Programme Opérationnel national du Fonds Social Européen pour l emploi et l inclusion en métropole FSE en gestion du Département de l Ain

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1 Programme Opérationnel national du Fonds Social Européen pour l emploi et l inclusion en métropole FSE en gestion du Département de l Ain APPEL À PROJETS N 5 Accompagnement renforcé des travailleurs indépendants sous statut d autoentrepreneur, bénéficiaires du RSA - Axe prioritaire du PO FSE : 3 - Lutter contre la pauvreté et promouvoir l inclusion - Objectif thématique : Augmenter le nombre de parcours intégrés dans une approche globale de la personne - Dispositif de la subvention globale FSE du Département de l Ain : n 3 accompagnement au maintine dans l emploi - Code de l appel à projets dans Ma Démarche FSE : CGAin 15/17-AP5 Date de lancement de l appel à projets : 09/03/2015 Date limite de dépôt des candidatures : 30/04/2015 La demande de subventions doit obligatoirement être remplie et déposée sur le site Ma Démarche FSE (Entrée «programmation ») 1

2 Préalable L appel à projets décrit ci-après s inscrit dans la volonté manifestée par le Conseil général de l Ain de mobiliser davantage de moyens pour l accès ou le retour dans l emploi durable des bénéficiaires du RSA du département de l Ain les plus éloignés de l emploi, avec le concours du Fonds social européen (FSE) qui apporte un renforcement quantitatif, qualitatif et financier. Le Département de l Ain est organisme intermédiaire gestionnaire d une subvention globale du FSE pour la période A ce titre, il redistribue des crédits du FSE après appels à projets, instruction et sélection des candidatures en cofinancement des actions d insertion financées par le Département. L appel à projets ci-après permettra d attribuer aux opérations sélectionnées : - des crédits du FSE gérés par le Département de l Ain (par la Direction des affaires européennes et transfrontalières) ; - des crédits départementaux au titre de l accompagnement des politiques d insertion (gérés par le Domain Insertion du Département). I) Contexte et problématique de l appel à projets L orientation des bénéficiaires du RAS doit se faire, pour tous les bénéficiaires inscrits à Pôle emploi, prioritairement vers Pôle Emploi pour un suivi de parcours professionnel. Pour les autres bénéficiaires, et en fonction des freins repérés, le Département les oriente soit vers un parcours social soit vers un parcours d accompagnement renforcé vers l emploi pour ceux dont les freins peuvent être levés plus rapidement ou n empêchant pas une entrée en formation ou une démarche de remobilisation vers l emploi. Les travailleurs indépendants et autoentrepreneurs ne sont en général pas inscrits à Pôle emploi puisque n étant pas à la recherche d un emploi. Ils sont donc majoritairement accompagnés par les référents sociaux. Ils représentent environ 6.65 % des bénéficiaires du RSA soumis à l obligation dite «droits et devoirs» du fait de leurs faibles ressources. Parfois présents depuis longtemps dans le dispositif, leur identité, leurs besoins, leur trajectoire peinent à être visibles. Sur des secteurs d activités très variés, avec des statuts qui le sont tout autant, ce public se caractérise par son hétérogénéité. Les travailleurs sociaux se trouvent démunis et ne savant comment accompagner ces publics : il leur manque des connaissances technicoéconomiques prenant en compte tous les volets de l activité indépendante et notamment juridiques, comptables, commerciales (étude de marché, politique de prix ) et technique (compétences liées à l activité elle-même). De fait, l accompagnement social ou socio-professionnel proposé à certains d entre eux est inopérant. C est pourquoi, afin d offrir le plus de chances à ce public de s engager dans un parcours d insertion durable et sortir de la précarité de leur situation, le Département de Ain souhaite pouvoir spécialiser leur prise en charge et leur accompagnement. II) Principes généraux de l appel à projets 1) Public : le présent appel à projets vise à réaliser un accompagnement technique adapté aux bénéficiaires du RSA travailleurs indépendants et notamment sous le régime de l auto-entreprenariat soumis aux droits et devoirs, résidants dans le département de l Ain. 2

