Accès à l information Lignes directrices de catalogage à l intention du personnel des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan

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1 Accès à l information Lignes directrices de catalogage à l intention du personnel des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan 2013

2 Accès à l information : lignes directrices de catalogage à l intention du personnel des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan [ressource électronique] Inclut des références bibliographiques. ISBN: (Manitoba) ISBN: (Saskatchewan) 1. Catalogage Guides, manuels, etc. 2. Traitement (Bibliothèques) Guides, manuels, etc. 3. Bibliothèques scolaires Normes. I. Saskatchewan. Ministère de l Éducation de la Saskatchewan. II. Manitoba. Éducation Manitoba Toutes les mesures ont été prises pour citer convenablement les sources originales et pour respecter la législation sur les droits d auteur. S il existe des cas où cela n a pas été fait, veuillez le signaler au ministère de l Éducation de la Saskatchewan ou à Éducation Manitoba pour que nous remédiions à toute omission. Acceès à l Information: Lignes directrices de catalogage à l intention du personell des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan

3 Accès à l information Lignes directrices de catalogage à l intention du personnel des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan 2013 Ministère de l Éducation de la Saskatchewan et Éducation Manitoba

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5 Table of Contents Remerciements... vii Avant-propos... ix À l appui du changement : mise en oeuvre et renouvèlement... x Chapitre 1 : Pratiques de catalogage à l intention des bibliothèques scolaires Raison d être Normes Normes de catalogage des bibliothèques scolaires Normes des systèmes intégrés de gestion de bibliothèque (SIGB) Comment parvenir à un catalogage normalisé Catalogage commercial Catalogage dérivé ou existant Catalogage original Codes à barres Communication des politiques et des procédures Exceptions aux normes...5 Chapitre 2 : Organisation des services de bibliothèques scolaires Politique, lignes directrices et procédures Logiciel de bibliothèque favorisant la collaboration Qualifications du personnel de catalogage Modèles de services de catalogage Services de soutien...7 Chapitre 3 : Organisation de la collection Politique, lignes directrices et procédures relatives au développement des collections Types de ressources d apprentissage à cataloguer Déterminer les catégories de ressources dans une collection de bibliothèque scolaire Installation d une collection de bibliothèque scolaire...9 Chapitre 4 : Règles et autorités Normes de catalogage MARC Règles de catalogage anglo-américaines révisées (RCAA2) Ressources : Description et Accès (RDA) Vedettes-matière et autorités Classification et autorités Dictionnaires...11 Chapitre 5 : Catalogage MARC pour les bibliothèques scolaires Pourquoi la norme MARC est-elle nécessaire? Termes et définitions de MARC Zones Étiquettes...12 Table des matières iii

6 5.2.3 Indicateurs Sous-zones, codes de sous-zones et délimiteurs Ponctuation Guide MARC Zones de contrôle (00X) Catalogage des publications en série Principales zones MARC 21 et exemples...14 Chapitre 6 : Catalogage descriptif des livres Guide (Étiquette MARC 000) Zones de contrôle (Étiquettes MARC ) Numéro de contrôle (Étiquette MARC 001) Zone des éléments de données de longueur fixe Caractéristiques matérielles additionnelles (006) (R) ) Zone fixe de description matérielle (007) (R) Éléments de données de longueur fixe Renseignements généraux (008)(NR) ISBN (Étiquette MARC 020) Choix de vedette principale Vedette principale : Nom de personne (MARC 100) Vedette principale : Nom de collectivité (MARC 110) Vedettes secondaires pour nom de personne et nom de collectivité (MARC 700 et 710) Vedette principale au titre (Étiquette MARC 245) Vedette principale au titre Livres avec mention d éditeur ou de compilateur (MARC 245) Vedette principale au titre Livres avec mention d adaptateur (Étiquette MARC 245) Zones de titre ou associées au titre Titre (Étiquette MARC 245) Mention de responsabilité (Étiquette MARC 245 $c) Mention d édition (Étiquette MARC 250 $a) Données de publication (Étiquette MARC 260) Description matérielle (Étiquette MARC 300) Mention de collection (Étiquette MARC 490; ancienne étiquette 440) Notes (Étiquette MARC 5XX)...48 Chapitre 7 : Catalogage descriptif des non-livres Indication générale du genre de document (IGGD) (Étiquette MARC 245 $h) Indication spécifique du genre de document) Enregistrements vidéo Ressources électroniques Enregistrements sonores Ensembles multi-supports Périodiques, revues ou publications en série Liaison au document prédécesseur (MARC 780) et Liaison au document successeur (MARC 785). 57 iv Acceès à l Information: Lignes directrices de catalogage à l intention du personell des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan

7 Chapitre 8 : Vedettes-matière (Étiquette MARC 6XX) Terminologie Listes de vedettes-matière faisant autorité Attribution des vedettes-matière Vedettes-matière locales Utilisation de vedettes spécifiques Vedettes pour les romans et les albums Références aux documents ou aux regroupements des programmes d études...61 Chapitre 9 : Classification Albums et petits romans Romans Ouvrages documentaires Attribution d un indice Dewey Biographies...63 Chapitre 10 : Ressources - Description et accès (RDA) Comprendre la norme RDA Cadre théorique Environnement numérique Portée élargie Lien avec les RCAA Contexte International National Provincial Normes existantes et RDA RCAA MARC Changements importants découlant de la norme RDA Mise en oeuvre de RDA Perfectionnement professionnel Phase de transition Avantages de la norme RDA...69 Chapitre 11 : Ressources de catalogage Sources des notices de catalogage lisible par machine (MARC) Bibliothèques qui autorisent la reproduction des notices MARC Ressources Web de code source ouvert (gratuites) Services d abonnement sur le Web Vendeurs de notices MARC WebExport: Exportation de notices catalographiques aux bibliothèques scolaires du Manitoba. 73 Table des matières v

