FICHES «ACTION» POTES ECOLES PLAN ORSEC POTES

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1 FICHES «ACTION» POTES ECOLES PLAN ORSEC POTES VERSION NOVEMBRE

2 Fiche action N 1 Situation : Le lendemain : suspension des transports scolaires sans fermeture de l école. préfet aux maires (pour information): «Le plan POTES, plan d organisation des transports et des établissements scolaires lors d événements climatiques est activé. Les maires doivent mettre en œuvre leur fiche action «maires» de ce plan. Demain,. les transports scolaires ne seront pas assurés dans le Gard / dans les secteurs.. Les établissements scolaires et les écoles seront ouverts et devront assurer l accueil des élèves. Le plan particulier de mise en sûreté (PPMS) de chaque établissement est activé. Les chefs d établissement prendront en compte la situation des élèves internes. Des personnels pouvant rencontrer des difficultés à rejoindre les établissements, nous demandons aux maires, dans le cadre de leur Plan Communal de Sauvegarde (PCS), d apporter tout appui qui permettrait de renforcer l accueil des élèves. Ces dispositions sont motivées par les prévisions météorologiques défavorables annoncées par Météo France.» DASEN aux directeurs d école via les IEN : «Les conditions climatiques conduisent Monsieur le préfet à prendre la décision de suspendre les transports scolaires (dans le Gard ou dans la zone désignée ; se reporter à la carte des zones POTES) pour la journée du.. Par mesure de sécurité, il est demandé aux parents de ne pas amener leur enfant à l école. Rappel : les écoles ne peuvent être fermées que par une décision prise par le maire ou le préfet. Il convient de se référer à la fiche action POTES n 1.» En cas de sectorisation de l arrêt des transports scolaires, se reporter à la carte du plan POTES. Chaque ligne de transport débutant, finissant ou transitant par l un quelconque des secteurs mentionnés est interrompue pour les transports scolaires sur l ensemble du trajet (se référer à l annexe 7.4 POTES et consulter le site du transporteur). Action à engager suite au message du Dasen: 1- Informer au plus vite les membres de l équipe éducative sans modifier le message du Dasen. 2- Expliquer la situation aux enfants. 3- Informer au plus vite les parents sans modifier le message du Dasen (cf. verso). 4- Organiser l accueil pour le jour de suspension: recenser les personnels qui pourront être présents, le cas échéant, contacter la mairie pour anticiper les éventuelles difficultés d accueil (cf. message préfet aux maires) 5- Mettre en œuvre le PPMS le jour de suspension et assurer l accueil. 6- Attendre les nouvelles consignes : penser à écouter les messages diffusés sur la radio, consulter régulièrement la messagerie professionnelle (courriel) et personnelle (téléphone). Remarque : Le jour de la suspension, prêter une attention particulière aux accompagnateurs mineurs (fratrie ) des élèves de votre école. En cas de danger, maintenir le mineur dans l école et tenter de prendre contact avec son établissement scolaire ou sa famille pour savoir s il convient de le laisser repartir. 2

3 Fiche action N 1 Réflexion à mener lors de l actualisation du PPMS Communication de l information aux parents Moment où l info est connue Avant le départ du directeur de l école. Après le départ du directeur de l école l information des parents - carnet de liaison - affichage à l entrée de l école - appels téléphoniques aux parents des enfants absents etc. Information à donner aux référents TAP/accueil périscolaire. Chaque directeur doit disposer de la liste des numéros de téléphone des parents d élèves. Il est recommandé de communiquer un numéro de téléphone portable personnel à l IEN de circonscription. l information de l équipe éducative Penser à prévenir les personnels absents idem Le directeur doit tout faire pour communiquer l information aux parents même s il n est pas en mesure de s assurer que chaque parent l a reçue. Recommandations PPMS : En début d année, conseiller aux parents dont les enfants sont usagers des transports scolaires de bien communiquer un numéro d urgence au transporteur ainsi que tout changement éventuel. Lors des réunions de début d année, rappeler aux parents les consignes de sécurité élémentaire. Pour les RPI et classes uniques, il est rappelé que les modalités d accueil doivent avoir été formalisées préalablement par convention avec les mairies. 3

