Site internet LabelFrancÉducation. Notice utilisateur pour l intranet

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1 Site internet LabelFrancÉducation Notice utilisateur pour l intranet Version du 01/09/2014 1

2 SOMMAIRE 1. Présentation générale 2. Connexion 3. Page d accueil 4. Modifier son profil, sa fiche annuaire et son compte 5. Mon établissement 5.1 Modifier la fiche de présentation de l établissement 5.2 Créer des comptes utilisateur pour l établissement 6. Le forum 7. Le wiki 8. Espace documentaire 9. Offres d emploi 10. Création d une actualité 11. Ressources culturelles francophones privées Page 3 Page 4 Page 5 Page 6 Page 7 Page 8 Page 11 Page 12 Page 14 Page 15 Page 17 Page 18 Page 23 2

3 1. Présentation générale L espace privé permet selon les profils des utilisateurs : - la gestion des contenus (tous utilisateurs) - la gestion de son profil (tous utilisateurs) - l accès à l annuaire (tous utilisateurs) - l accès à la fiche de son établissement (utilisateurs chef d établissement) - de déposer des documents et des articles (tous utilisateurs) - de participer au forum (tous utilisateurs) - de déposer des offres d emploi (utilisateur chef d établissent et Poste diplomatique) - de déposer des actualités (utilisateur poste diplomatique) - d accéder à des ressources privées (tous utilisateurs) 3

4 2. Connexion L intranet (espace privé du site est accessible via le bouton «Se connecter» dans le bandeau supérieur de la page, ou via le lien direct : Une fois connecté, les mentions «espace privé» «Modifier compte» «Déconnexion» apparaissent dans le bandeau supérieur en haut à gauche de la page. Elles seront présentes sur toutes les pages du site jusqu à la déconnexion de l utilisateur. 4

5 3. Page d accueil Lors de la connexion, l utilisateur se trouve sur la page accueil de l espace privé. A partir de cette page est selon ses droits l utilisateur peut, en utilisant le menu grisé de gauche. 1. Modifier son profil qui est relié à sa fiche annuaire. Si ses droits l y autorisent il peut modifier les fiches d autres utilisateurs (en tant que chef d établissement) 2. Modifier son propre compte. 3. Avoir accès à tout l annuaire 4. Modifier ou non la fiche de son établissement selon ses droits. 5. Avoir accès en lecture et en écriture au forum 6. Avoir accès en lecture et en écriture au wiki 7. Avoir accès en lecture et en écriture au dépôt de document 8. Ajouter des actualités pour certains rôles 9. Créer des offres d emploi pour certains rôles 10. Avoir accès aux ressources culturelles francophones privées 5

6 4. Modifier son profil, sa fiche annuaire et son compte En cliquant sur «Ma fiche personnelle» dans le menu vertical grisé de gauche de l espace privé, l utilisateur accède à ses données et peut les modifier Sur «modifier fiche», il peut modifier son nom, prénom, pays, fonction, discipline Sur «modifier compte», il peut modifier son nom d'utilisateur, son mot de passe actuel, son adresse de courriel, Sur «les contributions», il peut voir en un seul coup d œil ses contributions sur les différents outils de l espace privé. En accédant à l entrée annuaire, il pourra non seulement voir sa fiche mais également celle des autres utilisateurs. Les comptes qui sont autorisés (les postes diplomatiques et les responsables d établissements) ont en plus sur certaines fiches un bouton «modifier» qui permet de mettre à jour les fiches dont ils sont responsables. Le responsable d établissement peut créer des nouveaux membres liés à son établissement (dans l entrée mon établissement) 6

7 5. Mon établissement Le poste diplomatique et le responsable d établissement ont des droits sur les fiches de présentation des établissements. Ils peuvent en modifier les contenus via les boutons «Mon établissement», «Modifier», «Les membres», «Ajouter un membre» Le bouton «Mon établissement» permet de visionner la fiche de l établissement Le bouton «modifier» permet d agir sur le contenu et les champs de la fiche de présentation de l établissement : la description en français, en langue locale, le niveau, les liens, les images, les coordonnées ainsi que les contacts. Le bouton «Les membres» disposant d un compte pour l espace privé. permet de consulter la liste des membres de l établissement Le bouton «Ajouter un membre» permet (au chef d établissement uniquement) de créer des comptes pour de nouveaux utilisateurs de son établissement (les enseignants). 7

8 5.1 Modifier la fiche de présentation de l établissement Pour modifier le contenu et les champs de la fiche de présentation de l établissement, il faut soit passer par le lien «Mon établissement» su menu vertical de gauche dans l espace privé : Soit cliquer sur l onglet «Modifier» qui apparait en haut de la fiche de l établissement sur la partie publique du site : Sont modifiables : la description en français, en langue locale, le niveau, les liens, les images, les coordonnées ainsi que les contacts. Les champs suivis d un astérisque rouge sont obligatoires. Une fois les informations entrées, cliquer sur le bouton «enregistrer» en bas de page pour les sauvegarder. 8

