PLAN DE COMMUNICATION DU PROGRAMME OPERATIONNEL FEDER Région Bourgogne

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1 PLAN DE COMMUNICATION DU PROGRAMME OPERATIONNEL FEDER Région Bourgogne Version présentée à la Commission Européenne le 28 janvier

2 SOMMAIRE Introduction... 3 Partie 1 Des contextes spécifiques ) La Bourgogne et l Europe ) Un nouveau contexte institutionnel et électoral... 4 Partie 2 Bilan de la communication et nouvelles perspectives ) Bilan de la communication en ) Un nouveau contexte pour la communication sur les fonds européens en ) Les enjeux de communication pour Partie 3 La stratégie de communication ) Objectifs et groupes cibles du plan de communication FEDER ) Une stratégie fondée sur 3 axes de communication ) Une stratégie pluriannuelle déclinée en trois plans d actions ) Une stratégie articulée les autres fonds européens en Bourgogne...16 Partie 4 Les actions de communication et d information ) Les obligations d'information et de publicité à destination du public et des bénéficiaires potentiels ) Présentation des actions de communication :...19 Partie 5 - Le dispositif de mise en oeuvre et de suivi du plan de communication Les services chargés de la mise en œuvre Le financement des actions du plan de communication FEDER Le dispositif de suivi et d'évaluation

3 INTRODUCTION Le plan de communication présenté s inscrit dans le cadre de la mise en œuvre des nouveaux programmes européens pour la période en Bourgogne, et en particulier du programme opérationnel FEDER. En application du règlement n 1083/2006 portant dispositions générales sur le FEDER, le FSE et le fonds de cohésion et du règlement n 1828/2006 de la Commission établissant les modalités d'exécution, le Préfet de Région, autorité de gestion du PO FEDER est chargé d assurer la publicité sur l intervention des fonds. Par ailleurs, un plan de communication doit être présenté à la Commission européenne dans les quatre mois suivant l'approbation du PO ; ce plan vise à présenter le diagnostic de la communication sur la période , la stratégie de communication ainsi qu un plan d actions pour la période L élaboration de ce plan de communication s est déroulée en plusieurs phases : 1-Le recrutement d un chargé de communication par l'autorité de gestion, au sein du département Europe du SGAR de la Préfecture de Région de Bourgogne (avril 2007) 2-La mise en place d'un comité de pilotage sous la responsabilité de la Préfecture de Région Bourgogne, chargé de l élaboration d une stratégie de communication commune aux fonds européens dans la région (avril juin 2007) Ont ainsi été associés à la mise au point de la stratégie et des actions de communication : le Conseil Régional de Bourgogne, OSEO Bourgogne, les services de l Etat notamment la Direction Régionale de l'agriculture et de la Forêt (DRAF) et la Direction Régionale du travail, de l'emploi et de la Formation Professionnelle (DRTEFP) comme autorité de gestion déléguées et tout autre service de l Etat concerné (DRIRE, DIREN, DRE, DRAC). 3-La définition de la stratégie de communication pour le programme opérationnel FEDER (juin octobre 2007) réalisation d'un audit des actions de communication sur la période présentation d'une première version du plan de communication FEDER au comité de suivi du 18 octobre La finalisation de la stratégie de communication et des plans d'actions pluriannuels avec l appui du cabinet Stratégie Public-s (octobre janvier 2008) 5-La rédaction finale du plan de communication. Consultation et positionnement des services quant à la mise en oeuvre des actions proposées en matière de pilotage et de financement. (décembre-janvier 2008) 6-La présentation à la Commission du plan de communication (28 janvier 2008) 3

4 PARTIE 1 DES CONTETES SPÉCIFIQUES 1-1) La Bourgogne et l Europe La région Bourgogne, qui peut apparaître fragilisée sur le plan de son engagement européen du fait des mauvais résultats du dernier référendum de 2005 et du faible taux de participation aux élections européennes de 2004, dispose néanmoins d incontestables atouts pour mobiliser et s engager dans la nouvelle période de la politique régionale. La communication sur les fonds européens doit prendre en considération les caractéristiques du territoire bourguignon (maillage urbain et rural). La Bourgogne continue à connaître un déficit démographique, un vieillissement de la population et la poursuite des reconversions industrielles, et souffre de façon générale d un manque d attractivité. Cependant, les fonds européens sur la période récente ont permis d accompagner et de soutenir les initiatives locales dans une perspective de développement durable en confortant les secteurs et les filières d intérêts régionaux pour favoriser la création d entreprises ou d activités nouvelles. Ils ont permis d une part de renforcer la cohésion sociale dans les zones urbaines et, d autre part, de freiner la dévitalisation dans les territoires ruraux permettant l offre et l accès à des services collectifs dans une plus grande qualité de l environnement. Les actions doivent se poursuivre à partir de 2007 pour conforter la compétitivité économique, notamment dans les bassins industriels fragilisés, et pour conforter les PME- PMI dans une nouvelle offre de production et de services. Le programme opérationnel FEDER vise également à développer les actions en matière d environnement (énergie, biodiversité), ainsi que le renforcement de l attractivité du territoire et l accessibilité. 1-2) Un nouveau contexte institutionnel et électoral La présidence française de l Union au 2 ème semestre 2008 va orienter les projecteurs de l actualité médiatique et des initiatives politiques sur les projets de relance européenne des pouvoirs publics. Le Gouvernement français veut faire de cette présidence un événement majeur pour la relance de la construction européenne. Le thème retenu est d ailleurs «le retour de la France dans l Europe». Il conviendra donc de veiller à ce que le plan de communication tienne compte de cette volonté politique et s inscrive en cohérence avec cette dernière tant dans le choix de la stratégie que dans le choix des outils. La Bourgogne comme la France en général, reste marquée par le rejet du traité constitutionnel européen (TCE) par une majorité d électeurs en juin Le vote référendaire majoritairement négatif en Bourgogne (58,52 % pour le NON) incite à mieux sensibiliser et mieux convaincre le public, de la pertinence et de l importance des financements européens dans le développement régional. 4

