Appel d offre. - Année FORCO OPCA du Commerce et de la Distribution

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1 Appel d offre - Année FORCO OPCA du Commerce et de la Distribution Programme d accompagnement des PME dans la mise en œuvre d une démarche GPEC

2 SOMMAIRE INTRODUCTION P. 3 OBJET DE L APPEL D OFFRE P. 3 LE CONTEXTE DE L APPEL D OFFRE P. 3 PRESENTATION DE L OPCA FORCO P. 4 CADRE DE L APPEL D OFFRE P. 5 DOSSIER DE CANDIDATURE P FORCO

3 1 Introduction Le présent appel à proposition s inscrit dans le cadre de la mise en œuvre du plan d actions GPEC national de l OPCA FORCO pour la période 2015 / 2017 et vise à sélectionner des cabinets conseil désignés comme consultants GPEC spécialisés en GPEC RH. Ils seront amenés à réaliser des missions d appui conseil GPEC au sein des entreprises de l OPCA FORCO sur le territoire national. Ils doivent être capables de formuler des préconisations en matière de gestion des emplois et des compétences et de management à partir d un diagnostic court. Le FORCO vise l accompagnement de 240 entreprises de 10 à 49 salariés et de 240 entreprises de 50 à 300 salariés au titre de ce programme sur la période dont 80 entreprises de 10 à 49 en 2015 et 80 entreprises de 50 à 300 en Les entreprises cibles doivent être des PME de moins de 300 salariés indépendantes Le plan d actions GPEC de l OPCA FORCO est d ores et déjà opérationnel et a été expérimenté sur la période 2012 /2014 avec succés. Le présent appel à projet a donc pour objectif de sélectionner pour l ensemble des délégations du FORCO les prestataires dans le cadre du plan d action GPEC 2015/ OBJET DE L APPEL PERMANENT A PROPOSITIONS Cette consultation a pour but de sélectionner des partenaires en mesure de réaliser l une des prestations suivantes : Diagnostic et Accompagnement des entreprises dans la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) Ces services sont dédiés aux entreprises adhérentes du FORCO dont les effectifs sont compris entre 10 et 299 salariés ( source MS 2014 au 31/12/2014) Le présent appel à propositions précise les informations diffusées aux prestataires consultés et notamment les spécifications qui leur sont nécessaires pour répondre avec pertinence à la présente consultation. 3 LE CONTEXTE DE L APPEL D OFFRE Les réformes de la formation professionnelle de 2009 puis celle de 2014 ont élargi le champ de compétences de l OPCA. Dans cette mesure, les décisions prises par son conseil d administration vises à répondent aux exigences imposées par l Etat pour : Proposer une offre de formation plus étendue, Maintenir un service de proximité, FORCO

4 Accompagner les entreprises dans la gestion des emplois et des compétences, Vérifier la qualité de l offre de formation et de ses services associés, Le commerce est un acteur social et économique majeur, en très forte mutation. Les enjeux sont importants : compétitivité, emploi, satisfaction du client, innovation, environnement, animation des territoires. L environnement très concurrentiel impose l adaptation aux nouvelles technologies (e-commerce, ) et la prise en compte des attentes du consommateur qui évoluent fortement. Les compétences, un avantage concurrentiel pour les entreprises. Dans un contexte de mondialisation des économies, d accélération des mutations technologiques, sociales et sociétales, l avantage concurrentiel construit par l entreprise repose sur la performance de ses produits et services, sa capacité d innovation et d anticipation au plan commercial et organisationnel, et donc sur la qualité des hommes et de femmes qui la composent. Le niveau des compétences individuelles et collectives qu elles mobilisent devient donc stratégique. En conséquence, pour poursuivre leur développement, les TPME doivent non seulement gérer mais aussi anticiper toutes ces mutations par l adoption de stratégies qui impliquent des évolutions tant du point de vue de l organisation, que du niveau de compétences détenu par ses collaborateurs. Il s agit donc d intégrer la gestion des compétences comme une composante importante de la mise en œuvre du projet de l entreprise. C est pourquoi, dans le cadre du renforcement de son offre de services, et de l évolution des missions de l OPCA attendue au travers de la réforme et de la loi du 24 novembre 2009, l OPCA FORCO continue à mettre en œuvre un plan d action national GPEC. Il s agit de proposer aux TPME adhérentes de l OPCA FORCO de s inscrire dans une démarche d anticipation et de gestion de leurs compétences respectives, en permettant aux dirigeants et à ses collaborateurs d acquérir les outils et les modes de réflexion propres à la Gestion des RH et des compétences, qu ils pourront identifier comme un moyen d accroître leur performance. Outre l objectif d initier ou de renforcer la professionnalisation du dirigeant et des collaborateurs, l enjeu sera également d identifier les besoins en terme d emplois, de formation, d évolution des compétences au regard du projet de développement FORCO

