Place de la gestion documentaire dans un Intranet collaboratif

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1 Vincent BOUTHORS PDG Tél : Vincent.Bouthors@jalios.com Place de la gestion documentaire dans un Intranet collaboratif GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

2 Gestion documentaire & Intranet collaboratif L éditeur Jalios La vision de Jalios Cas clients Aperçu fonctionnel Solution Jalios Mise en œuvre GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

3 Intranautes et des millions d Internautes 1 er éditeur français observatoire-intranet.com (2014) Solution la plus riche referentiel.lecko.fr/jalios (2014) Réseau social d entreprise (page45) 9% Jalios Agora (v8)

4 intranautes, des millions d Internautes Secteur privé

5 intranautes, des millions d Internautes et secteur public

6 50 nouveaux clients (depuis le 1er juillet 2012)

7 Jalios : éditeur pérenne en forte croissance Croissance sur fonds propres +34% sur le dernier exercice Bénéficiaire chaque année Stratégie d éditeur Créé en 2001 / RSE en 2009 Investissement R&D > 30% Positionnement générique Clients tous secteurs International = 8% 24% Services 38% Public 16% Industrie 76% Logiciels 20% Finance 26% Services

8 Gestion documentaire & Intranet collaboratif L éditeur Jalios La vision de Jalios Cas clients Aperçu fonctionnel Solution Jalios Mise en œuvre GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

9 Place de la Gestion documentaire? GED Intranet Portail Gestion de connaissances Mobilité Collaboration Réseau Social d Entreprise Communication Annuaire GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

10 Une même solution pour tous DG/DGS Innover Fédérer DirCom Convergence vers un Intranet collaboratif 2.0 Impliquer DRH Rationnaliser DSI Externe Participer Valoriser Manager / Chef de service Animer Employé / Agent GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

11 Une même solution pour toutes les fonctionnalités

12 Communiquer (intranet, extranet, internet) Gestion de contenu Usine à sites Présentation (charte adaptable) Workflow éditorial et métier Prévisualisation temporelle Gestion de l historique Gestion des droits Classement / social tagging GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

13 Capitaliser les connaissances Recherche plein texte Gestion des versions Gestion des droits Edition directe (add-in MS Office) Co-édition simultannée Dématérialisation Médiathèque Support multimédia (vidéo) Support CMIS JDrive : synchronisation sur poste GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

14 Fournir un accès unique en mobilité Portail paramétrable Mon portail personnel Recherche unique à facettes Connecteurs : exchange, Notes Support flux RSS Intégration : web service REST Accès Smartphone Accès aux applications métier GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

15 Dynamiser la collaboration Espaces paramétrables Gestion des tâches (Gantt) Calendrier partagé / planification Magazine collaboratif (curation) Wiki Blog Edition collaborative Collaboration synchrone GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

16 Fédérer, Impliquer, Valoriser les personnes Profil riche (déclaratif) Base d experts Gestion des relations Micro-blogging Flux / Mur d activités Votes (I like), commentaires Espaces communautaires Conversations FAQ, Boîte à idées collaboratives Notifications, recommandations GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

17 Gestion documentaire & Intranet collaboratif L éditeur Jalios La vision de Jalios Cas clients Aperçu fonctionnel Solution Jalios Mise en œuvre GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

18 Groupe Mobivia Leader européen de l entretien et de l équipement automobile Chiffre d affaires 1,6 Md (2013) centres en Europe et Amérique du sud collaborateurs et franchisés

19 Enjeux Remplacer une GED vieillissante Donner accès aux magasins à la base documentaire Offrir une recherche efficace Supporter 2 millions de documents Répondre aux besoins de communication croissants Faire vivre la culture d entreprise Susciter un sentiment d appartenance Améliorer l image de l entreprise auprès des collaborateurs Maîtriser la multiplication des sites et des outils Couvrir l ensemble des besoins hors SI métier Respecter l autonomie des entités Gagner en efficacité

20 Etapes du projet Choix de la solution (6 mois) Choix d un Conseil Interviews Synthèse des besoins et pondération Recherche des solutions (4) Shortlist (2) Maquette Choix de la solution Mise en œuvre progressive par entité 2 projets pilote Portail Carter Cash : Portail Maxauto : Newsletter Norauto : Portail Norauto : GED et Intranet collaboratif - Documation 2014 durée 8 mois ; ressources 40 h.j durée 4 mois ; ressources 30 h.j durée 3 mois ; ressources 70 h.j durée 9 mois ; ressources 110 h.j

