Médiévales des Bordes

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1 Médiévales des Bordes 23 & 24 septembre 2017 Dossier d inscription

2 Charte des Médiévales des Bordes Afin de participer aux Médiévales des Bordes les 23 et 24 septembre 2017, vous devrez préalablement remplir la «fiche d inscription» ci joint, avoir pris connaissance et accepté la présente charte. Article 1 : GEERALITES Dans le cadre de la première édition des «Médiévales des Bordes» (58) à l initiative de l Association «Les Amis du Château des Bordes», une fête médiévale se déroulera les 23 et 24 septembre 2017 au château des Bordes. Les horaires pour l accès au public sont 11 h à 20 h le samedi (suivi d un banquet médiéval) et 10h30 à 18h le dimanche. Article 2 : PARTICIPATIO Les candidatures seront retenues après délibération du comité organisateur et à réception de l ensemble des documents demandés sur la fiche d inscription. Vous serez informé de l acceptation de votre dossier par mail et un contrat d'engagement vous sera alors envoyé. L inscription sera définitive à réception du contrat d engagement signé. Article 3 : ADMISSIO ET EGAGEMETS Le marché médiéval est ouvert aux professionnels des métiers, produits et disciplines du Moyen Âge ou d inspiration médiévale (artisans, commerçants, agriculteurs, producteurs, associations, artistes libres ). L association se réserve le droit d accepter ou de refuser une candidature en raison des places disponibles, de l intérêt des produits proposés à la vente et de la qualité de la présentation de l échoppe. En cas de refus, les chèques seront immédiatement restitués. Les organisateurs se réservent le droit d exclure un exposant sans remboursement de caution ni des frais de place dans le cas où les renseignements fournis ne correspondent pas à la présentation de l échoppe lors de cette festivité. Si la manifestation ne pouvait avoir lieu pour cas de force majeure, la responsabilité des organisateurs ne pourrait pas être engagée. L'exposant s'engage à respecter la législation du travail. L exposant ne devra présenter que les produits cités dans sa fiche d inscription et validés par les organisateurs. L inscription est valable pour les deux jours du marché. L exposant s engage à être costumé (et non pas déguisé) et à rester présent sur son échoppe. L exposant devra au préalable fournir des photographies de son échoppe (impératif pour l acceptation du dossier). Afin d éviter tout malentendu, les inscriptions et les conditions du marché médiéval sont régies par un contrat d'engagement et un règlement dûment signés par les deux parties pour servir ce que de droit en application de la présente charte.

3 Pour les prestataires proposant des produits à la vente, le contrat devra être accompagné du règlement de la somme demandée, ainsi que d un chèque de caution de 60. Voir à l article 4 pour les tarifs et les modalités de règlement. Le repas de midi n est pas compris pour les exposants. Article 4 : TARIFS Pour les échoppes marchandes : L emplacement par défaut est de 3 mètres linéaires (ou moins) au tarif forfaitaire de 20. Le mètre supplémentaire est de 6, dans la limite de 12 mètres linéaires. Un chèque de caution de 60 à l ordre de l Association des amis du château des Bordes est également demandé. Ce chèque sera restitué le dernier jour de la manifestation (cette caution évite les réservations non respectées et les espaces vides au milieu des échoppes installées). Pour les exposants ne proposant pas de produits à la vente : L emplacement pour installer leur échoppe jusqu à 6 mètres linéaires est gratuit. Le mètre supplémentaire coûte 6 le mètre, dans la limite de 12 mètres linéaires. La totalité du règlement doit parvenir aux organisateurs au plus tard le 15 juillet Les règlements par chèque seront encaissés à réception du contrat d engagement signé. Article 5 : ÉCHOPPE ET EMPLACEMET L exposant s engage à apporter à son échoppe un caractère médiéval. Il pourra lui être demandé un «certificat de bon montage» qui sera transmis à la commission de sécurité. Les échoppes seront disposées selon le plan des organisateurs. Le marché sera situé dans le village XVII e jouxtant le château. Le nombre de places est limité et les emplacements sont déterminés par le comité organisateur. Il sera communiqué à l artisan à son arrivée. L'artisan ne pourra donc pas en choisir un autre. Les produits devront être présentés de façon esthétique et attractive. Toute structure moderne sera entièrement cachée. Il faut donner envie aux visiteurs de revenir. Il est interdit de sous louer ou de partager, même gratuitement, un emplacement. En aucun cas, les étals ne pourront servir de dépôt, de passage ou rester inoccupés même partiellement. Par défaut il n y a pas de branchement électrique fourni. En cas de besoin, faire une demande préalable. Article 6 : AULATIO L exposant peut annuler son inscription jusqu à 1 mois avant la manifestation. Dans ce cas l intégralité de la somme versée lui sera rendue. Au delà, sans remplacement de sa part par un exposant du même type, l ensemble de la somme sera encaissée, ainsi que le chèque de caution. Article 7 : ASSURACE ET RESPOSABLITE L exposant est à jour d une assurance Responsabilité Civile Professionnelle et fera parvenir une attestation avec son inscription.