5 Il convient enfin de souligner l importance de l échéance de la prochaine consultation européenne au suffrage universel direct en juin 2009 qui verra les électeurs de la région Grand Est désigner leurs représentants au Parlement européen. Cette consultation interviendra un an après le lancement du présent plan de communication. 5

6 PARTIE 2 BILAN DE LA COMMUNICATION ET NOUVELLES PERSPECTIVES 2-1) Bilan de la communication en ) Présentation des actions conduites en : Les actions de communication recensées dans les bilans d'activité sont renseignées dans le tableau récapitulatif figurant en annexe du présent plan. Ces actions ont été classées au sein de trois volets: un volet animation qui recouvre les actions visant à transmettre une information détaillée et technique sur le fonctionnement du programme et les modalités de participation. un volet information qui cible à la fois les partenaires du programme et les bénéficiaires potentiels des fonds. un volet médiatisation qui intègre les actions servant la notoriété auprès du grand public de l'intervention communautaire sur le territoire Les graphiques ci-joints permettent de rendre compte de façon synthétique des principales tendances qui se dégagent en matière de communication sur la période Répartition des actions par volet (figure n 1) ANIMATION INFORMATION MEDIATISATION 6

7 Répartition annuelle des actions de communication sur (figure n 2) animation information médiatisation Les publics visés par les actions de communication sur (figure n 3) grand public médias relais beneficiaires partenaires 2-1-2) Conclusions sur la communication : 1- Des efforts conséquents d animation dans une stratégie peu formalisée Le plan d'actions de communication pour le DOCUP objectif 2 a été formalisé au cours de l'année 2002 dans le cadre de la mise à jour du complément de programmation. Outre une conception tardive, ce plan a été faiblement appuyé par un diagnostic des actions de communication de la période précédente. Les réflexions sur l'impact du programme et le rôle clé joué par l'union européenne dans le développement régional sont restées limitées. Cependant, la Région Bourgogne s est dotée fin 2002 d un plan d animation et de communication sur les programmes soutenus par les fonds structurels européens Objectif 2. Ce plan a été révisé en Outre les actions classiques (publications d articles de presse, diffusion de maquette, réunion-formation), il a placé au cœur de l équipe d animation les sous-préfets et les animateurs pays pour la détention, la remontée et le suivi des projets. 7

8 Cette insuffisance dans l'élaboration et la formalisation de la communication s explique par l'absence d une personne spécialement chargée de sa mise en oeuvre. Les actions de communication ont été élaborées et suivies par les personnels impliqués par ailleurs dans l'instruction, la programmation, la gestion administrative et financière des programmes. La charge de travail (administratif, organisation, suivi et coordination) qu implique la mise en place d une communication cohérente n'a pu dès lors être complètement respectée. 2- Une communication axée majoritairement sur la consommation des crédits L'absence de véritable réflexion stratégique s'est traduite par l'absence d'une planification dans la mise en oeuvre des actions de communication. Les actions ont été en effet mises en place au fur et à mesure de l'avancement du programme et des besoins de communication inhérents à celui-ci. L'importance du nombre d actions recensées pendant les deux premières années du programme montre que la communication a visé en premier lieu la consommation des crédits. Un constat confirmé par le rapport d'activité 2003 qui précisait que le nombre de dossiers FEDER recensés atteignait déjà un niveau trop élevé. 3- Les porteurs de projets, une cible privilégiée par rapport au grand public Les efforts de communication ont porté prioritairement sur les bénéficiaires potentiels et les services partenaires chargés de leur mise en oeuvre. Ces actions ont visé essentiellement à soutenir le dépôt de demandes de financement, elles ont ainsi majoritairement répondu à l'enjeu de réalisation du programme au détriment, parfois, de la valorisation de l'image de l'union européenne auprès des citoyens. Enfin, le coût financier des actions de communication envers le grand public et la limitation budgétaire ont renforcé ce déséquilibre. 4- Une évaluation limitée des actions de communication La réglementation applicable aux fonds européens sur la période n'imposait aux autorités de gestion qu'un suivi des actions de communication donnant lieu à un chapitre sur les mesures d'information et de publicité dans le rapport annuel d'exécution, et à une présentation au comité de suivi de la qualité des actions entreprises ainsi que des preuves appropriées (photographie, exemplaire de publications...) L'analyse des parties consacrées à la communication dans les rapports d'activités met en lumière un réel effort pour rendre compte de l'avancement des actions, les publics bénéficiaires ainsi que les acteurs et les supports de communication mis à contribution. Cet état des lieux, bien que détaillé, ne contient pas d'éléments suffisants (indicateurs) pour permettre une réelle évaluation. 8

