Guide. Plan Rhône Volet «Inondations» - Contrat de projets interrégional État-Régions à l attention des porteurs de projet.

Transcription

1 pour le fleuve Rhône Programme Opérationnel Plurirégional (FEDER) Conseil général du Gard Guide Plan Rhône Volet «Inondations» - Contrat de projets interrégional État-Régions à l attention des porteurs de projet UNION EUROPÉENNE

2 Information générale Le document de mise en œuvre (DOMO) apporte toutes les informations sur les types d actions soutenues et les critères de sélection des projets au titre du Programme Opérationnel plurirégional FEDER et du Contrat de projets interrégional État-Régions. Vous trouverez ce document sur le site de Direction Régionale de l Environnement Rhône-Alpes (DIREN) de bassin Rhône-Méditerranée : Vous envisagez de déposer une demande de subvention au titre du volet «Inondations» Plan Rhône (contrat de projets interrégional État-Régions (CPIER) ou Programme Opérationnel Plurirégional FEDER). Le présent document a pour but de vous aider dans votre démarche de demande de subvention. Vous pouvez vous adresser auprès des services instructeurs de l État et des autres cofinanceurs, pour prendre connaissance : de la procédure, des délais d instruction, des obligations liées à l attribution de subventions européennes, des délais de paiement afférents à votre dossier. L information et l appui pourront porter également sur la mise en forme du dossier, l identification des sources de financement potentielles, le montage financier Le formulaire de demande de subvention type est disponible en ligne sur le site internet de la DIREN de bassin Rhône-Méditerranée ( ou auprès des services instructeurs. Dans le cadre d une demande de subvention FEDER, le dépôt se fait en un exemplaire papier et un exemplaire par voie électronique. Si le porteur de projet n est pas en mesure d envoyer un exemplaire électronique, il doit envoyer trois exemplaires papier. Volet inon 2

3 dation 3 Programmation Le schéma de programmation-instruction repose sur deux niveaux. Un premier niveau partenarial et interrégional, que sont les Comités Techniques Thématiques Interrégionaux (CTTI) propres à chaque volet thématique du Plan Rhône, qui vérifie la cohérence des projets présentés et instruits localement. Un deuxième niveau partenarial qui est le Comité de Programmation Interrégional (CPI) qui valide les opérations et la programmation financière. Tous les dossiers instruits ayant fait l objet d une consultation en CTTI, doivent être présentés au Comité de Programmation Interrégional à l exception des dossiers renvoyés à un autre CTTI. A l issue du CPI, et au vu des dossiers ayant reçu un avis favorable sans réserve, le secrétariat général pour les affaires régionales (SGAR) Rhône-Alpes (pour les demandes de cofinancement FEDER) ou le service instructeur envoient aux bénéficiaires un arrêté préfectoral ou une convention en fonction du montant de l aide. Le bénéficiaire est invité à renvoyer au SGAR Rhône-Alpes (pour les demandes de cofinancement FEDER), la convention signée dans un délai de 15 jours. Après une relance par le SGAR Rhône-Alpes en recommandé avec accusé de réception, l opération est considérée abandonnée et déprogrammée. IMPORTANT : la décision effective du cofinanceur doit être fournie avant la signature de la décision attributive de subvention par le Préfet coordonnateur du bassin Rhône-Méditerranée.