4 Fiche action N 2 Situation : Le lendemain : suspension des transports scolaires et fermeture de l école. préfet aux maires (pour information): «Le plan POTES, plan d organisation des transports et des établissements scolaires lors d événements climatiques est activé. Les maires doivent mettre en œuvre leur fiche action «maires» de ce plan. Demain,. les transports scolaires ne seront pas assurés et les établissements scolaires et les écoles seront fermés dans le Gard / dans les secteurs.. ; les chefs d établissement prendront en compte la situation des élèves internes. Si, malgré tout, des élèves se présentaient, les maires, après contact avec les responsables des établissements scolaires, doivent ouvrir, dans le cadre de leur Plan Communal de Sauvegarde (PCS) des lieux d accueil. Il est de la responsabilité de chacun de s assurer que tout élève soit en situation de sûreté : «aucun élève à la rue». Ces dispositions sont motivées par les prévisions météorologiques défavorables annoncées par Météo France. DASEN aux directeurs d école via les IEN : «Les conditions climatiques conduisent Monsieur le préfet à fermer les écoles (dans le secteur ou dans tout le département) pour la journée du..les transports scolaires seront suspendus (dans le secteur ou dans tout le département) pour la journée du. Par mesure de sécurité il est demandé aux parents de garder leur enfant au domicile. Toutefois, les maires procéderont à l ouverture des lieux d accueil. Se référer à la fiche action n 2.» En cas de sectorisation de l arrêt des transports scolaires, se reporter à la carte du plan POTES. Chaque ligne de transport débutant, finissant ou transitant par l un quelconque des secteurs mentionnés est interrompue pour les transports scolaires sur l ensemble du trajet (se référer à l annexe 7.4 POTES et consulter le site du transporteur). Action à engager suite au message du Dasen: 1- Informer au plus vite les membres de l équipe éducative sans modifier le message du Dasen. 2- Expliquer la situation aux enfants. 3- Informer au plus vite les parents sans modifier le message du Dasen (cf. verso). 4- Le cas échéant, contacter la mairie pour anticiper les éventuelles difficultés d information et/ou d accueil dans l espace communal prévu à cet effet le lendemain. 5- Attendre les nouvelles consignes : penser à écouter les messages diffusés sur la radio, consulter régulièrement la messagerie professionnelle (courriel) et personnelle téléphone). 6- S assurer que le personnel enseignant aura bien le message pour la reprise du fonctionnement de l école. 4

5 Fiche action N 2 Réflexion à mener lors de l actualisation du PPMS Communication de l information aux parents Moment où l info est connue Avant le départ du directeur de l école. Après le départ du directeur de l école l information des parents - Carnet de liaison - affichage à l entrée de l école - appels téléphoniques aux parents des enfants absents etc. Information à donner aux référents TAP/accueil périscolaire. Chaque directeur doit disposer de la liste des numéros de téléphone des parents d élèves. Il est recommandé de communiquer un numéro de téléphone portable personnel à l IEN de circonscription. l information de l équipe éducative Penser à prévenir les personnels absents idem Le directeur doit tout faire pour communiquer l information aux parents même s il n est pas en mesure de s assurer que chaque parent l a reçue. Recommandation PPMS : En début d année, conseiller aux parents dont les enfants sont usagers des transports scolaires de bien communiquer un numéro d urgence au transporteur ainsi que tout changement éventuel. Lors des réunions de début d année, rappeler aux parents les consignes de sécurité élémentaire. Pour les RPI et classes uniques, il est rappelé que les modalités d accueil doivent avoir été formalisées préalablement avec les mairies. Il appartiendra aux écoles de communiquer aux écoles ces disposition 5

