MISSION Comptabiliser des règlements fournisseurs. Travaux professionnels à réaliser. Gérant Gérard MEYER. Responsable de la production Marie MEYER

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1 19 MISSION Comptabiliser des règlements fournisseurs Travaux professionnels à réaliser Préparer et contrôler les enregistrements comptables des règlements : Enregistrer les règlements Compétences par chèque ; en espèces ; par carte bancaire ; par virement ; par prélèvement automatique. Les Délices LES DÉLICES Statut juridique SARL au capital de Domaine d activité Localisation Effectif Traiteur Organisation de réceptions 10 rue de l Europe Strasbourg Téléphone/Fax : Mail : 15 personnes Responsable de l économat Sophie LEGRAND Assistante de direction Ginette MEYER Responsable commercial Gilles ROCHE Cuisine Gérant Gérard MEYER Responsable de la production Marie MEYER Service Responsable du personnel Joao RUI Département Achats Danielle SIMON Responsable administratif et financier Justin MEYER Département Ventes Natalia PÉREZ Vous êtes embauché(e) au sein du service administratif et financier de la société LES DÉLICES. En tant qu agent administratif, vous assistez Danielle Simon au poste comptabilité fournisseurs. Votre mission consiste à préparer et à enregistrer les règlements des fournisseurs effectués : par chèque, en espèces, par carte bancaire, par virement et par prélèvement bancaire. MISSION 19 Comptabiliser des règlements fournisseurs 217

2 Travaux professionnels La société LES DÉLICES est un traiteur organisateur de réceptions qui s adresse à une clientèle de particuliers et d entreprises. Cette société est soumise à la TVA au taux normal (19,60 %) pour ses différentes prestations de service. Elle a opté pour acquitter la TVA d après les débits, c est-à-dire que la TVA est exigible dès l enregistrement de la facture fournisseur. Les achats de produits alimentaires réalisés par la société sont, quant à eux, soumis à la TVA au taux réduit (5,50 %). Afin de mener au mieux votre mission, vous prenez connaissance de la procédure de gestion des achats (doc. 1) élaborée par le responsable administratif et financier, Marie Meyer. Doc 1 La procédure créée par Marie Meyer PROCÉDURE APPLIQUÉE AU DÉPARTEMENT ACHATS Sophie Legrand, responsable de l économat, passe les commandes auprès des différents fournisseurs, vérifie les livraisons et les factures. Lorsque la facture est conforme à la livraison, elle porte sur la facture la mention «Bon à payer» et transmet la facture au département Achats. Dès réception de la facture, Danielle Simon, responsable du département Achats, se charge de son enregistrement comptable sur ticket comptable et prépare le règlement de la facture et l enregistrement comptable du règlement. Les factures relatives aux frais généraux sont directement traitées par le département Achats. Certains achats au comptant (timbres, fournitures consommables, petit matériel de bureau et informatique, etc.) peuvent être réglés en espèces ou par carte bancaire. Certaines charges (loyer, eau, électricité, etc.) sont réglées par virement ou prélèvement automatique. 1 Préparer et contrôler les enregistrements comptables par chèque Danielle Simon vous remet une facture fournisseur (doc. 2) et vous charge de préparer son règlement et son enregistrement comptable. s Étape 1 Analyser les pièces comptables Dans un premier temps, votre travail consiste à analyser les pièces comptables. Doc 2 La facture et le ticket comptable EURO-RESTAURATION 4 rue des Fleurs Strasbourg Tél/Fax : LES DÉLICES 10 rue de l Europe Strasbourg Reçu le 30/07/N Strasbourg, le 28 juillet N Facture n Livraison : Franco de port Conditions de paiement : Sous 8 jours, dès réception de la facture Mode de paiement : Chèque Libellé Quantité PU HT MONTANT HT (en ) (en ) Pommes de terre 100 kg 0,50 50,00 Courgettes 10 kg 1,90 19,00 Melons 10 pièces 1,00 10,00 Tomates 10 kg 1,89 18,90 TOTAL HT 97,90 TVA (5,50 %) 5,38 NET À PAYER 103,28 1. Identifiez la nature du document 2. Bon à payer TICKET COMPTABLE N 0808/01 Date : 30/07/N Journal : Achats Libellé : Facture n , , ,28 TOTAUX 103,28 103, ACTIVITÉ 8 ENREGISTREMENT COMPTABLE DES RÈGLEMENTS