3 2) Accompagnement technique adapté aux bénéficiaires du RSA travailleurs indépendants : l appel à projets s adresse à tout organisme possédant une compétence et une expertise dans le champ de l accompagnement des travailleurs indépendants et dans l organisation et la gestion coordonnée des parcours de création d entreprise (et notamment de l accompagnement au déploiement ou à la cessation d activité) afin de permettre au public ci-dessus cité de développer leur activité pour sortir rapidement du dispositif RSA ou de se réorienter vers une activité salarié. La maîtrise des processus d accompagnement et de suivi des personnes en difficulté d insertion professionnelle est bien entendue nécessaire. Une connaissance de «la culture» et du fonctionnement propre aux gens du voyage serait également intéressante.et de suivi des personnes en difficulté d insertion sera une plus value recherchée. 3) Partenariat : l appel à projets prévoit également à l intention des organismes répondant une posture partenariale forte dans une double direction : - au plan opérationnel avec la capacité à s intégrer dans l organisation et les réseaux de relations des 8 Maisons Départementales de la Solidarité (MDS) du département de l Ain, - au plan institutionnel avec la capacité de construire, de mener à bien et de rendre compte des résultats de manière rigoureuse sur une opération cofinancée par le Conseil général et le Fonds social européen. III) Caractéristiques des opérations 1) Intitulé : «Accompagnement renforcé des travailleurs indépendants sous statut d autoentrepreneur, bénéficiaires du RSA». 2) Public : bénéficiaires du RSA travailleurs indépendants soumis à l obligation d accompagnement, dite «droits et devoirs», orientés par les 8 Maisons Départementales de la Solidarité du département de l Ain. 3) Type d opération : action inscrite au CER et orientation sur prescription de la MDS. Il s agit d un accompagnement renforcé des personnes en minima sociaux RSA socle ou socle- activité dits de «droits et devoirs» dans un parcours de développement de leur activité (leur permettre d acquérir un socle de connaissances de base suffisant lié à leur activité pour leur permettre de la développer afin de leur procurer un revenu suffisant à moyen terme), ou de cessation de cette dernière avec engagement dans un parcours de formation ou recherche d un emploi salarié, si cela n est pas réalisable. L opérateur proposera les modalités et durée d accompagnement. 4) Résultat attendu : Sortie du dispositif du RSA. 5) Durée de l opération : 12 mois à compter du 1 er septembre 2015 (expérimentation). 6) Financement : - - Fonds Social Européen : 50 % maximum des dépenses éligibles totales ; - - Département de l Ain : de 30 % à 50 % des dépenses totales éligibles, selon les éventuelles autres ressources sur le projet ; - - Autres cofinancements (à trouver par le candidat) / Autofinancement : de 0 à 20 % des dépenses totales éligibles. Une attention particulière est portée aux actions présentant un caractère structurant, de manière à accroître l effet levier et la valeur ajoutée du FSE au regard des dispositifs de droit commun. La participation du FSE est prioritairement mobilisée au profit de projets développant des approches innovantes. Dans un objectif de concentration des crédits du 3