21 Solution Choix de Jalios Large couverture fonctionnelle à la fois GED et communication Capacité à s approprier la solution (ouverture) Ecoute du client Mise en œuvre Réalisations par les équipes internes Accompagnement par l éditeur

22 Portail Carter-Cash GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

23 Portail Maxauto : accueil GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

24 Portail Maxauto : base documentaire produits 21/10/2010 -page 24-Témoignage Norauto / Mobivia Groupe

25 Newsletter Norauto Espagne et France GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

26 Norauto : page d accueil GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

27 Norauto GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

28 Norauto : indicateurs GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

29 Groupe Mobivia : Bénéfices Economiques Diminution du nombre de mails : 50% à 60% Réduction des appels à la centrale : 60% Efficacité pour les centres de vente Humains Satisfaction des collaborateurs : 71%, 85%, 88% selon les entités «je me sens fier d appartenir à une entreprise qui met cet outil au service de ses employés» Plus grande implication : succès de la boîte à idées Environnementaux SI durable Limitation des déplacements / meilleure communication Clients Meilleure connaissance client (indicateurs)

30 Institut Pasteur Fondation privée : prévention et traitement des maladies infectieuses Budget de 270M 32 instituts,130 entités de recherche collaborateurs, dont «pasteuriens»

31 Enjeux Service communication Outil de communication pour les 32 instituts (le «Campus») Informer et faire vivre l actualité Direction de la «Qualité» Outil de gestion de documentaire Pour les Centre Nationaux de Référence (CNR) Documents validés suivant processus normalisés Direction des Systèmes d Information Outil maîtrisé Intégration avec le SI

32 Intranet documentaire «WEBCampus» Besoins GED Fournir un référentiel documentaire Assurer la sécurité, gestion des versions, traçabilité des opérations Imposer la mise à jour : Workflow avec expiration programmée Notifier les mises à jour Choix de Jalios Solution couvrant à la fois la communication et la GED Ergonomie pour la distribution des contributions Mise en œuvre Première mise en œuvre par un prestataire externe Transfert de compétence DSI Pasteur aujourd hui autonome

33 WEBCampus : page d accueil

34 Exemple d espace GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

35 Exemple d espace pour un CNR Navigation Nouveautés Résultats de recherche Filtre par thème Recherche locale

36 Newsletter

37 Institut Pasteur : Résultats Chiffres (2014) 60 espaces documents hits / mois Bénéfices Obtention de la norme qualité Outil de travail quotidien Mémoire des savoir faire Transfert de connaissance Cohérence des modes opératoires La DRH s est impliquée La DSI maîtrise la solution

38 Groupe Bouhyer Fonderie : leader européen de fabrication de contrepoids en fonte Production de tonnes en % du chiffre d affaires à l export (principalement en Allemagne) 300 employés

39 Enjeux Disposer d une GED performante (Besoin n 1) Favoriser le travail collaboratif Productivité Innovation Performance Capitalisation et partage des connaissances Animation des projets transversaux Proposer un outil conforme aux usages de la génération Y (Besoin d attractivité)

40 Solution Société très ancrée dans les technologies Microsoft Mais politique tarifaire Existe-t-il des alternatives? Identification de Jalios Présentation des 2 solutions par un Intégrateur Choix de Jalios (Edition PME) Couverture fonctionnelle plus large Politique tarifaire plus attrayante Société innovante française Mise en œuvre Orange Business Services Outil d import de documents (nettoyage préalable) Accompagnement dans la démarche d indexation

41 Etapes du projet mi-juin 2013 Lancement du projet Comité de Pilotage fin octobre 2013 Evolution de l objectif et du périmètre Plus orienté collaboration Ouvert à tous mi-novembre 2013 Formation par JALIOS 50 utilisateurs formés Conduite du changement décembre 2013 Lancement début 2014 Groupe de travail Communication Interne février 2014 Déploiement de la GED

42 Intranet : vecteur de communication

43 Espaces de collaboration : mode projet

44 Espaces de collaboration : mode communautaire

45 Un référentiel documentaire

46 Groupe Bouhyer : Résultats Constats Utilisé par tous les collaborateurs La Direction Général s implique dans la communication Certains services sont très moteurs : Qualité Sécurité Environnement DSI Mais aussi : langage un peu ésotérique, une question de génération Bénéfices Véritable synergie entre les collaborateurs Sentiment d appartenance Culture d entreprise stimulée

47 Gestion documentaire & Intranet collaboratif L éditeur Jalios La vision de Jalios Cas clients Aperçu fonctionnel Solution Jalios Mise en œuvre GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

