Présenté par : Bilal YALAOUI Yalaoui_bilal@yahoo.fr

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1 Environnement de partage et d échange de documents et d informations via Internet et/ou Intranet Présenté par : Bilal YALAOUI Yalaoui_bilal@yahoo.fr

2 Sommaire Préambule Partager pourquoi? Types de documents et d informations ciblés Réseau de partage Les outils de partage Quelques applications ciblés Conclusion et recommandations

3 Préambule Partage Fait d avoir quelque chose en commun avec quelqu un [Nouveau Larousse Encyclopédique] Information Renseignement consigné sur un support quelconque dans un but de transmission des connaissances [Grand dictionnaire terminologique] Le partage d information par réseau peut-il remplacer le partage d information par la communication et l interaction interpersonnelle?

4 Préambule L information constitue l une des ressources stratégiques d une organisation pour la prise de décision et la réalisation des objectifs fixés. D une part ; les dirigeants d un entreprise ont besoins d informations à tout moment pour connaître l état de ce qui est sous sa responsabilité par rapport à ses objectifs et d autre part ces dirigeants doivent communiquer leurs décisions et directives à l ensemble du personnel pour améliorer le rendement de l entreprise tenant compte de l environnement externe.

5 Préambule Le savoir et l information sont magiques, on peut les donner sans les perdre! Or l entreprise est souvent construite autour de la protection de l information. Avec Internet, ce modèle est entrain de changer.

6 Préambule Dans ce contexte, si l'on met en application la formule de l'économiste Bloch-Lainé qui affirme que "toute décision naît de la conjonction d'une compétence et d'une information" on peut s'apercevoir que, face à l augmentation des contraintes et à la diminution corrélative des temps disponibles pour prendre des décisions, une des solutions actuellement envisageables consiste à optimiser le savoir par une utilisation rationnelle, raisonnée et systématique des différents types d'informations et de connaissances disponibles tant à l'intérieur qu'en dehors de l'entreprise. (Jean-Pierre Bernat, CIRAD France)

7 Partager pourquoi? Comment modéliser et déterminer la valeur de l information partagée, généralement du point de vue de l optimisation de la performance de toute la chaîne? Sur la base d'un contexte industriel stylisé, l'environnement décisionnel est définit par un ensemble d'informations et de données qui sont réparties entre différents acteurs de la chaîne logistique. Certaines informations sont "communes" par tous les acteurs, d'autres sont "privées" dans le sens où seul un acteur de la chaîne dispose de ces informations.

8 Partager pourquoi?

9 Partager pourquoi? Diffuser des informations : Pour soi : Aide à s organiser Se tenir au courant Pour la communauté Envoi des Alerter les usagers Alimenter une base de connaissance Monter des formations Mettre en place une revue de presse bonnes informations à la bonne personne au bon moment en toute sécurité

10 Partager pourquoi? Les entreprise doivent inventer de nouvelles formes d organisation favorisant un véritable partage d information pour améliorer les conditions de travail. Une telle démarche permettra aux entreprise d atteindre ses objectifs stratégique Peut aussi créer une animation et un environnement de concurrence entre les employés

11 Suis-je concerné? Si votre organisation se reconnaît dans ces énoncés: Acteurs dispersés entre plusieurs sites géographiques ou plusieurs organisations. Multiples échanges de courriels (avec pièces jointes volumineuses). Perte de temps à rechercher des documents. Savoir-faire et expertises isolés. Comment faire? Penser large, démarrer petit, déployer rapidement. Partager pourquoi? Adopter une démarche progressive en s autorisant le droit à l erreur. Ne pas agir isolément: essayer de participer à une communauté de pratiques.

12 Partager pourquoi? La vraie valeur n est pas l information mais le savoir faire, le savoir exploiter. L information n est utile qu à des personnes sachant l exploiter, celles-ci devraient être capables d aller chercher l information, si elles en ont besoin. Alors pourquoi une entreprise partagerait-elle de l information technique avec le public? Tout simplement pour se donner de la visibilité à travers une communication non institutionnelle. Attention! cela ne concerne pas les entreprise de type R&D, mais plutôt des sociétés de services.

