Votre sérénité retrouvée grâce à l ARC! Syndics bénévoles, nous pouvons vous aider face à la comptabilité de votre copropriété

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1 ARC / / Votre sérénité retrouvée grâce à l ARC! Syndics bénévoles, nous pouvons vous aider face à la comptabilité de votre copropriété Vous vous laisseriez bien tenter par la gestion bénévole de votre immeuble, mais voilà il y a la comptabilité! Cette phrase, nous l entendons, et nous l entendrons encore des milliers de fois! Vous vous dites : je ne suis pas comptable, il y a les obligations du décret du 14 mars 2005 et puis les annexes comptables à établir, etc. Afin d apaiser vos craintes et aborder en toute quiétude ce volet de la gestion, vous trouverez à travers cet article une liste des prestations comptables mises en place par l ARC pour accompagner au mieux les syndics bénévoles adhérents. I. L assistance comptable Cette prestation est la meilleure solution pour les plus néophytes et les plus hésitants. Solution alternative et ponctuelle (sur une durée de 2 ans maximum), elle permet au syndic bénévole de se diriger sereinement vers une complète autonomie. Le syndic bénévole et le comptable de l ARC travaillant en étroite collaboration, l assistance comptable se veut particulièrement formatrice pour le syndic débutant. Au préalable, rappelons que l assistance comptable ne dispense pas le syndic de : - tenir et contrôler l ensemble de sa comptabilité de façon traditionnelle ; - générer les appels de fonds auprès des copropriétaires... Rien de plus simple désormais avec Copro-Gestion (sur le portail de l adhérent de l ARC ( ) qui vous permet de générer vos appels de fonds en toute simplicité. - payer les fournisseurs, encaisser les règlements des copropriétaires, etc. En quoi consiste précisément l assistance comptable? Le syndic bénévole relate dans un cahier d assistance comptable (version papier ou informatique) toute la vie comptable de la copropriété (appels de fonds, règlements fournisseurs, factures, etc.). Il remet en complément : - les relevés bancaires de façon à effectuer un rapprochement bancaire assurant ainsi la conformité de la comptabilité ; 1

2 - les millièmes des copropriétaires par clé de répartition (reflet du règlement de copropriété) ; - le procès-verbal de la dernière assemblée générale. À partir de ces éléments, l ARC s engage à fournir les différents documents comptables : grand livre, balance générale, sans oublier annexes comptables (imposées par le décret du 14 mars 2015 et devant être jointes OBLIGATOIREMENT aux convocations d assemblées générales ordinaires pour pouvoir approuver les comptes). N écoutez pas les ouï-dire! Il n y a aucune dérogation à l obligation de réaliser et fournir ces annexes, même pour les petites copropriétés!). Le coût de cette prestation est variable selon le nombre de copropriétaires (de 410 TTC pour 3 lots à TTC pour 24 lots). Une étude de votre dossier au préalable est cependant essentielle. N hésitez pas à nous contacter au , afin d obtenir un devis. II. Le logiciel comptable SIMPLY SYNDIC L acquisition du logiciel SIMPLY SYNDIC permet aux syndics bénévoles d avoir une complète autonomie sur la tenue de leur comptabilité. Conscients des difficultés qu ils pouvaient rencontrer face au décret comptable du 14 mars 2005 et de façon à apaiser les craintes des néophytes en comptabilité, l ARC a voulu un outil simple d utilisation, intuitif et entièrement automatisé, SIMPLY SYNDIC a ainsi vu le jour lors du Premier Salon Indépendant de l ARC en a. Les fonctionnalités de SIMPLY SYNDIC Ce logiciel de comptabilité permet aux syndics bénévoles d effectuer une comptabilité conforme de A à Z au décret comptable. Il permet évidemment d enregistrer : Les factures fournisseurs ; Le règlement des factures ; Le règlement des copropriétaires. Il permet aussi d élaborer : Budgets prévisionnels (courants et travaux) ; Appels de fonds courants ; Appels de fonds travaux ; Appels d avances (travaux ou autres) ; Relevé des dépenses Annexes comptables Grand-livre comptable, balance générale, etc. Enfin, il a des fonctions spécifiques pour : Saisir les salaires de vos employés ou gardiens d immeuble ; Gérer les consommations d eau privatives relevées aux compteurs d eau divisionnaires ; 2

