Classe virtuelle. Adobe Connect

Transcription

1 Classe virtuelle Adobe Connect

2 Préparer une rencontre en classe virtuelle Avant votre première classe virtuelle, vous devez obligatoirement prévoir au minimum une séance de formation et une séance de test avec une personne de la technopédagogie. Écrivez à l adresse moodle@enap.ca afin de prendre rendez-vous. La présence d une personne de la technopédagogie est aussi fortement suggérée lors de votre première classe virtuelle de la session. Avant de vous connecter pour la première fois à la classe virtuelle, il est essentiel de tester votre système en vous rendant à l adresse qui apparaît à l écran : http ://admin.adobeconnect.com/common/help/en/support/meeting_test.htm. Assurez-vous d utiliser toujours le même poste ou de refaire le test du système sur votre nouveau poste. Pendant toute la durée de la classe virtuelle, prohibez les téléchargements sur votre poste ou sur l un des postes de votre réseau, par exemple celui de vos enfants ou de votre conjoint. Privilégiez un réseau filaire. Le Wi-Fi, c est-à-dire le sans fil, est fortement déconseillé, car il peut ralentir considérablement le système et perturber l écoute. Il est déconseillé de faire des tests avec un autre logiciel de réunion virtuelle, par exemple Skype, juste avant la classe virtuelle. Si vous avez utilisé un logiciel de ce type, nous vous conseillons de redémarrer votre ordinateur avant la rencontre. Attention! L utilisation d un micro-casque est obligatoire pour éviter les effets d écho pour les autres participants. Comment organiser la classe virtuelle Il vous faut aussi prévoir vos classes virtuelles à l avance et donner le temps aux participants de s inscrire à la séance de leur choix. Évitez d effectuer la classe virtuelle durant le temps de travail de vos participants, généralement en journée, et privilégiez les soirées car certaines organisations publiques n autorisent pas l accès à Adobe Connect. Vous accéderez à la classe virtuelle en vous rendant à l adresse donnée par la technopédagogie. Si aucune adresse ne vous a encore été attribuée, contactez la technopédagogie (moodle@enap.ca). Pour inviter les participants, vous pouvez soit leur envoyer un courriel contenant l adresse et la date de la classe virtuelle, soit mettre en ligne sur Athenap l adresse menant à la classe et faire un rappel de la date dans le forum des nouvelles. Vous devez mentionner aux participants de se connecter à votre classe en tant qu invité. Pour eux, AUCUN IDENTIFIANT ni MOT DE PASSE n est requis. 1

3 Créer des utilisateurs C est la technopédagie de l ENAP qui crée les utilisateurs avec identifiant et mot de passe. Il n est généralement pas nécessaire de créer ce type de compte, puisque tous les utilisateurs ordinaires peuvent accéder à la classe à partir du lien et se connecter en tant qu invité. Ouvrir votre classe virtuelle Utilisez l adresse qui vous aura été donnée par la technopédagogie. Ouvrez votre classe virtuelle en cliquant sur cette adresse. Pour vous connecter, suivez les 4 étapes suivantes : 1. Cliquez dans la case «Entrez avec votre nom de connexion et votre mot de passe» 2. Entrez le nom d utilisateur que vous a donné la technopédagogie 3. Entrez le mot de passe que vous a donné la technopédagogie 4. Cliquez sur le bouton «Entrez dans la salle» 2

4 Régler vos paramètres techniques Activez vos haut-parleurs, votre micro et votre webcam en cliquant sur les icônes blanches en haut de l écran. Autorisez Flash à activer votre micro. Lorsque les icônes sont VERTES, elles sont bien activées. Attention, il reste une deuxième étape pour activer votre webcam : vous devez cliquer sur le bouton «Débuter le partage» apparaissant sur votre image vidéo. Donc les deux étapes pour activer votre webcam sont les suivantes : 1. Cliquer sur l icône de caméra en haut de l écran pour qu elle devienne verte 2. Cliquer sur le bouton «Débuter le partage» À tout moment, vous pouvez mettre en silence votre micro en cliquant sur l icône en haut de l écran. N oubliez pas de cliquer à nouveau dessus lorsque vous voudrez vous adresser à vos interlocuteurs. Configurer votre classe virtuelle La classe virtuelle peut se configurer en fonction de vos besoins. Il est recommandé de vous connecter à l avance pour effectuer la configuration. La prochaine fois que vous entrerez dans votre classe virtuelle, la configuration sera telle que vous l aurez laissée. 3