9 2-2) Un nouveau contexte pour la communication sur les fonds européens en ) communiquer sur une nouvelle génération de programmes Les caractéristiques des programmes européens pour la période par rapport à ceux de la période précédente impliquent un changement sensible de la communication. Trois spécificités majeures des programmes sont susceptibles de modifier la communication. 1) des programmes non zonés La suppression du zonage pour la nouvelle période implique de la part des autorités de gestion qu elles identifient et ciblent les nouveaux acteurs sur le territoire, non éligibles en et ne possédant qu une connaissance relative des fonds. Un effort d information devra être mis en place sur les territoires nouvellement concernés afin de familiariser les publics à la lourde mécanique des fonds structurels et d acquérir sans tarder les compétences nécessaires à l'élaboration des dossiers de candidatures. 1 2) des programmes fondées sur de nouvelles orientations stratégiques Les nouveaux programmes européens doivent désormais cibler les priorités de l Union européenne en matière de compétitivité et de création d'emplois (stratégie de Lisbonne). La Commission et les États membres veillent à ce qu'au moins 75 % des dépenses assignées à l objectif «compétitivité et emploi» soient consacrés à ces priorités. Ce pourcentage a été ramené à 60% pour le programme FEDER dans le Cadre de référence stratégique nationale (CRSN) Total FEDER du PO (en millions d'euros) PO FEDER DOCUP , % du PO fléché Lisbonne 64,8 31 Montant fléché Lisbonne 120,20 67 Montant non fléché Lisbonnisé 58, La région Bourgogne a ainsi décidé de concentrer l intervention du Programme opérationnel du FEDER pour la période sur trois objectifs stratégiques cohérents avec les objectifs communautaires et nationaux et répondant aux besoins du territoire. 1 Rapport d information du Sénat, «Politique régionale européenne pour : les enjeux de la réforme pour les territoires» 9

10 Il s agit de : - Promouvoir l innovation et l économie de la connaissance ; - Améliorer la protection de l environnement et la prévention des risques ; - Assurer la compétitivité et l attractivité des territoires en développement. Le plan de communication pour le PO FEDER devra prendre en compte ces nouvelles priorités et proposer des actions qui ciblent au mieux les publics les plus concernés par les nouveaux axes prioritaires du programme. D importants efforts de communication et d information à l adresse de nouveaux bénéficiaires potentiels, ainsi qu aux services chargés de la mise en œuvre du PO, seront nécessaires. 3) des programmes mono-fonds Pour la période , les programmes sont désormais mono-fonds, contrairement aux DOCUP régionaux Ce changement important par rapport à l ancienne période implique de concevoir une nouvelle articulation entre les stratégies de communication par fonds pour que ces dernières soient cohérentes entre elles sur l ensemble de la région. Une coopération étroite entre les autorités de gestion de chaque fonds devra être formalisée au niveau régional ) des obligations de communication renforcées Les nouveaux règlements d'application des fonds européens renforcent les dispositifs existants en matière de communication. Pour le FEDER, le règlement 1828/2006 énonce le renforcement de certaines règles et précise les nouvelles, parmi lesquelles : L'obligation de formaliser un plan de communication L'examen de la conformité du plan par la Commission européenne La définition des publics visés: bénéficiaires potentiels, bénéficiaires et grand public Les actions obligatoires d'information et de publicité à destination du public L'obligation de publicité par les bénéficiaires L'obligation de publication de la liste des bénéficiaires La désignation des responsables de la mise en oeuvre des plans de communication La présentation d'un budget indicatif L'obligation de prévoir des modalités d'évaluation. Ces obligations sont complétées et renforcées par les dispositions de la circulaire du 12 février

11 2-3) Les enjeux de communication pour Définir des axes de communication Cibler les publics et communiquer un message simple Veiller à la cohérence des actions sur les programmes en Bourgogne Valoriser l apport de l Union européenne Assurer la transparence et la notoriété des programmes Tenir compte des nouvelles orientations stratégiques des programmes Agir sur les nouveaux territoires concernés Renforcer la communication auprès du grand public Privilégier les nouveaux outils et canaux d'information Prendre en compte les nouvelles obligations réglementaires Renforcer l'évaluation des actions de communication 11

12 PARTIE 3 LA STRATÉGIE DE COMMUNICATION ) Objectifs et groupes cibles du plan de communication FEDER 3-1-1) Les objectifs de la communication sur les fonds européens Les deux objectifs visés par le règlement sur la communication sur les fonds européens sont la transparence et la notoriété. La transparence vise à informer largement les bénéficiaires potentiels des fonds et à rendre accessible les procédures et les règles de fonctionnement des programmes. Cet objectif est à rapprocher de l'initiative sur la transparence européenne lancée fin 2005 par la Commission européenne pour permettre aux citoyens un meilleur accès aux subventions européennes, et du règlement 1995/2006 mentionnant la publication des bénéficiaires de instruments de cohésion 2. La notoriété se définit par le niveau d information et de sensibilisation de l opinion publique sur l apport de l union européenne dans les opérations financées. Cette notion recoupe la question du niveau de connaissance et de notoriété des citoyens sur les fonds européens, c'est à dire les perceptions et opinions des citoyens à l'égard des apports concrets de l'union européenne ) Les publics cibles de la communication sur les fonds européens Publics cibles : Le grand public Les porteurs de projets financés Les porteurs de projets potentiels : Universités, centres de recherche, pôles de compétitivité, Entreprises, groupements d entreprises Collectivités territoriales, SEM Associations, Etablissements publics, 2Règlement (CE, Euratom) no 1995/2006 du Conseil du 13 décembre 2006 modifiant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (Journal officiel n L 390 du 30/12/2006) 12

