FORMULE 1 FIN d'année

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1 FORMULE 1 FIN d'année Sommaire I - VOUS ETES EN VERSION II - VOUS ETES EN VERSION III - VOUS ETES EN VERSION 15 (SAISIE DE VENTE GRAPHIQUE) I.N. CONCEPT décembre /22

2 I - Vous êtes en Version 12.6 A - Que faire avant le 31 décembre? 1. FORMULE 1 a. Le calendrier de F1 Vérifier l'existence ou non du calendrier 2017 par l'option «Mise à jour du calendrier». Indiquer 2017 dans la zone «année du calendrier» + touche entrée. Créer le calendrier 2017 si besoin. Dans le menu «Fichiers», ensuite menu «Paramètres», Prendre l'option «Mise à jour du calendrier» et créer la nouvelle année. Redémarrer les moteurs si besoin (annexe 1) Prendre l'option «Création des jours fériés au calendrier» pour indiquer les jours fériés de cette nouvelle année. b. Le calendrier de votre facturation Vous avez le module «Edition groupée des documents» et vous avez mis en place un planning de vos facturations. Il faut préparer votre planning de facturation de la nouvelle année. Dans le menu «Facturation», Prendre l'option «Séquences de facturation», et pour chaque séquence de facturation, en modification, faire F8 pour créer le nouveau planning. Attention, ne planifiez pas une séquence de facturation un dimanche ou un jour férié, s il est non travaillé chez vous. c. Les propositions d inventaires automatiques Vous avez les modules «Logistique» et «Inventaires automatiques». Il faut préparer vos propositions pour l année à venir. Dans le menu «Logistique/Inventaires», prenez l option «Propositions d'inventaires automatiques». Vous pouvez travailler en mode copie sur les propositions des années précédentes et modifier les valeurs de l exercice sur l écran dédié : I.N. CONCEPT décembre /22

3 2- G.A.T. Pensez à saisir vos jours fériés Fenêtre : «Service» Option : «Affichage du calendrier» Faire F10 pour saisir les jours fériés de l'année. Attention : Saisir les dates sous la forme SSAAMMJJ. Exemple : Jour de l'an Remarque : Si cette mise à jour n a été réalisée que le 31 décembre 2016, il faut relancer le travail «IPLDATTIM» dans le GAT, pour cela : Dans le menu «GAT», prendre l option «Affichage des travaux du jour», Faire l option 7 devant le travail «IPLDATTIM». I.N. CONCEPT décembre /22

4 I.N. CONCEPT décembre /22

5 B - Que faire le dernier jour ouvrable de décembre? Dans FORMULE 1 Différents traitements spécifiques doivent être placés en traitement du soir Ces traitements prévoient la mise à jour des cumuls (basculement des cumuls de l'année en cours sur l'année précédente et remise à zéro de l'année en cours), pour les fichiers : Fournisseurs Stock Salariés Main-d'œuvre Sous FORMULE 1, menu général : Prendre le menu «Traitement» Prendre l'option «Traitement début d'année» et «Traitement unique». Pour chaque fichier fournisseur présent sur disque (F1.FOURN, F2.FOURN, F3. FOURN ) : Positionnez-vous sur la bibliothèque correspondante en fonction du profil utilisateur associé (ex : profil utilisateur F1, F2, F3 ). Prendre l'option «Traitement début d'année». Puis l'option «Traitement unique». Choisir l'option 3 «Traitement différé de nuit» Type de traitement S Nom de l'utilisateur GF99 Libellé fichier fournisseur Pour chaque société : Positionnez-vous sur la société par l'option changement de société, dépôt (Menu «Traitement»). Prendre l'option «Traitement début d'année» Puis l'option «Traitement par société» Choisir l'option 3 «Traitement différé de nuit» Type de traitement S Nom de l'utilisateur DEBAN Libellé nom de la société I.N. CONCEPT décembre /22