8 11.2 Sources d information sur le catalogage et d autres sujets connexes Livres Ressources Web de code source ouvert (gratuites) Services d abonnement sur le Web...77 Glossaire Annexe A : Enregistrement de l information sur les programmes d études de la Saskatchewan dans les notices MARC Annexe B : Enregistrement de l information sur les programmes d études du Manitoba dans les notices MARC Annexe C : Normes de catalogage pour les bibliothèques scolaires Annexe D : Suggestions de descriptions de rôles pour le personnel de bibliothèque scolaire Rôles des membres du personnel de la division scolaire...91 Rôles des membres du personnel de l école...92 Liste de références vi Acceès à l Information: Lignes directrices de catalogage à l intention du personell des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan

9 Remerciements Le ministère de l Éducation de la Saskatchewan et Éducation Manitoba tiennent à remercier les membres suivants du groupe de travail pour leur contribution. Ils souhaitent également remercier l équipe du Manitoba qui a rédigé le document de 1997 intitulé Cataloguing and Processing: A Resource for School Library Personnel, dont s inspire le présent document. Christy Andrews Bibliotechnicienne École Holy Cross Prince Albert Roman Catholic School Division Prince Albert, Saskatchewan Joanne Beltramini Coordonnatrice, Services d information et de bibliothèque Regina Roman Catholic School Division Regina, Saskatchewan Lynette Chartier Directrice Direction des ressources éducatives françaises Bureau de l éducation française Éducation Manitoba Winnipeg, Manitoba Wenda Dickens Directrice par intérim Direction des ressources éducatives Éducation Manitoba Winnipeg, Manitoba Marlis Duff Bibliotechnicienne Prairie South School Division Moose Jaw, Saskatchewan Sharon Gabora Senior Manager, Learning Resources Student Achievement and Supports Branch Ministère de l Éducation de la Saskatchewan Regina, Saskatchewan Carrie Hazelwood Bibliotechnicienne Saskatchewan Rivers School Division Prince Albert, Saskatchewan Don Kindopp Coordonnateur des bibliothèques (Automatisation) South East Cornerstone School Division Estevan, Saskatchewan Paulette Leclerc Enseignante-bibliothécaire Division scolaire River East Transcona Winnipeg, Manitoba Kathy Atkin Coordonnatrice des services de bibliothèque Division scolaire Louis-Riel Winnipeg, Manitoba Jonine Bergen Bibliothécaire St. Paul s High School Winnipeg, Manitoba Laura Cowie Chef, Services de soutien aux bibliothèques Division scolaire de Winnipeg Winnipeg, Manitoba Shona Dippie Coordonnatrice provinciale du catalogage Provincial Library and Literacy Office Ministère de l Éducation Regina, Saskatchewan Colette Fischer (jusqu en décembre 2009) Coordonnatrice, Ressources d apprentissage Greater Saskatoon Catholic School Division Saskatoon, Saskatchewan Val Gerrard Library Technical Services Manager Information and Library Services Regina Roman Catholic School Division Regina, Saskatchewan Kathy Jones Bibliotechnicienne, St. Peter s School Light of Christ Roman Catholic School Division Unity, Saskatchewan Isla Kramble Bibliotechnicienne principale Prairie Spirit School Division Warman, Saskatchewan Judy Nicholson Conseillère à contrat Student Achievement and Supports Branch Regina, Saskatchewan Remerciements vii

10 Harriet Roy Assistant Director Pahkisimon Nuyeah Library System (PNLS) La Ronge, Saskatchewan Darla Stroeder Bibliotechnicienne Regina Public School Division Regina, Saskatchewan Sharon Taylor Bibliothécaire Direction des ressources éducatives françaises Bureau de l éducation française Manitoba Education Winnipeg, Manitoba Bonnie Wagner Bibliotechnicienne Prairie Valley School Division Regina, Saskatchewan Deidra Wallace Chef d équipe, Gestion des données bibliographiques Section des ressources pédagogiques Direction des ressources éducatives Éducation Manitoba Winnipeg, Manitoba Ghyslain Sabourin (jusqu en février 2010) Manager, Library Network Development Provincial Library and Literacy Office Ministère de l Éducation de la Saskatchewan Regina, Saskatchewan Sarah Sutherland Interoperability Librarian (jusqu en janvier 2010)) Manager, Library Network Development (de février 2010 à octobre 2010) Provincial Library and Literacy Office Ministère de l Éducation de la Saskatchewan Regina, Saskatchewan John Tooth Coordonnateur/Conseiller en droits d auteur Section des ressources pédagogiques Direction des ressources éducatives Éducation Manitoba Winnipeg, Manitoba Atarrha Wallace (jusqu en janvier 2010) Chef d équipe, Gestion des données bibliographiques Section des ressources pédagogiques Direction des ressources éducatives Éducation Manitoba Winnipeg, Manitoba En outre, le ministère de l Éducation de la Saskatchewan et Éducation Manitoba tiennent à remercier les personnes suivantes pour leurs conseils et leur soutien Ellen Basler Coordonnatrice du catalogage Provincial Library and Literacy Office Ministère de l Éducation Regina, Saskatchewan Joan Elliott Enseignante-bibliothécaire/gestionnaire Stewart Resources Centre Saskatchewan Teachers Federation Saskatoon, Saskatchewan Lisa O Hara Chef des services techniques Bibliothèques de l Université du Manitoba Winnipeg, Manitoba Marian Driedger Bibliotechnicienne Stewart Resources Centre Saskatchewan Teachers Federation Saskatoon, Saskatchewan Karen Klein Opératrice en éditique Student Achievement and Supports Branch Ministère de l Éducation Regina, Saskatchewan Marianne Reid Bibliothécaire chargée du catalogage Bibliothèque John E. Robbins Université de Brandon Brandon, Manitoba viii Acceès à l Information: Lignes directrices de catalogage à l intention du personell des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan

11 Avant-propos S inspirant de normes internationalement reconnues, la présente publication fournit des lignes directrices au personnel des bibliothèques scolaires de deux provinces pour le catalogage des ressources d apprentissage dans un système intégré de bibliothèque. Le document intitulé Accès à l information : Lignes directrices de catalogage à l intention du personnel des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan explique comment l information pertinente doit être codée dans les notices en format MARC 21 (catalogage lisible par machine). Il porte également sur l organisation des collections des bibliothèques scolaires et sur les répercussions de la RDA (Ressources Description et Accès), la nouvelle norme de catalogage qui remplace les Règles de catalogage anglo-américaines (RCAA2). L application de ces lignes directrices dans les systèmes intégrés de bibliothèque (SIGB) et dans toutes les écoles peut grandement faciliter l accès de tous les utilisateurs à une multitude de ressources d apprentissage, et permettre de surmonter des obstacles comme les distances géographiques ou encore les collections limitées des petites écoles. En étant exposés à des pratiques de catalogage uniformisées, les élèves se familiarisent avec des conventions et des stratégies de recherche pouvant être utilisées dans toutes les autres bibliothèques qui respectent les normes internationales. Toutefois, les bibliothèques scolaires fournissent généralement plus de données dans leur catalogage que les bibliothèques régionales ou publiques en raison des besoins des utilisateurs (p. ex. renseignements sur les programmes d études). Les bibliothèques scolaires incluent aussi des documents pédagogiques et professionnels spécialisés dans leurs collections. Au Manitoba Au début de 1997, une publication sur les normes de catalogage a fourni quelques recommandations dans ce domaine. Actuellement, le service d exportation de notices (WebExport) d Éducation Manitoba permet aux deux bibliothèques du ministère de fournir des données de catalogage en français et en anglais.. En Saskatchewan Les bibliothèques régionales et publiques ont formé un consortium, appelé Saskatchewan Information & Library Services (SILS), qui prévoit une base de données commune pour leurs ressources de bibliothèque. Les normes de catalogage de ce consortium sont mentionnées dans le présent document et la plupart des normes recommandées correspondent aux normes minimales de catalogage pour les SILS. Les SILS pourraient servir de modèle pour les services de bibliothèque des divisions scolaires.. Le catalogage ne doit être entrepris que par du personnel qualifié. (Le Chapitre 2 explique en détail les qualifications nécessaires.) Le présent document est destiné au personnel des divisions et des districts scolaires, mais, pour en faciliter la lecture, seules sont mentionnées les divisions scolaires. Il porte principalement sur les systèmes intégrés de bibliothèque à l échelle des divisions. Tout comme les systèmes des divisions, les systèmes de bibliothèque des écoles tirent profit de données uniformes, mais ils ne permettent pas d accéder à l information sur les fonds des autres bibliothèques de la division scolaire. L expression système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) est employée dans tout le document même si, dans certains endroits, on parle de système intégré de bibliothèque (SIB). La mise en œuvre des lignes directrices de catalogage dans les bibliothèques scolaires devrait contribuer à l efficacité accrue des services de bibliothèque dans les écoles et enrichir ainsi les expériences d apprentissage et d enseignement des élèves et des éducateurs du Manitoba et de la Saskatchewan. À l appui du changement : mise en oeuvre et renouvèlement ix

12 À l appui du changement : mise en oeuvre et renouvèlement Le ministère de l Éducation de la Saskatchewan et Éducation Manitoba s engagent à collaborer avec les partenaires du milieu de l éducation pour mettre en oeuvre les lignes directrices de catalogage. La mise en oeuvre des nouvelles lignes directrices, ainsi que l organisation d activités continues de perfectionnement professionnnel et de soutien, peuvent se dérouler à l échelle d une école ou d une division scolaire. Lors de cette mise en oeuvre, il est recommandé d informer la communauté locale des changements qui se produisent dans les écoles. Les intervenants qui voudront se charger de la mise en oeuvre des lignes directrices énoncées dans le présent document peuvent inclure des membres du personnel de l école ou de la division scolaire, dont les suivants : catalogueurs, bibliothécaires-enseignants, administrateurs et consultants en bibliothèques scolaires. Lors de la mise en oeuvre des changements, il est essentiel de bénéficier du soutien et du leadership de l administration, à la fois au niveau de l école et à celui de la division scolaire. Les écoles et divisions scolaires du Manitoba qui veulent de l aide relativement aux sujets traités dans le présent guide peuvent s adresser à l une ou l autre des personnes suivantes : Directeur Direction des ressources éducatives Division des programmes scolaires Éducation Manitoba 1181 av. Portage, bureau 211 WINNIPEG MB R3G 0T3 Téléphone: Sans frais: , poste 4853 Téléc: Director Dir. du dév. et de l implantation des programmes Division du Bureau de l éducation française Éducation Manitoba 1181 av. Portage, bureau 509 WINNIPEG MB R3G 0T3 Téléphone: Sans frais: , ext Téléc: Les écoles et divisions scolaires de la Saskatchewan qui veulent de l aide relativement aux sujets traités dans le présent guide peuvent s adresser à l une ou l autre des personnes suivantes : Directeur Student Achievement and Supports Branch Ministère de l Éducation 2220 College Avenue REGINA SK S4P 4V9 Téléphone: Téléc: Gestionnaire principal, Ress. d apprentissage Student Achievement and Supports Branch Ministère de l Éducation 2220 College Avenue REGINA SK S4P 4V9 Téléphone: Téléc: Le présent guide a été élaboré pendant la période de transition de la communauté internationale des bibliothèques à la norme RDA. Il faudra donc que les utilisateurs se familiarisent avec cette norme et s adaptent aux changements à mesure qu elle sera mise en place. Le présent document sera mis à jour lorsqu un certain nombre de modifications exigeront que des révisions y soient apportées. x Acceès à l Information: Lignes directrices de catalogage à l intention du personell des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan

13 Chapitre 1 : Pratiques de catalogage à l intention des bibliothèques scolaires 1.1 Raison d être Pour que les élèves et le personnel tirent le plus grand profit des ressources éducatives de l école, il faut clairement déterminer la nature, l étendue, l interdépendance et l emplacement de ces ressources. Les bibliothèques scolaires font partie d un réseau d information de plus en plus vaste et devraient donner accès à des renseignements qui respectent les normes nationales et internationales. Dans une division scolaire, les catalogues collectifs peuvent faciliter l accès des élèves aux ressources d apprentissage, en particulier s ils s accompagnent de politiques efficaces d échange de ressources et de prêts entre bibliothèques. Les bibliothèques scolaires se doivent de préparer les élèves à l avenir en leur donnant accès à des ressources d excellente qualité adaptées aux résultats d apprentissage prévus par les programmes d études. Les élèves doivent savoir localiser, utiliser, créer et partager l information de façon à pouvoir la relier à leurs expériences d apprentissage antérieures et à appliquer leurs connaissances à des situations réelles. Le catalogue de la bibliothèque permet aux utilisateurs de faire ce qui suit : repérer l information de façon efficace sélectionner, ordonner et vérifier les ressources de façon efficace; en ce qui concerne la recherche de l information, acquérir des habiletés pouvant être transférées d une bibliothèque scolaire à une autre bibliothèque scolaire, publique, collégiale, universitaire ou spécialisée. Dans une bibliothèque scolaire, le catalogue permet de faire ce qui suit : montrer les ressources de l école, selon un plan bien défini; décrire ces ressources; diriger les usagers vers des documents semblables; consigner les données relatives à l acquisition et à la publication des documents; indiquer l emplacement des ressources; fournir aux usagers des liens avec les programmes d études; aider les élèves dans leurs recherches. 1.2 Normes La normalisation des données de bibliothèque facilite l échange des données bibliographiques à l échelle locale, provinciale, nationale et internationale, et elle est essentielle dans les systèmes intégrés de bibliothèque (SIGB). À mesure que les collections des bibliothèques grossissent, l accès se complique à moins que l on normalise les données bibliographiques. Des données bibliographiques normalisées peuvent être importées et exportées d un SIGB à un autre, ce qui économise des ressources sur le plan du catalogage. Si le personnel d une bibliothèque scolaire envisage d échanger efficacement des données bibliographiques à l échelle de la division ou de la province, il doit respecter les lignes directrices énoncées dans le présent document. Un SIGB efficace génère un catalogue collectif (c.-à-d. une base de données composée des notices bibliographiques de toutes les bibliothèques scolaires de la division). Un tel catalogue est un excellent outil qui permet à tous les usagers d accéder à l information sur les ressources de l ensemble de la division. Chapitre 1 : Pratiques de catalogage à l intention des bibliothèques scolaires 1

14 1.2.1 Normes de catalogage des bibliothèques scolaires Les bibliothèques nord-américaines recourent principalement à la norme MARC (catalogage lisible par machine) pour coder les données bibliographiques. On recommande l emploi du format MARC 21 dans les systèmes de bibliothèques scolaires. D autres formats internationaux déterminent la façon dont différents aspects du matériel de bibliothèque sont indiqués dans les catalogues des bibliothèques, notamment les suivants : Règles de catalogage anglo-américaines, 2e édition révisée (RCAA2, 2002, dernière mise à jour en 2008) pour le catalogage descriptif; Sears List of Subject Headings, Canadian Subject Headings (CSH), Library of Congress Subject Headings (LCSH), Répertoire de vedettes-matières, ou Vedettes-matières jeunesse; Classification décimale Dewey (CDD); Ressources : description et accès (RDA), la nouvelle norme internationale introduite en 2010 pour le catalogage descriptif. 1.3 Normes des systèmes intégrés de gestion de bibliothèque (SIGB) Au Manitoba Chaque division scolaire établit ses propres critères de sélection en matière de SIGB Ce document part du principe selon lequel la division scolaire a déjà mis en place un SIGB. Le SIGB permet à l ensemble des élèves et des membres du personnel d avoir un accès équitable aux ressources de la division scolaire, quels que soient l endroit, l heure de la journée ou la distance géographique. Il est donc à la base de la gestion efficace, économique et équitable des ressources des bibliothèques. Pour parvenir à un niveau élevé de qualité et d uniformité, il faut que la consignation des données soit basée sur des normes. Différents SIGB possèdent des fonctions et des capacités différentes, mais tous ont besoin de données normalisées pour fonctionner correctement. Il est important que le personnel de bibliothèque tienne compte du plan technologique de la division scolaire. Lorsqu il choisit un SIGB, le personnel prendre en considération les éléments suivants : le type de plateforme, le personnel de soutien, les politiques technologiques, la largeur de bande, les réseaux locaux, les ordinateurs à la disposition du personnel et des élèves ainsi que bien d autres éléments. En Saskatchewan Les critères requis pour un SIGB sont énoncés à la page 18 du document intitulé Connections: Policy and Guidelines for School Libraries in Saskatchewan. Pour importer et exporter efficacement des notices bibliographiques, le logiciel doit prévoir ce qui suit : le logiciel Z39.50 pour rechercher et localiser l information dans tous les systèmes informatiques ou dans Internet; la norme MARC 21 pour coder les données bibliographiques; En Saskatchewan Que vous achetiez un premier logiciel ou que vous transfériez les données d un ancien système, vous pouvez trouver des suggestions sur le choix d un logiciel dans l annexe G du document intitulé Connections: Policy and Guidelines for School Libraries in Saskatchewan. la possibilité de créer un catalogue public en ligne (OPAC) pour la division scolaire, de préférence en version Web. 2 Acceès à l Information: Lignes directrices de catalogage à l intention du personell des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan

15 1.4 Comment parvenir à un catalogage normalisé Pour obtenir des notices normalisées, les bibliothèques et les divisions scolaires disposent d un certain nombre d options. Ainsi, elles peuvent : acheter des services de catalogage dans le commerce; se servir du catalogage dérivé ou existant d un autre catalogue ou fournisseur; faire du catalogage original avec des règles et autorités normalisées; opter pour une combinaison des options précédentes. Dans la mesure du possible, il faut obtenir un service de catalogage de source dérivée ou commerciale. Quelles que soient les options retenues, les consommateurs de services de catalogage doivent connaitre les pratiques et les normes établies. Le catalogage original peut prendre beaucoup de temps et exige que les bibliotechniciens soient formés pour veiller à ce qu il respecte les normes Nous ne recommandons pas les méthodes de catalogage conçues localement qui ne sont pas basées sur les normes, car elles obligent parfois à former les usagers à se servir des collections et les connaissances ainsi acquises ne peuvent pas s appliquer à d autres bibliothèques. De plus, avec les changements de personnel, les données de tels systèmes peuvent perdre de leur uniformité, ce qui rend la conversion des données à un format standardisé difficile et couteuse. La formation en catalogage est essentielle pour pouvoir traiter les données bibliographiques en format MARC et pour comprendre les politiques connexes de l école et de la division scolaire Catalogage commercial On entend par catalogage commercial les services de catalogage qui sont maintenant vendus par un certain nombre de sociétés. Il peut varier de l établissement de simples notices pour quelques titres seulement à un service de catalogage complet et sur mesure. Il faut faire attention de choisir un service de catalogage qui respecte les normes établies et qui répond aux besoins locaux. Le catalogage commercial présente les avantages suivants : il exige moins de formation spécialisée et moins de temps de la part du personnel de bibliothèque; il permet au personnel de convertir un catalogue sur fiches ou un système de bibliothèque périmé dans un format électronique; il renforce la cohérence; il réduit la répétition des tâches en ce qui concerne le catalogage des titres courants Catalogage dérivé ou existant On entend par catalogage dérivé ou existant le fait de cataloguer des documents en utilisant des notices bibliographiques existantes provenant de sources variées et en les modifiant pour qu elles respectent les normes locales de catalogage. Il est possible d obtenir des renseignements catalographiques dans ce qui suit : les données de catalogage avant publication (CIP) du document proprement dit; les catalogues d autres bibliothèques; En ce qui concerne la norme RDA... Le catalogage dérivé ou existant utilisant les éléments de la norme RDA ne va pas être disponible avant un certain temps. Au Manitoba Éducation Manitoba fournit des services de catalogage existant normalisé (en français ou en anglais) directement aux SIGB des écoles par l intermédiaire du Service d exportation de notices. Chapitre 1 : Pratiques de catalogage à l intention des bibliothèques scolaires 3

16 une copie de catalogue provenant de la base de données AMICUS de Bibliothèque et Archives Canada. Nota : Il est possible d importer des recherches Z39.50 directement dans des catalogues compatibles. Le catalogage dérivé ou existant permet véritablement d économiser à la fois de l argent et du temps. Cependant, les normes et formats de catalogage peuvent varier d un catalogue à un autre. De toute évidence, cette diversité aura une incidence sur les modifications nécessaires à apporter pour respecter les pratiques locales Catalogage original On entend par catalogage original le catalogage d un ouvrage en examinant certaines parties de cet ouvrage afin d obtenir les renseignements nécessaires pour le décrire. Lorsqu il n existe pas de service de catalogage dérivé, les bibliothèques scolaires doivent faire du catalogage original. Le catalogage original peut s effectuer immédiatement et sur place, mais il présente quelques inconvénients, notamment les suivants : il exige des bibliotechniciens qualifiés ou du personnel ayant reçu une formation spécialisée en catalogage; il prend beaucoup de temps (entrainant souvent une accumulation des ressources non cataloguées); il est difficile pour les catalogueurs non expérimentés (entrainant souvent des erreurs et des incohérences). 1.5 Codes à barres Les codes à barres utilisés sur des publications qui ont été enregistrées dans un SIGB sont particuliers pour ce qui est du codage et de l application. Plusieurs sociétés fournissent des codes à barres adaptés aux ouvrages de bibliothèque. Les bibliothèques se servent souvent des types Codabar Product ou Code 39. Elles doivent veiller à ce que le code à barres choisi puisse être lu par leurs lecteurs et réponde à leurs besoins. Nous leur recommandons de ne pas changer leurs codes à barres après avoir commencé à en utiliser un type dans leur système. Chaque division scolaire doit veiller à ce que ses codes à barres possèdent des numéros uniques pour chaque école. Pour que le SIGB et le catalogue public en ligne (OPAC) soient efficaces, tout le travail doit être effectué de façon cohérente au sein de la division scolaire. Les notices doivent être établies dans des formats normalisés et selon des règles et autorités également normalisées pour faciliter le passage à tout autre logiciel dans l avenir. 1.6 Communication des politiques et des procédures Idéalement, chaque division scolaire devrait élaborer un manuel des politiques et des procédures pour informer le personnel de toutes les bibliothèques de façon cohérente sur le catalogage et le traitement du matériel de bibliothèque dans toute la division. L information porterait également sur la sélection des ressources d apprentissage, les consignes d élagage, les codes d emplacement, les procédures comptables et toutes les autres tâches liées à la gestion des ressources de bibliothèque. En Saskatchewan Pour trouver un exemple de politique de catalogage des SILS (bibliothèques publiques), consulter Cataloguing. En Saskatchewan Les SILS exigent l utilisation du Codabar à 14 chiffres.. Pour que le SIGB et le catalogue public en ligne (OPAC) soient efficaces, tout le travail doit être effectué de façon cohérente au sein de la division scolaire. Les notices doivent être établies dans des formats normalisés et selon des règles et autorités également normalisées pour faciliter le passage à tout autre logiciel dans l avenir. 4 Acceès à l Information: Lignes directrices de catalogage à l intention du personell des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan

17 1.6.1 Exceptions aux normes Dans certains cas, le personnel de catalogage de la division scolaire peut décider de s écarter de l une des normes en ce qui concerne la disposition de l information, la langue ou le dictionnaire utilisé. Il peut aussi adopter un terme unique ou ajouter une norme particulière. Quand de tels changements sont établis et destinés à être utilisés dans les notices de catalogage, il faut les appliquer de façon cohérente et les consigner dans un manuel des procédures que l on peut consulter. L information doit être communiquée régulièrement à l ensemble du personnel chargé des notices de façon qu il puisse traiter les notices de façon appropriée. L introduction de pratiques, de vocabulaires ou de données non normalisés dans les notices catalographiques doit tenir compte de la fonctionnalité du SIGB et peut avoir des implications à long terme sur l interopérabilité des données. En ce qui concerne la norme RDA... Par souci d uniformité, les divisions scolaires doivent s informer des changements apportés au format MARC en raison de la nouvelle norme RDA qu elles intègrent dans leurs pratiques de catalogage. Chapitre 1 : Pratiques de catalogage à l intention des bibliothèques scolaires 5

18 Chapitre 2 : Organisation des services de bibliothèques scolaires Parmi les éléments clés permettant d obtenir des services de bibliothèques scolaires efficaces qui favorisent le succès des élèves et l apprentissage à vie, citons les suivants : une politique, des lignes directrices et des procédures clairement définies qui reposent sur les pratiques exemplaires actuellement en place dans les services de bibliothèque; un logiciel de bibliothèque qui fournit des services comme le catalogue public en ligne (OPAC), des notices bibliographiques en format MARC 21, et qui respecte les normes de façon à permettre la collaboration; un personnel de catalogage compétent; f des modèles efficaces de services de catalogage; des services de soutien technologique. 2.1 Politique, lignes directrices et procédures Il faut communiquer clairement la politique de la division scolaire à tous les intervenants pour qu elle soit bien comprise et pour favoriser la mise en oeuvre et l entretien d un service de bibliothèque fonctionnel et de première qualité. Il faut également aborder régulièrement les questions de politique portant sur les prêts entre bibliothèques, l investissement dans la formation, la mise à jour du logiciel de bibliothèque et le contrôle continu de ce logiciel pour qu il reste fiable et fonctionnel. Les lignes directrices concernant la dotation, la livraison d ouvrages et autres sujets semblables vont avoir des incidences d ordre budgétaire et doivent s harmoniser avec le travail anticipé et les aspects pratiques de la gestion efficace des données et des ressources d apprentissage Des politiques et méthodes cohérentes expliquées dans des documents de lignes directrices ont d énormes répercussions sur la qualité des données du SIGB et sur l utilisation efficace du temps du personnel. 2.2 Logiciel de bibliothèque favorisant la collaboration La sélection du SIGB peut provenir d un désir, ou se traduire par un désir, de collaborer avec d autres divisions scolaires ou même de partager des services de bibliothèque avec une bibliothèque publique locale ou régionale. Dans ce contexte, il est important de prendre en considération les caractéristiques du logiciel et des données de bibliothèque. Les divisions scolaires peuvent choisir de partager les avantages économiques de l achat en commun d un logiciel de bibliothèque. Dans le cas d une division scolaire où une école dispose d une bibliothèque conjointe avec une bibliothèque publique, il faut peser le pour et le contre d une bibliothèque conjointe par opposition à un logiciel unique pour toute la division. Quelle que soit la formule retenue, les données bibliographiques doivent être consignées de façon cohérente et selon des normes communes. En Saskatchewan L annexe G du document intitulé Connections: Policy and Guidelines for School Libraries in Saskatchewan soulève diverses questions liées à l achat d un logiciel de bibliothèque, notamment la conformité aux normes, les bibliothèques conjointes, etc. L achat d un logiciel de bibliothèque conforme aux normes permet notamment de faire des économies et de partager des données bibliographiques entre bibliothèques scolaires et même avec les bibliothèques publiques. 6 Acceès à l Information: Lignes directrices de catalogage à l intention du personell des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan

19 2.3 Qualifications du personnel de catalogage En ce qui concerne la norme RDA... Le personnel de catalogage doit se tenir au courant de l évolution du monde du catalogage en utilisant les ressources mentionnées au Chapitre 11 et en profitant d occasions d apprentissage comme les webinaires consacrés à la norme RDA. Le catalogage doit être assuré par un personnel qualifié. Nous recommandons notamment que le personnel soit titulaire d un certificat de bibliotechnicien, d un diplôme en bibliothéconomie et technologie de l information du SIAST (campus Kelsey de Saskatoon), d un diplôme en bibliothéconomie et technologie de l information du Red River College, ou d un équivalent provenant d autres établissements provinciaux agréés. Un certain nombre d établissements canadiens offrent également un programme de maitrise en bibliothéconomie et en science de l information (MBSI). Ces programmes permettent aux participants d approfondir leurs connaissances et leurs compétences, et aussi de mieux comprendre la théorie et la pratique de la bibliothéconomie et de la science de l information. Des cours de catalogage font généralement partie de ces programmes et sont parfois obligatoires. Les bibliothécaires-enseignants peuvent participer au catalogage en fournissant des renseignements sur les liens entre les ressources d apprentissage et les programmes d études et en faisant des suggestions de notes et de vedettes pour que les utilisateurs trouvent facilement les ressources dans la bibliothèque Modèles de services de catalogage Les divisions scolaires doivent déterminer le modèle de services de catalogage qu elles vont adopter. Certaines peuvent choisir un service centralisé composé de bibliotechniciens qualifiés et d un personnel de soutien chargés de gérer les tâches liées au SIGB et d enregistrer dans le système les données bibliographiques normalisées. D autres peuvent opter pour un modèle propre à l école où des bibliotechniciens compétents assument la totalité ou une partie des responsabilités de catalogage. Les deux formules ont des incidences positives et négatives. Portée à un autre niveau, la formule du service centralisé peut s appliquer à deux divisions scolaires, ou plus, qui entreprennent ensemble le catalogage des ressources à partir d un service central. Elle peut aussi déboucher sur un échange de données bibliographiques à l échelle de la province, comme pour le Service d exportation de notices du Manitoba. Elle garantit l entrée de données de grande qualité dans les notices bibliographiques et une conformité constante aux normes. Elle peut aussi permettre de faire des économies en réduisant la répétition des tâches. 2.5 Services de soutien En Saskatchewan L annexe D du document intitulé Connections: Policy and Guidelines for School Libraries in Saskatchewan mentionne des descriptions de rôle. Pour qu un SIGB soit efficace, il faut que la technologie fasse partie intégrante du service offert. Il est important que les bibliothèques disposent d un matériel informatique moderne à l appui du logiciel. Il est essentiel également que le personnel de bibliothèque soit au premier rang du processus de planification et de décision en matière de technologie, tant au niveau de la division qu au niveau de la province. Les vendeurs constituent une autre source de soutien. Ils sont souvent en mesure de fournir des conseils pour régler les problèmes quotidiens ou pour préparer le transfert des données vers un nouveau SIGB. Chapitre 2 : Organisation des services de bibliothèques scolaires 7

20 Chapitre 3 : Organisation de la collection Les bibliothèques scolaires offrent un éventail de ressources unique pour les besoins d enseignement et d apprentissage des enseignants et des élèves. Même si toutes les bibliothèques scolaires possèdent des ouvrages communs, il existe des types de ressources qui sont propres aux besoins et intérêts du personnel et des élèves d une bibliothèque donnée. Étant donné qu elle met l accent sur les programmes éducatifs et qu elle inclut une collection professionnelle, la collection d une bibliothèque scolaire est très différente de celle d une bibliothèque publique. 3.1 Politique, lignes directrices et procédures relatives au développement des collections Chaque division scolaire doit disposer d une politique, de lignes directrices et de procédures pour que les ouvrages de la collection répondent aux critères de sélection, et elle doit clairement définir le processus concernant l inclusion ou l exclusion d ouvrages dans la collection. La politique, les lignes directrices et les procédures doivent également porter sur le catalogage de tous les ouvrages des bibliothèques scolaires de la division et de la collection centrale, s il en existe une. Il faut communiquer la politique de développement de la collection à l ensemble du personnel chargé de la sélection, de l acquisition, du catalogage et de l élagage des ouvrages de la collection d une bibliothèque scolaire. Il faut également inclure dans les procédures un processus visant la consignation des exceptions aux règles de catalogage, ou des cas particuliers d application de ces règles, de façon que les notices soient cohérentes et faciles d accès. 3.2 Types de ressources d apprentissage à cataloguer En Saskatchewan Il est nécessaire qu une division scolaire dispose d une politique et de lignes directrices pour développer la collection, notamment pour la sélection et l exclusion de ressources d apprentissage. En vertu du paragraphe 37(5) de la Loi de 1995 sur l éducation [The Education Act, (5)] et des règlements de 1986 sur l éducation (The Education Regulations, 1986), la commission et le conseil scolaires doivent fournir des services de bibliothèque scolaire et établir des politiques et des normes régissant les bibliothèques scolaires. Les collections incluent généralement des ouvrages comme des albums, des romans, des ouvrages documentaires, des ouvrages non imprimés, des ressources professionnelles et des publications en série. Les décisions concernant la sélection des ouvrages à cataloguer dépend de la capacité du SIGB de générer un catalogue public pouvant être consulté par tout le monde et un autre catalogue réservé au personnel de bibliothèque. Dans les cas où le logiciel possède cette capacité, c est la division scolaire qui décide des ressources comme les manuels scolaires, les manuels de laboratoire, les éditions pour enseignants, les exemplaires multiples (au moins six) de livres utilisés comme jeux de classe, les partitions musicales, le matériel de manipulation pour mathématiques et autre matériel. Il est fondamental d organiser le catalogue de façon qu il n indique que les ouvrages mis à la disposition du groupe d usagers correspondant, soit le personnel ou les élèves. Cela est possible en prévoyant des bases de données distinctes, en masquant certaines notices ou en limitant la recherche par défaut (selon les capacités du SIGB). 3.3 Déterminer les catégories de ressources dans une collection de bibliothèque scolaire Pour établir les catégories des ressources d une bibliothèque scolaire, le personnel peut regrouper les ressources ainsi : 8 Acceès à l Information: Lignes directrices de catalogage à l intention du personell des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan

21 ressources des élèves; ressources professionnelles; ressources destinées aux parents ou tuteurs (facultatif). À l intérieur de chacun de ces groupements, les ressources d apprentissage peuvent être classées de la façon suivante : albums (pouvant inclure les livres de grand format); ouvrages de fiction (p. ex. romans, anthologies de nouvelles, romans en version DVD); ouvrages documentaires (p. ex. dictionnaires, encyclopédies, ouvrages d intérêt général, contes de fées, folklore, ressources pédagogiques). À l intérieur des catégories d albums, d ouvrages de fiction et d ouvrages documentaires, le personnel de bibliothèque trouvera des ouvrages destinés à la fois aux élèves et aux enseignants. De même, il y aura dans toute bibliothèque des sous-divisions dans n importe laquelle de ces catégories en fonction du format ou de l indication générale du genre de document. (Pour des renseignements supplémentaires, consulter la section 7.1 du chapitre 7.) Par souci de cohérence, ces catégories devraient être établies au niveau de la division scolaire pour tous les ouvrages figurant dans le catalogue. Par exemple, le personnel de bibliothèque sera plus susceptible de classer les ressources multimédias en fonction de la forme sous laquelle elles se présentent (p. ex. DVD, enregistrements VHS, CD). Beaucoup de bibliothèques scolaires installent leurs ouvrages de la façon indiquée ci-après. 3.4 Installation d une collection de bibliothèque scolaire Pour déterminer la façon d installer les ressources de la collection, il faut tenir compte de la politique et des lignes directrices à la fois de l école et de la division scolaire. Le classement des divers types de médias et leur circulation est une décision locale. Certaines bibliothèques choisissent parfois d interclasser ou intercaler les types de médias (p. ex. DVD et livres). Voici quelques lignes directrices générales : Ranger les albums sur les rayons en ordre alphabétique par nom de famille de l auteur. Ranger les ouvrages de fiction sur les rayons en ordre alphabétique par nom de famille de l auteur. Diviser les ouvrages documentaires en grands groupes en utilisant comme guide les dix principales classes de Dewey. Séparer les livres qui peuvent être consultés rapidement (p. ex. encyclopédies, dictionnaires, almanachs et atlas). Ces ouvrages formeront le coeur de la collection d ouvrages de référence de la bibliothèque. Ranger les publications en série sur les rayons en ordre alphabétique par titre. Ranger les ressources multimédias séparément sur les rayons, au besoin, ou les interclasser avec des ouvrages imprimés en ordre alphabétique par nom de famille de l auteur (ouvrages de fiction) ou par indice de classification Dewey (ouvrages documentaires). Ranger les ressources professionnelles et autres collections spécialisées séparément sur les rayons et en ordre alphabétique par nom de famille de l auteur ou par cote. Chapitre 3 : Organisation de la collection 9

22 Chapitre 4 : Règles et autorités Des données cohérentes et basées sur des normes sont des indicateurs d une base de données bibliographiques de première qualité. Les systèmes de bibliothèques nord-américains utilisent surtout les données en format MARC 21. Du personnel qualifié examine l ouvrage à cataloguer pour trouver des éléments d information sur sa description matérielle et sur son contenu. Les données sont enregistrées en tenant compte de règles et autorités uniformisées et internationalement reconnues. Les sections ci-après expliquent les règles et autorités que l on utilise régulièrement en Amérique du Nord et mentionnent les chapitres dans lesquels ces sujets sont approfondis. 4.1 Normes de catalogage MARC Le format MARC pour les données bibliographiques est un outil essentiel pour ceux et celles qui travaillent sur des catalogues de bibliothèque. Tout utilisateur du format MARC peut proposer des changements aux formats. Le personnel de l agence d entretien (Library of Congress et Bibliothèque et Archives Canada) rédige, révise et édite les propositions et les documents de discussion deux fois par an et les distribue électroniquement par l intermédiaire du Forum MARC et du site Web MARC. Pour prendre des décisions définitives sur les propositions, les agences d entretien tiennent compte des discussions qui se déroulent deux fois par an aux États-Unis, à l occasion des réunions de MARBI (Machine-Readable Bibliographic Information) et une fois par an au Canada, à l occasion de la réunion du Comité canadien du MARC (CCM), ainsi que des suggestions obtenues par courriel et sur le serveur de liste de diffusion. On procède actuellement à la mise à jour régulière du format MARC pour intégrer la norme RDA. (Il est possible de consulter les mises à jour sur le site Web de la Library of Congress à Le chapitre 11 et la Liste de références fournissent des renseignements sur d autres ressources courantes. Le Chapitre 5 donne des exemples du type de données normalisées qui sont intégrées dans les zones MARC pour pouvoir figurer dans la base de données.) 4.2 Règles de catalogage anglo-américaines révisées (RCAA2) Depuis 2010, les Règles de catalogage anglo-américaines (RCAA2), 2005, régissent les normes internationales de catalogage dans la plupart des pays anglophones. Elles prévoient un certain nombre d options et peuvent être interprétées de diverses façons. Le présent guide suggère des pratiques exemplaires au personnel des bibliothèques scolaires qui cataloguent des ouvrages utilisés au Manitoba et en Saskatchewan. Les RCAA2 permettent d indiquer l auteur, le titre, les données de publication ainsi que les caractéristiques matérielles de chaque document imprimé et non imprimé. (Les Chapitres 6 et 7 fournissent des exemples détaillés.) La mise à jour des RCAA2 a cessé en 2008 et elles sont à présent remplacées par la norme RDA (Ressources : Description et Accès). 4.3 Ressources : Description et Accès (RDA) La RDA est la nouvelle norme internationale de catalogage qui est actuellement élaborée pour répondre au besoin croissant de catalogage et de consultation des documents qui se présentent sous toutes sortes de formes, à la fois physiques et virtuelles. Le système est structuré de façon à inclure tous les documents pouvant se trouver dans une bibliothèque. La norme MARC 21 va continuer d être utilisée pour coder les notices bibliographiques et elle est mise à jour pour refléter la RDA, même si d autres options d encodage des données bibliographiques sont également mises au point (p. ex. XML et Dublin Core). (Pour obtenir des renseignements à jour sur les travaux courants relatifs à la norme RDA, consulter La RDA finira par avoir des répercussions à la fois sur les logiciels de bibliothèque et sur les normes des notices bibliographiques. (Le Chapitre 10 fournit des renseignements complémentaires sur la RDA.) 10 Acceès à l Information: Lignes directrices de catalogage à l intention du personell des bibliothèques scolaires du Manitoba et de la Saskatchewan

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