MODE D EMPLOI DE L EXTRANET ORGANISMES DE DPC (ODPC) DEMANDE D ENREGISTREMENT ET DOSSIER D EVALUATION

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1 MODE D EMPLOI DE L EXTRANET ORGANISMES DE DPC (ODPC) -- DEMANDE D ENREGISTREMENT ET DOSSIER D EVALUATION 1

2 Ce document est réalisé à partir des éléments présents dans l arrêté relatif à la composition du dossier de demande d enregistrement en qualité d organisme de développement professionnel continu et du dossier d évaluation du 12 décembre 2012 et paru au JOF du 16 décembre Pour votre information, il sera complété voire modifié au regard des éléments développés dans l arrêté relatif aux modalités d appréciation des critères d évaluation, en attente de publication. Pour les organismes déjà enregistrés pour la période transitoire (espace dédié créé et activé), votre demande d enregistrement et dépôt de dossier se fera directement sur votre espace dédié, créé sur lors de votre demande d éligibilité à la période transitoire. Pour les nouveaux, c est-à-dire les organismes qui n ont jamais effectué de démarche pour être enregistrés, vous devrez venir vous inscrire sur la page suivante : https://www.ogdpc.fr/organismes/home Pour tous les organismes, vous aurez à compléter les 6 onglets présents sur votre espace dédié à l aide de vos identifiants et mots de passe : o Onglet «profil» o Onglet «contact» renommé en «contacts administratifs» o Onglet «instances décisionnaires» o Onglet «activités» o Onglet «dossier d évaluation» o Onglet «justificatifs» A noter : Le bénéfice d évaluation favorable pour les organismes bénéficiant de la période transitoire court jusqu à la notification par l OGDPC de l avis de la ou les commissions scientifiques compétentes auprès desquelles ils auront déposé un dossier. L Equipe OGDPC. 2

3 ACCUEIL EXTRANET ACCUEIL EXTRANET 1 - Rendez-vous sur pour accéder à la page d accueil de l Extranet Organismes de DPC Pour commencer votre demande d enregistrement : Entrez vos identifiants et mot de passe, si vous possédez déjà un compte ODPC. Cliquez sur : «Vous vous connectez pour la première fois». NB : Les identifiants qui vous seront adressés, par , à l issue de l étape 1 vous permettront d accéder ultérieurement à votre extranet. 3

4 ETAPE 1 : PROFIL «RENSEIGNER / ACTUALISER SON PROFIL ET OBTENIR SES IDENTIFIANTS» Personne morale : personne représentant l entité (généralement publique, association, université, ) Personne physique : travailleur indépendant Vos identifiants de connexion vous seront envoyés à cette adresse mail Votre NAF comporte 4 chiffres et 1 lettre. Vous le trouverez sur l attestation de versement à l URSSAF Ce mot de passe vous sera demandé pour chacune de vos connexions (6 caractères minimum) 1 Complétez ou actualisez le formulaire de votre organisme (personne morale - personne physique). 2 - Une fois l intégralité des champs obligatoires complétés ou mis à jour, cliquez sur pour passer à l étape suivante. 3 - Votre identifiant vous sera alors envoyé par Pensez à conserver votre identifiant ainsi que votre mot de passe. Ces derniers vous seront demandés à chacune de vos connexions. NB : vous pourrez venir modifier cette page ultérieurement, avant envoi de celle-ci à l OGDPC. 4

5 ETAPE 1 : PROFIL «VERIFIER SON PROFIL ET SES IDENTIFIANTS» Vérifiez les données du formulaire Si vous souhaitez modifier cette page, cliquez sur Si vous ne souhaitez pas la modifier, cliquez sur pour accéder à l étape suivante. A noter que ce champ n est pas obligatoire NB : Consultez votre boîte (pensez à regarder également le cas échéant dans vos courriers indésirables). La réception de l contenant vos identifiants confirme la création de votre compte auprès de l OGDPC. Votre identifiant est votre numéro d enregistrement. 5

6 ETAPE 2 : CONTACTS ADMINISTRATIFS «RENSEIGNER SES CONTACTS 1/3» 1 - Les «contacts» sont les personnes que l OGDPC pourrait être amené à contacter pour les paiements des programmes de DPC, les contrôles, les supports de communication Il existe plusieurs qualités (ou types) de contacts, que vous devrez préciser. 2 - Une fois sur cette page, cliquez sur NB : vous aurez la possibilité de renseigner plusieurs contacts. IMPORTANT : Contacts à créer obligatoirement : personne en charge des liens d intérêts pour l organisme. Lors de la création de ce contact, joignez également un document décrivant les moyens de communication utilisés pour porter ses liens d intérêts à la connaissance des participants aux programmes de DPC. 6