3 2. Entourez le montant de la dette à régler sur la facture et le ticket comptable. 3. Surlignez le mode de règlement et la date d échéance pour un chèque sur la facture. Travaux professionnels s Étape 2 Préparer le règlement par chèque Dans un second temps, après avoir analysé les pièces comptables, vous préparez le règlement par chèque. 4. Complétez le chèque à envoyer au fournisseur (doc. 3). Doc 3 Le chèque pour EURO-RESTAURATION Date Ordre Objet Solde antérieur ( ) Montant chèque À reporter STRASBOURG C LL4545 LES DÉLICES 10 rue de l Europe STRASBOURG N Complétez le schéma des flux en vous référant à la fiche savoir-faire 4 Préparer l enregistrement comptable d un règlement fournisseur. Fiche 4 Entreprise Fournisseur 6. Quels sont les comptes à utiliser pour préparer l enregistrement comptable et comment sont-ils mouvementés? Répondez en vous aidant du plan de comptes (doc. 4). Doc 4 Un extrait du plan de comptes de l entreprise LES DÉLICES Classe 4 Comptes de tiers Classe 5 Comptes financiers 40. Fournisseurs et comptes rattachés 51. Banques, établissements financiers et assimilés EURO-RESTAURATION LA POSTE PLANÈTE INFO SYNDICAT DES EAUX 44. État et autres collectivités publiques État, TVA déductible sur immobilisations État, TVA déductible sur autres biens et services État, TVA collectée Banques Chèques postaux 53. Caisse Caisse Classe 6 Comptes de charges 60. Achats Achats de denrées périssables Achats de denrées non périssables Achats stockés, approvisionnements Achats non stockés de matières et fournitures Achats de marchandises MISSION 19 Comptabiliser des règlements fournisseurs 219

4 Travaux professionnels 7. Préparez l enregistrement comptable de cette opération sur le ticket comptable ci-dessous (doc. 5). Doc 5 Le ticket comptable n 0808/02 TICKET COMPTABLE N 0808/02 Date :... Journal :... Libellé :... TOTAUX < > Vers la synthèse Définissez ce qu est une «dette». Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent figurer sur un chèque? Lorsqu une entreprise règle un fournisseur par chèque, quels sont les comptes à utiliser? Comment ces comptes sont-ils mouvementés? Après l enregistrement comptable d un règlement, quel est le solde du compte 401 Fournisseurs? 2 Préparer et contrôler les enregistrements comptables en espèces s Étape 1 Analyser les pièces comptables Vous venez de réceptionner le reçu suivant (doc. 6) et procédez à son analyse. 8. Soulignez le mode de règlement sur le document Entourez le montant de la dette réglée. s Étape 2 Préparer l enregistrement comptable Après avoir analysé la pièce comptable, vous devez compléter la pièce de caisse puis préparer son enregistrement comptable. 10. Complétez la pièce de caisse ci-dessous (doc. 7), à l aide du mémo. Doc 7 La pièce de caisse et le mémo Date :... PIÈCE DE CAISSE N 08/01 Nature de l opération : DÉPENSES RECETTES Doc 6 Le reçu pour l achat de timbres postaux Reçu n 0158 Le 30 juillet N Payé espèces 2 carnets de timbres 11,20 euros Mémo 1 Les entreprises possèdent une caisse contenant des pièces et billets. Elles peuvent : recevoir des règlements clients en espèces : recettes ; effectuer des règlements fournisseurs en espèces : dépenses. Lors d un règlement comptant en espèces, encaissement ou décaissement, l entreprise complète une pièce de caisse en y mentionnant : la date de l opération ; la nature de l opération ; le montant de l opération : dans la colonne DÉPENSES s il s agit d un règlement à un fournisseur ; dans la colonne RECETTES, s il s agit d un règlement reçu d un client. 220 ACTIVITÉ 8 ENREGISTREMENT COMPTABLE DES RÈGLEMENTS

