PLATEFORME GREETERCITY.COM 2.0

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1 PLATEFORME GREETERCITY.COM 2.0 FICHE TECHNIQUE DECEMBRE LE CONTEXTE Les utils de cmmunicatin et de gestin dévelppés par les rganisatins de greeters de par le mnde snt assez cmparables : Chaque rganisatin greeter a un site de présentatin de sn service. C est l util de cmmunicatin par excellence qui permet de faire cnnaitre le service greeter. Ce site peut-être autnme u bien être cnstitué de pages dans un site plus imprtant. Dans chacun des sites, n peut s inscrire pur participer à une balade greeters. Cela se passe en général en remplissant un frmulaire. Chaque rganisatin gère un fichier de bénévles et éventuellement des balades assciées. Chaque rganisatin de greeters a sa prpre manière et ses prpres utils pur asscier un bénévle à une demande de balade et suivre la prpsitin jusqu à la réalisatin d une rencntre. C est bien suvent, une persnne physique qui gère manuellement les demandes et cherche un bénévle qui acceptera de prendre en charge une balade. On peut utiliser le currier, le téléphne u le mail pur se faire. L bjectif de la Platefrme GreeterCity.cm est d unifier cette démarche, de mettre à dispsitin les utils et ainsi de mutualiser les myens de gestin des balades de greeters pur une meilleure sécurité de fnctinnement et un mindre cût. GreeterCity.cm n a aucune vcatin à mdifier u remplacer les différents sites internet de greeters existants, mais plutôt de s ccuper de la gestin des balades des greeters, ce qu n peut appeler : «le back-ffice». L assciatin «Parisien d un jur Paris greeter» a travaillé deux ans à la mise en place de cet util de gestin. Une première phase manuelle a permis de finaliser les prcessus de travail, et depuis ctbre 2009, la deuxième phase, la phase d autmatisatin infrmatique, est pératinnelle. Plus de 1630 balades nt été traitées de cette manière d ctbre 2009 à nvembre Une enquête de satisfactin faite auprès des visiteurs que nus avns reçus pendant cette péride, cnfirme que plus de 95% snt très satisfait de ntre gestin administrative infrmatisée. C est cette expertise et ce système de gestin ttalement testé que l assciatin «Parisien d un Jur» suhaite partager avec d autres grupes de greeters. Sn bjectif est de mutualiser les myens de gestin pur, à terme, faire baisser le cût unitaire de gestin de balade et renfrcer la permanence du système. LES FONCTIONS DE GREETERCITY.COM LE FORMULAIRE D INSCRIPTION Le frmulaire, dispnible en français et en anglais, prend en charge les éléments suivants : Nms, prénms et classes d âge du demandeur et des membres du grupe de visiteurs (la taille maximale d un grupe de visiteurs pur une balade dnnée est paramétrable) On peut dnner un statut spécial à une demande faite pur une persnne handicapée et réserver cette demande aux bénévles qui suhaitent prendre en charge le «handicap». Adresse, pays et adresse du demandeur Langue de cmmunicatin pur gérer la demande : français u anglais (d autres purraient être ajutées) Dates de présence, adresse, et téléphne du demandeur à Paris Dates de rencntre/balade suhaitées. Une date principale et deux dates alternatives. Langue à utiliser lrs de la rencntre/balade : liste paramétrable (il faut avir des bénévles qui parlent ces langues, en nmbre suffisant!) Prfil du demandeur. C est une liste de centres d intérêts standards que le demandeur va puvir ccher seln ses suhaits. Example: Architecture, histire, gastrnmie etc. Cette liste est paramétrable.

