Guide de sélection Logiciel de gestion de projets

Transcription

1 GUIDE Guide de sélection Logiciel de gestion de projets by Cerri.com

2 2 ÉTAPE 1 : Faiblesses de l Entreprise identifier les besoins et exigences de l entreprise L entreprise est-elle prête à résoudre les problèmes actuels? Y a-t-il un budget alloué? Quelles faiblesses organisationnelles ont besoin d être résolues? À quel groupe doit-on s adresser? Département de gestion de projet, utilisateurs, directeurs, clients? La solution répond-t-elle à un problème d organisation individuel, départemental ou de l entreprise? Y a-t-il un business plan et un calendrier des tâches en place? Avez-vous établi une stratégie et un plan pour cette évaluation? ÉTAPE 2 : Recherche Strategique trouver les meilleures sources d information Avez-vous développé une stratégie de recherche sur internet pour cibler les vendeurs potentiels? Qui pourrait, dans votre réseau interne, vous fournir des références ou des recommandations? Avez-vous mis en place un cadre pour le processus d élimination? Savez-vous quels sont les besoins avec les options disponibles sur le marché?

3 3 ÉTAPE 3 : Évaluation Formelle - développer une approche methodique pour analyser et partager l information Avez-vous évalué le temps de réponse et le service du vendeur pendant la période d évaluation? Avez-vous défini le budget et le modèle d engagement? ( i.e. louer ou acheter, SaaS ou sur site ) Est-ce que l entreprise du vendeur ressemble à votre entreprise? ( Autofinancée? Rachetée par une plus grande marque? Financée en capital risque? ) Avez-vous mis en place une stratégie pour valider les capacités du vendeur? (au niveau technique et organisationnel) Avez-vous développé une analyse approfondie entre vos besoins réels et les produits évalués? ÉTAPE 4 : Sélection du Vendeur contacter les vendeurs pour valider les analyses Comment allez-vous tester, piloter et valider les produits potentiels? Avez-vous structuré les démonstrations afin de pouvoir comparer des choses équivalentes? Avez-vous déterminé les éléments devant se trouver dans l offre du fournisseur afin de prendre une décision informée? Avez-vous mis en place un processus pour évaluer le service et le support? Avez-vous déterminé les besoins en matière de références et d études de cas nécessaires pour la prise de décision finale?

4 4 Étape 1 : Identifier les besoins et exigences de l entreprise Les entreprises souhaitant acheter un logiciel de gestion de projets adoptent souvent une approche réactive et rapide. Une vision partielle des besoins de l entreprise et des défis éventuels risque d engendrer une décision qui ne sera pas adaptée. L achat d un logiciel de gestion de projet implique de comprendre pleinement les besoins de l organisation et les impacts de la solution sur le long terme. Cette réalité est encore plus valable pour des entreprises dont l organisation est basée sur les projets et qui recherchent un logiciel de gestion de projet et de portfolio (PPM) pour les supporter dans leurs tâches quotidiennes. Le marché des logiciels de projets est très étendu et propose des outils simples disponibles en ligne mais aussi des logiciels complets de gestion de portefeuilles spécialement conçus pour répondre aux besoins des départements de gestion de projets des grandes entreprises. Dans ce contexte, il est essentiel pour les organisations, de déterminer en amont leurs besoins. Cela permet de limiter le risque d incompréhension ou de perte de temps et d argent en analyses. Pour éviter les problèmes d évaluations faussées, il est essentiel pour les acheteurs de logiciel de gestion de projets, de commencer par clairement définir des besoins, s assurer le soutien des stakeholders et construire un plan pour le processus d évaluation. Afin de commencer facilement, voici quelques questions que vous devez vous poser : Q. Comment l entreprise est-elle prête à résoudre les problèmes actuels? Y a-t-il un budget alloué? Conseil : L approbation pour l implémentation d un nouveau système doit aller au delà d une situation individuelle. Sans validation financière et stratégique, il est inutile de commencer ses recherches.

