Successful Collaborative Transformation. Réussir et accélérer les projets de transformation dans le secteur public et la mise en œuvre des réformes

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1 Successful Collaborative Transformation Réussir et accélérer les projets de transformation dans le secteur public et la mise en œuvre des réformes

2 Successful Collaborative Transformation UN CONTEXTE NÉCESSITANT D ABORDER LES PROJETS DE TRANSFORMATION DIFFÉREMMENT. Les réformes que doivent mener les acteurs publics, sont plus profondes et plus brutales qu auparavant. Elles nécessitent une puissance et une profondeur d intervention plus marquées. Les technologies et surtout la compréhension de leurs impacts et de leur potentiel deviennent un sujet au cœur de la transformation publique. Ces technologies doivent ainsi concourir de façon exemplaire à la modernisation du service public dans l exercice de ses missions comme dans ses réformes structurelles, à travers des réponses pertinentes et cohérentes aux besoins de l Etat en général, comme à ceux des citoyens et usagers de l administration. Dans un contexte où les projets qui en découle imposent des transformations majeures et s inscrivent dans un environnement porteur de nombreux facteurs de complexité : Des enjeux politiques, voire une couverture médiatique, imposant d apporter des résultats rapides et pour autant souvent décorrélés de la capacité à faire Un écosystème d acteurs variés (plusieurs directions concernés, voire plusieurs ministères, des utilisateurs pluriels : agents d administration, usagers du grand public ou du domaine professionnel, etc.) Des attentes de résultats tangibles tant sur les services rendus que sur les économies générées Des réglementions, des usages et des besoins évolutifs qui viennent modifier la cible de départ tout au long du projet ; Des nouvelles technologies et des nouveaux usages à anticiper et à imaginer ; KURT SALMON A DÉVELOPPÉ UNE MÉTHODE DÉDIÉE ET ADAPTÉE AUX PROJETS DE TRANSFORMATION DANS LE SECTEUR PUBLIC SUCESSFUL COLLABORATIVE TRANSFORMATION pour réussir et accélérer la transformation et la mise en œuvre des réformes 2 SUCCESSFUL COLLABORATIVE TRANSFORMATION

3 . EN INTÉGRANT PLUS DE CRÉATIVITÉ, DE COLLABORATIF, D AGILITÉ ET DE CYCLES COURTS Notre méthodologie est ainsi parfaitement adaptée aux enjeux des projets de transformation, elle permet : SUCESSFUL COLLABORATIVE TRANSFORMATION DE METTRE EN PLACE UNE DÉMARCHE DE MISE EN ŒUVRE ITÉRATIVE ET AGILE afin d éviter les effets tunnels, de sécuriser l avancement progressif des projets et d éviter les effets de bord associés à tout retour en arrière dans les prises de décision (les révisions précédentes coûtent moins cher que des révisions ultérieures). DE CADRER LA TRANSFORMATION EN PROJETS fonctionnellement connexes, inscrits dans une même génération technologique et disposant d une temporalité et d un dimensionnement réalistes et compatibles avec la capacité à faire DE DESSINER UNE TRAJECTOIRE ADAPTABLE ET RÉACTIVE en allotissant les systèmes cibles en lots correspondant à des périmètres métier stables et cohérents, puis à planifier leur mise en œuvre D ALIGNER LA CIBLE DES PROJETS SUR LES ENJEUX DES POLITIQUES PUBLIQUES et sur les missions des administrations SUCCESSFUL COLLABORATIVE TRANSFORMATION 3 P