5 11. Préparez l enregistrement comptable de cette opération sur le ticket comptable cidessous (doc. 8), à l aide de la fiche savoirfaire 4 Préparer l enregistrement comptable d un règlement fournisseur et du plan de comptes (doc. 4). Fiche 4 Travaux professionnels Doc 8 Le ticket comptable n 0808/03 TICKET COMPTABLE N 0808/03 Date :... Journal :... Libellé :... TOTAUX < > Vers la synthèse Quelles sont les informations qui doivent figurer sur une pièce de caisse? Lorsqu une entreprise règle un fournisseur en espèces, quels sont les comptes à utiliser? Comment ces comptes sont-ils mouvementés? 3 Préparer et contrôler les enregistrements comptables par carte bancaire s Étape 1 Analyser les pièces comptables Danielle Simon vous remet différents documents à analyser (doc. 9). Doc 9 Le ticket de caisse et le reçu de carte bancaire PLANÈTE INFO 34 route de Saverne Strasbourg Tél. : Fax : Imprimante HP ,00 Inclus TVA 19,60 % 14,59 Valeur marchande HT 74,41 Carte bancaire EUR 89, COMPTABILISÉ MERCI DE CONSERVER LE TICKET DE CAISSE POUR FAIRE VALOIR LA GARANTIE. CE TICKET DE CAISSE FAIT OFFICE DE FACTURE TOTAUX 89,00 89,00 89,00 N /07/N 16:50 PLANÈTE INFO 34 route de Saverne Strasbourg Tél. : Fax : CARTE BANCAIRE TICKET COMPTABLE N 0808/01 Date : 31/07/N Journal : Achats Libellé : Facture n , ,59 A CB le 31/07/N à 16: P027B455L Montant 89,00 EUR TICKET À CONSERVER N /07/N 16:50 MISSION 19 Comptabiliser des règlements fournisseurs 221

6 Travaux professionnels 12. Identifiez la nature des documents précédents (doc. 9). 13. Surlignez le mode de règlement utilisé sur les deux pièces comptables. 14. Entourez le montant de la dette à régler sur le ticket comptable. s Étape 2 Préparer l enregistrement comptable Après avoir analysé ces documents, vous pouvez préparer l enregistrement comptable de cette opération. 15. Aidez-vous du plan de comptes (doc. 4) et recherchez les comptes à utiliser. 16. Comment ces comptes sont-ils mouvementés? 17. Préparez l enregistrement comptable de cette opération sur le ticket comptable ci-dessous (doc. 10), à l aide de la fiche savoir-faire 4 Préparer l enregistrement comptable d un règlement fournisseur. Fiche 4 Doc 10 Le ticket comptable TICKET COMPTABLE N 0808/04 Date :... Journal :... Libellé :... TOTAUX < > Vers la synthèse Lorsqu une entreprise règle un fournisseur par carte bancaire, quels sont les comptes à utiliser? Comment ces comptes sont-ils mouvementés? 222 ACTIVITÉ 8 ENREGISTREMENT COMPTABLE DES RÈGLEMENTS

