l Espace GPMO Votre outil de gestion prévisionnelle de la main-d œuvre Guide de l utilisateur

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1 l Espace GPMO l Espace GPMO Votre outil de gestion prévisionnelle de la main-d œuvre Guide de l utilisateur

2 l Espace GPMO Table des matières Section Accueil Bienvenue dans l Espace GPMO Mon compte Bienvenue dans votre Espace GPMO Section Application Entrée des données : Entreprise Entrée des données : Établissements Modification des données : Établissements Entrée des données : Départements Modification des données : Départements Préparation des données : Postes Critères de vulnérabilité et informations facultatives Recherche sur la Classification nationale des professions (CNP) Résultats sur la Classification nationale des professions (CNP) Entrée des données : Postes Modification des données : Postes Fonctions du tableau sommaire des postes Fonctions du tableau complet des postes Fonction «Afficher/masquer les colonnes» Exemple : pour modifier vos postes vacants Exemple : pour modifier vos informations sur les critères de vulnérabilité Préparation des données : Employés Préparer votre fichier CSV Transformer votre fichier Excel en fichier CSV Entrée des données : Employés Importer votre fichier Employés.csv Assigner vos postes et vos départements Assigner vos postes Assigner vos départements

3 l Espace GPMO Modification des données : Employés Ajouter un ou des employés Ajouter un employé par la saisie manuelle Fonctions du tableau sommaire des employés Fonctions du tableau complet des employés Définitions du tableau complet des employés Fonction «Afficher/masquer les colonnes» Ajouter le statut et la scolarité de chaque employé Faire le suivi des départs temporaires Pour ajouter la date de départ définitif Confirmation des données Naviguer dans l Espage GPMO Section Rapports Section Pratiques et outils Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 3 de 43

4 Section Accueil Bienvenue dans l Espace GPMO Entrer le «Nom d utilisateur» et le «Mot de passe» que vous avez reçus par courriel. Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 4 de 43

5 Mon compte Lors de votre première visite : vous devez entrer votre nouveau mot de passe composé de 6 caractères. Lors de vos visites subséquentes, utilisez votre nouveau mot de passe. Vous pouvez changer votre mot de passe en tout temps en cliquant sur l onglet «Mon compte». Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 5 de 43

6 Bienvenue dans votre Espace GPMO Lorsque vous aurez terminé la saisie complète de vos données dans l application et que vous aurez confirmé, vous accéderez à la page d accueil «Bienvenue dans votre Espace GPMO» lors de vos visites subséquentes. Pour accéder à l application (saisie de données) Pour consulter vos rapports Pour consulter les pratiques et outils Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 6 de 43

7 Section Application Informations utiles et fonctions générales. Fonction Utilité Crayon Crayon barré Disquette Attention : Effacer Pour modifier un champ Pour invalider la dernière modification Pour enregistrer la modification Lorsque le curseur n a rien sélectionné, la fonction Effacer (Back space) exécute un changement de page vers la dernière page consultée Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 7 de 43

8 Entrée des données : Entreprise Inscrire les données demandées pour l entreprise. L activité scian réfère au secteur d activité selon le système de classification des industries de l Amérique du Nord pour les entreprises du secteur manufacturier. Vous pouvez trouver le secteur d activité de votre entreprise sur en exécutant la recherche par nom d entreprise. Passer à l autre étape en cliquant Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 8 de 43

9 Entrée des données : Établissements L établissement réfère au lieu géographique où les employés travaillent. Remplir tous les champs pour votre établissement et cliquer sur Ajouter. Cette bande apparaît pour confirmer l ajout d un établissement Si vous avez plusieurs établissements et avez une gestion décentralisée, vous pouvez créer un Espace GPMO pour chacun de vos établissements. Demander un accès par établissement. Considérer vos conventions collectives et vos mouvements de main-d œuvre possibles au moment de l identification de vos établissements. Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 9 de 43

10 Modification des données : Établissements Tout sélectionner Modifier Sélectionner Enregistrer Supprimer Invalider la dernière commande Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 10 de 43

11 Entrée des données : Départements Cette étape est importante car elle a un impact direct sur la production de vos rapports. Créer vos départements selon le regroupement souhaité de vos employés dans vos futurs rapports. Vous pouvez aussi simplement créer les départements «bureau» et «usine». Considérer vos conventions collectives et vos mouvements de main-d œuvre possibles au moment de la création de vos départements. 1. Sélectionner l établissement 2. Créer vos départements pour chaque établissement Passer à l autre étape en cliquant Cette bande apparaît pour confirmer l ajout d un établissement Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 11 de 43