4 Dépôt de dossiers Le dépôt des dossiers de demande de subvention se fait auprès de chaque financeur potentiel. Lorsque l État est cofinanceur d un projet, le porteur dépose son dossier auprès du service instructeur du département du lieu de l opération. Un délai d au moins 3 semaines est nécessaire avant le passage en CTTI. Département Service instructeur État, rapporteur au CTTI Bouches-du Rhône (13) DDE 13 Gard (30) DDAF 30 Vaucluse (84) DDE 84 Drôme (26) DDE 26 Ardèche (07) DDE 07 Isère (38) DDE 38 Loire (42) DDE 42 Rhône (69) DDE 69 Ain (01) DDE 01 Savoie (73) DDE 73 Haute-Savoie (74) DDE 74 Service instructeur Conseil Régional Région Provence-Alpes-Côte d Azur Service des risques naturels majeurs Région Languedoc-Roussillon Service de l eau et des risques naturels Région Provence-Alpes-Côte d Azur Service des risques naturels majeurs Région Rhône-Alpes Direction environnement et énergie Région Rhône-Alpes Direction environnement et énergie Région Rhône-Alpes Direction environnement et énergie Région Rhône-Alpes Direction environnement et énergie Région Rhône-Alpes Direction environnement et énergie Région Rhône-Alpes Direction environnement et énergie Région Rhône-Alpes Direction environnement et énergie Région Rhône-Alpes Direction environnement et énergie * Direction Régionale de l Environnement Rhône-Alpes RNA / Mission Rhône : 208 bis rue Garibaldi Lyon Cedex 03 Cas particuliers Si l opération est localisée sur 2 départements, le dossier est déposé auprès du service instructeur du siège social du porteur de projet. Dans le cadre de projets localisés sur 3 départements, le service instructeur est la DIREN de Bassin Rhône-Méditerranée*. Dans le cadre d opérations localisées sur plus d un département et dont le siège du porteur de projet est situé en dehors des départements riverains, le service instructeur est la DIREN de Bassin Rhône-Méditerranée*. Dans le cadre d un cofinancement par l Agence de l Eau Rhône-Méditerranée et Corse ou la Compagnie Nationale du Rhône (CNR), les lieux de dépôt des dossiers sont indiqués ci-après : pour l Agence de l Eau Rhône-Méditerranée et Corse, le lieu de dépôt unique est le siège de l Agence 2-4 allée de Lodz Lyon Cedex 07. pour la CNR, le lieu de dépôt unique est son siège social, 2 rue André Bonin Lyon Cedex 04, Département du Patrimoine Fluvial. Doss

5 SCHÉMA D'INSTRUCTION 1- DÉPÔT DU DOSSIER AUPRÈS DU SERVICE INSTRUCTEUR Vérification de la composition du dossier de demande de subvention. Établissement d une attestation de dépôt de dossier et d un accusé de réception si le dossier est jugé complet. Dépôt des dossiers auprès de chaque financeur DÉLAI = 3 SEMAINES 2- INSTRUCTION DU DOSSIER PAR LE SERVICE INSTRUCTEUR Vérification de l éligibilité. Consultation d autres services (délai d un mois maximum pour la réponse). Rapport d instruction saisi sous présage et transmis à la DIREN de bassin. Préparation d un projet de décision attributive de subvention transmis au SGAR Rhône-Alpes, 10 jours avant le CPI. Passage en CTTI iers

6 Éligibilité des dépenses au titre de l aide européenne L éligibilité des dépenses s apprécie du 1 er janvier 2007 au 31 décembre L opération ne doit pas être achevée au moment du dépôt du dossier complet. Elle doit commencer dans l année qui suit la notification de la décision attributive de subvention. Dans le cas des aides aux entreprises, la demande de subvention doit être déposée avant le commencement des travaux. Cependant, des dispositions plus restrictives peuvent exister par rapport à l incitativité de l aide sollicitée. Il convient donc de se reporter aux textes les concernant (encadrement RDI, aides à finalité régionale notamment). Les dépenses sont prises en compte hors taxes (HT). Elles peuvent être prises en compte toutes taxes comprises (TTC) si le maître d ouvrage déclare ne pas récupérer la TVA. Dans le cas où, dans une même opération, le maître d ouvrage ne récupérerait qu en partie la TVA, il convient de considérer l opération HT et d identifier les postes de dépenses à prendre en compte TTC. Ces postes de dépenses TTC doivent être déclarés par le maître d ouvrage dans la demande de subvention.