2 Enfin il y a un champ cmmentaire, pur que le demandeur s exprime L appel au frmulaire, permet de recnnaitre le site greeter d appel et de cnserver, avec la demande, le nm du réseau de Greeter pur lequel n va rganiser une rencntre/balade. Dès que le frmulaire est envyé, le système génère un mail d accusé de réceptin au demandeur (vir ci-dessus)

3 2 LES PARAMETRES DE GESTION DES FLUX. La demande est dès lrs, enregistrée dans la base. Différents paramètres déterminent glbalement la suite des traitements qui vnt s appliquer sur cette demande. Par exemple un paramètre fixe la date à partir de laquelle n va chercher un bénévle pur cette demande. Actuellement il est de 5 semaines. En effet l expérience mntre que si l n fait une prpsitin de balade à un bénévle plus de 5 semaines avant la date prévue pur la balade, n a peu de chance d btenir une répnse. Les bénévles vnt dire : je ne cnnais pas encre mn agenda Mais si des visiteurs se snt inscrits très lngtemps à l avance, le système générera régulièrement un mail d attente. Les prpsitins envyées aux bénévles cmme aux visiteurs ne snt valables que respectivement 3 et 7 jurs. Après qui les prpsitins snt invalidées. Des mails de rappels snt envyés aux bénévles et aux visiteurs le cas échéant. Les histriques des actins faites pur chaque demande snt dispnibles en permanence et le gestinnaire de balade cnnait en permanence l état des demandes en curs. Elles snt classées suivant les catégries suivantes : 1. Les demandes en attente. (Nus smmes à plus de 31 jurs de la date de visite suhaitée.) 2. Demandes à traiter. (Il s agit des demandes qui ne snt pas encre attribuées qui snt dans la péride de prpsitin). 3. Demandes rganisées, nn encre faites. (Le visiteur et un bénévle snt en cntact et se snt mis d accrd pr une date et un lieu de balade). 4. Balades faites (La date de balade rganisée est passée) 5. Balades annulées. (Le visiteur, le bénévle u le sus-réseau a annulé la balade) 3 - GESTION DES BENEVOLES GreeterCity.cm gère la base de dnnées des bénévles. Cette fnctin n est pas liée au prcessus de recrutement de bénévles qui est prpre à chaque rganisatin de greeters. Dès qu un nuveau bénévle est accepté cmme tel, il dit être ajuté dans la base avec les éléments suivants : Nm, prénm, adresse, fnctin, date de naissance du bénévle, réseau greeter d appartenance, et numérs de téléphne du bénévle Dispnibilités habituelles (en cchant les jurs de la semaine ù le bénévle est habituellement libre) Langues parlées (en cchant parmi la liste des langues définies, celle(s) qui snt parlées et maitrisées par ce bénévle) Indispnibilités glbales entre deux dates (dates de vacances par example) Ces dates snt mdifiables par le bénévle lui-même. Dmaines des balades (gégraphie, mnuments etc ) faites par le bénévle suivant une liste établie et paramétrable. Prfil du bénévle. Quels snt dans la liste, les dmaines d intérêts du bénévle.

4 Ce bénévle cnduit-il des balades avec persnnes handicapées? Ce bénévle accepte-il de regruper plusieurs demandes dans une seule balade? Délai minimum suhaité entre deux balades Les accès à cette base snt cntrôlés. Seul un super-administrateur peut ajuter un nuveau bénévle. Il faut être administrateur pur mdifier les dnnées dans la base. La suppressin d un bénévle est impssible. Mais chaque bénévle peut être : - Actif (faisant effectivement des balades) - Inactif (Nuvel adhérent qui n est pas encre prêt à cnduire une balade) - Amis (Adhérents qui ne fernt jamais de balades. Membres de bureau nn pératinnels par example.) - Suspendu (Adhérents nrmalement actif qui ne dnnent plus signes de vie. C est un état transitire avant suppressin) - Supprimé (Ne fait plus partie du grupe greeters. On garde sn nm pur cnserver les rapprts stats) Le système dnne en temps réel, pur chaque bénévle, l histrique cmplet de sn activité de balades. 4 - AFFECTATION D UNE DEMANDE A UN BENEVOLE Le système prpse au gestinnaire de balade (la persnne qui va décider de l affectatin des balades), pur chacune des demandes à satisfaire, une liste de bénévles «qui vnt bien». On entend par là, des bénévles qui répndent aux critères de la demande : 1. Parle(nt) la langue demandée en première pririté par le visiteur 2. Est/snt dispnible(s) le jur de balade demandée en pririté. Les nms des bénévles qui satisfnt à ces critères apparaissent triés par nmbre de prpsitins de balades faites les tris derniers mis. Apparaissent dnc en premier dans la liste les bénévles qui nt reçus le mins de prpsitins, pur préserver une égalité de traitement pur chacun. Les bénévles qui nt déjà une balade rganisée le jur demandé et qui acceptent le regrupement de demandes, vnt apparaitre en «gras». Sinn le délai minimum demandé par le bénévle entre deux balades est respecté. Les bénévles de la liste apparaissent avec le nmbre de dmaines d intérêt en cmmun avec le visiteur, sus la frme 3/5 par exemple (c'est-à-dire que ce bénévle a 3 Centre d intérêt en cmmun avec les 5 dnnés par le visiteur). Un sélecteur permet aussi de faire apparaitre en culeur, tel u tel bénévle pur un centre d intérêt et/u un quartier de visite chisi par le gestinnaire de balade en fnctin de la demande qu il a sus les yeux. Le gestinnaire de balade peut dnc faire un chix «raisnné» d un bénévle avec tus les éléments à l écran. Il valide sn chix en cliquant sur un lien «Affectatin». Le système prpse une liste de bénévles qui vnt bien pur chaque demande, mais c est une persnne humaine qui sélectinne un bénévle. Le reste du prcessus est pilté par la platefrme GreeterCity.cm. Le chix d affectatin va déclencher une série de mails et d échanges avec le bénévle et le visiteur, qui dit abutir à l rganisatin d une balade. Dans chaque mail, un lien dirigera l utilisateur vers le système, u il fera des actins en temps réel (Par exemple, pur un bénévle : valider une prpsitin de balade et dnner des précisins sur le lieu de RV et la balade prpsée) Le bénévle et ensuite le visiteur a la pssibilité de décliner l ffre de balade. Dans ce cas la demande initiale reviendra autmatiquement dans la liste des demandes à attribuer.