7 ETAPE 2 : CONTACTS ADMINISTRATIFS «RENSEIGNER SES CONTACTS 2/3» 1 - Complétez l intégralité des champs obligatoires de ce formulaire. 1 2 Complétez obligatoirement l adresse e- mail en 1 er afin de permettre au système de récupérer automatiquement les données saisies pour ce contact le cas échéant. 3 Une fois ces renseignements remplis, cliquez sur pour ajouter le contact, vous revenez ensuite à votre liste de contacts administratifs. Le correspondant est le contact privilégié de l OGDPC pour chaque catégorie professionnelle. Il peut y avoir au maximum 1 correspondant par catégorie professionnelle. NB : vous avez la possibilité de renseigner plusieurs contacts à raison d un contact par «qualité». Pour le «correspondant» (présent lors de la sélection «qualité»), vous pourrez, au choix, avoir un contact pour l ensemble des catégories professionnelles ou un contact par catégorie professionnelle. 7

8 ETAPE 2 : CONTACTS ADMINISTRATIFS «RENSEIGNER SES CONTACTS 3/3» 1 - Dès que vous validez un contact, vous êtes automatiquement redirigé vers la liste globale. 2 - Pour ajouter un contact supplémentaire et compléter votre rubrique «Contact», cliquez sur et recommencez la démarche précédemment détaillée autant de fois que de contacts. 3 - Une fois l ensemble de vos contacts renseignés, cliquez sur pour passer à l étape suivante. NB : Vous avez la possibilité de renseigner plusieurs contacts à raison d un contact par «qualité». Le correspondant est le contact privilégié de l OGDPC pour chaque catégorie professionnelle. Il peut y avoir au maximum 1 correspondant par catégorie professionnelle. 8

9 CONTACTS ADMINISTRATIFS «SUPPRIMER UN CONTACT» 1 2 Pour supprimer un contact administratif : 1 Cochez la case située à gauche du prénom du contact administratif que vous souhaitez supprimer. 2 Cliquez sur situé à droite, au-dessus du tableau de vos contacts administratifs. 3 3 Un pop-up apparait et vous demande d annuler ou de confirmer votre suppression. Cliquez sur «OK» pour confirmer. NB : Vous pouvez supprimer plusieurs contacts administratifs en même temps. Pour cela, cochez l ensemble des cases correspondantes. 9

10 ETAPE 3 : INSTANCES DECISIONNAIRES «AJOUTER / RENSEIGNER LES PERSONNES DECISIONNAIRES 1/2» 1 Les «instances décisionnaires» sont les personnes en charge de la gouvernance de l organisme. Il existe plusieurs qualités (ou types) de contacts, que vous devrez préciser dans la liste déroulante. 1 - Une fois sur cette page, cliquez sur Vous accédez ainsi au formulaire des coordonnées de votre contact, à compléter. NB : vous aurez la possibilité de renseigner plusieurs contacts. Pour remplir cette rubrique, se référer à l arrêté du 19 juillet 2013, relatif aux modalités d appréciation des critères d évaluation, du point 1, rubrique 1, de l annexe «identification d une instance décisionnelle composée en majorité de professionnels de santé». 10

11 ETAPE 3 : INSTANCES DECISIONNAIRES «AJOUTER / RENSEIGNER LES PERSONNES DECISIONNAIRES 2/2» 2 - Une fois le formulaire affiché, renseignez l intégralité des champs obligatoires. 2 3 Fichiers à joindre : - Déclaration des liens d intérêts ; - CV pour tous les membres, dont le dirigeant, sauf le CA. 4 Cliquez sur pour enregistrer votre contact «instances décisionnaires». Il s agit du CV du Directeur. Possibilité d un CV succinct 3 4 Renouvelez cette démarche pour ajouter d autres contacts «Instances décisionnaires». 11

12 Etape 4 : ACTIVITES «DECLARER SON ACTIVITE DE DPC - Activités 1/3» Veuillez remplir avec attention les informations de l onglet «Activités» de DPC, elles serviront à constituer votre dossier d évaluation. 1 Partie 1 : Activités 1 Cochez le/les mode(s) d exercice(s) pour lesquels vous souhaitez proposer des programmes de DPC. 2 Cochez la/les catégorie(s) professionnelle(s) et sous-catégories pour lesquelles vous souhaitez dispenser des programmes de DPC. 2 Ne pas oublier de cocher toutes les catégories professionnelles pour lesquelles vous envisagez de proposer des programmes DPC dans les prochaines années 12

