Gestour Distribution. Billetterie Low Cost. gestour.com

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1 Gestour Distribution

2 Index _ 1. GENERALITES... 3 _ 2. LA SAISIE MANUELLE DES BILLETS LOW COST... 3 _ 3. PARAMETRAGE LOW COST Création d une prestation Low Cost Création d un fournisseur Low Cost Création d un stock de titre Low Cost Spécificités Low Cost liées à l onglet «Général» Spécificités Low Cost liées à l onglet «manuel» Spécificités Low Cost liées à l onglet «automatique» Spécificités Low Cost liées à l onglet «valeurs» (inutilisé) Spécificités Low Cost liées à l onglet «Prestations» Création des compagnies aériennes Low Cost Le référentiel des cartes 18 _ 4. LA REMONTEE DES BILLETS LOW COST DEPUIS AMADEUS RM PRIX (clé RMMVLC / PG) RM COMPAGNIE (clé CIEEMI / PG) RM NUMERO DE DOSSIER (clé NRESALC / PG) Notion Carte Logée et Carte Plastique : Carte Logée Carte Plastique Rappel facture Low Cost avec les frais d agence Le paramétrage des remarques «LOW COST» 20 Page 2 / 20

3 1 GENERALITES Ce document a été élaboré pour vous aider à paramétrer et à utiliser la billetterie Low Cost dans Gestour. 2 LA SAISIE MANUELLE DES BILLETS LOW COST Les titres manuels Low Cost sont saisis depuis une commande Gestour. Une catégorie de prestation dédiée permet cette saisie. Travaux / Commande 1. Créer une commande 2. Cliquer sur Saisir 3. Choisir la fonction Saisir un titre Low Cost 4. Compléter les champs Page 3 / 20

4 Présentation des champs à compléter : Libellé du champ Définition du stock Détermination automatique du numéro Compagnie d émission Numero de réservation Date création dossier Numéro de titre Nombre de segments Identification voyageur Description Sélectionner le stock depuis le menu déroulant Cette case dépend du paramétrage du stock Low Cost : - Pré cochée et grisée si le numéro du titre est déterminé automatiquement (Méthode : Automatique) - Décochée si l utilisateur peut déterminer si la numérotation est automatique ou Manuel (Méthode : Au choix) Si le stock est lié à une compagnie, la compagnie est pré remplie et ne pourra pas être modifiée (zone grisée). Dépend du stock Compléter numéro dossier de réservation Saisir la date de creation du dossier Cf informations ci-dessous Nombre de segment de la vente Noter nom et prénom du voyageur ENREGISTRER Information liée à la numérotation du titre : (Méthode de saisie du numéro du titre décrit en 3.3) : Si la case «Détermination automatique du numéro» est cochée (et grisée), la zone «Numéro du titre» est automatiquement remplie et sera composée dans l ordre : de la compagnie, du numéro de dossier, et de la date de création du dossier. La zone «Numéro du titre» est alors non modifiable. Si la case «Détermination automatique du numéro» est décochée (et grisée), il sera possible de saisir manuellement le numéro de billet que l on souhaite utiliser dans la zone «Numérotation du titre». Si la case «Détermination automatique du numéro» est cochée et non grisée, il conviendra de déterminer le type de numérotation à retenir, défini ci-dessus : o soit automatique sur le format Code compagnie + Numéro de Dossier + Date (exemple : CCDDDDDDDAAMMJJ) : o soit manuel : Page 4 / 20

5 Présentation des champs à compléter : Libellé du champ Identification Fournisseur Compagnie d émission Date mouvement Titre / seg Type de tarification Montant de vente Montant taxes Saisir paiement Billet électronique / résa Web PNR Description Zone pré-remplie non modifiable Le fournisseur est défini lors du paramétrage des dictionnaires. Cette zone n est pas modifiable. Il s agit soit du fournisseur lié au stock Low Cost, soit du fournisseur lié à la compagnie Low Cost. La compagnie d émission est définie dans le premier écran de saisie. La compagnie n est plus modifiable depuis cet écran. Correspond à la date de création du dossier Compléter les informations liées aux titres (date, origine, destinations, compagnie, classe de réservation) La case «Billet au Net» est cochée par défaut et ne peut être modifiée Saisir le montant de vente du billet (taxes incluses) Saisir le montant des taxes Compléter les informations liées au paiement effectué lors de la réservation du billet (carte du client ou carte agence) Cocher la case concernée par la vente (facultatif) Renseigner le numero du dossier (facultatif) ENREGISTRER En déplaçant le curseur sur les zones compagnies des segments de transport sans les renseigner, la compagnie d émission est reprise en tant que compagnie de transport des segments concernés. Page 5 / 20

