4 novembre 2013 CAHIER DES CHARGES. 7 ème édition SPEED BUSINESS. Rencontre entre professionnels et étudiants

Transcription

1 4 novembre 2013 CAHIER DES CHARGES 7 ème édition SPEED BUSINESS Rencontre entre professionnels et étudiants Cécile ARMELLA, Morgane LARA, Anne-Laure MOREAU, Laurie VIALA Master 2 Communication des Organisations (Stratégies et Produits de Communication)

2 SOMMAIRE I- Fiche signalétique du Speed Business II- Objectifs 4 Objectifs auprès des étudiants : 4 Objectifs auprès des professionnels : 4 III- Protagonistes 5 Commanditaires : 5 Maîtres d œuvre : 5 Chef de projet : 6 Prestataires : 6 IV- Cibles 7 Cibles prioritaires : 7 Cibles secondaires : 7 V- Modes opératoires 8 Référent du groupe : 8 Répartition par binôme : 8 Personne en charge du relai d information : 8 Décisionnaire : 8 Fonctionnement des réunions : 9 VI- Missions 10 Mission générale : 10 Missions spécifiques par pôles : 10 VII- Contraintes 12 Contraintes de temps : 12 Contraintes budgétaires : 12 Contraintes de mobilisation : 12 Contraintes de lieu et de logistique : 13 Contraintes légales : 13 VIII- Livrables 14 7 ème édition SPEED BUSINESS 2

3 I- Fiche signalétique du Speed Business 2013 Le concept : La 7 ème Edition du Speed Business sera dans la continuité de ces 6 dernières années: permettre à des étudiants du Master Communication des Organisations de rencontrer des professionnels de la communication issus de différents secteurs d activités au cours d une soirée et d effectuer des entretiens d embauche fictifs. Les cibles : - Master 2 Communication des Organisation parcours Expertise, Audit et Conseil en Communication ; - Master 2 Communication des Organisation parcours Stratégies et Produits de Communication ; - Master 2 Communication des Organisations parcours Communication Publique et Politique, si le lieu et le budget le permettent. Constat : L entretien d embauche fait peur, surtout à des jeunes diplômés à la recherche d un emploi. Ils manquent de préparation et n ont pas toujours l occasion d être mis en situation. De plus, ces entretiens peuvent déboucher sur un emploi. Ce Speed Business donne la possibilité aux étudiants de se confronter à cet exercice de l entretien d embauche. Déroulement : Les étudiants devront être munis de leur curriculum vitae pour répondre à une offre d emploi fictive. Ces entrevues seront chronométrées pour une durée de 7 minutes. Les étudiants auront la possibilité de valoriser leurs compétences et leurs connaissances auprès de professionnels. Ensuite, ces derniers disposeront de 5 minutes pour faire le bilan de l entretien et prodiguer des conseils qui ne peuvent être qu avantageux pour les étudiants dans le cadre d une recherche de stage ou d emploi. Lieu de l événement : Le Speed Business aura lieu le mardi 10 décembre, de 19h à 21h30. Le lieu reste encore à définir, il s agira d un bar ou une brasserie privatisé pour l occasion et qui se situera dans le centre dans un souci d accessibilité : transports et parking. 7 ème édition SPEED BUSINESS 3

4 II- Objectifs Objectifs auprès des étudiants : - Donner la possibilité aux étudiants du Master de s entraîner à la réalisation d un entretien ; - Développer un sentiment de confiance chez les étudiants du Master en valorisant leurs compétences et connaissances ; - Permettre aux étudiants du Master de travailler sur un exercice concret guidé par l expérience de chacun des professionnels ; - Elargir le réseau professionnel des étudiants. Objectifs auprès des professionnels : - Permettre aux professionnels de rencontrer des futurs stagiaires ou futurs collaborateurs ; - Fédérer professionnels de la communication et futurs professionnel de la communication ; - Valoriser le Master Communication des Organisations auprès des professionnels de la communication. 7 ème édition SPEED BUSINESS 4

