Division Environnement et Sous-Sol. Déclaration des rejets. Procédure DIFFUSION. DESS : inspecteurs et secrétariat Directeur Responsable Qualité

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1 Page : 1/5 DIFFUSION DESS : inspecteurs et secrétariat Directeur Responsable Qualité Date Indice Modifications 15/03/ /03/04 0 Rédaction JL.CHAUPIN - modifications mineures - validation - Création Vérification JM.FUMERY

2 Page : 2/5 Sommaire : 1 Généralités Objet Domaine d application Responsabilité de la mise en œuvre Documents de référence Introduction Mise à disposition des déclarations Réception des déclarations Traitement des déclarations Suivi des réponses Protection des données Répartition des tâches Validité de la procédure Annexe : Tableau de bord...5

3 Page : 3/5 1 Généralités 1.1 Objet Cette note a pour objet de préciser la procédure retenue au niveau de la Division Environnement et Sous-Sol pour traiter les déclarations des rejets des installations classées soumises à autorisation. 1.2 Domaine d application Cette note couvre la (DESS) de la DRIRE Réunion et l Antenne Sud. 1.3 Responsabilité de la mise en œuvre Le chef de division, chef de SREI, le correspondant qualité de la division et chaque agent concerné ont la responsabilité de l application de la présente procédure. 1.4 Documents de référence - circulaire ministérielle du 16 décembre arrêté ministériel du 24 décembre outils de synthèse des questionnaires (fichier MEDD/DPPR/SEI) - logiciel GIDIC Introduction La DESS a adressé le 17 février 2004 un courrier demandant à 109 établissements autorisés de remplir une déclaration de rejets pour l années 2003 et de la retourner par courrier et par mail avant le 1 er avril. Ces déclarations doivent être vérifiées et validées par l inspection des installations classées avant transmission à DPPR/SEI. 2.2 Mise à disposition des déclarations Les déclarations ont été mises à disposition sur le site internet de la DRIRE Réunion, sous deux formes et deux types de fichiers : déclarations préremplies pour quinze établissements (format xls ou zip), déclaration vierge (xls ou zip). 2.3 Réception des déclarations Les déclarations sont recues à la DRIRE Réunion sous deux formes : papier par courrier et électronique par mail. Pour les formes électroniques des déclarations, une adresse mail spécifique a été créée. La boite correspondante est accessible par chaque inspecteur. De manière à assurer la conservation des éléments transmis par les exploitants, les dispositions suivantes sont prises : - A la réception d une déclaration sous forme papier, une copie est systématiquement faite par le secrétariat (après enregistrement) et classée dans une chemise ou boite archive Rejets Ce classement est conservé au secrétariat (Mme Fontaine). L original est transmis à l inspecteur en charge de l installation (cf tableau).

4 Page : 4/5 - A la réception de toute déclaration par mail, le mail au format texte, ainsi que la pièce jointe sont systématiquement classés informatiquement dans le répertoire «J:\bilan des rejets\2003\retour\». Cette sauvegarde est réalisée par EP ou en cas d absence par JLC. Chaque inspecteur a pour tâche de récupérer fréquemment sur la boite mail rejets974 les déclarations des établissements le concernant, pour traitement suivant les dispositions ci-après. 2.4 Traitement des déclarations Toute déclaration reçue doit faire l objet d un examen sur son caractère complet, ainsi que sur la pertinence des éléments indiqués. En tant que de besoin, des compléments seront demandés, par courrier. Le caractère complet est apprécié par l inspecteur, sur les aspects administratifs et techniques, en fonction des obligations de surveillance ou d autosurveillance telles que prescrites dans les arrêtés préfectoraux d autorisation, des résultats d autosurveillance transmis par les exploitants, des textes applicables (directives européennes) tels qu indiqués dans le questionnaire. Des compléments sont demandés aux exploitants en cas d oubli ou d erreurs. A l occasion des demandes de compléments ou des relances (cf 2.5), l inspecteur pourra, en tant que de besoin, rappeler à l exploitant ses obligations en matière d autosurveillance (mesures, transmission des résultats,...) en lui demandant de pallier aux défaillances complètes. Dans ce cas, chaque inspecteur s appuiera sur l agent en charge de l action (cf 2.7). 2.5 Suivi des réponses De manière à effectuer un suivi des déclarations reçues, un tableau de bord a été constitué (copie ci annexée). Ce tableau de bord comporte en première page les indicateurs nécessaires au suivi de cette affaire (ces indicateurs sont automatiques et ne doivent pas être modifiés). Le tableau est situé sur «J:\bilan des rejets\2003\retour_questionnaire.xls» Ce tableau de bord doit être rempli pour les parties qui les concerne, par chaque inspecteur. Les dispositions suivantes ont été retenues : - un questionnaire est considéré comme recu si l a été à la fois par mail et par courrier - un questionnaire reçu par mail et par courrier est considéré complet tant qu aucun complément n a été demandé. - Si un complément a été demandé, le questionnaire sera considéré comme complet si il y a des compléments ou modifications apportées par l exploitant - Un questionnaire est considéré comme définitif si il a été validé (vérifié) avec indication de la date. Le tableau de bord sous forme électronique comporte des indicateurs visuels variant en fonction des indications portées par les inspecteurs : - le nom de l établissement est en violet si le questionnaire n a pas été recu par mail et par courrier, - le nom de l établissement est en orange si le questionnaire a été recu mais n est pas complet - le nom de l établissement est en vert si le questionnaire recu est complet,

5 Page : 5/5 - le numéro GIDIC de l établissement est en vert si le questionnaire est validé (vérifié). Le suivi du tableau de bord permettra également d effectuer les relances nécessaires en cas d absence de réponse. Ces relances seront effectuées par l agent en charge de l action (cf 2.7) par courrier pour réponse avant le 10 avril. Elles seront si nécessaires relayées par les inspecteurs auprès des chefs d établissements. 2.6 Protection des données De manière à garantir la protection des données mises en ligne sur internet, les questionnaires ont été protégés par un mot de passe de type 77-XXX ou XXX est le numéro GIDIC de l établissement. Lors de la validation du questionnaire, l inspecteur devra supprimer l accès par mot de passe (sous excel, menu fichiers/enregistrer sous, options). Le questionnaire validé devra être sauvegardé, au delà des sauvegardes faites par l inspecteur sur son PC, dans le répertoire suivant : «J:\bilan des rejets\2003\valide\». Cette sauvegarde est effectuée par l inspecteur (ou par HH pour les établissements du sud) au format excel. 2.7 Répartition des tâches JMF est chargé du suivi global de l action «2003», de la préparation des courriers de relance et de la préparation de la réponse aux services centraux. Dans cette tâche, et en particulier pour les établissements qui le concernent (saisie impossible dans le tableau de bord depuis Saint Louis), il est assisté par HH. 3 Validité de la procédure Cette procédure ne prend en compte que l action «2003». Toutefois, cette action étant amenée à devenir annuelle, JMF est chargé de proposer une modification de cette procédure basée sur le retour d expérience de l action en cours. Elle intégrera également la partie amont (récupération des questionnaires préremplis, ) 4 Annexe : Tableau de bord

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