5 4 PRESENTATION DE L OPCA FORCO Créé en 1994, l OPCA FORCO est un organisme paritaire agréé par le Ministère du Travail, de l Emploi et de la Santé et désigné par 14 Branches du commerce et de la distribution. La gouvernance est assurée par un conseil d administration composé de 20 membres issus de ces secteurs : 10 représentants salariés et 10 représentants employeurs. Les 14 branches adhérentes de l OPCA FORCO : Le commerce à prédominance alimentaire ; Les commerces de détail non alimentaires ; Les grands magasins et les magasins multicommerces L horlogerie-bijouterie de détail ; L horlogerie de gros ; L import-export ; Les magasins de bricolage ; Le négoce et services médico-techniques ; L optique-lunetterie ; La photographie ; Le commerce des articles de sports ; Les succursalistes de la chaussure ; Les succursalistes de l habillement ; Les entreprises de vente à distance. Le réseau de l OPCA FORCO : Au sein de chaque délégation, des conseillers et assistants formation dédiés garantissent une présence continue auprès des entreprises adhérentes. Ils les accompagnent dans la déclinaison opérationnelle, pédagogique et financière de leurs projets emploi-formation au travers des multiples services proposés. Nos missions : I. Gérer et simplifier la formation collecter l obligation légale liée à la formation professionnelle continue ; gérer les contributions formation des entreprises du commerce et de la distribution; financer et cofinancer les actions de formation. II. III. Informer et accompagner informer sur la législation de la formation professionnelle continue et ses dispositifs ; conseiller et accompagner les branches et entreprises du commerce et de la distribution dans leurs projets de formation; accompagner tous les adhérents de l OPCA dans le développement de nouveaux projets. Développer les ressources et nouer des partenariats optimiser le financement des actions de formation mobiliser des financements complémentaires et nouer des partenariats (avec l Etat, le Fonds Social Européen, le Fonds Paritaire de Sécurisation des Parcours Professionnels, les conseils régionaux, etc ) Nos outils Via le portail sécurisé et personnalisé ForcoNet, l OPCA offre à toutes ses entreprises adhérentes et ces partenaires Branche, Organismes de Formation et Institutionnels une gamme d e-services personnalisés, adaptés à leur environnement et à forte valeur ajoutée. Les chiffres clés de l OPCA FORCO : entreprises adhérentes dont 81 % sont des TPE de moins de 10 salariés salariés formés dont en contrat de professionnalisation FORCO

6 5 CADRE DE L APPEL D OFFRE Le prestataire de service et/ou de formation se soumet à certaines obligations définit par l OPCA. Le cahier des charges pour chaque besoin, détaillé en annexe, vient compléter ces obligations. LE PRESTATAIRE DE SERVICE : Le prestataire proposant des services doit être en mesure de : - Désigner un interlocuteur responsable. Celui-ci assure notamment le lien entre les entreprises et le FORCO ; - Assurer la réalisation du service conformément à l appel d offre; - Se soumettre aux contrôles demandés et/ou effectués par l OPCA - Elaborer pour chacune de ses missions un document contractuel signé par l entreprise et le prestataire Présentation du plan d action national de l OPCA FORCO Le plan d action national de l OPCA FORCO se décompose en 4 phases principales : 1. Information Sensibilisation Pré diagnostics assurés par les conseillers de l OPCA FORCO ; 2. Appui conseil par un consultant RH spécialisé sélectionné par le présent appel à propositions du FORCO, visant à initier une démarche de GPEC, à construire avec les entreprises les premiers outils et à les mettre en œuvre ; 3. Accompagnement par les conseillers de l OPCA FORCO pour financer les actions de formation et de développement des compétences identifiées à l issue de la mission d appui conseil ; 4. Evaluation et capitalisation nationale des actions engagées au plan régional. Modalités de pilotage L instance de pilotage Un Comité de pilotage interne du dispositif a été installé. Son rôle est de faire évoluer les différentes procédures, les outils, et les documents et supports nécessaires au bon déroulement de la démarche, et d assurer un suivi qualitatif et quantitatif du dispositif. Et notamment : Définition et validation du processus de sélection des prestataires consultants GPEC : rédaction de l appel à proposition ; Définition et validation des processus de déclinaison de la mission : pré diagnostic des conseillers, convention d engagement, suivi des interventions conseil quantitatif et qualitatif ; Validation des supports nationaux de communication en vue de sensibiliser les entreprises ; Validation d un calendrier de suivi FORCO