13 Types de documents et d informations ciblés S informer pour : 1) Mieux savoir : Info- disponibles, Info- blanches, Info- «data» ne prenant forme que grâce à une connaissance pré-établie, Infoporteuses de signification, Info- échangeables dans la communauté scientifique 2) Mieux gérer : Info- normalisées et pérennes, Info- diffuser en interne ou dans des communautés prédéfinies, Info- diffusées par obligation, Info- à faible valeur ajouter pour l émetteur 3) Mieux vendre : Info- difficile d accès, Info- grises, Info- non certifiées, Info- parcellaires, Info- à très forte valeur ajouter mais à très faible pérennité 4) Être efficace : Info- difficilement interprétables, Infodifficilement transférables, Info- rarement collectées et indexées, Info- fortement liées à la culture de l entreprise qui les abrite

14 Types de documents et d informations ciblés

15 Types de documents et d informations ciblés La personne et l'entreprise : le savoir collectif n'est pas la somme des savoirs individuels. La personne qui participe à la vie de l'entreprise possède son propre savoir-faire développé à travers son expérience sur le terrain. Par ailleurs, elle acquiert d'autres connaissances notamment par la formation. Ce savoir global, elle décide de le partager dans son ensemble ou non avec le reste de l'entreprise. Lorsqu'elle intègre ses connaissances dans le système d'informations, celles-ci sont stockées dans des bases de données. Ce vivier documentaire compose le savoir commun à l'entreprise.

16 Types de documents et d informations ciblés La socialisation (transfert d'informations tacites vers des informations tacites). C'est par exemple le transfert du maître à l'élève, par l'observation, l'imitation, la pratique. Ces connaissances ne pourront pas être exploitées à un niveau collectif. L'extériorisation (explicitation d'informations tacites). C'est ce que l'on va trouver dans l'explication, la publication, le transfert de données. L'intériorisation (assimilation d'informations explicites). C'est le phénomène qui se produit lors d'actes comme le rapprochement d'idées, le transfert de technologies, etc. La combinaison (transfert d'informations explicites vers d'autres informations également explicites). Cette approche a lieu dans les processus de compréhension, d'assimilation d'un concept, d'éducation, etc.

17 Types de documents et d informations ciblés Également désignées par information ou connaissance, il est possible d en dégager 4 types1 Lundvall et Johnson (1994) Know-What : connaissance relative à un fait (nombre d habitant à Luxembourg ; nombre et caractéristique des ménages disposant d une connexion à internet ; etc) Know-How : connaissance relative à une habilité, une compétence à réaliser une action (réparation mécanique, conseil en patrimoine, etc) Know-Why : connaissance relative à des principes et lois de la nature (principales règles de thermodynamique, etc) Know-Who : connaissance relative à des individus / entités (collaborateurs, clients, concurrents, partenaires)

18 Intranet ou Internet? Internet Réseau de partage Router Printer Switch Print Station Proxy Server Workstation 1 Web Server Mail Server Wireless Communicator Workstation 2 Wireless Communicator Laptop PC

19 Intranet et réseaux d'entreprise Les outils de partage Technologies employées : Basé sur de nombreux logiciels libres choisi et exploités en fonction de vos besoins et du dégré d'imbrication dans l'architecture informatique existante Langages de script : JSP, PHP, PERL, PYTHON Gestion et affichage des données : XML, XSL Serveur : Apache, Tomcat, JBoss Compétences et services proposés : Site portail inter-entreprises Base documentaire indexée et partagée Outils de travail collaboratif (groupware) Bureau virtuel : intranet applicatif