3 Effectuer les relances simples et mises en demeures en cas de retard de paiement de la part de vos copropriétaires. Toujours à l écoute de nos adhérents, mais également en quête permanente d améliorations, SIMPLY SYNDIC est régulièrement mis à jour afin de proposer un outil comptable complet et de plus en plus performant. Si vous n êtes pas encore convaincus, nous vous invitons à télécharger ici ( ) sa version de démonstration valable 30 jours. N.B. Le paramétrage effectué sur la version de démonstration sera conservé si vous achetez le logiciel. Le guide d utilisation se trouve sur le point d interrogation du menu du logiciel. Le coût d acquisition de SIMPLY SYNDIC varie suivant le nombre de lots principaux : de 255 TTC (pour les copropriétés de moins de 10 lots) à 765 TTC (pour les copropriétés de plus de 100 lots). Bon de commande Simply syndic. b. Maintenance Sachez également que l ARC ne vous laisse pas seul si vous rencontrez des difficultés au niveau comptable et/ou au niveau de l utilisation du logiciel. Il existe une maintenance. Elle n est pas obligatoire, mais fortement conseillée la première année. Celle-ci vous donne accès à un service «hotline» pour poser vos questions et ceci, autant de fois que vous le souhaitez. Grâce au logiciel TeamViewer, nous pouvons même intervenir directement sur votre logiciel pour vous aider. Le coût annuel de la maintenance varie entre 200 TTC (pour les copropriétés de moins de 10 lots) à 580 TTC (pour les copropriétés de plus de 100 lots ) par an. Vous le voyez, cela reste dérisoire en comparaison des économies réalisées en gestion bénévole c. Simply Syndic «Clé en main» Le paramétrage du logiciel vous semble fastidieux? Aucun problème, l ARC est encore là pour vous faciliter la tâche! Paramétrage de «base» L ARC se charge de tout paramétrer : clés de répartitions, lots, copropriétaires, budgets, reprise des à nouveaux, etc. Vous récupérez votre logiciel clé en main, prêt(e) à travailler. Le coût de cette prestation est variable selon la taille de la copropriété. N hésitez pas à vous renseigner au Paramétrage avec reprise comptable d exercice ( ) en cours 3

4 Régulièrement, il arrive qu un syndic bénévole reprenne la comptabilité en cours d année, notamment suite à un syndic professionnel. La plupart du temps, l ancien syndic remet un grand livre en cours d année, l exercice comptable en cours déjà commencé de quelques mois. Cette reprise comptable peut s avérer parfois compliquée pour un «noncomptable». Pas de panique, l ARC peut effectuer cette reprise des comptes de l ancien syndic sur le logiciel à votre place. Le coût de cette prestation est variable. Après examen du grand livre et des autres documents comptables en votre possession, nous vous ferons notre meilleure proposition, n hésitez pas à nous contacter au d. Formations Il existe également des formations de 4 heures réalisées en général l après-midi, (mais nous restons ouverts à toutes nouvelles suggestions). La prochaine session est prévue pour l après-midi du jeudi 29 octobre Vous pouvez télécharger et nous retourner le bulletin d inscription disponible ici. Des dates de formations vous sont proposées régulièrement III. Aide à l analyse des documents comptables (grand -livre et annexes) Cet accompagnement ( ) a pour objet de proposer une première explication des pièces comptables et de faire le point sur certaines difficultés rencontrées par le syndic bénévole face au grand-livre remis par le syndic professionnel. Cet accompagnement permet de travailler sur trois volets : 1. aide à l'analyse de documents comptables ; 2. aide à la préparation d'un contrôle de comptes ; 3. réponses aux questions suscitées par les pièces comptables après étude de celles-ci. Le syndic bénévole ressort de cette consultation avec une idée claire sur la législation en matière comptable et de présentation des comptes annuels. Il aura obtenu des explications sur les incompréhensions, des pistes de contrôles à réaliser et des démarches à entreprendre pour aller plus loin, si nécessaire. Les intervenants qualifiés pour assurer cette consultation sont des contrôleurs de comptes et de gestion de l'arc. Les consultations ont lieu au siège de l'arc à Paris. Il n'est pas fourni de compte-rendu écrit de cette consultation. Le syndic bénévole prend des notes qu'il exploite ensuite. Il peut lui être conseillé de s'orienter vers des demandes de pièces complémentaires auprès du syndic sortant, ou vers un contrôle de comptes et de gestion sur tel ou tel 4

5 point. De même, il peut lui être conseillé des lectures pour approfondir le thème ou une orientation vers un autre pôle de compétence de l'arc. Il existe 3 forfaits possibles en fonction du nombre de lots : Moins de 50 lots = 2 h à 85 / h, soit 170 TTC ; Entre 50 et 99 lots = 3 h à 85 / h, soit 255 TTC ; 100 lots et plus = 4 h à 85 / h, soit 340 TTC. Si vous êtes intéressés par cette prestation, renvoyer ce questionnaire ( ) à contact@copropriete-services.fr. IV. Formation «Comptabilité de la copropriété» Une formation comptable (sur 3 jours) est également proposée semestriellement. Cette formation vous permet de mieux appréhender : Les fondements de la comptabilité ; Les principales opérations comptables ; La pratique de la comptabilité ; Les méthodes d organisation et de suivi de gestion à votre disposition. Pour plus d informations sur cette formation, cliquez ici. ( ) Nous espérons que vous l aurez compris à travers cet article. Même si votre appréhension est légitime, ne soyez plus inquiet, l ARC a toujours une solution pour ses adhérents et notamment en ce qui concerne la tenue de la comptabilité de votre copropriété. N hésitez pas, téléchargez nos deux guides, ils sauront sûrement vous éclaircir sur certains points. 5