6 Fiche action N 3 Situation : aujourd hui : retour anticipé des élèves à leur domicile sans fermeture de l école. préfet aux maires (pour information): «Le plan POTES, plan d organisation des transports et des établissements scolaires lors d événements climatiques est activé. Les maires doivent mettre en œuvre leur fiche action «maires» de ce plan. Aujourd hui..., à partir de heure les transports scolaires seront organisés pour assurer le retour anticipé des élèves scolarisés dans le Gard /dans les secteurs. Les établissements scolaires et les écoles sont ouverts. Les élèves n utilisant pas de transport public restent dans l établissement jusqu à la prise en charge par leurs parents ou une personne habilitée par eux, ou, pour les lycéens seulement, au plus tard jusqu à la fin habituelle des cours (retours à domicile en autonome). Les chefs d établissement prendront en compte la situation des élèves internes. Le plan particulier de mise en sûreté de chaque établissement (PPMS) est activé. Afin de mettre en sûreté tout élève qui serait dans l incapacité de rejoindre son domicile les maires ouvrent, dans le cadre de leur Plan Communal de Sauvegarde (PCS), des lieux d accueil. Ces dispositions sont motivées par les prévisions météorologiques défavorables annoncées par Météo France.» DASEN aux directeurs d école via les IEN : «L évolution attendue des conditions climatiques conduisent Monsieur le préfet à décider d anticiper les horaires de retour des transports scolaires (dans le secteur ou dans tout le département). Les écoles concernées seront informées par le transporteur des modalités pratiques du retour anticipé. (Sauf précision contraire donnée par le chauffeur). Par mesure de sécurité des enseignants et des personnels demeurent dans l école tant qu il reste des élèves présents. Les élèves non usagers des transports publics sont gardés en sécurité dans l école dans l attente de l arrivée de leurs parents ou d une personne habilitée par eux : pas de retour en autonome. Les maires procèdent à l ouverture des lieux d accueil pour les élèves qui ne peuvent accéder à leur domicile. Se référer à la fiche action n 3». On entend par «retour anticipé» la prise en charge précoce des élèves mais compte tenu des contraintes de temps inhérentes au temps de trajet à effectuer. En conséquence, le retour anticipé ne signifie pas évacuation immédiate des élèves transportés vers les points de prise en charge. Les autres élèves demeurent au sein de la structure. En cas de sectorisation de l arrêt des transports scolaires, se reporter à la carte du plan POTES. Chaque ligne de transport débutant, finissant ou transitant par l un quelconque des secteurs mentionnés est interrompue pour les transports scolaires sur l ensemble du trajet (se référer à l annexe 7.4 POTES et consulter le site du transporteur). Action à engager suite au message du Dasen: 1- Informer au plus vite les membres de l équipe éducative sans modifier le message du Dasen. 2- Expliquer la situation aux enfants. 3- Informer les parents des enfants usagers des transports publics du retour anticipé sans modifier le message du Dasen. 4- Organiser le retour anticipé : utiliser les documents qui ont été mis en place en début d année (cf. modèles au verso). Tant qu un enfant n est pas pris en charge par un autre adulte ou par un personnel municipal, l enfant demeure sous la responsabilité du personnel de l Education Nationale. Ne remettre l enfant qu aux personnes dûment autorisées (appel téléphonique du parent le jour-même lors de la récupération de l enfant par une tierce personne). Prévoir une trace écrite récapitulative des appels. 5- Attendre les nouvelles consignes : penser à écouter les messages diffusés sur la radio, consulter régulièrement la messagerie professionnelle (courriel) et personnelle (téléphone). 6- Si une aggravation soudaine de la météo le justifie, avant le départ du dernier élève présent dans l école, basculer en fiche action 5. Remarques : - Cas des sorties scolaires : en fonction des conditions et de l heure, adapter le retour de sortie scolaire. S assurer que le retour est possible soit vers l établissement, soit vers le site d accueil défini par la mairie. - Penser au traitement spécifique des élèves utilisant un transport adapté. 6