13 Chambres consulaires, Groupements de communes, EPCI, Prescripteurs et relais d'information: Presse régionale Médias radios et télévision Presse professionnelle et organismes consulaires Journalistes Les établissements d enseignement supérieur et de recherche Ecoles, universités locales Les collectivités territoriales Les élus Les experts-comptables, commissaires aux comptes. 3-2) Une stratégie fondée sur 3 axes de communication La démarche stratégique du plan de communication PO Feder pour la Bourgogne tient compte d'une part de l analyse du bilan du plan écoulé ( ) et, d autre part, des nouveaux impératifs fixés par la Commission européenne, notamment pour mieux atteindre une cible jusqu alors trop négligée : le grand public. L'élaboration de la stratégie a spécialement consisté à définir des axes prioritaires mettant en valeur les impératifs de transparence et de notoriété, tout en ciblant un peu mieux les publics à toucher pour en faire des vecteurs d utilisation des fonds européens. Désormais les actions de terrain seront plus cohérentes, déclinées dans l espace et dans le temps, et valoriseront systématiquement l apport de l Union européenne dans sa contribution au service des territoires de la Bourgogne. Les actions de communication en direction du grand public ont été renforcées pour tenir compte du contexte politique et institutionnel dont le climat a été défavorable au cours du précédent exercice. Il a été tenu compte également du fait que le zonage n a plus cours et que tous les territoires de la région sont concernés au premier chef par la démarche et l utilisation des fonds européens. Chaque outil est donc bien destiné à une voire plusieurs cibles, vecteurs ou publics qui sont soit des prescripteurs, soit des utilisateurs. Le plan stratégique tient compte de trois volets successifs d une campagne de communication et de médiatisation. En premier lieu, animer le territoire régional, c'est-à-dire susciter de la curiosité et de l intérêt sur l engagement de l Europe en Bourgogne. En second lieu, informer, c'est-à-dire apporter l information pertinente au bon moment et au bon interlocuteur pour permettre le bon aboutissement d un projet. Enfin, médiatiser, c'est-à-dire assurer la meilleure diffusion auprès de chaque cible et ceci dans une double perspective : susciter de nouvelles vocations, renforcer la visibilité et la lisibilité de l Europe. 13

14 Ce plan de communication se déroule sur la nouvelle période de référence ; il tient compte de nouvelles règles de communication, mais surtout utilise les ressources propres au territoire bourguignon, prend en considération les TIC tel Internet. Ce plan dématérialise donc de nombreux supports, favorisant ainsi une démarche environnementale, de responsabilité sociale et de développement durable, moins coûteuse en terme de budget et respectueuse de l écologie par l usage de papier normé quand il est nécessaire d avoir des supports imprimés ) Axe 1 - L Europe: acteur du développement territorial Objectifs : sensibiliser le grand public à l apport de l Union en région Bourgogne ; valoriser et rendre lisibles ses interventions ; informer de son rôle dans le développement régional. Au delà d un idéal ou d un concept et contrairement aux idées reçues, l Europe intervient de manière concrète; elle est une entité utile au développement des territoires. Son action est visible et lisible et elle ne constitue certainement pas une «sphère» bureaucratique additionnelle. Les valeurs qui ont présidé à la création de l Europe se traduisent aujourd hui de manière concrète, notamment par le biais du FEDER. Aux côtés des collectivités territoriales et de l'etat, l Europe participe au développement de la région Bourgogne 3-2-2) Axe 2 - Toucher au plus près les porteurs de projets Objectifs : informer les porteurs de projets de manière ciblée ; agir en amont auprès des prescripteurs ; rendre l information accessible et compréhensible ; mettre en place un réseau régional. Les porteurs de projets constituent le cœur de cible de cet axe. Cependant, afin d optimiser la présente stratégie, les porteurs de projets privés et institutionnels seront différenciés puisque leurs enjeux, objectifs et attentes diffèrent ) Axe 3 - Sensibiliser et informer les prescripteurs Objectifs : agir en amont auprès des prescripteurs ; sensibiliser le grand public à l apport de l Union ; renforcer la visibilité de l Union sur le territoire. Toucher les prescripteurs permet de renforcer la communication auprès des publics cibles. Qu ils s agissent de journalistes pour le grand public ou des interlocuteurs privilégiés du monde de l entreprise (CCI, experts-comptables, banques ) ces prescripteurs relaient l information, la crédibilisent et la rendent efficace. 14

15 3-3) Une stratégie pluriannuelle déclinée en trois plans d actions Le présent plan de communication définit une stratégie valable pour l ensemble de la durée de vie du programme opérationnel FEDER. Il sera adapté et réajusté tout au long de la période, en fonction des évaluations. D où trois phases : le lancement, la période de réorientation à miparcours et la fin du programme ) : phase de lancement La première phase ( ) est une étape clé de la vie du programme opérationnel FEDER. Elle correspond à la phase de mise en place de dispositifs d'information, d'animation et de communication pérennes. De nombreux outils, supports de communication et d information mis en place dès seront utilisés sur toute la période du programme. Ces actions feront l'objet d'adaptation et d'améliorations tout au long de leur mise en œuvre. Un effort tout particulier sera porté pendant cette première phase sur le volet animation. Il s'agira, d'une part, de former les services chargés de la mise en oeuvre du PO et, d'autre part, de mobiliser au plus vite les porteurs de projets sur les financements, en raison notamment de la règle du dégagement d'office 3. Selon cette règle, une partie d'un engagement budgétaire est dégagée d'office par la Commission si elle n'a pas été utilisée ou si aucune demande de paiement n'a été reçue à la fin de la deuxième année suivant celle de l'engagement budgétaire (n+2) ) : phase de mise en oeuvre Cette période permet d adapter les actions de la première phase d après leur évaluation et selon l avancement du programme. La valorisation des premiers projets co-financés devient ici prioritaire. Les actions définies dans ce second plan d'actions visent à : générer des projets qualitatifs, conformes aux priorités du programme, informer les bénéficiaires de leurs obligations en matière de publicité, informer les médias des réalisations du programme, mettre à jour, auprès des élus et des partenaires, les informations relatives au programme, mettre à disposition des outils adaptés pour les relais, les porteurs de projets et les bénéficiaires. 3Cf. article 93 du règlement 1083/