4 Les exposants devront être en mesure de communiquer leur identité et/ou de commerce ainsi que leur attestation d assurance à tout agent chargé d en assurer la vérification. L échoppe et les marchandises sont sous l entière responsabilité de l exposant. En cas de vol ou de sinistre la responsabilité de l'organisateur ne pourra être engagée. De même en cas de dommages causés à des tiers. Les installations mises en place et le matériel utilisé devront être conformes aux normes de sécurité en vigueur. L organisateur ne pourra être tenu responsable de la qualité des produites exposés et vendus. Article 8 : ISTALLATIO ET ORGAISATIO GEERALE L installation aura impérativement lieu le vendredi 22 septembre jusqu à 22 h, le 23 septembre de 6 h à 9h30. Les véhicules pourront accéder à l échoppe jusqu à 9h30, puis devront rejoindre les zones de stationnement prévues. Les échoppes non occupées à 9h30 seront considérées comme libres sans que l exposant puisse demander ni remboursement, ni indemnité. Article 9 : CLOTURE ET ETTOYAGE Les échoppes ne pourront être dégarnies avant 18h00 le dimanche soir, sauf autorisation expresse de l organisateur. Il n est pas prévu de société de nettoyage, un sac de poubelle sera distribué par échoppe. L exposant devra laisser son emplacement propre. Les poubelles seront à déposer à l endroit indiqué par les organisateurs. Aucune détérioration de quelque nature que ce soit ne sera tolérée. Article 10 : PUBLICITÉ La publicité de l événement est prise en charge par les organisateurs par voie d affiches, de tracts, de presse de mailing etc. Des affiches, tracts et programmes pourront être remis aux demandeurs afin de promouvoir l animation sur simple demande. La distribution de tout prospectus, documents, objets ou autres sera autorisée pour chaque exposant dans les limites de son échoppe. Tout manquement à la présente charte pourra entraîner l exclusion d un exposant même lorsque ce dernier est déjà installé. Pour toute question, veuillez contacter l Association des Amis du Château des Bordes : soit par mail à l adresse : soit par téléphone au auprès d Edouard Champion, secrétaire de l association.

5 Fiche d inscription Samedi 23 et dimanche 24 septembre 2017 Échoppe marchande Artisan Association Campement Autre SOCIETE/COMPAGIE:.... SIRET :.. ACTIVITÉ :..... OM :...PRÉOM : ADRESSE :.... CODE POSTAL :. VILLE :..... TÉLÉPHOE :..... TEL. PORTABLE : Souhaite participer aux Médiévales des Bordes, les 23 et 24 septembre ombre de participants : Produits proposés à la vente? OUI O (Si OUI, voir la charte du marché médiéval) Description de l échoppe (il est impératif de joindre des photos pour l acceptation du dossier) : ombre de mètres linéaires souhaités (+ profondeur) ou dimensions de votre échoppe ou tente : Produits exposés, activité pratiquée, etc. : Branchement électrique souhaité : OUI O (Si OUI, voir la charte du marché médiéval) Acceptez-vous que vos noms, photos et le lien vers votre site internet apparaissent sur le site du Château des Bordes? OUI O

6 À retourner signée dès que possible et au plus tard le 15 juillet 2017 accompagnée de : la copie de la carte d artisan ou extrait d inscription au répertoire de la Chambre des Métiers, ou extrait K bis pour les professionnels, le numéro d enregistrement à la maison des artistes, pour les artistes, pour la vente de produits, vous devrez vous acquitter du montant de l inscription (voir charte du marché médiéval pour les tarifs et modalités de règlement). Toute réservation non accompagnée de son règlement ne sera pas prise en compte, un chèque de caution de 60 à l ordre de l Association des amis du château des Bordes, qui sera restitué le dernier jour de la manifestation (cette caution évite les réservations non respectées et les espaces vides au milieu des échoppes installées), des photos de l échoppe et du costume porté, une attestation d assurance à jour, à Association des Amis du Château des Bordes Edouard Champion 8 square du Dragon Résidence Saint-Michel Le Chesnay ou scanné par à : Après examen par la commission de la fête, le comité organisateur est seul habilité à retenir ou à ne pas retenir les candidatures. À l'issue de cette délibération, le comité enverra un contrat d'engagement aux participants retenus. L inscription ne sera considérée comme définitive qu après renvoi du contrat signé. En cas de refus, la présente fiche et les pièces demandées vous seront retournées. Fait à.. Le... om et Signature

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