Présentation de la place de marché Service Public Défense

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1 Présentation de la place de marché Service Public Défense

2 Les enjeux de la démarche e-achat Les achats du ministère : nombreux, divers, formes multiples Environ 17 Md par an Plus de consultations formalisées par an Plus de 350 entités d achat au ministère de la Respect des principes fondamentaux de l achat public Liberté d accès à la commande publique Égalité de traitement des candidats Transparence des procédures Article 56 du code des marchés publics : Pour la personne publique : Respect de l'obligation légale d accepter la transmission des réponses des candidats par voie électronique (Place de marché service public conforme dès fin 2002) Pour les opérateurs économiques : Respect de l'obligation légale de répondre aux appels publics à concurrence par voie électronique (au 1 er janvier 2010) 2009 Diapositive N 2 / 70

3 La création de la place de marché Service Public Défense Un projet DGA Lancement effectif du projet en mai 2000 Démonstrateur "ixarm.com" mis en ligne en décembre 2000 Devenu un projet ministériel Approbation par le cabinet du ministre de l extension de la démarche à tout le ministère en novembre 2001 Mise en place de groupes de travail avec les différentes entités d achat du ministère Mise en ligne des portails " ixarm.com " et "achats.defense.gouv.fr " avec la place de marché service public fin novembre 2002 Refonte de portails " ixarm.com" et "achats.defense.gouv.fr " avec une nouvelle version mise en ligne le 24 Janvier 2005 Développement d une nouvelle version de la salle d acquisition dématérialisée en cours (juin 2006) Destiné à devenir interministériel 2009 Diapositive N 3 / 70

4 Architecture de la place de marché Service Public Défense 2 portails d accès Pour les Industriels du secteur de la Défense : Armes, munitions, matériels de guerre et une unique salle d acquisition dématérialisée defense.gouv.fr Pour les Fournisseurs du MINDEF : Fournitures, Infrastructure, Nourriture, Informatique & Réseaux, Carburants, Equipts de santé 2009 Diapositive N 4 / 70

5 Pour les Industriels du secteur de la Défense : Armes, munitions, matériels de guerre Architecture de la Place de Marché Service Public Défense La salle d acquisition Dématérialisée Avis Présentation des avis Gestion des alertes sur les avis Consultation Retrait DCE Dépôt des plis - réponses defense.gouv.fr Pour les Fournisseurs du MINDEF : Fournitures, Infrastructure & Equipt, Nourriture, Habillement, Informatique & Réseaux, Carburants, Equipements de santé 2009 Diapositive N 5 / 70

6 Le déploiement d de la place de marché service public d 361 entités d achat soit acheteurs entreprises référencées soit utilisateurs industriels En 2006 : consultations mises en ligne retraits de DCE 843 remises de plis réelles 753 sur les marchés formalisés soit, en moyenne, 22 %, 90 sur les MPPA En 2008 : consultations mises en ligne retraits de DCE remises de plis réelles En 2007 : consultations mis en ligne retraits de DCE remises de plis réelles : sur les marchés formalisés soit, en moyenne, 35 %, 158 sur les MPPA sur les marchés formalisés soit, 33 %, 370 sur les MPPA 2009 Diapositive N 6 / 70

7 Coordonnées Adresse du site : Webmaster portail : webmaster.ixarm.com ou webmaster@achats.defense.gouv.fr domaine concerné : difficultés concernant l inscription, l identification, la connexion aux portails, l obtention d un certificat (pour les personnes publiques) Webmaster salle d acquisition Par courriel: support-sacd@ixarm.com Par téléphone domaine concerné : difficultés concernant des annonces, la création/gestion des consultations, le retraits des plis, l ouverture des plis 2008 Diapositive N 7 /70