7 Rôle du Chef de projet GPEC national Pour décliner ce plan d actions national GPEC, l OPCA FORCO s appuie sur un chef de projet national GPEC dont la mission consiste à : Un accompagnement méthodologique de l OPCA dans l outillage et le pilotage de la démarche, la formation des conseillers ainsi que dans l animation de la plateforme de consultants GPEC intervenant auprès des entreprises sur le territoire national. Concrètement, les objectifs opérationnels assignés au référent national consistent à : Mettre à disposition des entreprises de l OPCA FORCO, une boite à outils GPEC RH leur permettant de mettre en œuvre des actions de gestion par les compétences au regard de leurs projets de développement, et des impacts identifiés sur l organisation du travail, les emplois et les compétences. Doter des consultants GPEC préalablement sélectionnés par le FORCO de ces outils et donc d une méthodologie homogène d intervention en matière de GPEC afin de faciliter les travaux de capitalisation par la suite au sein de l observatoire prospectif. Rôle des délégations régionales et interrégionales de l OPCA FORCO Les Délégués régionaux et interrégionaux sont responsables de la mise en œuvre des actions GPEC sur leur territoire. Par conséquent, ils choisissent et valident les propositions des cabinets d accompagnement locaux en s appuyant sur ce présent appel à propositions permanent. Ils suivent le déploiement territorial et ce grâce à un kit validé par le comité de pilotage et mis à disposition des délégations régionales et inter-régionales du FORCO. La coordination opérationnelle générale du «Plan GPEC réseau» est assurée par le chef de projet GPEC du FORCO. Chaque Délégation fait l objet d un plan opérationnel local de soutien au déploiement, élaboré conjointement avec le chef de projet GPEC. La démarche globale et les objectifs attendus pour chaque prestation Le rôle des Conseillers de l OPCA FORCO Réalisation de pré-diagnostics : Réalisé par les conseillers de l OPCA FORCO, il vise à identifier une ou des problématiques d entreprise susceptibles d être traitées par un accompagnement GPEC, ainsi que les axes de travail potentiels dans ce cadre ; En ce sens, il prépare l intervention du consultant GPEC et permet de l optimiser FORCO

8 Elaboration d une convention d engagement : C est un document contractuel qui sera signé par l entreprise, le FORCO et le consultant GPEC et qui précise les coordonnées de l entreprise, sa problématique, le contenu attendu de la mission et les livrables, ainsi que les modalités de prise en charge financière de l intervention ; Il est établi par le conseiller de l OPCA à l issue du pré diagnostic. Mise en relation entreprise / consultant GPEC : Elle s opère entre le consultant GPEC et le conseiller de l OPCA qui transmet la convention d engagement ainsi que d autres informations qualitatives éventuelles. Dès lors, le consultant GPEC peut prendre contact avec l entreprise. Suivi de l intervention et accompagnement de l entreprise en aval : Le Conseiller en formation échange autant que nécessaire avec le consultant sur le déroulé de la mission ; Il participe à la restitution de la mission d appui conseil réalisée par le consultant GPEC et propose à l entreprise les dispositifs de l OPCA qui lui permettront de mettre en œuvre les préconisations issues du plan d action RH. Rôle attendu des consultants GPEC La durée prévisionnelle des interventions est fixée entre 3 et 5 jours sur une durée de minimum 2 mois et maximum 6 mois Au regard de la durée d intervention prévue, l objectif recherché est d accompagner les entreprises à initier des démarches GPEC de manière structurée et outillée à partir de différentes entrées identifiées par les conseillers de l OPCA FORCO : problématique de recrutement, d évolution de compétences face à des mutations, d organisation du travail, de fidélisation du personnel Et ce, dans une logique formative de transfert de la méthodologie de production et de mise en œuvre des outils permettant à l entreprise, à la suite de l intervention du consultant, de déployer et de faire vivre la démarche sur l ensemble des métiers concernés par la démarche compétences adoptée. Livrables pour chaque entreprise : 1. Synthèse de diagnostic : préciser les points abordés ; 2. Schéma directeur de la démarche compétences : à illustrer selon vos pratiques ; 3. Référentiels de compétences ; 4. Outils RH GPEC. A titre d exemples : Organigramme, guide de recrutement, guide d entretien annuel ; 5. Plan d actions RH : formation, recrutement, Modalités de reporting : 1. Restitution en présence du conseiller du FORCO ; 2. Synthèse qualitative et quantitative des missions réalisées ; FORCO