5 Vici un mail généré par le système et envyé à un bénévle, pur lui prpser une balade. Un clic sur le lien «Vir la prpsitin de balade» lui permet de vir la prpsitin et de valider sa répnse. Si le bénévle est d accrd pur faire cette balade, il chisira la date parmi celles prpsées par le visiteur, dnnera l heure et le lieu du Rendez-vus et une petite descriptin de la balade. Chaque demande prvient d un réseau de greeter et les bénévles sélectinnés fnt aussi parti de ce même réseau par défaut. Le gestinnaire de balade a cependant la pssibilité de chisir un bénévle d un autre réseau et de lui affecter la demande. 5 - GESTION DES MAILS Une demande traitée cmplètement génère en myenne 10 mails. Ils snt paramétrés avec les dnnées prpres aux visiteurs, bénévles et balades rganisées, mais aussi avec les éléments (lg et signature) prpres au sus-réseau. Ils existent en français et en anglais suivant la langue de cmmunicatin définie dans chaque demande. Vici quelques mails parmi les 30 mails types que peut générer le système suivant les cas rencntrés: Accusé de réceptin demande de balade faite par un visiteur. Prpsitin de balade faite à un bénévle Relance d une prpsitin de balade faite à un bénévle Prpsitin de balade faite à un visiteur en répnse à sa demande Cnfirmatin de balade faite à un visiteur avec cpie bénévle. Infrmatin bénévle d une annulatin de balade déjà rganisée faite par le visiteur Lettre de remerciement au visiteur et demande d évaluatin Demande d évaluatin de balade envyée au bénévle Lettre de regrets envyée aux visiteurs qui ne se snt pas présentés à un Rendez-vus. Envi au bénévle d une évaluatin de balade de l un de ses visiteurs. Etc Tut ceci pré-suppse que les bénévles et les visiteurs cmmuniquent par s. Le currier et le téléphne snt exclus de ntre système de gestin des demandes et des balades. 6 - RAPPORTS D ACTIVITE Le système lui-même dnne au(x) gestinnaires des états à l écran qui peuvent être triés suivant le statut de la demande ( en curs d rganisatin, rganisée, faite, annulée etc ). Pur chaque statut, les éléments peuvent être triés suivants de multiples critères. On purra facilement visualiser, par exemple, tutes les demandes annulées au mis de février, u bien les balades rganisées et faites par un bénévle dnné. Enfin, tutes ces dnnées peuvent être extraites des bases du système et analysées de manière plus détaillées dans un fichier excel par exemple.

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