7 Avance, acomptes et solde 1- Avance L avance au démarrage de l opération est limitée à 5% du montant prévisionnel de la subvention communautaire sous réserve de la disponibilité des crédits communautaires. Elle est versée sur déclaration du commencement d exécution. Cette avance peut être portée à 20 % lorsque le bénéficiaire ne dispose pas d une trésorerie suffisante pour lui permettre de démarrer son opération. 2- Acomptes Plusieurs acomptes peuvent être versés dans la limite de 80 % de la subvention communautaire sur la base des dépenses produites par le maître d ouvrage. Pour le paiement des acomptes, le bénéficiaire doit transmettre au service instructeur, les justificatifs de dépenses. 3- Demande de solde Une demande de solde doit être faite dans les trois mois maximum à compter de la fin de l opération. Le bénéficiaire doit établir : un compte rendu d exécution de l opération : déroulement, difficultés rencontrées, atteinte des objectifs, moyens de communication mis en œuvre ; la justification des dépenses ; l état des cofinancements encaissés (origine et montant) ; le renseignement des indicateurs. La justification des dépenses encourues s effectue par la production de factures acquittées (mention portée sur chaque facture en original par le fournisseur) ou à défaut par la production de pièces de valeur probante équivalente. Les pièces de valeur probante équivalente sont notamment Pour les maîtres d ouvrage publics Une copie de chaque justificatif de dépenses (factures, fiches de paye ) certifié «payé» par le comptable public. Ou un état récapitulatif certifié «payé» par le comptable public concerné, accompagné de la copie des justificatifs de dépenses. Cet état devra mentionner le nom du fournisseur, la date de la facture, le numéro de mandat, le montant HT et TTC. NB : pour les opérations effectuées en régie, les factures sont remplacées par un état des dépenses précis.

8 Pour les maîtres d ouvrage privés Une copie de chaque justificatif de dépenses certifié «payé» par un commissaire aux comptes ou un expert comptable (directement sur chaque facture). Ou un état récapitulatif certifié «payé» par un commissaire aux comptes ou un expert comptable accompagné des copies des justificatifs de dépenses. Cet état devra mentionner le nom du fournisseur, la date de la facture, le montant HT et TTC. Ou les copies des justificatifs de dépenses accompagnés du ou des relevé(s) de compte bancaire de l opérateur faisant apparaître les débits correspondants. Contributions en nature Elles doivent figurer en équilibre en dépenses et en ressources dans le plan de financement de l opération (cf article 4 du décret du 3 septembre 2007). En cas de bénévolat Celui-ci devra avoir fait l objet d une appréciation et d un contrôle au stade de l instruction. La valeur du travail est déterminée en tenant compte du temps consacré et du taux horaire et journalier appliqué pour le type de travail accompli.

9 Actions de publicité, communication ou information sur l aide européenne Si vous bénéficiez d un cofinancement du FEDER Vous êtes chargé d informer le public du concours financier qui vous est alloué conformément au règlement européen n 1828/2006 du 8 décembre 2006 : le non respect de l obligation de publicité est susceptible d entraîner le reversement de la subvention européenne. Pendant la période de réalisation, vous devez ériger un panneau d affichage sur le site de toute opération qui remplit les conditions suivantes Les interventions publiques dont bénéficient votre opération dépassent au total L opération porte sur le financement de travaux d infrastructure ou de construction. Les éléments visés à la rubrique «caractéristiques techniques des actions d information et de publicité concernant l opération» occupent au moins 25% du panneau. Au plus tard six mois après l achèvement de toute opération remplissant les conditions suivantes, vous devez apposer une plaque explicative permanente, visible et de taille significative Les interventions publiques dont bénéficient votre opération dépassent au total L opération porte sur l achat d un objet physique ou sur le financement de travaux d infrastructure ou de construction. La plaque indique le type et la dénomination de l opération ; elle comporte les éléments mentionnés à la rubrique «caractéristiques techniques des actions d information et de publicité concernant l opération». Ces éléments occupent au moins 25% de la plaque. Vous devez vous assurer que les participants à l opération ont été informés de ce financement. Vous devez indiquer clairement que l opération que vous réalisez a été sélectionnée dans le cadre du Programme Opérationnel Plurirégional Plan Rhône cofinancé par le FEDER. Tout document, y compris toute attestation de participation ou autre, concernant une opération de ce type comprend une mention indiquant que le Programme Opérationnel Plurirégional a été cofinancé par le FEDER.