7 Fiche action N 3 Réflexion à mener lors de l actualisation du PPMS Communication de l information aux parents : Le directeur doit tout faire pour communiquer l information aux parents même s il n est pas en mesure de s assurer que chaque parent l a reçue. Modèles de documents à préparer en début d année Liste nominative élèves N tél. du responsable légal local Absents le jour J Non usagers des transports publics Nom de la personne autorisée à récupérer l enfant Mme X Heure et Signature Usagers des transports publics Nom du transporteur passage anticipé du bus : heure de départ A B. x DW. X 11h00 Transports privés collectifs/ taxi Mairie Si élève toujours présent Fiche de récupération anticipée d un enfant (retour anticipé) : Je soussigné(e).qualité :.. Dûment autorisé par M.., M.., responsable légal (ayant la garde ce jour là) Déclare avoir récupéré l enfant :.. Date, heure, signature : Si récupération de l enfant par un membre mineur de sa famille, visa du directeur : Recommandations PPMS : En début d année, conseiller aux parents dont les enfants sont usagers des transports scolaires de bien communiquer un numéro d urgence au transporteur ainsi que tout changement éventuel. Lors des réunions de début d année, rappeler aux parents les consignes de sécurité élémentaire. Il est conseillé, en début d année, d adresser un courrier type aux parents d élèves pour indiquer qu en situation de retour anticipé, les enfants ne sont pas déposés au point habituel mais au point communal de mise en sûreté défini par la mairie. Cette disposition ne s applique pas aux communes accueillant 5 écoles et plus. Pour les RPI et classes uniques, il est rappelé que les modalités d accueil doivent avoir été formalisées préalablement par convention avec les mairies. Il convient que soit prévu dans le PPMS et le PCS le traitement des enfants qui seraient toujours présents dans l école. Le personnel enseignant doit exercer «une surveillance de manière effective et vigilante pendant la totalité du temps scolaire ; c est-à-dire pendant toute la durée au cours de laquelle l élève est confié à l institution scolaire» (obligation de surveiller et d assurer la sécurité des élèves - cf. circulaire du 18 septembre 1997). 7

8 Fiche action N 4 Situation : Aujourd hui : retour anticipé des élèves à leur domicile et fermeture de l école le lendemain préfet aux maires : «Le plan POTES, plan d organisation des transports et des établissements scolaires lors d événements climatiques est activé. Les maires doivent mettre en œuvre leur fiche action «maires» de ce plan. Aujourd hui..., à partir de heure les transports scolaires seront organisés pour assurer le retour anticipé des élèves scolarisés dans le Gard /dans les secteurs. Les établissements scolaires et les écoles restent ouverts ce jour. Les élèves n utilisant pas de transport public restent dans l établissement jusqu à la prise en charge par leurs parents ou une personne habilitée par eux, ou, pour les lycéens seulement, au plus tard jusqu à la fin habituelle des cours (retours à domicile en autonome). Les chefs d établissement prendront en compte la situation des élèves internes. Le plan particulier de mise en sûreté de chaque établissement (PPMS) est activé. Afin de mettre en sûreté tout élève qui serait dans l incapacité de rejoindre son domicile les maires ouvrent, dans le cadre de leur Plan Communal de Sauvegarde (PCS), des lieux d accueil. Demain «date», les établissements scolaires et les écoles seront fermés dans le Gard / dans les secteurs.à l exception des internats, et les transports scolaires ne seront pas assurés. Ces dispositions sont motivées par les prévisions météorologiques défavorables annoncées par Météo France.» DASEN aux directeurs d école via les IEN : «L évolution attendue des conditions climatiques conduisent Monsieur le préfet à décider d anticiper les horaires de retour des transports scolaires (dans le secteur ou dans tout le département). Les écoles seront informées par le transporteur des modalités pratiques du retour anticipé. (Sauf précision contraire donnée par le chauffeur). Des enseignants et des personnels demeurent dans l école. Les élèves non usagers des transports publics sont gardés en sécurité dans l établissement dans l attente de l arrivée de leurs parents ou d une personne habilitée par eux : pas de retour en autonome. Les maires procèdent à l ouverture des lieux d accueil pour les élèves qui ne peuvent accéder à leur domicile. Dès le retour de tous les élèves ou leur prise en charge par le maire, l école est fermée et il est demandé aux parents de garder leur enfant au domicile jusqu à nouvel ordre (dates ). Se référer à la fiche action n 4.» On entend par «retour anticipé» la prise en charge précoce des élèves mais compte tenu des contraintes de temps inhérentes au temps de trajet à effectuer. En conséquence, le retour anticipé ne signifie pas évacuation immédiate des élèves transportés vers les points de prise en charge. Les autres élèves demeurent au sein de la structure. En cas de sectorisation de l arrêt des transports scolaires, se reporter à la carte du plan POTES. Chaque ligne de transport débutant, finissant ou transitant par l un quelconque des secteurs mentionnés est interrompue pour les transports scolaires sur l ensemble du trajet (se référer à l annexe 7.4 POTES et consulter le site du transporteur). Action à engager suite au message du Dasen: 1- Informer les membres de l équipe éducative sans modifier le message du Dasen. Expliquer la situation aux enfants. 2- Informer les parents sans modifier le message du Dasen: - du retour anticipé - de la fermeture de l école le lendemain (carnet de liaison et appel téléphonique aux parents des élèves absents) 3- Organiser le retour anticipé : utiliser les documents qui ont été mis en place en début d année (cf. modèles au verso). Tant qu un enfant n est pas pris en charge par un autre adulte ou par un personnel municipal, l enfant demeure sous la responsabilité du personnel de l Education Nationale. Ne remettre l enfant qu aux personnes dûment autorisées (appel téléphonique du parent le jour-même lors de la récupération de l enfant par une tierce personne). Prévoir une trace écrite récapitulative des appels. 4- Le cas échéant, contacter la mairie pour anticiper les éventuelles difficultés d information et / ou d accueil dans l espace communal prévu à cet effet le lendemain (cf. message du préfet aux maires). 5- Attendre les nouvelles consignes : penser à écouter les messages diffusés sur la radio, consulter régulièrement la messagerie professionnelle (courriel) et personnelle (téléphone). 6- Si une aggravation soudaine de la météo le justifie, avant le départ du dernier élève présent dans l école, basculer en fiche action S assurer que le personnel enseignant aura bien le message pour la reprise du fonctionnement de l école. Remarques: - Cas des sorties scolaires : en fonction des conditions et de l heure, adapter le retour de sortie scolaire. S assurer que le retour est possible soit vers l établissement, soit vers le site d accueil défini par la mairie. - Penser au traitement spécifique des élèves utilisant un transport adapté. 8