4 FSE, le montant minimal du coût total prévisionnel du projet est de ,00 pour les 12 mois de réalisation. 7) Périmètre géographique : les candidats doivent faire une proposition permettant de couvrir tout le Département de l Ain avec organisation d intervention par Maison départementale de la solidarité (MDS) (carte sur site 8) Structures éligibles : tous les acteurs de l offre territoriale d insertion, et en particulier : les chambres consulaires, les associations, les collectivités territoriales, les maisons de l emploi, les acteurs du service public de l emploi, les structures offrant des solutions pour la levée de freins sociaux ou professionnels à l emploi, les partenaires sociaux et branches professionnelles, les établissements publics et privés. Le FSE ne finance pas le fonctionnement statutaire des organismes mais des projets spécifiques développés en plus du fonctionnement courant. IV) Objectifs de l opération 1) Objectif général : conformément aux objectifs du Programme Départemental d Insertion , l opération s inscrit dans l objectif suivant «Suivre et améliorer le maintien dans l emploi» (orientation 23), figurant dans l axe 4 du PDI «Faciliter l accès des bénéficiaires du RSA à l emploi et à la formation». 2) Objectifs quantitatifs : accompagner 150 bénéficiaires du RSA socle en file active sur un an. 3) Objectifs qualitatifs : - - établir un diagnostic de l activité, - - rechercher des pistes de développement ou de diversification de l activité, - - mettre en place des outils de gestion et de pilotage de l activité, - - pointer les besoins, les freins, les difficultés avec le bénéficiaire du RSA afin de trouver ensemble des réponses, - - accompagner vers l arrêt de l activité et réorienter vers un autre référent pour construire un nouveau projet si l activité de travailleur indépendant n est pas viable. Le ou les bénéficiaires sélectionnés devront mettre en place et assurer la tenue d un comité de pilotage de l opération avec les représentants des cofinanceurs par an. Un tableau de bord permettant de suivre l évolution de l activité des publics accompagnés devra être transmis tous les trimestres au Domaine insertion du Département. Il est attendu des candidats qu ils définissent la manière dont ils entendent répondre à ces objectifs tant qualitatifs que quantitatifs. Ils devront présenter dans leur candidature une méthode de travail et l approche retenue (individuelle, collective ou une intervention comprenant ces deux modalités de réponse), la périodicité, les modalités et lieux de rendezvous avec les bénéficiaires. V) Modalités de réponse Les réponses à cet appel à projets doivent être adressées via la plateforme de dématérialisation des dossiers FSE, Ma Démarche FSE : Entrée «programmation ». Un compte bénéficiaire doit être créé par le candidat pour déposer sa demande, y compris si l organisme possédait déjà un compte bénéficiaire dans l outil lors de la précédente programmation L intégralité du dossier sera obligatoirement dématérialisée dans cet outil (demande de subvention, instruction, suivi de la subvention, bilan d exécution et contrôle de service fait). 4

5 Pour accéder à la demande de subvention, le candidat doit : - sélectionner «demande de subventions» dans son espace utilisateur; - sélectionner le programme concerné : «le Programme Opérationnel national» (choix n 1) ; - choisir la région administrative du Projet : «082 Rhône Alpes» ; - initialiser la demande de subvention en remplissant les champs obligatoires demandés, (les références de l appel à projets, l axe et l objectif thématique/priorité d'investissement/objectif spécifique à sélectionner sont mentionnées sur la page de garde de cet appel à projets). La saisie peut être démarrée, reprise et modifiée pour chaque élément à tout moment tant qu elle n est pas validée par le porteur de projet. Un guide d utilisation et une aide est disponible dans la plateforme pour saisir ensuite la demande de subvention. Tous les items demandés dans la demande numérique doivent être saisie pour valider la demande, à savoir : - -Organisme o identification de l organisme o contacts o aides d Etat - Description de l opération o contexte global o éligibilité o localisation o contenu et finalité o principes horizontaux o fiches actions o modalités de suivi - Plan de financement o structuration o dépense directes de personnel o autres dépenses directes o dépenses de tiers et en nature o dépenses indirectes o dépenses prévisionnelles o ressources prévisionnelles o synthèse - Outil de suivi des participants - Validation o pièces à joindre o obligations o validation du formulaire Les candidatures doivent être déposées, validées et signées, dans l outil avant l échéance du 30 avril 2015 pour cet appel à projets. Les candidatures hors délais seront déclarées irrecevables. Compte tenu de la nature des éléments demandés, les candidats sont invités à anticiper la saisie de leur demande de subvention dans l outil de dématérialisation. VI) Coordination et assistance Les candidats sont invités à se rapprocher des services du Département avant de déposer leur demande pour vérifier au préalable l éligibilité de leur projet et se faire accompagner, si besoin, dans la phase montage de leur dossier auprès de : 5

