 SAVOIRS ASSOIÉS Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les différentes procédures d achat, dont l appel d offres Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La planification des commandes Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé des achats et des approvisionnements à l aide d un PGI Savoirs juridiques et économiques : Les biens et les services Savoirs juridiques et économiques : Le contrat de vente, de prestation de service Savoirs juridiques et économiques : Les obligations et la responsabilité contractuelle Savoirs juridiques et économiques : La garantie légale et conventionnelle DOUMENTS UTILES employé administratif GAA.docx OMMANDE BIOMAG.xlsx RÔLES DE L'ATIVITÉ EMPLOYE ADMINISTRATIF (AHATS) MAGASINS EN LIGNE MAIL PGI Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 16/52

17 Séquence numéro : 8 réer un répertoire "Fournitures administratives" dans la GED du PGI. réer une liste de contrôle afin d'organiser la réunion. tivité réalisée par chaque Assistant de direction. Envoyer les instructions du jour 1 par mail avec PJ. ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Bonjour, Voici mes instructions pour réunion : Réservez une petite salle à l'hôtel Novotel Sophia Antipolis pour 12 personnes (Direction, service commercial et service administratif) pour après demain à 8 h, durée 2 h, petit déjeuner compris. Ordre du jour : les procédures d'alerte et de secourisme, la formation des sauveteurs secouristes du travail. Prévoir amener ordinateur portable pour la projection d'une vidéo. Rechercher quelques organismes de formation avec leurs coordonnées dispensant une formation de Sauveteurs Secouristes du Travail sur Antibes. Mettre à disposition de tous les participants le compte-rendu dans la GED. Ne pas oublier d'indiquer la réunion obligatoire dans le PGI pour les participants concernés. Merci de faire le nécessaire. ordialement, D. MILUFRED Gérant ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Organisation et mise à disposition des informations Résultat attendu : L organisation des informations assure leur actualisation, leur accessibilité, et leur diffusion aux utilisateurs ritère d'évaluation : Efficacité de l organisation des informations ompétence : Organiser les informations pour les rendre disponibles aux utilisateurs Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 17/52

18 OMPLEXITÉ Pluralité des Sources d information SAVOIRS ASSOIÉS Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les moyens de transmission de l information Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les différents supports d information et leur pérennité Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La Gestion Électronique des documents Savoirs de gestion et savoirs technologiques : L échange de données informatisé (EDI) Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les modes de communication DOUMENTS UTILES RÔLES DE L'ATIVITÉ ASSISTANTE DE DIRETION (VENTES) Site Internet Novotel Sophia Antipolis TEXTEUR PGI MAIL GED INTERNET Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 18/52

19 Séquence numéro : 9 - Dans le BackOffice de notre boutique en ligne MONBURO, créer des sous-catégories de produits, ajouter des articles et leurs photos. - Dans le FrontOffice de notre boutique en ligne MONBURO, visualiser les produits créés et faire impression écran - activité à réaliser par chaque assistant de direction - envoyer les instructions du jour 2 par mail avec le fichier joint Articles ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Bonjour, Voici mes instructions du jour. 1 - Dans le BAKOFFIE de notre boutique en ligne : - réer la nouvelle sous-catégorie et ajouter les produits au catalogue dont vous trouverez détails en PJ. 2 - Dans le FRONTOFFIE de notre boutique en ligne : - Vérifier que les produits que VOUS venez de créer sont bien visibles dans le atalogue et en faire une impression écran Merci de faire le nécessaire Le Gérant ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Tenue des dossiers clients, donneurs d'ordre et usagers Résultat attendu : La collecte et la mise à jour de l ensemble des informations relatives aux clients et usagers sont réalisées ritère d'évaluation : Fiabilité des dossiers clients ompétence : tualiser une base de données clients OMPLEXITÉ Absence de fichier client Informations incertaines sur un client SAVOIRS ASSOIÉS Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les réductions commerciales et financières Savoirs juridiques et économiques : Les types de structures des organisations Savoirs juridiques et économiques : Les biens et les services DOUMENTS UTILES assistant direction GAV.docx produits en ligne à créer.xlsx RÔLES DE L'ATIVITÉ ASSISTANTE DE DIRETION (VENTES) MAGASINS EN LIGNE MAIL Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 19/52