8 Page d accueil : Utilisateur Anonyme 2008 Diapositive N 8/70

9 Nouveauté Page d accueil d : Utilisateur Anonyme 2008 Diapositive N 9/70

10 Rôle des portails «achats.defense.gouv.fr» et «ixarm.com» Création/Gestion : des entités d achats du MINDEF, des fiches sociétés, inscription des collaborateurs associés Identification des utilisateurs : pour bénéficier de différentes fonctionnalités de la place de marché service public, au niveau : Portail (Plan d acquisition, etc.) Génération & gestion de certificat électronique uniquement pour la PP Salle d acquisition dématérialisée (alerte, rédaction des avis, création & gestion des consultations, réception des plis.) Présentation de contenus «informationnels» 2009 Diapositive N 10 / 70

11 Annuaire des entités d achat 2009 Diapositive N 11 / 70

12 Méthodolo gie des marchés publics 2009 Diapositive N 12 / 70

13 Marchés et opportunités Liste de marchés passés s par le MINDEF (conformément ment à l article 133 du CMP 2006 ) 2009 Diapositive N 13 / 70

14 Intentions d achats des entités Ces informations n engagent pas l entité. Elles permettent aux sociétés d avoir un aperçu sur les opportunités potentielles 2009 Diapositive N 14 / 70

15 Annuaire des opérateurs économique s 2009 Diapositive N 15 / 70

16 Comment inscrire une société et devenir membre de la place de marché? 2009 Diapositive N 16 / 70

17 Inscription d une société ou d un membre Société déjà inscrite Nouvelle société 2009 Diapositive N 17 / 70

18 Inscription d une société ou d un membre 2009 Diapositive N 18 / 70

19 Inscription d une société 2009 Diapositive N 19 / 70

20 Inscription d une société 2009 Diapositive N 20 / 70

21 Devenir membre d une d «société» é» enregistrée Après acceptation de la charte déontologique 2009 Diapositive N 21 / 70

22 Votre demande sera traitée par votre administrateur Une fois traitée, un courriel de notification est envoyé 2009 Diapositive N 22 / 70

23 Pourquoi s inscrire? Parce que c est gratuit et pour les fonctionnalités réservées aux membres de la place de marché 1. Fiche société (connaître et se faire connaître) 2. Communauté de membres 3. Base de données des candidats (renseignements administratifs) 4. Services offerts sur la salle d acquisition dématérialisée (alertes, plate-forme d entraînement, etc.) 2009 Diapositive N 23 / 70

24 1. Fiche société Accès s via «annuaire recherche» Fiche de «synthèse» 2009 Diapositive N 24 / 70

25 Exemple d une Fiche de «synthèse» 2009 Diapositive N 25 / 70

26 2. Communauté de membres : Définition & rôle de l «Administrateur» Chaque société inscrite désigne un «Administrateur» : Par défaut c est la personne ayant inscrit la société la première fois (les autres membres s inscrivant dans la société par la suite étant nommés «collaborateurs») C est l UNIQUE point de contact avec la DP portail armement Seule la DP portail armement peut changer l administrateur d une société (en cas de changement d activité de celui-ci ou de départ) Ses obligations (et ses responsabilités) : Gérer les collaborateurs : validation, modification ou suppression des comptes utilisateurs affectation des droits de production Gérer les contenus «industriels» de sa société présentée sur le portail : fiche & données (BDC) société, fiches produits, Plan d acquisition. l Administrateur peut déléguer à certains de ses collaborateurs une partie ou la totalité de ses tâches 2009 Diapositive N 26 / 70

27 Accédez à son espace d administration : - s identifier identifier (identifiant/mot de passe) 2009 Diapositive N 27 / 70

28 Tableau de bord général: g - actions en attente - menu de gestion (colonne de droite) en tant qu administrateur vous avez toutes les actions autorisées 2009 Diapositive N 28 / 70

29 Gestion de mes informations : Tout est modifiable sauf votre identifiant 2009 Diapositive N 29 / 70

30 Gestion des collaborateurs : TdB de «mes utilisateurs» Le statut vous permet de voir qui est en attente de validation 2009 Diapositive N 30 / 70