5 III- Protagonistes Commanditaires : Pour la 7 ème édition du Speed Business (2013), les commanditaires sont Marie- Pascale MIGNOT et Etienne DAMOME, co-responsables du parcours «Stratégies et Produits de Communication» au sein du Master Communication des Organisations. Marie Pascale Mignot (PAST 1 ) Téléphone : marie-pascale.mignot@u-bordeaux3.fr Etienne Damome (Maître de conférences en Information-Communication 2 ) Téléphone : etienne.damome@u-bordeaux3.fr Maîtres d œuvre : Les maîtres d œuvre pour la réalisation de cet événement sont des étudiantes du Master 2 Communication des Organisations issues du parcours «Stratégies et produits de communication». Cécile ARMELLA Pôle : Communication (alimentation des réseaux sociaux et contact avec les professionnels) Téléphone : cecile.armella@etu.u-bordeaux3.fr Morgane LARA Pôle : Logistique / Partenariat Téléphone : morganelara19@hotmail.fr Anne-Laure MOREAU Pôle : Partenariat / Communication (charte graphique) Téléphone : moreau.annelaure49@gmail.com Laurie VIALA Pôle : Logistique / Communication (charte graphique) Téléphone : laurie.viala@gmail.com 1 PAST : professionnel en contrat temporaire avec l université en raison de son expertise dans un domaine intéressant la formation universitaire professionnelle. Il assure de ce fait la garantie des formations professionnelles au sein de l université. C est à ce titre qu il est intimement associé à la gestion des licences et des masters professionnels. 2 Maître de conférences : Sa fonction et sa mission est la recherche et l enseignement. Il assure parfois au cours de sa carrière des responsabilités pédagogiques et administratives. 7 ème édition SPEED BUSINESS 5

6 Chef de projet : Le chef de projet pour le Speed Business est Valérie GENEBES, chargée production. Le chef de projet supervise le groupe tout au long de l organisation de l événement et valide en amont les propositions que nous souhaitons présenter aux commanditaires. Il est informé régulièrement de l avancement du projet par pôle. Valérie GENEBES Téléphone : valerie.genebes@u-bordeaux3.fr Prestataires : Pour cet événement, nous ne ferons appel qu à un seul prestataire : le bailleur du lieu dans lequel se déroulera l événement. Cet établissement fournira boissons, buffet, tables et chaises. 7 ème édition SPEED BUSINESS 6

7 IV- Cibles Pour cette rencontre, les cibles que nous souhaitons atteindre sont réparties en deux catégories : cibles prioritaires et cibles secondaires. Cibles prioritaires : - Les étudiants du Master 2 Communication des Organisations. Cibles secondaires : - Les professionnels présents pour réaliser les entretiens. 7 ème édition SPEED BUSINESS 7

8 V- Modes opératoires Référent du groupe : Laurie VIALA En charge de la communication entre le coordinateur, les commanditaires et l'équipe responsable de l'organisation du Speed Business. Répartition par binôme : L'événement étant proche, il a paru plus judicieux de créer des binômes qui travailleront sur des missions réparties par pôles. Le pôle logistique : Morgane LARA et Laurie VIALA Le pôle communication : il a été fractionné en trois sous-pôles : Elaboration de la charte graphique et diffusion : Anne Laure MOREAU et Laurie VIALA Alimentation des comptes web : Cécile ARMELLA Prises de contacts avec les professionnels : Cécile ARMELLA Le pôle partenaires : Anne Laure MOREAU et Morgane LARA Le pôle concept-contenu : Le pôle concept et contenu de l'évènement sera un pôle sur lequel tous les membres de l équipe interviendront. Le pôle relation presse : nous ne mettrons pas en place de stratégie de relations presse pour cet évènement. Le travail de plan média est assuré par le pôle communication. Personne en charge du relai d information : Afin de tenir informés les membres de l'équipe sur les avancées des travaux par binômes, Laurie VIALA assurera le lien entre chaque pôle. Décisionnaire : Après avoir soumis nos propositions à Valérie GENEBES, la prise de décision finale reviendra aux commanditaires. 7 ème édition SPEED BUSINESS 8