13 Etape 4 : ACTIVITES «DECLARER SON ACTIVITE DE DPC - Activités 2/3» 3 Partie 1 (suite) : Activités 3 Sélectionnez les Orientations de vos programmes de DPC en cliquant sur Une fenêtre vous permettant de sélectionnez vos orientations s ouvre. Cliquez sur le carré situé à gauche de l orientation pour cocher les sousorientations de votre choix. 5 Une fois l ensemble des orientations concernées sélectionnées cliquez sur 13

14 Etape 4 : ACTIVITES «DECLARER SON ACTIVITE DE DPC - Activités 3/3» Partie 1 (suite) : Activités 6 6 Cochez le/les type(s) de programme(s) de DPC que vous souhaitez dispenser. 7 7 Sélectionnez les Méthodes de vos programmes de DPC en cliquant sur 8 - Une fenêtre vous permettant de sélectionnez vos méthodes s ouvre. Reproduisez la même démarche que pour les orientations (cf. p13). 9 9 Une fois l ensemble des champs de la partie «Activités» complétés cliquez sur (situé au-dessus, à droite de la partie «Qualité et références»). 14

15 Etape 4 : ACTIVITES «RENSEIGNER LA QUALITE ET REFERENCES DES INTERVENANTS» Une personne peut-être experte, concepteur et intervenant à la fois Partie 2 : Qualité et références des intervenants 1 Remplissez les éléments demandés pour chacun des profils qui vous concernent : (1) Concepteurs (2) Intervenants (3) Experts (4) Autres 2 Téléchargez les modalités de sélection et le profil de chaque intervenant (mode d exercice, spécialité, formation, grade universitaire, membre de société savante ou HAS et expérience relative à la maitrise des pratiques professionnelles) ou pour toute personne nominative : le CV (1 page minimum, mêmes éléments que le profil + expérience) et les liens d intérêts. Concepteur : Personne qui conçoit et/ou rédige le programme Intervenant : Toute personne ayant une action lors du déroulement d un programme hors experts. Exemple : Organisateur, Animateur, Logisticien Expert : Personne qui intervient dans son domaine de compétence à un moment du déroulement d un programme, de sa conception à sa réalisation. 15

16 Etape 4 : ACTIVITES «RENSEIGNER LA QUALITE ET REFERENCES DES INTERVENANTS» Partie 2 (suite) : Qualité et références des intervenants 4 S il existe des liens avec une université partenaire, cliquez sur «OUI» et précisez. Lister les différentes universités avec lesquelles vous avez des conventions 5 Une fois l ensemble de la partie «Qualité et références des intervenants» complété, cliquez sur, situé à droite, audessus de la partie «Prestataire de service» 16

17 ETAPE 4 : ACTIVITES «PRESTATAIRE DE SERVICE» 3 2 Partie 3 : Prestataire de service Si vous faites appel à des organismes soustraitants, vous devez les déclarer. 1 et 4 1 Si «Oui» Cliquez sur puis immédiatement sur 2 - Cliquez sur «Oui» et renseignez le pourcentage global des programmes soustraités par l ensemble de vos organismes sous-traitants. 3 Cliquez sur et complétez les champs demandés. NB : Les réglettes vous permettre de renseigner la hauteur en «%» par type de sous-traitance, il s agit d une approximation. La pièce jointe ici demandée est la copie du contrat signé avec le prestataire. Cette démarche est à renouveler autant de fois que de prestataires différents. Si plusieurs sous-traitants, remplir les coordonnées des sous-traitants actuels avec en pièce jointe le modèle de convention de formation avec les organismes de formation 4 Une fois l ensemble des prestataires renseignés ou si vous ne faites pas appel à des organismes sous-traitants, cliquez sur 17

18 ETAPE 4 : ACTIVITES Pour passer à l étape suivante de votre demande d enregistrement, cliquez sur situé en bas de votre page. 18

19 ETAPE 5 : DOSSIER D EVALUATION Dans cette rubrique, possibilité de joindre le plan de formation de l établissement ainsi que la liste EPP 1 Joindre un document précisant comment vous recherchez les différentes recommandations lors de la construction des programmes. Possibilité de joindre celles en lien avec le programme témoin 1 Renseignez obligatoirement les 2 premiers champs. NB : Vous avez la possibilité de joindre : Une description de l activité de formation passée ; Les recommandations des agences sanitaires et des sociétés savantes. 2 Détaillez l origine de vos recettes. Pour être validé, le total doit être égal à 100% 2 3 Complétez le formulaire PDF «Engagement sur l honneur». Il vous sera demandé de le joindre à votre dossier d évaluation à la fin de votre demande d enregistrement. 4 - Cliquez sur. Si l établissement, en tant qu ODPC, n a pas d autre recette remplir la case «autres» en précisant «Caisse d Assurance Maladie»

