GUIDE UTILISATEUR. SAISIE DES DONNEES PAR INTERNET Logiciel INFOCENTRE GPEEC. Rapport sur l état de la Collectivité 2011 (REC)

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1 CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DES PYRENEES-ATLANTIQUES Maison des Communes Cité administrative Rue Auguste Renoir BP PAU Cedex GUIDE UTILISATEUR SAISIE DES DONNEES PAR INTERNET Logiciel INFOCENTRE GPEEC Rapport sur l état de la Collectivité 2011 (REC) Mlle Marine DUPERE Chargée de mission Emploi, prospective sociale et GPEEC Direction des services aux collectivités Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Pyrénées-Atlantiques Tél. : / Fax : Internet : Marine.dupere@cdg-64.fr ou gpeec@cdg-64.fr REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

2 SOMMAIRE Introduction 3 Phase 1 : Connexion au système 4 1. Etape 1 : Installer le client CITRIX 5 2. Etape 2 : Ouvrir la session 6 3. Etape 3 : Accéder à l'enquête bilan social 7 Phase 2 : Saisie des données et réalisation de votre bilan social 7 1. Module de saisie agent par agent 9 2. Module de saisie agrégée 11 Phase 3 : Vérification des données, sauvegarde et envoi au CDG Accéder à votre bilan social et vérifier vos données Enregistrer une copie pour la consulter hors-ligne Mettre le Bilan Social à disposition du CDG 14 Annexe 1. Saisie agent par agent : données «collectivités» 16 Annexe 2. Saisie agent par agent : données «agents» 20 REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

3 INTRODUCTION L article 33 de la loi n du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la Fonction Publique Territoriale prévoit que les collectivités locales et leurs établissements publics présentent au Comité Technique Paritaire, au moins tous, les 2 ans, un rapport sur l état de la collectivité (REC) appelé «bilan social». Le Centre de Gestion des Pyrénées-Atlantiques s'est doté, depuis 2007, d'un logiciel de saisie : " INFOCENTRE GPEEC ". Cet outil sécurisé d analyse et de gestion des données sociales, doit vous permettre de remplir et de collecter le rapport sur l état de la collectivité au 31 décembre 2011, grâce au module dit " agent par agent " (choix conseillé) ou au module dit " agrégé ". Les données sociales collectées et agrégées permettront notamment d obtenir une photographie détaillée de l emploi public territorial dans le département et de vous accompagner dans la mise en place de politiques de gestion prévisionnelle des ressources humaines. La procédure à suivre est très simple et très rapide. Toutefois nous vous recommandons de suivre les étapes décrites dans ce manuel. En cas de difficultés, n hésitez pas à contacter le Centre de Gestion. Marine DUPERE Chargée de mission Emploi, Prospective sociale et GPEEC Direction des services aux collectivités Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Pyrénées-Atlantiques Tél. : / Fax : Internet : Marine.dupere@cdg-64.fr ou gpeec@cdg-64.fr La réalisation du bilan social doit se réaliser en trois phases : PHASE 1 : Connexion au système PHASE 2 : Saisie des données et réalisation de votre bilan social PHASE 3 : Vérification des données, sauvegarde et envoi au Centre de Gestion L application " INFOCENTRE GPEEC " permet de compléter le REC directement en ligne sur Internet en entrant votre code utilisateur et votre mot de passe transmis par le Centre de Gestion. Il est toutefois indispensable, pour la première utilisation, d'installer l'application Citrix sur votre poste, logiciel gratuit, disponible sur Internet et téléchargeable. Ce logiciel assure la sécurisation de la connexion avec notre serveur : il est le garant de la protection de vos informations. Une fois cette opération réalisée, vous pourrez vous connecter à l'infocentre GPEEC et saisir le REC Merci de votre collaboration et bonne saisie. REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