4 Successful Collaborative Transformation À TRAVERS DES DÉMARCHES, DES TECHNIQUES ET DES OUTILS ADAPTÉS Focus sur les étapes de définition de la cible et de la trajectoire : 1. Des benchmarks technologiques et métiers alimentant les réflexions afin d ouvrir à de nouveaux usages et de nouveaux modes de fonctionnement et de capitaliser les bonnes pratiques à partir de retours d expériences terrain menés sur des projets similaires (bénéficier de retours d expérience sur les difficultés rencontrées et les points clés des projets permet un gain temps considérable et s inscrit dans une démarche d anticipation) 2. Des techniques d expression de besoin s appuyant à la fois sur : des ateliers de créativité (CréaDeskTM) permettant de ne pas reproduire l existant mais d imaginer des usages pérennes et innovants, de repenser globalement et de moderniser le fonctionnement métier (simplification, harmonisation des procédures, amélioration de la qualité de l accueil, réduction du temps de traitement des dossiers, fiabilisation des données / du pilotage, etc.) des techniques issues du lean management afin de concevoir le fonctionnement métier cible en partant de l analyse des besoins essentiels des destinataires des missions et de mettre ces destinataires au cœur du nouveau fonctionnement métier cible (par exemple facilitation des démarches usagers en développant les télé-procédures, optimisation des temps de traitement des procédures, harmonisation des pièces justificatives, réduction de déplacement des usagers, etc.) Des séminaires ou ateliers permettant de faciliter la validation de la cible et de prioriser les efforts sur les fonctionnalités prioritaires, grâce à un périmètre réaliste en termes de fonctionnalités à déployer et d utilisateurs mais rapidement mise en service et utilisable, et ainsi atteindre la cible cible in fine tout en préservant une forte capacité d adaptation aux évolutions futures. DES OUTILS ADAPTÉS À CHAQUE ÉTAPE SÉMINAIRE INTERACTIFS CREADESK Cellules de benchmark et veille Atelier KAIZEN - Objectifs SMART 4 SUCCESSFUL COLLABORATIVE TRANSFORMATION

5 Focus sur les étapes de mises en œuvre : Nos retours d expérience montrent que les démarches agiles que nous avons mises en œuvre permettant : D inscrire la mise en œuvre dans un processus de ré-ingénierie des processus liés aux nouveaux usages, de construction et de validation puis dans un processus de conduite du changement, de formation et de déploiement enrichissant les dispositifs existants. De prototyper et d évaluer (et donc pas uniquement de la documentation) permettant d embarquer les utilisateurs dès les phases de conception et tout au long du projet. De constituer de manière progressive une équipe de référents métiers en privilégiant une approche volontariste afin de disposer d un socle de référents opérationnels pour les travaux à mener. De maîtriser le cadre budgétaire. De piloter stratégiquement et opérationnellement à l aide d indicateurs fiables permettant de mettre sous contrôle non seulement la trajectoire du projet, mais aussi l ensemble des chantiers fonctionnels, techniques et juridiques nécessaires à sa mise en œuvre. DES OUTILS ADAPTÉS À CHAQUE ÉTAPE OUTILS DE PILOTAGE ET TABLEAU DE BORD AUTOMATISÉ ACCOMPAGNEMENT MANAGÉRIAL CONDUITE DU CHANGEMENT INDIVIDUEL ET COLLECTIF SUCCESSFUL COLLABORATIVE TRANSFORMATION 5 P

6 Cabinet international de conseil en management, Kurt Salmon offre à ses clients l ensemble des expertises indispensables pour devenir les leaders de demain. Nous offrons bien plus qu un simple partenariat à nos clients. Nos équipes s intègrent en toute transparence au sein de votre structure et développent des solutions innovantes et sur mesure pour résoudre la complexité que le XXIe siècle fait naître chaque jour. Réussir aujourd hui ne signifie pas réussir demain. Il faut être proactif face à un futur incertain. Ensemble, notre challenge est de faire évoluer les approches stratégiques pour imaginer les entreprises du futur. Nous appelons cela Success for what s next. VOS CONTACTS Grégory GEDON Associé Secteur Public +33 (0) gregory.gedon@kurtsalmon.com Kurt Salmon 159, avenue Charles de Gaulle Neuilly-sur-Seine cedex, France +33 (0) Fax +33 (0) Hong Kong Shanghai Tokyo Brussels Casablanca Düsseldorf Geneva London Luxembourg Lyon Manchester Nantes Paris Atlanta Minneapolis New York San Francisco 2016