7 4 Travaux professionnels Préparer et contrôler les enregistrements comptables par virement s Étape 1 Préparer un ordre de virement Le règlement du traitement et de la consommation d eau s effectue par virement bancaire. Vous êtes chargé(e) de préparer l ordre de virement. Doc 11 Les documents disponibles SYNDICAT DES EAUX Strasbourg Tél. : Fax : FACTURE N /07/N Traitement et consommation d eau 249,00 Dont TVA 12,98 HT 236,02 Reçu le 01/08/N Virement bancaire Échéance 31/08/N COMPTABILISÉ TICKET COMPTABLE N 0808/05 Date : 01/08/N Journal : Achats Libellé : Facture n , , ,00 TOTAUX 249,00 249, Identifiez la nature des documents (doc. 11). 19. Surlignez le mode de règlement et le montant de la dette à régler sur la pièce comptable. 20. Entourez la date d échéance sur la pièce comptable. 21. Préparez l ordre de virement à passer via Internet (doc. 12). Doc 12 L ordre de virement à passer via Internet Sécurité sur Internet Comptes Virement Virement différé Virement permanent Virements Crédits Placements Services Contrat Bourse Souscrire Virement Veuillez sélectionner le compte émetteur du virement N COMPTE DE DÉPÔT Veuillez saisir le montant de votre virement. Veuillez sélectionner le compte bénéficiaire du virement. Compte de tiers SYNDICAT DES EAUX Vous pouvez saisir des libellés facultatifs. Ces libellés figureront sur les relevés de compte. Libellé pour l émetteur (30 caractères maximum) Libellé pour le bénéficiaire (30 caractères maximum) Veuillez valider ou annuler votre demande de virement. Valider Annuler Euros Déconnexion MISSION 19 Comptabiliser des règlements fournisseurs 223

8 Travaux professionnels s Étape 2 Préparer l enregistrement comptable Après avoir préparé le virement bancaire, vous devez faire de même pour son enregistrement comptable. 22. Recherchez les comptes à utiliser à l aide du plan de comptes (doc. 4). 23. Comment ces comptes sont-ils mouvementés? 24. Préparez l enregistrement comptable de cette opération sur le ticket comptable ci-dessous (doc. 13), à l aide de la fiche savoir-faire 4 Préparer l enregistrement comptable d un règlement fournisseur. Fiche 4 Doc 13 Le ticket comptable TICKET COMPTABLE N 0808/06 Date :... Journal :... Libellé :... TOTAUX < > Vers la synthèse 5 Quels sont les comptes à utiliser pour un règlement par virement bancaire? Comment ces comptes sont-ils mouvementés? Préparer et contrôler les enregistrements comptables par prélèvement automatique La société LES DÉLICES règle son loyer commercial par chèque bancaire. Danielle Simon, responsable du département Achats, souhaite opter pour un prélèvement automatique à compter du mois de septembre. Elle vous remet : les coordonnées du propriétaire du local ; le relevé d identité bancaire de la société LES DÉLICES (doc. 14). 224 ACTIVITÉ 8 ENREGISTREMENT COMPTABLE DES RÈGLEMENTS

9 Travaux professionnels Doc 14 Le RIB de la société LES DÉLICES RELEVÉ D IDENTITÉ BANCAIRE Titulaire du compte LES DÉLICES Références bancaires nationales - RIB Banque Agence N de compte Clé N Références bancaires internationales IBAN : FR N BIC : CRLYFR Mémo Michel GASS 4 rue de la Liberté Strasbourg Téléphone : Portable : Préparez la demande de prélèvement automatique (doc. 15). Doc 15 La demande de prélèvement automatique Désignation de l établissement teneur du compte à débiter Nom - Prénom - Adresse du débiteur COMPTE À DÉBITER Codes Établis. Guichet N du compte RIB NOM ET ADRESSE DU CRÉANCIER Date Signature AUTORISATION DE PRÉLÈVEMENT J autorise l établissement teneur de mon compte à prélever sur ce dernier, si la situation le permet, tous les prélèvements ordonnés par le créancier ci-dessous. En cas de litige sur un prélèvement, je pourrai en faire suspendre l exécution par simple demande à l établissement teneur de mon compte. Désignation de l établissement teneur du compte à débiter Nom - Prénom - Adresse du débiteur Date COMPTE À DÉBITER Codes Établis. Guichet N du compte RIB Signature < > Vers la synthèse NOM ET ADRESSE DU CRÉANCIER Prière de renvoyer les deux parties de cet imprimé au créancier, sans les séparer en y joignant obligatoirement un relevé d identité bancaire (RIB), postal (RIP) ou de Caisse d Épargne (RICE). Quelle différence y a-t-il entre un virement et un prélèvement automatique? MISSION 19 Comptabiliser des règlements fournisseurs 225