4 Phase 1 : CONNEXION AU SYSTEME L'accès au REC 2011 : Connexion au site du CDG 64 : bouton : RAPPORT SUR L ETAT DE LA COLLECTIVITE 2011 Ou : Afin de garantir un haut niveau de sécurité et de confidentialité, vous devez d abord installer sur votre poste le logiciel gratuit appelé " Client Citrix " correspondant à la configuration de votre ordinateur (Windows vista, Windows XP, Windows 98, Windows 2000, Windows 7). La procédure est simple, rapide et sans danger (ce programme est exempt de tout virus et totalement sécurisé). NB : Si vous ne parvenez pas à mener à son terme cette installation, contactez Mlle Marine DUPERE. Si le «client Citrix» est déjà installé sur votre poste informatique, reportez-vous directement à l étape 3 «Accéder au bilan social» page 7 Trois étapes à respecter impérativement pour se connecter ETAPE 1 : Installer le client CITRIX (lors de la première connexion uniquement) ETAPE 2 : Ouvrir la session (saisie du nom utilisateur et du mot de passe) ETAPE 3 : Accéder à l'enquête Bilan social Etape 2 Etape 1 REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

5 ETAPE 1 : INSTALLER LE CLIENT CITRIX SUR VOTRE POSTE Deux possibilités : L installation du " Client Citrix " est un préalable obligatoire à la réalisation du REC Il se peut que le client CITRIX soit déjà installé sur votre ordinateur (si vous l avez déjà installé lors de la saisie du REC 2009). Dans ce cas, le message suivant apparaît dans la partie «Centre de messages» : Il n est alors pas utile d installer le dernier «client» et vous pouvez directement saisir votre nom d utilisateur et votre mot de passe (Etape 2) Si le «Client Citrix» n est pas installé sur votre ordinateur, le message suivant apparaît dans la partie «Centre de messages» : Il vous faut alors installer le "client Citrix" en suivant la procédure détaillée ci-dessous. Cliquez sur le lien correspondant à la configuration de votre ordinateur (Windows vista, Windows XP, Windows 9x, Windows 2000, Windows 7). Attention : si votre navigateur est Internet Explorer 9 et que vous rencontrez des difficultés dans l'installation du client Citrix, n'hésitez pas à nous contacter directement. Cliquez ensuite sur " Exécuter " (ou ouvrir selon les navigateurs) une première fois pour télécharger le fichier puis à nouveau sur " Exécuter " pour installer le client. REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

6 Cliquez ensuite sur " Oui " pour lancer l installation et encore sur " J'accepte le contrat de licence " pour finaliser l installation et enfin sur "Terminer". Fermez toutes vos pages Internet puis relancez votre navigateur Internet en vous connectant à nouveau sur le site Internet du CDG 64 : bouton : RAPPORT SUR L ETAT DE LA COLLECTIVITE 2011 ETAPE 2 : OUVRIR LA SESSION (SAISIE DU NOM UTILISATEUR ET MOT DE PASSE) Vous devez saisir votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder à l'enquête (ces identifiants vous ont été communiqués par courrier du Centre de Gestion). Cliquez sur Ouvrir une session. Attention A la première connexion, il vous est demandé de changer le mot de passe qui vous a été attribué par le Centre de Gestion et de le confirmer pour vous permettre de choisir un mot de passe simple à retenir. Ce mot de passe doit se composer d au moins 8 caractères. Notez-le soigneusement, car vous êtes désormais seul à le connaître. Préciser l'ancien mot de passe (celui que le Centre de Gestion vous a communiqué) puis saisissez deux fois le nouveau mot de passe que vous avez choisi. Il vous est alors demandé quel niveau d accès est donné au serveur : - Cliquez sur " Plein accès " de manière à pouvoir sauvegarder vos données sur votre disque dur. - Cliquez ensuite sur " Ne plus me demander ". Cette opération est sans danger et il se peut que vous soyez amené à la refaire. REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