9 Les champs «Description» (en français et en langue locale) disposent d outils de base d édition de texte (taille, couleur, etc ) Les champs «niveaux» permettent d indiquer les niveaux labélisés LabelFrancÉducation Les champs «Lien» (accueil et page), permettent d ajouter un lien vers le site internet de l établissement et éventuellement sur la page internet dédiée à la section francophone. Il convient d entrer un titre pour le lien et le lien lui-même : 9

10 Le champ «image» permet de charger une ou plusieurs images. La première image chargée est celle qui apparaitra sur la fiche établissement, les suivantes seront visibles par l utilisateur lorsqu il clique sur le lien «Galerie de photos» Pour charger une image, il convient de sélectionner le fichier image sur l ordinateur, grâce au bouton «Parcourir», puis de la mettre en ligne via le bouton «Transférer» Les champs «contacts» (recrutement et famille) permettent de définir à qui sont envoyés les messages et questions soumises éventuellement par les visiteurs du site via un formulaire. Pour ajouter un contact, il faut au préalable que la personne dispose d un compte pour l espace privé du site (voir ci-dessous pour la création de compte et l ajout de membre). Il suffit ensuite de commencer à taper le nom de la personne dans le champ et la sélectionner parmi les propositions qui s affichent 10

11 5.2 Créer des comptes utilisateur pour l établissement Les utilisateurs «Responsable d établissement» ont la possibilité d ajouter un membre ou de modifier sa fiche. Ils peuvent créer des comptes pour les enseignants et membres de l équipe de leur établissement afin que ceux-ci puissent avoir accès : aux outils collaboratifs : annuaire, forum, wiki et partage de fichiers. Le responsable de l établissement peut choisir de «Notifier l'utilisateur de la création de son nouveau compte» en cochant une simple case. 11

12 6. Le forum Le forum est un espace de discussion et d échanges entre les membres de l espace privé du site labelfranceduction.fr, il est accessible à tous les utilisateurs connectés (poste diplomatique, responsable établissement, enseignant). Chacun peut déposer des messages en créant des nouveaux messages ou en répondant aux anciens. Comme sur un forum classique. 12

13 Les réponses à une question engendrent des notifications au créateur de la discussion, ainsi qu aux autres membres y ayant déjà répondu. Grace à l outil de tri de bas de page, les messages peuvent être classés 13

14 / Créer un événement dans la rubrique «Danse, Cinéma, Musique, Café 7. Le wiki Littéraire, Colloques, Jeudis de l IMA» Le wiki est un espace de collaboration autour d articles, il est accessible à tous les utilisateurs connectés (poste diplomatique, responsable établissement, enseignant). L utilisateur peut créer un nouvel article Il peut également commenter ou modifier les articles qui sont déposés La liste des articles peut être classée par les items du haut des listes (Thèmes, titre, auteur). 14

15 8. Espace documentaire L espace documentaire permet à tous les profils (poste diplomatique, responsable établissement, enseignant) de déposer des documents Chaque utilisateur peut les consulter et les télécharger. Tous les fichiers sont classés pour une organisation optimale. Lors de l ajout d un nouveau document l utilisateur doit remplir les champs concernant le fichier : fichier à choisir, nom, place dans l organisation, description 15

16 Chaque document possède sa propre petite fiche, au clic sur le titre, voici ce qui apparait : Téléchargement permet de télécharger le document Modifier, de modifier les données des fichiers (nom, Répertoire ) Nouvelle version données originelles de créer une nouvelle version du document tout en conservant les Supprimer, c est la suppression complète Verrouiller, attention car il suffit de cliquer sur verrouiller pour empêcher les autres utilisateurs d accéder au document Abonnement, abonné vous serez informé de toute nouvelle version de ce fichier si l utilisateur est Enfin la notification permet d alerter tous les membres du site qui ont accès à ce dossier afin de les alerter. Un lien vers ce fichier sera inclus 16

17 9. Offres d emploi L espace privé permet aux chefs d établissements et aux postes diplomatiques de créer et de gérer leurs offres d emploi et de les diffuser sur le site du label. Le grand public pourra ensuite les consulter sur la page 17

18 10. Création d une actualité L utilisateur poste diplomatique à des droits étendus, il a en plus des droits classiques, la possibilité de déposer des actualités qui apparaitront pour le grand public en page d accueil du site et sur la page actualités Les établissements doivent contacter leur poste diplomatique s ils souhaitent que celui-ci publie une actualité les concernant. Dans l espace privé, cliquer sur le bouton «Créer une actualité» dans le menu vertical de gauche et remplir les différents champs (cf conseils intégrés sur les illustrations suivantes): 18

19 19

20 20

21 Voilà comment apparaissent les informations entrées dans les différents champs : -Sur le bandeau en page d accueil : - dans la liste des actualités : 21

22 Lorsque les champs sont remplis, cliquer sur «Enregistrer». L actualité est alors envoyée au webmestre LabelFrancEducation pour validation. Elle sera publiée rapidement. 22

23 11. Ressources culturelles francophones privées Chaque utilisateur identifié à accès à la page des ressources privées Les administrateurs principaux du labefranceducation créent ce contenu de ressources culturelles francophones. Elles ne sont diffusées que sur cette partie de l espace privée. Le grand public à des ressources également mais il accède uniquement aux données publiques. 23

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