12 Modification des données : Départements Tout sélectionner Modifier Sélectionner Enregistrer Supprimer Invalider la dernière commande Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 12 de 43

13 Préparation des données : Postes 1. Fichier «Postes.xls» 2. Compléter le fichier «Postes.xls» que vous avec reçu par courriel avant de créer vos postes dans l Espace GPMO. A. Énumérer vos postes sous la colonne «appellation interne». B. Rechercher les titres /CNP correspondant à chacune de vos appellations internes de poste. Consulter l onglet «info CNP» de votre fichier «postes.xls» et utiliser la liste de CNP par secteur et la liste CNP/administratif Vous pouvez aussi utiliser le site IMT en ligne : sp?lang=fran Attention : un poste/cnp peut correspondre à plusieurs appellations internes de poste C. Pour chacun de vos postes/ CNP, saisir vos informations sous chaque colonne en utilisant les menus déroulants. Si plusieurs appellations internes de vos postes correspondent à un seul poste/cnp : saisir les informations pour le poste qui représente le mieux votre réalité. Si vous connaissez déjà toutes ces informations, vous pouvez les inscrire directement dans l Espace GPMO lors de votre première visite. Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 13 de 43

14 Critères de vulnérabilité et informations facultatives Informations obligatoires pour chaque poste Critères de vulnérabilité Délai de recrutement + de 4 mois Délai de recrutement - de 4 mois Délai d appropriation + de 4 mois Délai d appropriation - de 4 mois Documentation oui Documentation non Utilisation Indiquer plus de 4 mois si après un processus de dotation normal, vous n avez pas de candidat Indiquer moins de 4 mois si vous embauchez une personne après un processus de dotation normal Indiquer plus de 4 mois lorsque le temps requis pour que l employé occupe son poste de manière autonome dépasse ce délai Indiquer moins de 4 mois lorsque le temps requis pour que l employé occupe son poste de manière autonome ne dépasse pas ce délai Indiquer oui si vous avez pour ce poste l'un ou l'autre de : instructions de travail, procédures, formation interne, entraînement à la tâche structuré, programme d'apprentissage en milieu de travail Indiquer non lorsque la documentation n est pas à jour, manquante ou incomplète Informations facultatives Autres information Anglais oui Anglais non Niveau de scolarité Niveau de scolarité DES Niveau de scolarité DEP Niveau de scolarité DEC Diplôme universitaire Âge moyen de retraite (âge) Âge moyen de retraite (champ vide) Utilisation Indiquer oui si la connaissance de l anglais est un critère indispensable pour occuper le poste Indiquer non si le travailleur est capable d occuper le poste sans avoir besoin de parler anglais Indiquer le niveau de scolarité habituellement requis pour le poste Diplôme d études secondaires Diplôme d études professionnelles Diplôme d études collégiales préuniversitaire ou technique Certificat, baccalauréat, maîtrise, doctorat Inscrire l âge auquel les travailleurs quittent habituellement ce poste si ce n est pas à 65 ans Laisser le champ vide si vous ne connaissez pas l âge moyen de retraite pour le poste, l âge de retraite sera alors calculé à 65 ans par défaut Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 14 de 43

15 Recherche sur la Classification nationale des professions (CNP) Trouver les titres de vos postes selon la classification nationale des professions (CNP) en visitant le site des Informations sur le marché du travail (IMT en ligne) d Emploi-Québec. Entrer le nom du poste Rechercher l appellation correspondante Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 15 de 43

16 Résultats sur la Classification nationale des professions (CNP) Consulter les titres de professions suggérées afin de vous assurer de la concordance du poste. Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 16 de 43

17 Entrée des données : Postes Menu déroulant Recrutement Délai d appropriation Documentation 1. À l aide du fichier «Postes.xls», créer chacun des postes CNP que vous avez associés à vos appellations internes de poste 2. Déterminer les critères de vulnérabilité pour chaque poste CNP 3. Spécifier le nombre de postes vacants par établissement 4. Compléter les informations facultatives pour chacun des postes Vous pouvez inscrire dans la section commentaire vos : o Appellations internes du poste correspondant aux Postes CNP o Exigences particulières Cette bande apparaît pour confirmer l ajout d un poste Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 17 de 43

18 Les postes apparaissent dans le tableau sommaire au fur et à mesure qu ils sont ajoutés. Passer à l autre étape en cliquant Vérifier que tous les postes se retrouvent dans le tableau sommaire avant de passer à l étape «Employés» Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 18 de 43