6 - M. Maxime Moreau, chargé de mission FSE, téléphone , pour toutes questions relatives à l ingénierie du FSE (modalités de réponse, utilisation de la plateforme de dématérialisation, dépenses éligibles, simplification et forfaitisation des dépenses, présentation du budget ) ; - Mme Nadège Pscheniska, responsable du domaine insertion, nadege.pscheniska@cg01.fr, téléphone , pour toutes questions relatives au contenu opérationnel des actions (public cible, articulation avec les territoires, méthodologie de l accompagnement ). VI) Critères de sélection Les opérations sélectionnées doivent contribuer à atteindre les objectifs fixés dans le présent appel à projets. Le descriptif des opérations doit être précis et détaillé dans la demande de subvention, tant pour les objectifs à atteindre que pour les moyens opérationnels mobilisés à cette fin. Pour les crédits du FSE, l analyse des opérations se fera selon les critères suivants : - temporalité des projets appréciés au vu de la cohérence du calendrier de réalisation des actions proposées (viabilité du calendrier de réalisation) ; - vérification de l adéquation entre les moyens mobilisés et les résultats attendus (capacité opérationnelles et proportionnalité des moyens) afin de statuer sur la faisabilité de l opération ; - capacité financière de l opérateur à avancer les dépenses dans l attente du remboursement de l aide FSE (3 à 4 mois après la remise du bilan) ; - capacité de l opérateur à mettre en œuvre les moyens nécessaires, humains et administratifs, pour assurer la bonne gestion de l aide FSE ; - capacité de l opérateur à répondre aux obligations communautaires (communication, mise en concurrence, suivi des participants) ; - capacité à maîtriser une opération au regard des exigences d un cofinancement européen et à produire les justificatifs comptables exigés par le FSE (copie des fiches de paie, factures acquittées, justificatifs des virements...). Les projets seront également évalués en fonction de leur prise en compte des priorités transversales assignées au FSE : - l égalité entre les femmes et les hommes ; - l égalité des chances et de la non-discrimination ; - le développement durable. Pour les crédits départementaux d insertion, l analyse des opérations se fera selon les critères suivants : - - compétences et expériences en matière de suivi et d accompagnement des personnes en insertion professionnelle vers l emploi ; - - capacité à pouvoir accompagner les bénéficiaires du RSA dans l emploi ; - - connaissance du réseau partenarial du secteur de l insertion professionnelle ; - - connaissance du PDI et des dispositifs emploi et insertion de l Ain ; - - capacité à organiser l opération en coordination avec l une, plusieurs ou chacune des 8 Maisons départementales de la solidarité du département de l Ain ; - - modalités d accompagnement spécifiques ou innovantes VII) Avertissement et réserve Le présent appel à projets est initié dans les conditions décrites ci avant par le Département de l Ain candidat à la gestion d une subvention globale FSE en tant qu organisme intermédiaire gestionnaire de subvention globale FSE. 6

7 Dans ce cadre, le Département est soucieux de respecter la date de démarrage effectif des opérations et actions au 1 er septembre 2015 tel qu annoncé et prévu dans les dispositifs à promouvoir et sur lesquels il s engage lui-même. Compte tenu des délais administratifs inhérents à la gestion du FSE, la notification portant acceptation ou refus de la demande de subvention interviendra début juillet L avis préalable et obligatoire du Comité Régional de Programmation inter-fonds sera requis pour toutes les opérations proposées. Les candidats sont avertis d un éventuel report du début de l opération avec possibilité d adaptation des clauses selon les observations et avis de ce comité sur les projets. Les candidats seront, le cas échéant, informés au plus tôt de tout amendement lié à cette situation. 7