9 Fonctionnement des réunions : L équipe a opté pour la mise en place de réunions qui seront hebdomadaires. Elles auront lieu chaque jeudi matin afin de réunir tous les membres de l'équipe, constater les avancées de chaque binôme, faire le point sur le projet et se mettre d'accord sur les missions à accomplir pour le jeudi suivant. Après chaque réunion, Laurie VIALA rédigera un compterendu comprenant les idées clés mentionnées et les missions à accomplir par binôme. De plus, les membres de l'équipe seront en communication constante grâce à la mise en place d'un groupe de travail sur le réseau social Facebook sur lequel chaque binôme informera de l'avancée de ses missions, ses difficultés, ses idées nouvelles, etc. 7 ème édition SPEED BUSINESS 9

10 VI- Missions Mission générale : La mission de l équipe est d organiser la 7ème édition de l évènement Speed Business Cet évènement se tiendra le mardi 10 décembre 2013 vers 19h dans un lieu informel au cœur de Bordeaux pour favoriser la rencontre entre professionnels et étudiants, à l occasion d un jeu d entretiens fictifs. La mise en place de cet événement doit être réalisée en deux mois et demi. Afin d améliorer son organisation, l équipe de travail s est répartie par pôles. Missions spécifiques par pôles : Le pôle logistique : - Recherche du lieu pour le Speed Business. Il s agit de réaliser trois propositions de lieux potentiels à présenter aux commanditaires (sous formes de fiches signalétiques). - Nourriture et boissons servis pendant l évènement (pris en charge par le budget dédié au Speed Business). Il s agit de trouver un accord avec le responsable du lieu pour qu il fournisse des boissons et de la nourriture afin d assurer un cocktail. - Mise en place d une exposition/activité ludique pendant l événement. C est une plus-value que l équipe organisatrice souhaiterait mettre en place afin d occuper les étudiants qui patientent pour avoir un entretien lors de la soirée. - Gestion des contacts avec les responsables des lieux. - Aménagement de l espace en accord avec le responsable des lieux. - Assurance et sécurité du lieu à prévoir. - Mise en place de la signalétique. - Mission opérationnelle sur l évènement : accueil des participants et bon déroulement de la soirée. - Elaboration d un questionnaire de satisfaction à distribuer à la fin de l évènement à tous les participants. 7 ème édition SPEED BUSINESS 10

11 Le pôle communication : Elaboration de la charte graphique et diffusion : - Réflexion et mise en place de l identité visuelle autour de l évènement. - Recherche de supports de communication appropriés pour diffuser l information. - Réalisation de ces supports de communication et contrôle de l impression. - Diffusion de ces supports de communication. Alimentation des comptes web : - Réflexion, rédaction et diffusion des informations relatives à l événement. Relations publiques : - Envoi de remerciements aux participants étudiants et professionnels après l événement. Le pôle partenaires : - Recherche de partenaires pour l événement. - Rédaction d un dossier de partenariat à soumettre à de potentiels partenaires. - Décrocher des contrats de partenariats pour l évènement. Le pôle concept-contenu : - Redéfinition des contours de l évènement de la 7ème édition du Speed Business, grâce à un dossier de présentation de l évènement. - Réaliser un sondage auprès des étudiants pour connaître leurs attentes pour cet évènement et leurs envies. - Constituer une base de données des étudiants en fonction de leurs parcours et attentes pour savoir vers qui les diriger lors du Speed Business. - Rechercher des professionnels pour les entretiens fictifs. - Constituer une base de données de professionnels à contacter - Ce pôle doit présenter un seul et même contact qui fera office de référent pour les partenaires et invités afin que les informations soient regroupées. - Communication fréquente avec tous les partenaires et invités et réponses aux éventuelles questions. Le pôle relation presse : aucune mission. 7 ème édition SPEED BUSINESS 11