31 Gestion des collaborateurs : Validation (ou refus) d une inscription 1/2 Courriel pour prévenir d une demande en attente Possibilité de corriger des champs Affectation des profils marchés publics (tout par défaut) tout refus doit être motivé 2009 Diapositive N 31 / 70

32 Gestion des collaborateurs : Affectation des droits lors de l inscription 2/2 Case à cocher (modifiable par la suite) Configuration par défaut pré-remplie conditionne le menu de la colonne de droite 2009 Diapositive N 32 / 70

33 Tout est modifiable sauf l identifiant Bouton «supprimer» action immédiate pas de confirmation Gestion des collaborateurs : Modification des informations Nota : Modification des droits accès depuis le tableau de bord de «Mes utilisateurs» 2009 Diapositive N 33 / 70

34 Gestion de la fiche société Menu «Fiche société» Pour mettre à jour la fiche cliquez sur «modifier» Possibilité de visualiser la «fiche en ligne» 2009 Diapositive N 34 / 70

35 3. La Base de Données des Candidats La «Base de Données Candidats» (BdC) fait partie intégrante des portails DGA ( et Cette base permet aux candidats de maintenir à jour les pièces administratives à joindre lors d une réponse à candidature et à fournir lors de l attribution d un marché. La base de données des candidats n est pas ouverte à la personne publique. Seuls les extraits effectués lors de la constitution de la candidature sont visibles des personnes publiques autorisées du marché (en CAO) Diapositive N 35 / 70

36 La Base de Données des Candidats Lors de la remise d un pli, les grandes étapes de la constitution du pli, avec la BDC, deviennent : 1. Lorsque la société répond, la liste des pièces disponibles sur la BdC lui est présentée, en indiquant notamment la date de mise à jour et la date de validité de la pièce. La société a le choix d utiliser la pièce de la BdC ou non. 2. Pour le DC5, la SACD présente à la société le formulaire DC5 vide. Un bouton permet à l utilisateur d initialiser le formulaire avec les champs disponibles sur la BdC 3. La société finalise son dépôt en effectuant une remise de pli «classique» 4. La salle d acquisition constitue le dossier complet à partir des documents sélectionnés dans la BDC 2009 Diapositive N 36 / 70

37 Gestion des données société (BDC) (1/2) Menu «Renseignements administratifs» Pour accéder aux différentes rubriques de la BDC cliquez sur «modifier» au niveau de l item correspondant 2009 Diapositive N 37 / 70

38 Gestion des données société (BDC) (2/2) Exemple de formulaire : «Déclaration fiscale et sociale» La BDC est une sorte de «coffre fort» des données de la société. Seuls les membres de la société ayant droits peuvent y accéder Pas de processus de validation des données par la DGA Alertes par courriel quand les dates de validité des documents (mentionnées par la société) arrivent à échéances 2009 Diapositive N 38 / 70

39 Particularités IXARM 1) Le secteur de l armement : annuaire des industriels du secteur de l armement, fiches produit Présentation des programmes d armement 2) Travailler avec la Capacités technologiques, 3) Marchés et opportunités Les études de : EOTO, EPMES, PEA, Dispositifs particuliers (RFI, MRIS, ) Plans d acquisition 4) Espace PME Soutien export PME Présentation de contenus IXARM orientée PME 2009 Diapositive N 39 / 70

40 4. Les principales fonctionnalités de la salle d acquisition dématérialisée Pour les opérateurs économiques : Accès aux annonces du ministère de la Défense Accès aux consultations ouvertes + restreintes si l opérateur économique a été sélectionné Accès gratuit au retrait de DCE Accès à un dispositif d alerte par courriel sur les annonces publiées Possibilité de soumettre leur réponse par voie électronique Possibilité d alléger la phase de candidature en recourant à la base de données des candidats (BDC), espace dédié mis à disposition des opérateurs économiques, La BDC permet de stocker et de maintenir à jour les pièces administratives à joindre lors d une candidature. La salle d acquisition Dématérialisée Avis Présentation des avis Gestion des alertes sur les avis 2009 Diapositive N 40 / 70 Consultation Retrait DCE Dépôt des plis - réponses