5 Tout d abord, sélectionnez le type de configuration «Partage», situé en haut à droite de la classe virtuelle. Ensuite, choisissez parmi les deux modèles présentés ci-dessous. Vous pouvez aussi créer votre propre configuration. Priorité à la vidéo Si vous voulez parler aux participants sans présenter de documents à l écran, nous vous recommandons la configuration qui suit. 1. Masquez le bloc «Partager», s il est affiché. 1. Déplacez et agrandissez le bloc «Vidéo» (voir les procédures aux pages 5 et 6). 2. Laissez les blocs «Participants» et «Conversation» bien visibles en tout temps. Déplacez-les et agrandissezles pour ne pas laisser d espace vide. 3. Si vous utilisez d autres types de blocs, déplacez-les ou changez leur taille, au besoin, pour éviter qu ils ne se chevauchent. 4. Vous devrez démarrer votre webcam en premier, avant d autoriser la webcam des participants. Ainsi, votre vidéo sera affichée en gros plan et les vidéos des autres participants s afficheront en plus petit sous votre vidéo. Priorité à l écran partagé Si vous voulez partager un document ou une page Web avec les participants (par exemple votre plan de cours ou la page de votre cours sur Athenap), nous vous recommandons la configuration qui suit. 4

6 2. Rapetissez le bloc «Vidéo» et déplacez-le dans le coin supérieur droit de la page (voir les procédures aux pages 5 et 6). 3. Affichez le bloc «Partager» et agrandissez-le au besoin (voir les procédures à la page 6). 4. Pour savoir comment partager un document ou une page Web, consultez la page Laissez les blocs «Participants» et «Conversation» bien visibles en tout temps. 6. S il y a lieu, déplacez ou changez la taille des autres blocs, pour éviter qu ils ne se chevauchent. 7. Avec cette configuration, vous ne donnerez pas l autorisation aux participants d activer leur webcam, étant donné le peu d espace dans la classe. Peu importe la configuration choisie, assurez-vous de garder affichés la liste des participants à la classe ainsi que l espace de conversation écrite. Les participants dont le son ne fonctionne pas pourront ainsi communiquer avec vous. Il vous est possible de changer la configuration des blocs en tout temps durant la classe. Voici les actions qu il vous est possible de faire. Déplacer un bloc Cliquez sur le bandeau gris au-dessus du bloc que vous voulez déplacer en maintenant la touche gauche de votre souris enfoncée et déplacez le bloc à l endroit voulu. 5

7 Redimensionner un bloc Positionnez-vous sur un coin ou un côté du bloc. Dès que votre curseur se transforme en flèche noire, maintenez la touche gauche de votre souris enfoncée et déplacez le curseur jusqu à obtenir la taille désirée. Masquer un bloc Pour masquer un bloc, cliquez sur l icône dans le coin supérieur droit du bloc (les petites lignes), et sélectionnez «Masquer». Ajouter ou afficher un bloc Cliquez sur l onglet «Modules» du menu en haut de votre écran. Survolez le type de bloc que vous voulez ajouter ou afficher (s il a été masqué), puis sélectionnez le bloc désiré. Par exemple, vous pouvez survoler l option «Partager», puis sélectionner «Partager» ou encore «Ajouter un nouveau partage». 6