20 Les outils de partage Site spécifique Lettre d information Blog Fil RSS Listes de discussion Forum de discussion Wiki Courrier électronique Bases de données Espaces de travail collaboratif

21 Les outils de partage De la bureautique (OpenOffice) aux systèmes d'exploitation, des serveurs web (Apache) aux bases de données (MySQL) en passant par les serveurs d'application (Zope), l'offre de logiciels libres se multiplie et trouve sa place dans le milieu professionnel. C'est un fait : l'open Source se professionnalise. «L'Open Source souffre de l'absence de grandes marques», soulignait Jean-Pierre Corniou, PDG D'EDS, à l'occasion de Paris Capitale du Libre. Peu à peu, les solutions open source investissent de nouveaux champs et proposent aux entreprises une réelle alternative. C'est notamment le cas pour les applications critiques que sont les progiciels de gestion intégrée, les applications de gestion de la relation client ou de décisionnel.

22 Les outils de partage Comment les entreprises peuvent-elles comprendre, évaluer, comparer et enfin choisir un logiciel sous licence Open Source? Parmi les méthodes qui font référence, on retrouve OpenBBR (utilisé par Bull dans son projet NovaForge), QSOS (un projet d'atos), les initiatives européennes ou internationales FlossMetrics, Qualipso et SQO-OSS (Software Quality Observatory for Open Source Software) en gestation. Les méthodes offrent une visualisation graphique pour se faire une idée au premier coup d'oeil, des étoiles pour OpenBBR, un radar pour OSMM ou QSOS. Cette dernière est très bien outillée grâce à l'application O3S qui permet de comparer les évaluations disponibles et de pondérer les critères en fonction de votre besoin,

23 Quelques applications ciblés (1-A) La veille

24 Quelques applications ciblés (1-B)

25 Quelques applications ciblés (1-C) Illustration

26 Quelques applications ciblés (1-A) Mémoire d entreprise

27 Quelques applications ciblés (2-B) La problématique de capitalisation des connaissances dans l entreprise Michel GRUNDSTEIN GCC-GI décembre 2002 Nantes (France)

28 Quelques applications ciblés (2-C) Le poste de travail informatisé de l acteur décideur Michel GRUNDSTEIN GCC-GI décembre 2002 Nantes (France)

29 KM, Knowledge Management : Gestion des connaissances Quelques applications ciblés (2-D) Définition : Gestion, par des moyens informatiques, des informations significatives qui sont acquises par une entreprise et qui y circulent. Ceci englobe également le savoir-faire développé par le personnel. Mais la plupart des données, informations et connaissances ne sont pas partagées à l'échelle globale. Des profils d'accès sont définis selon les droits des utilisateurs. Il en résulte que 1. l'une des principales difficultés est d'inciter les personnes qui animent l'entreprise à enrichir son savoir commun avec le leur, 2. le périmètre du partage des connaissances doit être clairement défini.

30 Quelques applications ciblés (2-E) Illustration

31 Quelques applications ciblés (3-A) Travail collaboratif

32 Quelques applications ciblés (3-B) Chacun fait en permanence l expérience de collecter sur internet, souvent par hasard, des informations considérées comme présentant un certain intérêt pour une utilisation ultérieure. Le lien du site est alors mémorisé comme signet ("bookmark"), plus ou moins bien classé, et souvent définitivement perdu: oublié, impossible à retrouver le jour où il serait utile de le consulter, etc Par ailleurs cette information demeure accessible au seul utilisateur du poste, les moyens d échanger des liens étant souvent méconnus. l agenda partagé leur permet de mettre à disposition des informations essentielles : * Planning * Carnet d adresse * Tâches C est la solution idéale pour améliorer la gestion du temps de votre entreprise. De même, l annuaire de vos clients peut être centralisé en un seul endroit et accessible à l ensemble de vos employés.