10 Exercices Exercice 1 Préparer et contrôler les enregistrements comptables par chèque Vous travaillez dans la SARL LES DÉLICES. Vous réceptionnez une facture du fournisseur PLANÈTE INFO (doc. 1). Doc 1 La facture du fournisseur PLANÈTE INFO PLANÈTE INFO 34 route de Saverne Strasbourg Tél. : Fax : Ordinateur portable 549,00 Inclus TVA 19,60 % 89,97 Valeur marchande HT 459,03 Paiement par chèque à réception de la facture EUR 549, COMPTABILISÉ Reçu le 16/08/N MERCI DE CONSERVER LE TICKET DE CAISSE POUR FAIRE VALOIR LA GARANTIE N /08/N 11:50 Préparez le règlement de cette facture par chèque (doc. 2). Doc 2 Le chèque Date Ordre Objet Préparez l enregistrement comptable sur le ticket comptable (doc. 3). Doc 3 Montant chèque N Le ticket comptable STRASBOURG TICKET COMPTABLE N 0808/10 Date :... Journal :... Libellé :... TOTAUX C LL4545 LES DÉLICES 10 rue de l Europe STRASBOURG 226 ACTIVITÉ 8 ENREGISTREMENT COMPTABLE DES RÈGLEMENTS

11 Exercice 2 Exercices Préparer et contrôler les enregistrements comptables par prélèvement automatique Vous travaillez dans la SARL LES DÉLICES. Vous souhaitez mettre en place un prélèvement automatique mensuel auprès de votre fournisseur d électricité. Celui-ci vient de vous envoyer, le 16 août N, le formulaire à compléter et à retourner accompagné d un relevé d identité bancaire (docs 1 et 2). Complétez la demande de prélèvement automatique (doc. 1). Doc 2 RELEVÉ D IDENTITÉ BANCAIRE Titulaire du compte LES DÉLICES Références bancaires nationales - RIB Banque Agence N de compte Clé Le relevé d identité bancaire N Références bancaires internationales IBAN : FR N BIC : CRLYFR Doc 1 La demande de prélèvement automatique Exercice 3 Agence EDF - Boulevard du Président Wilson Strasbourg Enregistrer les règlements Vous travaillez dans la société LE COMPTOIR DES PROFESSIONNELS. Il s agit d une société spécialisée dans les équipements et les fournitures destinés aux hôtels, aux restaurants, aux collectivités et aux métiers de bouche. Votre responsable vous remet un certain nombre de documents (doc. 1). MISSION 19 Comptabiliser des règlements fournisseurs 227

12 Exercices Doc 1 Les divers documents PIÈCE DE CAISSE N 09/01 Date : 01/09/N Nature de l opération : Achat de timbres fiscaux DÉPENSES 30 RECETTES Date 02/09/N Ordre Art de la table Objet Montant chèque 1 245,75 N MILDECOR MULHOUSE CARTE BANCAIRE A CB le 03/09/N à 14: P034B422M Montant 89,00 EUR TICKET À CONSERVER N /09/N 14:30 Quatre cent cinquante euros Le Comptoir des Professionnels Senlis M. OU MME BRAS 25 RUE DU LION SENLIS Reçu le 04/09/N 450,00 02/09/N Specimen Extrait du plan de comptes de la société LE COMPTOIR DES PROFESSIONNELS Classe 4 Comptes de tiers 40. Fournisseurs et comptes rattachés ART DE LA TABLE MILDECOR 41. Clients et comptes rattachés Clients divers Classe 5 Comptes financiers 51. Banques, établissements financiers et assimilés Banques Chèques postaux 53. Caisse Caisse Préparez l enregistrement comptable, sur le bordereau de saisie, des différents documents. Bordereau de saisie Date Journal N comptes Libellés DÉBIT CRÉDIT TOTAUX ACTIVITÉ 8 ENREGISTREMENT COMPTABLE DES RÈGLEMENTS

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