Bien écrire au quotidien

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1 Renée SIMONET Annick MARRET avec la collaboration de Jacques SALZER Bien écrire au quotidien Éditions d Organisation, 2002 ISBN :

2 SOMMAIRE INTRODUCTION... 1 PREMIÈRE PARTIE L environnement des écrits d action CHAPITRE 1 : Le nouvel environnement de l écriture L évolution technologique transforme-t-elle l écriture? Révolution? Évolution? Changement? Une évolution globale Des changements techniques Des compétences nouvelles Un obstacle à la créativité littéraire? Des qualités décisives en faveur de l ordinateur Synergie, interactivité Nouvelle relation à l espace et au temps Le nouvel environnement engendre-t-il de nouvelles pratiques? Un nouvel essor de l écriture «privée» De nouvelles pratiques d écriture dans les organisations De nouveaux types d écrits d action De nouvelles pratiques limites et dérives Écrire c est toujours écrire Éditions d Organisation V

3 Écrire pour agir au quotidien CHAPITRE 2 : Écrire, agir, communiquer Les fonctions de l écriture d action Écrits d action et organisation : une étroite dépendance Écrit et accompagnement de l action Des fonctions du langage aux fonctions de l écrit d action L écrit dans le système de communication Des situations d écriture variées La double implication de la «personne» et du «professionnel» chez le rédacteur et chez le lecteur DEUXIÈME PARTIE Écrire mobilise toutes sortes de compétences transversales CHAPITRE 3 : Préparer l information Analyser une situation de communication Cerner le contenu de l écrit : mobiliser ses idées Mobiliser ses idées : à la recherche de sa «documentation intérieure» Explorer sa «documentation intérieure» Imaginer un dialogue avec soi-même La méthode des «aspects» et «critères» La méthode des «points de vue» La référence à l expérience L interrogation «structurée» autour d un plan Rechercher de la documentation Dans les dossiers de l entreprise Dans les centres documentaires internes Dans la documentation extérieure Explorer les centres documentaires Interroger les Banques de données Visiter les Salons Consulter, interroger : la démarche documentaire VI Éditions d Organisation

4 Sommaire 3.5. Consulter ou ne pas consulter les sources documentaires? Écouter Questionner Tirer partie des ressources des autres Collecter des informations par entretien Concevoir et rédiger un questionnaire Prendre des notes Prendre des notes à partir d un support écrit Prendre des notes à partir d une situation d expression orale À partir d un entretien En réunion Lors d une intervention orale «Écrire» ses notes Utiliser des abréviations Organiser sa prise de notes matériellement Une pratique à perfectionner CHAPITRE 4 : Organiser et présenter l information Organiser le contenu Un plan, pourquoi? Un plan pour soi Un plan pour les destinataires Un plan, comment? Une introduction : pourquoi? comment? Des transitions d une partie à l autre : pourquoi? comment? Une conclusion générale : pourquoi? comment? Conseils pratiques Une élaboration progressive du plan Une matérialisation graphique du plan Quelques types de plans Les démarches descriptives Les démarches résolution de problèmes Résumer, faire des synthèses Dégager l «essentiel» pour soi? Pour son lecteur? Pour qui? Avoir une vue d ensemble des éléments à «réduire» Éditions d Organisation VII

5 Écrire pour agir au quotidien 2.3. Résumer, Comment? Reprendre intégralement des éléments des textes ou des propos tenus Mettre en évidence une logique Faire une synthèse. Comment? Expliquer Expliquer c est faire comprendre Introduire à la nouveauté «Accompagner la découverte» Expliquer, Comment? Définir Décrire, raconter Comparer, distinguer Énumérer, classer Argumenter Qu est-ce qu argumenter? Argumenter, c est justifier Argumenter, c est «motiver» Argumenter, c est toujours communiquer Produire des arguments «valides» Arguments rationnels et/ou arguments émotionnels? Les différentes «figures» d argumentation Quelques plans d argumentation Comment dire? Du jargon au français Mal reçu mal lu ou mal écrit? Un lecteur réticent? Des langages pour spécialistes et initiés? Le rejet des termes étrangers? Une critique qualitative? Une orthographe déficiente? Un contenu «sans intérêt»? Une communication manquée? Bien Lu. Mal dit? Choisir les mots en privilégiant la langue nationale Ne pas confondre «langage de l entreprise» et langage commun Combattre l imprécision des mots «vagues» VIII Éditions d Organisation

6 Sommaire Contrôler l attrait des mots nouveaux Choisir le registre de langue adapté De quelques a priori sur les écrits appliqués contemporains Vers une charte du bien dire Les langages «institués» «Le» langage administratif «Les» langages des entreprises Peut-on éviter les langages pour initiés? TROISIÈME PARTIE Comment rédiger les écrits d action CHAPITRE 5 : Les lettres Des lettres multiples pour des objectifs variés La lettre : un ordre logique Le passé Le présent Le futur L appellation et la formule de politesse L appellation La fin de la lettre et la formule de politesse L organisation de l espace de la lettre Notre Référence (N.R.) Votre Référence (V.R.) Objet Aération de l espace La lettre : un acte de communication La précision La simplicité Une expression nuancée Les lettres par courrier électronique Le respect du genre Les courriers de réponse Les fichiers attachés Les lettres à caractère publicitaire Éditions d Organisation IX