8 Annexe 1 Règles et obligations liées à un cofinancement du FSE I) Règlements applicables Règlement (UE) n 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 portant dispositions communes relatives au Fonds européen de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds de cohésion, au Fonds européen agricole pour le développement rural et au Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche, portant dispositions générales applicables au Fonds européen de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds de cohésion et au Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche, et abrogeant le règlement (CE) n 1083/2006 du Conseil. Règlement (UE) n 1304/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 relatif au Fonds social européen et abrogeant le règlement (CE) n 1081/2006 du Conseil. II) Obligations liées à l octroi d une aide du FSE Les candidats devront prendre connaissance et valider les15 obligations ci-après lors de leur dépôt de candidature dans Ma Démarche FSE : «L'octroi des aides FSE vous soumet à un certain nombre d'obligations visant au respect des principes et règles de bonne gestion des aides publiques et à faire connaitre l'action de l'union européenne : 1 - Vous devez informer le service gestionnaire en cas d'abandon de l'opération ; 2 - Vous ne devez pas modifier l'objet général, la période de réalisation ou le plan de financement de la convention sans l'accord formel du service gestionnaire et un réexamen de l'instance de programmation, au risque de ne pas percevoir tout ou partie des aides FSE ; 3 - Vous devez respecter le droit européen applicable, notamment les règles de concurrence et la réglementation sur les aides d'etat ; 4 - Vous devez informer les participants, le personnel affecté à l'opération, les financeurs nationaux et les structures associées à la réalisation de l'opération, de la participation du FSE au financement du projet, en respectant les modalités précisées dans la convention ; 5 - Vous devez suivre de façon distincte dans votre comptabilité les dépenses et les ressources liées à l'opération : vous devez ainsi être en capacité d'isoler, au sein de votre comptabilité générale, les charges et les produits liés à l'opération ; 6 - Vous devez communiquer au service gestionnaire la liste détaillée des pièces comptables et non comptables justifiant la réalisation des actions, le respect des règles de publicité des aides FSE, l'éligibilité des participants ainsi que les dépenses et ressources déclarées dans le bilan. De plus, vous devez justifier les calculs permettant le passage de la comptabilité générale à la comptabilité du projet ; 7 - Dans le cas d'une opération bénéficiant à des participants, vous devez communiquer au service gestionnaire, à chaque demande de paiement, la liste des participants à l'opération présentant les informations nécessaires au contrôle de l'éligibilité de chaque participant ; 8 - Vous devez renseigner les données relatives aux caractéristiques et à la sortie de chaque participant, prévues dans la réglementation européenne et dans la présente demande de financement (cf. questionnaire type à utiliser ci-après) ; 9 - Vous devez donner suite à toute demande du service gestionnaire en vue d'obtenir les pièces ou informations relatives à l'opération nécessaires au calcul du montant des aides FSE à verser. Sans réponse de votre part dans un délai de 2 mois, le service gestionnaire peut procéder à la clôture du dossier et si nécessaire au recouvrement de tout ou partie des aides FSE déjà payée ; 10 - Vous devez formaliser le temps d'activité du personnel rémunéré affecté à l'opération dès lors que vous sollicitez un cofinancement par le FSE sur cette activité. Pour le personnel affecté à temps plein à l'opération, le contrat de travail ou la lettre de mission 8

9 suffit. Pour le personnel affecté partiellement à l'opération, le temps d'activité doit être retracé selon l'une des modalités suivantes : - à partir d'extraits de logiciels de suivi du temps détaillant par jour le temps affecté au projet ; - à partir de feuilles d'émargement ; - à défaut, sur la base d'un état récapitulatif détaillé par jour, daté et signé de façon hebdomadaire ou au minimum mensuellement par la personne rémunérée et son supérieur hiérarchique ; (Une fiche temps type à utiliser sera proposée par le service gestionnaire du FSE.) Leurs rémunérations sont comptabilisées dans le poste de dépenses directes de personnel. En revanche, la rémunération du personnel affecté à des tâches support (encadrement, secrétariat, maintenance, nettoyage, etc.) est comptabilisée dans le poste de dépenses indirectes. Si celles-ci sont calculées grâce à un taux forfaitaire, elles n'ont pas besoin d'être justifiées. En coût réel, il faudra justifier la clé de répartition permettant d'établir leur montant En vue du paiement des aides FSE, vous devez remettre au service gestionnaire un ou plusieurs bilans d'exécution établi(s) dans les délais prévus dans la convention et accompagné(s) de l'ensemble des pièces justificatives requises ; 12 - Seules des dépenses effectivement encourues, c'est-à-dire des dépenses acquittées, qui correspondent à des actions réalisées et qui peuvent être justifiées par des pièces comptables et non comptables probantes sont retenues. Les dépenses déclarées par le bénéficiaire doivent être liées et nécessaires à l'opération cofinancée. Elles doivent être éligibles par nature conformément aux règles énoncées dans la notice ; 13 - En sollicitant le concours du FSE, vous acceptez de vous soumettre à tout contrôle administratif, technique ou financier, sur pièces et/ou sur place, y compris au sein de votre comptabilité et vous vous engagez à présenter aux agents du contrôle toute pièce justifiant les dépenses et les ressources déclarées ; 14 - Vous vous engagez à conserver les pièces justificatives des dépenses déclarées jusqu'à la date limite à laquelle sont susceptibles d'intervenir les contrôles, soit trois ans à compter du 31 décembre suivant la déclaration des dépenses considérées à la Commission européenne, et à les archiver dans un lieu unique. Vous serez informé de cette date par le service gestionnaire ; 15 - En cas de cessation d'activité (liquidation judiciaire ou autre), vous devez transmettre au service gestionnaire tous les éléments justificatifs des dépenses déjà déclarées». III) 1) cadrage général Précisions sur le montage financier Aucun projet ne peut faire l'objet d'un financement par le FSE si la demande de financement n'est pas déposée avant la fin de la réalisation du projet. Les candidats veilleront à présenter un budget en équilibre : Dépenses prévisionnelles = ressources prévisionnelles. La programmation du FSE n est pas conditionnée à la production des attestations de cofinancement (ou lettres d intention), ces pièces sont utiles au travail d instruction et permettent de s assurer de la capacité financière du porteur à mener le projet FSE à terme. Dans tous les cas, le porteur est tenu de produire les attestations de versement des contreparties mobilisées en accompagnement du ou des bilan(s) intermédiaire(s) annuel(s) et/ou du bilan final. A défaut, les ressources non certifiées s imputeront sur la part d autofinancement de l organisme bénéficiaire et seront traitées comme telles dans le cadre du contrôle de service fait. Dans le cadre de l instruction du projet, le service gestionnaire peut être amené à écarter toute dépense présentant un caractère dispendieux et ne produisant pas d effets directs sur les publics cibles et/ou toutes dépenses dont le lien à l opération n est pas clairement 9