41 Recherche et présentation des annonces Moteur de recherche avancée des annonces multicritères Mots clés : recherche avec des ET Possibilité de choisir entre une recherche : «Exacte» : recherche exacte faite sur le titre et le contenu de l annonce. «Approchante» : recherche faite sur le titre et le contenu de l annonce qui s étend en plus aux mots clés, et qui prend en compte les pluriels comme suit : Le pluriel désigne exclusivement l ajout d un s au mot saisi A tout mot saisi, la SACD ajoute un s et réalise la recherche sur les deux mots: <mot saisi> et <mot saisi>s Un même poids est appliqué au mot saisi ou à son pluriel. Le mot au pluriel pourra donc apparaître avant le mot saisi 2009 Diapositive N 41 / 70

42 Recherche et présentation des consultations Même principe que pour les annonces 2009 Diapositive N 42 / 70

43 Présentation des annonces et des consultations Chaque annonce est liée à la consultation et au DCE 2009 Diapositive N 43 / 70

44 Téléchargement d un DCE Le contenu du dossier de consultation des entreprises (DCE) est présenté sous la forme d une liste de pièces: les pièces dématérialisées les pièces non dématérialisées Seules les pièces dématérialisées peuvent être retirées Télécharger quelques pièces du DCE Dans le tableau listant les pièces composant le DCE, cochez les cases associées aux pièces que vous souhaitez télécharger, puis cliquez sur le bouton «Valider» Télécharger le DCE complet Dans le tableau listant les pièces composant le DCE, cochez toutes les cases, puis cliquez sur le bouton «Valider» Retour à la gestion de la consultation En cliquant sur «Retour», en bas de page, vous revenez à l onglet «En cours» de la consultation 2009 Diapositive N 44 / 70

45 Accès à la consultation 2009 Diapositive N 45 / 70

46 Retrait du DCE Téléchargement global ou partiel 2009 Diapositive N 46 / 70

47 Remise des plis électroniques Gestion de la co-signature dans le cas de co-traitance Garantie parfaite de la confidentialité des plis avec le chiffrement des plis de bout en bout, c est-à-dire, depuis le poste de l entreprise jusqu au poste de la CAO La réception des plis est horodatée par le cachet électronique de La Poste La taille maximale du pli fixée à 100 Mo Possibilité de remettre un pli signé ou non signé selon la procédure et la demande de l acheteur 2009 Diapositive N 47 / 70

48 Pré-requis techniques installation applets Java Le poste utilisé doit disposer d un environnement technique spécifique (JVM) indispensable pour le fonctionnement de l outil de dépôt des plis fichier téléchargeable gratuite sur en cliquant sur «télécharger maintenant»: 2009 Diapositive N 48 / 70

49 Pré-requis techniques installation applets Java Puis cliquer sur «Démarrer le téléchargement» et suivez les instructions en ligne sur le site 2009 Diapositive N 49 / 70

50 Remise des plis 2009 Diapositive N 50 / 70

51 Remise des plis 2009 Diapositive N 51 / 70

52 Explication des Pré-requis techniques 2009 Diapositive N 52 / 70

53 Transmission de réponses électroniques En quelques clics, la société peut transmettre sa réponse électronique signée avec un certificat - Les envois sont chiffrés pour garantir la confidentialité des offres 2009 Diapositive N 53 / 70

54 Fonctionnalités réservées aux membres sur la SACD 1. Définition des alertes 2. Lien vers les autorités de certification (délivrance de certificats numériques) 3. Testez vos outils : environnement informatique Certificat numérique 4. Base de données candidats 5. Plateforme d entraînement 2009 Diapositive N 54 / 70

55 1. Création d une alerte 2009 Diapositive N 55 / 70

56 Gestion des alertes sur les annonces Suppression de l alerte possible Désactivation du mél possible Possibilité de paramétrer des alertes sur les nouvelles annonces publiées dans la SACD Accès rapide aux annonces Notification quotidienne par courriel en cas de nouvelles annonces 5 alertes maximum par utilisateur 2009 Diapositive N 56 / 70