8 Description des types de blocs Lorsque vous cliquez sur l onglet «Modules» du menu en haut de votre écran, vous accédez à plusieurs types de blocs que vous pouvez ajouter dans votre classe. Voici une brève description des principaux types de blocs. Partager Ce bloc vous permet de partager aux participants un document, une page Web, votre écran, etc. La procédure à suivre pour faire un partage est expliquée à la page 12. Notes Ce bloc vous permet d écrire une note qui sera visible en tout temps par les participants. Ces derniers ne peuvent pas écrire dans ce bloc. Vous pouvez l utiliser, par exemple, pour présenter l ordre du jour de la classe virtuelle. Participants Ce bloc doit rester affiché en permanence, car il vous permet de voir qui est connecté à la classe. Vous voyez aussi qui a activé son micro ou qui lève la main pour parler. Vous pourrez faire certaines actions grâce à ce bloc, comme par exemple mettre en silence un participant dont le micro crée de l écho dans la classe (voir la page 14). Vidéo Ce bloc sert à diffuser l image de votre webcam et de celles des participants. Toutes les vidéos se partageront l espace dans le même bloc. La première webcam à fonctionner sera affichée en plus gros dans le bloc, c est pourquoi vous devez toujours être le premier ou la première à activer votre webcam. Conversation Ce bloc de conversation écrite doit rester affiché en permanence, car il permet aux participants dont le son ne fonctionne pas de communiquer avec vous. Il est possible d écrire à tous les participants (fonction par défaut), ou à un participant en particulier (faites un clic droit sur le nom de la personne puis sélectionnez «Démarrer une conversation privée»; pour retourner dans la fenêtre de conversation avec tout le monde, cliquez sur l onglet «Tout le monde» situé en bas du bloc). Lien Web Ce bloc vous permet de diffuser des adresses Web aux participants. Ceux-ci peuvent cliquer sur les liens puis sur le bouton «Parcourir» présent dans le bloc, pour accéder à ces adresses. Sondage Ce bloc sert à générer un sondage auprès des participants, généralement en début de séance. Concevez votre sondage, puis cliquez sur le bouton «Ouvrir» situé dans le coin droit du bloc. Les participants y répondront directement dans le bloc, pendant la classe virtuelle. Vous pouvez créer un sondage permettant une seule ou plusieurs réponses. Vous pouvez masquer le sondage à tout moment pendant la classe virtuelle (voir la page 6). 7

9 Gérer les participants Lorsqu un participant entre dans votre classe virtuelle, vous devez activer son micro et autoriser sa webcam à démarrer. Cela se passe en 4 étapes. Vous pouvez attendre qu un bon nombre de participants soient entrés dans la classe, pour éviter d avoir à répéter trop souvent les consignes. 4 étapes 1. Autoriser l activation du micro des participants. 2. Inviter les participants à activer leur micro. 3. Autoriser l activation de la webcam des participants. 4. Inviter les participants à activer leur webcam (en 2 étapes). Étape 1 Autoriser l activation du micro des participants Cliquez sur l onglet «Service audio» du menu en haut de votre écran. Sélectionnez ensuite l option «Droits des participants sur le microphone». Étape 2 Inviter les participants à activer leur micro Invitez les participants à activer leur micro en leur disant de cliquer sur leur icône de micro pour qu elle devienne verte. 8

10 Étape 3 Autoriser l activation de la webcam des participants Si vous voulez que les participants utilisent leur webcam, cliquez sur la flèche à droite de votre icône de webcam. Sélectionnez «Activer la webcam pour les participants». Étape 4 Inviter les participants à activer leur webcam (en 2 étapes). Finalement, dites aux participants qu ils peuvent activer leur webcam en réalisant ces 2 étapes : 1. Tout d abord, ils doivent cliquer sur le bouton noir «Démarrer ma webcam». 2. Ensuite, ils doivent cliquer sur le bouton «Débuter le partage», situé sur leur image de vidéo. Définir les rôles des participants Si un des participants doit partager des documents avec vous et les autres participants, vous devrez lui donner le rôle de présentateur. Suivez la procédure décrite ci-dessous afin de savoir comment procéder. Dans le bloc «Participants», cliquez sur le nom du participant en question. Maintenez la touche gauche de votre souris enfoncée et glissez le participant jusqu au titre «Présentateurs», puis relâcher la touche lorsque vous voyez un chiffre apparaître dans un cercle. Ce participant sera alors en mesure de partager un document. Vous devrez lui expliquer la procédure à suivre (voir la page 12). Dans cet exemple, nous avons cliqué sur la participante «Mireille Dujardin», puis nous l avons glissée jusqu au titre «Présentateurs». 9