19 Modification des données : Postes Fonctions du tableau sommaire des postes Vos critères de vulnérabilité vont probablement changer tout comme le nombre de postes vacants ainsi que l âge moyen de la retraite. Pour que vos rapports soient fidèles à votre réalité, nous vous recommandons des mises à jour aux quatre mois soit fin avril, fin août et fin décembre. Accéder au tableau complet des postes Tout sélectionner Modifier Sélectionner Enregistrer Supprimer Afficher le nombre de postes par page Invalider la dernière commande Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 19 de 43

20 Fonctions du tableau complet des postes Ce tableau regroupe toutes les informations de vos postes et vous permet de les modifier facilement. Grouper Sélectionner Afficher/masquer les colonnes Changer de page Afficher le nombre de postes sur une page Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 20 de 43

21 Fonction «Afficher/masquer les colonnes» Pour visualiser les informations requises pour vos modifications, afficher seulement les colonnes nécessaires en utilisant la fonction «Afficher/masquer les colonnes». Tout enlever Tout ajouter Déplacer la colonne dans la liste Ajouter une colonne Afficher/masquer les colonnes Enlever une colonne Valider Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 21 de 43

22 Exemple : pour modifier vos postes vacants 1. Tout enlever 2. Ajouter les colonnes nécessaires Déplacer la colonne dans la liste 3. Valider Modifier Enregistrer Sélectionner Supprimer Invalider la dernière commande Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 22 de 43

23 Exemple : pour modifier vos informations sur les critères de vulnérabilité 1. Tout enlever 2. Ajouter les colonnes nécessaires Déplacer la colonne dans la liste 3. Valider Modifier Enregistrer Sélectionner Supprimer Invalider la dernière commande Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 23 de 43

24 Préparation des données : Employés Préparer votre fichier CSV Exporter vos données de votre système de paie vers le fichier «Employés.xls». A. Respecter l ordre, le nombre et le format des colonnes du fichier «employés.xls» B. Le fichier doit être exempt de signe de ponctuation (., ; : ) Truc : Utiliser la fonction «rechercher-remplacer» pour les supprimer C. Identifier par un «oui» les employés-clés* si «non» laisser la cellule vide *L employé-clé détient des compétences et connaissances indispensables étroitement liées aux produits de l entreprise D. Inscrire la date de départ prévue seulement si l employé vous a confirmé cette date sinon laisser la cellule vide E. Enlever les contours de cellules s il y a lieu Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 24 de 43

25 Transformer votre fichier Excel en fichier CSV Lorsque complété, enregistrer votre fichier sous l extension.csv Enregistrer sous Choisir dans «type de fichier» l extension.csv (séparateur point-virgule) (*.csv) Cliquer sur Cliquer sur Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 25 de 43

26 Entrée des données : Employés Importer votre fichier Employés.csv Importer Sélectionner votre fichier Employés.csv dans vos documents Un message de chargement apparaît Note : l importation peut prendre quelques minutes Cette bande vous indique que l importation des données a été réalisée avec succès Attention : après l importation de votre fichier «Employés.csv», vous devez passer à l étape suivante : Assignez vos postes et départements, sinon vous devrez recommencer. Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 26 de 43

27 Assigner vos postes et vos départements Apparier les postes (appellation interne du poste) et départements qu on retrouve sur le fichier employés.csv avec les postes CNP et les départements que vous avez saisis dans l Espace GPMO. Assigner vos postes Pour chaque appellation interne de poste, sélectionner le poste CNP correspondant dans le menu déroulant. Vous pouvez vous aider du fichier «Postes.xls» que vous avez rempli afin de faire le bon appariement. Appellation interne du poste Poste CNP de votre entreprise Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 27 de 43

28 Assigner vos départements Pour chaque appellation interne de département, sélectionner l établissement et le département correspondant dans le menu déroulant. Établissement et département selon vote fichier «Employés. csv» Établissements et départements que vous avez saisi dans l Espace GPMO Lorsque tous vos postes et vos départements sont tous appariés. Cliquer sur Une confirmation est demandée. Cliquer sur Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 28 de 43

29 Assurez-vous que tous les employés sont assignés au bon poste et au bon département en consultant le tableau sommaire des employés Cliquer sur Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 29 de 43

30 Modification des données : Employés Ajouter un ou des employés Il y a plusieurs manières d ajouter un employé ou des employés : 1. Par la saisie manuelle d un employé dans la section Ajouter un employé de l onglet «Employés» 2. Par l importation d un fichier.csv avec vos nouveaux employés. Un employé ne peut être importé deux fois. L application vous prévient lorsque vous tentez d importer des employés déjà existants. Ajouter un employé par la saisie manuelle Remplir tous les champs et cliquer sur Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 30 de 43