20 Séquence numéro : 10 Effectuer les recherches demandées et préparer la réponse sous forme de tableau. tivité réalisée par chaque gestionnaire financier. Distribuer le la version papier du fichier "artouchesfrance toner". ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Effectuer les recherches demandées et compléter le tableau distribué. ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Gestion des fournitures, consommables et petits équipements de bureau Résultat attendu : Les fournitures et consommables sont commandés en quantité suffisante et dans les délais impartis ritère d'évaluation : Optimisation du stock ompétence : Anticiper les flux et le niveau d un stock OMPLEXITÉ SAVOIRS ASSOIÉS Surconsommation exceptionnelle Défaillance de fournisseur Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les fournitures, petits équipements et immobilisations Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les enjeux du suivi des stocks de fournitures et consommables Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les procédures de réapprovisionnement Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les documents commerciaux Savoirs juridiques et économiques : Le contrat de vente DOUMENTS UTILES Étude cartouche d'encre.docx Site internet France Toner RÔLES DE L'ATIVITÉ GESTIONNAIRE FINANIER (RA) INTERNET Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 20/52

21 Séquence numéro : 11 - Dans le PGI, créer des conditions de paiement et des modes de maiement - Dans le BackOffice de notre boutique en ligne MONBURO, valider les paiements des clients et imprimer leurs factures - activité à réaliser par chaque gestionnaire financier - envoyer les instructions du jour 2 par mail ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Bonjour, Voici mes instructions du jour. 1 - Dans le PGI : - réer les conditions de paiement suivantes onditions et description : 30 jours fin de mois le 05 onditions et description : 30 jours fin de mois le 15 onditions et description : 60 jours fin de mois le 05 onditions et description : 60 jours fin de mois le 15 - Faire une impression écran des conditions de paiement - réer les modes de règlement suivants Nom : chèque M - Journal et compte bancaire : M Nom : chèque A - Journal et compte bancaire : rédit Agricole Nom : virement M - Journal et compte bancaire : M Nom : virement A - Journal et compte bancaire : rédit Agricole Nom : arte bancaire M - Journal et compte bancaire : M - Faire une impression écran des conditions de paiement 2 - Prendre les mails de commande des clients de notre boutique en ligne que vous avez imprimés (dossier 1) et vous connecter dans le BAKOFFIE de notre boutique en ligne - Valider les règlements des clients que VOUS avez imprimés ET UNIQUEMENT EUX-LA - Imprimer les factures correspondant à VOS LIENTS ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Traitement des règlements et suivi des litiges Résultat attendu : Le traitement des règlements est assuré, les litiges sont suivis dans le cadre des règles fixées dans l organisation et ritère d'évaluation : Efficacité du suivi des règlements des clients ompétence : Suivre des règlements clients OMPLEXITÉ Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 21/52

22 SAVOIRS ASSOIÉS Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les moyens et les modes de règlements en euros et en devises Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux Savoirs juridiques et économiques : Les obligations et la responsabilité contractuelle DOUMENTS UTILES gestionnaire financier RA.docx RÔLES DE L'ATIVITÉ GESTIONNAIRE FINANIER (RA) PGI MAGASINS EN LIGNE MAIL Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 22/52

23 Séquence numéro : 12 Préparer le tableau de coût prévisionnel demandé par le gérant. tivité réalisée par chaque employé administratif. Distribuer l'annexe "Tableau coût prévisionnel". ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Préparez le tableau de coût prévisionnel demandé par le gérant. ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Production d informations structurées Résultat attendu : Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et ritère d'évaluation : Pertinence et qualité du document produit ompétence : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document OMPLEXITÉ Document intégrant des calculs, des graphiques et des tableaux élaborés SAVOIRS ASSOIÉS Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les modes d organisation et de structuration des Données Savoirs rédactionnels : La reformulation à partir d une prise de notes, d un brouillon, ou d'écrits intermédiaires DOUMENTS UTILES Tableau coûts prévisionnels.docx RÔLES DE L'ATIVITÉ EMPLOYE ADMINISTRATIF (AHATS) Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 23/52