11 Il est également possible de définir tous les participants comme étant des présentateurs. Pour ce faire, cliquez sur l onglet «Réunion» dans le menu en haut de la page. Survolez l option «Gérer l accès et l entrée». Puis cliquez sur l option «Promotion automatique des participants en présentateurs». Pour désactiver ce rôle et redonner à tous le rôle de simples participants, cliquez sur la flèche à droite du «i» dans le coin supérieur droit de votre écran. Puis cliquez sur le bouton «Désactiver la promotion automatique». Gérer la classe virtuelle Enregistrer la classe Pour commencer à enregistrer votre classe virtuelle, cliquez sur l onglet «Réunion» dans le menu en haut de la page. Dans le menu déroulant, choisissez l option «Enregistrer la réunion». Donnez un nom représentatif à votre enregistrement, par exemple le sigle de votre cours suivi de la date de la classe. Cliquez ensuite sur OK. La fenêtre «Enregistrer la réunion s affiche». Cliquez sur le X pour la fermer (cela n arrête pas l enregistrement). 10

12 Pour arrêter l enregistrement, cliquez sur le bouton rouge qui se situe dans le coin supérieur droit de votre écran. Choisissez l option «Arrêter l enregistrement». Pour récupérer votre enregistrement, veuillez communiquer avec la technopédagogie (moodle@enap.ca) en mentionnant le nom que vous avez donné à votre enregistrement et la date à laquelle il a été produit. Diffuser l enregistrement de la classe Pour diffuser l enregistrement aux participants, vous devez le déposer sur Athenap. Veuillez choisir l une des deux manières présentées ci-dessous : 1. Dans le forum des nouvelles Pour ce faire, allez sur votre page de cours dans Athenap. Entrez dans votre forum des nouvelles, en cliquant sur son lien. Cliquez sur le bouton «Ajouter un nouveau sujet». Donner un sujet à votre message, puis écrivez-en le contenu. Collez ensuite l adresse de l enregistrement fournie par la technopédagogie. Cliquez ensuite sur l adresse. Puis cliquez sur l icône de la chaîne, dans le menu d édition du message (voir l image ci-dessous). Sélectionnez l onglet «Général», puis à côté de «Cible», sélectionnez «Ouvrir dans une nouvelle fenêtre». Cliquez ensuite sur le bouton «Envoyer» au bas de la page pour diffuser votre message auprès des participants. 11

13 2. Directement sur votre page de cours Pour ce faire, allez sur votre page de cours dans Athenap. Cliquez sur le bouton «Activer le mode édition», dans le coin supérieur droit de votre page. Rendez-vous dans le module où vous voulez déposer l enregistrement. Cliquez sur le lien «Ajouter une activité ou une ressource», dans le coin inférieur droit du module. Sélectionnez l option «URL», puis cliquez sur «Ajouter». Donnez un nom à l enregistrement, puis rendez-vous à la rubrique «Contenu». Dans le champ texte «URL externe», collez l adresse de l enregistrement fournie par la technopédagogie. Déployez la rubrique «Apparence» puis sélectionnez l affichage «Dans une fenêtre surgissante». Cliquez ensuite sur le bouton «Enregistrer et revenir au cours» au bas de la page pour diffuser le lien auprès des participants. Partager un document ou une page Web Vous pouvez partager à vos participants un document ou une page Web, par l entremise du bloc «Partager». Si ce bloc n est pas affiché dans votre classe virtuelle, cliquez sur l onglet «Modules» du menu en haut de votre écran. Survolez l option «Partager», puis sélectionnez «Partager». Le bouton «Partager mon écran» apparaît au centre. Cliquez sur la petite flèche à sa droite pour faire apparaître le menu déroulant. Trois options s offrent à vous : vous pouvez partager votre écran, un document ou un tableau blanc. Nous vous présentons les deux premières options. 12