5 5 Q. Quelles faiblesses organisationnelles ont besoin d être résolues? Conseil : Il est essentiel de définir les faiblesses de l entreprise et de les classer par ordre de priorité, afin de communiquer au vendeur potentiel les besoins les plus urgents. Q. À quel groupe doit-on s adresser? Département de gestion de projet, utilisateurs, directeurs, clients? Conseil : S adresser au bon groupe aidera à focaliser vos efforts sur les points majeurs et spécifiques et permettra au vendeur de mieux s aligner au type d utilisateur. Q. La solution répond-t-elle à un problème d organisation au niveau individuel, départemental ou de l entreprise? Conseil : Il est important de savoir d où vient l évaluation et ses ramifications afin de filtrer les solutions répondant au mieux à l environnement actuel. Q. Un business plan et un calendrier des tâches sont-ils en place? Conseil : Bien comprendre la maturité de votre organisation ainsi que sa capacité à s adapter à un nouveau système de gestion de projet facilitera le processus de séléction et pourra éviter de lancer un projet d évaluation de manière prématurée. Q. Avez-vous établi une stratégie et un plan pour cette évaluation? Conseil : Envisagez votre évaluation d un nouveau système de gestion de projet comme un projet à part entière. Planifier le processus d évaluation permet de déceler de nouveaux problèmes et d éviter de se retrouver bloqué lors de l évaluation. La clé d un lancement réussi d une évaluation de Logiciel de Gestion de Projet est d être rigoureux, méthodique et compréhensif, en décrivant le plus objectivement possible la situation actuelle de l entreprise. Vous êtes le mieux placé pour déterminer vos besoins et donc de choisir la solution de gestion de projet la plus adaptée.

6 6 Étape 2 : Trouver les meilleures sources d information Lors du lancement de votre projet d évaluation de logiciels pour trouver la solution la plus adaptée à votre entreprise, vous vous rendrez rapidement compte que les recherches à l aide de mots clés ne sont pas aisées. Les moteurs de recherche permettent d effectuer un premier tri mais ils peuvent aussi compliquer considérablement le processus de recherche en fournissant des informations non-filtrées qui provoquent confusion et découragement. Le marché des solutions de gestion de projet (PPM) est en constante évolution. La recherche peut prendre du temps et demande une methode rigoureuse pour comprendre les raisons, les enjeux stratégiques et les fonctionnalités des produits existants. Il est aussi important de comprendre les besoins de l entreprise que de mettre en place une stratégie de recherche pour vous attaquer au marché PPM. Votre recherche doit être planifiée et exécutée consciencieusement, et rester alignée avec les objectifs fixés au départ. Pour assurer la réussite de cette évaluation, il est important de mettre en place un plan de recherche efficace pour identifier 5 à 10 vendeurs susceptibles de répondre à vos besoins. Avant de débuter cette étape, vous devriez vous poser les questions suivantes : Q. Avez-vous développé une stratégie de recherche sur internet pour cibler les vendeurs potentiels? Conseil : Internet regorge d informations fiables et d informations fausses. Il est donc recommandé de commencer l exploration par la recherche de sources fiables comme des études ou des analyses pour compléter vos connaissances sur les éditeurs de logiciels de gestion de projet. Q. Qui pourrait, dans votre réseau interne, vous fournir des références ou des recommandations? Conseil : Une recherche préliminaire dans votre réseau social peut aider à obtenir des informations supplémentaires sur des fournisseurs potentiels ainsi que sur les capacités des produits, les services et la fiabilité. Le partage d expérience entre clients donne des informations précieuses sur les avantages et les points faibles du produit et/ou du vendeur. Conseil : La mise en place d un cadre et de critères d élimination facilitera le traitement d un liste de vendeurs et assurera l alignement culturel, financier et stratégique avec votre entreprise. Q. Connaissez-vous les besoins et leur dénominations génériques dans les options disponibles sur le marché? Conseil : Dans votre stratégie de recherche, il est nécessaire d établir la liste des besoins pour les comparer facilement aux offres existantes via une matrice d évaluation, d un appel d offre (RFP) ou d une demande d information (RFI). Pour que la création d une liste de 5 à 10 fournisseurs potentiels susceptibles de répondre à vos besoins soit possible, il faut élaborer une stratégie de recherche et la planifier. Le fait de suivre un chemin déjà tout tracé, vous permettra de garder la direction pour déceler le meilleur logiciel de gestion de projet pour votre entreprise. Q. Avez-vous mis en place un cadre précis pour le processus de sélection?