9 Fiche action N 4 Réflexion à mener lors de l actualisation du PPMS Communication de l information aux parents : Le directeur doit tout faire pour communiquer l information aux parents même s il n est pas en mesure de s assurer que chaque parent l a reçue. Modèles de documents à préparer en début d année Moment où l info est connue Avant le départ des enfants de la classe l information des parents - carnet de liaison - affichage à l entrée de l école, - appels téléphoniques aux parents des enfants absents etc. l information de l équipe éducative Penser à prévenir les personnels absents Liste nominative élèves N tél. du responsable légal local Absents le jour J Non usagers des transports publics Nom de la personne autorisée à récupérer l enfant Mme X Heure et Signature Usagers des transports publics Nom du transporteur passage anticipé du bus : heure de départ A B. x DW. X 11h00 Transports privés collectifs/ taxi Mairie Si élève toujours présent Fiche de récupération anticipée d un enfant (retour anticipé) : Je soussigné(e).qualité :.. Dument autorisé par M.., M.., responsable légal (ayant la garde ce jour-là) Déclare avoir récupéré l enfant :.. Date, heure, signature : Si récupération de l enfant par un membre mineur de sa famille, visa du directeur : Recommandations PPMS : En début d année, conseiller aux parents dont les enfants sont usagers des transports scolaires de bien communiquer un numéro d urgence au transporteur ainsi que tout changement éventuel. Lors des réunions de début d année, rappeler aux parents les consignes de sécurité élémentaire. Il est conseillé, en début d année, d adresser un courrier type aux parents d élèves pour indiquer qu en situation de retour anticipé, les enfants ne sont pas déposés au point habituel mais au point communal de mise en sûreté défini par la mairie. Cette disposition ne s applique pas aux communes accueillant 5 écoles et plus. Pour les RPI et classes uniques, il est rappelé que les modalités d accueil doivent avoir été formalisées préalablement avec les mairies. Il appartiendra aux écoles de communiquer aux parents ces dispositions. Il convient que soit prévu dans le PPMS et le PCS le traitement des enfants qui seraient toujours présents dans l école. Le personnel enseignant doit exercer «une surveillance de manière effective et vigilante pendant la totalité du temps scolaire ; c est-à-dire pendant toute la durée au cours de laquelle l élève est confié à l institution scolaire» (obligation de surveiller et d assurer la sécurité des élèves - cf. circulaire du 18 septembre