7 ETAPE 3 : ACCÉDER À L ENQUÊTE BILAN SOCIAL (COMMENCER À SAISIR L ENQUÊTE) Dans la fenêtre «Applications», commencez par cliquer sur l icône «Accès au Bilan Social 2011». Phase 2 : SAISIE DES DONNEES ET REALISATION DE VOTRE BILAN SOCIAL Vous accédez alors à l interface principale. Il conviendra de vérifier que les données pré-remplies permettent d identifier votre collectivité (dans le cas contraire, contactez le Centre de Gestion). L interface principale vous permet de saisir vos données agent par agent et vérifier votre saisie, de saisir vos données globalement, d accéder à votre bilan social consolidé et à vos graphiques et de mettre à disposition du Centre de Gestion les données. Pour accéder à ces fonctionnalités, il suffit de cliquer sur l icône correspondante. Remarque : la page "informations CNIL" s'ouvre automatiquement, vous pouvez la fermer afin d'accéder à l'interface de saisie. Une fois la connexion établie, cet écran d accueil apparaît : Deux possibilités vous sont offertes : 1 ère possibilité : Le module de saisie agent par agent (détails page 9), accessible en cliquant sur «Saisie agent par agent (BSAG2011.xls)» = module conseillé pour les collectivités de moins de 50 agents Nous vous recommandons d utiliser ce module puisque les données concernant votre collectivité et les agents fonctionnaires (stagiaires et titulaires) sont pré remplies grâce à l extraction des informations de notre base de données "carrières" et de l import des données du REC REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

8 Si vous cliquez sur "Oui", l'écran suivant s'affiche : 2 ème possibilité : Le module de saisie agrégée (détails page 11) de vos informations, accessible en cliquant sur «Bilan social consolidé et restitutions graphiques (BS2011_consolide.xls)» = module conseillé pour les collectivités de plus de 50 agents Si vous cliquez sur "Non", l'écran suivant s'affiche : Important Pour vous accompagner dans votre saisie, une aide à l écran est disponible pour chaque module de saisie. N hésitez pas à la consulter. Vous pouvez désormais accéder à votre bilan social. REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

9 1. MODULE DE SAISIE AGENT PAR AGENT (module conseillé pour les collectivités de moins de 50 agents) Si vous avez choisi le module de saisie «Agrégée» cette partie ne vous concerne pas passez directement en page 11. Ce module permet la saisie de vos données en 2 phases : 1. Une phase relative aux indicateurs concernant la collectivité 2. Une phase relative aux indicateurs concernant les agents Pour y accéder, cliquez sur suivante : pour accéder à l interface L écran d accueil du module «agent par agent» s ouvre alors. Il s agit ici de : - bien vérifier les données pré-remplies, - compléter les données manquantes, en n oubliant pas les données relatives aux agents stagiaires et aux agents non titulaires. Remarque Ce module est dynamique, ce qui signifie qu en fonction de vos réponses, certaines questions apparaîtront ou disparaîtront. REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

10 Ce module vous permet dans l ordre de : A- Saisir les données concernant votre collectivité Onglet «Informations relatives à la collectivité» : 6 écrans de saisie - Cf. annexe 1 de ce guide pour visualiser ces données Important Un bouton «Aide» est disponible en bas de chaque écran. Un bouton «Annuler» vous permet d annuler votre saisie et de revenir à l écran d accueil du module «Agent par agent». Si vous cliquez sur «Annuler», les données que vous viendrez de saisir ne seront pas enregistrées. Vous pouvez saisir vos données à votre rythme mais n oubliez pas d enregistrer votre saisie régulièrement en cliquant sur le bouton «Terminer» (à l écran 6). Vous pouvez ensuite revenir à votre saisie ultérieurement afin de la compléter ou de la modifier. B- Saisir les données concernant vos agents Onglet «Informations relatives aux agents» et accès à la liste des agents : 7 écrans de saisie - Cf. annexe 2 de ce guide pour visualiser ces données Votre REC ayant été pré rempli par le Centre de Gestion, des données figurent déjà dans la liste des agents. Pour les visualiser, cliquez sur la liste déroulante (à gauche du bouton «Modifier l agent»). - Pour ajouter un nouvel agent, cliquez sur le bouton «Nouvel agent». - Pour accéder aux données d un agent, sélectionnez-le dans la liste (en tapant les premières lettres de son nom) et cliquez sur «Modifier l agent» pour compléter les informations sur l agent qui seraient inexactes ou manquantes. - Pour supprimer un agent, cliquez sur «Supprimer un agent» (pour un agent qui n est plus présent dans vos effectifs au 31/12/2011). Vous pouvez à tout moment enregistrer votre saisie grâce au bouton «Sauver» disponible au bas de chaque écran. Ainsi, vous pouvez commencer votre saisie pour un agent, l enregistrer et y revenir ultérieurement pour la compléter ou la modifier. Une fois que vous avez saisi l ensemble des données d un agent et que vous vous serez assuré de leur fiabilité, vous devez impérativement valider votre saisie grâce au bouton «Valider» disponible sur le dernier écran (Cf. dernier écran de saisie en annexe 2 : écran 7). Une fenêtre apparaît vous demandant de confirmer : cliquez sur «Oui» pour valider et revenir à l écran d accueil. Une fois l agent validé, la lettre «V» apparaît à côté de sa date de naissance dans la liste des agents (cf. copie d écran ci-dessous). Vous pouvez ainsi suivre l état d avancement de votre saisie. Important Cette étape de validation est indispensable car elle permet ensuite de transférer vos données vers le bilan social consolidé (cf. «Le transfert des données vers le bilan social»). REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