16 3-3-3) : phase de capitalisation La phase de capitalisation permet notamment de valoriser l apport de l'union européenne et les résultats du programme. La majorité des actions de communication portant sur des projets financés et sur les politiques de l'union européenne cible donc le grand public. Les actions définies dans le plan d'actions de cette phase ont pour objets de : rendre compte des actions conduites, valoriser les réalisations cofinancées par l'union européenne sur le territoire, sensibiliser le grand public sur l'apport de l'union européenne, capitaliser les outils et les méthodes, préparer le lancement de la période de programmation suivante. Dans le cadre de l élaboration du plan de communication, seules les actions de la phase de lancement du programme prévue dans le plan d'actions peuvent être définies avec précision. La définition des deux autres plans d'actions se fera à partir de l'évaluation sur les actions de la première et seconde phase. L'encadrement proposé sur la période se veut en effet un outil de planification souple permettant une communication qualitative et rythmée. 3-4) Une stratégie articulée avec l intervention des autres fonds européens en Bourgogne Afin de coordonner et d améliorer la cohérence de la communication mis en place pour chaque programme européen en région, des actions communes aux différents fonds ont été définies au niveau régional. Celles-ci sont cohérentes et complémentaires au plan de communication interministériel de la DIACT. 4 Ces actions pluri-fonds constituent un tronc commun de la communication des programmes européens en région, et sont intégrées au plan de communication du PO FEDER ; cela permet une valorisation cohérente de l'intervention de l'union européenne auprès du grand public et de mutualiser les moyens de mise en oeuvre pour des actions d envergure. La communication spécifique pourra ainsi être concentrée davantage sur les publics bénéficiaires du PO FEDER. 4Au niveau national, un plan de communication national a été élaboré conjointement par le ministère de l Emploi, de la cohésion sociale et du logement, le ministère de l Agriculture et de la pêche, le ministère de l Outre-mer et la DIACT (délégation interministérielle pour l aménagement et la compétitivité des territoires). Le plan interministériel pluri-fonds vise à assurer une meilleure visibilité de l'action de l'union européenne au service de l'emploi et du développement des territoires. 16

17 PARTIE 4 LES ACTIONS DE COMMUNICATION ET D INFORMATION 4-1) Les obligations d'information et de publicité à destination du public et des bénéficiaires potentiels la diffusion des listes de bénéficiaires du FEDER Afin de remplir à l'obligation de transparence, la liste des bénéficiaires de fonds européens sera rendue public via le site Internet sur les programmes européens en Bourgogne. Figureront dans la liste des informations relatives au nom du bénéficiaire, au nom du projet subventionné et sa localisation, ainsi que le montant de la subvention publique obtenue. l affichage du drapeau européen L'autorité de gestion doit assurer l affichage du drapeau de l'union européenne pendant une semaine, à compter du 9 mai. Celui-ci concernera les locaux de la Préfecture de la Région de Bourgogne, ainsi que ceux des organismes intermédiaires (Conseil Régional de Bourgogne et OSEO). Suivant les recommandations de la circulaire du 12 février 2007, les bénéficiaires du programme FEDER seront invités à arborer pendant la semaine du 9 mai un drapeau européen sur tous les sites des opérations initiées après le premier janvier 2007 et dont le coût total dépasse euros. Pour faciliter la réalisation de cette invitation, les drapeaux seront fournis aux bénéficiaires. La Préfecture de Région Bourgogne, en tant qu autorité de gestion du programme, invitera, via un système de veille et d'alerte à partir des informations contenus dans le logiciel PRESAGE, par courrier ou autre moyen, les porteurs de projets concernés à arborer le drapeau européen. les respect des règles de publicité européenne par les bénéficiaires Pour s'assurer du respect de l'obligation de publicité européenne par le maître d'ouvrage le paiement du solde s'effectuera désormais après que le maître d'ouvrage ait apporté la preuve attestant de la publicité européenne (photo). En particulier, pour les projets dont la participation publique excède euros, le maître d'ouvrage apportera une preuve de l'existence d'une signalisation permanente du cofinancement communautaire (plaque permanente). Cette obligation est visée expressément dans la convention d'attribution de la subvention FEDER. 5 ; son respect sera contrôlé par le service unique lors de la demande de solde du dossier. Les obligations évoquées ci-dessus s'imposent également pour les dossiers financés au titre du paiement alternatif. Les bénéficiaires seront informés expressément, sous forme de notification à l'issue du CRPU par le département Europe du SGAR, que leur projet a été 5 circulaire 17

18 programmé comme contrepartie au titre du paiement alternatif et qu il doit respecter les mêmes règles qu un dossier cofinancé par l Union européenne. Les actions d information à destination des bénéficiaires potentiels : Pour satisfaire à l'objectif de transparence, l'autorité de gestion a l'obligation de transmettre aux bénéficiaires potentiels une information détaillée et technique sur le fonctionnement du programme et les modalités de participation à celui-ci. Ces informations comprennent les conditions d'éligibilité à remplir pour pouvoir bénéficier d'un financement, une description des procédures d'examen des demandes de financement, les critères de sélection des opérations à financer, ainsi que les personnes de contact su le programme opérationnel. 4-2) Présentation des actions de communication : Les actions de communication et d information sont élaborées et présentées sous forme de fiches. Pour chacune d'entre elles, sont précisés les objectifs visés, les cibles, le contenu des travaux à réaliser, le service pilote, le calendrier de mise en oeuvre, un budget indicatif et les modalités d'évaluation. Les actions présentées en annexe seront pour la plupart mises en œuvre lors de la phase de lancement des programmes ( ). Elles seront généralement reconduites sur l'ensemble de la période Ces fiches actions seront modifiées et/ou complétées autant que de besoin, au vu notamment des évaluations présentés dans les bilans annuels et de la nécessité de couvrir l'intégralité de la vie du programme. Les actions pluri-fonds sont identifiées par un code couleur jaune. 18