10 Fiche action N 5 Situation : Aujourd hui, suspension des transports scolaires imposant un retour différé après la fin des classes et nécessitant l hébergement des enfants dans l école. préfet aux maires : «Le plan POTES, plan d organisation des transports et des établissements scolaires lors d événements climatiques est activé. Les maires doivent mettre en œuvre leur fiche action «maires» de ce plan. Aujourd hui.., les transports scolaires ne seront pas assurés aux heures habituelles dans le Gard / dans les secteurs.., les retours habituels après la fin des classes sont différés jusqu à nouvelle instruction. Les établissements scolaires et les écoles restent ouverts et les élèves demeurent dans l établissement. Le plan particulier de mise en sûreté de chaque établissement (PPMS) est activé. Il est demandé aux parents de ne pas venir chercher leurs enfants. Afin de prévoir la mise en sûreté de tous les élèves, les maires ouvrent, dans le cadre de leur Plan Communal de Sauvegarde (PCS), des lieux d accueil. Ces dispositions sont motivées par les prévisions météorologiques défavorables annoncées par Météo France.» Un prochain message vous informera de l évolution de la situation.» DASEN aux directeurs d école via les IEN : «Les conditions climatiques conduisent Monsieur le préfet à suspendre immédiatement les transports scolaires (dans le secteur ou dans tout le département). Tous les élèves (usagers et non usagers des transports publics) sont gardés en sûreté. Par mesure de sécurité : - les enseignants et l ensemble des personnels demeurent dans l école (pour assurer l encadrement et la sécurité des élèves) qui met en œuvre son PPMS, - il est demandé aux parents de ne pas venir chercher leur enfant. Se référer à la fiche action n 5» En cas de sectorisation de l arrêt des transports scolaires, se reporter à la carte du plan POTES. Chaque ligne de transport débutant, finissant ou transitant par l un quelconque des secteurs mentionnés est interrompue pour les transports scolaires sur l ensemble du trajet (se référer à l annexe 7.4 POTES et consulter le site du transporteur). Action à engager suite au message du Dasen : 1- Informer au plus vite les membres de l équipe éducative sans modifier le message du Dasen. Expliquer la situation aux enfants. 2- Informer les parents sans modifier le message du Dasen : - du retour différé - de l hébergement, de la recommandation de ne pas venir récupérer leur enfant au risque de se mettre en situation de danger. 3- Organiser l hébergement dans le cadre du PPMS obligatoirement en liaison avec la mairie (cf. message du préfet aux maires). 4- Attendre les nouvelles consignes penser à écouter les messages diffusés sur la radio, consulter régulièrement la messagerie professionnelle (courriel) et personnelle (téléphone). Remarques: - Dans le cas où une sortie scolaire a lieu, s assurer de la mise en sûreté des élèves et personnels. Il peut être quelquefois préférable de ne pas revenir sur l école tant que dure le phénomène. - S assurer de la bonne adéquation du dispositif d hébergement mis en place au public hébergé (PAI ). 10

11 Fiche action N 5 Réflexion à mener lors de l actualisation du PPMS Communication de l information aux parents : Le directeur doit tout faire pour communiquer l information aux parents même s il n est pas en mesure de s assurer que chaque parent l a reçue. Modèles de documents à préparer en début d année Fiche de récupération anticipée d un enfant (retour différé) : Je soussigné(e).qualité :.. M.., responsable légal (ayant la garde ce jour-là) Déclare avoir récupéré mon enfant :..malgré la consigne du préfet de ne pas se déplacer. Date, heure, signature : AUCUN ENFANT NE DOIT ETRE CONFIE A UN MINEUR. IL SERA HEBERGE SUR PLACE LE CAS ECHEANT. Recommandations PPMS: En début d année, conseiller aux parents dont les enfants sont transportés de bien communiquer un numéro d urgence au transporteur ainsi que tout changement éventuel. Pour les RPI et classes uniques, il est rappelé que les modalités d accueil doivent avoir été formalisées au préalable par convention avec les mairies. Il est conseillé d adresser un courrier type aux parents d élèves en début d année pour leur indiquer le comportement à adopter en cas de retour différé. En situation de retour différé, les élèves ne sont pas déposés au point habituel mais au point de mise en sûreté défini par la mairie. Cette disposition ne s applique pas aux communes accueillant 5 écoles et plus. Le personnel enseignant doit exercer «une surveillance de manière effective et vigilante pendant la totalité du temps scolaire ; c est-à-dire pendant toute la durée au cours de laquelle l élève est confié à l institution scolaire» (obligation de surveiller et d assurer la sécurité des élèves - cf. circulaire du 18 septembre 1997). 11