6 FACTURATION EN TRAITEMENT DU SOIR Vous avez le module "Edition groupée des documents" et vous effectuez le traitement de facturation en traitement de nuit : Si vous changez d'exercice comptable, vous devez effectuer votre facturation dans la nuit de votre dernier jour ouvrable. Votre dernier jour ouvrable est le 31 décembre Vous devez placer votre facturation dans le traitement de nuit, le 31 décembre Celle-ci se déroulera dans la nuit du 31 décembre au 1 er janvier. I.N. CONCEPT décembre /22

7 C - Que faire le premier jour ouvrable de janvier? Dans FORMULE 1 Vous devez effectuer la clôture de décembre Pendant ces traitements de clôture, tous vos utilisateurs peuvent travailler. Si votre changement d'exercice coïncide avec le changement d'année, vous ne devez pas : Saisir des cessions tant que le paramétrage FORMULE 1 «Société comptable» n'est pas modifié. Nous vous rappelons que les traitements de clôture sont : Editions de factures (Vérifier votre liste des bons de livraison à facturer) Edition des relevés de factures Interfaces comptables Edition des effets. Vous avez le module «Edition groupée des documents» et vous n'avez pas encore effectué votre facturation en traitement de nuit : Si vous changez d'exercice comptable, vous devez effectuer obligatoirement votre facturation dans la journée selon la procédure ci-dessus. Vous devez justifier les portefeuilles des effets clients et fournisseurs : ATTENTION : Si vous éditez vos effets en date du 31 décembre, lancez l'édition des effets sur l'ancien exercice puis, lancez l'édition des règlements reçus avec option «P» portefeuille et type effet B pour justifier votre Si vous éditez vos effets en date du 1 er janvier, lancez d'abord l'édition du portefeuille d'effets : "P" et type effet B puis, connectez-vous sur le nouvel exercice. Lancez l'édition des effets sur le nouvel exercice. Effets fournisseurs : Pensez à justifier votre en éditant la liste des règlements émis et en sélectionnant tous les effets. Vous devez changer vos paramètres dans FORMULE 1 Si le changement d'exercice coïncide avec le changement d'année : Demandez au Service comptable, le nouveau code exercice. Vous devez mettre à jour le paramètre 50 de la façon suivante : Sous FORMULE 1 : Prendre le menu «Fichiers», ensuite le menu «Traitement des paramètres» Prendre l'option «Mise à jour» : I.N. CONCEPT décembre /22

8 Type 50 Code Société de Formule Exemple : société 1 code : 1100 Libellé NNNN 9 12 NNNN Code du nouvel exercice D - Au cours de ce mois de janvier Dans FORMULE 1 Mise à jour des objectifs Si vous avez renseigné des objectifs au niveau des statistiques, il est possible de réactualiser ces objectifs pour cette nouvelle année. I.N. CONCEPT décembre /22

9 II - Vous êtes en Version 15 A - Que faire avant le 31 décembre? 1. FORMULE 1 a. Le calendrier de F1 Vérifier l'existence du calendrier 2017 par l'option «Mise à jour calendrier» du menu graphique «Exploitation/Sécurité et paramétrage». Indiquer 2017 dans la zone «Calendrier de l année» + touche entrée. Créer le calendrier 2017 si l année est inexistante en utilisant le bouton «Nouvelle saisie». Préciser les jours fériés en utilisant le double clic sur la ligne. b. Le calendrier de votre facturation Vous avez le module «Edition groupée des documents» et vous avez mis en place un planning de vos facturations. Il faut préparer votre planning de facturation de la nouvelle année. Dans le menu «Facturation» du menu 5250, Prendre l'option «Séquences de facturation», et pour chaque séquence de facturation, en modification, faire F8 pour créer le nouveau planning. Attention, ne planifiez pas une séquence de facturation un dimanche ou un jour férié, s il est non travaillé chez vous. c. Les propositions d inventaires automatiques Vous avez les modules «Logistique» et «Inventaires automatiques». Il faut préparer vos propositions pour l année à venir. Dans le menu graphique «Règles de gestion/logistique/inventaires», prenez l option «Propositions d'inventaires automatiques». Vous pouvez travailler en mode copie sur les propositions des années précédentes et modifier les valeurs de l exercice sur l écran dédié : I.N. CONCEPT décembre /22