6 Dans le cadre de la saisie manuelle de billet Low Cost, la saisie des paiements sera réalisée en utilisant le dictionnaire des référentiels de carte ( 3.5). 1. Saisir le code carte ( 3.5) 2. Compléter la zone «référence» avec le numéro de carte 3. Saisir le montant de la vente 4. Valider Si la saisie du paiement est obligatoire (défini dans le paramétrage du stock de billet lié), et qu aucun paiement n a été saisi, en cliquant sur le bouton Valider : la saisie des paiements apparait automatiquement. L enregistrement sera effectué à la validation de cet écran. Si la carte de paiement (code carte) correspond à une carte agence, la ligne RTU liée au billet sera enregistrée. Cependant lors de la création de la ligne de commande liée, le montant RTU de la ligne de commande n est pas valorisé. La ligne de commande sera alors réputée due par le client. 5. Compléter toutres les zones 6. Cliquer sur Enregistrer Après l enregistrement du titre, l écran suivant apparaît Page 6 / 20

7 7. Vérifier les codes statistiques pré-remplis puis Enregistrer 8. Après l enregistrement l écran suivant apparaît 9. Cliquer sur OK La commande apparaît soldée seulement si un paiement a été saisi avec une carte qui n est pas de type «Carte Agence». Dans le cas contraire, la commande sera considérée comme due par le client et un paiement devra être saisie pour solder la commande. Page 7 / 20

8 Double cliquer sur le titre pour visualiser le détail du billet Low Cost : Depuis cet écran il est possible d annuler, libérer le titre (fonction identique à la billetterie manuelle standard). Edition de la facture : Les paiements réalisés à l aide d une carte agence n apparaissent pas sur la facture. Page 8 / 20

9 3 PARAMETRAGE LOW COST La paramétrage s effectue principalement depuis les «Dictionnaires» Gestour, mais également depuis Gestour. Les étapes ci-dessous sont à suivre dans l ordre indiqué afin d effectuer un paramétrage optimal : Activation de l option Gestour : DECODAGE_IMR avec la valeur L (Gestour) Création d une prestation dédiée à la billetterie Low Cost Création d une prestation dédiée à la billetterie Low Cost payée par Carte Agence Création d un fournisseur dédié à la billetterie Low Cost, ou d un fournisseur par compagnie Low Cost Création d une compagnie aérienne dédiée à la billetterie Low Cost, ou d une compagnie aérienne par fournisseur. Création d un stock de titre dédié à la billetterie Low Cost, ou d un stock de titre par compagnie Low Cost Création des référentiels de carte afin de pouvoir gérer la carte agence Page 9 / 20

10 3.1 Création d une prestation Low Cost Une prestation dédiée à la billetterie Low Cost doit être créée dans le dictionnaire Gestour. Général / Prestation Présentation des champs à compléter : Libellé du champ Nom Type Famille reporting Famille assurances Libellé par défaut Devise par défaut Montant par défaut Document à éditer Onglets Description Choisir le nom de la prestation Sélectionner le type de prestation dans le menu déroulant Sélectionner la famille reporting dans le menu déroulant Sélectionner la famille assurances dans le menu déroulant Saisir le libellé par défaut EUR Inutilisé Inutilisé A compléter selon le cas ENREGISTRER Il est conseillé de définir une prestation pour la facturation de la billetterie Low Cost (code prestation LOWCOST), ainsi qu une prestation pour la facturation de la billetterie Low Cost payée par carte Agence (code prestation LOWCOSTAG). Page 10 / 20