33 Quelques applications ciblés (3-C) Une approche consiste à permettre à chaque poste personnel d accéder à un répertoire servant de référentiel de liens pour la synchronisation des signets locaux, dans les deux sens, d exporter les nouveaux liens, récupérer des liens distants non disponibles localement. Cela permet aussi à un groupe d utilisateurs de partager leurs signets en se synchronisant régulièrement avec le référentiel distant.

34 Quelques applications ciblés (3-D) Illustration

35 Quelques applications ciblés (4-A) Système de gestion des contenus

36 Quelques applications ciblés (4-B) Qu est-ce que qu un CMS? C est un logiciel fournissant un système de gestion de contenu (Content Management System enanglais). Il s agit d un ensemble de fichiers, installés sur votre compte Web, qui vous permet de publier directement en ligne. Cela facilite grandement la publication de vos articles sans avoir à taper de HTML et surtout sans toujours attendre la personne responsable de transférer par FTP! Avec le même logiciel qui vous permet de naviguer sur Internet (Netscape, Explorer, Mozilla, Opera...), le CMS permet de fabriquer et de tenir un site à jour, grâce à une interface très simple d utilisation.

37 Quelques applications ciblés (4-C) Publication et extranet client De la simple présence sur Internet par un site vitrine à une véritable plate-forme de gestion de contenu Elle permet de constituer une base de connaissances interactive: gestion de FAQ, notion de membres avec droit d accès, diffusion simple d informations, possibilité de dépôt de documents, alerte automatique sur toute nouvelle publication, contribution des membres par publication d articles ou de commentaires, possibilité de création d extranet (pour un groupe de membre ou pour un membre), forum évolué, etc. Administration simple par vos propres soins. Pas de connaissances techniques requises

38 Quelques applications ciblés (4-D) Caractéristiques. Construit sous la structure d un journal, un CMS permet d écrire des articles et des brèves à l intérieur de rubriques. Les articles et les rubriques peuvent être accompagnés ou non de pièces jointes, d images ou de vidéos.. L aspect graphique est défini par des squelettes. Disponibles en plusieurs versions sur Internet, ces derniers sont facilement accessibles et gratuits.. Un CMS est beaucoup plus qu un site statique (une vitrine sur le Web) car il permet l interaction entre les écrivains et les lecteurs du site sous la supervision de l administrateur du site.. À la guise de l administrateur, le CMS peut inclure un forum, un agenda, un album photos, un diaporama, des statistiques de vos visiteurs et beaucoup d autres fonctionnalités.. Un site fait avec un CMS peut être géré par un ou plusieurs administrateurs accompagnés d un nombre illimité de rédacteurs.

39 Quelques applications ciblés (4-E) Il existe plusieurs modèles de CMS (SPIP, ArtiPHP, Guppy,..) qui offrent de multiples fonctionnalités avec la possibilité d ajouter ou de retirer des modules (exemples : lettre d informations, agenda, annuaire, etc.). Illustration

40 Quelques applications ciblés (5-A) Intranet documentaire

41 Quelques applications ciblés (5-B) Intranet documentaire Un intranet constitue généralement un excellent support pour mettre en oeuvre les pratiques de travail collaboratif au sein d une organisation. Vous pourrez ainsi construire une véritable base de données de votre documentation et la rendre accessible à vos collaborateurs autorisés.

42 Quelques applications ciblés (5-C) Illustration

43 Conclusion et recommandations Avec un bon sens et des idées simples l entreprise peut mettre en place sur son réseau Internet ou Intranet un espace pour le partage d information et la communication entre ces employés et/ou groupes de ces employés. Le résultat d un telle démarche permettra non seulement aux entreprise d atteindre ses objectif stratégique, mais aussi de créer une animation et un environnement de concurrence entre les employés.

44 Conclusion et recommandations Simplicité et efficacité stratégique L open source Considérer le partage de documents et d informations par réseau informatique comme supplément aux autres modes de partage par communication et l interaction interpersonnelle Décomposer puis mettre en commun Cibler

45 Fin Merci pour votre attention