9 3. Participation à des réunions de régulation au sein de l OPCA FORCO co-animées par le délégué interrégional ou le référent Forco. Il convient de noter que le consultant (ou le cabinet de consultants) ne pourra effectuer des prestations dont il aura été le prescripteur. Le chef de projet national évaluera les prestations du cabinet au minimum après 3 accompagnements et une évaluation sera effectuée auprès des entreprises une fois par an Au minima une fois par an un échange sur la qualité de la prestation et le respect du process aura lieu avec le consultant et le chef de projet. Contenu et modalités de l appel à propositions Les prestataires doivent remettre une proposition reprenant les points suivants : 1. Le dossier de candidature en annexe (comprenant les fiches 1, 2, 3 et 4 ci-après) ; 2. Les conditions financières proposées ; 3. Des exemples d outils notamment diagnostic et référentiel de compétences. Le contenu du dossier de candidature Fiche n 1 : Présentation du cabinet Fiche n 2 : Contenu et méthodologie de la proposition La compréhension du projet et des attentes de l OPCA FORCO ; La démarche méthodologique adoptée pour la conduite des missions d appui conseil GPEC en entreprise au plan du diagnostic et de la construction et de la mise en œuvre d outils : pour chaque phase ou étape indiquer les objectifs poursuivis, le contenu et la méthode, la durée, le rôle des intervenants et des acteurs internes mobilisés, la fréquence et le rythme des interventions, les livrables systématiques qui seront fournis aux entreprises, et leur nombre ; La forme et les modalités proposées pour la restitution ; Fiche n 3 : CV des intervenants Fiche n 4 : Références Les activités de «e-commerce» se développent depuis plusieurs années dans les entreprises du commerce et pas uniquement dans la branche de la Vente à Distance. Ces nouvelles activités de commerce utilisant un moyen de communication électronique impactent directement les compétences et les métiers du commerce. L'emploi et l'effort de formation au profit des salariés, nécessitent le développement de la GPEC dans les entreprises de ce secteur professionnel, dans le but de mieux anticiper les besoins prévisionnels en emplois et compétences, en outillant les acteurs. Ainsi, et afin d être au plus proche des besoins et des attentes des entreprises en matière de «e commerce», les cabinets ayant des références dans l accompagnement d entreprises sur cette thématique sont invités à les détailler dans leur proposition. Conditions financières : Préciser le coût forfaitaire par jour d intervention incluant l investissement hors appui-conseil et les coûts annexes induits par la mission FORCO

10 Critères de sélection : Les candidatures seront examinées selon les critères suivants pondérés : Compréhension de la demande 20 % Capacité à faire le lien avec le contexte du Forco et proposition d une bonne appréhension du concept de la GPEC dans les PME Qualité de la proposition technique et respect des informations demandées 30 % Transfert de la GPEC dans les PME Diagnostics et outils adaptés aux PME Qualité et efficience des livrables associés à la démarche Organisation, moyens alloués 20 % Expériences des consultants retours bonnes pratiques Interlocuteurs uniques Références sur des missions similaires 20 % Références de PME Acceptabilité du tarif d intervention HT 10 % Traitement des candidatures Les propositions complètes doivent obligatoirement être transmises sous format électronique au délégué de la région...@forco.org Et au coordinateur national «Plan d actions national GPEC» : mvanvolsem@forco.org L objet du mail devra être renseigné comme suit : «Plan d action National GPEC : candidature de, REGIONS.» (Indiquer la raison sociale et la région souhaitée à couvrir) Toute proposition non conforme aux conditions mentionnées ci-avant, ne sera pas étudiée. Toute proposition recevable et présélectionnée sera examinée et présentée à l instance FORCO en charge de la décision. L analyse de la réponse sera faite à partir des éléments fournis dans les dossiers de candidature. FORCO se réserve le droit de ne pas donner suite aux réponses reçues pour tout ou partie de l appel permanent à propositions et s engage à garder confidentielles les offres reçues. Les conditions proposées FORCO