7 7 Étape 3 : Développer une approche méthodique pour analyser et partager l information Le processus de recherche d une nouvelle solution se termine sur un travail de synthèse. Les informations doivent être réunies et comparées en parallèle de vos besoins et des options disponibles sur le marché. Il est conseillé de créer une matrice d évaluation sous la forme d une demande d information (RFI) ou d un appel d offre (RFP) pour assurer la transparence nécessaire et vous guider vers la solution la plus adaptée. Le marché de la gestion de projet est en constante évolution. Pour faire face à cela, les entreprises peuvent suivre un processus d évaluation et de sélection des logiciels disponibles sur le marché. De cette manière, elles peuvent considérer à la fois les fonctionnalités du produit mais aussi la viabilité du vendeur et sa capacité à assurer ses engagements. Le suivi d un processus doit être rigoureux car cela garantira une décision réfléchie et adaptée. En effet, ce choix devrait aider votre entreprise à réaliser des gains de temps et financier. Un produit inadapté à vos besoins pourrait avoir des conséquences sur la productivité et le fonctionnement de votre organisation. Avant de débuter cette étape, voici quelques questions que vous devez vous poser : Q. Avez-vous évalué le temps de réponse et le service du vendeur pendant la période d évaluation? Conseil : Le fait d évaluer le temps de réponse du vendeur avant de devenir client est un bon indicateur du service si vous achetez la solution. Si le service de renseignement n est pas satisfaisant, il ne risque pas de s améliorer lorsque vous aurez acheté le logiciel. Q. Avez-vous défini le budget et le modèle d engagement? (i.e. louer ou acheter, SaaS ou sur site) Conseil : Le marché de la gestion de projet est très vaste et offre donc de nombreuses options pour répondre aux besoins variés des entreprises gérant des projets. Qu il s agisse d une solution pour une gestion de projet classique ou d une solution complète, les logiciels peuvent être généralement loués ou achetés. Définir le modèle le plus approprié pour votre entreprise vous permettra d éviter de perdre du temps à évaluer des produits non-compatibles avec vos contraintes financières. Q. Est-ce que l entreprise du vendeur ressemble à votre entreprise? (Autofinancée? Rachetée par une plus grande marque? Financée en capital risque?) Conseil : Beaucoup d acheteurs oublient d observer des aspects moins techniques. La qualité d un produit dépend aussi d une entreprise et de son fonctionnement. Il est important de se renseigner sur l éditeur lui-même avant de se décider. L entreprise doit vous suivre dans votre croissance et votre évolution. En se renseignant sur l avenir de l entreprise et les évolutions de celle-ci, on peut évaluer la capacité de cette organisation à soutenir et accompagner le changement.

8 8 Q. Avez-vous mis en place une stratégie pour valider les compétences de chaque éditeur? (niveau technique et organisationnel) Conseil : En plus des fonctionnalités et outils, les vendeurs doivent également être évalués sur la livraison de leur produit. Une implémentation efficace dépendra de l expertise du vendeur dans votre domaine d activité et de ses capacités techniques à répondre aux besoins uniques de votre environnement de projets. Q. Avez-vous développé une analyse approfondie de la capacité des produits à répondre à vos besoins réels? Conseil : Il faut évaluer l aptitude du produit à répondre à vos besoins afin de garantir une décision adaptée et une solution répondant aux besoins. Il faut aussi s assurer que la solution soit évolutive et s adapte à vos changements et vos besoins futurs. L évaluation de la liste finale, composée des 3 meilleurs fournisseurs, doit être méticuleusement planifiée. Les bons processus et les bons outils vous assureront la transparence nécessaire. L équipe qui évalue pourra alors évaluer les compétences des produits et les comparer de façon objective.

