Fiche Technique n FT

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1 Fiche Technique n FT Fiche Technique Le partage d une boîte aux lettres sur Outlook 2010 Outlook 2010 FT Pensez environnement, n imprimer que si nécessaire.

2 SOMMAIRE 1. Objectif du document Partager sa boîte aux lettres Modifier ou supprimer un partage : Ajouter une boîte mail partagée... 7 Sommaire 2/10

3 Partager sa boîte aux lettres 1. Objectif du document. Cette fiche technique va vous permettre de partager votre boîte mail avec un collaborateur. Pour que la boîte aux lettres soit partagée, cela nécessite une action de la part des deux collaborateurs. Celui qui partage (paragraphes 2 et 3) et celui qui souhaite accéder à ce partage (paragraphe 4). Elle vous apprend aussi les manipulations pour supprimer un partage ou le modifier. Enfin, il vous sera expliqué comment ajouter la boîte aux lettres partagée par un collaborateur. 2. Partager sa boîte aux lettres Depuis Outlook 2010 pour partager sa boîte aux lettres, il suffit de faire un clic droit sur son compte de messagerie puis de cliquer sur Autorisations du dossier (2). (2) 3/10

4 Cela vous amène à la fenêtre de modification des partages de votre boîte. Dans cette page, cliquer sur Ajouter pour aller chercher le collaborateur à qui l on souhaite autoriser l accès à sa boîte mail. 4/10

5 Dans la partie Autorisations, vous avez un menu déroulant permettant de choisir entre plusieurs niveaux d autorisations : Propriétaire : Créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments et fichiers, et créer des sous-dossiers. En tant que propriétaire du dossier, vous pouvez modifier les niveaux d autorisation dont bénéficient les autres personnes sur ce dossier. (Ne s applique pas aux délégués). Editeur principal : Créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments et fichiers, et créer des sous-dossiers. Editeur : Créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments et fichiers. Auteur principal : Créer et lire les éléments et fichiers, créer des sous-dossiers ainsi que modifier et supprimer les éléments et fichiers que vous créez. Auteur : Créer et lire les éléments et fichiers, ainsi que modifier et supprimer les éléments et fichiers. Auteur secondaire : Créer et lire les éléments et fichier. Pas de possibilité de suppression des fichiers sauf de ceux que vous créez. Rélecteur : Accès en lecture des éléments et fichiers. Collaborateur : Uniquement créer des éléments et des fichiers. Le contenu du dossier ne vous est pas accessible. Une fois le niveau d autorisation indiqué, il suffit d appuyer sur OK pour valider. Attention : Faire très attention aux autorisations Propriétaire, Editeur Principal et Editeur car elles permettent à votre collaborateur un très haut niveau de modification des propriétés de votre compte. 5/10

6 3. Modifier ou supprimer un partage : Pour modifier ou supprimer un partage, il suffit de se rendre à la fenêtre ci-dessus puis de sélectionner le nom de la personne dont on souhaite apporter une modification ou supprimer l accès au partage de sa boîte aux lettres. Une fois sélectionné, vous pouvez modifier à loisir les règles de partage. Si vous voulez supprimer complètement le partage, il suffira de cliquer sur le bouton Enlever. 6/10

7 4. Ajouter une boîte mail partagée Quand un collaborateur souhaite partager sa boîte mail avec vous, vous devez rajouter manuellement la boîte dans Outlook. Pour ajouter un partage sur Outlook, il faut ouvrir Outlook puis se positionner sur le nom de son compte et faire un clic droit. Sélectionner Propriétés du fichier de données (2) (2) 7/10

8 Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquer sur Options avancées 8/10

9 Aller dans l onglet Avancé Pour ajouter la boîte que l on vous a partagé cliquer sur le bouton Ajouter 9/10

10 Renseigner l adresse du compte qui vous a accordé un partage dans la boîte de dialogue qui s ouvre puis cliquer sur OK : Fermer toutes les fenêtres en cliquant sur OK Vous pouvez maintenant aller sur la page d accueil pour vérifier que la Boîte se situe bien en dessous de la vôtre (cela peut mettre quelques minutes pour afficher tous les messages suivant la taille de la boîte et la vitesse de la connexion internet). 10/10

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