19 PARTIE 5 - LE DISPOSITIF DE MISE EN OEUVRE ET DE SUIVI DU PLAN DE COMMUNICATION 5-1- Les services chargés de la mise en œuvre 1 - La Préfecture de Région : autorité de gestion En sa qualité d autorité de gestion et en application de l article 60 du règlement (CE) n 1083/2006 précité, le Préfet de la région est responsable de l établissement d un plan de communication, du respect des obligations en matière d information auprès des bénéficiaires potentiels et de la publicité des aides européennes. Pour assurer les obligations de communication et d information au sein de l autorité de gestion, une personne en charge de la communication a été recrutée au sein du Département Europe. Elle a été désignée comme personne de contact responsable conformément à l article 10, point 1 du règlement 1828/2006. Le service chargé de la communication à la Préfecture de Région de Bourgogne apporte son soutien au Département Europe, en particulier pour toutes les actions médias et les relations avec la presse (diffusion des invitations et des communiqués à l ensemble des médias régionaux). 2 - Le dispositif de pilotage du plan de communication Pour assurer une coordination d'ensemble des actions de communication des programmes européens en région, un comité de pilotage est mis en place et se réunit au moins une à deux fois par an. Il est composé de représentants des autorités de gestion ou autorités de gestion déléguées (Préfecture de Région, SGAR, DRAF, DRTEFP), du Conseil régional de Bourgogne (co-pilote des programmes en région) et de représentants des autres organismes intermédiaires (OSEO Bourgogne...) D autres services impliqués dans la gestion du programme peuvent être associés autant que de besoin (DIREN, ADEME, DRIRE.) à ce comité. Ce comité de pilotage est animé par la personne en charge de la communication au sein du Département Europe du SGAR. 3 - Les services des organismes intermédiaires En application de l article 42 du règlement (CE) n 1083/2006 du Conseil du 11 juillet 2006, l autorité de gestion confie la gestion et la mise en œuvre d une partie du Programme opérationnel au Conseil régional de Bourgogne et à OSEO dans le cadre de deux subventions globales, représentant 44,84% des crédits FEDER, hors assistance technique. L octroi de chaque subvention globale fait l objet d une convention passée entre le Préfet de région et l organisme intermédiaire. Elle précise les obligations de ce dernier, les objectifs et les résultats attendus notamment en matière d obligation d information et de publicité. Par ailleurs, l organisme intermédiaire participe à son niveau à la mise en œuvre du plan de communication. 19

20 4 - La prise en charge de la mise en œuvre des actions de communication Les modalités de mise en oeuvre ainsi que la répartition des responsabilités entre les différents services sont décrites dans chacune des fiches actions mentionnées dans le présent plan. Pour chacune d'entre elles, un pilote est identifié. Le service pilote de chaque action anime les réunions du groupe de travail dont il a la charge. A ce titre, il définit, notamment, un calendrier de travail précis, et il rend compte du suivi et de l évaluation des actions au comité de pilotage. Les services partenaires apportent leur concours aux services pilotes dans la réalisation des actions Le financement des actions du plan de communication FEDER Un budget prévisionnel du plan de communication est établi. Ce budget est indicatif et sera précisé ou adapté au fil de sa mise en œuvre. La circulaire du 12 février 2007 invite l'autorité de gestion à consacrer au financement des actions de communications 10% des crédits affectés à l'assistance technique, soit pour les actions de communication du PO FEDER de la Bourgogne. La maquette du PO FEDER prévoit un taux de cofinancement du FEDER de 60% sur l axe assistance technique ; l'objectif pour la communication sera d atteindre un taux d'intervention communautaire d environ 70 %. Au-delà du FEDER, le cofinancement national du plan de communication FEDER sera principalement pris en charge par l Etat, les partenaires régionaux tels que le Conseil Régional de Bourgogne et d autres acteurs. Certaines actions pluri-fonds feront quant à elles appel aux autres financements européens que sont le FSE et le FEADER. Par ailleurs, un budget indicatif prévisionnel de chaque action est mentionné dans chaque fiche (cf. annexe 2). Budget prévisionnel du plan de communication Financement européen Financement national Total FEDER FEADER, FSE Etat Autres (Conseil Régional; Conseils généraux...) Total Part des financeurs 71.5% 7.5% 9% 12 % 100% 20

21 5-3- Le dispositif de suivi et d'évaluation Pour assurer le suivi et l'évaluation des actions de communication, des indicateurs sont définis et intégrés dans chaque fiche action. Ces indicateurs permettent d'évaluer la mise en oeuvre de chaque action et les résultats obtenus en matière de transparence du programme et de visibilité de l'apport de l'union. Parmi les indicateurs de suivi et d'évaluation mentionnées dans les fiches actions. On distingue, d'une part, les indicateurs de réalisation et de résultat, et d'autre part les indicateurs d'impact : -Les indicateurs de réalisation mesurent l'exécution des actions. Ils permettent un suivi en continu des actions de communication. Les indicateurs de résultats mesurent l'effet direct et immédiat induit par l'action de communication. Ces indicateurs permettent de renseigner sur le suivi des actions et sont mentionnés dans les bilans annuels d'activité. Les indicateurs de réalisation et de résultats sont principalement d'ordre quantitatif. Ils portent notamment sur: le nombre d'opérations réalisées par volet d'action (animation; information; médiatisation) et par an le nombre connections sur le site Internet l'exécution budgétaire de l'action -Les indicateurs d'impact permettent d'évaluer l'impact du plan de communication sur la visibilité et la notoriété des fonds européens par le grand public et d'évaluer le niveau d'information sur les programmes. Contrairement aux indicateurs de réalisation et de résultat, ces indicateurs mesurent les effets de la communication au-delà des effets directs sur les bénéficiaires. Ils ne peuvent faire l'objet d'un examen annuel et sont davantage de nature qualitative. Afin de pouvoir renseigner ces indicateurs, une enquête de notoriété auprès du grand public est prévue au niveau national dans le plan de communication national de la DIACT. Cette enquête, dont l'objectif est d'établir le niveau de notoriété et de connaissance des citoyens européens, comporte un «volet» régional ; elle portera sur un échantillon de 500 personnes en Bourgogne. Les résultats du sondage seront communiqués en mars 2008 et permettront de déterminer pour la région Bourgogne l'indicateur de référence de la notoriété de l'intervention de l'europe. D'autres enquêtes d'opinion pourront avoir lieu en 2010 et 2013 pour mesurer l'évolution du niveau de notoriété de l'europe auprès du grand public. Une enquête auprès des bénéficiaires et une enquête auprès des services partenaires de la mise en oeuvre du PO permettront quant à elles d'évaluer les actions d'animation et d'information de la première phase Ces deux enquêtes seront menées auprès d'un échantillon de porteurs de projets et de services partenaires en Le service pilote de l'action renseigne régulièrement les indicateurs retenus afin de permettre au chargé de communication du Département Europe de consolider les données nécessaires à 21