10 démontré ou justifiable. Les frais généraux de structures sont pris en compte dans les dépenses indirectes. La mise en concurrence de certaines dépenses de fonctionnement et de toutes les dépenses de prestation devra être justifiée et démontrée pour être prises en compte et remboursée par la subvention FSE. La subvention FSE n est versée qu après réalisation et justification des dépenses. Le bénéficiaire doit disposer d une trésorerie suffisante pour avancer les dépenses en conséquence. Un acompte de la subvention départementale (crédits Insertion) sera versé au début de l action, et ce pour chaque tranche annuelle, dans la limite de 50 % de la subvention départementale prévue pour la tranche annuelle considérée. Le bénéficiaire pourra réaliser un bilan intermédiaire au terme de 6 mois de chaque année civile, bilan non obligatoire mais permettant le versement d un acompte FSE, et devra obligatoirement produire un bilan clôturant chaque tranche annuelle d exécution. Ces bilans respectent des échéances et un contenu très rigoureux conformément aux engagements et déclarations formulés dans la demande de subvention de l opérateur. Ces bilans comprennent toutes les pièces comptables nécessaires pour justifier de la réalité des dépenses. L opérateur devra fournir la preuve de l acquittement de toutes ces dépenses. 2) Procédure de simplification de la justification des dépenses Les règlements communautaires (cités en 1) introduisent des règles de simplification pour la justification des dépenses déclarées. Les porteurs de projets sont invités à utiliser ces règles pour faciliter le suivi et la gestion administrative de leur dossier. La réglementation communautaire introduit 3 options de coûts simplifiés : - les taux forfaitaires ; - le barème standard des coûts unitaires ; - le montant forfaitaire. L application d une de ces options est obligatoire si le soutien public (FSE + autres financeurs publics dont crédits du Département) est inférieur à et facultatif autrement (sauf pour les dépenses indirectes) au choix du candidat. L option choisie ou non par le candidat pourra être remise en cause éventuellement par le service instructeur. 3) La forfaitisation des dépenses Dans la mesure du possible, il est recommandé aux candidats d utiliser les taux forfaitaires. La forfaitisation des coûts évite au bénéficiaire de devoir justifier l intégralité des dépenses déclarées à partir de pièces comptables (factures, justificatifs d acquittement, etc.), ce qui permet de diminuer la charge administrative du bénéficiaire liée aux différents niveaux de contrôle. Trois taux forfaitaires peuvent être utilisés. Les deux premiers permettent de calculer les dépenses indirectes du projet, le troisième permet de calculer toutes les dépenses du projet sur la seule base des dépenses de personnel, un seul taux peut être utilisé par opération : - taux 1 : les dépenses indirectes représentent 20 % des dépenses directes de fonctionnement (dépenses de personnel + dépenses de fonctionnement directes + dépenses liées aux participants), hors prestations, à utiliser obligatoirement si : o l opération génère des dépenses indirectes ; o l opération à un coût total annuel inférieur à ,00 (autrement au réel) ; o le projet cofinancé ne se confond pas avec l intégralité de l activité de la structure. - taux 2 : les dépenses indirectes représentent 15 % des dépenses directes de personnel - taux 3 : L intégralité des dépenses, hors dépenses de personnel, représente 40 % des dépenses de personnel. Cette dernière option est à privilégier pour simplifier le dossier. 10