7 Écrire pour agir au quotidien CHAPITRE 6 : Les circulaires Les lettres «circulaires» Écrire à plusieurs personnes à la fois Une ou des circulaires? Aux clients Aux fournisseurs Une circulaire particulière : la circulaire administrative Une information et des modalités d application Une démarche logique Analyse du texte de loi avec mise en évidence des points d information à retenir Rédaction du document dans le respect de règles précises CHAPITRE 7 : Les procès-verbaux, comptes rendus, rapports Le procès-verbal Le procès-verbal de contravention Le procès-verbal «juridique» Le procès-verbal de séance Le compte rendu Un écrit porteur de mémoire Savoir ce qui s est passé dans une situation où on était absent Se souvenir de ce qui s est passé dans une situation où on était présent Se mettre d accord sur ce qui s est dit ou fait, en cas de litige sur le passé Du recueil des informations à un texte construit Choisir les informations adaptées au contexte Un texte structuré Un document organisé Le choix d un style Le compte rendu : pour informer non pour juger Comment se rapprocher de la fidélité et de l objectivité? Les rapports X Éditions d Organisation

8 Sommaire 3.1. Le rapport ou développer pour décider Une information critique orientée ou non vers la prise de décision Le rapport : de l analyse à la proposition d action Le rapport : à réflexion articulée, discours approprié Le discours descriptif et narratif Le discours analytique Le discours argumentaire Le discours de conclusion Le rapport : à discours complexe présentation étudiée Le rapport d activité : un écrit pour un bilan Le rapport d activité : un bilan dynamique? La justification d orientations Le rapport d activité : un exposé écrit accessible au plus grand nombre Le rapport moral Le rapport d activité proprement dit Le rapport financier Le Bilan social Communiquer agréablement des informations austères Le rapport d activité professionnelle : changer de poste Situer le rapport d activité dans son contexte Présenter ses dernières années d activité «Planter le décor» de son activité Des fonctions aux tâches Des activités aux compétences Une promotion vers quel type de poste? Rendre compte de sa carrière dans son intégralité CHAPITRE 8 : Les notes La note de service Un document à large diffusion Des rubriques obligatoires Un style adapté aux objectifs La précision La clarté L explication Une invitation à l action Éditions d Organisation XI

9 Écrire pour agir au quotidien 2. La note d information Une information sans injonction Une présentation motivante Une exigence de clarté et d objectivité La note de synthèse Un document opérationnel Vers un gain de temps Un contenu lié au contexte Une approche méthodologique Une première lecture de prise de contact Une lecture soutenue avec prise de notes Des «informations» à la structuration de la note Distinguer les faits des opinions La structuration de la note La longueur de la note La forme générale L introduction de la note Une conclusion? CHAPITRE 9 : L abstract et le mémo L abstract La représentation d un contenu Un écrit autonome et fidèle Une expression adaptée à l utilisation Une extension de l abstract : faciliter plusieurs niveaux de lecture Le mémo Un écrit de rappel Une convivialité de bon aloi CHAPITRE 10 : Les écrits technico-commerciaux Les notices de commercialisation Faire connaître un produit technique Un objectif : vendre Répondre à la double fonction XII Éditions d Organisation

10 Sommaire 2. Les notices d utilisation Un document d information L accompagnement du geste La description La clarification La séparation des étapes Un sommaire et un index lisibles CHAPITRE 11 : Le questionnaire Définir l objectif et la population à questionner Des étapes successives Manier les différents types de questions Rédiger les questions Faciliter la lisibilité du questionnaire Tester les questionnaires QUATRIÈME PARTIE La boîte à outils 1. Manier une langue correcte L accord des participes passés Le participe passé conjugué avec le verbe «être» Le participe passé conjugué avec le verbe avoir Les verbes pronominaux Les temps composés suivis d un infinitif Le participe passé avec le pronom «en» Quelques expressions formées à partir de participes passés Le gérondif Quelques erreurs courantes Quelques accords difficiles Demi Vingt, cent La plupart, beaucoup de, trop de Tout Même Éditions d Organisation XIII

11 Écrire pour agir au quotidien Leur Quelque que, quel que Quoique, quoi que Des modes corrects Subjonctif imparfait? Après que, avant que Bien que, quoique Des constructions cohérentes En, y, pronoms adverbiaux Les pronoms relatifs Les compléments à construction différente Et les correcteurs d orthographe? Travailler le style Simplifier l expression Employer les «bons» mots de liaison Présenter l écrit pour le plaisir des lecteurs La présentation : un souci légitime? La lisibilité avant tout! La maniabilité Les formats et les épaisseurs Les autres aspects La couverture La facilité de lecture La saisie du contenu doit être facilitée Les titres pleins L esthétique pour une lecture agréable À quoi peut donc servir l esthétique? En quoi réside l esthétique d un écrit d action? Les supports papier portant le texte L aménagement de l espace de la page ou «mise en page» Le choix de graphismes, traits et caractères L esthétique, oui mais adéquate et justifiée! Courbes, schémas, graphiques, organigrammes Leurs avantages Quand les utiliser? Quelle représentation choisir? Quelle est la spécificité de chacun d eux? XIV Éditions d Organisation

12 Sommaire La courbe Le schéma Les diagrammes et graphiques Les organigrammes CONCLUSION BIBLIOGRAPHIE Éditions d Organisation XV