22 l'évaluation. Cette évaluation permanente des actions de communication est mise en débat au sein du groupe de pilotage qui propose le cas échéant des ajustements sur les travaux à conduire : modification de l action, nouvelles actions à mettre en œuvre, ajustement du plan de communication. Le comité de suivi est informé du plan de communication, de l état d avancement de sa mise en œuvre et des modifications qui y seront apportées. Le comité de suivi approuve toute modification du plan de communication. Les rapports annuels rendront compte de la mise en place et des résultats des actions conduites en matière de communication pour le PO FEDER. Le rapport annuel d exécution de l année 2010 et le rapport final d exécution contiendront un chapitre concernant l évaluation des résultats obtenus en matière d information et de publicité. 22

23 ANNEES Annexe I Fiches-action Annexe II Les actions de communication sur Annexe III Pilotage et budget des actions Annexe IV Planning des actions

24 ANNEE I FICHES-ACTION 1- Portail d'information sur les programmes européens en Bourgogne 2- Brochure de présentation du PO FEDER Bourgogne 3- La clé de l'europe en Bourgogne 4- Objets promotionnels sur l'europe 5- Sensibilisation des élus locaux aux programmes européens 6- Pack exposition de présentation des programmes européens 7- Conférence sur les programmes européens 8- Informations sur la priorité environnement et développement durable 9- Informations des porteurs de projet sur l'innovation et l'économie de la connaissance 10- KIT de publicité pour les bénéficiaires des fonds européens (plaques)- 11- Partenariat avec la presse consulaire régionale 12- Sensibilisation de la presse régionale sur l'europe 13- Présentation annuelle du bilan FEDER 14- Visites de projets cofinancés par le FEDER 15- Vidéomaton «l'europe en Bourgogne» 16- Court-métrage sur l'europe en Bourgogne 17- Jeu quizz «l'europe en Bourgogne» 18- Fiches cuisines sur les projets financés par le FEDER 19- Concours photos «l'europe en Bourgogne» 24

25 ACTION N 1: Portail d'information et d'animation sur les programmes européens en Bourgogne Objectifs - fournir une information générale et spécifique sur les nouveaux programmes illustrer et valoriser l'action de l'union européenne en Bourgogne auprès du grand public - assurer la transparence sur les bénéficiaires des fonds européens en Bourgogne - définir au niveau régional un support de communication commun aux différents fonds européens Publics cibles - Le grand public - les relais d'informations - Les porteurs de projets potentiels - Les service chargés de la gestion des programmes européens Description de l'action Création d'un site Internet avec sa propre adresse, une charte graphique commune et des espaces de travail propres à chaque autorités de gestion en charge d'un programme européen. Chaque autorité de gestion pourra proposer les éléments de contenu de son choix ayant trait au fond géré par elle. Seront notamment consultables sur le site: -des informations générales sur les possibilités d'aide au titre des différents fonds. -le suivi de la programmation et de la consommation des crédits. -les démarches à suivre pour présenter un projet et les critères de sélection retenus par l'autorité de gestion. -une carte interactive permettant d'accéder directement à des exemples de projets menés dans la région avec le concours des fonds communautaires. -la liste des bénéficiaires des programmes en Bourgogne. 25

26 -Des informations sur l Europe Calendrier - Durée de l opération : phase 1,2 et 3 - Durée de la phase de préparation : 4 mois - Date de lancement : mai 2008 Pilotage - Pilotage: Préfecture de la Région Bourgogne (Secrétariat Général pour les Affaires Régionales) - Partenaires associés: CRB, DRAF, DRTEFP Budget indictaif euros (frais de conception et de maintenance sur 5 ans + administration du site) Evaluation de l'action - Nombre d'articles et de pages mis en ligne - Actualisation des informations réglementaires (liste des bénéficiaires) - Nombre de connexions et temps passé - Nombre de référencements - Enquête de satisfaction 26

27 Action n 2: Brochure de présentation du FEDER Bourgogne Publics cibles - Les bénéficiaires potentiels - Le grand public - Les relais d'informations sur l'europe Objectifs - présenter de manière synthétique les nouveaux axes du programme opérationnel sur le FEDER - indiquer les services chargés de la mise en oeuvre du PO FEDER Descriptif de l'action Fournir un support générique accessible sur le programme opérationnel du FEDER. Ce document renvoie au portail d'information sur les programmes européens en Bourgogne et propose le téléchargement de documents plus détaillés et plus volumineux sur les modalités de participation au PO. Ce document sera diffusé auprès des organismes consulaires, structures de développement économiques départementales et régionales, préfectures départementales, relais du Conseil régional. Ce support présente les informations essentielles et ne nécessite pas de mises à jour régulières. Il se présentera sous la forme d'un dépliant 2 volets - Format 15cmx21cm - quadri recto verso. Calendrier - Durée de l opération : Phases 1, 2 - Durée de la phase de préparation : 3 semaines - Date de lancement : février mars