11 Exemple : Pour un projet 2015 générant des dépenses indirectes (frais de structure non directement rattachables à l opération) avec en dépenses réelles : Poste de dépenses Total Exemple de détails Dépenses directes de personnel ,00 Salaires chargés de 2 agents affectés à l action Dépenses de fonctionnement 5 000,00 Frais de déplacements liés à l action Dépenses de prestations 4 000,00 Conception d outils de suivi sous-traitée Dépenses indirectes Impossible au réel car total opération < ,00 En appliquant le taux forfaitaire n 1 Poste de dépenses Total Modalités de justification Dépenses directes de personnel ,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses de fonctionnement 5 000,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses de prestations 4 000,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses indirectes ,00 Taux forfaitaire de 20 % des dépenses directes hors prestation - Pas de justificatif à fournir = 20%*( ) Coût total éligible ,00 En appliquant le taux forfaitaire n 2 Poste de dépenses Total Modalités de justification Dépenses directes de personnel ,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses de fonctionnement 5 000,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses de prestations 4 000,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses indirectes ,00 Taux forfaitaire de 15 % des dépenses directes de personnels - Pas de justificatif à fournir = 15% * Coût total éligible ,00 En appliquant le taux forfaitaire n 3 Poste de dépenses Total Modalités de justification Dépenses directes de personnel ,00 Intégralité de la dépense au réel Dépenses de fonctionnement Dépenses de prestations Dépenses indirectes Coût total éligible Taux forfaitaire de 40 % des dépenses directes ,00 de personnels - Pas de justificatif à fournir = 40% * ,00 Lorsque le porteur dépose son dossier sur Ma Démanche FSE, il doit choisit la structuration de son plan de financement, il opte ainsi soit : - pour la méthode des coûts réels (interdite si le soutien public < ) ; - pour le taux de 40 % des frais de personnels : pour déterminer les autres coûts du projet ; - pour le taux de 15 % des frais de personnels : pour déterminer les dépenses indirectes du projet ; - pour le taux de 20 % des frais directs : pour déterminer les dépenses indirectes du projet. 4) le barème standard des coûts unitaires Pour appliquer cette option, un coût unitaire est défini, argumenté et justifié dans la demande de subvention. Ce coût unitaire est calculé sur la base d une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable, tous les éléments de calculs doivent être justifiés avec la demande de subvention, le contrôle de la dépense est décalé à l instruction et non après sa réalisation. Le paiement est effectué après vérification du nombre d unité réellement mise en œuvre, l unité de mesure est à définir à la demande de subvention (heure par agent, heure par participant, coût de l accompagnement d un participant ). Il est conseillé au candidat souhaitant utiliser cette option de se rapprocher du service instructeur FSE (Maxime Moreau, chargé de mission FSE) avant la formalisation de sa demande de subvention afin d identifier la faisabilité et la justification de cette modalité de simplification. 11

