Formulaire de demande de réservation de salle et de matériel Mairie de Châteaubourg

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1 Formulaire de demande de réservation de salle et de matériel Mairie de Châteaubourg Date de réception de la demande : Réservé à l administration Informations générales Intitulé de l événement : Date souhaitée : Du Au (par ex : samedi x janvier 2016) Nom de la structure organisant l événement : Contacts organisateurs : Nom prénom n de tél : Nom prénom n de tél : Type de la manifestation : Stage Entrainement Tournoi Match Exposition Concert Repas Salon, foire Rencontres de loisirs Autre précisez : Souhaitez-vous utiliser : un espace public (ex : Rue, parc, ) Une salle communale Précisez lequel ou lesquelles Rue, parking : Salles, Terrains, parcs : Horaires souhaités Début d installation par les organisateurs Ouverture des portes au public Début de la manifestation Fin de la manifestation Fermeture au public Fin du rangement Jour Heure d arrivée Heure de départ Date : Signature de l organisateur : Page 1 sur 5

2 Public Nombre de personnes attendues (y compris les bénévoles et les artistes) : Détaillez si besoin : Quel type de public est majoritairement attendu : Tout public Jeunes de de 18 ans Professionnels Merci de préciser vos besoins Réservation de matériel : Besoins techniques souhaités Matériel Oui Quantité Matériel Oui Quantité Bancs Barrières Chaises Grilles Tables 2.50 m Stands bleus Tables 3.00 m Stands parapluie Podium (plaques) Remorque podium Sono Autres besoins spécifiques : Electricité puissance électrique nécessaire de.. KW Accès à de l eau :.. Merci d apporter toutes précisions ou demandes complémentaires : Date : Signature Organisateur Page 2 sur 5

3 Nom de l association : Type d évènement : Réservé à l administration Date du comité : Avis favorable Avis défavorable Avis du Comité de programmation Motif du refus : Demande d informations complémentaires : Repérage des besoins : Nombre de jours de montage : Nombre de jours de démontage/nettoyage : SSIAP (sécurité) Oui Non Horaires : Suite à donner à la demande : Accusé de réception traitement de la demande en cours Envoi d un courrier d acceptation. Envoi d un courrier d accord de principe sous réserve de la réception d un dossier technique complet. Envoi d un courrier de demande d information complémentaire pour avis de la prochaine commission. Envoi d un courrier de refus motivé. Page 3 sur 5

4 Nom de l association : Date de l évènement : Intitulé de l évènement : Introduction : Note complémentaire à la fiche de réservation de salle et matériel Vous venez de prendre connaissance de cette fiche de réservation des salles de sports et de matériel. La vitalité des associations communales nous incite à repenser notre mode de fonctionnement (le calendrier des stages, tournois, compétitions ou des festivités ne cesse de se développer et la municipalité souhaite encourager et accompagner au mieux cette volonté). Ces nouvelles procédures sont donc mises en place pour favoriser une meilleure gestion des demandes de réservations. Nous vous remercions de bien vouloir respecter cet usage afin que chaque manifestation puisse se dérouler dans les meilleures conditions possibles. a) Délai de réservation avant la manifestation (date de réception du formulaire en mairie faisant foi):. maximum : année N-1. minimum : 2 mois Pour qu une réservation soit considérée comme validée, toutes les informations demandées doivent être réunies. Les dossiers incomplets ne seront pas traités. Nous vous invitons à prendre contact, le plus en amont possible, avec le service vie associative afin de préparer ensemble votre projet (notamment pour éviter d être en concurrence avec un autre évènement d envergure sur la commune). b) Information / Actualisation de tout changement Il incombe aux organismes réservataires d informer le service vie associative de toute modification de calendrier afin de :. Favoriser la meilleure organisation possible de toute manifestation,. Vérifier les nouvelles disponibilités,. Favoriser l occupation de la salle par une autre association ou organisme. c) Utilisation d un créneau nécessitant le déplacement d une autre association Certaines manifestations nécessitent le déplacement d autres créneaux habituellement utilisés par des associations (sportives ou culturelles notamment). La mairie restera l interlocuteur entre les structures concernant toute modification de planning. Rangement nettoyage Chaque évènement peut générer certains déchets et il incombe de veiller au bon rangement et nettoyage de l espace utilisé afin que tout nouvel occupant puisse prendre possession de son créneau habituel dans de bonnes conditions. Nom de la personne responsable et présente le jour de l évènement : Nom prénom n de tél : Contrôle de l équipement : Nettoyage : sera effectué le Rangement : sera effectué le Le réservataire a pris connaissance des conditions de réservations et s engage à les respecter. Date : Signature avec les mentions «lu et approuvé», Page 4 sur 5

5 Ecrire le Nom et prénom en toute lettre Page 5 sur 5