57 Visualisation des annonces après paramétrage alerte (recherche approchante essais moteur CEPr 91) 2009 Diapositive N 57 / 70

58 2. Lien vers les Autorités de certification 2009 Diapositive N 58 / 70

59 3. Testez vos outils NOK - Pas d Applets java 2009 Diapositive N 59 / 70

60 3. Testez vos outils 2009 Diapositive N 60 / 70

61 3. Testez vos outils Installation JVM 2009 Diapositive N 61 / 70

62 4. Base de données des candidats Initialisé à partir des renseignements administratifs 2009 Diapositive N 62 / 70

63 5. Plate-forme d entraînement Pour les utilisateurs «Opérateurs économiques» inscrits Accès à des consultations «permanentes» pour tester exclusivement le dépôt de plis Les plis déposés par les entreprises ne sont pas visibles des personnes publiques 2009 Diapositive N 63 / 70

64 5. Plate-forme d entraînement 2009 Diapositive N 64 / 70

65 Un mode d emploi sur chaque page A partir de chaque écran de la SACD, il est possible d accéder à une page d aide dédiée à l écran considéré Le mode d emploi est fonction du type d utilisateur connecté L aide est accessible en cliquant sur l icône 2009 Diapositive N 65 / 70

66 Des Foires aux questions (FAQ) Les «Foires Aux Questions» (FAQ) fonctionnelles sont regroupées par thèmes A noter que les FAQ accessibles aux opérateurs économiques et visiteurs ne sont pas nécessairement les mêmes que celles accessibles à la Personne Publique Les FAQ sont mises à jour régulièrement par l équipe portail en fonction des problèmes remontés par le support de la place de marché Service Public Défense 2009 Diapositive N 66 / 70

67 Des manuels d utilisation de l application Les manuels d utilisation sont proposés aux personnes publiques et aux entreprises à partir du lien «Manuels» 2009 Diapositive N 67 / 70

68 Le bilan de la démarche e-achat au MINDEF La place de marché service public Reconnue jusqu au niveau européen comme une démarche innovante en matière d'achat public Récompensée par les trophées de la qualité des services publics en 2006 S inscrit dans une stratégie gagnant - gagnant avec les entreprises et notamment avec les PME-PMI Résultats déjà acquis 100 % des marchés formalisés du MINDEF en ligne depuis 2004 Diminution conséquente des coûts administratifs (DCE, annonces) : gain de 18 M par an à compter de 2005 pour un investissement de 9.4 M pour la période et une équipe de 4 ingénieurs et informaticiens Nouveaux défis Convergence avec la place de marché marches-publics.gouv.fr pour une plate-forme étatique unique avec un périmètre fonctionnel élargi (notification et facturation électronique) travaux avec la DGME puis l ACA Mise en œuvre d un GT interministériel Ouverture vers l Europe de la (OCCAR, AED) 2009 Diapositive N 68 / 70

69 Enjeux d une convergence interministérielle Actuellement, au niveau de l État, deux plates-formes de dématérialisation des procédures de marchés publics : la place de marché interministérielle (DGME) la place de marché service public, (DGA) Enjeux d une convergence : Concourir à réduire les dépenses de l État Simplifier l accès des marchés publics aux opérateurs économiques Développer de nouveaux services à valeur ajoutée : enchères inversées, notification électronique, archivage des marchés publics connexion avec les Archives de France Garantir le niveau de service et de fonctionnalités acquis depuis 2002 par la place de marché service public Maintenir les portails Défense et ww.achats.defense.gouv.fr 2009 Diapositive N 69 / 70

70 Périmètre fonctionnel Utilisateurs : Acheteurs publics Opérateurs économiques ( poste internet ) r Place de marché interministérielle Salle des marchés unique Annuaire des entités d achat Annuaire des opérateurs économiques 2009 Diapositive N 70 / 70 Base de données candidats