10 10 Demande Caractéristiques techniques des actions d information et de publicité concernant l opération Toutes les actions d information et de publicité à destination des bénéficiaires, des bénéficiaires potentiels et du public comportent les éléments suivants : l emblème de l Union européenne, conformément aux normes graphiques et la mention de l Union européenne ; la mention du Fonds concerné «Fonds européen de développement régional» ; la mention «l Europe s engage en France» afin de souligner la valeur ajoutée apportée par l intervention de la Communauté européenne. Les points 2 et 3 ne s appliquent pas aux petits objets promotionnels. Vous êtes informé que, dans le cadre des actions de communication engagées par le Préfet coordonnateur du bassin Rhône-Méditerranée pour assurer la publicité du programme compétitivité régionale et emploi plurirégional Plan Rhône, votre opération est susceptible de figurer dans des supports de communication. Su

11 Dossier de demande de subvention Votre dossier de demande de subvention doit comporter Le formulaire de demande de subvention daté et signé. Annexe 1 : la liste des pièces à fournir. Annexe 2 : un document intitulé «obligations générales des bénéficiaires d une subvention européenne» (à renseigner le cas échéant). Annexe 3 : une attestation de délégation de signature (à renseigner le cas échéant). Les pièces justificatives exigées en annexe 1. bvention 11

12 Aide à la rédaction de la demande de subvention Les éléments d informations qui suivent ont pour but de vous aider à renseigner les rubriques du formulaire qui nécessitent particulièrement des précisions. I- Demande de subvention A- Identification du demandeur Statut : à choisir dans la liste jointe en annexe à ce guide. INSEE, SIRET, NAF : le numéro SIRET est obligatoire pour obtenir une aide publique. Vous pouvez le demander auprès de la direction régionale de l INSEE dont vous dépendez. Représentant légal : la notion de représentant légal est une notion essentielle en matière de droit. Les pouvoirs publics, avant d allouer une aide financière, doivent s assurer que la personne physique qui signe la demande de subvention a bien la capacité légale à engager la personne morale qu elle représente. Nom du contact technique : indiquer les coordonnées de la personne physique habilitée par le bénéficiaire à suivre l opération. Cette personne devra être en mesure de répondre aux éventuelles questions des services de l administration tout au long de la procédure. Il peut s agir d une personne différente de celle qui a la capacité juridique à engager le bénéficiaire. Ex : pour une mairie, le directeur des services techniques. Renseignements spécifiques aux entreprises : les traités européens instaurent la libre concurrence au sein de l Union européenne et encadrent les aides publiques aux entreprises. C est pourquoi des informations plus précises vous sont demandées notamment sur les aides obtenues durant les trois dernières années. B- Présentation du projet Rubrique 1 - Localisation précise de l opération Lieu de réalisation : il s agit de préciser le lieu où sera réalisée l opération. Périmètre de l opération : il s agit de préciser une zone d influence, d impact attendu de l opération : local, plurirégional, bassin d emploi(s) Rubrique 4 - Descriptif synthétique de l opération nature, contexte, finalité (joindre en annexe le dossier technique). 12

13 Les éléments à indiquer sur la page 3 sont des descriptions synthétiques permettant de cerner rapidement le contenu de votre projet. En revanche, l opération doit faire l objet d une présentation détaillée en annexe. Il est indispensable de fournir également des informations détaillées telles que schémas explicatifs, photographies, études, etc. permettant une appréhension globale de l opération. Rubrique 5 - Calendrier prévisionnel des travaux Démarrage : l opération ne doit pas être achevée au moment du dépôt du dossier complet. Elle doit commencer dans l année qui suit la notification de la décision attributive de subvention. Cas particulier des entreprises : se rapprocher du service instructeur de votre opération. Achèvement : l opération doit être achevée dans les deux années à compter de la notification de la convention (sauf cas particulier en fin de programme). C- Devis estimatif de l opération Rubrique 6 - Assujettissement à la TVA Seule la part du montant des taxes directement liée à l opération et définitivement supportée par le bénéficiaire est éligible. La TVA déductible, remboursée ou compensée par quelque moyen que ce soit, n est pas éligible. Dans le cas de non-récupération de la TVA, vous devez joindre au dossier une attestation sur l honneur. Dans le cas d une opération comportant des dépenses HT et TTC, vous devez préciser le régime fiscal de chaque poste de dépenses. Rubrique 7 - Postes de dépenses Les postes de dépenses doivent être décrits avec précision : études, acquisitions immobilières, postes de travaux, matériel, personnel, communication et autres. Personnel : il convient de distinguer notamment les salaires et les charges. Fonctionnement : les frais généraux (électricité, téléphone, loyers ) sont éligibles à condition qu ils soient fondés sur des coûts réels imputables à la mise en œuvre de l opération concernée Les coûts forfaitaires ou non justifiés ne sont donc pas éligibles. Les frais généraux doivent être affectés au prorata à l opération selon une méthode dûment justifiée sur la base d une clé de répartition permettant de distinguer l activité liée à l opération cofinancéee parmi l ensemble des activités de la structure. Cette méthode sera validée par le service instructeur et figurera en annexe à l acte attributif de subvention. Le dernier exercice comptable peut être retenu pour justifier des frais généraux. D- Plan de financement Cofinanceurs publics : la décision d octroi d une aide communautaire (FEDER) ne peut se faire qu après l obtention des autres financements publics sollicités (État, Conseil régional, Conseil général ). 13