48 Page d accueil RSE et Intranet collaboratif 2.0

49 Référentiel documentaire transverse GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

50 Créer un espace collaboratif RSE et Intranet collaboratif 2.0

51 Constituer l équipe RSE et Intranet collaboratif 2.0

52 Partager les documents : dépôt multiple RSE et Intranet collaboratif 2.0

53 Partager les documents : édition MS Office

54 Partager les documents : édition MS Office RSE et Intranet collaboratif 2.0

55 Partager les documents : versions, verrou, RSE et Intranet collaboratif 2.0

56 Partager les documents : co-édition GoogleDoc RSE et Intranet collaboratif 2.0

57 Partager les documents : commentaires Crocodoc RSE et Intranet collaboratif 2.0

58 Partager les documents : recherche multifacettes RSE et Intranet collaboratif 2.0

59 Organiser le travail : recommandation RSE et Intranet collaboratif 2.0

60 Organiser le travail : recommandation RSE et Intranet collaboratif 2.0

61 Organiser le travail : recommandation RSE et Intranet collaboratif 2.0

62 Organiser le travail : mur d activités RSE et Intranet collaboratif 2.0

63 Organiser le travail : en mobilité RSE et Intranet collaboratif 2.0

64 Documentaire : cœur de l Intranet et de la collaboration Création Traitement Exploitation GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

65 Création / acquisition Acquisition Acquisition Kofax Module Jcapture Import automatique de documents Import de mails entrant WebDAV Gestion de quotas Edition collaborative Module MS Office Module Libre Office Co-édition Google Doc Partage JDrive (synchronisé 2 sens) GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

66 Traitement Cycle de vie Workflow : validation et archivage Copie de travail Gestion des versions Droits : consultation, modification Sécurité : cryptage des fichiers Valeur ajoutée Classement multiple Recommandation Commentaires Annotations sur le document (Crocodoc) Traitement par lot GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

67 Exploitation Recherche Recherche multi-facettes : Plein texte, Classement, Métadonnées Recherche sur documents externes Consultation Explorateur (navigation) Accès GED externe (CMIS) Accès en mobilité Usage en pièces jointes Multimédia Médiathèque Support Audio, Vidéo Edition d images GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

68 Gestion documentaire & Intranet collaboratif L éditeur Jalios La vision de Jalios Cas clients Aperçu fonctionnel Solution Jalios Mise en œuvre GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

69 1 seule solution tout-en-un : 3 offres GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

70 Jalios JCMS : licence Offre groupe pour les grandes entreprises Large couverture fonctionnelle Sécurité, Robustesse, Performance Ouverte et extensible Intégrabilité dans votre SI

71 Jalios JCMS Edition PME : licence pré-packagée Offre adaptée aux PME Solution prête à l emploi Adapté aux besoins des petites structures Ouverte et extensible S intègre facilement dans votre SI

72 Jalios Agora : offre SaaS Offre souple Mise en œuvre rapide Paiement à l usage Paramétrable selon vos besoins Administration réduite

73 Gestion documentaire & Intranet collaboratif L éditeur Jalios La vision de Jalios Cas clients Aperçu fonctionnel Solution Jalios Mise en œuvre GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

74 Un réseau de partenaires dynamiques Couverture France, Belgique, Espagne, Luxembourg, Suisse Développement au Canada et en Afrique Plus de 400 ingénieurs formés

75 Une communauté active Site de support Partenaires /clients Accès privilégiés Près de inscrits Club utilisateurs Jclub Partage de témoignages Échanges sur la roadmap Ateliers thématiques durant l année

76 Alors, place de la GED dans l Intranet? Coupler le nouvel Intranet avec la GED existante? Votre GED fournit des fonctionnalités spécifiques? Votre GED vous a-t-elle coûté cher? Souhaitez-vous sérialiser les projets Intranet et GED? Possibilité de couplage avec GED externe : Recherche et Navigation Pourquoi aller vers une solution tout-en-un? Eviter les coûts et les limites d intégration technique et fonctionnelle Se focaliser sur les usages et les besoins utilisateur Bénéficier de la synergie entre GED et Intranet collaboratif Profiter de fonctionnalités évoluées et d une grande ergonomie

77 Facteurs clés de succès 1. Viser un Intranet collaboratif couvrant GED et RSE 2. S appuyer sur un conseil externe 3. Faire porter le projet par la direction (collégialement) 4. Définir des objectifs concrets 5. Choisir un logiciel adapté / adaptable 6. Recruter très tôt les animateurs 7. Mener le projet en méthode Agile et dans la durée

78 Venez découvrir Jalios Stand C32 Pour recevoir la présentation Remplissez le formulaire GED et Intranet collaboratif - Documation 2014

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