10 2- G.A.T. Pensez à saisir vos jours fériés Fenêtre : «Service» Option : «Affichage du calendrier» Faire F10 pour saisir les jours fériés de l'année. Attention : Saisir les dates sous la forme SSAAMMJJ. Exemple : Jour de l'an Remarque : Si cette mise à jour n a été réalisée que le 31 décembre 2016, il faut relancer le travail «IPLDATTIM» dans le GAT, pour cela : Dans le menu «GAT», prendre l option «Affichage des travaux du jour», Faire l option 7 devant le travail «IPLDATTIM». I.N. CONCEPT décembre /22

12 B - Que faire le dernier jour ouvrable de décembre? Dans FORMULE 1 Différents traitements spécifiques doivent être placés en traitement du soir Ces traitements prévoient la mise à jour des cumuls (basculement des cumuls de l'année en cours sur l'année précédente et remise à zéro de l'année en cours), pour les fichiers : Fournisseurs Stock Salariés Main-d'œuvre Sous FORMULE 1, menu général 5250 : Prendre le menu «Traitement» Prendre l'option «Traitement début d'année» et «Traitement unique». Pour chaque fichier fournisseur présent sur disque (F1.FOURN, F2.FOURN, F3. FOURN ) : Positionnez-vous sur la bibliothèque correspondante en fonction du profil utilisateur associé (ex : profil utilisateur F1, F2, F3 ). Prendre l'option «Traitement début d'année» Puis l'option «Traitement unique» Choisir l'option 3 «Traitement différé de nuit» Type de traitement S Nom de l'utilisateur GF99 Libellé fichier fournisseur Pour chaque société : Positionnez-vous sur la société par l'option changement de société, dépôt (Menu «Traitement» dans le menu 5250). Prendre l'option «Traitement début d'année» Puis l'option «Traitement par société» Choisir l'option 3 «Traitement différé de nuit» Type de traitement S Nom de l'utilisateur DEBAN Libellé nom de la société I.N. CONCEPT décembre /22

13 FACTURATION EN TRAITEMENT DU SOIR Vous avez le module «Edition groupée des documents» et vous effectuez le traitement de facturation en traitement de nuit : Si vous changez d'exercice comptable, vous devez effectuer votre facturation dans la nuit de votre dernier jour ouvrable. Votre dernier jour ouvrable est le 31 décembre Vous devez placer votre facturation dans le traitement de nuit, le 31 décembre Celle-ci se déroulera dans la nuit du 31 décembre au 1 er janvier. I.N. CONCEPT décembre /22