11 par les prestataires de formation pourront être négociées de gré à gré au regard des précisions complémentaires apportées. Chaque prestataire ayant adressé une proposition sera informé de la suite donnée à son dossier. Le prestataire de formation non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien fondé de la décision du FORCO. Le FORCO n est engagé qu après notification écrite adressée au prestataire de formation et acceptation formelle des conditions proposées. Le calendrier de traitement des candidatures est précisé ci après à titre indicatif et n engage pas le FORCO : Réception de la candidature au jour J de l année N ; J + 10 : premier examen de la candidature proposée ; J + 15 : pré sélection et audition éventuelle du prestataire visé ; J + 20 : décision concernant la candidature proposée ; J + 25 : réponse écrite au prestataire concernant la suite donnée à la candidature ; J + 30 au prestataire retenu : envoi de la liste des instructions préparatoires à l entrée dans l offre de service GPEC FORCO, avec les documents contractuels relatifs au partenariat annuel reconductible sur le dispositif Plan d action National GPEC NB : Il est à noter que les cabinets retenus participeront à un séminaire technique de lancement, animé par le conseiller référent GPEC de la délégation concernée et le chef de projet GPEC national Modalités de contractualisation et de règlement : Une convention annuelle globale sera établie par le FORCO avec chaque prestataire GPEC. Une convention d engagement par entreprise sera établie au plan local et signée par l entreprise, le Délégué de l OPCA et le consultant GPEC. Elle précisera la problématique de l entreprise, le cadrage du contenu de la mission, les livrables attendus, la durée de la mission, et les conditions financières. Les règlements seront effectués à réception des pièces justificatives de la mission (attestations de présence, livrables fournis à l entreprise ).La facturation devra être envoyée avec les livrables au FORCO dans un délai maximum d un mois après la fin de la mission Personne à contacter en cas d interrogation sur cette consultation : Mick VANVOLSEM, Délégué Développement des Projets réseau Tél : mvanvolsem@forco.org FORCO

12 Fiche n 1 : PRESENTATION du cabinet Raison sociale/ Adresse / Tél / / Fax / Site internet Nom du dirigeant Nom du responsable du suivi de la mission si différent : Implantation : Date de création du cabinet : Champ d intervention et domaines de compétences CA réalisé dernier exercice Part du CA correspondant à ce type de prestation DOSSIER DE CANDIDATURE Organisation et moyens alloués à ce programme : intervenants et administratif Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. Fiche n 2 : Contenu et méthodologie de la proposition 1. La compréhension du projet et des attentes du FORCO 2. La démarche méthodologique adoptée pour la conduite des missions d appui conseil GPEC en entreprise au plan du diagnostic et de la construction et de la mise en œuvre d outils : pour chaque phase ou étape indiquer les objectifs poursuivis, le contenu et la méthode, la durée, le rôle des intervenants et des acteurs internes mobilisés, la fréquence et le rythme des interventions, les livrables systématiques qui seront fournis aux entreprises. Préciser si le cabinet dispose des éléments suivants : Référentiel de compétences Outil de recrutement intégration Guide d entretien annuel Guide de tutorat Préciser les outils à minima qui seront livrés et leur nombre pour une entreprise au regard de la durée de la mission. 3. La forme et les modalités proposées pour la restitution 4. Des exemples d outils notamment diagnostic et référentiel de compétences qui permettent de mesurer les écarts de compétences 5. Les modalités proposées pour assurer la promotion du dispositif auprès des entreprises 6. La zone d intervention sur le territoire national (cf. introduction) Fiche n 3 : CV des intervenants CV des intervenants pressentis Fiche n 4 : Références Principales références similaires : indiquer le nom du donneur d ordre, le montant du marché, l année de sa réalisation, descriptif succinct de la mission, l interlocuteur contact FORCO