11 C- Création du fichier Bilan social consolidé Cliquez sur l'onglet «Création du fichier Bilan Social consolidé», vous allez ainsi créer votre bilan social consolidé ainsi que le tableau des effectifs Opération indispensable qui rend les données exploitables dans le cadre du bilan social. Le tableau des effectifs est alors automatiquement créé. Il récapitule toutes les données saisies, reprenant pour chaque agent l ensemble des indicateurs qui le concerne. Le bouton «aide» vous permet d accéder à un document d aide personnalisé. Une fois le transfert effectué, cliquez sur le bouton «Quitter» en bas à droite de l écran. Attention A cette étape, la réalisation du bilan social n est pas totalement terminée. Une fois ce transfert effectué (cette opération peut prendre quelques minutes), vos données sont prêtes à être consultées, sauvegardées et envoyées au Centre de Gestion. Revenir à l interface principale et passer à la Phase 3 : Vérifications des données, sauvegarde et envoi au CDG en page MODULE DE SAISIE AGREGEE (module conseillé pour les collectivités de plus de 50 agents) Si vous avez choisi le module de saisie «Agent par agent» cette partie ne vous concerne pas passez directement en page 13 à la phase 3. Vous pouvez également choisir de remplir votre Bilan social de manière agrégée en accédant à un questionnaire classique (similaire à celui de la DGCL : la saisie est identique). Cliquez pour cela sur l icône «Bilan social consolidé et restitutions graphiques (BS2011_consolide.xls)». Vous accédez directement à un questionnaire de type Excel (même s il n est pas nécessaire de disposer de ce logiciel). Une barre de menu supplémentaire vous permet de naviguer dans celui-ci (fonctions «précédent» et «suivant», retour au sommaire ). Commencez par vous rendre sur la page sommaire. Celle-ci constitue un point d entrée à partir duquel vous pouvez vous rendre directement vers l un des indicateurs en cliquant sur son bouton «Saisir» ou vers une fiche explicative en cliquant sur «Explications». Cette page présente aussi un récapitulatif des contrôles de cohérence par page. REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

12 Attention La collecte des données étant totalement dématérialisée (enregistrement en ligne), vous ne pourrez enregistrer une copie de votre bilan social sur votre disque dur que lorsque votre collecte sera terminée et que vous vous serez assuré de la fiabilité de vos données. En effet, si vous enregistrez le fichier Excel sur votre ordinateur avant la fin de la collecte, vous ne pourrez plus le transmettre au CDG et serez obligé de ressaisir vos données en ligne. Pensez à cliquer régulièrement sur l icône pour enregistrer votre travail. Vos données sont alors enregistrées en ligne. Vous pourrez ainsi interrompre votre session à tout moment et y revenir ultérieurement pour reprendre la saisie des données. A l issue de votre saisie, vous pouvez accéder à une synthèse graphique des données que vous avez saisies. Cliquez pour cela sur la page «sommaire», puis le bouton «voir» du chapitre «Première synthèse des résultats - restitutions». Notez que ces graphiques ne sont pertinents qu une fois l ensemble du bilan social complété. Ils ne sont pas protégés, vous pouvez donc les modifier à votre guise. REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