28 Pilotage - Pilotage: Préfecture de Région Bourgogne (SGAR) - Services associés: Conseil Régional Budget indicatif Rédaction : Euros Impression de exemplaires : Euros Mise en page : 1000 Euros Coût total : 7500 euros Evaluation de l'action - Nombre de dépliants papier diffusés - Nombre de dépliants téléchargés sur le portail Internet 28

29 Action n 3 : La clé de l'europe en Bourgogne Publics cibles - les porteurs de projets - les relais d'information Objectifs faire connaître tous les documents utiles et indispensables à la bonne compréhension du programme FEDER: priorités, types de projets éligibles, démarches à suivre pour réaliser son projet. proposer un support contenant des documents ayant une identité graphique commune sur le thème «l'europe s'engage en Bourgogne» Descriptif de l'action Distribution ou envoi d une clé USB aux couleurs du FEDER dans laquelle sont enregistrées tous les documents relatifs à l utilisation du FEDER. Les documents figurant dans la clé présenteront tous une identité graphique commune. Le contenu, «FEDER, mode d emploi», pour être facilement mise à jour par le biais du portail d'information sur les programmes européens en Bourgogne. Ces clés au couleur de l'europe seront distribuées à l occasion des différentes actions impliquant les porteurs de projets; elles pourront avoir également une utilisation plus personnelle Calendrier - Durée de l opération : phase 1, 2 - Durée de la phase de préparation : 2 mois - Date de lancement : Mars 2008 Pilotage Pilotage: La Préfecture de Région Bourgogne 29

30 Budget indicatif 1000 clés USB: Mise en forme des documents (programme opérationnel FEDER, document d'application du PO) à partir de la charte graphique nationale: 7000 Budget indicatif: euro Evaluation de l'action Nombre de clés USB distribuées Nombre de connections sur le site internet dans la rubrique «Mise à jour clé USB» 30

31 Action n 4 : Création d'objets de promotion sur l'engagement de l'europe en Bourgogne Objectifs - associer le nom de l'europe et de la Bourgogne sur des objets pratiques et de la vie courante. Publics cibles - grand public - porteurs de projets - relais d'information Description de l'action Les objets de promotion envisagés sont prioritairement des objets de travail telle que des chemises de rangement avec le logo «L'Europe s'engage en Bourgogne», des bloc-notes ou du papier à en-tête. La charte graphique commune définie au niveau national sur le thème «l'europe s'engage en Bourgogne» servira de support visuel pour la réalisation de ces objets. Calendrier de réalisation et période de mise en oeuvre - Durée de l opération : phase 1,2 et 3 - Durée de la phase de préparation : 1 mois - Date de lancement : septembre 2008 Pilotage - Pilote: Préfecture de la Région Bourgogne (Secrétariat Général pour les Affaires Régionales) Budget indicatif euro Evaluation de l'action - Nombre d'objets différents réalisés et diffusés 31

32 Action n 5: Sensibilisation des élus locaux aux programmes européens, notamment FEDER Publics cibles Les porteurs de projets publics Les élus de la région Bourgogne Objectifs - Informer les élus locaux aux possibilités de co-financement des nouveaux programmes européens en Bourgogne - Valoriser l action à part entière de l'union européenne auprès des décideurs publics Descriptif de l'action Cette sensibilisation aura lieu après les élections municipales 2008 sous forme de sessions départementales d information sur les programmes européens Elle se fera auprès de tous les élus, à commencer par les maires de toutes les communes et les présidents de tous les syndicats et structures intercommunales, des quatre départements de la Région Bourgogne; les conseillers régionaux et généraux seront également informés dans un second temps. Une présence d'un stand FEDER lors des 4 congrès départementaux annuels des maires est envisagé. Calendrier - Durée de l opération : phase 1, 2 - Date de lancement : mai 2008 Pilotage - Pilotage: Préfecture de Région (SGAR) 32

33 - Services partenaires: préfectures de département, conseils généraux Budget indicatif Cette action n'engendre pas de coût additionnel autres que les frais normaux de fonctionnement et de mobilisation de ressources humaines des services concernées (frais de mailing pour les courriers et les timbres selon nombre d envois.) 1500 Evaluation de l'action nombre de réunions tenues par département nombre d'élus ayant participé aux réunions 33

34 Action n 6 : Pack exposition de présentation des programmes européens Publics cibles - Les bénéficiaires potentiels : publics, privés - Le grand public Objectifs - informer sur les programmes européens et le rôle de l'europe en Bourgogne - renforcer la visibilité de l intervention européenne à l'occasion de manifestations régionales Descriptif de l'action Ce pack exposition se composera d'une structure portable, légère et facile à monter comprenant 3 ou 4 panneaux explicatifs sur les actions concrètes de l Europe en Bourgogne ainsi que des pochettes chartées aux couleurs de l'europe et d'un dépliant sur le FEDER. Cette structure permet d intervenir dans des salons, forums, et assemblées (type maires, ) mais aussi les salons d entrepreneurs, expositions photos et surtout stand Europe de la DIACT. Calendrier Durée de l opération : phase 1,2 et 3 Durée de la phase de préparation : 3 mois Date de lancement : septembre 2008 Pilotage Pilotage: Préfecture de Région Bourgogne Services associés: DRAF, DRTEFP 34

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