11 3.2 Création d un fournisseur Low Cost Un fournisseur dédié à la billetterie Low Cost doit être créé. Ce fournisseur sera par la suite soit affecté à une compagnie (nom du fournisseur = nom de la compagnie), soit affecté à un stock de titre (nom du fournisseur = Nom de la compagnie ou Nom générique, par exemple LOW COST ). Depuis «Gestour» aller dans : Fournisseur / Fournisseur 1. Compléter les zones obligatoires 2. Cliquer sur Enregistrer Il est conseillé de créer un stock de titre par compagnie Low Cost et donc un fournisseur par compagnie afin de pouvoir réaliser des statistiques précises et un contrôle back office optimal. Page 11 / 20

12 3.3 Création d un stock de titre Low Cost Un stock de titre dédié à la gestion de la billetterie manuelle Low Cost doit être créé par votre gestionnaire depuis de dictionnaire Gestour. Titre / Stock de titre Présentation des champs à compléter : Libellé du champ Description Code Code et libellé de la compagnie ou du stock Low Cost générique Libellé Nom de la compagnie Stock Low Cost Cocher la case «Stock Low Cost» Code fournisseur Fournisseur à spécifier si la case «Lié au stock» est cochée Onglets «général», Certains onglets ont des spécificités liées aux titres low cost (voir cidessous) «avancé», «manuel», «automatique», Compléter les autres onglets «valeurs», «prestations» ENREGISTRER Page 12 / 20

13 Les billets Low Cost ne seront gérés que pour les types de titre «Aérien». La case à cocher «Lié au stock» permet de préciser si le fournisseur est lié au stock de titre. Dans le cas où cette case est décochée, le fournisseur devra être spécifié au niveau de la compagnie. Dans le cas où la case «Lié au stock» est cochée, la saisie d un fournisseur est obligatoire Spécificités Low Cost liées à l onglet «Général» La méthode de saisie des numéros de titre Low Cost doit être définie lors de la création du stock de titre. Il s agit de préciser comment le titre sera numéroté lors de la saisie manuelle du titre. 1. Renseigner les méthodes de saisie du numéro de titre «Automatique» : Lors de la saisie manuelle, le numéro de billet sera construit de la manière suivante (afin de garantir au mieux l unicité du numéro de billet) : Code compagnie + Numéro de Dossier + Date, soit sous la forme : CCDDDDDDDAAMMJJ «Manuel» : Lors de la saisie manuelle, le numéro sera défini par l utilisateur «Au choix» : La numérotation sera définie au choix par l utilisateur. Pour information, la mention apparaîtra lors de la saisie d un titre attaché à un stock Low Cost dont la numérotation est de type «Au choix». 2. Cocher la case dans le cas où la saisie du paiement est obligatoire (recommandé pour la billetterie Low Cost). 2 1 Si la case «Stock Low Cost» est cochée, la case «Saisie paiement obligatoire» peut être cochée. Dans le cas contraire, cette case n est pas accessible. Page 13 / 20

14 Spécificités Low Cost liées au Menu «Avancé» Un stock Low Cost peut être attaché à une compagnie ou non. Si aucune compagnie n est liée, ceci revient à une gestion d un stock global pour toutes les ventes des compagnies Low Cost. Dans le cas où une compagnie est définie au niveau du stock, il faut obligatoirement que le fournisseur soit spécifié au niveau de la compagnie, ou au niveau du stock. Si aucun fournisseur n est spécifié au niveau de la compagnie ou du stock, l enregistrement du nouveau stock sera impossible Spécificités Low Cost liées à l onglet «manuel» Lorsque la saisie manuelle est renseignée dans l onglet «Général» il faudra compléter la case du nombre de caractères autorisée dans la saisie manuelle (Exemple 10). Page 14 / 20

15 3.3.3 Spécificités Low Cost liées à l onglet «automatique» Lorsque la saisie automatique est activée dans l onglet «Général» il faudra cocher 2 cases dans le nouvel onglet Spécificités Low Cost liées à l onglet «valeurs» (inutilisé) Page 15 / 20

16 3.3.5 Spécificités Low Cost liées à l onglet «Prestations» Il est possible de déterminer des codes prestations différents, pour des billets payés par le client ou payés par Carte Agence. Renseigner les prestations liées aux billets Low cost 1. Compléter la prestation liée aux billets Low Cost payés par le client «Prix public» «Négocié» «Net margé» 2. Compléter la prestation liée aux billets Low Cost payés par carte agence «Carte agence» 3. Enregistrer Page 16 / 20