14 C - Que faire le premier jour ouvrable de janvier? Dans FORMULE 1 Vous devez effectuer la clôture de décembre Pendant ces traitements de clôture, tous vos utilisateurs peuvent travailler. Si votre changement d'exercice coïncide avec le changement d'année, vous ne devez pas : Saisir des cessions tant que le paramétrage FORMULE 1 «Société comptable» n'est pas modifié. Nous vous rappelons que les traitements de clôture sont : Editions de factures (vérifier votre liste des bons de livraison à facturer) Edition des relevés de factures Interfaces comptables Edition des effets. Vous avez le module «Edition groupée des documents» et vous n'avez pas encore effectué votre facturation en traitement de nuit : Si vous changez d'exercice comptable, vous devez effectuer obligatoirement votre facturation dans la journée selon la procédure ci-dessus. Vous devez justifier les portefeuilles des effets clients et fournisseurs : ATTENTION : Si vous éditez vos effets en date du 31 décembre, lancez l'édition des effets sur l'ancien exercice puis, lancez l'édition des règlements reçus avec option «P» portefeuille et type effet B pour justifier votre Si vous éditez vos effets en date du 1 er janvier, lancez d'abord l'édition du portefeuille d'effets : «P» et type effet B puis, connectez-vous sur le nouvel exercice. Lancez l'édition des effets sur le nouvel exercice. Effets fournisseurs : Pensez à justifier votre en éditant la liste des règlements émis et en sélectionnant tous les effets. Vous devez changer vos paramètres dans FORMULE 1 Si le changement d'exercice coïncide avec le changement d'année : Demandez au Service comptable, le nouveau code exercice. Vous devez mettre à jour le paramètre 50 de la façon suivante : Sous FORMULE 1 menu 5250 : Prendre le menu «Fichiers», ensuite le menu «Traitement des paramètres» Prendre l'option «Maintenance des paramètres» : I.N. CONCEPT décembre /22

15 Type 50 Code Société de Formule Exemple : société 1 code : 1100 Libellé NNNN 9 12 NNNN Code du nouvel exercice D - Au cours de ce mois de janvier Dans FORMULE 1 Mise à jour des objectifs Si vous avez renseigné des objectifs au niveau des statistiques, il est possible de réactualiser ces objectifs pour cette nouvelle année. Menu graphique «Statistiques/ Traitements et éditions/ Report des objectifs». I.N. CONCEPT décembre /22

16 III - Vous êtes en Version 15 et Saisie de Vente Graphique A - Que faire avant le 31 décembre? 1- FORMULE 1 a. Le calendrier de F1 Vérifier l'existence du calendrier 2017 par l'option «Mise à jour calendrier» du menu graphique «Exploitation/Sécurité et paramétrage». Indiquer 2017 dans la zone «Calendrier de l année» + touche entrée. Créer le calendrier 2017 si l année est inexistante en utilisant le bouton «Nouvelle saisie». Préciser les jours fériés en utilisant le double clic sur la ligne. b. Le calendrier de votre facturation Vous avez le module «Edition groupée des documents» et vous avez mis en place un planning de vos facturations. Il faut préparer votre planning de facturation de la nouvelle année. Dans le menu graphique «Facturation/ Traitements et Editions», prendre l'option «Séquences de facturation». Pour chaque séquence de facturation, en modification, utiliser le bouton «Planning», indiquer la nouvelle année dans la zone «Calendrier de l année» pour créer le nouveau planning. Attention, ne planifiez pas une séquence de facturation un dimanche ou un jour férié, s il est non travaillé chez vous. c. Les propositions d inventaires automatiques Vous avez les modules «Logistique» et «Inventaires automatiques». Il faut préparer vos propositions pour l année à venir. Dans le menu graphique «Règles de gestion/logistique/inventaires», prenez l option «Propositions d'inventaires automatiques». Vous pouvez travailler en mode copie sur les propositions des années précédentes et modifier les valeurs de l exercice sur l écran dédié : I.N. CONCEPT décembre /22

17 2- G.A.T. Pensez à saisir vos jours fériés Fenêtre : «Service» Option : «Affichage du calendrier» Faire F10 pour saisir les jours fériés de l'année. Attention : Saisir les dates sous la forme SSAAMMJJ. Exemple : Jour de l'an Remarque : Si cette mise à jour n a été réalisée que le 31 décembre 2016, il faut relancer le travail «IPLDATTIM» dans le GAT, pour cela : Dans le menu «GAT», prendre l option «Affichage des travaux du jour», faire l option 7 devant le travail «IPLDATTIM». I.N. CONCEPT décembre /22