9 9 Étape 4 : Contacter les vendeurs pour valider les analyses Lorsque vous avez votre liste finale et toutes les informations, il faudra encore rassembler un peu plus de détails sur la validation et la finalisation du processus d achat pour prendre la décision finale. Lors de la décision finale, la stratégie d achat prend alors la première place et l engagement de l éditeur doit encore être validé. Plusieurs actions permettent de faciliter le processus de décision. Il est souvent possible d organiser des démonstrations ou de diffuser des demandes de prix (RFQs) aux fournisseurs finalistes pour obtenir les dernières informations et faciliter la prise de décision. L intégration des tarifs et des démonstrations fournira non seulement des informations complémentaires lors de l analyse, mais permettra également d établir un vrai contact avec les fournisseurs potentiels. Cette étape aide à vérifier la compatibilité des deux entreprises. La sélection d une solution professionnelle impose donc une approche méthodique, de la phase d exploration à l acquisition finale. La solution choisie doit répondre aux besoins fonctionnels, culturels et tarifaires de l entreprise qui achète. Lors de la finalisation de la sélection de votre nouvelle solution PPM, vous devrez vous poser les questions suivantes : Q. Comment allez-vous tester, piloter et valider les produits potentiels? Conseil : Un test et une analyse complète des solutions permettront de valider les informations réunies sur les fournisseurs. Il faut parfois réévaluer la facilité d utilisation et les fonctionnalités des produits pour confirmer ou rejeter l alignement des solutions proposées. Q. Avez-vous structuré les démonstrations afin de pouvoir comparer des choses équivalentes? Conseil : Des démonstrations ciblées et organisées permettent de comprendre comment la solution sera utilisée dans votre entreprise. Les démonstrations permettent de comparer les solutions de façon égale et de prendre ainsi les bonnes décisions. Q. Avez-vous déterminé les éléments devant se trouver dans l offre du fournisseur afin de prendre une décision informée? Conseil : À la fin du processus d évaluation, beaucoup d acheteurs émettront des commentaires susceptibles d influencer la sélection finale du produit. Le fait de communiquer toutes les informations devant se trouver dans l offre finale permettra aux fournisseurs potentiels de répondre à vos attentes. Q. Avez-vous mis en place un processus pour évaluer le service et le support attendus? Conseil : Sur le marché d aujourd hui, les fournisseurs doivent être évalués de la même manière que les fournisseurs de services, ceci afin d assurer le succès. En effet, ces informations seront très importantes lors de l analyse et de la décision finale.

10 10 Q. Avez-vous déterminé les besoins en matière de références et d études de cas nécessaires pour la prise de décision finale? Conseil : Les références provenant de clients ou de parties tierces permettront de mettre en évidence des obstacles non-prévus issus de la solution choisie. Une fois de plus, toute information est précieuse lorsqu il s agit de la sélection d un nouveau logiciel. Lors de l étape finale, la sélection du produit et du vendeur de votre choix devrait être l étape ultime ou la conclusion de votre analyse. C est alors au vendeur de démontrer les qualités de son produit et de transmettre des informations pertinentes, peut-être déjà mentionnées dans votre étude du marché, pour se démarquer des autres solutions et apparaître en solution idéale pour votre entreprise.

11 11 À propos de Cerri Cerri.com se fonde sur l expérience et le savoir. Depuis la création, nous développons des logiciels professionnels performants qui aident les entreprises à s adapter aux évolutions des technologies sur un marché global en constante évolution. Passionnés, nous nous dédions à nous améliorer continuellement et à proposer les meilleurs solutions et services à nos clients. Depuis 20 ans, nos produits sont régulièrement nominés parmi les meilleurs logiciels destinés aux entreprises. ALLEMAGNE Cerri.com GmbH Balanstr Munich Tel. : +49 (0) Fax : +49 (0) munich@cerri.com CANADA Cerri.com Canada Inc Maisonneuve Boulevard West, Suite 1601 Montréal, Québec H3Z 3C1 Tel. : et Fax : montreal@cerri.com SUISSE Cerri.com SA 17 rue de Genève 1003 Lausanne Tel. : +41 (0) Fax : +41 (0) lausanne@cerri.com USA Cerri.com USA Inc. 445 Park Avenue, Suite New York Tel. : et Fax : newyork@cerri.com

12 12 Optimiser la livraison des projets et dépasser les attentes avec les apps Cerri Enterprise. Copyright Cerri.com AG. Tous droits réservés. Cette publication ne peut pas être reproduite, transmise, transcrite, enregistrée dans un système de récupération des données ou traduit dans aucune langue et sous aucune forme ou moyen sans autorisation écrite de Cerri.com AG. Les informations contenues dans cet article peuvent être amenées à changer sans préavis et ne constituent en aucun cas un engagement de la part de Cerri.com AG. Cerri.com AG peut avoir des brevets ou demandes de brevets en cours, des marques, des droits et autres droits de propriété intellectuelle liés à cette publication. Les logos de Genius Project et de Cerri sont des marques déposées de Cerri.com AG.