31 Fonctions du tableau sommaire des employés Le tableau sommaire des employés vous permet de visualiser vos employés et de supprimer rapidement un employé. Accéder au tableau complet des postes Tout sélectionner Modifier Sélectionner Enregistrer Supprimer Afficher le nombre d établissements par page Invalider la dernière commande Pour supprimer des employés, sélectionner le carré dans la barre de titre. Une validation est demandée. Supprimer Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 31 de 43

32 Fonctions du tableau complet des employés Le tableau complet des employés regroupe les informations de vos employés et vous permet de les modifier facilement. Sélectionner tous les employés Afficher seulement vos ans Sélectionner un employé Afficher/masquer les colonnes Changer de page Afficher le nombre d employés par page Nombre total d employés Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 32 de 43

33 Définitions du tableau complet des employés Clé No Nom : Prénom : Titre de la colonne Département : Poste CNP: Niveau de scolarité : Statut : Sexe : Code postal : Appellation interne du poste : Nom de l établissement : Nom du département : Date d embauche : Date de naissance : Départ prévu : Confirmer retraite: Raison départ temporaire : Date départ temporaire : Date retour temporaire : Actions : employé Crayon : Crayon barré : Disquette : Permet de sélectionner la ligne Employé-clé Numéro d employé Nom de famille de l employé Prénom de l employé Utilisation Nom du département créé dans l Espace GPMO Poste selon la Classification nationale des professions Scolarité actuelle de l employé Temps plein, temps partiel ou saisonnier H pour homme et F pour femme Code postal de l employé Titre du poste couramment utilisé dans l entreprise telle que sur le fichier «employés.csv» Nom de l établissement ou des établissements tels que sur le fichier «Employés.csv» Appellation interne du département tel que retrouvé sur le fichier«employés.csv» Date de la première embauche Date de naissance de l employé Date de départ définitif confirmée par l employé Si le champ est vide, la date de départ sera : la date anniversaire de 65 ans du travailleur ou la date anniversaire de l âge moyen de retraite pour le poste/cnp occupé par l employé indiqué lors de la création du poste dans l Espace GPMO Case à cocher avant de confirmer la date de départ définitif de l employé Congé parental, maladie, sans solde, CSST ou autre Date du départ temporaire de l employé. Sélectionner la date dans le calendrier Date de retour de l employé. Ce champ peut rester vide si la date de retour est inconnue Permet de modifier et d enregistrer les informations Modifier Invalider la dernière commande Sauvegarder la modification Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 33 de 43

34 Fonction «Afficher/masquer les colonnes» Pour visualiser les informations requises pour vos modifications, afficher seulement les colonnes nécessaires en utilisant la fonction «Afficher/masquer les colonnes». Tout enlever Tout ajouter Ajouter une colonne Enlever une colonne Afficher/masquer les colonnes Déplacer la colonne dans la liste Valider Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 34 de 43

35 Ajouter le statut et la scolarité de chaque employé Sélection de colonnes pour l ajout du statut et de la scolarité Faire le suivi des départs temporaires Sélection de colonnes pour le suivi des départs temporaires Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 35 de 43

36 Pour ajouter la date de départ définitif Sélection de colonnes pour le suivi des départs définitifs Confirmer retraite Pour indiquer la date de départ prévue pour un employé, vous devez absolument cocher la case «confirmer retraite». C est ce qui va indiquer au système de ne plus prendre les dates par défaut (65 ans ou la date de retraite moyenne pour un poste). Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 36 de 43

37 Confirmation des données Assurez-vous que toutes vos données sont exactes en visualisant chaque tableau vous pouvez retourner à chacune des étapes précédentes à l aide des tableaux. Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 37 de 43

38 (Suite de la page confirmation) Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 38 de 43

39 Naviguer dans l Espage GPMO Aller dans la section rapport pour voir vos résultats. Accueil Rapports Pratiques et outils Mon compte Se déconnecter Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 39 de 43

40 Section Rapports Tous les rapports sont imprimables. Les listes permettent de visualiser les informations entrées à chaque étape dans l application. Les portraits démographiques permettent de connaître la répartition de vos employés par groupe d âge. Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 40 de 43

41 Les rapports de vulnérabilité permettent de connaître les postes qui sont à risque lors du départ de vos employés. Les graphiques permettent de visualiser la répartition de vos employés par groupe d âge. Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 41 de 43

42 Les plans d action permettent de déterminer quelles actions poser. Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 42 de 43

43 Section Pratiques et outils Allez dans la page Démarche GPMO Démarche GPMO Passez à l action avec la démarche de l Espace GPMO Guide de l utilisateur de l Espace GPMO Page 43 de 43