12 Pour la détermination des frais de personnel liés à la mise en œuvre d'une opération, il est possible de calculer le taux horaire applicable en divisant la dernière moyenne annuelle connue des salaires bruts chargés par heures (article 68 du Règlement UE n 1303/2013). Exemple pour un coût unitaire à l heure effectuée - Moyenne d un salaire brut chargé d un agent exerçant les mêmes missions que celles affichées dans la demande de subvention de l année n-1 au sein de la structure ou d une structure similaire : (à justifier avec la demande de subvention). - Temps d activité totale : heures (nombre moyen d heures par an fixé par la Commission Européenne, non modifiable). - -Taux horaire : / 1720 = 20,00 correspond au coût unitaire. La personne est affectée partiellement à l opération et réalise heures sur l année (justifiées par des fiches temps), la dépense éligible retenu dans ce cas correspondra à 20 * 1000 h = ,00 5) le montant forfaitaire Cette option est déconseillée par le service instructeur. Elle consiste à définir un montant forfaitaire total pour la réalisation de l action qui est versé uniquement si l action est intégralement réalisée. Le contrôle de la dépense prévisionnelle est décalé intégralement à l instruction et non après sa réalisation. Cette option est impossible pour les opérations dont la contribution publique est supérieure à ,00 Exemples Une formation pour 7 personnes coûte (à justifier précisément lors de la demande de subvention). Si 7 personnes sont formées, l intégralité de la subvention FSE sera versée. Si 5 personnes sont formées où si la formation n a pas lieu, 0 de la subvention FSE sera versée indépendamment des dépenses supportées par le porteur de projet. 6) Obligation de suivi des participants Le règlement UE n 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 contient des dispositions renforcées en matière de suivi des participants aux actions cofinancées par le Fonds social européen. L objectif est de s assurer que des données fiables seront disponibles en continu. Les données seront agrégées aux niveaux français et européen, afin de mesurer les progrès réalisés au regard des cibles fixées dans le programme. Elles doivent permettre de faire la preuve de l efficacité de la politique de cohésion sociale mise en œuvre et contribueront également à mesurer l impact des programmes. Ainsi, pour la période , les modalités de saisie des données de base relatives aux entrées et sorties des participants évoluent considérablement. Les porteurs de projet devront obligatoirement renseigner les données relatives à chaque participant, et non plus de manière agrégée. En outre, le suivi des participants constitue une composante majeure du projet. Faute de renseignement, les participants ne pourront être considérés comme éligibles, empêchant ainsi le remboursement de l aide par la Commission européenne. Les porteurs de projets sélectionnés devront obligatoirement renseigner les indicateurs de réalisation pour chaque participant, dès son entrée dans l'action. Toutes les données sont déclaratives, et doivent obligatoirement être recueillies (Oui, Non, Ne se prononce pas). Si l'action a débuté avant la notification de la décision du comité de programmation : une fois votre projet retenu par le comité de programmation, vous disposez d'un mois à compter de la notification de la décision du comité pour enregistrer les données relatives à chaque participant déjà dans l'action. Pour les participants qui entrent dans l'action après la notification de la décision du comité de programmation, vous devez renseigner les données 12

13 relatives à chaque participant ; vous disposez d'un mois, à compter de l'entrée dans l'action pour enregistrer l'ensemble des données relatives à chaque participant. Si les données ne sont pas renseignées, le participant est considéré comme inexistant. Les données concernant les sorties doivent être renseignées dans le mois suivant la sortie du participant. Au-delà d un mois, les données saisies ne sont plus prises en compte dans le calcul des indicateurs de résultats immédiats. Cette saisie conditionne la recevabilité du bilan. Un module de suivi spécifique dans Ma démarche FSE permet de saisir les données de chaque participant et d accéder à des tableaux de bord de restitution. Un guide méthodologique pour le recueil et la définition des indicateurs est disponible sur le site de ma démarche FSE ainsi que le questionnaire possible à utiliser. La notice et le formulaire sont annexés ci-après à l appel à projets. Le questionnaire pour caractériser la sortie du participant de l action n est actuellement pas disponible et sera communiqué aux bénéficiaires dés sa parution. 7) Pièces à joindre avec la demande de subvention Les pièces suivantes doivent être scannées et téléchargées dans l outil de dématérialisation et jointes à la demande de subvention (onglet validation) : - attestation d'engagement signée, datée et cachetée ; - document attestant la capacité du représentant légal ; - délégation éventuelle de signature ; - relevé d identité bancaire (BIC et IBAN) portant une adresse correspondant à celle du n SIRET (à l'exception des projets portés par l'etat, une collectivité locale ou un établissement public local) ; - attestation fiscale de non assujettissement à la TVA si les dépenses prévisionnelles du projet sont présentées TTC ; - justificatif prévisionnel de chaque financement externe national, régional ou local mobilisé, si disponible ; - présentation de la structure (production d'une plaquette ou du dernier rapport annuel d'exécution) ; - comptes de résultats des 3 derniers exercices clos ; - document attestant l'accord du tiers pour la valorisation, dans le plan de financement, des dépenses de tiers ou des dépenses en nature, le cas échéant ; - délibération de l'organe compétent approuvant le projet et le plan de financement prévisionnel. 13

Action de soutien à la mobilité

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