12 VII- Contraintes Contraintes de temps : Speed Business est un événement annuel qui se déroule début décembre. Cette période sera conservée dans un souci de cohérence et d efficacité. Le speed business est un entraînement au recrutement, il est donc utile de l organiser en amont des entretiens de stage. L événement doit avoir lieu avant les vacances scolaires. Il ne doit pas avoir lieu un vendredi car les étudiants qui ne sont pas originaires de Bordeaux rentrent souvent chez eux et ne pourront donc pas être présents. Il ne doit pas avoir lieu un jeudi car ce jour-là est souvent réservés aux fêtes estudiantines. Enfin, il faut s assurer que la communication interne du Master n organise pas de soirée parrainage ou autre ce jour-là. Les horaires à favoriser sont un 19h 21h afin que les professionnels soient disponibles et que les étudiants aient fini les cours. Contraintes budgétaires : Speed Business est financé par l Université de Bordeaux 3 à hauteur de 800. C est le seul budget qui sera accordé à l événement. Il est donc nécessaire de limiter le nombre de participants étudiants au Speed Business (environ 10 professionnels et 30 étudiants). Nous pouvons faire appel à des partenaires locaux ainsi qu au service communication de l Université de Bordeaux 3 afin de bénéficier de cadeaux à offrir aux professionnels (agenda, bloc-notes, stylos, etc.), en échange d une visibilité sur les supports de communication du Speed Business. Le matériel utilisé lors de la soirée (tables, chaises) sera prêté par le responsable du lieu choisi. Enfin, la manifestation ne doit en aucun cas entraîner des frais personnels pour l'équipe organisatrice. En termes de budget, le lieu le plus approprié semble donc s apparenter à un bar ou une brasserie. Contraintes de mobilisation : Le principe du Speed Business devra être expliqué clairement aux professionnels et aux étudiants afin de les convaincre d y participer. Il est nécessaire de mentionner que les entretiens sont fictifs et ne servent que d entraînement. 7 ème édition SPEED BUSINESS 12

13 Des professionnels de différents types d organisation devront être mobilisés pour attirer un maximum d étudiants. Des fiches de poste pourront être fournies par les professionnels, comme dans le cas d un réel entretien, en amont du Speed Business. Elles seront présentées aux étudiants pour qu ils préparent leurs entretiens. Les étudiants devront dans l idéal fournir leurs CV par le biais des organisateurs aux professionnels comme dans le cas d un réel entretien. Types d organisations : Publique (Conseil général, Mairie, Conseil régional ) Culturelle (Association, Service culture, Salle de spectacle, Théâtre, ) Privée (PME, Grand groupe ) Agence de communication et de conseil (Pub, Stratégie, Web ) Contraintes de lieu et de logistique : Le lieu devra se situer près d un accès au tramway et d un parking pour des raisons pratiques. La participation d une quinzaine d étudiants et de 7 professionnels est le minimum conseillé pour que l événement ait lieu. Un planning devra être établi pour préciser l ordre de passage des étudiants avec les professionnels. Si des étudiants sont amenés à attendre, il serait intéressant d organiser une animation en parallèle des entretiens de type exposition. Contraintes légales : Les termes du contrat qui lient les organisateurs au prestataire devront être formulés par écrit. Un devis devra être réalisé pour être présenté au commanditaire et au comptable. 7 ème édition SPEED BUSINESS 13

14 VIII- Livrables L organisation du Speed Business émane d une demande de la part de deux commanditaires, suivie de très près par un chef de projet. Les livrables à fournir : - L événement Speed Business 2013 clés en main ; - Les supports de communication et les moyens d action mis en place tout au long de l organisation ; - Les documents de l événement au format numérique ; - Un bilan de l événement dans le mois suivant. 7 ème édition SPEED BUSINESS 14