24 Séquence numéro : 13 - Envoi d'un mail au gestionnaire financier pour qu'il paye les achats faits en ligne de produits Bio pour le buffet de réception des clients - Dans le PGI, réceptionner les produits commandés - Dans le BackOffice de notre boutique en ligne MONBURO, faire passer les commandes à "en cours de livraison" et imprimer les BL - activité à réaliser par chaque employé administratif - envoyer les instructions du jour 3 par mail ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Bonjour, Voici mes instructions du jour. 1 - Envoyer un mail au gestionnaire financier lui indiquant le montant du règlement à faire pour payer les achats en ligne à la boutique BIOMAG pour le buffet (à vérifier sur la facture imprimée - dossier 2) 2 - Dans notre PGI : - Réceptionner les produits que VOUS avez commandés (regarder vos bons de commande pour les connaître) et UNIQUEMENT LES VÔTRES - Imprimer les bons de réception correspondants 3 - Se connecter en BAKOFFIE à la boutique en ligne - Demander au gestionnaire financier les mails de commande des clients de la boutique en ligne (qu'il a imprimé - dossier 1) - Faire passer les commandes des clients DONT VOUS AVEZ LES MAILS ET UNIQUEMENT ELLES-I de «préparation en cours» à «en cours de livraison» et imprimer les Bons de livraison ORRESPONDANTS Merci de faire le nécessaire Le Gérant ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies Résultat attendu : Le traitement et le suivi des livraisons et des factures sont assurés ; les anomalies sont traitées et/ou transmises au ritère d'évaluation : Qualité du contrôle de concordance entre la commande, la livraison, et la facturation ompétence : Suivre le processus commande-livraison-facturation OMPLEXITÉ SAVOIRS ASSOIÉS Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les plannings de livraison et la réception des marchandises Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 24/52

25 Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Le processus automatisé des livraisons et factures à l aide d un PGI Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La chaîne des documents commerciaux Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La dématérialisation des documents commerciaux Savoirs juridiques et économiques : Le contrat de vente, de prestation de service DOUMENTS UTILES RÔLES DE L'ATIVITÉ employé administratif GAA.docx EMPLOYE ADMINISTRATIF (AHATS) PGI MAGASINS EN LIGNE MAIL Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 25/52

26 Séquence numéro : 14 Réserver par téléphone la salle de réunion à l'hôtel Novotel Sophia Antipolis. tivité réalisée apar chaque assistant de direction. Vérifier si fiche appel sortant bien complétée. Distribuer une fiche d'appel sortant et demander à l'élève de la compléter. Jouer le rôle de l'accueil de l'hôtel en insérant complexités et aléas liés à la gestion des appels téléphoniques. ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Réservez par téléphone la salle de réunion à l'hôtel Novotel Sophia Antipolis. ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Gestion des flux d appels téléphoniques Résultat attendu : Les appels sont traités, filtrés et transmis en fonction des consignes ritère d'évaluation : Qualité et fiabilité du traitement des appels ompétence : Traiter les appels entrants et sortants OMPLEXITÉ SAVOIRS ASSOIÉS Erreur d interlocuteur Perte de la communication Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les règles et Les enjeux de La communication téléphonique Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La conduite de l entretien téléphonique Savoirs de gestion et savoirs technologiques : La messagerie vocale DOUMENTS UTILES RÔLES DE L'ATIVITÉ ASSISTANTE DE DIRETION (VENTES) Site Internet Novotel Sophia Antipolis INTERNET TÉLÉPHONE Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 26/52

27 Séquence numéro : 15 tivité réalisée par chaque assistant de direction. Une liste de diffusion doit être préalablement créée. ATIVITÉ PROPOSÉE À L'ÉLÈVE Après confirmation de l'hôtel, suivre la liste de contrôle créée et les consignes du Gérant (mail du jour 1). ATIVITÉ DU RÉFÉRENTIEL Organisation et suivi de réunions Résultat attendu : La réunion se déroule dans les conditions attendues, avec les supports demandés, et les comptes rendus sont ritère d'évaluation : Efficacité dans l organisation et le suivi de la réunion ompétence : Organiser la logistique administrative d une réunion OMPLEXITÉ Nombre important de participants ontraintes de dates et de lieux onvocations erronées Lieu indisponible modification ou Annulation de la date de la réunion SAVOIRS ASSOIÉS Savoirs de gestion et savoirs technologiques : L organisation logistique des réunions Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les outils de Gestion du temps Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les moyens de transmission de l information Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les règles et Les enjeux de La communication professionnelle Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les écrits professionnels liés à La réunion Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les outils collaboratifs Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les fonctionnalités bureautiques Savoirs de gestion et savoirs technologiques : Les modes de présentation des documents Savoirs rédactionnels : La prise de notes, les abréviations, les schémas Savoirs rédactionnels : Les modes et temps des verbes : le présent de l indicatif DOUMENTS UTILES RÔLES DE L'ATIVITÉ ASSISTANTE DE DIRETION (VENTES) INTERNET MAIL PGI Mme ALBERT-PAULY et Mme SANHIS 27/52

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