20 ETAPE 5 : DOSSIER D EVALUATION «PROGRAMMES TEMOINS 1/3» 1 Programmes témoins Vous pouvez présenter le nombre de programmes témoins que vous souhaitez. Au moins un programme témoin par profession visée. 1 Pour ajouter un programme témoin, cliquez sur. IMPORTANT Les titres des programmes doivent comporter le titre + la catégorie visée. Exemple : «Antibiotiques Pharmaciens» 20

21 ETAPE 5 : DOSSIER D EVALUATION «PROGRAMMES TEMOINS 2/3» 3 2 Programmes témoins (suite) 4 Renseignez les informations demandées pour chaque programme témoin. 2 Pour ajouter la/les catégorie(s) professionnelle(s), la/les orientation(s) et la/les méthode(s) de votre programme témoin, cliquez sur 5 3 Sélectionnez la/les catégorie(s) professionnelle(s), la/les orientation(s) et la/les méthode(s) en cochant les cases appropriées et terminez en cliquant sur 4 Choisissez le type de votre programme à l aide de la liste déroulante. 5 Renseignez l ensemble des champs restant et cliquez sur NB : Vous devez ajouter la pièce jointe à votre programme témoin. Cette pièce jointe est votre programme détaillé. 21

22 ETAPE 5 : DOSSIER D EVALUATION «Programme témoins 3/3» 1 2 Programmes témoins (suite) Une fois créé, votre programme témoin s affiche comme la capture d écran ci-contre. Vous pouvez, à partir de cette page : 1 Ajouter un autre programme «Ajouter un programme». 2 Revenir à la liste de l ensemble de vos programmes témoins «Lister». 3 Modifier ce programme témoin «Modifier» ou le supprimer «Supprimer». 4 3 NB : En affichant la liste des programmes, vous pourrez voir l ensemble de vos programmes témoins et cliquer sur chacun d entre eux afin de les voir / modifier / supprimer. 4 Une fois l ensemble de vos programmes témoins créés, cliquez sur. 22

23 ETAPE 6 : JUSTIFICATIFS Joignez ici, l ensemble des pièces justificatives indispensables à votre demande d enregistrement. Pour joindre un fichier : Joindre uniquement l organigramme de Direction Cliquez sur. 2 Recherchez votre fichier sur votre ordinateur et cliquez sur «Ouvrir». 3 Cliquez sur. 4 Vérifiez que votre pièce jointe est correcte en cliquant sur «Afficher le fichier» 5 Pour modifier la pièce jointe, renouveler cette démarche. Attention : Vous n avez pas à renseigner l ensemble des pièces. Celles-ci diffèrent en fonction que votre organisme est de droit privé ou de droit public. Casier judiciaire Bulletin n 3 : joindre un document précisant : que lors de sa nomination, le Directeur Général fournit le Bulletin n 2 et, le cas échéant, souhaite être exempté de joindre pour ce dossier le Bulletin n 3 23

24 ETAPE 7 : VALIDER VOTRE DEMANDE DEFINITIVEMENT «RECAPITULATIF» RECAPITULATIF 1 Une fois l ensemble des pièces justificatives vous concernant jointes : 1 - Cliquez sur situé à droite de «Récapitulatif» 24

25 ETAPE 7 : VALIDER VOTRE DEMANDE DEFINITIVEMENT «RECAPITULATIF» VALIDATION DEFINITIVE DE VOTRE DEMANDE Une fois sur la page «Récapitulatif du compte» : 1 Vérifiez l ensemble de votre formulaire et complétez / modifiez si nécessaire. IMPORTANT : Pour valider et envoyer votre demande à l OGDPC, vous devez impérativement cliquer sur ATTENTION : Une fois votre demande validée en cliquant sur vous ne pourrez plus modifier cette dernière jusqu à évaluation. 25

26 ETAPE 7 : VALIDER DEFINITIVEMENT VOTRE DEMANDE DEFINITIVEMENT VALIDATION DEFINITIVE DE VOTRE DEMANDE 1 - Rendez-vous en bas de page du «Récapitulatif du compte». 2 2 Joignez l engagement sur l honneur complétée et signée (celle téléchargée précédemment, cf. p19 de ce mode d emploi). 3 Après avoir corrigé, complété vos informations, cliquez sur 3 IMPORTANT : Pour valider et envoyer votre demande à l OGDPC, vous devez impérativement cliquer sur ATTENTION : Une fois votre demande validée en cliquant sur 1 vous ne pourrez plus modifier cette dernière jusqu à évaluation. 26

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