19 B - Que faire le dernier jour ouvrable de décembre? Dans FORMULE 1 Différents traitements spécifiques doivent être placés en traitement du soir Ces traitements prévoient la mise à jour des cumuls (basculement des cumuls de l'année en cours sur l'année précédente et remise à zéro de l'année en cours), pour les fichiers : Fournisseurs Stock Salariés Main-d'œuvre Sous FORMULE 1, menu général 5250 : Prendre le menu «Traitement» Prendre l'option «Traitement début d'année» et «Traitement unique». Pour chaque fichier fournisseur présent sur disque (F1.FOURN, F2.FOURN, F3. FOURN ) : Positionnez-vous sur la bibliothèque correspondante en fonction du profil utilisateur associé (ex : profil utilisateur F1, F2, F3 ). Prendre l'option «Traitement début d'année» Puis l'option «Traitement unique» Choisir l'option 3 «Traitement différé de nuit» Type de traitement S Nom de l'utilisateur GF99 Libellé fichier fournisseur Pour chaque société : Positionnez-vous sur la société par l'option changement de société, dépôt (Menu «Traitement»). Prendre l'option «Traitement début d'année» Puis l'option «Traitement par société» Choisir l'option 3 «Traitement différé de nuit» Type de traitement S Nom de l'utilisateur DEBAN Libellé nom de la société I.N. CONCEPT décembre /22

20 FACTURATION EN TRAITEMENT DU SOIR Vous avez le module «Edition groupée des documents» et vous effectuez le traitement de facturation en traitement de nuit : Si vous changez d'exercice comptable, vous devez effectuer votre facturation dans la nuit de votre dernier jour ouvrable. Votre dernier jour ouvrable est le 31 décembre Vous devez placer votre facturation dans le traitement de nuit, le 31 décembre Celle-ci se déroulera dans la nuit du 31 décembre au 1 er janvier. I.N. CONCEPT décembre /22

21 C - Que faire le premier jour ouvrable de janvier? Dans FORMULE 1 Vous devez effectuer la clôture de décembre Pendant ces traitements de clôture, tous vos utilisateurs peuvent travailler. Nous vous rappelons que les traitements de clôture sont : Editions de factures (vérifier votre liste des bons de livraison à facturer) Edition des relevés de factures Interfaces comptables Edition des effets. Vous avez le module «Edition groupée des documents» et vous n'avez pas encore effectué votre facturation en traitement de nuit : Si vous changez d'exercice comptable, vous devez effectuer obligatoirement votre facturation dans la journée selon la procédure ci-dessus. Vous devez justifier les portefeuilles des effets clients et fournisseurs : ATTENTION : Si vous éditez vos effets en date du 31 décembre, lancez l'édition des effets sur l'ancien exercice puis, lancez l'édition des règlements reçus avec option «P» portefeuille et type effet «B» pour justifier votre Si vous éditez vos effets en date du 1 er janvier, lancez d'abord l'édition du portefeuille d'effets : «P» et type effet «B» puis, connectez-vous sur le nouvel exercice. Lancez l'édition des effets sur le nouvel exercice. Effets fournisseurs : Pensez à justifier votre en éditant la liste des règlements émis et en sélectionnant tous les effets. I.N. CONCEPT décembre /22

22 Vous devez changer vos paramètres dans FORMULE 1 Si le changement d'exercice coïncide avec le changement d'année : Demandez au Service comptable, le nouveau code exercice. Vous devez mettre à jour le paramètre 50 de la façon suivante : Sous FORMULE : Prendre le menu «Fichiers», ensuite le menu «Traitement des paramètres». Prendre l'option «Mise à jour» : Type 50 Code Société de Formule Exemple : société 1 code : 1100 Libellé NNNN 9 12 NNNN Code du nouvel exercice D - Au cours de ce mois de janvier Dans FORMULE 1 Mise à jour des objectifs Si vous avez renseigné des objectifs au niveau des statistiques, il est possible de réactualiser ces objectifs pour cette nouvelle année. Menu graphique «Statistiques/ Traitements et éditions/ Report des objectifs». I.N. CONCEPT décembre /22