13 Une fois la collecte terminée (l ensemble des indicateurs ont été renseignés) et vos données vérifiées, vous devez mettre votre bilan social à disposition du CDG : passez directement en page 14 : Mettre votre Bilan social à disposition VERIFICATION DES DONNEES, SAUVEGARDE ET ENVOI AU CDG Au cours de cette étape, vous allez pouvoir vérifier vos données (si vous avez saisi agent par agent), accéder à votre bilan social et à la synthèse graphique, réaliser une sauvegarde sur votre poste et, enfin, envoyer vos données au CDG. L ensemble de ces opérations s effectue à partir de l interface principale : REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

14 1. ACCÉDER À VOTRE BILAN SOCIAL, VÉRIFIER VOS DONNÉES A la fin de la saisie agent par agent, les données ont été transférées dans un fichier appelé «Bilan social consolidé». Vous pouvez y accéder en cliquant deux fois sur son icône. Un fichier Excel s ouvre alors. Dans celui-ci, la page «sommaire» vous permet d accéder aux différentes rubriques. Une synthèse graphique est disponible en cliquant sur le bouton «voir» du chapitre «Première synthèse des résultats - restitutions». Ils ne sont pas protégés, vous pouvez donc les modifier à votre guise (ajout, suppression de feuilles ). Vous pouvez également accéder à un tableau synthétique des effectifs en cliquant sur «Tableau des effectifs». Ce tableau Excel vous permet de vérifier d un seul coup d œil que vous avez bien comptabilisé tous les agents de la collectivité. 2. ENREGISTRER UNE COPIE POUR LA CONSULTER HORS-LIGNE Il vous est possible d enregistrer sur votre disque dur une copie de sauvegarde de votre bilan social (y compris la synthèse graphique) et de votre liste des agents. Pour cela, il suffit de cliquer sur Sauvegarde locale. Attention : Cette opération peut prendre quelques minutes. Avant de passer à l étape suivante, vérifiez bien que vos copies (sauvegardes) sont bien présentes sur votre disque dur. 3. METTRE LE BILAN SOCIAL À DISPOSITION DU CDG (ENVOI AU CDG) Cette étape est très simple, rapide et indispensable. Toutefois, vous devez être sûr d avoir terminé votre saisie et d avoir enregistré sur votre poste (si vous le souhaitez) des copies de sauvegarde de votre bilan. En effet, cette opération effectuée, vous n aurez plus accès à vos données en ligne (seule la liste des effectifs reste accessible). REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

15 Pour envoyer vos données au CDG : 1. vous devez cocher «Uniquement bilan social consolidé», 2. puis vous devez cliquer sur la partie intitulée «Envoyer au CDG», 3. puis cliquez sur «Oui» pour transmettre votre bilan social, 4. les croix rouges sur l écran ci-dessous indiquent que votre bilan social a été transmis au Centre de Gestion. Désormais, l interface principale ressemble à ceci. Les croix rouges indiquent que les données ont été transmises au Centre de Gestion et ne sont plus accessibles Pour la saisie "Agent par agent" : Pour la saisie "Agrégée" : La procédure de collecte des données du rapport sur l état de la collectivité est terminée. Merci de votre collaboration REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

16 ECRAN 1 ANNEXES Annexe 1 - Saisie agent par agent : données «collectivités» REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

17 ECRAN 2 REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

18 ECRAN 4 ECRAN 3 REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril

20 ECRAN 7 Annexe 2 - Saisie agent par agent : données «agents» Ces données vous sont communiquées à titre indicatif, car le questionnaire REC 2011 est dynamique : suivant le statut des agents les questions posées peuvent varier. REC 2011 Guide utilisateur - CDG des Pyrénées-Atlantiques Avril