17 3.4 Création des compagnies aériennes Low Cost Les compagnies aériennes Low Cost sont à créer depuis les «Dictionnaires» Gestour par votre gestionnaire. Titre / Compagnie Compléter les zones obligatoires Enregistrer Spécificités liées au billet Low Cost Le code numérique est obligatoire et doit être saisi dans le cadre d une compagnie Low Cost émettrice via BSP. Si une compagnie Low Cost n est pas vendue en tant que compagnie émettrice via BSP, il n est pas nécessaire d indiquer le code numérique. Pour un stock «Low Cost», il est possible d indiquer le fournisseur de vente au niveau du stock (recommandé) ou au niveau de la compagnie. Page 17 / 20

18 La case «Low Cost» n est utilisable que si le type de compagnie est «Aérien». Il est possible d utiliser la touche F4 depuis la zone «Fournisseur». Attention : La zone «Fournisseur» n est pas une zone obligatoire. Dans le cadre des stocks non liés à des compagnies (stock par défaut des compagnies Low Cost), il ne sera pas possible de rendre obligatoire la saisie du fournisseur ni au niveau du stock, ni au niveau des compagnies. Il conviendra de bien paramétrer ces stocks et compagnies Low Cost en cohérence. Indique que la compagnie peut être saisie en tant que compagnie émettrice Low Cost. Cette compagnie n apparaîtra ainsi que dans le cadre de la saisie d un billet Low Cost. Indique que la compagnie peut être saisie en tant que compagnie émettrice via BSP. AIR de type LC : Indique que cette compagnie peut être vendue via Amadeus et qu il y a émission d AIR de type «LC». Si la case est cochée, il ne faudra pas décoder les IMR comprenant cette compagnie. Si la case «Low Cost» n est pas cochée, la case «Emettrice via BSP» est cochée par défaut. 3.5 Le référentiel des cartes Les informations relatives à cette saisie sont disponibles depuis la documentation : GWD_MEMO_REFERENTIEL_CARTE_FEV2015 Cette documentation est accessible depuis le Support Centre Amadeus. Page 18 / 20

19 4 LA REMONTEE DES BILLETS LOW COST DEPUIS AMADEUS Ces remarques sont spécifiques aux billets Low Cost. Elles sont indispensables et permetteront un décodage optimal des AIR Low Cost. Ces remarques sont à saisir dans le PNR avant l emission d un billet et dans tous les cas avant la facturation d un IMR Low Cost. 4.1 RM PRIX (clé RMMVLC / PG) Cette remarque permet d indiquer le prix de vente TTC du titre. Syntaxe : RM*LCPRIX* prix Exemple : RM*LCPRIX*100.00EUR 4.2 RM COMPAGNIE (clé CIEEMI / PG) Cette remarque permet d indiquer le nom de la compagnie Low cost Syntaxe : RM*LCCIE* code compagnie Exemple : RM*LCCIE*U2 4.3 RM NUMERO DE DOSSIER (clé NRESALC / PG) Cette remarque permet d indiquer le numéro de dossier de réservation du dossier réservation Low Cost. Cette information sera affectée sur la commande. Syntaxe : RM*LCPNR* code PNR Exemple : RM*LCPNR*YGVE2Z Page 19 / 20

20 Notion Carte Logée et Carte Plastique : Carte Logée Lors d un règlement par Carte logée (BTA/AIRPLUS), les remarques sont indispensables pour la facturation dans Gestour Carte Plastique Lors d un règlement par Carte plastique, les remarques ne sont pas obligatoires. Attention, il ne faut surtout pas effectuer de débit sur le TPE. Spécificité TIP : il est recommandé de facturer la prestation Low Cost de manière suivante, une facture par passager et ne pas ajouter une prestation Low Cost sur une facture avec plusieurs prestations : RAIL + BSP + Low Cost Rappel facture Low Cost avec les frais d agence Règlement Carte logée : la facture sera totalement soldée par le compte carte logée. Il ne faut jamais effectuer de débit sur le TPE. Règlement Carte Plastique : les frais d agence sont soldés par le TPE alors que la prestation Low Cost sera soldée en ATC. 4.5 Le paramétrage des remarques «LOW COST» Le paramétrage des remarques «low cost» est fait par Gestour. Contacter votre chargé de clientèle Gestour pour toute information complémentaire. Page 20 / 20