14 Voici comment partager un document (il doit être enregistré sur votre ordinateur) : 1. Sélectionnez l option «Partager le document». 2. La fenêtre «Sélectionner le document à partager» s affiche. 3. Cliquez sur le bouton «Parcourir mon ordinateur». 4. Sélectionnez dans votre ordinateur le fichier que vous désirez partager puis cliquez sur «Ouvrir». 5. Votre document apparaît dans la classe virtuelle. Il y a une barre de défilement à droite du bloc ainsi que des icônes de navigation en bas du bloc. 6. Pour arrêter de partager votre document, cliquez sur l icône dans le coin supérieur droit du bloc «Partager» (les petites lignes), et sélectionnez l option «Arrêter le partage». Notez qu Adobe Connect ne prend pas les fichiers textes tels que Word. Vous devez d abord convertir votre fichier en PDF, puis l enregistrer sur votre ordinateur, afin de le partager. Voici comment partager une page Web : 1. Sélectionnez l option «Partager mon écran». 2. La fenêtre «Commencer le partage de l écran» s affiche. 3. Sélectionnez l onglet qui s applique à ce que vous voulez montrer. Par exemple, vous pouvez choisir l onglet «Fenêtres» si vous souhaitez rester dans la même fenêtre et peut-être changer d application en cours de classe virtuelle. 4. Cliquez ensuite dans la case de l élément que vous souhaitez partager. 5. Cliquez sur le bouton «Partager». 6. Pour présenter la page Web, vous devez sortir de la fenêtre de votre classe virtuelle et faire votre démonstration directement dans la page Web. 7. Pour arrêter de partager la page Web, retournez dans la fenêtre de votre classe virtuelle, puis cliquez sur le bouton «Arrêter le partage» au milieu du bloc «Partager». Les documents que vous partagez sont gardés en mémoire. Vous pourrez les partager plus rapidement la prochaine fois, au besoin. Gérer les problèmes techniques Votre micro ne fonctionne pas ou génère du bruit Si vous faites face à des problèmes de son lors de la classe virtuelle, réalisez ces actions : 1. Assurez-vous tout d abord d utiliser le bon micro. Cliquez sur la flèche à droite de votre icône de micro. Survolez avec votre souris l option «Sélectionnez le microphone». Sélectionnez ensuite votre micro-casque parmi les micros de la liste. 13

15 2. Vous devez aussi vous assurer que votre micro-casque soit correctement branché dans votre ordinateur. Vérifiez également le volume de vos haut-parleurs. 3. Si les problèmes persistent, vous devez configurer l audio de votre micro. Cliquez sur l onglet «Réunion» dans le menu en haut de la page. Sélectionnez «Assistant Configuration audio». Suivez les étapes de la configuration audio. Les autres participants ne vous entendent pas lorsque vous procédez à cette configuration. Un des participants produit de l écho Si un participant produit trop d écho, vous pouvez fermer son micro en faisant un clic gauche sur son nom puis en sélectionnant «Mettre le participant en silence». Avertissez ce participant que vous l avez mis en silence et qu il pourra cliquer sur l icône de la main levée (dans le menu en haut de l écran) lorsqu il voudra parler. Une icône de personne ayant la main levée apparaîtra à droite de son nom, accompagnée d un message dans le coin supérieur droit de votre écran. Lorsque vous serez prêt à lui donner la parole, cliquez sur son nom puis sur «Annuler la mise en silence du participant». Ensuite, invitez-le à poser sa question. Votre nom ou celui d un participant apparaît 2 fois Si votre nom ou celui d un participant apparaît 2 fois dans la liste des participants, cela pourrait générer de l écho. Pour corriger la situation, sélectionnez la première occurrence du nom en question, dans la liste. Cliquez sur l icône dans le coin supérieur droit du bloc «Participants» (les petites lignes), et sélectionnez «Exclure l utilisateur sélectionné». 14