14 Vous devrez produire les pièces prouvant leur engagement financier (décision d attribution) ou au minimum une lettre d intention du cofinanceur. NB : si, au moment du dépôt de votre demande, vous ne disposez que d une lettre d intention, vous devrez produire la décision effective du cofinanceur avant la signature de la décision attributive de subvention par le Préfet coordonnateur du bassin Rhône-Méditerranée. Origine du financement : précisez l origine des financements publics dont vous bénéficiez (État/ Conseil Régional/ Conseil Général/ autres financements publics). Taux d interventions publiques : lorsque l action prévoit un taux maximum de subventions publiques, ce taux s entend hors participation du bénéficiaire et hors participations privées. Financements privés : ils doivent figurer dans le plan de financement. Le sponsoring, le mécénat font partie de cette catégorie. Les contributions en nature sont constituées de mise à disposition gratuite de biens, de prestations, de personnel bénévole. Elles doivent être justifiées par une écriture comptable, une convention entre l apporteur et le bénéficiaire et la notice explicative de la valorisation. Elles doivent apparaître dans le plan de financement en équilibre c est-àdire en ressource et en dépense. Les recettes de billetterie, de vente ou de location, de droits d inscription participent à la réalisation de l opération. Elles doivent être clairement identifiées et sont déduites des dépenses éligibles dans leur intégralité ou au prorata selon qu elles ont été générées entièrement ou partiellement par l opération. L aide européenne est calculée sur le coût de l opération déduction faite des recettes. Attention : la prise en compte des recettes générées par une opération peut intervenir jusqu à trois ans après le versement du solde des crédits communautaires par la Commission européenne soit jusqu à environ Les TIC : les technologies de l information et de la communication E- Les indicateurs Le renseignement des indicateurs, en particulier les indicateurs «TIC» et «environnement», impose de se référer, concernant leur définition et leur méthode de calcul, au Guide des indicateurs PO-CPER (cf rubrique Plan Rhône, évaluation du site internet de la DIREN Rhône-Alpes 14

15 II- Annexes A- Pièces à fournir obligatoirement (annexe 1) Les pièces listées en annexe 1 du dossier de demande de subvention font partie intégrante du dossier que vous devez remettre au service instructeur qui attestera du dépôt. Ce n est qu après examen des pièces transmises par vos soins que ce service pourra vous délivrer un accusé réception du dossier complet. Cet accusé de réception ne fait pas obstacle à une demande de pièces complémentaires nécessaires à l instruction de votre dossier. B- Les obligations du bénéficiaire (annexe 2) Ce document vous informe des obligations liées à l obtention d une aide européenne : engagement à transmettre au service instructeur les décisions relatives aux autres aides publiques sollicitées, à lui fournir un état détaillé des dépenses réalisées, à l informer de l avancement de l opération, à tenir une comptabilité séparée, à respecter les politiques communautaires et à vous soumettre à tout contrôle, technique, administratif et financier. Ce document doit être daté et signé. C- Attestation de délégation de signature du représentant légal (annexe3) Ce document est à compléter si le représentant légal a décidé de déléguer sa signature pour tous documents relatifs à la demande de subvention FEDER

16 Préfecture de Région Rhône-Alpes SGAR Rhône-Alpes 31 rue Mazenod LYON Cedex 03 Tél : Direction Régionale de l'environnement Rhône-Alpes Délégation de bassin Rhône-Méditerranée Service Risques Naturels / Mission Rhône 208 bis rue Garibaldi Lyon Cedex 03 Tél : Document imprimé à base d encres végétales sur papier recyclé.